Planując zmianę adresu przedsiębiorstwa (a czasem i jego siedziby), warto zawczasu sprawdzić, jakich formalności należy dopełnić. Tym bardziej, że procedury różnią się w zależności od formy prawnej prowadzenia firmy. Wiedza o terminach informowania organów o zmianach pozwoli uniknąć późniejszych zawirowań. W niniejszym artykule omówimy, jak dokonać zmiany adresu jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) oraz spółki.
1. Jednoosobowa Działalność Gospodarcza (JDG)
Jednoosobowa działalność gospodarcza jest najprostszą formą prawną prowadzenia biznesu. W przypadku zmiany adresu firmy, procedura jest stosunkowo łatwa.
O zmianie informujesz odpowiednie instytucje, takie jak urząd skarbowy i ZUS. Możesz to zrobić poprzez złożenie formularza CEIDG-1 (punkt 10) w ciągu 7 dni od powstania zmiany:
- osobiście (w urzędzie miasta/gminy),
- korespondencyjnie,
- elektronicznie, korzystając ze strony biznes.gov.pl (potrzebny jest profil zaufany lub podpis kwalifikowany) lub z poziomu aplikacji mObywatel.
Aktualizacja danych w CEIDG nie podlega opłatom. Co więcej, zmieniając dane adresowe w CEIDG-1 nie trzeba już składać dodatkowych powiadomień w urzędzie skarbowym czy ZUS-ie.
2. Spółka Cywilna
Spółka cywilna jest formą prawną, w której dwie lub więcej osób fizycznych lub prawnych wspólnie prowadzi działalność gospodarczą. Zmiana adresu firmy w spółce cywilnej może dotyczyć adresu do doręczeń, miejsca prowadzenia działalności (lub dodanie dodatkowego) oraz miejsca prowadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej. W każdym przypadku wymaga działań ze strony wszystkich wspólników.
a. Zmiana adresu – uchwała
Pierwszym krokiem jest uchwała o zmianie adresu spółki. Jest to początek szeregu działań wymagających zaangażowania od wszystkich wspólników.
b. Informowanie organów rejestracyjnych
Po uchwaleniu nowego adresu spółki:
- każdy wspólnik zgłasza zmianę w CEIDG (wniosek CEIDG-1, punkt 10) w ciągu 7 dni od wystąpienia zmiany,
- jeden ze wspólników dokonuje zmiany dla urzędu skarbowego za pomocą formularza NIP-8,
- jeśli zmienia się właściwość urzędu skarbowego, należy wypełnić także formularz VAT-R,
- zgłasza się aktualizację danych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Zmian w KRS dokonuje się internetowo:
- przez system S24 – jeśli umowa spółki została zawarta na wzorcu umowy z S24,
- ramach Portalu Rejestrów Sądowych – jeśli umowę spółki lub akt założycielski zawarto u notariusza.
Opłata sądowa wynosi łącznie 350 zł (wniosek 250 + 100 zł za publikację z Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Teoretycznie wystarczy zaktualizować dane w KRS, żeby automatycznie pojawiły się w innych instytucjach. Gdyby zmiany długo nie były widoczne w ZUS, można uzupełnić ZUS ZPA w trybie zmiany.
3. Spółka Kapitałowa (Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością, Spółka Akcyjna)
Spółki kapitałowe, takie jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o.o.) i spółka akcyjna (S.A.), mają bardziej skomplikowane procedury zmian.
a. Zgromadzenie Wspólników lub Walne Zgromadzenie
W przypadku spółek kapitałowych, zmiana adresu firmy wymaga podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników (Sp. z o.o.) lub walne zgromadzenie (S.A.). Jest to zazwyczaj konieczne, nawet jeśli jesteś jedynym wspólnikiem lub akcjonariuszem.
b. Aktualizacja aktu założycielskiego
Po podjęciu uchwały o zmianie adresu, konieczne jest zaktualizowanie aktu założycielskiego spółki i dostarczenie go do Krajowego Rejestru Sądowego:
- przy pomocy formularza KRS-Z3, jeśli jest to sp. z o.o.,
- przy pomocy formularza KRS-Z1, jeśli jest to spółka jawna, partnerska lub komandytowa,
- przy pomocy formularza KRS-Z2, jeśli jest to spółka komandytowo-akcyjna.
Należy pamiętać o opłacie sądowej (zasady identyczne jak w przypadku spółki cywilnej).
c. Informowanie innych instytucji
Do urzędu skarbowego składa się informację aktualizującą za pomocą formularza NIP-8. Inne instytucje o zmianie adresu firmy zostaną automatycznie poinformowane poprzez dzięki wprowadzeniu zmian w KRS.
Zmiana danych – informacje ogólne
Należy mieć świadomość, że czym innym jest zmiana adresu spółki, a czym innym zmiana siedziby spółki (czyli miejscowości, w której obraduje zarząd). Zmiana siedziby wymaga zmiany umowy spółki i udziału notariusza. W przypadku zmiany adresu nie jest to konieczne.
O zmianie adresu należy poinformować wszystkich kontrahentów skorygować także dane firmy na rachunkach i fakturach. W sytuacji gdy prowadzisz sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej, konieczna jest zmiana adresu w kasie i wpis w jej książce serwisowej. Nowy adres powinien być uwzględniony w Google Maps, na stronie www, materiałach reklamowych i informacyjnych i wszelkich kanałach komunikacji.
Przed zmianą adresu/siedziby warto zawsze konsultować się z prawnikiem, doradcą biznesowym lub podatkowym, aby upewnić się, że wszystkie formalności zostały spełnione zgodnie z przepisami prawa. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnych kłopotów i zapewnisz legalność swojej działalności.
