Nowy obowiązek pracodawcy – sprawdź dokumentację przed końcem 2024 roku, aby uniknąć kary

Obowiązek pracodawcy wynikający z nowelizacji Kodeksu pracy wprowadzonej w 2023 roku wciąż bywa zaniedbywany. Brak realizacji tego obowiązku może narazić firmę na karę nawet do 30 000 zł. Grudzień 2024 to doskonały moment na weryfikację dokumentacji pracowniczej, aby uniknąć ryzyka i spełnić wymagania prawne.

Na czym polega obowiązek pracodawcy?

Nowelizacja Kodeksu pracy rozszerzyła obowiązki informacyjne pracodawców wobec pracowników. Zgodnie z art. 29 § 3, pracodawcy muszą nie tylko przekazać informacje o warunkach zatrudnienia na początku współpracy, ale także aktualizować je w przypadku jakichkolwiek zmian. Obowiązek ten obejmuje między innymi:

wymiar urlopu wypoczynkowego,
długość okresu wypowiedzenia.

Brak aktualizacji tych informacji w odpowiednim czasie oznacza naruszenie przepisów, co może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych.

Obowiązek dotyczący urlopu – co musisz wiedzieć?

Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy i wynosi:

20 dni – dla pracowników zatrudnionych krócej niż 10 lat,
26 dni – dla pracowników z co najmniej 10-letnim stażem.

Jednak do stażu pracy wliczane są także okresy nauki. Przykładowo:

ukończenie szkoły średniej ogólnokształcącej dodaje 4 lata,
ukończenie studiów wyższych – 8 lat.

Pracodawca ma obowiązek monitorować zmiany w uprawnieniach pracownika i aktualizować jego dokumentację, jeśli zmieni się wymiar urlopu.

Obowiązek związany z okresem wypowiedzenia

Drugim kluczowym elementem jest długość okresu wypowiedzenia, który zmienia się wraz ze stażem pracy u danego pracodawcy:

2 tygodnie – dla zatrudnienia krótszego niż 6 miesięcy,
1 miesiąc – dla zatrudnienia wynoszącego co najmniej 6 miesięcy,
3 miesiące – dla zatrudnienia wynoszącego co najmniej 3 lata.

Pracodawca ma obowiązek aktualizować tę informację na bieżąco, aby była zgodna z aktualnym stażem pracy pracownika

Dlaczego warto zadbać o ten obowiązek przed końcem roku?

Koniec roku to moment podsumowań i przygotowań do nadchodzących wyzwań. To również dobry czas, aby upewnić się, że wszystkie obowiązki związane z dokumentacją pracowniczą zostały spełnione. Zaniedbanie tego obowiązku może skutkować:

karami finansowymi,
pogorszeniem relacji z pracownikami,
problemami podczas kontroli inspekcji pracy.

Aby uniknąć kar i problemów, zaleca się:

Regularne przeglądanie dokumentacji kadrowej.
Sprawdzanie, czy dane dotyczące wymiaru urlopu i okresu wypowiedzenia są aktualne.
Aktualizowanie informacji, jeśli zaszły zmiany w prawach pracownika.

Nie zaniedbuj kluczowego obowiązku pracodawcy przed końcem 2024 roku. Zaktualizowanie informacji o warunkach zatrudnienia to nie tylko wymóg prawny, ale także sposób na uniknięcie wysokich kar i utrzymanie porządku w dokumentacji pracowniczej. Sprawdź swoje działania już teraz i wejdź w 2025 rok z czystym sumieniem! Skontaktuj się z nami już dziś.

Zmiany wynikają z nowelizacji Kodeksu pracy – art. 29, art. 36, art. 154 ustawy z 26 czerwca 1974 roku (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465). – więcej informacji na stronie informacyjnej.

Ochrona sygnalistów – nowe obowiązki pracodawcy. Sprawdź czy Cię dotyczą!

Ochrona sygnalistów zaczyna obowiązywać w polskim prawie od 25 września 2024 roku. Które firmy muszą wdrożyć nowe obowiązki i na czym dokładnie mają one polegać? Sprawdź, czy jesteś wśród 30 tys. firm w Polsce, których dotyczy system ochrony sygnalistów.

(więcej…)

Czego nie zrobi za Ciebie Twoja księgowa – błędne przekonania przedsiębiorców

Błędne przekonania na temat pracy biura księgowego wpływają niestety na jakość współpracy. Sytuacje, w których nieświadomy przedsiębiorca przerzuca odpowiedzialność za swoje obowiązki na księgową, nie należą do rzadkości. Spotykaliśmy się z przeróżnymi przekonaniami naszych klientów o tym, co może zrobić dla ich firmy księgowa. Poniżej najczęstsze z nich:

(więcej…)

Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego – skutki dla pracodawców

1 lipca 2023 odwołano w Polsce stan zagrożenia epidemicznego. Oznacza to zmiany (lub powrót do wcześniejszych przepisów) zarówno z perspektywy pracodawców, jak i pracowników. Poniżej opisujemy najważniejsze z nich.

Wstępne badania lekarskie

Jeśli w czasie stanu epidemii lub zagrożenia stanu epidemicznego zatrudniałeś/aś pracownika na stanowisku innym niż administracyjno-biurowe, nie podlegał on wstępnym badaniom w dwóch przypadkach:

gdy pracował wcześniej u Ciebie na tym samym stanowisku lub w tych samych warunkach, a następnie był przyjęty ponownie w ciągu 180 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy;
gdy pracował u innego pracodawcy, ale na tym samym stanowisku, a Ty zatrudniłeś/aś go przed upływem 180 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy. Pracownik miał aktualne badania lekarskie, w których lekarz orzekł brak przeciwwskazań do pracy w tych warunkach.

(Nie dotyczyło to pracowników wykonujących prace szczególnie niebezpieczne.)

Od 1 lipca Twoi pracownicy zwolnieni wówczas z obowiązku poddania się badaniom wstępnym nie muszą ich przechodzić.

Pamiętaj jednak, że istnieje konieczność powtórzenia badania, gdy zaszły obie z poniższych okoliczności:

orzeczenie wydał inny lekarz niż lekarz medycyny pracy,
upłynęło 180 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego.

Badania okresowe

W czasie trwania stanu epidemii a następnie stanu zagrożenia epidemicznego, nie miałeś/aś obowiązku kierowania pracowników na badania okresowe.

Od 1 lipca ten obowiązek powraca – Twoi pracownicy przed upływem 180 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego powinni poddać się takim badaniom. Rekomendujemy, żeby jak najszybciej wydać pracownikom skierowania na takie badanie.

Szkolenia wstępne BHP

W związku z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego, nie można już przeprowadzać wstępnych szkoleń BHP za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Szkolenia okresowe BHP

Powraca obowiązek wykonywania okresowych szkoleń BHP. Skieruj swoich pracowników na szkolenia BHP tak, aby odbyli je przed upływem 60 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego (stan na dzień 4.07.2023. Jest jednak nadzieja na przedłużenie terminu przeprowadzenia szkoleń okresowych BHP z 60 dni do 180 dni, w ramach ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o świadczeniu wspierającym z art. 56, ale jeszcze nie została ona uchwalona).

Rozwiązanie umowy o pracę – obniżenie świadczeń

Do 30 czerwca 2023 Twoja firma miała prawo wypłacić pracownikowi niższe świadczenia w związku z rozwiązaniem UoP (dotyczyło to wysokości odprawy, odszkodowania itd.). Stawka mogła zostać obniżona do 10-krotności minimalnego wynagrodzenia o pracę. Od 1 lipca 2023 wysokość tych świadczeń nie ulega już obniżeniu.

Zaległy urlop wypoczynkowy

Ustawa covidowa umożliwiała wysyłanie pracowników na zaległy urlop wypoczynkowy w wymiarze 30 dni. Od 1 lipca 2023 – za wyjątkiem okresu wypowiedzenia – to pracownik decyduje o tym, jak rozdysponować swój urlop.

Dwukrotne nieodebranie pisma

14 lipca 2023 traci ważność szczególne rozwiązanie w sprawie doręczeń, stosowane w prawie pracy. Wprowadzono je w kwietniu 2020 i polegało na tym, że jeśli pracownik dwukrotnie nie odebrał pisma poleconego (np. wypowiedzenia UoP), nie można było uznać pisma za doręczone.

Obecnie dwukrotne nieodebranie pisma przez pracownika nie ma już dla Ciebie jako pracodawcy żadnych skutków w świetle prawa pracy.

O podatkowych skutkach odwołania stanu zagrożenia epidemicznego piszemy TUTAJ.

3 obowiązkowe koszty pracodawcy związane z pracą zdalną

7 kwietnia 2023 wchodzi w życie obowiązek ponoszenia kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę. Jakie to koszty, w jaki sposób ustalić wewnątrz firmy te zasady, w jakiej formie mogą być pokrywane oraz czy podlegają opodatkowaniu? Czym są “inne koszty pracy zdalnej”? Poniżej nowelizacja Kodeksu pracy w pigułce.

(więcej…)