Dzień wolny za 15 sierpnia 2026 – co musi wiedzieć każdy pracodawca

Sierpień 2026 przynosi konkretne zadanie do zapisania w kalendarzu. Święto 15 sierpnia wypada w tym roku w sobotę, a to oznacza obowiązek, o którym łatwo zapomnieć przy układaniu grafików. Wyjaśniamy, co wynika z Kodeksu pracy, ile godzin obowiązuje w sierpniu oraz jak zaplanować dzień wolny dla zespołu.

Dlaczego sobota zmienia sytuację?

Zgodnie z Kodeksem pracy każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin w danym okresie rozliczeniowym. Gdyby 15 sierpnia wypadało w niedzielę, temat by nie istniał.

W tym roku święto trafia na sobotę, czyli dzień, który dla większości pracowników jest wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Dlatego pracodawca musi wyznaczyć inny termin wolnego. Jeden dzień nie może realizować dwóch tytułów do wolnego jednocześnie.

Ile godzin pracy obowiązuje w sierpniu 2026?

Sierpień 2026 ma 21 dni roboczych od poniedziałku do piątku, co daje 168 godzin. Po odliczeniu 8 godzin za sobotnie święto wymiar czasu pracy dla pełnego etatu wynosi 160 godzin, czyli 20 dni pracy.

Dla niepełnego wymiaru etatu obniżenie jest proporcjonalne. Pół etatu traci 4 godziny, co daje ostateczny wymiar 80 godzin w sierpniu. Trzy czwarte etatu traci 6 godzin, czyli pracuje w tym miesiącu 120 godzin.

Kiedy trzeba oddać dzień wolny?

Dzień wolny za sobotnie święto trzeba wyznaczyć w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym wypada 15 sierpnia. Przy miesięcznym okresie rozliczeniowym termin musi więc zamknąć się w sierpniu.

Wielu pracodawców, podobnie jak administracja rządowa, wybiera najbliższy piątek, czyli 14 sierpnia. To rozwiązanie organizacyjnie proste, ale nie jedyne możliwe.

Kto decyduje o wybranym terminie?

Wybór dnia wolnego należy do pracodawcy. Masz prawo wskazać termin jednostronnie albo w porozumieniu z zespołem, a decyzja może być inna dla różnych działów w firmie.

Warto wpisać ten termin do harmonogramu z wyprzedzeniem, a nie ustalać go w ostatniej chwili. Ułatwia to planowanie dyżurów i dostępności zespołu.

Czy dzień wolny przysługuje każdemu?

Obniżony wymiar czasu pracy obowiązuje wszystkich pracowników pełnoetatowych, niezależnie od tego, czy sobota jest dla nich standardowo dniem pracy. Różnica dotyczy tylko sposobu rozliczenia, a nie liczby przepracowanych godzin.

Jeśli sobota i tak nie jest dla kogoś dniem pracy, pracodawca po prostu układa grafik tak, by zmieścić się w niższym wymiarze godzin. Wtedy nie trzeba wyznaczać osobnego dnia wolnego, bo obniżka jest już uwzględniona w planie pracy. Dopiero w bardzo specyficznych, rzadkich przypadkach obowiązek wskazania dodatkowego dnia wolnego w ogóle nie powstaje — na przykład, gdy umowa o pracę kończy się przed świętem, powiedzmy 10 sierpnia. Wtedy pracownik po prostu nie jest już zatrudniony w dniu, za który należałoby ustalić dzień wolny.

Podobnie wygląda sytuacja osób np. na urlopie wypoczynkowym, macierzyńskim lub zwolnieniu lekarskim. Jeśli w dniu wyznaczonym jako wolny przebywają na uzasadnionej nieobecności, pracodawca nie musi ustalać dla nich kolejnego terminu.

Zaplanuj to bez błędów w firmie!

Najczęstszy błąd w kadrach to przesuwanie dnia wolnego na kolejny miesiąc. Termin musi zamknąć się w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym wypada święto.

Drugi błąd to traktowanie tego tematu jako przywileju uznaniowego. Obniżenie wymiaru czasu pracy wynika bezpośrednio z przepisów, a nie z dobrej woli pracodawcy.

Sprawny outsourcing kadr i płac pomaga uniknąć obu tych pułapek. Dobrze prowadzona ewidencja czasu pracy chroni firmę przed błędami w rozliczeniach.

Chcesz mieć pewność, że harmonogramy w Twojej firmie są zgodne z przepisami przez cały rok? Skontaktuj się z naszym zespołem kadrowo-płacowym i przekaż rozliczanie czasu pracy w bezpieczne ręce.

Upały w pracy. Jakie obowiązki ma pracodawca?

Meteorolodzy zapowiadają na najbliższe dni kolejną falę upałów. Dla wielu firm to sygnał, żeby włączyć klimatyzację. Dla działów kadr i właścicieli firm to sygnał czegoś ważniejszego. Warto sprawdzić, czy organizacja pracy spełnia obowiązujące już dziś przepisy.

Podstawowy obowiązek: bezpieczne i higieniczne warunki pracy

Kodeks pracy nakłada na każdego pracodawcę ogólny obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. W praktyce oznacza to, że w czasie fali upałów nie wystarczy samo dopuszczenie zespołu do wykonywania obowiązków.

Pracodawca powinien ocenić, czy temperatura, wilgotność powietrza, nasłonecznienie oraz rodzaj i intensywność wykonywanej pracy nie stwarzają nadmiernego ryzyka dla zdrowia. Przepisy nie wskazują jednej granicznej temperatury, po której przekroczeniu pracownik może automatycznie odmówić wykonywania obowiązków. Wskazują jednak konkretne progi, po których przekroczeniu pracodawca musi podjąć określone działania.

Obowiązkowe napoje – kiedy i dla kogo?

Jednym z najważniejszych i najczęściej kontrolowanych obowiązków jest zapewnienie pracownikom bezpłatnych napojów. Obowiązek ten powstaje, gdy temperatura:

przekracza 28°C na stanowiskach pracy w pomieszczeniach,
przekracza 25°C przy pracy wykonywanej na otwartej przestrzeni.

Napoje powinny być dostępne przez cały czas wykonywania pracy, a ich ilość musi odpowiadać rzeczywistym potrzebom zespołu. To istotny szczegół księgowo-kadrowy: pracodawca nie może zastąpić tego obowiązku ekwiwalentem pieniężnym. Wypłacenie dodatku zamiast zapewnienia wody czy napojów izotonicznych nie spełnia wymogów przepisów.

Warto też pamiętać o jednym. Sama obecność klimatyzacji w biurze nie zwalnia z obowiązku zapewnienia napojów, jeśli temperatura na stanowisku pracy przekroczy wskazane progi.

Czy trzeba skrócić czas pracy podczas upałów?

Przepisy nie przewidują automatycznego skrócenia dnia pracy po przekroczeniu określonej temperatury. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może zignorować trudne warunki atmosferyczne.

Jeżeli upał stwarza realne zagrożenie dla zdrowia zespołu, pracodawca powinien odpowiednio zorganizować pracę. W praktyce sprawdzają się między innymi:

dodatkowe przerwy w ciągu dnia,
wcześniejsze rozpoczynanie pracy,
przesunięcie najcięższych zadań na chłodniejsze godziny poranne,
czasowe ograniczenie pracy w pełnym słońcu,
rotacja pracowników przy zadaniach wymagających wysiłku,
praca zdalna, jeśli charakter obowiązków na to pozwala.

To ważny szczegół dla działu kadr. Jeśli to pracodawca decyduje o skróceniu czasu pracy z powodu upału, pracownik nie może ponieść z tego tytułu negatywnych konsekwencji finansowych. Skrócony czas pracy w takiej sytuacji rozlicza się tak, jakby pracownik przepracował pełny wymiar godzin.

Szczególna ochrona pracowników młodocianych

Firmy zatrudniające pracowników młodocianych powinny zwrócić uwagę na odrębne, bardziej restrykcyjne zasady. Osoby te nie powinny pracować w pomieszczeniach, w których temperatura przekracza 30°C, a wilgotność względna powietrza przekracza 65%. Organizm młodej osoby jest bardziej narażony na negatywne skutki przegrzania. Dlatego pracodawca powinien w tych przypadkach dokładnie monitorować warunki pracy.

Praca na otwartej przestrzeni – dodatkowe środki ostrożności

Największe ryzyko zdrowotne dotyczy osób pracujących na zewnątrz – w budownictwie, logistyce, rolnictwie czy pracach porządkowych i ogrodniczych. W takich przypadkach warto rozważyć dodatkowo:

planowanie najbardziej obciążających zadań poza godzinami największego nasłonecznienia,
zapewnienie zacienionych miejsc odpoczynku,
częstsze przerwy,
lekką i przewiewną odzież roboczą oraz nakrycia głowy,
bieżące monitorowanie samopoczucia zespołu.

Warto też przeszkolić osoby kierujące zespołem w rozpoznawaniu pierwszych objawów przegrzania. Chodzi m.in. o zawroty głowy, silne pragnienie, osłabienie, przyspieszone tętno czy dezorientację. Wczesna reakcja pozwala uniknąć poważniejszych konsekwencji zdrowotnych.

Jakie kary grożą za brak reakcji na upały?

Nieprzestrzeganie obowiązków związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy może skutkować odpowiedzialnością wykroczeniową. Kontrolę w tym zakresie może przeprowadzić Państwowa Inspekcja Pracy. Sprawdza wtedy między innymi, czy pracodawca zapewnia napoje, czy prawidłowo organizuje pracę w upale oraz czy reaguje na zgłaszane zagrożenia. Brak działania może zakończyć się grzywną – niezależnie od wielkości firmy czy branży.

Co zmieni się od 2027 roku?

Od 11 stycznia 2027 roku zaczną obowiązywać przepisy wprowadzające po raz pierwszy maksymalne temperatury w miejscu pracy. Będzie to 35°C w pomieszczeniach oraz 32°C na otwartej przestrzeni przy pracach wymagających dużego wysiłku fizycznego. Niższe progi pozostaną podobne do dzisiejszych: 28°C w pomieszczeniach (25°C przy dużym wysiłku) oraz 25°C na otwartej przestrzeni. Po ich przekroczeniu pracodawca będzie musiał wdrożyć rozwiązania techniczne lub organizacyjne. Trzeba je będzie ustalić po konsultacjach z pracownikami lub ich przedstawicielami.

To jednak temat na osobny artykuł. Już teraz warto potraktować tegoroczne lato jako okazję do sprawdzenia warunków na poszczególnych stanowiskach pracy. Chodzi zarówno o zasady obecne, jak i te, które wejdą w życie za kilka miesięcy.

Prawidłowa organizacja pracy w okresie upałów to nie tylko wymóg formalny. To też realna ochrona zdrowia zespołu i mniejsze ryzyko absencji chorobowych. Jeśli zmiany w organizacji czasu pracy wpływają na rozliczenia wynagrodzeń lub ewidencję czasu pracy w Twojej firmie, nasz zespół kadrowo-płacowy chętnie pomoże to poukładać zgodnie z przepisami. Wystarczy się z nami skontaktować.

Zaległy urlop pracownika 2026: obowiązki pracodawcy

Wielu przedsiębiorców traktuje zaległy urlop jako problem pracownika. To założenie kosztuje firmy realne pieniądze. W artykule wyjaśniamy, jakie masz prawa jako pracodawca, czego możesz wymagać od pracowników i jakie konsekwencje grożą, jeśli zaległości urlopowe w firmie pozostaną nierozwiązane.

Czym jest zaległy urlop wypoczynkowy?

Zaległy urlop powstaje wtedy, gdy pracownik nie wykorzysta całego przysługującego mu urlopu w danym roku kalendarzowym. Niewykorzystane dni automatycznie przechodzą na rok kolejny jako urlop zaległy.

To nie jest sytuacja wyjątkowa. Sezon urlopowy, natłok obowiązków czy odkładanie decyzji na później sprawiają, że zaległości pojawiają się w niemal każdej firmie. Kluczowe jest to, co dzieje się z nimi dalej – a tu odpowiedzialność spoczywa na pracodawcy, nie na pracowniku.

Termin 30 września – obowiązek pracodawcy, nie prawo pracownika

Przepisy Kodeksu pracy są w tej kwestii jednoznaczne. Pracodawca musi udzielić zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Za urlop zaległy za 2025 rok graniczną datą jest zatem 30 września 2026 roku.

To ważne rozróżnienie: prawo do zaległego urlopu nie oznacza, że pracownik sam decyduje, kiedy z niego skorzysta. Obowiązek udzielenia urlopu w tym terminie leży po stronie firmy. Jeśli pracownik nie zgłasza chęci wykorzystania zaległych dni, to pracodawca powinien wyznaczyć mu termin.

Po 30 września urlop nie przepada. Rozpoczyna się jednak bieg trzyletniego terminu przedawnienia, liczony od końca roku, za który urlop przysługiwał. Po tym okresie pracownik traci możliwość skutecznego dochodzenia prawa do jego wykorzystania. To jednak żadne uspokojenie dla pracodawcy – zaległości sprzed kilku lat są dużo trudniejsze do rozliczenia niż te sprzed kilku miesięcy.

Jakie masz prawa jako pracodawca?

Wielu właścicieli firm nie zdaje sobie sprawy, jak dużą kontrolę nad urlopami daje im prawo pracy. Do najważniejszych uprawnień należą:

Jednostronne wyznaczenie terminu urlopu. Jeśli pracownik zwleka z wykorzystaniem zaległych dni, możesz zobowiązać go do wzięcia urlopu w konkretnym terminie, bez konieczności uzgadniania tego z nim indywidualnie.

Planowanie urlopów z wyprzedzeniem. Roczny plan urlopów w firmie pozwala uniknąć sytuacji, w której kilku pracowników zgłasza chęć wypoczynku w tym samym momencie albo zaległości kumulują się do jesieni.

Odmowa udzielenia urlopu w dowolnym terminie wskazanym przez pracownika. Możesz odmówić, jeśli nieobecność zagraża normalnemu funkcjonowaniu firmy – pod warunkiem, że sam zaproponujesz inny, realny termin.

Te uprawnienia działają na korzyść pracodawcy tylko wtedy, gdy są stosowane świadomie i udokumentowane. Brak polityki urlopowej w firmie oznacza, że w praktyce to zaległości rządzą kalendarzem, a nie odwrotnie.

Konsekwencje niedopełnienia obowiązku

Nieudzielenie pracownikowi urlopu w ustawowym terminie to wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Państwowa Inspekcja Pracy traktuje je poważnie i ma realne narzędzia egzekwowania przepisów.

Konsekwencje dla pracodawcy obejmują:

Mandat lub skierowanie sprawy do sądu przez PIP – grzywna może wynieść od 1000 do nawet 30 000 zł.

Roszczenia pracownika przed sądem pracy – dotyczące zarówno samego udzielenia zaległego urlopu, jak i wypłaty ekwiwalentu w określonych sytuacjach.

Ryzyko przy kontroli kadrowej – nieuporządkowana ewidencja urlopowa wychodzi na jaw najczęściej właśnie podczas kontroli, kiedy naprawienie sytuacji jest już trudniejsze.

Dodatkowym utrudnieniem bywają sytuacje, w których pracownik dostarcza dokumenty uprawniające go do wyższego wymiaru urlopu – na przykład świadectwo pracy z poprzedniego zatrudnienia albo dyplom ukończenia szkoły. Może to oznaczać konieczność wyrównania urlopu nawet do trzech lat wstecz.

Ekwiwalent pieniężny – kiedy można go wypłacić

Wielu pracodawców zakłada, że łatwiej jest wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop niż organizować mu wolne. Przepisy tego jednak nie przewidują.

Urlop co do zasady musi zostać wykorzystany w naturze, czyli jako realny czas wolny od pracy. Wypłata ekwiwalentu pieniężnego jest możliwa wyłącznie w przypadku rozwiązania stosunku pracy. Jeśli pracownik zmienia stanowisko w tej samej firmie albo przechodzi do następcy prawnego pracodawcy, niewykorzystany urlop można przenieść na kolejny okres zatrudnienia – pod warunkiem zawarcia odpowiedniego porozumienia między stronami.

Jak zabezpieczyć firmę przed karą?

Najskuteczniejszym rozwiązaniem jest bieżące monitorowanie stanu urlopów w firmie, a nie reagowanie dopiero we wrześniu. W praktyce sprawdza się kilka działań:

Regularny przegląd ewidencji urlopowej – najlepiej raz na kwartał, a nie raz w roku.
Wyznaczanie terminów zaległych urlopów z odpowiednim wyprzedzeniem, zamiast czekać na inicjatywę pracownika.
Prowadzenie dokumentacji kadrowej w sposób, który pozwala szybko odpowiedzieć na pytania kontroli PIP.

To właśnie w tym obszarze prowadzenie kadr i płac we własnym zakresie najczęściej zawodzi – zaległości urlopowe rosną niepostrzeżenie, a odpowiedzialność za nie i tak spada na pracodawcę. W Chandon Waller & Partners na bieżąco monitorujemy stan urlopów naszych klientów w ramach obsługi kadrowo-płacowej, dzięki czemu zaległości nie zaskakują ich pod koniec września ani podczas kontroli.

Jeśli nie masz pewności, ile dni zaległego urlopu mają Twoi pracownicy, to dobry moment, żeby to sprawdzić – zanim zrobi to za Ciebie inspektor pracy.

Chcesz mieć pewność, że urlopy w Twojej firmie są rozliczane zgodnie z przepisami? Skontaktuj się z nami – przeanalizujemy stan zaległości i pomożemy uporządkować dokumentację kadrową, zanim minie termin.

Podstawa prawna: Kodeks pracy; stan prawny na lipiec 2026 r.

Wczasy pod gruszą a świadczenie urlopowe – czym się różnią i jak je rozliczyć?

Sezon urlopowy to moment, w którym w wielu firmach pojawia się to samo pytanie: czy pracownikom przysługują wczasy pod gruszą, czy raczej świadczenie urlopowe? Wyjaśniamy, co je różni te dwa pojęcia i na co zwrócić uwagę, żeby rozliczyć je poprawnie.

Czym są wczasy pod gruszą?

Wczasy pod gruszą to potoczna nazwa dofinansowania wypoczynku wypłacanego z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Fundusz ten działa na podstawie ustawy z 4 marca 1994 r. Co więcej, jest on obowiązkowy dla pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników według stanu na 1 stycznia danego roku. Mniejsze firmy mogą utworzyć ZFŚS dobrowolnie albo na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

O przyznaniu dofinansowania i jego wysokości decyduje kryterium socjalne. Oznacza to, że pracodawca bierze pod uwagę sytuację materialną, rodzinną i życiową pracownika, a nie jego staż pracy, stanowisko czy wynagrodzenie. Konkretne zasady – w tym wymaganą dokumentację i wysokość dofinansowania – określa wewnętrzny regulamin ZFŚS. Ustawa nie narzuca tu żadnego minimum ani maksimum.

Czym jest świadczenie urlopowe?

Świadczenie urlopowe funkcjonuje u pracodawców zatrudniających mniej niż 50 etatów na dzień 1 stycznia danego roku, którzy nie są zobowiązani do tworzenia ZFŚS. W przeciwieństwie do wczasów pod gruszą, nie zależy ono od dochodu. Przysługuje każdemu pracownikowi na tych samych zasadach, niezależnie od jego sytuacji materialnej.

Warunkiem jego wypłaty jest wykorzystanie co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego. To wymóg wynikający wprost z przepisów, a nie z regulaminu firmy. Wysokość świadczenia urlopowego ma swój ustawowy sufit. Nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS, którego kwota jest powiązana z przeciętnym wynagrodzeniem.

Zakłady pracy mogą zrezygnować z wypłaty tego świadczenia. Warunkiem jest wcześniejsze poinformowanie pracowników o rezygnacji z ZFSŚ i niewypłacaniu świadczenia urlopowego do końca stycznia danego roku w sposób przyjęty w firmie np. pisemnie lub mailowo.

Kluczowe różnice w jednym zestawieniu

	Wczasy pod gruszą	Świadczenie urlopowe
Źródło finansowania	ZFŚS	Bezpośrednio od pracodawcy
Kryterium przyznania	Sytuacja materialna i rodzinna	Bez znaczenia, ile zarabiasz
Wymóg urlopowy	Ustala regulamin ZFŚS	Ustawowo min. 14 dni kalendarzowych
Wysokość	Brak ustawowego min./maks.	Nie wyższa niż odpis podstawowy
Kto wprowadza	Obowiązkowo od 50 etatów	Firmy poniżej 50 etatów bez ZFŚS

Rozliczenie podatkowe i składki ZUS

To właśnie na tym etapie najczęściej pojawiają się błędy. Wczasy pod gruszą są zwolnione z podatku PIT do kwoty 1000 zł rocznie – to limit łączny dla wszystkich świadczeń wypłacanych z ZFŚS w danym roku. Dla emerytów i rencistów limit zwolnienia jest wyższy i wynosi 4500 zł. Nadwyżka ponad limit podlega opodatkowaniu, a bony i talony są opodatkowane w całości, niezależnie od kwoty.

Świadczenie urlopowe rządzi się inną logiką: jest zwolnione ze składek ZUS do wysokości odpisu podstawowego, ale w całości podlega opodatkowaniu PIT jako przychód pracownika. Pomylenie tych dwóch zasad przy naliczaniu wynagrodzeń to jeden z częstszych błędów, jakie widzimy w praktyce, prowadzących do korekt deklaracji podatkowych.

Dlaczego warto to dobrze rozliczyć?

Błędna kwalifikacja świadczenia to nie tylko kwestia formalności. Nieprawidłowo naliczony PIT lub ZUS oznacza konieczność korekty deklaracji. W skrajnych przypadkach – odsetki i wyjaśnienia przed urzędem skarbowym lub ZUS. Dla działu kadr to dodatkowy czas i ryzyko, którego można uniknąć przy odpowiednim wsparciu.

“W naszej praktyce to jedna z najczęściej mylonych kwestii w rozliczeniach kadrowych – firmy zakładają, że skoro wypłacają dofinansowanie do wypoczynku, to automatycznie stosują te same zasady podatkowe co przy świadczeniu urlopowym. A te zasady są zupełnie inne.”– zwraca uwagę Hubert – Młodszy Specjalista ds. Kadr i Płac w Chandon Waller & Partners.

Nasz zespół kadr i płac na bieżąco monitoruje zmiany w przepisach dotyczących ZFŚS i świadczeń pracowniczych. Firmy, które nam zaufały, mają pewność poprawnego rozliczenia – bez błędów, korekt i niepotrzebnego stresu.

Podsumowanie

Wczasy pod gruszą i świadczenie urlopowe to dwa odrębne instrumenty wsparcia pracowników, oparte na innych zasadach przyznawania, limitach i rozliczeniach podatkowych. Zanim więc złożysz wniosek albo naliczysz wypłatę w swojej firmie, sprawdź, które świadczenie faktycznie u Was funkcjonuje i czy regulamin jest z nim spójny.

Potrzebujesz wsparcia w prawidłowym rozliczeniu świadczeń pracowniczych w swojej firmie? Skontaktuj się z naszym działem kadr i płac – sprawdzimy to razem i zadbamy o pełną zgodność z przepisami.

Nadgodziny w systemie równoważnym: jak pracodawcy mogą je rozliczać?

W świecie produkcji i przemysłu elastyczne systemy pracy to codzienność. Firmy często stosują równoważny system czasu pracy, który pozwala na wydłużenie dniówki do 12 godzin, przy zachowaniu odpowiedniego bilansu czasu pracy w okresie rozliczeniowym. Co jednak, gdy pracownicy chcą pracować dłużej, a ich godziny przekraczają miesięczny wymiar? Sprawa wcale nie jest tak prosta, jak mogłoby się wydawać.

Planowanie pracy a nadgodziny – granica, której nie wolno przekraczać

Przepisy prawa pracy jasno określają, że grafik pracownika musi być dostosowany do obowiązującego w danym okresie rozliczeniowym wymiaru czasu pracy. Oznacza to, że nie można planować nadgodzin z wyprzedzeniem – jest to niezgodne z przepisami. Nadgodziny mogą pojawić się tylko w wyjątkowych sytuacjach, jak np. nagła konieczność zapewnienia ciągłości produkcji (art. 151 § 1 Kodeksu pracy).

System równoważny a nadgodziny – kiedy się pojawiają?

W systemie równoważnym pracownik może pracować dłużej niż standardowe 8 godzin, np. 10 czy 12 godzin dziennie, ale nie oznacza to automatycznie nadgodzin. Te występują dopiero po przekroczeniu ustalonego w grafiku czasu pracy.

Wyróżniamy dwa rodzaje nadgodzin:

Dobowe – gdy pracownik przepracuje więcej godzin, niż przewidziano w harmonogramie na dany dzień.
Średniotygodniowe – gdy na koniec okresu rozliczeniowego okaże się, że przeciętny tygodniowy wymiar pracy przekroczył 40 godzin.

Kiedy pracownik może liczyć na dodatek za nadgodziny?

Jeśli w danym dniu zaplanowano dla pracownika 8 godzin pracy, a przepracował on 10 godzin, to dwie dodatkowe godziny będą nadgodzinami. Ale jeśli grafik przewidywał 10 godzin pracy, to nadgodziny pojawią się dopiero po przekroczeniu tego czasu.

Przykładowo, jeśli pracownik miał zaplanowane 10 godzin, a faktycznie przepracował 12, to dwie godziny pracy dodatkowej będą uznane za nadgodziny i należy mu się za nie dodatek.

Dodatek 50% czy 100%? To zależy od pory dnia

Wysokość dodatku za nadgodziny zależy od momentu ich przepracowania:

50% dodatku – za nadgodziny przypadające w normalnych godzinach pracy (dzień roboczy, pora dzienna).
100% dodatku – jeśli nadgodziny przypadają w nocy, niedziele lub święta, które miały być dniem wolnym.

Przykład – nadgodziny w praktyce

Pełnoetatowy pracownik w systemie równoważnym pracuje w porze nocnej od 22:00 do 06:00. 4 grudnia miał zaplanowaną zmianę od 20:00 do 06:00, a następnego dnia również od 20:00 do 06:00. Jednak na polecenie pracodawcy musiał zostać dodatkowe 2 godziny, kończąc pracę dopiero o 08:00. W efekcie przepracował 12 godzin, czyli o 2 godziny więcej niż przewidywał harmonogram

W tym przypadku:

Nadgodziny przypadały w porze dziennej (od 06:00 do 08:00), więc pracownikowi przysługuje 50% dodatek za te dwie godziny.
Oprócz tego, za całą 12-godzinną zmianę należy mu się normalne wynagrodzenie.

Co mogą zrobić pracodawcy?

Aby uniknąć problemów z nadgodzinami, pracodawcy powinni:

Dostosowywać grafiki do nominalnego wymiaru czasu pracy.
Rozważyć wydłużenie okresów rozliczeniowych – np. do 3 czy 4 miesięcy, co pozwala na lepszą organizację pracy.
Monitorować przepracowane godziny, aby nadgodziny pojawiały się wyłącznie w uzasadnionych przypadkach.

Podsumowanie

System równoważny daje większą elastyczność w planowaniu czasu pracy, ale nie zwalnia z przestrzegania przepisów dotyczących nadgodzin. Pracodawcy muszą uważnie kontrolować harmonogramy, aby nie dopuścić do nieplanowanego przekraczania miesięcznego wymiaru godzin. A jeśli nadgodziny się pojawią – należy pamiętać o właściwym wynagrodzeniu dla pracowników. Bo choć elastyczność to podstawa nowoczesnej produkcji, to zgodność z prawem i uczciwe traktowanie pracowników zawsze powinny być priorytetem.

Aby uzyskać więcej informacji na temat nadgodzin w systemie równoważnym oraz obowiązujących przepisów, odwiedź oficjalną stronę rządową: gov.pl lub skontaktuj się z nami tutaj.

Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego – skutki dla pracodawców

1 lipca 2023 odwołano w Polsce stan zagrożenia epidemicznego. Oznacza to zmiany (lub powrót do wcześniejszych przepisów) zarówno z perspektywy pracodawców, jak i pracowników. Poniżej opisujemy najważniejsze z nich.

Wstępne badania lekarskie

Jeśli w czasie stanu epidemii lub zagrożenia stanu epidemicznego zatrudniałeś/aś pracownika na stanowisku innym niż administracyjno-biurowe, nie podlegał on wstępnym badaniom w dwóch przypadkach:

gdy pracował wcześniej u Ciebie na tym samym stanowisku lub w tych samych warunkach, a następnie był przyjęty ponownie w ciągu 180 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy;
gdy pracował u innego pracodawcy, ale na tym samym stanowisku, a Ty zatrudniłeś/aś go przed upływem 180 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy. Pracownik miał aktualne badania lekarskie, w których lekarz orzekł brak przeciwwskazań do pracy w tych warunkach.

(Nie dotyczyło to pracowników wykonujących prace szczególnie niebezpieczne.)

Od 1 lipca Twoi pracownicy zwolnieni wówczas z obowiązku poddania się badaniom wstępnym nie muszą ich przechodzić.

Pamiętaj jednak, że istnieje konieczność powtórzenia badania, gdy zaszły obie z poniższych okoliczności:

orzeczenie wydał inny lekarz niż lekarz medycyny pracy,
upłynęło 180 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego.

Badania okresowe

W czasie trwania stanu epidemii a następnie stanu zagrożenia epidemicznego, nie miałeś/aś obowiązku kierowania pracowników na badania okresowe.

Od 1 lipca ten obowiązek powraca – Twoi pracownicy przed upływem 180 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego powinni poddać się takim badaniom. Rekomendujemy, żeby jak najszybciej wydać pracownikom skierowania na takie badanie.

Szkolenia wstępne BHP

W związku z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego, nie można już przeprowadzać wstępnych szkoleń BHP za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Szkolenia okresowe BHP

Powraca obowiązek wykonywania okresowych szkoleń BHP. Skieruj swoich pracowników na szkolenia BHP tak, aby odbyli je przed upływem 60 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego (stan na dzień 4.07.2023. Jest jednak nadzieja na przedłużenie terminu przeprowadzenia szkoleń okresowych BHP z 60 dni do 180 dni, w ramach ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o świadczeniu wspierającym z art. 56, ale jeszcze nie została ona uchwalona).

Rozwiązanie umowy o pracę – obniżenie świadczeń

Do 30 czerwca 2023 Twoja firma miała prawo wypłacić pracownikowi niższe świadczenia w związku z rozwiązaniem UoP (dotyczyło to wysokości odprawy, odszkodowania itd.). Stawka mogła zostać obniżona do 10-krotności minimalnego wynagrodzenia o pracę. Od 1 lipca 2023 wysokość tych świadczeń nie ulega już obniżeniu.

Zaległy urlop wypoczynkowy

Ustawa covidowa umożliwiała wysyłanie pracowników na zaległy urlop wypoczynkowy w wymiarze 30 dni. Od 1 lipca 2023 – za wyjątkiem okresu wypowiedzenia – to pracownik decyduje o tym, jak rozdysponować swój urlop.

Dwukrotne nieodebranie pisma

14 lipca 2023 traci ważność szczególne rozwiązanie w sprawie doręczeń, stosowane w prawie pracy. Wprowadzono je w kwietniu 2020 i polegało na tym, że jeśli pracownik dwukrotnie nie odebrał pisma poleconego (np. wypowiedzenia UoP), nie można było uznać pisma za doręczone.

Obecnie dwukrotne nieodebranie pisma przez pracownika nie ma już dla Ciebie jako pracodawcy żadnych skutków w świetle prawa pracy.

O podatkowych skutkach odwołania stanu zagrożenia epidemicznego piszemy TUTAJ.

3 obowiązkowe koszty pracodawcy związane z pracą zdalną

7 kwietnia 2023 wchodzi w życie obowiązek ponoszenia kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę. Jakie to koszty, w jaki sposób ustalić wewnątrz firmy te zasady, w jakiej formie mogą być pokrywane oraz czy podlegają opodatkowaniu? Czym są “inne koszty pracy zdalnej”? Poniżej nowelizacja Kodeksu pracy w pigułce.

(więcej…)Autozapis oraz rezygnacja pracownika z PPK – 4 działania, do których jest zobowiązany pracodawca

Dokonywanie wpłat do PPK pozostaje NIEOBOWIĄZKOWE. Z kolei deklaracja pracownika o rezygnacji z Pracowniczych Planów Kapitałowych NIE obowiązuje NA ZAWSZE. Wszystkie dotychczasowe deklaracje wygasają z końcem lutego 2023 roku. Jakie w związku z tym są obowiązki pracodawcy?

(więcej…)Ile kosztuje zatrudnienie studenta?

Z zatrudnieniem studenta wiąże się kilka ulg, korzystnych zarówno dla pracobiorcy, jak i dla pracodawcy. Wiele zależy od rodzaju umowy łączącej obie strony. Jakie koszty pracy ponosi firma zatrudniając studenta w 2023 roku?

Zatrudnienie studenta – umowa zlecenie

Jeśli zatrudniasz studenta, który nie ukończył 26 roku życia, nie masz obowiązku zgłaszania go do ubezpieczeń ZUS. Studenta nie obejmuje też obowiązek podatkowy. Jakie są więc minimalne koszty, które ponosisz jako pracodawca?

MINIMALNE WYNAGRODZENIE BRUTTO

RODZAJ UMOWY	OD 1.01.2023	OD 1.07.2023
Umowa cywilnoprawna (stawka godzinowa)	22,80 zł	23,50 zł

Do 30 czerwca płacisz za godzinę minimum 22,80 zł, a od 1 lipca już 23,50 zł. To jeden z niewielu przypadków, gdy kwota wynagrodzenia brutto jest jednocześnie kosztem całkowitym pracodawcy. Co więcej, również dla studentów kwota brutto jest kwotą do wypłaty.

Kto nie kwalifikuje się do powyższych wyliczeń?

Według ZUS, powyższe wyliczenia nie obowiązują studentów:

którzy ukończyli 26 rok życia,
w przerwie między studiami I a II stopnia (pomimo ważnej do 31 października legitymacji),
studiów podyplomowych i doktoranckich.
wykreślonych z listy studentów;
którzy zdali egzamin dyplomowy.

Twoim obowiązkiem jest więc zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczenia zdrowotnego i ubezpieczeń społecznych dzień po:

ukończeniu 26 roku życia,
obronie pracy dyplomowej,
po wykreśleniu z listy studentów.

Zatrudnienie studenta – umowa o pracę

Inaczej w świetle ubezpieczeń jest traktowany student do 26 r.ż. zatrudniony na umowie o pracę. W tym przypadku jego wyliczenia nie różnią się od wyliczeń dla innych pracowników. Jesteś wiec zobowiązany do uiszczania składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe, Fundusz Pracy i Fundusz Świadczeń Pracowniczych.

UMOWA O PRACĘ

WYLICZENIA DLA:	OD 1.01.2023	OD 1.07.2023
MINIMALNEGO WYNAGRODZENIA	3490,00 zł	3600,00 zł
MINIMALNYCH KOSZTÓW PRACODAWCY	4 175,79 zł	4 337,28

Umowa o pracę + umowa zlecenie

Tutaj kwestia oskładkowania studenta jest bardziej złożona.

1). Jeśli zawierasz umowę zlecenie ze studentem, który jest już u Ciebie zatrudniony na umowie o pracę – podstawę oskładkowania stanowi SUMA wynagrodzeń z tytułu UoP i UZ.

2). Jeśli zawierasz umowę zlecenie ze studentem, który jest zatrudniony na umowie o pracę gdzieś indziej, jesteś zwolniony z opłacania składek ZUS.