Obowiązki raportowania w ramach MDR – schematy podatkowe pod lupą

Schematy podatkowe niezmiennie budzą szereg wątpliwości. W ostatnich latach kraje na całym świecie zintensyfikowały wysiłki na rzecz zwalczania unikania opodatkowania oraz agresywnego planowania podatkowego. Jednym z narzędzi, które ma przeciwdziałać tym praktykom, jest Dyrektywa Rady UE 2018/822 z dnia 25 maja 2018 r., znana jako DAC6, wprowadzająca obowiązek raportowania schematów podatkowych, które mogą być potencjalnie agresywne (MDR – Mandatory Disclosure Rules). (więcej…)

Składka zdrowotna dla przedsiębiorców od 2025

Od stycznia 2025 roku nastąpią istotne modyfikacje w sposobie ustalania składek zdrowotnych dla osób prowadzących własną działalność. Proponowane przez Ministerstwo zmiany mają wprowadzać jednolite zasady dla małych przedsiębiorstw, zapewniając im równość w prowadzeniu biznesu. Według ustawodawcy, obliczanie składek ma stać się bardziej zrozumiałe, a dotychczasowa niejasność dotycząca opłacania składek od sprzedaży aktywów zostanie wyeliminowana. Jeśli obecne ustalenia wejdą w życie, większość przedsiębiorców – około 93% – odnotuje korzyści finansowe. Temat na razie budzi kontrowersje i nie jest znany ostateczny kształt ustawy. Składka zdrowotna będzie zależeć od formy opodatkowania. (więcej…)

Kwiecień 2024 – zmiany w pigułce

Kwiecień 2024 oznacza dla firm zmiany podatkowe i kadrowo-płacowe. Specjalnie dla Was przedstawiamy skondensowane informacje o tych zmianach. Zapraszamy do lektury! (więcej…)

Prawa Konsumenta – o statusie Konsumenta i ochronie konsumenckiej

Zakupy w Internecie stanowią normę w dzisiejszym świecie. Szeroki wybór asortymentu, łatwość wysyłki, a przede wszystkim komfort zakupów z domu to argumenty przez które wiele osób decyduje się kupować w Internecie. Kupujemy niemal wszystko, od zwykłych rzeczy codziennego użytku, jak np. środki czystości, art. spożywcze, poprzez przedłużenie abonamentów (internetowe, telefoniczne), przedmiotów RTV oraz AGD, aż po zawieranie wszelakich innych umów sprzedaży na odległość. Co daje status konsumenta i co warto wiedzieć o prawach konsumenckich? (więcej…)

Czy pączki można wrzucić w koszty firmy?

W Tłusty Czwartek zamawiasz do biura słodkości i pojawia się myśl – czy pączki mogą być kosztem? Jakie warunki powinny być wtedy spełnione, żeby wrzucić pączki w koszty firmy? Wyjaśniamy możliwie najkrócej. (więcej…)

Archiwum firmowe – tych dokumentów księgowych nie usuwaj w 2024

Wiadomość o odroczeniu obowiązkowego KSeF daje dodatkowy czas na dopięcie optymalizacji i wdrożeń. Jedno jest pewne – to dobry moment na digitalizację ton papierów i porządki w biurowej dokumentacji. Rozpoczęcie czystek w dokumentach firmowych warto rozpocząć od przypomnienia sobie przepisów. Firmy podlegają obowiązkowi przechowywania dokumentacji zgodnie z ordynacją podatkową, aż do momentu ich przedawnienia (art. 86 § 1). Co można wrzucić do niszczarki w 2024 roku, a co musi bezwzględnie zostać? (więcej…)

Ile będzie kosztować Cię zatrudnienie pracownika w 2024?

Minimalne wynagrodzenie od stycznia 2024 roku będzie wynosiło 4242 zł, zaś stawka godzinowa wzrośnie z 23,50 na 27,70 zł brutto. Co to oznacza dla pracodawcy?

Wyliczenia dla minimalnego wynagrodzenia pracownika na pełnym etacie*

Koszty pracodawcy	Od 1.01.2024	Od 1.07.2024
Zatrudnienie pracownika	5 174,39 zł	5 245,14 zł
Składki ZUS pracownika	911,02	923,47
Składki ZUS pracodawcy	760,59	770,99
Składka na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych	108,17	109,65
Podatek	117,00	123,00
Wpłata podstawowa na PPK pracownika	84,84	86,00
Wpłata podstawowa pracodawcy	63,63	64,50
Wynagrodzenie netto pracownika	3 129,14	3 167,53

Wyliczenia dla minimalnego wynagrodzenia ze względu na wymiar wymiaru etatu*

Wymiar etatu	Od 1.01.2024	Koszty pracodawcy	Od 1.07.2024	Koszty pracodawcy
Pełny etat	4242 zł	5 174,39 zł	4300 zł	5 245,14 zł
¾ etatu	3181,50 zł	3 880,79 zł	3225 zł	3 933,87 zł
½ etatu	2121 zł	2 587,20 zł	2150 zł	2 622,58 zł
1/3 etatu	1414 zł	1 724,79 zł	1433,33 zł	1 748,38 zł
¼ etatu	1060,50 zł	1 293,59 zł	1075 zł	1 311,30 zł

*Obliczenia dokonano przy następującym założeniu: Pracownik powyżej 26 roku życia, pracujący w miejscu zamieszkania, podpisał PIT-2 oraz przystąpił do PPK.

12%-owa podwyżka składek do ZUS dla przedsiębiorców od 2024 roku

Duży ZUS – 1600,32 zł/mies.

Podstawą wyliczeń składek dużego ZUS-u jest 60% przeciętnego wynagrodzenia.

Wysokość poszczególnych składek od 2024:

Rodzaj składki	% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (7824 zł)	Wysokość składki
EMERYTALNA	19,52%	916,35 zł
RENTOWA	8%	375,55 zł
CHOROBOWA	2,45%	115,01 zł
WYPADKOWA	1,67%	78,40 zł
NA FUNDUSZ PRACY	2,45%	115.01 zł
SUMA SKŁADEK (BEZ ZDROWOTNEJ)		1600,32 zł

W porównaniu z 2023 rokiem, wysokość składek wzrasta o 181,84 zł na miesiąc.

Składka zdrowotna uzależniona jest od wybranej formy opodatkowania.

Jeśli chodzi o przedsiębiorców na ryczałcie, wysokość ich składki zdrowotnej będzie znana dopiero w styczniu 2024. Jest ona uzależniona od wysokości przeciętnego wynagrodzenia z IV kwartału 2023.

Preferencyjny ZUS – 402,65 zł (I półrocze), 408,16 zł (II półrocze)

Podstawą wyliczeń składek preferencyjnego ZUS-u jest 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia (1272,60 zł do 30 czerwca 2024, 1290 zł od 1 lipca 2024).

Rodzaj składki	Wysokość składki do 30.06.24	Wysokość składki od 1.07.24
EMERYTALNA	248,41 zł	251,81 zł
RENTOWA	101,81 zł	103,20 zł
CHOROBOWA	31,18 zł	31,61 zł
WYPADKOWA	21,25 zł	21,54 zł
SUMA SKŁADEK (BEZ ZDROWOTNEJ)	402,65 zł	408,16 zł

Jeśli opłacasz minimalne składki preferencyjnego ZUS, składka 2,45% na Fundusz Pracy Cię nie dotyczy. W porównaniu z 2023 rokiem wysokość składek wzrasta o blisko 63,68 zł na miesiąc.

Rozmowa o KSeF z Jarosławem Włochem – radcą prawnym i doradcą podatkowym

KSEF – czyli „strach się bać” czy „z dużej chmury mały deszcz”. Praktyczne uwagi w związku z wdrożeniem.

Wywiad z Jarosławem Włochem – radcą prawnym i doradcą podatkowym z blisko 15-letnim doświadczeniem w zakresie doradztwa podatkowego, specjalizującym się w podatkach bezpośrednich i pośrednich oraz szkoleniowcem, który przeprowadził w swojej karierze ponad 150 szkoleń podatkowych.

Pyt: Zacznijmy od podstaw – czym właściwie jest KSEF?

Najprościej rzecz ujmując, KSEF czyli Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny o zasięgu ogólnopolskim, który ma w swojej konstrukcji służyć przede wszystkim do wystawiania, wysyłania, przechowywania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Można śmiało powiedzieć, że to rewolucja, jeśli chodzi o formę faktur. Do tej pory wszyscy przyzwyczajeni byli do tego, że w obiegu prawnym funkcjonowały dwie podstawowe formy faktur: papierowe i elektroniczne (rozumiane jako faktury np. w formacie PDF wysyłane jako załącznik do wiadomości email). Oczywiście można spotkać jeszcze faktury ustrukturyzowane w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666), ale to znacznie rzadszy przypadek. Natomiast po wprowadzeniu KSEF obligatoryjnego od 1 lipca 2024 z obrotu między przedsiębiorcami (tzw. obrót b2b) znikną faktury papierowe i elektroniczne i zostaną zastąpione nowymi fakturami ustrukturyzowanymi, wystawianymi w ramach nowego systemu teleinformatycznego. To kolejny krok w postępującej już od dłuższego czasu digitalizacji i elektronizacji obowiązków podatkowych.

Pyt: No właśnie, jak to jest z datą wejścia w życie KSEF – czy to jest 1 lipca 2024 r. dla wszystkich podatników?

Nie. Ustawodawca podzielił podatników na niejako dwie tury. Podatnicy zwolnieni z podatku VAT będą mieli pół roku więcej bo dla nich obligatoryjny KSEF wejdzie w życie dopiero od 1 stycznia 2025 r., przy czym cały czas mówimy tu wyłącznie o obrocie b2b, bo sprzedaż na rzecz konsumentów (b2c) w ogólnie nie będzie objęta systemem KSEF. W tym zakresie pozostaną do tej pory obowiązujące formy faktur. Uprzedzając kolejne pytanie – bo często je słyszę od uczestników szkoleń – na razie nic nie zapowiada, aby te daty miały zostać jeszcze przesunięte w czasie, ale warto śledzić na bieżąco zmiany w zakresie podatku VAT, bo oczywiście nie sposób tego wykluczyć.

Pyt.: Jak to w praktyce ma wyglądać – jak będzie wyglądało wystawianie i odbieranie nowych faktur?

Nieco upraszczając: podatnicy, aby wystawić fakturę będą mieli dwa wyjścia. Pierwsze – będą mogli skorzystać z bezpłatnych aplikacji uruchomionych w tym celu przez Ministerstwo Finansów dostępnych na jego stronach internetowych, gdzie po zalogowaniu będzie można wystawiać i odbierać faktury. Będzie to rozwiązanie raczej dla mikroprzedsiębiorców z uwagi na niewielką ilość faktur, którymi się posługują. Zdecydowana większość będzie musiała pójść drugą ścieżką i z pomocą dostawców programów informatycznych zaktualizować swoje wewnętrzne oprogramowanie finansowo-księgowe, aby było ono zgodne z nowymi standardami i umożliwiało łączenie się z KSEF w celu wystawiania czy odbierania faktur. To zaś oznacza dodatkowy wydatek na taką aktualizację i jej dostosowanie do naszych konkretnych potrzeb. W tym drugim wariancie po wprowadzeniu danych faktury do naszego wewnętrznego systemu i uzyskaniu ewentualnych odpowiednich akceptacji, faktura będzie mogła zostać wysłana do KSEF. Wysyłka będzie się odbywała z poziomu naszego systemu, ale będzie możliwa tylko, gdy w momencie wysyłki będzie spełniony wymóg autoryzacji. Autoryzacja – czyi niejako podpis – może się odbywać albo przy użyciu podpisu kwalifikowanego lub podpisu profilem zaufanym (ePUAP), albo też przy użyciu specjalnego tokenu lub pieczęci elektronicznej. W momencie skutecznego wysłania do KSEF, faktura będzie uznana za wystawioną i wprowadzoną do obrotu prawnego. Nie będzie trzeba jej drukować czy wysyłać emailem, bo dla odbiorcy będzie ona miała również status doręczenia. Jedyną formą jej poprawiania będzie korekta. Poprawnie wysłana faktura będzie miała nadawany systemowo numer porządkowy (nie będzie on jednak zmieniał naszej numeracji faktur). Można powiedzieć, że w jednym momencie faktura będzie miała skutek zarówno wystawienia i wysłania dla sprzedającego, jak i skutek doręczenia dla odbiorcy. Organy podatkowe będą miały zatem dostęp do naszych faktur w czasie rzeczywistym, bo faktury będą przechowywane (przez 10 lat) w systemie KSEF. Po wysyłce faktur do KSEF nasz system będzie mógł z kolei dokonać ich wizualizacji, gdyż wysyłka będzie się odbywała w formacie xml.

Pyt: Czyli – jeśli dobrze rozumiem – to informatycy mają stanąć na wysokości zadania i po prostu zaktualizować na czas nasze systemy tak, aby można było wysyłać i odbierać faktury przez KSEF?

Nie do końca. Oczywiście to na nich będzie spoczywał ciężar wykonania pracy informatycznej tak, aby nasz system mógł bez błędów łączyć się z KSEF, wysyłać faktury zgodne z ich nową formą ustrukturyzowaną i je odbierać. Ale to podatnik będzie korzystał ostatecznie z tego systemu. Warto zatem zadbać o to, żeby był on dla niego przyjazny, łatwy w obsłudze i zawierał inne funkcjonalności wprost nie wymagane przez nowe przepisy. Warto wspomnieć o możliwości testowania zgodności faktury z nową formą ustrukturyzowaną jeszcze przed jej wysyłką do KSEF. Pozwoli to zmniejszyć liczbę przypadków odrzucenia faktury przez system bez podawania konkretnych błędów, które spowodowały odrzucenie faktury. Oczywiście każdy przypadek jest nieco inny i mogą pojawić się inne praktyczne potrzeby i funkcjonalności, uzależnione od tego, jakie rodzaje faktur sprzedażowych i zakupowych występują w danym przypadku. Dlatego nie warto odkładać tego na ostatnią chwilę i znacznie wcześniej rozpocząć testy na nowym programie tak, by wyłapać potencjalne problemy i słabe punkty.

Pyt.: Czy poza tymi testami nad zaktualizowanym oprogramowaniem należy podjąć jeszcze jakieś przygotowania?

Zasadniczo tak, ale wszystko będzie zależeć od konkretnego przypadku. Inaczej będzie wyglądała sytuacja firm, które korzystają z biura rachunkowego, a inaczej firm, które mają w całości własną księgowość (łącznie z osobami które wystawiają faktury). W tym pierwszym przypadku trzeba będzie uzgodnić, kto będzie odpowiedzialny za wystawianie (wysyłanie) faktur do KSEF, kto będzie je odbierał, jak będzie wyglądał ich przepływ pomiędzy biurem a klientem (sposób przekazywania) oraz jak będzie wyglądała ich merytoryczna akceptacja przez klienta. Trzeba będzie zatem uzgodnić i wybrać sposób autoryzacji, wyznaczyć do tego odpowiednie osoby, co oznacza podjęcie kilku strategicznych i personalnych decyzji. W przypadku księgowości wewnętrznej również trzeba będzie wybrać sposób autoryzacji w KSEF, a często również ustalić na nowo schemat obiegu dokumentów w firmie, uregulować na nowo procedury, w których elementem jest dokument faktury. Właściwie każdy proces w firmie, w którym pojawia się faktura, będzie musiał być ponownie przemyślany. KSEF może spowodować także konieczność zmiany w umowach, ogólnych warunkach sprzedaży i zakupów. Dużo będzie też zależeć od tego, kto jest naszym klientem, czy mamy zarówno sprzedaż b2b jak i b2c, czy mamy klientów krajowych i zagranicznych (w tym drugim przypadku również będzie konieczność wystawiania faktur w KSEF, ale wysyłka będzie już papierowa lub elektroniczna po pobraniu wizualizacji), czy mamy faktury walutowe, czy mamy praktykę załączania dodatkowych dokumentów do faktur (w KSEF nie będzie możliwości dodawania załączników). Podobnie z perspektywy zakupów znaczenie będą miały wspomniane czynniki. Z obrotu znikną duplikaty, noty korygujące. Trzeba również przeanalizować treść naszych dotychczasowych faktur i sprawdzić czy dane, które do tej pory zamieszczaliśmy, będziemy również mogli zamieszczać zgodnie z nowym ustrukturyzowanym wzorem, a jeśli tak, to w jaki sposób i w jakich konfiguracjach. Zmieni się choćby sposób rozliczania podróży służbowych i pracowników, bowiem zmieni się też dotychczasowa praktyka, że pracownik wracał z delegacji i przynosił nam faktury, które dostał w czasie jej trwania. KSEF to obecnie cały czas praca na żywym organizmie w formie testów i cały czas jesteśmy zaskakiwani obszarami nawet niezwiązanymi wprost z podatkami, w których także wymusi on zmiany w firmach. Dlatego nie warto odkładać KSEF na ostatnią chwilę, tylko wcześniej rozpocząć jego wdrożenie. Jeśli zostawimy wszystko na miesiąc przed planowaną datą to może okazać się, że to zbyt mało czasu na jego prawidłowe wdrożenie. Posłużę się pewnym przykładem – obecnie, aby zgłosić konkretną osobę do autoryzacji, należy posłużyć się formularzem ZAW-FA składanym wyłącznie papierowo. Dopiero zarejestrowanie takiej osoby powoduje, że ma ona nadane uprawnienia. Bez takich uprawnień nie można podpisywać wysyłki faktur do KSEF czy wygenerować tokenu dla spółek. Obecnie na taką rejestracje czeka się od kilku dni do nawet kilku tygodni, ale jesteśmy przecież jeszcze daleko od daty wejścia w życie.

Pyt: Rzeczywiście jest sporo tych obszarów do przemyślenia. Czy poza autoryzacją, zwróceniem uwagi na treść i rodzaj faktur oraz integrację z systemem finansowo księgowym podatnicy powinni jeszcze na coś zwrócić uwagę?

Tak, oczywiście – można by tu wymieniać wiele spraw, ale z kilku ważniejszych to na pewno warto poświęcić nieco uwagi wizualizacjom faktur. Szczególnie tych, które będą wysyłane dla zagranicznych kontrahentów. Może być problem z ich tłumaczeniem na języki obce, dodatkowo będą one zawierać specjalny kod QR. Trzeba będzie też przemyśleć, jak zachować się w okresie awarii systemu KSEF. Przepisy przewidują kilka różnych przypadków, gdy system nie będzie działał i będzie można wystawiać faktury w trybie offline. To dość skomplikowane przepisy i może czasami warto byłoby poczekać, aż awaria zostanie usunięta. Trzeba również zastanowić się nad archiwizacją faktur. Przepisy przewidują bowiem, że KSEF będzie zapewniał przechowanie przez 10 lat, ale może się to okazać zbyt krótki okres dla niektórych przypadków (np. amortyzacja środków trwałych).

Pyt.: No dobrze, a czy są jakieś plusy KSEF?

Z pewnością do plusów można zaliczyć zwiększenie pewności obrotu – zmniejszy się liczba przypadków, kiedy faktura mogłaby ulec zniszczeniu, zaginięciu, dotarciu z opóźnieniem. Skróci się czas kontroli, wszak organ będzie miał dostęp do naszych faktur na bieżąco. Odpadnie nam częściowo problem z przechowywaniem faktur. Cały system ma również umożliwić lepsze typowanie podatników do kontroli i skuteczniejsze eliminowanie z obrotu nieuczciwych podmiotów. Po wprowadzeniu KSEF obligatoryjnego skróci się również czas zwrotu podatku VAT do 40 dni.

Pyt: Jakie inne zagrożenia mogą się jeszcze pojawić w związku z KSEF?

Też jest ich tutaj sporo. Od takich, które przychodzą od razu do głowy jak ataki hakerskie, przedłużające się awarie systemu z przyczyn leżących po stronie KSEF lub samego podatnika, po bardziej poważne – jak choćby świadomość, że organy podatkowe będą „widziały” nasze faktury „gołym okiem” ze wszystkimi szczegółami. Do tej pory przesyłaliśmy JPKi, w których nie było aż tak szczegółowych informacji, dodatkowo są one przesyłane tylko raz w miesiącu. Dzięki KSEF organy teoretycznie będą mogły na bieżąco dostrzec błędy w naszych fakturach, wykryć nieterminowe ich wystawianie, zidentyfikować transakcje wzbudzające wątpliwości itp. Wszystko to ma znamiona kontroli. Dla podatników oznacza to konieczność wręcz skrupulatnego dokumentowania wszystkich transakcji, bez marginesu błędu i bez możliwości jego naprawienia przed przekazaniem dokumentu faktury do KSEF, czyli de facto do organów podatkowych. Przepisy przewidują również wysokie kary za niestosowanie KSEF, ale na szczęście dopiero od 1 stycznia 2025r.

Pyt: Jak by zatem można było odpowiedzieć na pytanie postawione w tytule dzisiejszego wywiadu?

Odpowiem jak każdy prawnik: to zależy. Z pewnością na początku sporo pracy czeka biura rachunkowe, które będę musiały podjąć strategiczną decyzję o modelu współpracy w nowych warunkach. Największe wyzwanie spoczywa na firmach, które wystawiają dużo różnych rodzajów faktur na rzecz różnych kontrahentów oraz otrzymują dużo różnych rodzajów faktur zakupowych. Myślenie w takim przypadku, że wszystko zrobią za nas dostawcy oprogramowania informatycznego, może się okrutnie zemścić i może zabraknąć czasu na wdrożenie koniecznych zmian. Wielu przedsiębiorców będzie się musiało mentalnie przestawić z faktur papierowych i wysyłanych emailem na nowy rodzaj. Nie będzie zatem już możliwości anulowania faktur, podmieniania faktur, wystawiania faktur po terminie i innych tego typu praktyk, do tej pory nie do końca widocznych dla fiskusa.

Panie Jarosławie, dziękujemy za rozmowę i wszystkie cenne uwagi!