KSeF – jak wystawiać faktury dla zagranicznych kontrahentów?

Kto jest zobligowany do wystawiania faktur?

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez KSeF dotyczy podatników, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce i zostali objęci harmonogramem wdrożenia systemu. Podmioty zagraniczne, które nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności lub które nie uczestniczą w transakcji z takim miejscem, zazwyczaj nie są objęte obowiązkiem, choć mogą dobrowolnie przystąpić do systemu.

Jeżeli polski podatnik wystawia fakturę (w tym transakcje eksportowe lub WDT), to dokument ten musi być wystawiony w KSeF. Jednocześnie musi zostać także dostarczony kontrahentowi w formie uzgodnionej np. (PDF, papier).

Jakie formy mogą być stosowane przy przekazaniu faktury zagranicznemu kontrahentowi?

Możliwe formy to:

plik elektroniczny PDF,
dokument papierowy,
faktura zawierająca kod QR dający dostęp do wersji w KSeF.

Wszystko za zgodą lub w uzgodnionym trybie z odbiorcą.

Jak to będzie wyglądało w praktyce?

Firmy zagraniczne, które nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, nie są zobowiązane do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Natomiast polscy podatnicy VAT, objęci obowiązkiem KSeF, są zobowiązani do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF również dla kontrahentów zagranicznych – bez względu na to, gdzie nabywca ma siedzibę.

Po wystawieniu faktury w KSeF, należy ją dodatkowo przekazać kontrahentowi w formie uzgodnionej.

Jakie transakcje zagraniczne są wyłączone z tego obowiązku?

Według Art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT:

1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub

2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub

3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub

4) nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Zapisz się na szkolenie z KSeF

Organizujemy także profesjonalne szkolenia z zakresu Krajowego Systemu e-Fakturowego.

Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci bezpiecznie przygotować firmę na nadchodzące zmiany.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

Estoński CIT w Polsce – Praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców

Estoński CIT, czyli ryczałt od dochodów spółek, to system opodatkowania, który w Polsce zdobywa coraz większe uznanie wśród przedsiębiorców szukających prostych i korzystnych rozwiązań podatkowych. Korzystanie z tego systemu wymaga spełnienia szeregu warunków, a jednym z najważniejszych jest poziom zatrudnienia w firmie. Przedsiębiorcy mogą mieć wątpliwości co do tego, jak wymogi te wpływają na nowo założone firmy, współpracowników na umowie zlecenie czy młodych pracowników korzystających z ulg podatkowych. W artykule odpowiemy na najczęściej zadawane pytania, analizując szczegółowo zasady i wymogi estońskiego CIT.

Jak estoński CIT wpływa na nowe firmy? Czy musisz od razu zatrudniać?

Dla przedsiębiorców, którzy dopiero założyli swoją firmę, estoński CIT zapewnia okres ulgowy, co daje czas na rozwój działalności i stopniowe spełnianie wymogów zatrudnienia. Zgodnie z przepisami, w pierwszym roku działalności oraz w dwóch kolejnych latach podatkowych nowo utworzone firmy nie muszą osiągać pełnych standardów zatrudnienia na pełen etat. Co to oznacza? W praktyce daje to elastyczność dla nowych firm, które mogą zatrudnić pierwszego pracownika nawet w połowie 2025 roku. Jednak od 2026 roku wymogi te będą stopniowo wzrastać – każdego roku firma będzie musiała zwiększać zatrudnienie o pełen etat, aż osiągnie minimum trzech pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Ważne: te osoby nie mogą być udziałowcami ani wspólnikami spółki.

Ulga dla młodych – czy zatrudnienie na zlecenie spełnia wymogi estońskiego CIT?

Wiele firm zastanawia się, czy zatrudnienie młodych pracowników na umowę zlecenie może pomóc w spełnieniu wymogów estońskiego CIT. Odpowiedź brzmi: tak, ale z pewnymi zastrzeżeniami. Jeśli przedsiębiorca zatrudnia młode osoby, które korzystają z ulgi dla młodych, może skorzystać z estońskiego CIT, pod warunkiem, że miesięczne wydatki na wynagrodzenia są wystarczające. Kwota ta musi wynosić przynajmniej trzykrotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw. Ulga podatkowa dla młodych nie wyklucza opodatkowania estońskiego, ponieważ przedsiębiorca pełni formalną funkcję płatnika PIT lub składek ZUS, nawet jeśli przepisy przewidują zwolnienia.

Czy można łączyć etaty z umowami zlecenie, aby spełnić wymogi estońskiego CIT?

To pytanie często pojawia się wśród przedsiębiorców. Przepisy dotyczące estońskiego CIT są jednak surowe w tej kwestii: minimalny poziom zatrudnienia musi być spełniony jedną z dwóch metod – albo przez zatrudnienie na pełne etaty, albo przez ponoszenie miesięcznych wydatków na wynagrodzenia dla trzech zleceniobiorców. Kombinacja etatów z umowami zlecenie w celu spełnienia minimalnych wymogów zatrudnienia nie jest dozwolona.

Jakie są kluczowe zasady stosowania estońskiego CIT?

Estoński CIT może być doskonałym rozwiązaniem dla firm, które chcą uprościć swoje rozliczenia podatkowe i opóźnić opodatkowanie zysków. Niemniej jednak, by w pełni korzystać z jego korzyści, należy przestrzegać szczegółowych zasad dotyczących zatrudnienia:

Nowe firmy mają okres ulgowy, ale po nim muszą corocznie zwiększać zatrudnienie.
Zatrudnianie na zlecenie (np. młodych osób korzystających z ulgi) jest możliwe, ale trzeba spełnić określone warunki.
Przepisy wykluczają możliwość łączenia różnych form zatrudnienia, aby osiągnąć minimalną liczbę pracowników – firma musi wybrać jedną z opcji zatrudnienia i stosować ją konsekwentnie.

Estoński CIT to atrakcyjny system opodatkowania dla przedsiębiorców. Chcąc jednak w pełni korzystać z jego zalet, należy dokładnie przygotować plan zatrudnienia i rozwój firmy zgodny z wymogami.

Czy Twoja firma spełnia warunki estońskiego CIT?

Zanim zdecydujesz się na estoński CIT, upewnij się, że spełniasz wszystkie wymagania związane z zatrudnieniem i opodatkowaniem. Dobry plan i świadome zarządzanie personelem to klucz do sukcesu w tym systemie. Sprawdź, czy Twoja firma spełnia wymogi i skorzystaj z potencjalnych korzyści płynących z estońskiego CIT.

Aby spełnić wszystkie wymogi estońskiego CIT, odwiedź oficjalną stronę Ministerstwa Finansów i zapoznaj się z dodatkowymi szczegółami i aktualnościami.

Czym jest outsourcing księgowy?

Outsourcing księgowy

Rejestracja firmy i prowadzenie księgowości nie jest prostym zadaniem w szczególności dla przedsiębiorcy, który wybrał formę prawną spółkę kapitałową. Już bowiem na etapie zakładania działalności spotykamy się z szeregiem formalności oraz stajemy przed wyborem formy opodatkowania, która powinna być jak najkorzystniejsza i dopasowana do naszych potrzeb. Rozliczanie się z Urzędem Skarbowym oraz ZUS, przesyłanie miesięcznych i rocznych deklaracji, a także księgowanie dowodów księgowych wymaga specjalistycznej wiedzy oraz poprawności pod rygorem kar finansowych. . Kary obejmują nie tylko grzywny, ale także pozbawienie wolności do 3 lat w przypadku nierzetelnego prowadzenia ksiąg, z możliwością wydłużenia do 5 lat przy znacznej szkodzie majątkowej.

To dlatego większość firm, niezależnie od tego czy są prowadzone na pełnej księgowości, czy na uproszczonej, zleca to zadanie doświadczonym specjalistom. Aby obniżyć koszty związane ze znalezieniem i zatrudnieniem wykwalifikowanego księgowego, oraz co więcej aby zabezpieczyć się w zakresie odpowiedzialności, warto skorzystać z outsourcingu księgowego.

Outsourcing księgowy – na czym to polega?

Outsourcing księgowości polega na zlecaniu księgowości firmie zewnętrznej. Ta usługa to rozwiązanie, które zapewni właścicielowi biznesu spokój w zakresie procesów księgowych oraz wsparcie w optymalizacji procesów administracyjnych. Zdejmuje to również odpowiedzialność z firmy w zakresie rekrutacji, doszkalania, zakupu systemu księgowego i jego aktualizacji, zapewnienia zaplecza administracyjnego dla działu księgowego, gdyż te wszystkie procesy zachodzą u firmy dostarczającą usługi outsourcingu.

Jakie są korzyści z outsourcingu księgowego?

Outsourcing księgowości niesie za sobą wiele korzyści.

Przede wszystkim to skuteczny sposób na obniżenie kosztów prowadzenia księgowości oraz obsługi kadrowej. Oferowane przez nas usługi to atrakcyjne cenowo rozwiązanie dla właścicieli firm w porównaniu do utrzymania zatrudnienia w swoich firmach wyspecjalizowanych pracowników księgowych, kadrowo-placowych czy analityków finansowych. Koszty zatrudnienia to nie tylko wynagrodzenie pracownika, ale zapewnienie mu narzędzi merytorycznych, dostępu do systemów IT, zaplecza administracyjnego czy szkoleń, a nad tym wszystkim musi czuwać specjalista ds. ochrony danych czy zabezpieczenia IT.

Nasze biura w Krakowie oraz w Katowicach podchodzą z maksymalnym zaangażowaniem oraz odpowiedzialnością do obsługi polskich firm oraz tych zza granicy. Jako zespól ekspertów posiadamy bogate doświadczenie w swoich specjalizacjach, a świadczone przez nas usługi wyróżniają się rzetelnością i zrozumieniem procesów biznesowych. Dzięki temu z chęcią pracujemy na systemach księgowych naszych klientów zdalnie, lub udostępniamy nasz system księgowy jeśli Klient nie ma swojego systemu ERP.

Uzgodnienie tych procesów daje naszym Klientom możliwość weryfikacji pracy na bieżąco oraz pełną transparentność świadczonych przez nas usług.

Co obejmuje usługa outsourcingu księgowego w CWP?

Usługa obejmuje:

wsparcie w założeniu firmy, zarówno JDG jaki spółki kapitałowe,
konsultacje z GUS odnośnie odpowiedniego ustalenia numerów PKD,
w prowadzeniu ksiąg rachunkowych,
obliczanie należnych składek ZUS, podatku dochodowego oraz podatku VAT w danym miesiącu,
ewidencję środków trwałych oraz amortyzację,
wsparcie w razie kontroli Urzędu Skarbowego lub ZUS,
w wyznaczaniu wyniku finansowego, tworzeniu raportów zarządczych.

Nasze usługi wspiera doświadczony zespół działu kadr i płac, dzięki czemu możesz liczyć na pełne wsparcie w prowadzeniu działalności w jednym miejscu.

Współpracujemy z certyfikowanymi ekspertami, którzy mają wieloletnie doświadczenie w outsourcingu finansowo-księgowym.

Szukasz księgowego w Krakowie lub w Katowicach?

Decydując się na powierzenie nam outsourcingu księgowości w naszych biurach w Krakowie lub w Katowicach, klient zyskuje gwarancję sprawnej oraz efektywnej obsługi. Zasięgiem działalności obsługujemy całą Polskę. Pracujemy na ponad 10 systemach ERP, co daje nam większą elastyczność oraz otwartość na projekty które ze względu na mało popularny system księgowy nie jest w stanie skompletować odpowiedniego zespołu. Kolejną korzyścią wynikającą z podjęcia z nami współpracy jest czerpanie maksymalnych korzyści z naszego doświadczenia oraz rzetelnej wiedzy. Powierzając nam swoją księgowość, zyskują Państwo spokój o procesy finansowe w swojej organizacji, ograniczając procesy po stronie wewnętrznej do minimum.

Nasze działania uwzględniają zabezpieczenie wszelkich ważnych danych przed kradzieżą, zniszczeniem dokumentów czy dostępem do nich osób trzecich. Dane finansowe powinny być przechowywane przez określony czas, ponieważ wynika to zarówno z przepisów prawa, jak i indywidualnych potrzeb firmy wynikających z konieczności przeprowadzania różnego rodzaju analiz. Outsourcing księgowy to usługa wymagająca od nas niezwykłej uważności, skrupulatności oraz odpowiedzialności, aby jej przebieg był wsparciem w rozwoju obsługiwanego przez nas przedsiębiorstwa.

Zapisz się na szkolenie z KSeF

Organizujemy także profesjonalne szkolenia z zakresu Krajowego Systemu e-Fakturowego.

Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci bezpiecznie przygotować firmę na nadchodzące zmiany.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

Jak przygotować się do zmian prawnych dotyczących jawności wynagrodzeń?

Nowelizacja Kodeksu pracy wchodząca w życie 24 grudnia 2025 r. wymaga informowania kandydatów o oferowanym wynagrodzeniu lub jego widełkach – już przed rozmową kwalifikacyjną lub przed zawarciem umowy. Dodatkowo, pracownicy zyskają prawo do złożenia wniosku o ujawnienie średniego wynagrodzenia osób zatrudnionych na podobnych stanowiskach w firmie.

W tym artykule znajdziesz jasne i konkretne odpowiedzi na najczęściej zadawane przez naszych klientów pytania. Zobacz jak wdrożyć nadchodzące przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń oraz co będą oznaczać, zanim zaskoczą Cię zmiany.

Czy każda oferta pracy musi zawierać konkretne wynagrodzenie lub widełki?

Tak, od przyszłego roku pracodawca jest zobowiązany informować kandydatów:

w ogłoszeniu o naborze na stanowisko,
przed rozmową kwalifikacyjną, jeśli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko lub nie przekazał tej informacji w ogłoszeniu,
przed nawiązaniem stosunku pracy, jeśli pracodawca nie przekazał informacji przed rozmową kwalifikacyjną.

Czy mogę jeszcze pytać kandydatów o ich dotychczasowe lub oczekiwane zarobki?

Możesz zapytać kandydatów o ich oczekiwane zarobki, jednakże pytania o dotychczasowe zarobki zostaną zakazane.

Czy musisz ujawniać zarobki konkretnych osób?

Nie, przepisy nie nakazują ujawniania wynagrodzeń indywidualnych pracowników. Jedynie średnie poziomy wynagrodzenia, w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.

Czy pracownik może zapytać o średnie wynagrodzenie na swoim stanowisku i jak powinienem odpowiedzieć?

Tak, pracownik ma prawo wystąpić z takim zapytaniem. Pracodawca ma w rozsądny terminie, nie dłuższym niż 2 miesiące, udzielić odpowiedzi, podając informacje o średnich zarobkach na danym stanowisku w firmie.

Jakie kryteria określania wynagrodzeń muszę ujawniać – tylko kwotowe, czy także sposoby oceny?

Obowiązek obejmuje ujawnianie kwot wynagrodzeń lub widełek oraz kryteriów ich ustalania, takich jak wymagania dotyczące stanowiska, doświadczenie czy kompetencje.

Czy muszę ujawniać zarobki konkretnych osób?

Nie, przepisy nie nakazują ujawniania wynagrodzeń indywidualnych pracowników, a jedynie średnie wynagrodzenia stanowisk.

Co grozi za nieprzestrzeganie nowych przepisów?

Za naruszenie nowych wymogów pracodawca może zostać ukarany karą finansową nałożoną przez Państwową Inspekcję Pracy oraz naraża się na ryzyko sporów pracowniczych.

Jak często muszę raportować dane o różnicach w wynagrodzeniach i czy każda firma podlega temu obowiązkowi?

Obowiązek raportowania dotyczy głównie dużych przedsiębiorstw. Firmy powyżej 250 pracowników raportują co roku, firmy zatrudniające 100–249 osób co trzy lata. Mniejsze podmioty nie podlegają temu obowiązkowi.

Jak usunąć klauzule o poufności wynagrodzeń z dokumentów firmowych?

Należy zaktualizować regulaminy i umowy, usuwając wszelkie zapisy ograniczające pracownikom możliwość dzielenia się informacjami o swoich zarobkach.

Czy nowe zasady obejmują również premie i dodatki do wynagrodzenia?

Tak, obowiązek transparentności dotyczy całego wynagrodzenia, łącznie z premiami, dodatkami i innymi składnikami płacowymi

Zabezpiecz firmę przed zmianami, pomożemy Ci dobrać najlepsze rozwiązanie i zadbać o zgodność z przepisami.

Jeśli masz jeszcze jakieś pytania skontaktuj się z nami! Z chęcią wytłumaczymy wszelkie wątpliwości.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

Chaos wokół KSeF – od czego zacząć?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedno z największych przedsięwzięć cyfryzacyjnych ostatnich lat w Polsce. Od 2026 roku całkowicie zmieni sposób wystawiania i odbierania faktur. Każdy dokument sprzedaży będzie przechodził przez państwową platformę teleinformatyczną, co wpłynie nie tylko na rozliczenia podatkowe, ale też na płynność finansową, umowy i codzienną obsługę klientów.

Od czego zacząć, żeby nie zwariować?

Eksperci CWP doradzają przedsiębiorstwom jak przygotować się do nadchodzących zmian

Ma on na celu ustandaryzowanie rozliczeń między firmami, usprawnienie komunikacji z urzędami skarbowymi, a także zredukowanie ryzyka oszustw podatkowych. Czy oby na pewno wszystkie zmiany KSeF są pozytywne?

Od czego zacząć przygotowania do KSeF, żeby nie pogubić się w zmianach?

Proces wdrożenia wymaga czasu, planowania i odpowiedniego przeszkolenia zespołu. Pierwszym etapem powinno być zmapowanie obiegu dokumentów w firmie, a dopiero później dobór właściwego systemu do odczytu danych. Kluczowe jest także zaangażowanie wszystkich działów – od sekretariatu, przez dział sprzedaży i zakupów, logistyki, aż po dział księgowy. Każdy zespół musi znać swoje zadania związane z obsługą e-faktur.

Jakie programy będą potrzebne do obsługi KSeF?

Obsługa Krajowego Systemu e-Faktur będzie możliwa na kilka sposobów – wybór zależy od wielkości firmy, skali obiegu dokumentów i istniejącej infrastruktury IT:

Zintegrowane programy ERP – większość popularnych systemów, takich jak Comarch Optima, Enova, SAP Business One czy Symfonia, już oferuje integrację z KSeF lub jest w trakcie jej wdrażania. To rozwiązanie rekomendowane dla firm, które wystawiają i otrzymują dużą liczbę faktur, ponieważ pozwala na automatyzację procesów.
Systemy do obiegu dokumentów w firmie – samo pobranie faktury z KSeF to dopiero pierwszy krok. W praktyce potrzebny jest system do jej odczytu, obiegu i akceptacji wewnątrz organizacji, np. SaldeoSMART, DocuWare, czy SharePoint. Dzięki nim można przypisać fakturę do właściwego działu (np. zakupy, księgowość), zatwierdzić ją i przygotować do księgowania. System obiegu dokumentów stanie się obowiązkowy przy organizacjach gdzie więcej osób akceptuje faktury kosztowe. Warto zweryfikować czy system umożliwi również bezpieczne przechowywanie faktur i tworzenie kopii zapasowych. Pamiętaj, że w KSeF faktura ma postać pliku XML, więc przydatne są moduły pozwalające na jej wizualizację w tradycyjnym widoku.
Darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów – Aplikacja Podatnika KSeF (dostępna przez przeglądarkę) oraz Aplikacja Mobilna KSeF umożliwiają wystawianie i odbiór faktur bez dodatkowych kosztów. To dobre rozwiązanie dla mniejszych firm, które wystawiają niewielką liczbę dokumentów miesięcznie.

Akceptacja dokumentów w KSeF – na co zwrócić uwagę?

Nie można też zapominać o zagrożeniach – wraz z KSeF nadal będą pojawiać się próby wyłudzeń, np. fałszywe faktury – zamiast przesyłane na firmowe skrzynki mailowe, będą przesylane wprost do KSeF. Dlatego weryfikacja dokumentów stanie się nieodłącznym elementem codziennej pracy. Równolegle warto już dziś dostosować umowy z kontrahentami i dostawcami, aby jasno określić zasady przekazywania i odbioru dokumentów sprzedaży w nowych realiach.

Dobrze przygotowany proces wdrożenia KSeF w Twojej firmie to podstawa bezpiecznego i sprawnego wdrożenia.

Jeśli masz dodatkowe pytania – śledź nasze kanały social media tam systematycznie pojawiają się nowe materialy edukacyjne o KSeF.

Pomżemy Ci dobrać najlepsze rozwiązanie i zadbać o zgodność z przepisami.

Masz pytanie indywidualne dotyczące Twojej firmy – Skontaktuj się z naszymi ekspertami

KSeF 2026 – zmiany w fakturach

Ma on na celu ustandaryzowanie rozliczeń między firmami, usprawnienie komunikacji z urzędami skarbowymi, a także zredukowanie ryzyka oszustw podatkowych. Czy aby na pewno wszystkie zmiany KSeF są pozytywne?

Eksperci CWP (Chandon Wallers & Partners) podpowiadają, jak krok po kroku przygotować organizację do KSeF i odpowiadają na najczęściej pojawiające się pytania przedsiębiorców.

Od czego zacząć przygotowania do KSeF, żeby nie pogubić się w zmianach?

Jakie programy będą potrzebne do obsługi KSeF?

Obsługa Krajowego Systemu e-Faktur będzie możliwa na kilka sposobów – wybór zależy od wielkości firmy, skali obiegu dokumentów i istniejącej infrastruktury IT:

Zintegrowane programy ERP – większość popularnych systemów, takich jak Comarch Optima, Enova, SAP Business One czy Symfonia, już oferuje integrację z KSeF lub jest w trakcie jej wdrażania. To rozwiązanie rekomendowane dla firm, które wystawiają i otrzymują dużą liczbę faktur, ponieważ pozwala na automatyzację procesów.
Systemy do obiegu dokumentów w firmie – samo pobranie faktury z KSeF to dopiero pierwszy krok. W praktyce potrzebny jest system do jej odczytu, obiegu i akceptacji wewnątrz organizacji, np. SaldeoSMART, DocuWare, czy SharePoint. Dzięki nim można przypisać fakturę do właściwego działu (np. zakupy, księgowość), zatwierdzić ją i przygotować do księgowania. System obiegu dokumentów stanie się obowiązkowy przy organizacjach gdzie więcej osób akceptuje faktury kosztowe. Warto zweryfikować czy system umożliwi również bezpieczne przechowywanie faktur i tworzenie kopii zapasowych. Pamiętaj, że w KSeF faktura ma postać pliku XML, więc przydatne są moduły pozwalające na jej wizualizację w tradycyjnym widoku.
Darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów – Aplikacja Podatnika KSeF (dostępna przez przeglądarkę) oraz Aplikacja Mobilna KSeF umożliwiają wystawianie i odbiór faktur bez dodatkowych kosztów. To dobre rozwiązanie dla mniejszych firm, które wystawiają niewielką liczbę dokumentów miesięcznie.

Nie można też zapominać o zagrożeniach – wraz z KSeF nadal będą pojawiać się próby wyłudzeń, np. fałszywe faktury – zamiast przesyłane na firmowe skrzynki mailowe, będą przesyłane wprost do KSeF. Dlatego weryfikacja dokumentów stanie się nieodłącznym elementem codziennej pracy. Równolegle warto już dziś dostosować umowy z kontrahentami i dostawcami, aby jasno określić zasady przekazywania i odbioru dokumentów sprzedaży w nowych realiach.

Dobrze przygotowany proces wdrożenia KSeF w Twojej firmie to podstawa bezpiecznego i sprawnego wdrożenia

Jeśli masz dodatkowe pytania – śledź nasze kanały social media tam systematycznie pojawiają się nowe materiały edukacyjne o KSeF. Masz pytanie indywidualne dotyczące Twojej firmy – zadaj pytanie do naszych ekspertów tu.

Umowy pod kontrolą PIP – jakie zmiany od 2026 roku?

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie przepisy, które diametralnie zmienią sposób kontrolowania umów cywilnoprawnych w Polsce. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) zyska nowe, szerokie uprawnienia, dzięki którym będzie mogła samodzielnie stwierdzić, że dana umowa cywilnoprawna w rzeczywistości powinna być umową o pracę.

Co to oznacza w praktyce dla pracodawców i pracowników?

Nowe uprawnienia inspektorów

Inspektorzy PIP zyskają realne narzędzia, które pozwolą im ograniczać nadużycia na rynku pracy. Będą mogli:

ocenić samodzielnie, czy zawarta umowa odpowiada faktycznym warunkom zatrudnienia,
wydać decyzję administracyjną o przekształceniu umowy,
nałożyć obowiązek wyrównania wynagrodzenia i składek ZUS,
prowadzić zdalne kontrole dokumentów, rozmów z pracownikami czy systemów firmowych.

Decyzja PIP czy sądu?

Dotychczas kwestię ustalenia, czy dana umowa powinna być umową o pracę, rozstrzygał sąd. Od 2026 roku inspektor PIP będzie mógł wydać decyzję administracyjną, która natychmiast przekształci umowę cywilnoprawną w umowę o pracę. Decyzja ta będzie miała charakter wiążący i od razu wpłynie na sytuację obu stron.

W rzeczywistości: PIP będzie mógł samodzielnie wydawać decyzję administracyjną o przekształceniu, ale nadal zachowane będą drogi odwoławcze, w tym do sądu. Projekt zakłada, że decyzja administracyjna będzie miała skutki administracyjne i podatkowo-składkowe, ale możliwe odwołanie do sądu

Surowsze kary finansowe

Projekt nowelizacji przewiduje znaczące zwiększenie kar dla pracodawców. Dotychczasowe sankcje za wykroczenia zostaną zastąpione grzywną w przedziale od 2 000 do nawet 60 000 zł. To w praktyce nawet dwukrotne podwyższenie dotychczasowych kar finansowych.

Więcej o sankcjach na portalu INFOR

PIP, ZUS i KAS na jednej platformie

Dodatkowo planowane jest stworzenie systemu wymiany danych pomiędzy PIP, ZUS i KAS. Dzięki temu inspektorzy będą mogli łatwiej identyfikować nieprawidłowości i kierować kontrole tam, gdzie ryzyko nadużyć jest największe – np. w przypadku wysokich składek odprowadzanych bez formalnego statusu pracodawcy.

Wskazówki dla pracodawców

Zmiany wymagają od przedsiębiorców odpowiedniego przygotowania. Warto:

przeanalizować zawarte umowy cywilnoprawne i sprawdzić, czy nie mają cech stosunku pracy (podporządkowanie, stałe godziny i miejsce, praca na sprzęcie firmowym),
uporządkować dokumentację, ponieważ inspektor będzie badał faktyczne warunki współpracy, a nie tylko nazwę umowy,
przygotować się na surowsze konsekwencje finansowe w razie stwierdzenia nieprawidłowości

Co powinien zrobić pracodawca już teraz?

Od 2026 roku umowy cywilnoprawne znajdą się pod ścisłą kontrolą PIP. Nowe przepisy mają ograniczyć nadużycia, ale dla wielu firm będą oznaczać konieczność gruntownego przeanalizowania sposobu zatrudniania pracowników. Warto zrobić to już teraz, by uniknąć kosztownych konsekwencji i dostosować działalność do nadchodzących regulacji.

Zabezpiecz firmę przed zmianami, pomożemy Ci dobrać najlepsze rozwiązanie i zadbać o zgodność z przepisami.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

KSeF – pytania i odpowiedzi

Od kiedy wchodzi obowiązek KSeF dla Twojej firmy?

Wobec nadchodzących zmian, możesz zastanawiać się, kiedy Twoja firma będzie musiała wdrożyć KSeF. Tak naprawdę od 1 lutego zmiana dotknie już prawie wszystkich, gdyż obowiązkiem zostaną objęte najwięksi podatnicy, którzy w naturalny sposób będą wysyłać już swoje faktury poprzez KSeF do mniejszych firm, które jeszcze w tym obowiązku nie będą.

Terminy wdrożenia KSeF w 2026:

1 luty 2026 Podatnicy VAT (czynni i zwolnieni), u których sprzedaż brutto przekroczyła w roku 2024 r. kwotę 200 000 000 zł
1 kwietnia 2026 Podatnicy VAT (czynni i zwolnieni), u których sprzedaż brutto nie przekroczyła w roku 2024 r. kwotę 200 000 000 zł
1 stycznia 2027 Podatnicy VAT (czynni i zwolnieni), którzy w danym miesiącu wystawiają faktury o łącznej wartości sprzedaży brutto nie większej niż 10 000 zł

Jak będą wyglądały faktury z KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) służy do wystawiania i przekazywania faktur ustrukturyzowanych. Mają one format XML więc nie ma ich wizualizacji w formacie PDF. Żeby zobaczyć fakturę w dotychczasowej formie potrzebny będzie system do odczytu dokumentów z systemu KSEF.

Warto pamiętać, że sam dostęp do KSeF to nie wszystko. Kluczowe będzie dobranie narzędzi, aby:

umożliwić kontrolę uprawnień (kto może pobierać, zatwierdzać czy księgować faktury), to uporządkuje procesy i odpowiedzialności w firmie, oraz zminimalizuje ręczne działania pracowników (np. pobieranie i przekazywanie plików),
zapewnić automatyczne archiwizowanie dokumentów,
integrować dane z innymi systemami w firmie (ERP czy logistyka).

Dzięki temu obsługa KSeF nie stanie się dodatkowym obciążeniem, ale elementem dobrze zaplanowanego procesu finansowo-księgowego w firmie.

Co robić z fakturami spoza KSeF, które otrzymasz od swoich kontrahentów np. mailem lub w formie papierowej?

Dokładnie przechowuj je w dotychczasowej formie: jako papierowe, PDF lub skan. W ewidencji VAT oraz w rozrachunkach traktuj je normalnie, bez konieczności „przenoszenia” do KSeF – obowiązek rejestracji dotyczy tylko faktur od firm już objętych systemem. Takie faktury nadal mogą stanowić podstawę do odliczenia VAT, zgodnie z przepisami, dopóki nie zostanie wprowadzony pełny obowiązek KSeF. Przesyłaj je do księgowości jak dotychczas, nie pomijaj ich!

Skontaktuj się z nami i zyskaj wsparcie ekspertów!

Jeżeli po przeczytaniu tego artykułu masz wątpliwości jak wdrożyć KSeF w swojej firmie, skontaktuj się z naszymi ekspertami! Pomożemy Ci w przygotowaniach do nadchodzących zmian. Korzystaj z doświadczonej firmy, której już zaufało ponad 1000 przedsiębiorców.

Zabezpiecz firmę przed zmianami, pomożemy Ci dobrać najlepsze rozwiązanie i zadbać o zgodność z przepisami.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

Nowelizacja Kodeksu pracy od 2026 roku

Dłuższy urlop, wyższe dodatki i odprawy

Sejm rozpoczął prace nad ustawą, która może całkowicie zmienić sposób ustalania stażu pracy w Polsce. Od 1 stycznia 2026 r. do stażu pracy mają być zaliczane okresy wykonywania umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie, a także prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej. Nowelizacja Kodeksu pracy ma objąć ponad 6 milionów osób, które dotychczas nie miały możliwości skorzystania z pełnych uprawnień pracowniczych.

Co się zmienia od 2026 roku w Kodeksie pracy?

Zgodnie z rządowym projektem (druk sejmowy nr 1426), do okresu zatrudnienia, od którego zależą m.in. prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego, odprawy, dodatki stażowe czy nagrody jubileuszowe, mają zostać doliczone:

okresy prowadzenia działalności gospodarczej,
okresy zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia,
umowy agencyjne i inne umowy o świadczenie usług,
okresy współpracy z osobami prowadzącymi działalność,
okresy pracy za granicą u zagranicznego pracodawcy,
członkostwo w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych lub kółkach rolniczych,
okresy służby funkcjonariuszy Straży Marszałkowskiej i Służby Celno-Skarbowej.

Warunkiem zaliczenia będzie opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne i rentowe lub wypadkowe).

Jakie uprawnienia zyskają pracownicy?

Osoby, które przed zatrudnieniem na etacie prowadziły firmę lub pracowały na zleceniu, zyskają prawo m.in. do:

dłuższego urlopu wypoczynkowego (26 dni zamiast 20),
wyższej odprawy w razie rozwiązania stosunku pracy,
dodatków stażowych i nagród jubileuszowych,
dłuższego okresu wypowiedzenia (w przypadku wcześniejszej współpracy z obecnym pracodawcą na podstawie umów cywilnoprawnych).

To oznacza zrównanie praw osób, które wcześniej prowadziły aktywność zawodową poza etatem, z tymi zatrudnionymi na umowie o pracę od początku.

Dlaczego to ważna zmiana?

Dotychczas umowy cywilnoprawne i samozatrudnienie nie były wliczane do stażu pracy. Pracownicy tracili na tym nie tylko przy urlopie, ale także przy ustalaniu odpraw czy awansu zawodowego. Nowelizacja ma na celu zlikwidowanie tych nierówności i ułatwienie dostępu do stabilnych warunków zatrudnienia.

Według danych GUS z końca 2024 roku:

ponad 2,4 mln osób pracowało na podstawie umów zlecenia lub pokrewnych,
prawie 3,8 mln osób prowadziło jednoosobową działalność gospodarczą.

Łącznie zmiana może dotyczyć ponad 6 milionów Polaków.

Kiedy zmiana wejdzie w życie?

22 lipca 2025 r. Sejm przeprowadził pierwsze czytanie projektu ustawy i skierował go do dalszych prac w sejmowej Komisji Nadzwyczajnej do spraw zmian w kodyfikacjach. Planowany termin wejścia w życie przepisów to 1 stycznia 2026 roku.

Co możesz zrobić już teraz?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą lub osobą, która przez wiele lat pracowała na umowach cywilnoprawnych i planujesz powrót do etatu – ta zmiana może znacząco wpłynąć na Twoje przyszłe uprawnienia. Warto już teraz:

zebrać dokumentację potwierdzającą okresy działalności lub umów cywilnoprawnych,
sprawdzić, czy w Twoim przypadku opłacane były składki ZUS,
skonsultować się z księgowym, aby odpowiednio przygotować się do zmian.

Projekt ustawy oraz informacje o przebiegu legislacyjnym znajdziesz na stronie Sejmu.

Potrzebujesz wsparcia w ewidencji okresów zatrudnienia i zmianach kadrowych?

Wspieramy średnie i duże firmy w pełnej obsłudze księgowej oraz kadrowo-płacowej. Monitorujemy zmiany w przepisach i pomagamy wdrażać je w praktyce. Skontaktuj się z nami TUTAJ.