W kwietniu wchodzi w życie kolejna nowelizacja Kodeksu Pracy. Co to oznacza dla pracodawców, jakie są ich obowiązki i jakie zmiany należy wdrożyć? Poniżej pierwsza część artykułu o obszernych zmianach wprowadzonych w Kodeksie Pracy w 2023 roku.
Nowe obowiązki dotyczące informowania pracowników
Informacja o danych adresowych
- w umowie o pracę podaj siedzibę firmy i miejsce wykonywania pracy;
- jeśli miejsc wykonywania pracy jest więcej niż jedno, poinformuj o zasadach przemieszczania się między nimi;
- gdy firma zmienia siedzibę, zawiadom o tym pracowników w terminie 7 dni.
Informacja o czasie pracy
- pracownik powinien otrzymać informację o dobowej i tygodniowej normie czasu pracy oraz przysługujących mu przerwach;
- poinformuj pracowników o zasadach i warunkach pracy w ramach nadgodzin oraz o porze nocnej;
- poinformuj pracownika o tym, w jaki sposób powinien potwierdzać przybycie i obecność w pracy (jeśli jest to nieustalone w regulaminie – zrób to w ciągu 7 dni od momentu dopuszczenia do pracy);
- poinformuj pracownika o tym, w jaki sposób może usprawiedliwić nieobecność w pracy (jeśli jest to nieustalone w regulaminie – zrób to w ciągu 7 dni od momentu dopuszczenia do pracy);
- ilekroć wystąpi jakaś zmiana w warunkach zatrudnienia, niezwłocznie zawiadom o tym pracownika.
Informacja o wynagrodzeniach
Jesteś zobowiązany poinformować pracownika o tym, w jakim terminie, jak często oraz gdzie będzie mu wypłacane wynagrodzenie. Jeśli jest to nieustalone w regulaminie – przekaż tę informację w ciągu 7 dni od momentu dopuszczenia pracownika do pracy.
Informacja o składkach na ubezpieczenie społeczne
W ciągu 30 dni od momentu dopuszczenia pracownika do pracy poinformuj go:
- do której z instytucji zabezpieczenia społecznego będą spływać jego składki zdrowotne;
- jaką ochronę związaną z ubezpieczeniem społecznym zapewniasz mu jako pracodawca.
Powyższe obowiązki informacyjne dopisano w art. 29 Kodeksu Pracy. Pracodawcy muszą ich dopełnić w dowolnej z trzech form:
- papierowej;
- elektronicznej;
- w wewnątrzfirmowym akcie pracy.
Umowa o pracę – dane wymagane przez znowelizowany Kodeks Pracy
W umowie o pracę określasz:
- datę zawarcia,
- strony umowy,
- rodzaj umowy,
- swoją siedzibę,
- wysokość wynagrodzenia i jego składniki,
- wymiar czasu pracy,
- warunki pracy i płacy,
- dzień rozpoczęcia pracy,
- informację na jaki czas jest zawierana,
- w przypadku umowy na okres próbny – postanowienie o wydłużenie umowy o czas nieobecności.
Przejście do innych form zatrudnienia
Gdy pracownik z minimum 6-miesięcznym stażem wystąpi z wnioskiem o zmianę formy zatrudnienia na bardziej dla niego korzystną (umowa o pracę, umowa na czas nieokreślony, odpowiedz na jego wniosek w terminie 1 miesiąca (w razie odmowy podając jej uzasadnienie).
Umowa o pracę na czas określony
- w razie wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę, zawrzyj w oświadczeniu jego uzasadnienie;
- powiadom o wypowiedzeniu umowy organizację związkową, która reprezentuje pracownika (wskazując przy tym jego uzasadnienie);
- w razie nieuzasadnionego wypowiedzenia umowy, jesteś zobowiązany wypłacić przywróconemu pracownikowi wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, jednak nie więcej niż za 2 miesiące (a w przypadku 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia – nie więcej niż za 1 miesiąc);
- jeśli wypowiedziałeś umowę przed upływem okresu na który została zawarta, przygotuj się na możliwość wypłaty odszkodowania w dwóch przypadkach:
- gdy w dniu w którym sąd wydaje orzeczenie, umowa o pracę już wygasła;
- gdy w dniu, w którym sąd wydaje orzeczenie, przywrócenie pracownika do pracy jest niewskazane bo termin wygaśnięcia umowy jest zbyt bliski.
Wówczas należy wypłacić odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas, który pozostał do wygaśnięcia umowy o pracę.
Umowa o pracę na okres próbny
- możesz uzgodnić z pracownikiem w umowie na okres próbny, że okres ten przedłuża się o każdy dzień jego nieobecności;
- czas trwania umowy na okres próbny będzie zależeć od tego, na jaki okres będzie zawierana później umowa na czas określony (jeśli na krócej niż pół roku – okres próbny trwa maksymalnie 1 miesiąc; jeśli dłużej niż pół roku a krócej niż rok – okres próbny trwa maksymalnie 2 miesiące).
Nowelizacja Kodeksu Pracy w sprawie awansów i szkoleń
- informuj ogół pracowników o wolnych stanowiskach pracy i możliwości awansu;
- zapewnij pracownikowi szkolenie niezbędne do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Szkolenie powinno odbyć się na koszt firmy i najlepiej w godzinach pracy pracownika (a jeśli szkolenie będzie się odbywać poza godzinami pracy, to czas ten będzie się wliczał do czasu pracy).
Dodatkowe przerwy dyktowane przez nowelizację
Pracownikowi, który pracuje w wymiarze:
- dłuższym niż 16 godzin na dobę – udzielasz prawa do trzech minimum 15-minutowych przerw
- dłuższym niż 9 godzin na dobę – udzielasz prawa do dwóch minimum 15-minutowych przerw
- minimum 6 godzin na dobę – udzielasz prawa do jednej minimum 15-minutowej przerwy.
Przerwy te wliczasz do czasu pracy.
O zmianach w Kodeksie Pracy z zakresu urlopów, zwolnień od pracy oraz regulacji dotyczących traktowania pracowników napiszemy w osobnym artykule.
