Wiadomość o odroczeniu obowiązkowego KSeF daje dodatkowy czas na dopięcie optymalizacji i wdrożeń. Jedno jest pewne – to dobry moment na digitalizację ton papierów i porządki w biurowej dokumentacji. Rozpoczęcie czystek w dokumentach firmowych warto rozpocząć od przypomnienia sobie przepisów. Firmy podlegają obowiązkowi przechowywania dokumentacji zgodnie z ordynacją podatkową, aż do momentu ich przedawnienia (art. 86 § 1). Co można wrzucić do niszczarki w 2024 roku, a co musi bezwzględnie zostać?
Przechowywanie sprawozdań finansowych
Od 2019 roku, kiedy znowelizowano ordynację podatkową, nie trzeba już przechowywać bilansów ani rachunków zysków i strat do końca istnienia firmy. Czas ich obligatoryjnego przechowywania skrócono do 5 lat.
To oznacza, że w 2024 roku można wrzucić do niszczarki sprawozdania finansowe z 2018 roku (złożone w 2019 roku) oraz wszystkie wcześniejsze sprawozdania.
Przechowywanie pozostałych dokumentów księgowych
Jak wygląda termin „przydatności” innych dokumentów księgowych?
- Księgi rachunkowe – minimum 5 lat (wg ustawy o rachunkowości);
- Dowody księgowe wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia złożenia podsumowania sprawozdania finansowego w roku finansowym (pod warunkiem, że klienci – powiernicy aktywów objętych sprzedażą detaliczną są już rozliczeni);
- Karty wynagrodzeń pracowników – minimum 5 lat (o czym stanowią przepisy podatkowe, emerytalne, rentowe);
- Dokumentacja księgowa środków trwałych w budowie (w tym umowy kredytowe, pożyczkowe) – 5 lat;
- Dokumenty dotyczące przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości, inwentaryzacji i pozostałe dokumenty księgowe – minimum 5 lat;
- Dokumentacja reklamacji i rękojmi – minimum rok po utracie terminu rękojmi lub uwzględnieniu reklamacji.
Okres przechowywania
Należy pamiętać, że czas przechowywania dokumentów liczy się od roku kalendarzowego w którym zostały złożone– nie od roku, którego dotyczą. To oznacza, że (przykładowo) sprawozdanie finansowe za 2019 rok złożone w 2020 roku może być zniszczone dopiero w 2025 roku.
