Zakładając firmę, nigdy do końca nie ma się pewności, jak potoczą się jej losy. Dopiero czas pokazuje, z jakimi wyzwaniami trzeba się mierzyć lub jaki będzie kierunek jej rozwoju. Jedno jest pewne – zmiana księgowości dla istniejącego już podmiotu gospodarczego jest poważnym tąpnięciem. Warto się na nie dobrze przygotować. Przyczyn zmiany księgowości może być bardzo wiele – od niedyspozycji poprzedniej księgowej czy niewystarczającej wiedzy po rozwój firmy czy brak satysfakcji z dotychczasowych usług.
Kroki przekazania księgowości
1. Ocena potrzeb i wyboru partnera
Pierwszym krokiem jest dokładna analiza powodów, dla których Twoja firma decyduje się na zmianę księgowości. Mogą to być różne czynniki, takie jak redukcja kosztów, dostęp do specjalistycznej wiedzy czy odciążenie wewnętrznego zespołu. Następnie należy dokładnie przeanalizować ofertę biur rachunkowych i wybrać partnera, który najlepiej odpowiada potrzebom firmy. Warto zwrócić uwagę na to, jak długo biuro jest obecne na rynku, na liczbę pracujących tam specjalistów, kompleksowość usług (czy oprócz księgowości są tam usługi kadrowo-płacowe, raportowanie, analizy?). Bardzo ważne jest też zadanie sobie pytania, czy biuro spełni Twoje wymagania, gdy już doprowadzisz swoją firmę do momentu o którym marzysz (np. za 2 lata) – tak, aby móc spokojnie kontynuować współpracę?
2. Przygotowanie dokumentacji
Przekazanie księgowości wymaga dokładnego przygotowania dokumentacji dotyczącej finansów firmy. To obejmuje dokumentację (zarówno papierową, jak i tę na plikach elektronicznych), ale też historię księgową Twojej firmy w ramach bazy księgowej z systemu księgowego. Dokumentacja ta będzie podstawą dla nowego biura rachunkowego do poprawnego kontynuowania obsługi księgowej lub weryfikacji dotychczasowych zapisów.
3. Umowa i poufność
Przed przystąpieniem do współpracy z nowym biurem rachunkowym konieczne jest podpisanie umowy regulującej zakres usług, warunki finansowe oraz kwestie poufności. W umowie powinny zostać jasno określone obowiązki obu stron m.in. terminy i sposób dostarczania dokumentów, okres wypowiedzenia, odpowiedzialność w razie kontroli.
4. Przekazanie danych
Kiedy umowa zostanie podpisana, musisz dostarczyć nowemu biuru rachunkowemu dostęp do swoich danych finansowych. To może obejmować przekazanie dostępu do systemów księgowych, wyciągów bankowych, raportów kasowych i innych istotnych źródeł informacji (m.in. umowy kredytowe, leasingowe).
5. Okres przejściowy
Wprowadzenie nowego biura rachunkowego do specyfiki finansów firmy może wymagać trochę czasu. W tym okresie warto zapewnić stały kontakt i współpracę, aby uniknąć błędów i zminimalizować zakłócenia w funkcjonowaniu księgowości. W zależności od skomplikowania i ilości zapisów księgowych w firmie, okres ten może trwać od 3 do nawet 7 miesięcy.
6. Monitorowanie działań
Po przekazaniu księgowości ważne jest regularne monitorowanie jakości usług świadczonych przez zewnętrzne biuro rachunkowe. Takie działania kontrolne pomagają upewnić się, że wszystko przebiega zgodnie z oczekiwaniami i ewentualnie wprowadzić korekty w procesie.
7. Dostęp do danych
Chociaż przekazano księgowość firmie zewnętrznej, nadal pozostajesz odpowiedzialny/-a za swoje dane finansowe. Ważne jest, aby mieć dostęp do tych danych w razie potrzeby, na przykład podczas audytu lub kontroli podatkowej.
Aspekty do uwzględnienia:
1. Bezpieczeństwo danych
Zabezpieczenie danych finansowych firmy jest kluczowym aspektem. Przekazując dane innemu biuru rachunkowemu, należy upewnić się, że firma ma odpowiednie procedury i zabezpieczenia, aby chronić te dane przed nieautoryzowanym dostępem.
2. Komunikacja
Skuteczna komunikacja pomiędzy firmą a biurem rachunkowym jest niezbędna dla prawidłowego przepływu informacji. Otwarta linia komunikacji pomaga rozwiązywać wszelkie wątpliwości i problemy w czasie rzeczywistym.
3. Przekazanie wszystkich istotnych aspektów dot. firmy
Nowe biuro rachunkowe może potrzebować pewnego przeszkolenia dotyczącego specyfiki firmy, jej branży oraz oczekiwań w zakresie obsługi księgowej.
4. Przygotowanie na zmiany
Przekazanie księgowości to duże zmiany wewnątrz firmy. Należy być przygotowanym na dostosowanie się do nowych procedur i sposobów pracy. Można ten czas również wykorzystać na ułożenie procesów wewnętrznych w organizacji, jeśli coś wymaga ulepszenia.
5. Ocena efektywności
Po pewnym czasie od zawiązania współpracy, ważna jest ocena efektywności outsourcingu. Pomocne może okazać się pytanie, czy firma rzeczywiście osiągnęła zamierzony cel, czy też może potrzebne są korekty w zakresie usług lub ich poszerzenie.
Outsourcing księgowości może przynieść wiele korzyści firmom, jednak kluczem do sukcesu jest dokładne planowanie, przemyślane wybory i stała współpraca z nowym biurem rachunkowym. Dbałość o płynny przepływ informacji i monitorowanie jakości usług są kluczowymi elementami tego procesu.
