Nowelizacja Kodeksu pracy od 2026 roku

Dłuższy urlop, wyższe dodatki i odprawy

Sejm rozpoczął prace nad ustawą, która może całkowicie zmienić sposób ustalania stażu pracy w Polsce. Od 1 stycznia 2026 r. do stażu pracy mają być zaliczane okresy wykonywania umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie, a także prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej. Nowelizacja Kodeksu pracy ma objąć ponad 6 milionów osób, które dotychczas nie miały możliwości skorzystania z pełnych uprawnień pracowniczych.

Co się zmienia od 2026 roku w Kodeksie pracy?

Zgodnie z rządowym projektem (druk sejmowy nr 1426), do okresu zatrudnienia, od którego zależą m.in. prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego, odprawy, dodatki stażowe czy nagrody jubileuszowe, mają zostać doliczone:

okresy prowadzenia działalności gospodarczej,
okresy zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia,
umowy agencyjne i inne umowy o świadczenie usług,
okresy współpracy z osobami prowadzącymi działalność,
okresy pracy za granicą u zagranicznego pracodawcy,
członkostwo w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych lub kółkach rolniczych,
okresy służby funkcjonariuszy Straży Marszałkowskiej i Służby Celno-Skarbowej.

Warunkiem zaliczenia będzie opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne i rentowe lub wypadkowe).

Jakie uprawnienia zyskają pracownicy?

Osoby, które przed zatrudnieniem na etacie prowadziły firmę lub pracowały na zleceniu, zyskają prawo m.in. do:

dłuższego urlopu wypoczynkowego (26 dni zamiast 20),
wyższej odprawy w razie rozwiązania stosunku pracy,
dodatków stażowych i nagród jubileuszowych,
dłuższego okresu wypowiedzenia (w przypadku wcześniejszej współpracy z obecnym pracodawcą na podstawie umów cywilnoprawnych).

To oznacza zrównanie praw osób, które wcześniej prowadziły aktywność zawodową poza etatem, z tymi zatrudnionymi na umowie o pracę od początku.

Dlaczego to ważna zmiana?

Dotychczas umowy cywilnoprawne i samozatrudnienie nie były wliczane do stażu pracy. Pracownicy tracili na tym nie tylko przy urlopie, ale także przy ustalaniu odpraw czy awansu zawodowego. Nowelizacja ma na celu zlikwidowanie tych nierówności i ułatwienie dostępu do stabilnych warunków zatrudnienia.

Według danych GUS z końca 2024 roku:

ponad 2,4 mln osób pracowało na podstawie umów zlecenia lub pokrewnych,
prawie 3,8 mln osób prowadziło jednoosobową działalność gospodarczą.

Łącznie zmiana może dotyczyć ponad 6 milionów Polaków.

Kiedy zmiana wejdzie w życie?

22 lipca 2025 r. Sejm przeprowadził pierwsze czytanie projektu ustawy i skierował go do dalszych prac w sejmowej Komisji Nadzwyczajnej do spraw zmian w kodyfikacjach. Planowany termin wejścia w życie przepisów to 1 stycznia 2026 roku.

Co możesz zrobić już teraz?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą lub osobą, która przez wiele lat pracowała na umowach cywilnoprawnych i planujesz powrót do etatu – ta zmiana może znacząco wpłynąć na Twoje przyszłe uprawnienia. Warto już teraz:

zebrać dokumentację potwierdzającą okresy działalności lub umów cywilnoprawnych,
sprawdzić, czy w Twoim przypadku opłacane były składki ZUS,
skonsultować się z księgowym, aby odpowiednio przygotować się do zmian.

Projekt ustawy oraz informacje o przebiegu legislacyjnym znajdziesz na stronie Sejmu.

Potrzebujesz wsparcia w ewidencji okresów zatrudnienia i zmianach kadrowych?

Wspieramy średnie i duże firmy w pełnej obsłudze księgowej oraz kadrowo-płacowej. Monitorujemy zmiany w przepisach i pomagamy wdrażać je w praktyce. Skontaktuj się z nami TUTAJ.

Odpowiedzialność członków zarządu za zaległości podatkowe spółki

Odpowiedzialność członków zarządu za zaległości podatkowe spółki – nowe orzecznictwo, nowe możliwości obrony

Prowadzenie spółki kapitałowej wiąże się z wieloma obowiązkami, w tym również z potencjalną odpowiedzialnością osobistą członków zarządu. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeżeli spółka nie ureguluje swoich zobowiązań podatkowych, jej zarząd – także byli członkowie – może odpowiadać za te zaległości całym swoim prywatnym majątkiem. Odpowiedzialność ta budzi wiele kontrowersji, jednak niedawne orzeczenia Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) mogą istotnie wpłynąć na sytuację osób pełniących funkcje zarządcze w spółkach.

Odpowiedzialność członków zarządu – podstawa prawna

Zgodnie z art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej, członkowie zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjnej odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem za zaległości podatkowe spółki, jeżeli spełnione są trzy warunki:

Egzekucja z majątku spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna.
Zobowiązanie podatkowe powstało w czasie pełnienia przez daną osobę funkcji członka zarządu.
Członek zarządu nie wykazał, że:
- we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości, lub
- wszczęto postępowanie układowe bądź restrukturyzacyjne, lub
- niezgłoszenie wniosku o upadłość nastąpiło bez jego winy.

Przepis ten obejmuje nie tylko aktualnych, ale także byłych członków zarządu, jeśli termin płatności zobowiązania przypadał w czasie sprawowania przez nich funkcji. Odpowiedzialność podatkowa zarządu może więc dotyczyć sytuacji sprzed lat – nawet wtedy, gdy dana osoba od dawna nie jest związana z daną spółką.

Ograniczony udział w postępowaniu – dotychczasowa praktyka

W praktyce członkowie zarządu nie mieli dotąd prawa uczestniczyć w postępowaniu wymiarowym jako strona. Oznaczało to, że nie mogli kwestionować wysokości zobowiązań podatkowych ustalanych przez organy skarbowe wobec spółki, choć później to właśnie oni mieli za te zobowiązania odpowiadać.

Ten brak możliwości obrony przed wydaniem decyzji dotyczącej podatku skutkował sytuacjami, w których organy podatkowe ustalały zobowiązania, a następnie przenosiły odpowiedzialność za ich zapłatę na członków zarządu – bez ich realnego udziału w postępowaniu i możliwości przedstawienia własnych argumentów.

Przełomowe wyroki TSUE z 2025 r.

Ten stan rzeczy zakwestionował Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, który w 2025 roku wydał dwa kluczowe orzeczenia w sprawach dotyczących odpowiedzialności członków zarządu spółek za zobowiązania podatkowe:

1. Wyrok TSUE z 27 lutego 2025 r. (C-277/24)

W tym orzeczeniu TSUE wskazał, że członek zarządu, który może zostać pociągnięty do osobistej odpowiedzialności podatkowej, powinien mieć prawo do obrony jeszcze na etapie postępowania wymiarowego. Oznacza to, że musi mieć możliwość zakwestionowania samej zasadności i wysokości zobowiązania podatkowego, zanim zostanie ono przeniesione na jego osobę.

Trybunał uznał, że pozbawienie tych osób statusu strony postępowania i możliwości przedstawienia swoich argumentów narusza podstawowe zasady prawa Unii Europejskiej, w tym zasadę prawa do rzetelnego procesu i efektywnej ochrony sądowej.

2. Wyrok TSUE z 30 kwietnia 2025 r. (C-278/24)

W kolejnym wyroku TSUE jeszcze wyraźniej podkreślił konieczność zapewnienia członkom zarządu możliwości czynnego udziału w postępowaniach, których skutkiem może być przeniesienie na nich odpowiedzialności finansowej. Zdaniem Trybunału, nie można skutecznie obciążać osoby fizycznej obowiązkiem zapłaty podatku bez dania jej szansy na obronę – nawet jeżeli zobowiązanie pierwotnie dotyczyło spółki.

Co te wyroki oznaczają w praktyce?

Dzięki wskazaniom TSUE można spodziewać się, że praktyka organów podatkowych i sądów administracyjnych ulegnie zmianie. Oto najważniejsze konsekwencje dla członków zarządu:

Większa ochrona prawna – osoby zasiadające w zarządach mogą żądać dopuszczenia do udziału w postępowaniu dotyczącym ustalenia zobowiązania podatkowego spółki.
Możliwość kwestionowania decyzji – były członek zarządu zyska prawo do obrony przed ustaleniami fiskusa, zanim zostanie obciążony obowiązkiem zapłaty z własnego majątku.
Potencjalna zmiana linii orzeczniczej – polskie sądy i organy podatkowe będą musiały dostosować swoje działania do wykładni zaprezentowanej przez TSUE.
Większe bezpieczeństwo osób pełniących funkcje w zarządach – nowe orzeczenia mogą skłonić do wprowadzenia bardziej przejrzystych i sprawiedliwych procedur wymierzania odpowiedzialności podatkowej.

Co mogą zrobić członkowie zarządu?

Jeśli pełnisz funkcję w zarządzie spółki kapitałowej – lub pełniłeś ją w przeszłości – warto monitorować sytuację finansową spółki oraz podejmować działania zabezpieczające:

Dokumentuj swoje działania – wykazanie braku winy (np. poprzez złożenie wniosku o upadłość lub próbę restrukturyzacji) może ochronić Cię przed odpowiedzialnością.
Monitoruj toczące się postępowania podatkowe – zwracaj uwagę na możliwość włączenia się do sprawy jeszcze na etapie ustalania zobowiązania spółki.
Korzystaj ze wsparcia profesjonalistów – przy ryzyku odpowiedzialności podatkowej warto zasięgnąć pomocy w interpretacji przepisów oraz obronie swoich praw.

Przeczytaj także: Zasady odpowiedzialności członka zarządu spółki budzą wątpliwości. Odpowiedź Ministerstwa Finansów

Potrzebujesz wsparcia w analizie odpowiedzialności zarządu lub w ocenie sytuacji finansowo-podatkowej spółki?

Sprawdź, jak możemy Ci pomóc w ramach obsługi księgowej i bieżącej kontroli zobowiązań podatkowych. Nasze biuro rachunkowe wspiera przedsiębiorców w zarządzaniu ryzykiem podatkowym –skontaktuj się z nami TUTAJ.

Zatrudnianie cudzoziemców po 1.06.2025 r. – zmiany

Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 roku – co się zmienia od 1 czerwca?

Od 1 czerwca 2025 roku wchodzą w życie przepisy, które w znaczący sposób zmieniają warunki zatrudniania i legalizacji pobytu cudzoziemców w Polsce. Nowelizacja obejmuje m.in. elektronizację procedur, zniesienie testu rynku pracy, wprowadzenie szybszej ścieżki dla niektórych pracodawców oraz rozszerzenie obowiązków informacyjnych. Pracodawcy zatrudniający cudzoziemców muszą dostosować się do nowych wymagań administracyjnych i organizacyjnych.

Elektronizacja procesu zatrudniania cudzoziemców

Od czerwca 2025 wszystkie sprawy dotyczące legalizacji pracy cudzoziemców będą załatwiane wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl (sekcja: zatrudnianie cudzoziemców). Dotyczy to m.in. składania wniosków o:

zezwolenie na pracę,
oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi,
dołączania dokumentów i załączników.

Dzięki temu uproszczeniu skraca się czas oczekiwania na decyzję, ale jednocześnie rośnie znaczenie poprawności formalnej wniosków i bieżącego monitorowania korespondencji elektronicznej z urzędami.

Zniesienie testu rynku pracy

Od 1 czerwca nie trzeba już uzyskiwać informacji starosty (tzw. testu rynku pracy) przy składaniu wniosku o:

zezwolenie na pracę,
zezwolenie na pobyt czasowy i pracę,
Niebieską Kartę UE.

Podstawę prawną stanowi nowelizacja ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Nowe przepisy umożliwiają wprowadzenie ograniczeń lokalnych – np. list zawodów niedostępnych dla cudzoziemców lub limitów zatrudnienia – decyzją starosty.

Fast track – szybsza ścieżka dla wybranych pracodawców

Nowe przepisy wprowadzają priorytetową obsługę wniosków dla wybranych kategorii pracodawców i zawodów. Dotyczy to m.in.:

firm o znaczeniu strategicznym (zgodnie z wykazem Ministra Rozwoju i Technologii),
kontynuacji zatrudnienia u tego samego pracodawcy,
zawodów deficytowych wskazanych w rozporządzeniu ministra ds. pracy (monitorpolski.gov.pl).

Fast track obejmuje wnioski o:

zezwolenie na pracę,
zezwolenie na pobyt czasowy i pracę,
wizy krajowe wydawane w celach pracy.

Nowe powody odmowy legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców

Od czerwca 2025 roku urzędy mogą odmówić wydania dokumentów legalizujących zatrudnienie, jeżeli:

cudzoziemiec nie podjął wcześniej pracy mimo wydania dokumentów,
pracodawca nie wywiązywał się z obowiązków wobec ZUS i urzędu skarbowego,
praca ma być wykonywana na rzecz osoby trzeciej bez pośrednictwa agencji,
przewidziany jest bardzo niski wymiar czasu pracy (poniżej 1/4 etatu),
zatrudnienie ma się rozpocząć z dużym opóźnieniem.

Pełna treść zmian znajduje się w projekcie ustawy z uzasadnieniem.

Nowe obowiązki informacyjne dla pracodawców

Od 1 lipca i 1 sierpnia 2025 (w zależności od formy legalizacji) wchodzą w życie nowe obowiązki pracodawców zatrudniających cudzoziemców. Informacje należy przekazywać wyłącznie przez portal Praca.gov.pl:

przesłanie kopii umowy,
zgłoszenie podjęcia lub niepodjęcia pracy (w terminie do 7 dni),
poinformowanie o wcześniejszym zakończeniu zatrudnienia.

Za brak zgłoszenia grozi grzywna do 5 000 zł (na podstawie art. 120 ustawy o promocji zatrudnienia).

Ograniczenia w możliwości zatrudniania cudzoziemców z niektórymi wizami

Zgodnie z nowym katalogiem celów wydawania wiz krajowych, cudzoziemcy przebywający w Polsce na podstawie wiz:

turystycznych,
religijnych,
edukacyjnych (poza studiami),
sportowych,
na leczenie lub odwiedziny

nie mogą ubiegać się o pobyt czasowy i pracę. Dotyczy to również posiadaczy wiz wydanych przez inne kraje Schengen. Szczegóły znajdziesz na stronie Urzędu do Spraw Cudzoziemców.

Zasady delegowania cudzoziemców do Polski

Delegowanie cudzoziemców przez zagraniczne firmy zostało ograniczone:

delegowany musi być pracownikiem (umowa o pracę),
zatrudnienie musi być faktyczne i rozpoczęte przed delegowaniem,
w przypadku grupy kapitałowej – musi istnieć powiązanie właścicielskie.

Obowiązki pracodawcy delegującego są opisane na stronie Państwowej Inspekcji Pracy.

Agencje zatrudnienia – nowe wymogi

Od czerwca 2025 agencje kierujące cudzoziemców do pracy muszą spełniać dodatkowe warunki:

prowadzenie działalności minimum 2 lata (z wyjątkiem podmiotów już działających),
obowiązkowa aktualizacja wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencję zatrudnienia do 31 sierpnia 2025,
opłata 1000 zł za złożenie wniosku.

Rejestr agencji i szczegóły procedury dostępne są na stronie Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia.

Niebieska Karta UE – zmiany

Zmiany obejmują również zasady wydawania i wykorzystywania Niebieskiej Karty UE:

brak powiązania z jednym pracodawcą,
większa mobilność i możliwość prowadzenia działalności gospodarczej,
możliwość dłuższego pozostania na rynku pracy po utracie zatrudnienia.

Informacje o procedurze uzyskania Niebieskiej Karty UE dostępne są na stronie Urzędu do Spraw Cudzoziemców.

Podsumowując..

Nowe przepisy mają na celu uszczelnienie systemu zatrudniania cudzoziemców i eliminację nadużyć, ale jednocześnie zwiększają obciążenia administracyjne po stronie pracodawców. Kluczowe jest dostosowanie procedur wewnętrznych, przestrzeganie terminów informacyjnych oraz korzystanie z systemu Praca.gov.pl.

Jeśli zatrudniasz cudzoziemców i chcesz mieć pewność, że Twoja firma działa zgodnie z aktualnymi przepisami, warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia księgowego.

Potrzebujesz pomocy przy dokumentach i rozliczeniach cudzoziemców?

W naszym biurze rachunkowym wspieramy firmy w zakresie zatrudniania cudzoziemców – od dokumentów po bieżące rozliczenia i komunikację z urzędami.

Zapraszamy do współpracy, skontaktuj się z nami TUTAJ.

Sezon ogórkowy w firmie? To dobry moment na audyt księgowy!

Wielu przedsiębiorców kojarzy lato i wakacje z tzw. sezonem ogórkowym – część klientów i kontrahentów odpoczywa, a obroty w niektórych branżach spadają. To właśnie ten spokojniejszy czas może być idealny, aby spojrzeć na finanse firmy z szerszej perspektywy i przeprowadzić audyt księgowy.

Dlaczego warto to zrobić latem?

Zespół ma więcej czasu na weryfikację dokumentów.
Łatwiej wyłapać błędy i nieprawidłowości zanim pojawią się problemy.
Można przygotować się do intensywniejszego sezonu jesiennego.

1. Czym jest audyt księgowy?

Audyt księgowy to nie tylko kontrola – to szczegółowa analiza poprawności prowadzenia ksiąg rachunkowych, rejestrów VAT, rozliczeń podatkowych i raportów finansowych. W praktyce to także szansa na ocenę, czy stosowane procedury są zgodne z aktualnymi przepisami.

Dzięki audytowi można:

Zidentyfikować ryzyka podatkowe,
Sprawdzić prawidłowość naliczeń podatków i składek,
Zweryfikować, czy dokumenty źródłowe są kompletne,
Przygotować rekomendacje usprawnień.

Podstawa prawna: art. 64 ustawy o rachunkowości określa obowiązki w zakresie badań sprawozdań finansowych.

2. Kiedy warto pomyśleć o audycie księgowym?

Najlepszy moment na audyt to czas, w którym nie jesteś przytłoczony bieżącą obsługą dużej liczby transakcji. Właśnie dlatego okres wakacyjny sprawdza się idealnie – szczególnie w branżach, które latem mają mniej pracy.

Warto przeprowadzić audyt m.in. gdy:

W Twojej firmie występuje duża rotacja faktur kosztowych i sprzedażowych.
Chcesz sprawdzić prawidłowość rejestrów VAT, zwłaszcza w kontekście nadchodzących zmian KSeF.
Chcesz przygotować się do kontroli skarbowej lub ZUS.
Rozważasz optymalizację kosztów prowadzenia księgowości.

3. Jak wygląda proces audytu w praktyce?

Audyt księgowy można przeprowadzić wewnętrznie (przez zespół kontrolingu) lub zlecić zewnętrznie biuru rachunkowemu.

Najczęściej obejmuje:

Przegląd ksiąg rachunkowych i KPiR.
Weryfikację sald i rozrachunków z kontrahentami.
Kontrolę poprawności ewidencji VAT, w tym odliczeń i deklaracji.
Sprawdzenie dokumentacji ZFŚS, kosztów reprezentacji, podróży służbowych.
Raport z rekomendacjami usprawnień lub korekt.

Warto pamiętać, że audyt to nie kontrola skarbowa – celem jest wykrycie potencjalnych problemów zanim zrobi to urząd.

4. Korzyści z audytu w sezonie letnim

Przeprowadzenie audytu księgowego w spokojniejszym okresie niesie szereg korzyści:

Poprawa bezpieczeństwa podatkowego.
Wdrożenie rekomendacji przed nowym sezonem rozliczeń.
Większy spokój w razie ewentualnej kontroli.
Szansa na odzyskanie VAT z błędnie rozliczonych faktur lub korekt.

Dodatkowo to dobry moment na uporządkowanie dokumentacji i poprawę obiegu informacji między działami.

5. Jak się przygotować do audytu?

Praktyczne wskazówki:

Wyznacz osoby odpowiedzialne za przygotowanie dokumentów.
Upewnij się, że masz aktualne rejestry VAT, ewidencję środków trwałych, ZFŚS.
Zadbaj o kompletność umów z kontrahentami.
Jeśli korzystasz z programów księgowych (np. Optima, Saldeo), sprawdź, czy dane są spójne i zarchiwizowane.

Dodatkowe materiały: Zasady rachunkowości – poradnik MF

Sezon urlopowy nie musi oznaczać straconego czasu. Wręcz przeciwnie – to świetny moment, by sprawdzić, czy finanse Twojej firmy są w pełni uporządkowane. Wcześnie wykryte błędy pozwalają uniknąć kosztownych korekt, sankcji i stresu związanego z kontrolą.

Potrzebujesz wsparcia?

W Chandon Waller & Partners przeprowadzamy audyty księgowe dla średnich i dużych firm – szczególnie wtedy, gdy nie chcesz tracić płynności i pewności w rozliczeniach. Nasze rekomendacje pomagają usprawnić procesy księgowe na długo przed końcem roku. Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz wykorzystać sezon wakacyjny na porządki w dokumentach.

Nowe objaśnienia MF: klauzula rzeczywistego właściciela w 2025 r.

3 lipca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało nowe objaśnienia podatkowe dotyczące stosowania klauzuli rzeczywistego właściciela (beneficial owner, BO) dla celów podatku u źródła (WHT). To istotna zmiana dla firm, które wypłacają dywidendy, odsetki czy należności licencyjne za granicę. Nowe zasady oznaczają więcej obowiązków dla płatników i konieczność jeszcze staranniejszej dokumentacji. Sprawdź, co się zmieniło i jak przygotować procedury zgodnie z wytycznymi.

Co to jest klauzula rzeczywistego właściciela?

Klauzula rzeczywistego właściciela (BO) to warunek, który trzeba spełnić, aby móc skorzystać z preferencyjnej stawki podatku u źródła lub zwolnienia na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) lub dyrektyw unijnych (PS/IR).

Zgodnie z objaśnieniami z 2025 r. status BO wymaga spełnienia trzech przesłanek:
• odbiorca otrzymuje należność dla własnej korzyści i samodzielnie decyduje o jej przeznaczeniu,
• nie ma obowiązku przekazania całości lub części należności innemu podmiotowi,
• prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą w kraju siedziby.

Co się zmieniło w 2025 roku?

1. Uściślenie definicji rzeczywistego właściciela

Objaśnienia potwierdzają, że niespełnienie jednej z przesłanek oznacza utratę prawa do preferencji podatkowej. Szczególną uwagę zwrócono na spółki holdingowe i podmioty pośredniczące – bez realnej substancji ekonomicznej nie będą uznane za rzeczywistego właściciela.

2. Nowe podejście do dzielonego substratu

Firmy działające w ramach grup kapitałowych mogą korzystać z tzw. dzielonego substratu majątkowo-osobowego. Oznacza to, że zasoby takie jak biuro czy personel mogą być współdzielone w grupie, jeśli faktycznie służą prowadzeniu działalności gospodarczej i zarządzaniu należnością dla własnej korzyści.

3. Dokładniejsza weryfikacja przez płatników

Nowe objaśnienia nakładają większe obowiązki w zakresie należytej staranności. Płatnik musi weryfikować m.in.:
• strukturę właścicielską kontrahenta,
• przepływy finansowe i marże,
• faktyczne zasoby i decyzje zarządcze,
• ponoszone ryzyko gospodarcze.

4. Usługi niematerialne bez obowiązku badania BO

Objaśnienia potwierdzają, że klauzuli BO nie stosuje się do usług niematerialnych (np. doradczych, marketingowych), które są opodatkowane jako zysk przedsiębiorstwa zgodnie z przepisami UPO.

Jak wdrożyć nowe zasady w firmie?

Ministerstwo Finansów rekomenduje wdrożenie procedury należytej staranności, która:
• określi jasne obowiązki weryfikacyjne dla działu księgowości i compliance,
• zapewni archiwizację dokumentacji: oświadczeń BO, certyfikatów rezydencji, dowodów faktycznej działalności,
• ograniczy ryzyko sporów z organami podatkowymi.

Praktyczne wskazówki

Dla bezpieczeństwa warto:
• przygotować checklistę badania statusu BO przy każdej wypłacie dywidendy, odsetek lub należności licencyjnych,
• zaktualizować wewnętrzne procedury i umowy zgodnie z objaśnieniami z 3 lipca 2025 r.,
• regularnie przeglądać dokumentację i potwierdzenia od kontrahentów.

A więc.. kontrole i prodecury

Zmiany w podejściu do klauzuli rzeczywistego właściciela to kolejny krok w uszczelnianiu systemu podatku u źródła. Firmy muszą być przygotowane na dokładniejsze kontrole i konieczność posiadania solidnej dokumentacji. Warto zadbać o procedury i stosować należyte standardy już teraz, aby uniknąć problemów w razie kontroli.

Link do zmian na stronie MF.

Skorzystaj z naszego wsparcia

Chcesz mieć pewność, że Twoja firma działa zgodnie z najnowszymi objaśnieniami? Pomożemy Ci w przygotowaniu procedury należytej staranności i weryfikacji statusu BO. Skontaktuj się z nami TUTAJ.

Ulga na złe długi w okresie wakacyjnym – przypominamy, jak nie stracić VAT

Dla wielu firm sezon urlopowy to czas, kiedy kluczowe osoby odpowiedzialne za rozliczenia są na wakacjach, a bieżący monitoring należności schodzi na dalszy plan. Niestety to właśnie w wakacje najłatwiej przeoczyć terminy, które pozwalają skorzystać z ulgi na złe długi w VAT.

W artykule przypominamy:

Czym jest ulga na złe długi i kto może z niej korzystać.
Jakie warunki trzeba spełnić.
O jakich terminach nie wolno zapomnieć.
Jak zadbać o dokumentację, żeby nie stracić prawa do odzyskania podatku.

1. Na czym polega ulga na złe długi?

Ulga na złe długi to mechanizm, który pozwala przedsiębiorcy odzyskać VAT od faktur, które nie zostały opłacone przez kontrahenta. Jeśli Twój klient nie zapłacił w terminie, możesz skorygować podatek należny i odzyskać VAT od urzędu skarbowego.

Podstawowe zasady określa art. 89a ustawy o VAT.
Zobacz ustawę o VAT na ISAP

2. Warunki skorzystania z ulgi

Aby skorzystać z ulgi na złe długi, musisz spełnić kilka warunków:

Od daty wystawienia faktury i terminu płatności muszą minąć co najmniej 90 dni.
Na dzień poprzedzający złożenie deklaracji korygującej dłużnik musi być podatnikiem VAT czynnym i nie może być w trakcie restrukturyzacji, upadłości ani likwidacji.
Wierzytelność musi być uprzednio wykazana w rozliczeniu VAT.
Konieczne jest posiadanie dokumentacji, że należność faktycznie nie została uregulowana.

3. Terminy, których nie możesz przeoczyć

To kluczowe – jeśli chcesz odzyskać VAT, nie możesz zgłosić korekty później niż w terminie 3 lat od końca roku, w którym wystawiono fakturę.

W praktyce oznacza to, że jeśli faktura została wystawiona w lipcu 2022 r., a nieopłacona do dziś, możesz zastosować ulgę na złe długi najpóźniej do końca 2025 r.

Warto wprowadzić stały monitoring należności – w wielu firmach w wakacje brakuje regularnej weryfikacji płatności, co skutkuje utratą prawa do ulgi.

Podstawa prawna: Art. 89a ustawy o VAT – ulga na złe długi

4. Co powinien zrobić nabywca?

Nie zapominaj, że od 2020 roku obowiązują przepisy, które zobowiązują także nabywcę do korekty odliczonego VAT, jeśli nie zapłacił w terminie 90 dni. W praktyce oznacza to, że Twój kontrahent również powinien zmniejszyć VAT naliczony.

Więcej na ten temat znajdziesz na podatki.gov.pl – ulga na złe długi.

5. Jak zabezpieczyć się w sezonie urlopowym?

Oto kilka praktycznych wskazówek:

Zadbaj o harmonogram monitorowania należności, zwłaszcza w okresie wakacyjnym.
Pamiętaj, że dla każdej faktury musisz mieć potwierdzenie, że nie została zapłacona.
Stosuj automatyczne przypomnienia dla działu księgowości.
Aktualizuj status kontrahentów w rejestrze VAT – czy nie są w likwidacji lub upadłości.
Udokumentuj korekty deklaracji VAT i przechowuj potwierdzenia.

Ulga na złe długi to realne wsparcie płynności finansowej – ale tylko dla firm, które na bieżąco monitorują swoje należności i pilnują terminów. W okresie wakacyjnym, gdy kadra jest na urlopach, ryzyko przeoczenia terminów rośnie. Warto zawczasu przygotować checklistę i procedury, które pozwolą uniknąć strat.

Potrzebujesz wsparcia?

W Chandon Waller & Partners pomagamy firmom odzyskiwać VAT z niezapłaconych faktur i prowadzimy monitoring należności w sposób, który nie koliduje z sezonem urlopowym. Jeśli chcesz mieć pewność, że nie stracisz prawa do ulgi na złe długi – skontaktuj się z nami.

Kto zyskuje, a kto traci na podwyżce płacy minimalnej?

Wzrost płacy minimalnej w 2026 roku – co się zmienia?

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zapowiedziało, że od 2026 roku płaca minimalna ma wynosić 5020 zł brutto, co oznacza wzrost o 7,6% względem obecnej stawki. To kolejna z serii podwyżek, które w ostatnich latach są wdrażane niemal corocznie, a w niektórych latach nawet dwukrotnie.

Choć z pozoru wyższa płaca minimalna to dobra wiadomość dla pracowników, w rzeczywistości wywołuje ona wiele skutków ubocznych. Zyski dla jednych oznaczają straty dla drugich. Kto zatem rzeczywiście korzysta na podwyżkach, a kto musi ponieść ich koszty?

Kto zyskuje na podniesieniu płacy minimalnej?

1. Budżet państwa

Wyższe minimalne wynagrodzenie przekłada się na:

większe wpływy z podatku dochodowego (PIT),
wyższe składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
większe wpływy z grzywien, mandatów i opłat liczonych na podstawie płacy minimalnej.

Wzrost płacy minimalnej wpływa więc bezpośrednio na zwiększenie dochodów publicznych. Co istotne, wzrost wynagrodzenia nie idzie w parze z podniesieniem kwoty wolnej od podatku, co oznacza, że pracownicy zapłacą od wyższej pensji wyższy podatek.

2. Fundusze publiczne

Podwyżki mają także wpływ na:

Fundusz Pracy,
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
wysokość świadczeń społecznych (zasiłki, dodatki, świadczenia aktywizacyjne).

Ponieważ wiele świadczeń i ulg jest powiązanych z wysokością płacy minimalnej, państwo nie tylko pobiera więcej składek, ale także ma wpływ na regulację wielu instrumentów wsparcia.

Zobacz także:
https://www.gov.pl/web/rodzina/rynek-pracy

3. Osoby korzystające ze świadczeń liczonych od płacy minimalnej

Na wzroście wynagrodzenia korzystają również osoby, których zasiłki lub dodatki zależą od płacy minimalnej, np.:

pracownicy pracujący w porze nocnej,
osoby objęte świadczeniami z urzędów pracy (np. dodatki aktywizacyjne, granty),
osoby objęte szczególną ochroną (np. w postępowaniach egzekucyjnych – kwoty wolne od potrąceń rosną wraz z płacą minimalną).

Kto traci na podniesieniu płacy minimalnej?

1. Mikro- i mali przedsiębiorcy

Najbardziej dotknięte skutkami podwyżek są najmniejsze firmy, dla których:

wyższa płaca to wyższe składki ZUS, zdrowotne i fundusze,
rosną koszty zatrudnienia i obciążeń pracowniczych,
zmniejsza się przestrzeń do inwestycji i rozwoju.

W wielu przypadkach przedsiębiorcy muszą wybierać między utrzymaniem zatrudnienia a ograniczeniem działalności. Dotyczy to zwłaszcza firm działających lokalnie, w regionach o niższych dochodach, takich jak wschodnia czy centralna Polska.

2. Pracownicy – wbrew pozorom

Choć to właśnie z myślą o pracownikach podnoszona jest płaca minimalna, realne korzyści bywają ograniczone. Wyższe wynagrodzenie oznacza bowiem:

wyższy podatek i składki,
brak pełnego wzrostu dochodu netto,
ryzyko utraty pracy lub przejścia do szarej strefy.

Niektórzy pracodawcy – nie chcąc rezygnować z zatrudnienia – próbują redukować formalne koszty, np. przez zatrudnianie na niepełny etat, umowy cywilnoprawne lub wręcz nielegalne formy współpracy.

3. Gospodarka lokalna i rynek pracy

Zbyt szybkie tempo wzrostu płacy minimalnej wpływa negatywnie na:

lokalne rynki pracy,
rentowność drobnych firm,
konkurencyjność przedsiębiorstw.

W efekcie prowadzi to do ograniczenia zatrudnienia, spadku inwestycji i w niektórych przypadkach – zamykania działalności gospodarczych.

Podwyżka płacy minimalnej – potrzebna, ale nie bezrefleksyjna

Eksperci są zgodni: płaca minimalna powinna rosnąć, ale nie oderwana od realiów gospodarczych. Obecne tempo podwyżek jest często postrzegane jako polityczne, a nie ekonomiczne. Wzrost wynagrodzeń powinien być poprzedzony rzetelną analizą ich wpływu na rynek pracy i sytuację mikroprzedsiębiorstw.

W innym przypadku, zamiast poprawy warunków życia pracowników, doprowadzimy do dalszego rozrostu szarej strefy i zwiększenia liczby zamykanych działalności.

Prowadzisz firmę? Sprawdź, jak przygotować się na zmiany

Jeśli prowadzisz własną działalność i chcesz świadomie planować koszty zatrudnienia – skorzystaj z naszego wsparcia. W biurze rachunkowym Chandon Waller & Partners pomagamy przedsiębiorcom analizować skutki zmian w przepisach, optymalizować koszty pracy i uniknąć błędów przy rozliczeniach ZUS i podatków.

Wejdź na naszą stronę i skontaktuj się z nami – doradzimy, jak przygotować się na wzrost płacy minimalnej w 2026 roku i zadbać o finanse Twojej firmy.

Jak korzystać z AI zgodnie z przepisami? Praktyczne wskazówki z perspektywy biura rachunkowego

Sztuczna inteligencja (AI) znajduje coraz szersze zastosowanie w codziennej pracy firm – od analizowania danych księgowych i kadrowych po generowanie raportów, podsumowań czy pism urzędowych. Choć AI może wspierać efektywność operacyjną, jej niewłaściwe użycie niesie ryzyko naruszenia przepisów prawa – w szczególności RODO, ustawy o rachunkowości, ustawy AML oraz przepisów o ochronie tajemnicy przedsiębiorstwa.

Jako biuro rachunkowe, które obsługuje przedsiębiorców w zakresie księgowości, kadr i raportowania, wyjaśniamy, jak korzystać z AI zgodnie z przepisami i czego unikać, aby chronić dane, reputację i odpowiedzialność prawną.

AI w firmie – realne zastosowania i potencjalne ryzyka

Firmy coraz częściej wykorzystują AI do:

tworzenia podsumowań z danych kadrowych lub księgowych,
analizowania kosztów i porządkowania faktur,
generowania pism do urzędów,
wspomagania interpretacji przepisów lub orzeczeń.

Choć brzmi to praktycznie, wiele narzędzi opartych na AI działa na zasadzie przesyłania danych do zewnętrznych systemów – często hostowanych poza UE, bez gwarancji poufności. Jeżeli w treści promptów znajdują się dane osobowe, dane finansowe lub informacje strategiczne dla firmy, może dojść do naruszenia obowiązujących przepisów.
Podstawa prawna: art. 5, 6 i 32 RODO.

AI a ochrona danych osobowych – czego nie wolno robić?

Wprowadzanie do narzędzi AI informacji zawierających dane osobowe (np. nazwiska, numery PESEL, dane kadrowe, adresy e-mail, wynagrodzenia) wymaga pełnej zgodności z RODO. Przedsiębiorca, który przetwarza dane w AI bez podstawy prawnej lub bez świadomości, gdzie i jak są one przechowywane, naraża się na odpowiedzialność jako administrator danych.

W szczególności ryzykowne jest korzystanie z AI w formie otwartych modeli dostępnych online (np. ChatGPT, Copilot, Claude), które przetwarzają dane na serwerach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Podstawa prawna: art. 44–46 RODO (transfer danych do państw trzecich). Więcej o obowiązkach wynikających z RODO można przeczytać na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl

AI a dokumenty księgowe – czy analiza faktur może naruszać przepisy?

W wielu firmach AI wykorzystywane jest do analizy kosztów, porządkowania faktur lub generowania zestawień. Jeśli jednak dane przekazywane do AI zawierają informacje identyfikujące kontrahentów, wartości transakcji, numery rachunków czy szczegóły płatności – są to dane objęte obowiązkiem poufności.

Zgodnie z przepisami, dokumentacja księgowa musi być chroniona przed nieautoryzowanym dostępem. Przekazanie takich danych do narzędzi, które nie gwarantują zgodności z przepisami o rachunkowości i ochronie danych, może stanowić naruszenie obowiązków dokumentacyjnych.
Podstawa prawna: art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Czy dane firmowe używane w AI to ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa?

Wiele danych analizowanych przez AI – jak struktura wynagrodzeń, warunki umów z kontrahentami, dane dotyczące marż czy kosztów produkcji – ma charakter informacji poufnych. Jeżeli takie dane zostaną przekazane do narzędzia AI, które działa w chmurze publicznej bez umowy powierzenia, może dojść do ich nieuprawnionego ujawnienia.

W takiej sytuacji firma może stracić ochronę prawną wynikającą z przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co może skutkować konsekwencjami nie tylko prawnymi, ale też wizerunkowymi.
Podstawa prawna: art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

AI a dane przetwarzane w ramach obowiązków AML

Przedsiębiorcy z branż objętych ustawą AML (np. doradcy, pośrednicy, biura rachunkowe) nie mogą ujawniać informacji uzyskanych w toku procedur weryfikacyjnych, takich jak identyfikacja klienta czy analiza źródła pochodzenia środków. Przekazanie takich danych do AI, nawet w ramach testu funkcji podsumowującej, może zostać uznane za naruszenie tajemnicy zawodowej.

Warto pamiętać, że obowiązek poufności obowiązuje także po zakończeniu współpracy z klientem.
Podstawa prawna: art. 50 ustawy AML.

Jak bezpiecznie korzystać z AI w firmie? 5 zaleceń

1. Zadbaj o anonimizację danych

Zanim przekażesz dane do narzędzia AI, usuń wszelkie informacje identyfikujące osoby fizyczne lub kontrahentów. Zanonimizowane dane można analizować bez naruszenia przepisów.

2. Korzystaj z AI zgodnego z RODO

Sprawdź, gdzie hostowane są dane i czy masz możliwość zawarcia umowy powierzenia danych z dostawcą usługi. Wybieraj narzędzia działające w EOG lub objęte odpowiednimi zabezpieczeniami prawnymi.

3. Nie przetwarzaj danych finansowych klientów w otwartych modelach AI

Dotyczy to m.in. list płac, danych o przychodach i kosztach, danych z KPiR lub JPK. Tego rodzaju dane powinny być przetwarzane wyłącznie w środowisku zamkniętym i zabezpieczonym.

4. Przeszkol zespół

Wiele naruszeń ma charakter nieumyślny – dlatego warto wdrożyć podstawowe zasady korzystania z AI w firmie i regularnie je przypominać.

5. Konsultuj działania z profesjonalnym biurem rachunkowym

Zaufany partner zewnętrzny może pomóc określić, które dane można przetwarzać w AI, a które powinny pozostać objęte pełną poufnością.

Checklista: Czy mogę użyć AI w tej sytuacji?

Podsumowanie: AI w firmie to szansa – pod warunkiem, że stosowana zgodnie z prawem

Sztuczna inteligencja może wspierać przedsiębiorców w analizie danych i automatyzacji pracy, ale tylko wtedy, gdy działa w granicach określonych przez prawo. Biuro rachunkowe, które obsługuje Twoją firmę, może pomóc Ci ocenić ryzyko i wprowadzić dobre praktyki w korzystaniu z AI – zanim dojdzie do naruszenia przepisów lub utraty zaufania klientów.

Zależy Ci na bezpiecznym i odpowiedzialnym wdrażaniu AI w Twojej firmie?
Skontaktuj się z nami i dowiedz się jak wspieramy przedsiębiorców w korzystaniu z technologii zgodnie z przepisami.

Nadużywanie alkoholu a zasiłek chorobowy – co warto wiedzieć?

Nie każde zwolnienie lekarskie gwarantuje od razu wypłatę zasiłku chorobowego. Jeśli lekarz stwierdzi, że przyczyną niezdolności do pracy jest nadużywanie alkoholu, może wystawić e-ZLA z tzw. kodem C. Taka forma zwolnienia ma swoje konsekwencje finansowe – przez pierwsze 5 dni niezdolności do pracy zasiłek nie przysługuje.

Co oznacza kod C na zwolnieniu lekarskim?

Kod literowy C w elektronicznym zwolnieniu lekarskim (e-ZLA) oznacza, że niezdolność do pracy wynika z nadużywania alkoholu. Takie orzeczenie nie tylko trafia do ZUS, ale jest również widoczne dla pracodawcy – choć bez szczegółowej diagnozy.

ZUS oraz pracodawca nie wypłacają zasiłku chorobowego za pierwsze 5 dni takiego zwolnienia. Dopiero od szóstego dnia pracownik może liczyć na świadczenie.

Kto najczęściej korzysta ze zwolnień z kodem C?

Z danych ZUS za 2024 rok wynika, że:

wystawiono 9,5 tys. zwolnień z kodem C (o 45% więcej niż w 2023 r.),
75% tych zwolnień dotyczyło mężczyzn,
największy odsetek stanowiły osoby w wieku 30–49 lat, w tym szczególnie mężczyźni 40–44 lata i kobiety 30–34 lata,
najczęściej zwolnienia wystawiano na okres 1–5 dni.

Jakie choroby są związane z nadużywaniem alkoholu?

Do typowych schorzeń zgłaszanych przy nadużywaniu alkoholu należą:

zaburzenia psychiczne,
marskość wątroby,
choroby wrzodowe,
schorzenia układu krążenia i oddechowego.

Warto wiedzieć, że choć liczba takich zwolnień wzrosła względem poprzedniego roku, to w porównaniu do danych sprzed kilku lat (np. 2019 r.) ich liczba pozostaje niższa.

Więcej o zwolnieniach lekarskich tutaj na stronie biznes.gov.

Zwolnienie lekarskie a prawo do świadczeń – skonsultuj się z księgowym

Niektóre zwolnienia lekarskie mogą mieć wpływ na wypłaty zasiłków, rozliczenia z ZUS czy wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez pracodawcę. Warto monitorować oznaczenia kodowe w e-ZLA i odpowiednio je uwzględniać w dokumentacji kadrowo-płacowej.

Masz pytania o rozliczenia zasiłków, zwolnień lekarskich i składek ZUS?

Sprawdź naszą ofertę i skontaktuj się z naszym zespołem – pomożemy Ci zadbać o zgodność z przepisami i uniknąć błędów przy rozliczeniach.

Sprawdź także: Zasiłki chorobowe i L4 w 2025 roku – co warto wiedzieć?