e-Doręczenia obowiązkowe od 1 kwietnia 2025 roku – ważne informacje dla przedsiębiorców

Od 1 kwietnia 2025 roku obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń obejmie kolejną grupę przedsiębiorców. Nowe przepisy dotyczą firm wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 roku. Sprawdź, co oznacza ten obowiązek, jak założyć skrzynkę e-Doręczeń i dlaczego nie warto zwlekać z dopełnieniem formalności.

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to usługa umożliwiająca wysyłanie i odbieranie korespondencji drogą elektroniczną, ze skutkiem równoważnym listowi poleconemu za potwierdzeniem odbioru. System zapewnia bezpieczeństwo, integralność danych oraz potwierdzenie nadania i odbioru przesyłki.

Od 2025 roku e-Doręczenia mają zastąpić papierową korespondencję urzędową i komunikację przez ePUAP. Każda firma, która założy skrzynkę e-Doręczeń, będzie miała swój indywidualny adres elektroniczny, wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) – publicznego rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji.

Kogo dotyczy obowiązek od 1 kwietnia 2025?

Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku mają:

wszystkie firmy wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 roku, w tym:
- spółki z o.o.
- spółki akcyjne
- spółki jawne, komandytowe, komandytowo-akcyjne
- spółdzielnie, fundacje, stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą
przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, tacy jak adwokaci, radcy prawni, notariusze – ich obowiązek wszedł już 1 stycznia 2025 r.

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Aby spełnić obowiązek, przedsiębiorca musi złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń. Można to zrobić:

na stronie Biznes.gov.pl – dla firm zarejestrowanych w CEIDG i KRS
poprzez Portal Rejestrów Sądowych (PRS) lub system S24 – dla firm zarejestrowanych w KRS
w momencie zmiany wpisu do CEIDG lub KRS
podczas rejestracji nowej działalności od 1 stycznia 2025 r.

Wniosek musi być podpisany elektronicznie (profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub podpisem osobistym).

Gdzie można korzystać ze skrzynki e-Doręczeń?

Po założeniu i aktywacji adresu, firmy korzystają z e-Doręczeń w Konie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl. Tam można:

odbierać i wysyłać urzędową korespondencję
przeszukiwać BAE w celu znalezienia adresu e-Doręczeń innej firmy lub urzędu
zarządzać uprawnieniami administratora i użytkowników skrzynki

Uwaga! Czas oczekiwania może się wydłużyć

Ze względu na wzmożone zainteresowanie, czas rozpatrzenia wniosków może się wydłużyć. Przedsiębiorcy powinni złożyć wniosek odpowiednio wcześniej, aby uniknąć problemów związanych z niedopełnieniem obowiązku w terminie.

Co grozi za brak adresu do e-Doręczeń?

Brak założonego adresu do e-Doręczeń po obowiązującym terminie może skutkować:

niemożnością odbioru korespondencji urzędowej
negatywnymi konsekwencjami prawnymi, np. w przypadku uznania doręczenia za skuteczne, mimo że firma nie odebrała wiadomości

Podsumowanie – kluczowe daty

Gdzie znaleźć więcej informacji?

Masz firmę zarejestrowaną w KRS przed 2025 rokiem? Nie czekaj do ostatniej chwili – złóż wniosek o adres do e-Doręczeń jeszcze dziś!

Zmiana adresu firmy w zależności od formy prawnej: praktyczny przewodnik

Planując zmianę adresu przedsiębiorstwa (a czasem i jego siedziby), warto zawczasu sprawdzić, jakich formalności należy dopełnić. Tym bardziej, że procedury różnią się w zależności od formy prawnej prowadzenia firmy. Wiedza o terminach informowania organów o zmianach pozwoli uniknąć późniejszych zawirowań. W niniejszym artykule omówimy, jak dokonać zmiany adresu jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) oraz spółki. (więcej…)

Jak założyć fundację – od A do Z

Ten artykuł jest dla wszystkich zainteresowanych działaniami pożytku publicznego oraz ekonomią społeczną. Dowiesz się z niego, jak działa fundacja pod względem księgowym, jakie są wady i zalety tej formy prawnej i wreszcie – jak założyć fundację krok po kroku.

(więcej…)

O czym należy pamiętać przy zakładaniu spółki

Dzięki temu, że zakładanie spółki jest możliwe przez systemy teleinformatyczne, cały proces jest dość szybki i prosty. Warto jednak być świadomym obowiązków, jakie nakłada ono na założycieli. Jakich czynności należy dopełnić? Dodajmy, że nie wszystkie rodzaje spółek podlegają tym samym zasadom. Podpowiadamy krok po kroku, jak wygląda wzorcowe postępowanie założycielskie. (więcej…)

Aktualizacja danych w KRS

Każdy podmiot zarejestrowany w Krajowym Rejestrze Sądowym czyli m.in. spółka z o.o, spółka komandytowa, spółka akcyjna, jawna czy spółdzielnie mają obowiązek zgłaszać zmiany dotyczące przedsiębiorstwa, dotyczące danych rejestrowych firm tj.: adresu, danych członków zarządu, danych wspólników, przedmiotu działalności czy umowy spółki.

Zgodnie z art. 18 Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym przedsiębiorca wpisany do KRS ponosi odpowiedzialność za :
• Zgłoszenie do rejestru nieprawdziwych danych,
• Niezgłoszenie danych podlegających obowiązkowi wpisu do rejestru w terminie ustawowym.

Jakie są konsekwencje nie aktualizowania adresu w KRS?

Wszystkie podmioty mają prawo domniemywać prawdziwości wpisu w KRS. Problemy mogą wyniknąć z każdej niezaktualizowanej informacji, a ich konsekwencje mogą być bardzo poważne. Najczęściej są jednak związane z nie aktualnym adresem firmy.
Zgodnie z art. 133 Kodeksu postępowania cywilnego korespondencja od organów administracji dostarczana jest na adres wskazany w KRS, który jest uznawany za wiążący. Pisma dostarczane pod ten adres po dwukrotnym awizowaniu uważane są za doręczone.

W sytuacji kiedy nasz adres jest nieaktualny korespondencja nie będzie do nas docierać, ale zgodnie z powyższym zostanie uznana za doręczoną. Wiążę się to z tym, że sprawa toczy się dalej bez naszego faktycznego udziału a my tracimy szansę na wniesienie np. sprzeciwu i skuteczną obronę. Sąd nie będzie później brał pod uwagę argumentu, że korespondencja dotycząca sprawy wysłana została na stary adres, ponieważ przepisy jasno regulują, że dane w KRS trzeba aktualizować na bieżąco oraz co grozi za zaniechanie tego obowiązku.

Podsumowując to nasza firma poniesie odpowiedzialność za nieaktualne dane w KRS, a nie kontrahenci czy Urzędy, którzy ich użyli, ponieważ zgodnie z prawem mogą domniemywać ich prawdziwości. Aktualizacja danych w KRS zajmuje tylko chwilę, natomiast jej brak może nas kosztować zarówno dużo czasu jak i pieniędzy.

Jeśli chcesz zaktualizować dane w KRS, a nie wiesz w jaki sposób to zrobić – zgłoś się do Nas.

Nasi specjaliści wypełnią druki aktualizacyjne i pomogą przeprowadzić cały proces.

Zmiany w KRS w 2018 roku – nowelizacja ustawy o KRS

W związku z rosnącą liczbą zarejestrowanych podmiotów w KRS w tym przedsiębiorców (spółek), NGO oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, a także ze względu na dostosowanie się do regulacji unijnych ( dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2017/1132/UE z dnia 14 czerwca 2017 r. w sprawie niektórych aspektów prawa spółek Dz. Urz. UE L 169 z 30.06.2017) zostały wprowadzone zmiany w ustawie o KRS. Na podstawie ustawy z 26 stycznia 2018 roku, większość zmian wchodzi w życie 15 marca 2018 roku. Jakie to zmiany?

Obowiązek składania sprawozdań finansowych wyłącznie przez internet

Od 15 marca 2018 roku złożenie sprawozdania finansowego zostaje ujednolicone. Sprawozdania wraz z raportem badania biegłych (o ile podmiot podlega badaniu) oraz uchwały zatwierdzające sprawozdanie (wraz z uchwałą w przedmiocie podziału zysku lub pokrycia strat) zostaną umieszczone w jednostce Repozytorium Dokumentów Finansowych, stworzonej do gromadzenia takich dokumentów. Dzięki temu podmioty nie będą musiały zgłaszać sprawozdań do sądów rejestrowych i opłacać każdorazowo złożenie takiego sprawozdania (dotychczas opłata 140zł).

Wszystkie podmioty mające obowiązek złożenia sprawozdań do KRS będą je składać na ujednoliconych formularzach, po czym trafią po podpisaniu i złożeniu do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Dzięki temu rozwiązaniu podmiot nie będzie musiał składać dokumentów do Urzędu Skarbowego.

Możliwość ukarania wspólników za braki w organach spółki

Wg ww. ustawy sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające wobec wspólników spółki w przypadku gdy nie powołali oni organów upoważnionych do reprezentacji spółki lub mają w ich składach braki. Sąd będzie mógł wezwać wspólników spółki w określonym terminie do powołania lub wskazania że organ został wybrany pod rygorem kary pieniężnej (wg Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych – grzywna w jednym postępowaniu nie więcej niż 10.000 zł, sądy mogą nakładać ją aż do osiągnięcia limitu 1 miliona złotych).

W sytuacji gdy wspólnicy spółki z o.o, którzy po wniesieniu wkładów własnych do spółki, nie ponosili w zasadzie żadnej odpowiedzialności, mogą zostać ukarani.

Obowiązek podawania adresów do doręczeń

Przy rejestracji spółki osoby reprezentujące podmiot oraz członkowie organu uprawnionego do powoływania zarządu (najczęściej zgromadzenie wspólników) muszą podać swoje adresy zamieszkania lub zameldowania (może to być adres spółki). Obowiązek ten dotyczy również już zarejestrowanych spółek, tzn. należy takie informację uzupełnić w sądzie rejestrowym na zasadzie oświadczenia. Jeśli adres do doręczeń jest poza obszarem UE, należy wskazać pełnomocnika do doręczeń w Polsce.

Złożenie oświadczenia zmiany jest konieczne w każdej sytuacji zmiany adresu i jest bezpłatne.

Adresy do doręczeń nie będą wpisywane do rejestru i będą miały status jawności formalnej, będzie do nich tylko wgląd poprzez dokonanie przeglądu akt rejestrowych.

Obowiązek składania wszystkich wniosków do rejestru przedsiębiorców KRS tylko przez internet

Wg nowej ustawy już od marca 2020 r. Krajowy Rejestr Sądowy prowadził będzie elektroniczne akta rejestrowe podmiotów objętych wpisem do rejestru przedsiębiorców KRS. Co za tym idzie rejestracja nowych firm do KRS (m.in. sp. z o.o, sp. k.) oraz korespondencja w tym zakresie z sądem odbywać się będzie wyłącznie w formie elektronicznej. Sąd będzie rozpoznawał jedynie wnioski i dokumenty podpisane za pomocą kwalifikowanego podpisu albo profilu zaufanego ePUAP. Dokumenty złożone w formie tradycyjnej nie będą przyjmowane.