7 kwietnia 2023 wchodzi w życie obowiązek ponoszenia kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę. Jakie to koszty, w jaki sposób ustalić wewnątrz firmy te zasady, w jakiej formie mogą być pokrywane oraz czy podlegają opodatkowaniu? Czym są “inne koszty pracy zdalnej”? Poniżej nowelizacja Kodeksu pracy w pigułce.
Jakie koszty pracy zdalnej ponosi pracodawca?
- związane z instalacją, serwisowaniem i eksploatowaniem narzędzi pracy – w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
- koszty energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (Internet, telefon),
- inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej – tutaj ustawodawca nie definiuje czym są „inne koszty” i pozostawia stronom swobodę w wewnątrzfirmowych ustaleniach.
Jak ustalić czym są „inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej?
- za pomocą porozumienia:
– o zasadach wykonywania pracy zdalnej – między pracodawcą a organizacjami związkowymi,
– o wykonywaniu pracy zdalnej – między pracodawcą a pracownikiem, - poprzez regulamin pracy zdalnej, wydany przez pracodawcę,
- poprzez polecenie – na podstawie którego pracownik wykonuje pracę zdalną.
W jakiej formie pracodawca może pokrywać koszty pracy zdalnej
Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi zdalnemu narzędzia pracy lub pokryć koszty eksploatacji narzędzi których nie zapewnił (a które są własnością pracownika). W jakiej formie mogą być pokrywane koszty pracodawcy wymienione w pierwszym akapicie?
- w formie wypłaty ekwiwalentu (wysokość którego ustalają strony) za użytkowanie przez pracownika narzędzi pracy będących jego prywatną własnością,
- w formie ryczałtu – jego wysokość regulują prognozowane koszty pracy zdalnej ponoszone przez pracownika.
Przy ustalaniu wysokości kosztów uwzględnia się:
- normy zużycia narzędzi,
- ich udokumentowane ceny rynkowe,
- normy zużycia energii,
- koszty usług telekomunikacyjnych.
Choć brak jeszcze odgórnie narzuconych regulacji dotyczących dopłat do energii elektrycznej, przewiduje się, że przy 21-dniowym miesiącu pracy zużycie prądu wyniesie ok. 50 zł.
Ryczałt i ekwiwalent za zużycie materiałów a opodatkowanie i oskładkowanie
W związku z tym, że pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika nie stanowi przychodu (w rozumieniu przepisów ustawy z o podatku dochodowym od osób fizycznych) – nie podlega też opodatkowaniu. Jest także zwolnione z obciążeń Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
W razie pytań i wątpliwości, jesteśmy do Waszej dyspozycji.
