Ewidencja w Kasowym PIT – Jak ją prowadzić? Część 9
Wprowadzenie Kasowego PIT od 2025 roku wiąże się z koniecznością prowadzenia szczegółowej ewidencji przychodów i kosztów. Prawidłowa dokumentacja to klucz do uniknięcia błędów podatkowych i zachowania przejrzystości finansowej firmy. W tym artykule omówimy zasady prowadzenia ewidencji oraz obowiązkowe elementy, które muszą się w niej znaleźć.
Podstawy prowadzenia ewidencji w Kasowym PIT
Przedsiębiorcy, którzy wybiorą Kasowy PIT, są zobowiązani do prowadzenia odrębnej ewidencji faktur. Celem takiej ewidencji jest precyzyjne określenie momentu powstania przychodu i kosztu. Zgodnie z przepisami ewidencja powinna zawierać następujące informacje:
- Datę wystawienia faktury,
- Numer faktury,
- Kwotę należności wynikającą z faktury,
- Datę faktycznego uregulowania należności (przychody) lub zobowiązania (koszty).
Przykład praktyczny
- Przychody:
Firma X wystawiła fakturę za usługi na kwotę 15 000 zł netto 1 lutego 2025 roku. Zapłata nastąpiła 15 marca 2025 roku. W ewidencji należy odnotować datę wystawienia faktury (1 lutego), kwotę (15 000 zł) oraz datę zapłaty (15 marca). - Koszty:
Firma Y otrzymała fakturę za zakup towarów na kwotę 10 000 zł netto 5 marca 2025 roku. Zapłata została zrealizowana w dwóch ratach: 5 000 zł 20 marca i 5 000 zł 10 kwietnia. W ewidencji należy uwzględnić datę i kwotę każdej płatności.
Zalecenia dotyczące ewidencji
- Systematyczność: Regularne prowadzenie ewidencji pozwala uniknąć pomyłek i zapewnia aktualność danych.
- Dokładność: Każdy wpis powinien być precyzyjny, aby uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej.
- Wsparcie narzędzi księgowych: Korzystanie z programów księgowych może znacznie ułatwić prowadzenie ewidencji
Podsumowanie
Prowadzenie ewidencji w Kasowym PIT wymaga dokładności i konsekwencji. Choć może to być czasochłonne, prawidłowa dokumentacja jest kluczowa dla zgodnego z prawem rozliczania przychodów i kosztów.
Poznaj szczegóły dotyczące kasowego PIT – sprawdź oficjalny przewodnik na GOV.pl, gdzie znajdziesz wszystkie niezbędne informacje o nowych przepisach.
Potrzebujesz niezawodnego wsparcia księgowego? Skontaktuj się z nami i zyskaj solidne rozwiązania dla swojej firmy!
Kasowy PIT cz. 2 – Przychody i koszty, czyli zasady ewidencjonowaniaWprowadzenie metody kasowej zmienia podejście do momentu rozpoznania przychodów i kosztów. W przeciwieństwie do zasad memoriałowych, w metodzie kasowej przychód powstaje w momencie faktycznego otrzymania płatności, a koszty uzyskania przychodów – w momencie zapłaty zobowiązań. Taka zmiana pozwala przedsiębiorcom uniknąć problemów związanych z opodatkowaniem przychodów, które jeszcze nie zostały otrzymane, czy ujmowaniem w kosztach faktur, które nie zostały uregulowane.
Przychód w metodzie kasowej:
Zgodnie z art. 14c ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (u.p.d.o.f.), przychód powstaje:
- W dniu uregulowania należności w całości lub części.
- Nie później niż dwa lata od daty wystawienia faktury.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca będzie miał obowiązek wykazać przychód podatkowy dopiero w momencie, gdy faktyczna płatność zostanie zaksięgowana na jego koncie bankowym lub przekazana w gotówce. Jeśli jednak należność nie zostanie uregulowana w ciągu dwóch lat od daty wystawienia faktury, przychód zostanie rozpoznany automatycznie w ostatnim możliwym terminie.
Koszty uzyskania przychodów:
Koszty w metodzie kasowej są ujmowane w momencie ich faktycznego poniesienia, czyli wtedy, gdy przedsiębiorca dokona zapłaty. Obejmuje to:
- Raty,
- Zaliczki,
- Całościowe płatności za towary lub usługi.
Wyjątkiem od tej reguły są odpisy amortyzacyjne, które nadal będą rozliczane zgodnie z dotychczasowymi zasadami. Oznacza to, że przedsiębiorca może uwzględnić w kosztach amortyzację środków trwałych, nawet jeśli nie dokonał pełnej zapłaty za te środki.
Przykład zastosowania:
- Przychód: Pan Jakub wystawił fakturę na 10 000 zł z terminem płatności 15.02.2025 r. Zapłata wpłynęła 20.02.2025 r. Przychód zostanie rozpoznany w lutym 2025 roku.
- Koszt: Pani Magda otrzymała fakturę kosztową na 5 000 zł. W styczniu 2025 r. zapłaciła pierwszą ratę w wysokości 2 000 zł, a resztę w lutym. Koszty zostaną rozliczone proporcjonalnie: 2 000 zł w styczniu i 3 000 zł w lutym.
Obowiązek ewidencjonowania:
Przedsiębiorcy stosujący metodę kasową muszą prowadzić dokładną ewidencję, która będzie zawierała:
- Datę wystawienia faktury,
- Numer faktury,
- Kwotę należności wynikającą z faktury,
- Datę faktycznego uregulowania płatności
Taka dokumentacja umożliwia prawidłowe rozliczanie zarówno przychodów, jak i kosztów, a także pozwala na uniknięcie nieścisłości podczas kontroli podatkowych.
Kasowy PIT – zalety i wyzwania w praktyce:
Metoda kasowa pozwala na lepsze zarządzanie płynnością finansową, ale wymaga skrupulatności w prowadzeniu ewidencji. Przedsiębiorcy muszą dokładnie monitorować każdą płatność, co może zwiększyć nakład pracy związany z księgowością. Niemniej jednak dla wielu firm, zwłaszcza tych, które mają problemy z nieterminowymi płatnościami od kontrahentów, korzyści z kasowego PIT mogą przewyższać trudności administracyjne.
Metoda kasowa w PIT jest istotnym krokiem w stronę uproszczenia rozliczeń podatkowych dla małych przedsiębiorstw. Więcej informacji na temat kasowego PIT oraz szczegółowe przepisy można znaleźć na oficjalnej stronie rządowej: Kasowy PIT – przewodnik na GOV.pl. i może być skutecznym narzędziem w zarządzaniu finansami firmy. W kolejnym artykule omówimy szczegółowe przykłady zastosowania metody kasowej w różnych branżach i sytuacjach biznesowych.
Potrzebujesz godnego zaufania biura rachunkowego? Skontaktuj się z nami już dziś i zyskaj sprawdzonego partnera w biznesie!
Faktura do paragonu – czy ująć ją w PKPiR?Podatnicy prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych często stają przed pytaniem, jak prawidłowo ujmować faktury wystawione do paragonów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (PKPiR). Czy takie faktury powinny być dodatkowo wpisywane do księgi, skoro sprzedaż została już zaewidencjonowana w kasie fiskalnej? I co, jeśli jednak podatnik chce aby faktura do paragonu znalazła się w PKPiR?
Faktura do paragonu w PKPiR – podstawa prawna
Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia PKPiR, przychody ze sprzedaży towarów i usług wpisuje się w kolumnie 7 PKPiR na podstawie raportów fiskalnych – dobowych lub miesięcznych. Kluczowe jest tu, że faktury wystawione do paragonów, które już zostały uwzględnione w raporcie fiskalnym, nie wymagają ponownego wpisania do księgi. Tym samym, kwota z takiej faktury nie powinna być dodatkowo ujmowana w PKPiR.
Gdzie wpisać FV w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów
Dla podatników, którzy jednak chcieliby uwzględnić takie faktury w swojej księdze, sugeruje się, aby wpisywać je w kolumnie 17 “Uwagi”, a nie w kolumnie 15, która jest przeznaczona na inne zaszłości gospodarcze. Kolumna 15 może być używana na przykład do wpisywania wydatków związanych z przychodami przyszłych okresów.
Faktura do paragonu – nie trzeba, ale jak się bardzo chce, to można
Podsumowując, przepisy nie nakładają obowiązku ujmowania w PKPiR faktur wystawionych do paragonów, jeśli sprzedaż była już zaewidencjonowana w kasie fiskalnej. Warto jednak pamiętać, że jeśli podatnik zdecyduje się na takie wpisywanie, najlepiej zrobić to w kolumnie “Uwagi”, aby zachować zgodność z zaleceniami dotyczącymi prowadzenia księgi.
Na inne pytania od czytelników odpowiadamy TUTAJ.
Jak przejść na elektroniczny obieg dokumentów (EOD) u siebie w firmie?
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) w firmie to zadanie wymagające planowania, ale przynoszące liczne korzyści, takie jak oszczędność czasu i zasobów, lepsze zarządzanie danymi, a także zwiększona efektywność operacyjna. Aby pomóc w tym procesie, przedstawiamy kompleksowy przewodnik, jak krok po kroku wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w Twojej firmie. (więcej…)
Zmiany w strukturze faktury elektronicznej KSeF – FA(2) od 1 września 2023Aby ułatwić firmom wdrażanie KSeF, Ministerstwo Finansów wprowadziło zmiany w strukturze faktury elektronicznej. Druga wersja e-Faktury FA(2) zacznie obowiązywać od 1 września 2023 roku. Faktury ustrukturyzowane w nowej, niezmienionej już formie mają stać się obowiązkowe od lipca 2024 roku. Co to za zmiany?
Podróż zagraniczna – jak wrzucić ją w koszty firmyŁączenie wypoczynku za granicą z celami biznesowymi wcale nie należy do rzadkości. Tym bardziej, że coraz mocniej promuje się ideę work-life balance. Zaplanowanie podróży tak, żeby upiec dwie pieczenie na jednym ogniu to jedno. Ale wrzucenie podróży zagranicznej w koszty firmy to drugie. Jak to zrobić, żeby następnie łatwo i prosto zaksięgować podróżne wydatki?