Czy można wysłać notę korygującą e-mailem?

Czy można wysłać notę korygującą e-mailem?

Nota Korygująca. Czy można ją wysłać i akceptować za pomocą e-mail?

Zdarza się że przy wystawianiu faktury pojawi się błąd np. w adresie, NIPie, dacie sprzedaży/wystawienia dokumentu, czy nr faktury. Można wówczas zrobić korektę faktury przy pomocy noty korygującej. Należy wystawić dokument z poprawnymi danymi i wysłać do akceptacji klienta. Klient natomiast powinien podpisać ją i odesłać. Zdarza się, że klient nie chce odesłać jej pocztą ze względu na koszty itp. Czy możemy wówczas skorzystać z formy akceptacji on-line np. Przez e-mail?

Okazuje się, że tak ponieważ w przepisach nie ma opisanego konkretnego sposobu akceptacji noty i jej dostarczenia. Wysłanie noty korygującej do kontrahenta przy pomocy skrzynki elektronicznej powinno zawierać zapis, że kontrahent ma np. 14 dni od dostarczenia na wyrażenie sprzeciwu do przesłanego dokumentu. Po tym terminie uważa się, że nota została zaakceptowana tzw. milczącą zgodą.

 

Jakie dane możemy skorygować notą korygującą?

– data wystawienia i nr faktury,

– imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy,

– numery identyfikacyjne podatnika (sprzedawcy) i nabywcy,

– data dokonania lub zakończenia dostawy towarów/usługi

– data otrzymania zapłaty,

– nazwa (rodzaj) towaru/usługi;

– termin płatności,

– adnotacje na fakturze np. „odwrotne obciążenie”,

– sposób zapłaty przelew/gotówka/karta

 

Jakich danych nie można korygować notą korygującą?

Dane które nie podlegają korekcie na nocie korygującej są ściśle określone przez ustawodawce. Nie można zmieniać przede wszystkim podmiotu umowy sprzedaży, oraz danych takich jak:

– miary i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

– kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

– wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług,

– stawkę i kwotę podatku,

– sumę wartości sprzedaży netto i kwotę sprzedaży ogółem.