Jak wrzucić w koszty firmy podróż zagraniczną?

W dzisiejszym zglobalizowanym świecie nawiązywanie stosunków biznesowych z kontrahentami z innych państw może przyczynić do znacznego zwiększenia zysków firmy. W celu spotkania z kontrahentem zagranicznym przedsiębiorcy wyjeżdżają w podróże służbowe do innych krajów. Jak rozliczyć podróż zagraniczną w firmie?

Aby móc faktury wrzucić w koszty firmy, koszt musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, zachowania albo zabezpieczenia jego źródła. W związku z powyższym przedsiębiorca powinien być w stanie udowodnić, że wyjazd był związany z działalnością gospodarczą (np. celem jego było spotkanie z klientem), ponieważ tylko wówczas może on stanowić koszt firmy.

Koszty wyżywienia przedsiębiorcy wyjeżdżającego w zagraniczną podróż służbową nie mogą być rozliczone na podstawie faktur- w tym celu stosuje się mechanizm diet. Co do zasady diety stanowią koszt uzyskania przychodu, ale do wysokości limitów określonych w załączniku do rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Wysokość diety jest uzależniona od państwa do którego jedzie przedsiębiorca, a także od długości wyjazdu.

Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

1) lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;

2) lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;

3) morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,
za niepełną dobę podróży zagranicznej:
- do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
- ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Należy mieć przy tym na uwadze, że jeżeli przedsiębiorca ma zapewnione bezpłatne wyżywienie (lub np. w ramach usługi hotelowej jest zapewnione śniadanie), wysokość diety pomniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

śniadanie – 15% diety,
obiad – 30% diety,
kolacja – 30% diety.

Pozostałe wydatki związane z podróżą służbową przedsiębiorcy, aby mogły stanowić koszt firmy muszą być odpowiednio udokumentowane np. fakturami lub potwierdzeniami opłat za autostradę/ parkingi. W sytuacji, gdy przedsiębiorca jedzie prywatnym samochodem, to powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

W celu rozliczenia wyjazdu służbowego przedsiębiorcy najbardziej pomocne będzie uzupełnienie druku” polecenie wyjazdu służbowego” w którym zostaną zawarte dane: cel podróży, data, godzina i miejscowość wyjazdu/ przyjazdu, środek lokomocji, dojazdy udokumentowane, diety, noclegi potwierdzone fakturami, inne wydatki wg. załączników np. ewidencja przebiegu pojazdu, faktury/paragony za paliwo. Pod sporządzone polecenie wyjazdu służbowego należy podpiąć wszystkie dokumenty potwierdzające ujęte w nim koszty.

Niższy ZUS dla małych firm już od 2019 roku!

Wraz z początkiem 2019 roku wejdą w życie zmiany dotyczące obniżenia składek ZUS dla małych firm. Przedsiębiorcy osiągający niski przychód będą mogli opłacać proporcjonalne do tego przychodu składki na ubezpieczenia społeczne. Obecnie wszystkie osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze płacą takie same składki społeczne, uzależnione od prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Kto zapłaci mniej i o ile?

Przedsiębiorcy, których miesięczny przychód nie przekracza 2,5 krotności minimalnego wynagrodzenia, będą mogli skorzystać z obniżonych składek społecznych, na ten moment kwotą graniczną jest 5250 zł.

Składki obliczane będą proporcjonalnie do uzyskiwanego przychodu.
Zwróćmy uwagę, że prawo do obniżonych składek na ubezpieczenia społeczne ustalane jest na podstawie osiąganego przychodu, a nie dochodu. Oznacza to, że przedsiębiorcy, którzy uzyskują przychód wyższy niż 5250 zł, ale ponoszą porównywalne koszty, czyli w ostatecznym rozrachunku ich dochód jest niewielki, a często nawet wykazują stratę, w dalszym ciągu zobowiązani będą do opłacania standardowych składek ZUS.

Aktualnie podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla osób prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze stanowi kwota zadeklarowana, nie niższa niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. W 2018 roku minimalna podstawa wymiaru składek na te ubezpieczenia wynosi 2 665,80 zł.

Uwaga!
Młodzi przedsiębiorcy przez pierwsze pół roku, po spełnieniu określonych warunków są zwolnieni z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, a przez kolejne dwa lata przysługuje im preferencyjny ZUS.
Niestety, planowane zmiany dotyczą wyłącznie składek na ubezpieczenia społeczne. Podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne w dalszym ciągu dla wszystkich przedsiębiorców będzie zadeklarowana kwota, nie niższa niż 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku. W 2018 roku minimalna podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 3554,93 zł, a koszt miesięcznej składki na to ubezpieczenie to aż 319,94 zł.

Koszty pracodawcy przy minimalnym wynagrodzeniu w 2018

Od 01.01.2018 kwota minimalnego wynagrodzenia osób zatrudnionych na umowie o pracę na pełnym etacie wynosi 2 100,00 zł brutto.

Jednakże zarówno pracodawca i pracownik chcą bardziej szczegółowych wyliczeń. Pracodawcę interesuję to, ile tak naprawdę będzie kosztowało go zatrudnienie takiej osoby, natomiast pracownika interesuje kwota, którą faktycznie dostanie.

Zatem co tak naprawdę kryje się pod kwotą 2 100,00 brutto? Poniżej znajdziemy odpowiedź na to pytanie.

Kwota brutto jest punktem wyjściowym do obliczeń zarówno składek ZUS jakim podlega osoba zatrudniona na umowę o pracę jak i podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT-4).

Ubezpieczenie/ Podatek	Wysokość skłądek finansowanych przez pracownika*	Wysokość skłądek finansowanych przez pracodawcę*
Emerytalne	9,76%	204,96	9,76 %	204,96
Rentowe	1,5 %	31,50	6,5 %	136,50
Wypadkowe	–	–	1,67 %**	35,07
Chorobowe	2,45 %	51,45	–	–
Fundusz Pracy	–	–	2,45 %	51,45
Fundusz Garantowanych Świadczeń Pracowniczych	–	–	0,10 %	2,10
Składka zdrowotna	9,00%	163,09²⁾	–	–
Składka zdrowotna do odliczenia od podatku dochodowego	7,75 %	140,44	–	–
Podatek dochodowy	*18 % – (1/12556,02)-7.75% składki zdrowotnej**	119,00¹⁾	–	–

*Wysokość składek liczona jest od podstawy wymiaru składek

**. Dla firm zatrudniajacyc <9 pracowników składka ta wynosi. Procent ustalany w zależności od rodzaju prowadzonej działalności i liczby ubezpieczonych pracowników.

Podstawa do obliczenia podatku dochodowego:

2100,00-(204,96+31,5+51,45)-111,25*= 1 700,84 –po zaokrągleniu 1 701,00 zł

Podstawa obliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne:

2100,00-(204,96+31,5+51,45)=1 812,09 zł

Wynagrodzenie netto ( ważne z punktu widzenia pracownika):

2100,00-204,96-31,5-51,45-163,09-119,00=1 530,00 zł

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika (ważny z punktu widzenia pracodawcy)

2100,00+ 204,96+136,50+35,07+51,45+2,1= 2530,08

*Koszt uzyskania przychodu jest uzależniony od tego czy miejsce pracy pracownika jest w tym samym miejscu co jego miejsce zamieszkania oraz od ilości stosunku pracy

Zmiany w kwotach składek ZUS płaconych przez przedsiębiorców w 2018 roku

Od 1.01.2018 wzrośnie podstawa do obliczenia składek na ubezpieczenia społeczne oraz Fundusz Pracy –

podstawa wymiaru składek ZUS wyniesie 2.665,80 zł.

Minimalne składki ZUS dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą na rok 2018 wynosić będą:

	Składki pełne	Składki preferencyjne
Podstawa wymiaru	2 665,80 zł	630,00 zł
Składka emerytalna	520,36 zł	122,98 zł
Składka rentowa	213,26 zł	50,40 zł
Składka chorobowa	65,31 zł	15,44 zł
Składka wypadkowa	47,98 zł	11,34 zł
Składka na Fundusz Pracy	65,31 zł	–
Łącznie bez składki zdrowotnej	912,22 zł	200,16 zł
Wzrost w stosunku do roku 2017	4,2%	5,0%

Podstawa naliczenia składki zdrowotnej na rok 2018 zostanie ogłoszona w połowie styczniu 2018 roku, przewidywana wartość składki będzie wynosiła ok 307,00 zł.

Osoby które po raz pierwszy zakładają działalność nadal będą mogły korzystać z preferencyjnych warunków dla przedsiębiorców opłacających ZUS w pierwszych 2 latach prowadzonej działalności gospodarczej.

Zmiany w ZUS i wynagrodzeniach w 2018 roku

W nowym 2018 roku wprowadzono szereg zmian w wynagrodzeniach oraz ZUS które bezpośrednio trafiają w portfel przedsiębiorców. Począwszy od zwiększenia płacy minimalnej, przez zakaz handlu w niedziele. Przygotowaliśmy zestawienie zmian w „pigułce”, sprawdź co dotyczy Twojej firmy.

1. Płaca minimalna

Etat

Minimalne wynagrodzenie pracownika zatrudnionego na etat od 1 stycznia 2018 roku wynosić będzie 2.100,00 brutto. Jeśli w umowie o pracę z pracownikiem wskazana jest kwota niższa niż 2.100,00 zł. brutto należy przygotować aneks do umowy.

Umowa zlecenie

Minimalna stawka godzinowa pracownika zatrudnionego na umowę zlecenie wynosić będzie 13,70 zł. brutto. Do obowiązku zleceniodawcy należeć będzie prowadzenie ewidencji przepracowanych faktycznie godzin.

2. E-składka

Od 1 stycznia 2018 roku wszystkie składki przedsiębiorca opłaci jednym zwykłym przelewem. Zmienia się również konto, na które należy wpłacać składki – każdy płatnik otrzymał swój własny, indywidualny numer rachunku składkowego, który zawiera numer NIP (ostatnie 10 cyfr). Dotychczasowe rachunki zostały zamknięte.

3. Zwolnienia lekarskie

Od 1 stycznia 2016 roku lekarze mogą wystawiać elektroniczne zwolnienia lekarskie, nazywane e-ZLA. Zwolnienia na papierowym formularzu (ZUS ZLA) mogą być wystawiane jeszcze do końca czerwca 2018 r. Natomiast od 1 lipca 2018 r. lekarze będą wystawiać wyłącznie zwolnienia elektroniczne. Pracodawca poprzez profil na PUE otrzyma natychmiast wiadomość o wystawieniu jego pracownikowi e-ZLA i samo zwolnienie.

Pracownik nie będzie musiał już dostarczać zwolnienia pracodawcy.

4. Zatrudnianie cudzoziemców

Od 1 stycznia 2018 roku oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi będą rejestrowane tylko w przypadku prac nie sezonowych wykonywanych przez obywateli 6 państw: Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Gruzji, Republiki Mołdowy, Federacji Rosyjskiej, Ukrainy (do 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy). Jednocześnie będzie możliwość ubiegania się o wydanie zezwolenia na pracę sezonową (do 9 miesięcy w roku kalendarzowym) dla obywateli wszystkich państw trzecich.

5. Zakaz handlu w niedziele

Od 1 marca 2018 roku zacznie się stopniowe ograniczanie handlu w niedziele. W tym roku sklepy otwarte będą w dwie niedziele w miesiącu (pierwszą i ostatnią), w 2019 roku zakupy zrobimy już tylko w ostatnią niedzielę, a w 2020 zakaz obejmie wszystkie niedziele (z pewnymi wyjątkami, np. przed świętami). Ustawa przewiduje kilkadziesiąt wyjątków od zakazu handlu. Otwarte będą mogły być m. in. stacje paliw, kwiaciarnie i lodziarnie oraz te sklepy, w których za ladą stanie sam właściciel.

Pakiety medyczne dla członków rodziny pracownika, współfinansowane przez pracodawcę

Dofinansowane pakiety medyczne dla rodziny pracownika jako dochód pracownika

Pakiety medyczne dla członków rodziny pracownika jeśli są współfinansowane z konta pracodawcy należy zaliczyć do przychodów pracownika ze stosunku pracy a nie jakby mogło się wydawać do przychodów z innych źródeł członków rodziny.

Wynika to z faktu, iż umożliwienie korzystania z pakietów medycznych rodziny pracownika jest ściśle związane z jego umową o pracę z pracodawcą i warunków które on oferuje dla swoich pracowników.

W takim wypadku nie odpłatne świadczenie (po części finansowane przez firmę) otrzymuje pracownik. Przychodem będzie kwota świadczenia poniesionego przez pracodawcę na rzecz rodziny pracownika.

Okresy wypowiedzenia dla umów o pracę: czas próbny, określony i nieokreślony

Przy zawieraniu z pracownikami umów o pracę, zarówno pracodawca jak i pracownik ma możliwość rezygnacji z umowy zgodnie z określonymi terminami (art. 32-43 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141). Terminy wskazane w artykułach kodeksu ściśle są uzależnione od:

– rodzaju umowy zawartej z pracodawcą (umowa na czas próbny, określony czy też nieokreślony, umowa na zastępstwo, umowa na czas wykonywania określonego zadania)

– czasu przepracowanego u danego pracodawcy

– czasu na jaki umowa została zawarta (dotyczy to w szczególności umów terminowych)

Poniżej terminy wypowiedzenia dla poszczególnych umów o pracę:

Umowa na czas próbny

Okres wypowiedzenia umowy zawartej na czas próbny wynosi:

– 3 dni robocze, jeśli umowa była zawarta na okres do 2 tygodni,

– 1 tydzień jeśli umowa była zawarta na okres powyżej 2 tygodni,

– 2 tygodnie jeśli umowa była zawarta na okres 3 miesięcy.

Nie liczy się faktyczny czas przepracowany przez pracownika, a okres na jaki zawarł umowę na czas próbny z pracodawcą.

Umowa na czas określony

Umowa na okres próbny wygasa wraz z nadejściem konkretnie wskazanej daty w umowie, wykonaniem danego zadania lub nastąpieniem określonego wydarzenia. Okres wypowiedzenia dla umowy na czas okreslony wynosi:

– 3 dni robocze, kiedy umowa została zawarta na czas zastępstwa pracownika,

– 2 tygodnie, przy założeniu że umowa została zawarta minimum na 6 miesięcy oraz jeśli taka adnotacja została zamieszczona w umowie.

Umowa na czas nieokreślony

Okres wypowiedzenia przy umowie na czas określony zależy od długości zatrudnienia u pracodawcy i wynosi:

– 2 tygodnie, kiedy pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,

– 1 miesiąc, kiedy pracownik był zatrudniony minimum 6 miesięcy,

– 3 miesiące, kiedy pracownik był zatrudniony minimum 3 lata.

Do stażu zatrudnienia u jednego pracodawcy zalicza się wszystkie okresy zatrudnienia oraz okresy nieświadczenia pracy, takie jak okres urlopu wypoczynkowego, wychowawczego czy chorobowe L4.

Okres wypowiedzenia trwający tydzień lub jego wielokrotność zawsze kończy się w sobotę. Opisane powyżej okresy wypowiedzenia są minimalne i nie można ich skracać, można natomiast okresy te wydłużyć nawet do 12 miesięcy pod warunkiem, że będzie on korzystny dla pracownika (np. z punktu widzenia poszukiwania nowego zatrudnienia).