Łączenie wypoczynku za granicą z celami biznesowymi wcale nie należy do rzadkości. Tym bardziej, że coraz mocniej promuje się ideę work-life balance. Zaplanowanie podróży tak, żeby upiec dwie pieczenie na jednym ogniu to jedno. Ale wrzucenie podróży zagranicznej w koszty firmy to drugie. Jak to zrobić, żeby następnie łatwo i prosto zaksięgować podróżne wydatki?
Warunki które muszą być spełnione, żeby wrzucić podróż w koszty
To, czy da się wrzucić podróż zagraniczną w koszty firmy uzależnione jest m.in. od wybranej przez Ciebie formy rozliczania się. Możesz tak zrobić, jeśli rozliczasz się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym. Aby móc wrzucić faktury w koszty firmy, koszt musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, zachowania albo zabezpieczenia jego źródła. W związku z powyższym przedsiębiorca powinien być w stanie udowodnić, że wyjazd był związany z działalnością gospodarczą – tylko wówczas będzie stanowić koszt firmy. Przykłady powiązań podróży z działalnością gospodarczą:
- spotkanie z kontrahentem;
- targi branżowe;
- sprowadzenie nowych produktów do oferty;
- poznawanie nowych rozwiązań technologicznych;
- testowanie produktów w określonych warunkach pogodowych;
- rozpoznanie trendów występujących w branży.
Wrzucenie podróży zagranicznej w koszty firmy jest z kolei niemożliwe w przypadku rozliczania się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej.
Wyżywienie a koszty firmy
Koszty wyżywienia przedsiębiorcy wyjeżdżającego w zagraniczną podróż służbową nie mogą być rozliczone na podstawie faktur. W tym przypadku stosuje się mechanizm diet. Co do zasady, diety stanowią koszt uzyskania przychodu, ale tylko do wysokości limitów (określonych w załączniku do rozporządzenia do Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki społecznej z dnia 25.10.2022 r., opublikowanego w dniu 14.11.2022 (Dz.U. poz. 2302), w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej). Wysokość diety jest uzależniona od państwa do którego jedziesz, a także od czasu trwania wyjazdu.
Czas podróży a koszty firmy
Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:
1) lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
2) lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
3) morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
Należność z tytułu diet – sposób wyliczania
Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:
- za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,
- za niepełną dobę podróży zagranicznej:
- do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
- ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Należy mieć przy tym na uwadze, że jeśli masz zapewnione bezpłatne wyżywienie (lub np. w ramach usługi hotelowej jest zapewnione śniadanie), wysokość diety pomniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Przyjmuje się, że koszt poszczególnych posiłków stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 15% diety,
- obiad – 30% diety,
- kolacja – 30% diety.
Środki komunikacji a koszty firmy
Pozostałe wydatki związane z podróżą służbową przedsiębiorcy, aby mogły stanowić koszt firmy muszą być odpowiednio udokumentowane np. fakturami lub potwierdzeniami opłat za autostradę/ parkingi.
Jeśli podróż służbową odbywasz samochodem, który jest środkiem trwałym firmy lub samochodem w leasingu wydatki na jego użytkowanie ujmiesz w 75% w kosztach. Jeśli pojazd ten służy tylko do działalności gospodarczej i dodatkowo prowadzona jest kilometrówka, wówczas w kosztach znajdzie się 100% poniesionego wydatku.
W sytuacji, gdy podróż służbową odbywasz samochodem prywatnym w kosztach znajdzie się 20% wydatków na jego użytkowanie. Nie musisz prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu.
Rozliczanie obcej waluty
Podstawą do rozliczeń wydatków w walucie obcej (np. opłata za nocleg, przejazd autostradą) jest średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktur (innych dowodów). Diety przelicza się według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień sporządzenia dokumentu wyjazdu/rozliczenia.
Podróż zagraniczna – odliczenie VAT
Za podróż zagraniczną od faktur zawierających polski podatek VAT można odliczyć VAT na zasadach ogólnych – oczywiście jeśli towary lub usługi są nabywane w celu wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Należy gromadzić w tym celu faktury i dokumenty uznawane za faktury (np. bilety).
Wyjątkiem są tutaj usługi gastronomiczne i noclegi (przy czym niepodlegający odliczeniu VAT za nocleg można zakwalifikować do kosztów uzyskać przychodu).
Inne pomocne informacje
W celu rozliczenia wyjazdu służbowego przedsiębiorcy najbardziej pomocne będzie uzupełnienie druku „polecenie wyjazdu służbowego”, w którym zostaną zawarte dane: cel podróży, data, godzina i miejscowość wyjazdu/ przyjazdu, środek lokomocji, dojazdy udokumentowane, diety, noclegi potwierdzone fakturami, inne wydatki wg. załączników np. faktury/paragony za paliwo. Pod sporządzone polecenie wyjazdu służbowego należy podpiąć wszystkie dokumenty potwierdzające ujęte w nim koszty.
