Jak korzystać z AI zgodnie z przepisami? Praktyczne wskazówki z perspektywy biura rachunkowego
Sztuczna inteligencja (AI) znajduje coraz szersze zastosowanie w codziennej pracy firm – od analizowania danych księgowych i kadrowych po generowanie raportów, podsumowań czy pism urzędowych. Choć AI może wspierać efektywność operacyjną, jej niewłaściwe użycie niesie ryzyko naruszenia przepisów prawa – w szczególności RODO, ustawy o rachunkowości, ustawy AML oraz przepisów o ochronie tajemnicy przedsiębiorstwa.
Jako biuro rachunkowe, które obsługuje przedsiębiorców w zakresie księgowości, kadr i raportowania, wyjaśniamy, jak korzystać z AI zgodnie z przepisami i czego unikać, aby chronić dane, reputację i odpowiedzialność prawną.
AI w firmie – realne zastosowania i potencjalne ryzyka
Firmy coraz częściej wykorzystują AI do:
-
tworzenia podsumowań z danych kadrowych lub księgowych,
-
analizowania kosztów i porządkowania faktur,
-
generowania pism do urzędów,
-
wspomagania interpretacji przepisów lub orzeczeń.
Choć brzmi to praktycznie, wiele narzędzi opartych na AI działa na zasadzie przesyłania danych do zewnętrznych systemów – często hostowanych poza UE, bez gwarancji poufności. Jeżeli w treści promptów znajdują się dane osobowe, dane finansowe lub informacje strategiczne dla firmy, może dojść do naruszenia obowiązujących przepisów.
Podstawa prawna: art. 5, 6 i 32 RODO.
AI a ochrona danych osobowych – czego nie wolno robić?
Wprowadzanie do narzędzi AI informacji zawierających dane osobowe (np. nazwiska, numery PESEL, dane kadrowe, adresy e-mail, wynagrodzenia) wymaga pełnej zgodności z RODO. Przedsiębiorca, który przetwarza dane w AI bez podstawy prawnej lub bez świadomości, gdzie i jak są one przechowywane, naraża się na odpowiedzialność jako administrator danych.
W szczególności ryzykowne jest korzystanie z AI w formie otwartych modeli dostępnych online (np. ChatGPT, Copilot, Claude), które przetwarzają dane na serwerach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Podstawa prawna: art. 44–46 RODO (transfer danych do państw trzecich). Więcej o obowiązkach wynikających z RODO można przeczytać na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl
AI a dokumenty księgowe – czy analiza faktur może naruszać przepisy?
W wielu firmach AI wykorzystywane jest do analizy kosztów, porządkowania faktur lub generowania zestawień. Jeśli jednak dane przekazywane do AI zawierają informacje identyfikujące kontrahentów, wartości transakcji, numery rachunków czy szczegóły płatności – są to dane objęte obowiązkiem poufności.
Zgodnie z przepisami, dokumentacja księgowa musi być chroniona przed nieautoryzowanym dostępem. Przekazanie takich danych do narzędzi, które nie gwarantują zgodności z przepisami o rachunkowości i ochronie danych, może stanowić naruszenie obowiązków dokumentacyjnych.
Podstawa prawna: art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Czy dane firmowe używane w AI to ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa?
Wiele danych analizowanych przez AI – jak struktura wynagrodzeń, warunki umów z kontrahentami, dane dotyczące marż czy kosztów produkcji – ma charakter informacji poufnych. Jeżeli takie dane zostaną przekazane do narzędzia AI, które działa w chmurze publicznej bez umowy powierzenia, może dojść do ich nieuprawnionego ujawnienia.
W takiej sytuacji firma może stracić ochronę prawną wynikającą z przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co może skutkować konsekwencjami nie tylko prawnymi, ale też wizerunkowymi.
Podstawa prawna: art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
AI a dane przetwarzane w ramach obowiązków AML
Przedsiębiorcy z branż objętych ustawą AML (np. doradcy, pośrednicy, biura rachunkowe) nie mogą ujawniać informacji uzyskanych w toku procedur weryfikacyjnych, takich jak identyfikacja klienta czy analiza źródła pochodzenia środków. Przekazanie takich danych do AI, nawet w ramach testu funkcji podsumowującej, może zostać uznane za naruszenie tajemnicy zawodowej.
Warto pamiętać, że obowiązek poufności obowiązuje także po zakończeniu współpracy z klientem.
Podstawa prawna: art. 50 ustawy AML.
Jak bezpiecznie korzystać z AI w firmie? 5 zaleceń
1. Zadbaj o anonimizację danych
Zanim przekażesz dane do narzędzia AI, usuń wszelkie informacje identyfikujące osoby fizyczne lub kontrahentów. Zanonimizowane dane można analizować bez naruszenia przepisów.
2. Korzystaj z AI zgodnego z RODO
Sprawdź, gdzie hostowane są dane i czy masz możliwość zawarcia umowy powierzenia danych z dostawcą usługi. Wybieraj narzędzia działające w EOG lub objęte odpowiednimi zabezpieczeniami prawnymi.
3. Nie przetwarzaj danych finansowych klientów w otwartych modelach AI
Dotyczy to m.in. list płac, danych o przychodach i kosztach, danych z KPiR lub JPK. Tego rodzaju dane powinny być przetwarzane wyłącznie w środowisku zamkniętym i zabezpieczonym.
4. Przeszkol zespół
Wiele naruszeń ma charakter nieumyślny – dlatego warto wdrożyć podstawowe zasady korzystania z AI w firmie i regularnie je przypominać.
5. Konsultuj działania z profesjonalnym biurem rachunkowym
Zaufany partner zewnętrzny może pomóc określić, które dane można przetwarzać w AI, a które powinny pozostać objęte pełną poufnością.
Checklista: Czy mogę użyć AI w tej sytuacji?
Podsumowanie: AI w firmie to szansa – pod warunkiem, że stosowana zgodnie z prawem
Sztuczna inteligencja może wspierać przedsiębiorców w analizie danych i automatyzacji pracy, ale tylko wtedy, gdy działa w granicach określonych przez prawo. Biuro rachunkowe, które obsługuje Twoją firmę, może pomóc Ci ocenić ryzyko i wprowadzić dobre praktyki w korzystaniu z AI – zanim dojdzie do naruszenia przepisów lub utraty zaufania klientów.
Zależy Ci na bezpiecznym i odpowiedzialnym wdrażaniu AI w Twojej firmie?
Skontaktuj się z nami i dowiedz się jak wspieramy przedsiębiorców w korzystaniu z technologii zgodnie z przepisami.
Zwolnienie pracownika to decyzja, która może mieć poważne konsekwencje prawne, organizacyjne i wizerunkowe. Nawet jeśli jest uzasadnione, błędne przeprowadzenie całej procedury może narazić pracodawcę na pozew, odszkodowanie lub kontrolę PIP. Poniżej omawiamy najczęstsze błędy związane z zwolnieniem oraz podpowiadamy, jak ich unikać – z zastrzeżeniem, że każda sytuacja wymaga indywidualnej oceny.
Brak dokumentacji lub dowodów
• brak udokumentowanych uchybień lub rozmów dyscyplinujących
• brak oceny pracy, notatek służbowych, informacji zwrotnej
• wypowiedzenie lub dyscyplinarka bez uzasadnienia
Ryzyko: pracownik może podważyć zwolnienie, powołując się na brak winy lub brak podstaw. W efekcie sąd może zasądzić odszkodowanie lub przywrócić go do pracy.
Zwolnienie bez odpowiedniej formy
• ustne wypowiedzenie lub brak podpisanej kopii
• pomyłka w długości okresu wypowiedzenia
• niewłaściwe pouczenie o przysługujących środkach prawnych
Ryzyko: wypowiedzenie może zostać uznane za wadliwe formalnie, nawet jeśli było merytorycznie uzasadnione.
Reakcja na „tolerowane” praktyki
Pracodawcy czasami podejmują decyzję o zwolnieniu pracownika za działania, które wcześniej były powszechnie akceptowane, np.:
• elastyczne godziny pracy
• udostępnianie loginów w systemach kasowych
• samowolne zmiany w grafiku
Ryzyko: sądy często uznają, że jeżeli dana praktyka była przez dłuższy czas tolerowana, to nie można jej nagle traktować jako ciężkiego naruszenia obowiązków.
Artykuł szeroko opisujący zagadnienie dostępny tutaj: Zwolnienie dyscyplinarne za tolerowaną praktykę? Sąd Najwyższy mówi: nie
Brak konsultacji z działem kadr lub z prawnikiem
Pracodawcy czasem podejmują decyzję o zwolnieniu spontanicznie – bez konsultacji z osobą odpowiedzialną za kadry lub bez sprawdzenia aktualnego stanu prawnego.
Ryzyko: naruszenie procedur wewnętrznych, przepisów prawa pracy lub zasad współżycia społecznego.
Jak uniknąć błędów przy zwolnieniu?
Każda decyzja o zwolnieniu powinna być:
• przemyślana i udokumentowana
• zgodna z procedurami zawartymi w regulaminie pracy
• oparta na rzetelnej analizie konkretnego przypadku
• skonsultowana z działem kadr lub biurem rachunkowym prowadzącym obsługę kadrową
Potrzebujesz wsparcia?
Jako biuro rachunkowe zajmujemy się również kompleksową obsługą kadrowo-płacową. Pomagamy pracodawcom w bezpiecznym przeprowadzaniu zwolnień, analizie ryzyka oraz w prowadzeniu pełnej dokumentacji pracowniczej.
• przygotowanie wypowiedzeń zgodnych z Kodeksem pracy
• ocena zasadności rozwiązania umowy
• aktualizacja regulaminów i wzorów dokumentów
• wsparcie przy kontrolach PIP
Powyższy artykuł ma charakter ogólny i informacyjny. W każdej sprawie związanej ze zwolnieniem pracownika rekomendujemy indywidualną analizę sytuacji – najlepiej we współpracy ze specjalistą ds. kadr lub prawnikiem.
Masz wątpliwości, czy Twoje działania są zgodne z przepisami? Skontaktuj się z nami – pomożemy zadbać o bezpieczeństwo kadrowe Twojej firmy.
E-commerce w tarapatach finansowych – jak uniknąć problemów i zabezpieczyć przyszłość biznesu
Branża e-commerce w Polsce rozwija się dynamicznie, ale wraz z jej wzrostem rośnie także skala problemów finansowych. Jak wynika z raportu Krajowego Rejestru Długów (KRD), już niemal 5 tysięcy sklepów internetowych boryka się z poważnymi zaległościami, których łączna wartość sięga prawie 154 mln zł.
Rosnące zadłużenie e-sklepów – dlaczego firmy wpadają w kłopoty?
Głównym problemem wielu e-przedsiębiorców są zatory płatnicze i niewłaściwe zarządzanie finansami. Koszty prowadzenia działalności online – inwestycje w marketing, magazynowanie towarów, logistyka i obsługa zamówień – stale rosną. W efekcie niektóre firmy nie są w stanie regulować swoich zobowiązań na czas, co prowadzi do spirali zadłużenia.
Według KRD, średnie zadłużenie jednego e-sprzedawcy wynosi już ponad 30 tys. zł, a rekordowy przypadek dotyczy firmy z województwa lubuskiego, która ma do oddania aż 2,4 mln zł. Co gorsza, zadłużenie branży rośnie w zastraszającym tempie – w ciągu roku wzrosło o 25%, a w dwa lata niemal o 50%
Kluczowe zagrożenia dla przedsiębiorców e-commerce
- Zatory płatnicze – wiele e-sklepów opiera się na sprzedaży w modelu przedpłaty, ale opóźnienia w płatnościach od klientów czy partnerów biznesowych mogą powodować utratę płynności finansowej.
- Nieprzemyślana ekspansja – dynamiczny rozwój bez odpowiedniego zaplecza finansowego prowadzi do problemów z cash flow.
- Brak kontroli nad kosztami operacyjnymi – niewłaściwe zarządzanie wydatkami może powodować narastające zaległości wobec dostawców, firm logistycznych czy operatorów płatności.
- Problemy podatkowe i kadrowe – błędy w rozliczeniach podatkowych, składkach ZUS czy wynagrodzeniach pracowników mogą skutkować nie tylko karami finansowymi, ale także poważnymi konsekwencjami prawnymi.
Jak zabezpieczyć swój biznes przed zadłużeniem?
Jako eksperci w zakresie księgowości i kadr, specjalizujący się w branży e-commerce, w Chandon Waller & Partners oferujemy kompleksowe wsparcie dla firm prowadzących działalność online. W jaki sposób możemy pomóc?
1. Kontrola finansowa i płynność gotówkowa
Zarządzanie finansami to klucz do sukcesu w e-commerce. Nasze usługi obejmują:
- Monitorowanie cash flow – pomagamy analizować przepływy pieniężne i planować budżet w sposób, który pozwoli uniknąć nagłych problemów z płynnością.
- Analizę rentowności – sprawdzamy, które produkty i usługi generują największy zysk i jakie działania można wdrożyć, aby poprawić sytuację finansową firmy.
2. Sprawna obsługa księgowa i podatkowa
Błędy w księgowości mogą prowadzić do problemów z urzędem skarbowym i ZUS-em. W ramach obsługi oferujemy:
- Bieżące prowadzenie księgowości – zapewniamy pełną obsługę rachunkową, dostosowaną do specyfiki e-commerce.
- Zarządzanie fakturami i zobowiązaniami – dbamy o terminowe rozliczenia i eliminowanie ryzyka zaległości podatkowych.
- Obsługę międzynarodowej sprzedaży – jeśli sprzedajesz za granicę, pomożemy w rozliczaniu VAT OSS oraz innych aspektach podatkowych związanych z e-handlem transgranicznym.
3. Kadry i płace – jak uniknąć błędów?
Prawidłowa obsługa kadrowo-płacowa to podstawa sprawnego działania firmy. Oferujemy:
- Obsługę umów i wynagrodzeń – niezależnie od tego, czy zatrudniasz pracowników na etat, czy korzystasz z freelancerów.
- Rozliczanie składek ZUS – unikniesz zaległości i problemów wynikających z nieprawidłowych zgłoszeń.
- Doradztwo w zakresie form zatrudnienia – pomożemy dobrać optymalne rozwiązania kadrowe dostosowane do specyfiki Twojej firmy.
Nie czekaj, działaj już teraz!
Sytuacja finansowa branży e-commerce staje się coraz bardziej wymagająca. Nie pozwól, by brak kontroli nad finansami doprowadził do zadłużenia Twojej firmy. W Chandon Waller & Partners pomagamy przedsiębiorcom e-commerce prowadzić biznes w sposób stabilny i bezpieczny.
Jeśli chcesz skonsultować swoje finanse, odwiedź naszą stronę: www.chandonwaller.pl/kontakt
Prowadzenie sklepu internetowego nie musi wiązać się z ryzykiem – zadbaj o solidne fundamenty finansowe i prawne już dziś!
Jak przejść na elektroniczny obieg dokumentów (EOD) u siebie w firmie?
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) w firmie to zadanie wymagające planowania, ale przynoszące liczne korzyści, takie jak oszczędność czasu i zasobów, lepsze zarządzanie danymi, a także zwiększona efektywność operacyjna. Aby pomóc w tym procesie, przedstawiamy kompleksowy przewodnik, jak krok po kroku wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w Twojej firmie. (więcej…)
