Sezon ogórkowy w firmie? To dobry moment na audyt księgowy!
Wielu przedsiębiorców kojarzy lato i wakacje z tzw. sezonem ogórkowym – część klientów i kontrahentów odpoczywa, a obroty w niektórych branżach spadają. To właśnie ten spokojniejszy czas może być idealny, aby spojrzeć na finanse firmy z szerszej perspektywy i przeprowadzić audyt księgowy.
Dlaczego warto to zrobić latem?
-
Zespół ma więcej czasu na weryfikację dokumentów.
-
Łatwiej wyłapać błędy i nieprawidłowości zanim pojawią się problemy.
-
Można przygotować się do intensywniejszego sezonu jesiennego.
1. Czym jest audyt księgowy?
Audyt księgowy to nie tylko kontrola – to szczegółowa analiza poprawności prowadzenia ksiąg rachunkowych, rejestrów VAT, rozliczeń podatkowych i raportów finansowych. W praktyce to także szansa na ocenę, czy stosowane procedury są zgodne z aktualnymi przepisami.
Dzięki audytowi można:
-
Zidentyfikować ryzyka podatkowe,
-
Sprawdzić prawidłowość naliczeń podatków i składek,
-
Zweryfikować, czy dokumenty źródłowe są kompletne,
-
Przygotować rekomendacje usprawnień.
Podstawa prawna: art. 64 ustawy o rachunkowości określa obowiązki w zakresie badań sprawozdań finansowych.
2. Kiedy warto pomyśleć o audycie księgowym?
Najlepszy moment na audyt to czas, w którym nie jesteś przytłoczony bieżącą obsługą dużej liczby transakcji. Właśnie dlatego okres wakacyjny sprawdza się idealnie – szczególnie w branżach, które latem mają mniej pracy.
Warto przeprowadzić audyt m.in. gdy:
-
W Twojej firmie występuje duża rotacja faktur kosztowych i sprzedażowych.
-
Chcesz sprawdzić prawidłowość rejestrów VAT, zwłaszcza w kontekście nadchodzących zmian KSeF.
-
Chcesz przygotować się do kontroli skarbowej lub ZUS.
-
Rozważasz optymalizację kosztów prowadzenia księgowości.
3. Jak wygląda proces audytu w praktyce?
Audyt księgowy można przeprowadzić wewnętrznie (przez zespół kontrolingu) lub zlecić zewnętrznie biuru rachunkowemu.
Najczęściej obejmuje:
-
Przegląd ksiąg rachunkowych i KPiR.
-
Weryfikację sald i rozrachunków z kontrahentami.
-
Kontrolę poprawności ewidencji VAT, w tym odliczeń i deklaracji.
-
Sprawdzenie dokumentacji ZFŚS, kosztów reprezentacji, podróży służbowych.
-
Raport z rekomendacjami usprawnień lub korekt.
Warto pamiętać, że audyt to nie kontrola skarbowa – celem jest wykrycie potencjalnych problemów zanim zrobi to urząd.
4. Korzyści z audytu w sezonie letnim
Przeprowadzenie audytu księgowego w spokojniejszym okresie niesie szereg korzyści:
-
Poprawa bezpieczeństwa podatkowego.
-
Wdrożenie rekomendacji przed nowym sezonem rozliczeń.
-
Większy spokój w razie ewentualnej kontroli.
-
Szansa na odzyskanie VAT z błędnie rozliczonych faktur lub korekt.
Dodatkowo to dobry moment na uporządkowanie dokumentacji i poprawę obiegu informacji między działami.
5. Jak się przygotować do audytu?
Praktyczne wskazówki:
-
Wyznacz osoby odpowiedzialne za przygotowanie dokumentów.
-
Upewnij się, że masz aktualne rejestry VAT, ewidencję środków trwałych, ZFŚS.
-
Zadbaj o kompletność umów z kontrahentami.
-
Jeśli korzystasz z programów księgowych (np. Optima, Saldeo), sprawdź, czy dane są spójne i zarchiwizowane.
Dodatkowe materiały: Zasady rachunkowości – poradnik MF
Sezon urlopowy nie musi oznaczać straconego czasu. Wręcz przeciwnie – to świetny moment, by sprawdzić, czy finanse Twojej firmy są w pełni uporządkowane. Wcześnie wykryte błędy pozwalają uniknąć kosztownych korekt, sankcji i stresu związanego z kontrolą.
Potrzebujesz wsparcia?
W Chandon Waller & Partners przeprowadzamy audyty księgowe dla średnich i dużych firm – szczególnie wtedy, gdy nie chcesz tracić płynności i pewności w rozliczeniach. Nasze rekomendacje pomagają usprawnić procesy księgowe na długo przed końcem roku. Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz wykorzystać sezon wakacyjny na porządki w dokumentach.
Centralny Rejestr Faktur powstanie na bazie nowych plików JPK_VAT. Jego podstawową funkcją jest możliwość przeprowadzania analizy i kontroli prawidłowości wystawianych przez podatników faktur VAT, a następnie eliminacja ewentualnych nadużyć związanych z procederem wystawiania „pustych” faktur i wyłudzeń karuzelowych.
Oprócz danych z deklaracji podatników, będą rejestrowane również numery rachunków bankowych każdego podmiotu, które są zgłoszone do Urzędu Skarbowego.
Z dniem 1. Stycznia 2020 dokonując przelewu, którego wartość przekracza 15 000 złotych, konieczne będzie sprawdzenie danych uwidocznionych w rejestrze i dokonanie płatności na rachunek bankowy kontrahenta, który jest ujawniony w CRF.
Co w sytuacji kiedy opłacimy fakturę na nie zgłoszone do rejestru konto?
W przypadku chęci dokonania płatności na konto inne niż to znajdujące się w rejestrze, konieczne będzie pisemne zawiadomienie o tym naczelnika Urzędu Skarbowego w terminie 3 dni od daty przelewu.
W przypadku braku zawiadomienia o tym naczelnika Urzędu Skarbowego utracimy prawo do zaliczenia takiej transakcji w koszty uzyskania przychodów.
Pilne!
W związku z uruchomieniem ww rejestru konieczne jest skontrolowanie aktualności zgłoszonych w Urzędzie Skarbowym danych i dokonanie ewentualnych zmian. W przeciwnym wypadku, gdy dane okażą się nieaktualne po styczniu 2020 roku możemy spodziewać się problemów lub opóźnień w przepływie środków firmowych.
