e-Doręczenia obowiązkowe od 1 kwietnia 2025 roku – ważne informacje dla przedsiębiorców

Od 1 kwietnia 2025 roku obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń obejmie kolejną grupę przedsiębiorców. Nowe przepisy dotyczą firm wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 roku. Sprawdź, co oznacza ten obowiązek, jak założyć skrzynkę e-Doręczeń i dlaczego nie warto zwlekać z dopełnieniem formalności.

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to usługa umożliwiająca wysyłanie i odbieranie korespondencji drogą elektroniczną, ze skutkiem równoważnym listowi poleconemu za potwierdzeniem odbioru. System zapewnia bezpieczeństwo, integralność danych oraz potwierdzenie nadania i odbioru przesyłki.

Od 2025 roku e-Doręczenia mają zastąpić papierową korespondencję urzędową i komunikację przez ePUAP. Każda firma, która założy skrzynkę e-Doręczeń, będzie miała swój indywidualny adres elektroniczny, wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) – publicznego rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji.

Kogo dotyczy obowiązek od 1 kwietnia 2025?

Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku mają:

wszystkie firmy wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 roku, w tym:
- spółki z o.o.
- spółki akcyjne
- spółki jawne, komandytowe, komandytowo-akcyjne
- spółdzielnie, fundacje, stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą
przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, tacy jak adwokaci, radcy prawni, notariusze – ich obowiązek wszedł już 1 stycznia 2025 r.

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Aby spełnić obowiązek, przedsiębiorca musi złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń. Można to zrobić:

na stronie Biznes.gov.pl – dla firm zarejestrowanych w CEIDG i KRS
poprzez Portal Rejestrów Sądowych (PRS) lub system S24 – dla firm zarejestrowanych w KRS
w momencie zmiany wpisu do CEIDG lub KRS
podczas rejestracji nowej działalności od 1 stycznia 2025 r.

Wniosek musi być podpisany elektronicznie (profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub podpisem osobistym).

Gdzie można korzystać ze skrzynki e-Doręczeń?

Po założeniu i aktywacji adresu, firmy korzystają z e-Doręczeń w Konie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl. Tam można:

odbierać i wysyłać urzędową korespondencję
przeszukiwać BAE w celu znalezienia adresu e-Doręczeń innej firmy lub urzędu
zarządzać uprawnieniami administratora i użytkowników skrzynki

Uwaga! Czas oczekiwania może się wydłużyć

Ze względu na wzmożone zainteresowanie, czas rozpatrzenia wniosków może się wydłużyć. Przedsiębiorcy powinni złożyć wniosek odpowiednio wcześniej, aby uniknąć problemów związanych z niedopełnieniem obowiązku w terminie.

Co grozi za brak adresu do e-Doręczeń?

Brak założonego adresu do e-Doręczeń po obowiązującym terminie może skutkować:

niemożnością odbioru korespondencji urzędowej
negatywnymi konsekwencjami prawnymi, np. w przypadku uznania doręczenia za skuteczne, mimo że firma nie odebrała wiadomości

Podsumowanie – kluczowe daty

Gdzie znaleźć więcej informacji?

Masz firmę zarejestrowaną w KRS przed 2025 rokiem? Nie czekaj do ostatniej chwili – złóż wniosek o adres do e-Doręczeń jeszcze dziś!

E-doręczenia: Cyfrowa rewolucja, która nie działa?

Od 1 stycznia 2025 roku system e-doręczeń miał być odpowiedzią na potrzeby nowoczesnej administracji – cyfrową alternatywą dla tradycyjnych listów poleconych. Jednak zamiast przyspieszyć i uprościć procesy, e-doręczenia wprowadziły wiele zamieszania i problemów technicznych, które dezorganizują codzienną pracę użytkowników.

Problemy na starcie
System e-doręczeń zmaga się z licznymi trudnościami technicznymi. Logowanie, przesyłanie dokumentów czy odbiór korespondencji często nie działają prawidłowo. Dochodzi nawet do sytuacji, w których dokumenty „utykają” w systemie e-doręczeń, pozostając w statusie „weryfikacji” przez wiele dni. Dla użytkowników, którzy muszą dotrzymywać urzędowych terminów, to ogromne wyzwanie i źródło stresu.

EPUAP jako rozwiązanie awaryjne
W obliczu problemów z e-doręczeniami wielu użytkowników wraca do korzystania z platformy ePUAP, która działa w okresie przejściowym do końca 2025 roku. Jednak i ten system nie jest w pełni stabilny – pojawiają się awarie, które zmuszają do korzystania z tradycyjnej poczty. Paradoksalnie, zamiast pełnej elektronizacji za pomocą e-doręczeń, wraca się do papierowych listów poleconych, co stoi w sprzeczności z ideą cyfryzacji procesów administracyjnych

Brak spójności w działaniach
Niepewność dotyczy także samego sposobu doręczania korespondencji przez organy administracji publicznej. W zależności od sytuacji pisma mogą być przesyłane przez e-doręczenia, ePUAP lub tradycyjną pocztą. Taka nieprzewidywalność sprawia, że użytkownicy mają trudności z monitorowaniem doręczeń i zarządzaniem korespondencją.

Na ten moment wiele osób z zawodów zaufania publicznego pozostaje przy rozwiązaniach alternatywnych – korzystając z ePUAP lub Poczty Polskiej – ale to nie jest rozwiązanie długoterminowe. Jeśli problemy techniczne nie zostaną rozwiązane, system e-doręczeń może utracić zaufanie, zanim zdąży się sprawdzić w praktyce.

Czy to kolejny przykład, gdzie technologia wyprzedziła możliwości jej wdrożenia? Cyfryzacja powinna ułatwiać życie, a nie wprowadzać dodatkowe przeszkody.

Szukasz sprawdzonego partnera w biznesie? Skontaktuj się z Nami i współpracuj z najlepszymi!

Sprzedaż do USA – eksport w pigułce

Stany Zjednoczone to obiecujący i ciekawy rynek z ogromem potencjalnych odbiorców. Według wielu źródeł, sami Amerykanie są otwarci na polskie produkty i chętnie je kupują. Co należy wiedzieć, planując eksport za ocean, jak wygląda sprzedaż do USA i jakie formalności należy spełnić? Zebraliśmy komplet informacji i przedstawiamy je w pigułce.

Czego potrzebujesz do prowadzenia sprzedaży w USA

zgłoszenia towarów w systemie ECS
numeru celnego EORI (wniosek składa się za pośrednictwem strony Ministerstwa Finansów)
numeru FEIN (Federal Employee Idenficitation Number)
magazynu (lub innego rozwiązania logistycznego typu fulfillment)
etykiet i opakowań zgodnych z prawem amerykańskim
ubezpieczenia działalności gospodarczej na terenie USA
innych pozwoleń (Tax Permit) i certyfikacji na rynku USA

Cło i stawki celne

To, jak oclony będzie Twój towar sprawdzisz w ogólnodostępnym dokumencie Harmonized Tariff Schedule. Stawki celne zależą od:

kraju pochodzenia
typu towaru
składu produktu

Zwolnienie z opłat celnych

Z płacenia cła jesteś zwolniony w dwóch sytuacjach:

gdy towary wysyłane klientom fizycznym poniżej 800 USD
gdy jest to jednorazowa wysyłka za pośrednictwem Amazon FBA, a wartość szacowana jest na mniej niż 800 USD.

System podatkowy w USA

Upraszczając, podatki w Stanach Zjednoczonych są dwupoziomowe. Sprzedając w USA, podlegasz prawu federalnemu i stanowemu. Na poziomie federalnym płacisz podatek dochodowy (income tax) i podatek od zatrudnienia (employment tax).

Podatki stanowe – nexus

Nexus jest powiązaniem między Twoją firmą a stanem, który zobowiązuje Cię do opłacania podatku stanowego Sales Tax. Podatek płacisz, jeśli zidentyfikowana będzie fizyczna obecność firmy, np.:

zakład lub magazyn na terenie stanu
zatrudnienie pracownika
sprzedaż produktów na targach i podczas innych imprez handlowych

Stawki i szczegółowe regulacje zależą od stanu, w którym prowadzisz działalność. Co ciekawe, w pięciu stanach (Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire, Oregon) Sales Tax nie nalicza się wcale.

Czas dostawy i zwroty

Nie inaczej niż w przypadku innych odbiorców, Amerykanom zależy na szybkim czasie dostawy i sprawnych zwrotach. Wysyłka przez ocean jest czasochłonna, dlatego warto przemyśleć logistykę tak, aby mieć swój własny magazyn w strategicznej lokalizacji lub nawiązać współpracę z lokalnymi firmami na zasadzie fulfillment.

Sprzedaż do USA a Amazon

Amazon umożliwia dwie formy sprzedaży:

samodzielną obsługę logistyczną przy pomocy firmy zewnętrznej;
dostarczanie i przechowywanie towaru bezpośrednio do magazynu Amazona (Amazon FBA). Amazon pobiera opłatę od wysyłki do klienta końcowego.

Należy pamiętać, że korzystanie z magazynu kwalifikuje do wytworzenia więzi podatkowej.

Podsumowanie

Nie trzeba wspominać, że formalności, kosztów i podatków związanych z eksportem towarów do Stanów Zjednoczonych jest sporo, w związku z czym należy dobrze przekalkulować opłacalność takiego przedsięwzięcia. To, co jest pewne – amerykański rynek daje ogrom możliwości.

Płaca minimalna – zmiany w pigułce

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, pod kierownictwem Agnieszki Dziemianowicz-Bąk, przygotowało nowy projekt ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Zdaniem resortu zmiany są konieczne, aby dostosować polskie prawo do dyrektywy UE z 19 października 2022 r. dotyczącej adekwatnych wynagrodzeń minimalnych. Termin implementacji mija 15 listopada 2024 r. Jak będzie się zmieniać płaca minimalna i prawo w Polsce?

(więcej…)

Nowelizacja Kodeksu Pracy – urlopy i zwolnienia od pracy

W poprzednim artykule pisaliśmy o obowiązkach pracodawcy w związku z nowelizacją Kodeksu Pracy. Tym razem chcieliśmy poruszyć temat pracowniczych praw w kontekście zmian, które właśnie wchodzą w życie. Urlopy i zwolnienia od pracy – co należy o nich wiedzieć?

(więcej…)