Zwolnienie pracownika – najczęstsze błędy pracodawców i jak ich unikać

Zwolnienie pracownika – najczęstsze błędy pracodawców i jak ich unikać

Zwolnienie pracownika to decyzja, która może mieć poważne konsekwencje prawne, organizacyjne i wizerunkowe. Nawet jeśli jest uzasadnione, błędne przeprowadzenie całej procedury może narazić pracodawcę na pozew, odszkodowanie lub kontrolę PIP. Poniżej omawiamy najczęstsze błędy związane z zwolnieniem oraz podpowiadamy, jak ich unikać – z zastrzeżeniem, że każda sytuacja wymaga indywidualnej oceny.

Brak dokumentacji lub dowodów

• brak udokumentowanych uchybień lub rozmów dyscyplinujących
• brak oceny pracy, notatek służbowych, informacji zwrotnej
• wypowiedzenie lub dyscyplinarka bez uzasadnienia

Ryzyko: pracownik może podważyć zwolnienie, powołując się na brak winy lub brak podstaw. W efekcie sąd może zasądzić odszkodowanie lub przywrócić go do pracy.

Zwolnienie bez odpowiedniej formy

• ustne wypowiedzenie lub brak podpisanej kopii
• pomyłka w długości okresu wypowiedzenia
• niewłaściwe pouczenie o przysługujących środkach prawnych

Ryzyko: wypowiedzenie może zostać uznane za wadliwe formalnie, nawet jeśli było merytorycznie uzasadnione.

Reakcja na „tolerowane” praktyki

Pracodawcy czasami podejmują decyzję o zwolnieniu pracownika za działania, które wcześniej były powszechnie akceptowane, np.:
• elastyczne godziny pracy
• udostępnianie loginów w systemach kasowych
• samowolne zmiany w grafiku

Ryzyko: sądy często uznają, że jeżeli dana praktyka była przez dłuższy czas tolerowana, to nie można jej nagle traktować jako ciężkiego naruszenia obowiązków.

Artykuł szeroko opisujący zagadnienie dostępny tutaj: Zwolnienie dyscyplinarne za tolerowaną praktykę? Sąd Najwyższy mówi: nie

Brak konsultacji z działem kadr lub z prawnikiem

Pracodawcy czasem podejmują decyzję o zwolnieniu spontanicznie – bez konsultacji z osobą odpowiedzialną za kadry lub bez sprawdzenia aktualnego stanu prawnego.

Ryzyko: naruszenie procedur wewnętrznych, przepisów prawa pracy lub zasad współżycia społecznego.

Jak uniknąć błędów przy zwolnieniu?

Każda decyzja o zwolnieniu powinna być:
• przemyślana i udokumentowana
• zgodna z procedurami zawartymi w regulaminie pracy
• oparta na rzetelnej analizie konkretnego przypadku
• skonsultowana z działem kadr lub biurem rachunkowym prowadzącym obsługę kadrową

Potrzebujesz wsparcia?

Jako biuro rachunkowe zajmujemy się również kompleksową obsługą kadrowo-płacową. Pomagamy pracodawcom w bezpiecznym przeprowadzaniu zwolnień, analizie ryzyka oraz w prowadzeniu pełnej dokumentacji pracowniczej.

• przygotowanie wypowiedzeń zgodnych z Kodeksem pracy
• ocena zasadności rozwiązania umowy
• aktualizacja regulaminów i wzorów dokumentów
• wsparcie przy kontrolach PIP

Powyższy artykuł ma charakter ogólny i informacyjny. W każdej sprawie związanej ze zwolnieniem pracownika rekomendujemy indywidualną analizę sytuacji – najlepiej we współpracy ze specjalistą ds. kadr lub prawnikiem.

Masz wątpliwości, czy Twoje działania są zgodne z przepisami? Skontaktuj się z nami – pomożemy zadbać o bezpieczeństwo kadrowe Twojej firmy.

Okresy wypowiedzenia dla umów o pracę: czas próbny, określony i nieokreślony

Przy zawieraniu z pracownikami umów o pracę, zarówno pracodawca jak i pracownik ma możliwość rezygnacji z umowy zgodnie z określonymi terminami (art. 32-43 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141). Terminy wskazane w artykułach kodeksu ściśle są uzależnione od:

– rodzaju umowy zawartej z pracodawcą (umowa na czas próbny, określony czy też nieokreślony, umowa na zastępstwo, umowa na czas wykonywania określonego zadania)

– czasu przepracowanego u danego pracodawcy

– czasu na jaki umowa została zawarta (dotyczy to w szczególności umów terminowych)

Poniżej terminy wypowiedzenia dla poszczególnych umów o pracę:

Umowa na czas próbny

Okres wypowiedzenia umowy zawartej na czas próbny wynosi:

– 3 dni robocze, jeśli umowa była zawarta na okres do 2 tygodni,

– 1 tydzień jeśli umowa była zawarta na okres powyżej 2 tygodni,

– 2 tygodnie jeśli umowa była zawarta na okres 3 miesięcy.

Nie liczy się faktyczny czas przepracowany przez pracownika, a okres na jaki zawarł umowę na czas próbny z pracodawcą.

 

Umowa na czas określony

Umowa na okres próbny wygasa wraz z nadejściem konkretnie wskazanej daty w umowie, wykonaniem danego zadania lub nastąpieniem określonego wydarzenia. Okres wypowiedzenia dla umowy na czas okreslony wynosi:

– 3 dni robocze, kiedy umowa została zawarta na czas zastępstwa pracownika,

– 2 tygodnie, przy założeniu że umowa została zawarta minimum na 6 miesięcy oraz jeśli taka adnotacja została zamieszczona w umowie.

 

Umowa na czas nieokreślony

Okres wypowiedzenia przy umowie na czas określony zależy od długości zatrudnienia u pracodawcy i wynosi:

– 2 tygodnie, kiedy pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,

– 1 miesiąc, kiedy pracownik był zatrudniony minimum 6 miesięcy,

– 3 miesiące, kiedy pracownik był zatrudniony minimum 3 lata.

Do stażu zatrudnienia u jednego pracodawcy zalicza się wszystkie okresy zatrudnienia oraz okresy nieświadczenia pracy, takie jak okres urlopu wypoczynkowego, wychowawczego czy chorobowe L4.

 

Okres wypowiedzenia trwający tydzień lub jego wielokrotność zawsze kończy się w sobotę. Opisane powyżej okresy wypowiedzenia są minimalne i nie można ich skracać, można natomiast okresy te wydłużyć nawet do 12 miesięcy pod warunkiem, że będzie on korzystny dla pracownika (np. z punktu widzenia poszukiwania nowego zatrudnienia).