Krajowy System e-Faktur na razie jest dla firm tylko opcją, ale już wkrótce stanie się obowiązkiem (od 1 lipca 2024 dla VATowców, od 2025 dla nieVATowców). Ogólnopolska platforma teleinformatyczna umożliwiająca wystawianie, wysyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych budzi wiele obaw. Projekt KSeF już teraz wywołuje wiele emocji wśród przedsiębiorców. Osoby, które dobrowolnie z niego korzystają, zgłaszają szereg nieprawidłowości i problemów. Jakie zmiany czekają więc przedsiębiorców i księgowych po implementacji Krajowego Systemu e-Faktur?
Zmiany technologiczne – system ERP lub Finansowo-Księgowy
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się z aktualizacją obecnego oprogramowania, wdrożeniem dodatku do niego bądź całkowitą wymianą wewnątrzfirmowego systemu finansowo-księgowego. Celem nie jest wyłącznie wystawianie elektronicznych faktur, ale też bezproblemowy obieg dokumentów zarówno wewnątrz firmy, jak i poza nią (do klientów, kontrahentów, odpowiednich urzędów i instytucji).
Zmiana dokumentu sprzedaży – faktura ustrukturyzowana KSeF
Faktura ustrukturyzowana jest plikiem XML, którego schemat oparto na pliku JPK_FA. W momencie jej generowania system automatycznie nada jej numer identyfikacyjny. Faktura ustrukturyzowana KSeF ma 480 zdefiniowanych pól (schema XSD ma 3551 wierszy).
To, co może być w niektórych przypadkach problematyczne to fakt, że za datę wystawienia tej faktury uważa się datę jej przesłania do KSeF.
Do lamusa odejdą:
- duplikaty faktur (będą przechowywane w systemie przez 10 lat),
- faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących,
- faktury VAT RR i faktury pro forma.
Z kolei poza KSeF będą wystawiane:
- faktury korygujące,
- faktury dotyczące zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane i partnerstwa publiczno-prywatnego.
Zmiany biznesowe – optymalizacja procesów z KSeF
Zakładając, że oprogramowanie zaimplementowano prawidłowo, KSeF zautomatyzuje większość działań. Elektroniczne fakturowanie powinno poprawić wzajemną komunikację między firmą, kontrahentami, księgowością i Urzędem Skarbowym. Digitalizacja sprawia również, że łatwiej jest monitorować płatności, zaległości i bieżące rozliczenia.
Przy jednoczesnym przyspieszeniu działań administracyjnych zmniejsza się ryzyko popełnienia błędu przy wystawianiu faktur.
Zmiany ekologiczne dzięki KSeF – wycofanie faktur papierowych
Według wiceministra Finansów Bartosza Baraszczuka, w środowisku testowym KSeF wystawiono już ponad 10 mln faktur (dane z kwietnia 2023). Jak pokazuje kalkulator Opentext, papier potrzebny do ich wydrukowania wymagałby ścięcia ponad 12 tys. drzew, zużycia 17 basenów olimpijskich wody oraz energii potrzebnej na ogrzanie 144 domów przez rok.
Brak wersji papierowej przekłada się też na:
- oszczędność miejsca (to dobra wiadomość dla firm o niewielkiej powierzchni biurowej)
- brak ryzyka zagubienia lub zniszczenia faktury.
KSeF – krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku
To, co z pewnością ucieszy wielu przedsiębiorców – to, że po zaimplementowaniu KSeF zwrot podatku będzie dużo szybszy i sprawniejszy. Czas oczekiwania na zwrot podatku skraca się bowiem z 60 do 40 dni.
TUTAJ do wglądu rządowa strona o systemie fakturowania KSeF. O innych zmianach w księgowości, kadrach i płacach przeczytasz na naszym BLOGU.
