Urlop wypoczynkowy pod kontrolą: jak planować zgodnie z prawem i efektywnie?

Dlaczego planowanie urlopów ma znaczenie?

Urlop to nie tylko prawo każdego pracownika, ale również kluczowy element strategii zarządzania zasobami ludzkimi. Dobrze zaplanowane urlopy to gwarancja ciągłości pracy, optymalnego wykorzystania potencjału zespołu oraz zadowolenia pracowników. Co więcej, skuteczne planowanie pozwala uniknąć sytuacji kryzysowych, takich jak niedobory kadrowe w kluczowych momentach.

Podstawy prawne planowania urlopów

Zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy, pracodawca ustala plan urlopów, uwzględniając wnioski pracowników oraz potrzebę zapewnienia normalnego toku pracy. Plan ten nie musi jednak obejmować 4 dni urlopu na żądanie. Co ważne, planowanie urlopów nie jest obligatoryjne w każdym przypadku. Pracodawca może zrezygnować z tworzenia planu, jeśli:

• w firmie nie działa zakładowa organizacja związkowa,
• działająca organizacja związkowa wyrazi zgodę na rezygnację z planu.

W takich przypadkach terminy urlopów ustala się indywidualnie z każdym pracownikiem.

Kiedy najlepiej tworzyć plan urlopów?

Choć przepisy nie wskazują konkretnego terminu, najlepszym momentem na przygotowanie planu jest koniec roku kalendarzowego poprzedzającego okres urlopowy. Oznacza to, że plan na rok następny warto mieć gotowy do 31 grudnia.

Jak powinien wyglądać plan urlopów?

Dobry plan urlopowy powinien zawierać:

• terminy urlopów wypoczynkowych,
• dane pracowników (imię, nazwisko, dział),
• zasady zmiany planu w przypadku nieprzewidzianych sytuacji,
• sposób komunikacji planu z pracownikami.

Warto pamiętać, że zgodnie z prawem przynajmniej jedna część urlopu powinna obejmować co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

5 najczęstszych błędów przy planowaniu urlopów:

1. Brak komunikacji z zespołem przy ustalaniu terminów.
2. Niedostosowanie planu do sezonowości biznesu.
3. Nieuwzględnianie projektów i terminów kluczowych dla działalności firmy.
4. Zbyt późne rozpoczęcie planowania (np. w lutym lub marcu danego roku).
5. Traktowanie urlopów jako przykrego obowiązku, zamiast jako narzędzia motywacyjnego.

Jak pogodzić potrzeby pracowników i interes firmy?

• Zapewnij jasne kryteria planowania (np. kolejność zgłoszeń, rotacja, zasada “fair share”).
• Wykorzystaj systemy informatyczne do planowania (np. tomHRM, Kadromierz).
• Pozostaw margines elastyczności na sytuacje losowe.

Wpływ pracy zdalnej i hybrydowej na planowanie urlopów

W dobie pracy hybrydowej warto przemyśleć nowe podejście do zarządzania obecnością. Choć elastyczność pracy pozornie ogranicza potrzebę urlopu, pracownicy nadal potrzebują realnego odpoczynku od obowiązków. Pracodawca powinien dbać, by pracownicy korzystali z urlopu, nawet jeśli część pracy wykonują z domu.

Przykładowy harmonogram urlopów (fragment):

Korzyści płynące z efektywnego planowania urlopów

1. Zapewnienie ciągłości pracy – brak niespodziewanych braków kadrowych.
2. Lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi – możliwość planowania projektów i zadań.
3. Zadowolenie pracowników – poczucie docenienia i możliwość wypoczynku.
4. Uniknięcie konfliktów – przejrzyste zasady planowania eliminują nieporozumienia.

Urlop to nie tylko czas odpoczynku, ale też strategiczne narzędzie zarządzania personelem. Dobrze przygotowany plan urlopów to inwestycja w stabilność działania firmy, zaangażowanie zespołu i spokojną atmosferę pracy. Planuj z wyprzedzeniem, zgodnie z przepisami i w duchu partnerstwa – a Twój zespół to doceni.

Nowe przepisy o mobbingu – rewolucja w ochronie pracowników?

Polski rynek pracy czekają istotne zmiany w zakresie przeciwdziałania mobbingowi. Rząd pracuje nad nowelizacją Kodeksu pracy, która ma na celu wzmocnienie ochrony pracowników oraz nałożenie nowych obowiązków na pracodawców. Nowe przepisy mają zrewolucjonizować sposób, w jaki firmy podchodzą do tego problemu, a także zapewnić realne narzędzia do walki z mobbingiem. Co dokładnie się zmieni i jak wpłynie to na przedsiębiorstwa?

Nowa definicja mobbingu – większa precyzja, większa odpowiedzialność

Projekt zmian w Kodeksie pracy przewiduje doprecyzowanie definicji mobbingu, aby eliminować nieścisłości interpretacyjne. Nowe przepisy podkreślą, że mobbing to uporczywe nękanie pracownika, eliminując tym samym możliwość kwalifikowania pojedynczych incydentów jako mobbingu. Kluczową zmianą będzie także wprowadzenie zasady, że do mobbingu może dojść nawet wtedy, gdy działania mobbera nie doprowadziły jeszcze do negatywnych skutków, ale ich ryzyko było realne.

Nowe obowiązki pracodawców – koniec z biernym podejściem

Zgodnie z projektowanymi zmianami, pracodawcy będą zobowiązani do aktywnego przeciwdziałania mobbingowi w swoich firmach. W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia konkretnych mechanizmów prewencyjnych, takich jak:

• Określenie procedur przeciwdziałania mobbingowi w regulaminie pracy lub innych wewnętrznych dokumentach,
• Organizowanie szkoleń dla pracowników oraz kadry zarządzającej w zakresie identyfikacji i zapobiegania mobbingowi,
• Powołanie specjalnych komisji antymobbingowych oraz wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przyjmowanie skarg.

Co więcej, firmy, które nie wdrożą odpowiednich procedur, będą mogły ponieść odpowiedzialność prawną za brak działań prewencyjnych. To oznacza koniec biernego podejścia do problemu – pracodawcy nie będą mogli ignorować sygnałów o mobbingu.

Zadośćuczynienie – większe kary dla firm tolerujących mobbing

Nowe przepisy przewidują także podwyższenie minimalnego progu zadośćuczynienia dla ofiar mobbingu. Według projektu, osoby, które doświadczyły mobbingu, będą mogły ubiegać się o odszkodowanie w wysokości co najmniej sześciu miesięcznych wynagrodzeń. To znacząca zmiana, która ma na celu nie tylko rekompensowanie strat psychicznych i zawodowych, ale także zniechęcenie pracodawców do tolerowania niewłaściwych praktyk.

Ciężar dowodu po stronie pracodawcy

Jednym z najważniejszych elementów nowelizacji jest przeniesienie ciężaru dowodu w sprawach o mobbing na pracodawcę. Do tej pory to ofiara musiała udowodnić, że była mobbingowana, co często było trudne ze względu na brak jednoznacznych dowodów. Po zmianach to firma będzie musiała udowodnić, że w jej strukturach nie dochodziło do mobbingu. To fundamentalna zmiana, która znacznie zwiększa szanse pracowników na skuteczną obronę swoich praw.

Co to oznacza dla pracodawców?

Wprowadzenie nowych przepisów sprawi, że pracodawcy będą musieli jeszcze dokładniej kontrolować sytuację w swoich firmach. Nie wystarczy już twierdzenie, że mobbing nie występuje – konieczne będą dowody na aktywne przeciwdziałanie To oznacza:

• Zwiększenie wydatków na szkolenia i wdrażanie procedur,
• Wzmocnienie roli działów HR w monitorowaniu sytuacji pracowników,
• Możliwość większej liczby postępowań sądowych w przypadkach nieprzestrzegania zasad przeciwdziałania mobbingowi.

Czy przepisy już obowiązują?

Obecnie, na dzień 20 lutego 2025 roku, projekt nowelizacji Kodeksu pracy dotyczący mobbingu jest w fazie konsultacji publicznych i uzgodnień międzyresortowych. Zmiany te zostały opublikowane na stronach Rządowego Centrum Legislacji 20 stycznia 2025 roku. Planowane jest przyjęcie nowelizacji przez rząd w trzecim kwartale 2025 roku. Oznacza to, że proponowane przepisy nie weszły jeszcze w życie. Więcej informacji możecie przeczytać tutaj.

Współpraca z biurem rachunkowym w zakresie kadr i płac

Aby skutecznie zarządzać nowymi obowiązkami i uniknąć ryzyka związanego z nieprzestrzeganiem przepisów o mobbingu, warto skorzystać ze wsparcia specjalistów. Współpraca z biurem rachunkowym w zakresie kadr i płac może pomóc w skutecznym wdrożeniu procedur antymobbingowych, prawidłowym prowadzeniu dokumentacji oraz rozwiązywaniu potencjalnych problemów w firmie. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwoju biznesu, minimalizując ryzyko prawne i finansowe.

Podsumowanie – nadchodzi nowa era walki z mobbingiem

Nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie mobbingu to krok w stronę realnej ochrony pracowników. Pracodawcy nie będą mogli już ignorować problemu, a ofiary mobbingu dostaną potężne narzędzie do walki o swoje prawa. Zmiany te, choć wymagające dla firm, mogą przyczynić się do tworzenia zdrowszego i bardziej profesjonalnego środowiska pracy.

Nie ulega wątpliwości, że nowe przepisy wywołają duże poruszenie w świecie biznesu. Pytanie brzmi – czy pracodawcy są na nie gotowi?

Masz pytania? Skontaktuj się z nami tutaj.

Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego – skutki dla pracodawców

1 lipca 2023 odwołano w Polsce stan zagrożenia epidemicznego. Oznacza to zmiany (lub powrót do wcześniejszych przepisów) zarówno z perspektywy pracodawców, jak i pracowników. Poniżej opisujemy najważniejsze z nich.

Wstępne badania lekarskie

Jeśli w czasie stanu epidemii lub zagrożenia stanu epidemicznego zatrudniałeś/aś pracownika na stanowisku innym niż administracyjno-biurowe, nie podlegał on wstępnym badaniom w dwóch przypadkach:

• gdy pracował wcześniej u Ciebie na tym samym stanowisku lub w tych samych warunkach, a następnie był przyjęty ponownie w ciągu 180 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy;
• gdy pracował u innego pracodawcy, ale na tym samym stanowisku, a Ty zatrudniłeś/aś go przed upływem 180 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy. Pracownik miał aktualne badania lekarskie, w których lekarz orzekł brak przeciwwskazań do pracy w tych warunkach.

(Nie dotyczyło to pracowników wykonujących prace szczególnie niebezpieczne.)

Od 1 lipca Twoi pracownicy zwolnieni wówczas z obowiązku poddania się badaniom wstępnym nie muszą ich przechodzić.

Pamiętaj jednak, że istnieje konieczność powtórzenia badania, gdy zaszły obie z poniższych okoliczności:

• orzeczenie wydał inny lekarz niż lekarz medycyny pracy,
• upłynęło 180 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego.

Badania okresowe

W czasie trwania stanu epidemii a następnie stanu zagrożenia epidemicznego, nie miałeś/aś obowiązku kierowania pracowników na badania okresowe.

Od 1 lipca ten obowiązek powraca – Twoi pracownicy przed upływem 180 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego powinni poddać się takim badaniom. Rekomendujemy, żeby jak najszybciej wydać pracownikom skierowania na takie badanie.

Szkolenia wstępne BHP

W związku z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego, nie można już przeprowadzać wstępnych szkoleń BHP za pomocą środków komunikacji elektronicznej. 

Szkolenia okresowe BHP

Powraca obowiązek wykonywania okresowych szkoleń BHP. Skieruj swoich pracowników na szkolenia BHP tak, aby odbyli je przed upływem 60 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego (stan na dzień 4.07.2023. Jest jednak nadzieja na przedłużenie terminu przeprowadzenia szkoleń okresowych BHP z 60 dni do 180 dni, w ramach ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o świadczeniu wspierającym z art. 56, ale jeszcze nie została ona uchwalona).

Rozwiązanie umowy o pracę – obniżenie świadczeń

Do 30 czerwca 2023 Twoja firma miała prawo wypłacić pracownikowi niższe świadczenia w związku z rozwiązaniem UoP (dotyczyło to wysokości odprawy, odszkodowania itd.). Stawka mogła zostać obniżona do 10-krotności minimalnego wynagrodzenia o pracę. Od 1 lipca 2023 wysokość tych świadczeń nie ulega już obniżeniu.

Zaległy urlop wypoczynkowy

Ustawa covidowa umożliwiała wysyłanie pracowników na zaległy urlop wypoczynkowy w wymiarze 30 dni. Od 1 lipca 2023 – za wyjątkiem okresu wypowiedzenia – to pracownik decyduje o tym, jak rozdysponować swój urlop.

Dwukrotne nieodebranie pisma

14 lipca 2023 traci ważność szczególne rozwiązanie w sprawie doręczeń, stosowane w prawie pracy. Wprowadzono je w kwietniu 2020 i polegało na tym, że jeśli pracownik dwukrotnie nie odebrał pisma poleconego (np. wypowiedzenia UoP), nie można było uznać pisma za doręczone.

Obecnie dwukrotne nieodebranie pisma przez pracownika nie ma już dla Ciebie jako pracodawcy żadnych skutków w świetle prawa pracy.

O podatkowych skutkach odwołania stanu zagrożenia epidemicznego piszemy TUTAJ.