Stałe miejsce działalności: kiedy zagraniczna firma musi rozliczyć VAT w Polsce?

Przez lata administracja skarbowa potrafiła uznać za „stałe miejsce prowadzenia działalności” (ang. fixed establishment, FE) zagranicznej firmy niemal wszystko: wynajęty magazyn, umowę z polskim kontrahentem, a czasem nawet obecność przedstawiciela handlowego. Efekt? Obowiązek rejestracji do VAT w Polsce, masa niepewności i wysokie ryzyko dla obu stron transakcji.

Ale wygląda na to, że ten etap dobiega końca.

O co chodzi z tym „stałym miejscem”?

W uproszczeniu – chodzi o to, czy zagraniczna firma, która działa w Polsce (np. zleca tu usługi lub sprzedaje towary), musi się u nas zarejestrować jako podatnik VAT. Kluczowe jest to, czy ma w Polsce coś więcej niż tylko kontrahenta. Czyli – czy działa tu na tyle „na poważnie”, że ma realne zaplecze: ludzi, sprzęt, strukturę, i może samodzielnie zarządzać procesem świadczenia usług lub sprzedaży.

Jeśli tak – mamy do czynienia z FE, a to oznacza VAT w Polsce, obowiązek fakturowania, deklaracje itd.

Co się zmieniło?

Przez długi czas organy podatkowe interpretowały przepisy bardzo szeroko. Nawet jeżeli zagraniczna firma korzystała tylko z polskiego magazynu albo zlecała logistykę lokalnemu operatorowi, fiskus uznawał to za „stałe miejsce” – i wymagał rejestracji.

To podejście było nie tylko niezgodne z orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości UE, ale też groźne dla polskich firm, które musiały rozliczać VAT za zagranicznych partnerów – i ponosić odpowiedzialność solidarną.

Na szczęście w 2024 roku coś drgnęło.

Wyroki, które zmieniły zasady gry

W kilku przełomowych orzeczeniach Naczelny Sąd Administracyjny jasno wskazał, że:

samo korzystanie z usług polskiego partnera nie wystarcza, by mówić o FE,
zagraniczna firma musi mieć w Polsce własne zaplecze – ludzkie i techniczne – i realnie nim zarządzać,
to, że coś dzieje się na terytorium Polski, nie oznacza jeszcze, że firma ma tu „stałe miejsce”.

W jednym z najgłośniejszych wyroków NSA stwierdził, że niemiecka firma, która korzysta z polskiego magazynu, ale nie zatrudnia tu ludzi i nie ma własnego zaplecza technicznego, nie musi rejestrować się do VAT w Polsce

Fiskus zmienia ton

To orzecznictwo zaczęło się przekładać na praktykę. W interpretacjach indywidualnych z końca 2024 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zaczął uznawać, że nie każda obecność zagranicznej firmy w Polsce oznacza od razu FE.

Coraz częściej pojawia się też wątek, że „podwykonawca nie może być jednocześnie strukturą stałego miejsca prowadzenia działalności kontrahenta”. Czyli: to, że polska firma coś robi dla zagranicznej, nie oznacza, że nagle staje się jej przedstawicielstwem.

Co to oznacza dla polskich firm?

Dla wielu polskich przedsiębiorców – zwłaszcza tych świadczących usługi lub magazynujących towary – to świetna wiadomość. Mniej niepewności, mniejsze ryzyko odpowiedzialności, mniej kłopotów z VAT-em.

Jeśli Twoja firma współpracuje z zagranicznymi kontrahentami, warto przyjrzeć się temu, jak wygląda Wasza relacja: kto co kontroluje, kto ponosi odpowiedzialność, czy są stałe zasoby w Polsce. Ale jeśli wszystko opiera się na standardowej umowie B2B – bez realnego zaplecza zagranicznej firmy w kraju – ryzyko FE znacząco spadło.

Czy to koniec problemu?

Nie do końca – ale jesteśmy na dobrej drodze. Linia interpretacyjna się stabilizuje, orzecznictwo coraz częściej idzie w stronę podatników, a niektóre nadgorliwe podejścia fiskusa powoli odchodzą do przeszłości.

Na razie nie ma jednej ogólnej interpretacji ogólnej lub wytycznych MF, które zamknęłyby temat definitywnie. Ale dla praktyki gospodarczej to, co dzieje się teraz, to zdecydowany krok w stronę większej przewidywalności.

Chcesz sprawdzić, czy Twoja firma lub Twój kontrahent ryzykuje status FE? Warto przyjrzeć się strukturze współpracy – zanim zrobi to urząd skarbowy.

Zapraszamy do współpracy, nasz zespół ekspertów czeka na Państwa zlecenia.

Przeczytaj także: Kiedy, jak i dlaczego zarejestrować się do VAT-UE?

JAK WYGLĄDA KONTROLA PRZEDSIĘBIORCY PRZY REJESTRACJI NA VAT?

Będąc nowym przedsiębiorcą na rynku, świadcząc usługi objęte obowiązkiem rejestracji na VAT spodziewaj się wizyty Inspektorów z Urzędu Skarbowego. Po złożeniu druku rejestrującego do VAT-u tzn. VAT-R w siedzibie wskazanej we wniosku odbędzie się kontrola Urzędu Skarbowego, którzy będą mieli za zadanie sprawdzenie czy pod adresem, który podałeś w dokumentach faktycznie będziesz prowadził swoją działalność.

Kontrola z Urzędu Skarbowego niejednokrotnie powoduje, że przedsiębiorcy czują się zestresowani, mimo tego, że często nie zdążyli zrobić żadnej transakcji

Nie ma jednak powodu do obaw, ponieważ urzędnicy mają na celu uzyskać jedynie odpowiedź na pytanie, czy jako przedsiębiorca będziesz prowadzić działalność gospodarczą pod wskazanym w dokumencie adresem.

DLACZEGO INSPEKTORZY URZĘDU SKARBOWEGO SPRAWDZAJĄ ADRES PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ?

Niestety inspektorzy US spotykają się niejednokrotnie z licznymi nadużyciami dotyczącymi prowadzenia działalności gospodarczej na tak zwane „słupy”, czego przyczyną jest głównie chęć wyłudzenia podatku VAT. Aby zapobiec takim zachowaniom ze strony podmiotów gospodarczych postanowiono kontrolować to, czy pod wskazanym przez przedsiębiorcę adresem prowadzi on swoją działalność.

JAK WYGLĄDA KONTROLA?

Inspektorzy oczekują odpowiedzi na podstawowe pytania dotyczące prowadzenia firmy m.in.:

Czym firma będzie się zajmować?
Czy firma posiada klientów/kontrahentów? Skąd będzie ich pozyskiwać?
Gdzie są przyjmowani klienci?
Czy klient ma prawo do użytkowania lokalu pod prowadzenie działalności gospodarczej?
Gdzie są przechowywane dokumenty księgowe firmy? itp.

Jeśli podmiot gospodarczy poda adres prowadzenia działalności, do którego nie ma prawa, będzie musiał przedstawić umowę najmu lub użyczenia lokalu. Jeśli firma jest założona np. w domu rodziców, lub w innym miejscu zamieszkania należy przedstawić umowę użyczenia lokalu pod cele działalności gospodarczej.

Najważniejsze przy kontroli jest to aby wykazać, że mamy prawo do adresu pod którym zakładamy działalność gospodarczą.

CO W SYTUACJI KIEDY URZĘDNICY NIKOGO NIE ZASTANĄ W SIEDZIBIE FIRMY?

W sytuacji gdy przedsiębiorcy nie będzie w siedzibie firmy podczas wizyty US, otrzyma on wezwanie do wyjaśnień z urzędu. Proces rejestracji na VAT może wydłużyć się znacznie, nawet do kilku miesięcy. Jeśli przedsiębiorca stawi się do urzędu zostanie zadane mu wymieniane już w tym artykule kilkukrotnie pytanie: czy pod wskazanym w dokumencie adresem działalność gospodarcza jest prowadzona.

CO JEŚLI NIE JESTEŚMY W POSIADANIU LOKALU POD BIURO NA WŁASNOŚĆ?

Dobrym rozwiązaniem jest wynajem adresu pod rejestracje firmy w tzw. wirtualnym biurze, gdzie na co dzień na bieżąco jest obsługiwana korespondencja, jest również wyznaczone miejsce do pracy i spotkań z klientami. Idealnie jeśli w tym samym biurze mamy biuro rachunkowe, gdzie zawsze można spotkać się z księgową i porozmawiać, czy zabrać potrzebne dokumenty. W trakcie kontroli w sprawie rejestracji do podatku VAT odpowiedzi udziela księgowa prowadząca firmę.