Zwolnienie pracownika – najczęstsze błędy pracodawców i jak ich unikać
Zwolnienie pracownika to decyzja, która może mieć poważne konsekwencje prawne, organizacyjne i wizerunkowe. Nawet jeśli jest uzasadnione, błędne przeprowadzenie całej procedury może narazić pracodawcę na pozew, odszkodowanie lub kontrolę PIP. Poniżej omawiamy najczęstsze błędy związane z zwolnieniem oraz podpowiadamy, jak ich unikać – z zastrzeżeniem, że każda sytuacja wymaga indywidualnej oceny.
Brak dokumentacji lub dowodów
• brak udokumentowanych uchybień lub rozmów dyscyplinujących
• brak oceny pracy, notatek służbowych, informacji zwrotnej
• wypowiedzenie lub dyscyplinarka bez uzasadnienia
Ryzyko: pracownik może podważyć zwolnienie, powołując się na brak winy lub brak podstaw. W efekcie sąd może zasądzić odszkodowanie lub przywrócić go do pracy.
Zwolnienie bez odpowiedniej formy
• ustne wypowiedzenie lub brak podpisanej kopii
• pomyłka w długości okresu wypowiedzenia
• niewłaściwe pouczenie o przysługujących środkach prawnych
Ryzyko: wypowiedzenie może zostać uznane za wadliwe formalnie, nawet jeśli było merytorycznie uzasadnione.
Reakcja na „tolerowane” praktyki
Pracodawcy czasami podejmują decyzję o zwolnieniu pracownika za działania, które wcześniej były powszechnie akceptowane, np.:
• elastyczne godziny pracy
• udostępnianie loginów w systemach kasowych
• samowolne zmiany w grafiku
Ryzyko: sądy często uznają, że jeżeli dana praktyka była przez dłuższy czas tolerowana, to nie można jej nagle traktować jako ciężkiego naruszenia obowiązków.
Artykuł szeroko opisujący zagadnienie dostępny tutaj: Zwolnienie dyscyplinarne za tolerowaną praktykę? Sąd Najwyższy mówi: nie
Brak konsultacji z działem kadr lub z prawnikiem
Pracodawcy czasem podejmują decyzję o zwolnieniu spontanicznie – bez konsultacji z osobą odpowiedzialną za kadry lub bez sprawdzenia aktualnego stanu prawnego.
Ryzyko: naruszenie procedur wewnętrznych, przepisów prawa pracy lub zasad współżycia społecznego.
Jak uniknąć błędów przy zwolnieniu?
Każda decyzja o zwolnieniu powinna być:
• przemyślana i udokumentowana
• zgodna z procedurami zawartymi w regulaminie pracy
• oparta na rzetelnej analizie konkretnego przypadku
• skonsultowana z działem kadr lub biurem rachunkowym prowadzącym obsługę kadrową
Potrzebujesz wsparcia?
Jako biuro rachunkowe zajmujemy się również kompleksową obsługą kadrowo-płacową. Pomagamy pracodawcom w bezpiecznym przeprowadzaniu zwolnień, analizie ryzyka oraz w prowadzeniu pełnej dokumentacji pracowniczej.
• przygotowanie wypowiedzeń zgodnych z Kodeksem pracy
• ocena zasadności rozwiązania umowy
• aktualizacja regulaminów i wzorów dokumentów
• wsparcie przy kontrolach PIP
Powyższy artykuł ma charakter ogólny i informacyjny. W każdej sprawie związanej ze zwolnieniem pracownika rekomendujemy indywidualną analizę sytuacji – najlepiej we współpracy ze specjalistą ds. kadr lub prawnikiem.
Masz wątpliwości, czy Twoje działania są zgodne z przepisami? Skontaktuj się z nami – pomożemy zadbać o bezpieczeństwo kadrowe Twojej firmy.
Zwolnienie dyscyplinarne za tolerowaną praktykę? Sąd Najwyższy mówi: nie
Czy zwolnienie dyscyplinarne może być skuteczne, jeśli dotyczy zachowania, które było powszechnie tolerowane w firmie? Sąd Najwyższy w najnowszym orzeczeniu podkreślił, że pracodawca nie może stosować zwolnienia dyscyplinarnego, jeśli nie reagował na dane praktyki w miejscu pracy i sam je akceptował.
Sprawa: zwolnienie dyscyplinarne za logowanie na cudze konto
Zastępca managera sklepu pozostał po godzinach, by pomóc innym pracownikom i obsłużył klienta, logując się na konto koleżanki. Pracodawca uznał to za ciężkie naruszenie obowiązków i zdecydował się na zwolnienie dyscyplinarne.
Tymczasem sąd ustalił, że praktyka wymiany loginów była powszechna i znana przełożonym. Co więcej, działania pracownika nie naraziły mienia ani interesu firmy – wręcz przeciwnie, służyły jej sprawnemu funkcjonowaniu.
Finalnie Sąd Najwyższy odmówił rozpoznania skargi kasacyjnej pracodawcy, co oznacza, że orzeczenie korzystne dla pracownika utrzymało się w mocy.
Postanowienie SN z 26 lutego 2025 r., sygn. akt III PSK 150/24
Zwolnienie dyscyplinarne a tolerowane praktyki – konsekwencje dla pracodawców
Pracodawca, który oficjalnie czegoś zakazuje, ale w praktyce na to pozwala, nie może później wykorzystać tej sytuacji jako podstawy do zastosowania zwolnienia dyscyplinarnego. Brak konsekwencji w egzekwowaniu wewnętrznych zasad może prowadzić do:
• przegranych procesów sądowych i zasądzonych odszkodowań
• podważenia decyzji kadry kierowniczej
• osłabienia autorytetu przełożonych
• ryzyka naruszenia przepisów (np. RODO przy przekazywaniu loginów)
Jak uniknąć błędów przy zwolnieniu dyscyplinarnym?
Jeśli w firmie występują nieformalne praktyki, które odbiegają od zapisów w regulaminie pracy, warto to uporządkować:
• zaktualizować regulaminy i procedury
• przeprowadzić wewnętrzne szkolenia
• ujednolicić praktyki kadrowe
• wdrożyć kontrolę przestrzegania zasad
Skorzystaj z naszego wsparcia
Nasze biuro rachunkowe oferuje nie tylko prowadzenie księgowości, ale również pełną obsługę kadrowo-płacową. Pomagamy przedsiębiorcom uporządkować dokumentację pracowniczą i uniknąć błędów, które mogą kosztować firmę czas, pieniądze i reputację.
• opracowujemy i aktualizujemy regulaminy pracy
• doradzamy w zakresie dokumentacji kadrowej i zwolnień
• przeprowadzamy audyty kadrowe
• wspieramy przy sporach z pracownikami
Masz wątpliwości, czy Twoje procedury są zgodne z przepisami?
Skontaktuj się z nami – nasi eksperci zadbają o Twoje bezpieczeństwo kadrowe.
Obowiązek pracodawcy wynikający z nowelizacji Kodeksu pracy wprowadzonej w 2023 roku wciąż bywa zaniedbywany. Brak realizacji tego obowiązku może narazić firmę na karę nawet do 30 000 zł. Grudzień 2024 to doskonały moment na weryfikację dokumentacji pracowniczej, aby uniknąć ryzyka i spełnić wymagania prawne.
Na czym polega obowiązek pracodawcy?
Nowelizacja Kodeksu pracy rozszerzyła obowiązki informacyjne pracodawców wobec pracowników. Zgodnie z art. 29 § 3, pracodawcy muszą nie tylko przekazać informacje o warunkach zatrudnienia na początku współpracy, ale także aktualizować je w przypadku jakichkolwiek zmian. Obowiązek ten obejmuje między innymi:
- wymiar urlopu wypoczynkowego,
- długość okresu wypowiedzenia.
Brak aktualizacji tych informacji w odpowiednim czasie oznacza naruszenie przepisów, co może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych.
Obowiązek dotyczący urlopu – co musisz wiedzieć?
Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy i wynosi:
- 20 dni – dla pracowników zatrudnionych krócej niż 10 lat,
- 26 dni – dla pracowników z co najmniej 10-letnim stażem.
Jednak do stażu pracy wliczane są także okresy nauki. Przykładowo:
- ukończenie szkoły średniej ogólnokształcącej dodaje 4 lata,
- ukończenie studiów wyższych – 8 lat.
Pracodawca ma obowiązek monitorować zmiany w uprawnieniach pracownika i aktualizować jego dokumentację, jeśli zmieni się wymiar urlopu.
Obowiązek związany z okresem wypowiedzenia
Drugim kluczowym elementem jest długość okresu wypowiedzenia, który zmienia się wraz ze stażem pracy u danego pracodawcy:
- 2 tygodnie – dla zatrudnienia krótszego niż 6 miesięcy,
- 1 miesiąc – dla zatrudnienia wynoszącego co najmniej 6 miesięcy,
- 3 miesiące – dla zatrudnienia wynoszącego co najmniej 3 lata.
Pracodawca ma obowiązek aktualizować tę informację na bieżąco, aby była zgodna z aktualnym stażem pracy pracownika
Dlaczego warto zadbać o ten obowiązek przed końcem roku?
Koniec roku to moment podsumowań i przygotowań do nadchodzących wyzwań. To również dobry czas, aby upewnić się, że wszystkie obowiązki związane z dokumentacją pracowniczą zostały spełnione. Zaniedbanie tego obowiązku może skutkować:
- karami finansowymi,
- pogorszeniem relacji z pracownikami,
- problemami podczas kontroli inspekcji pracy.
Aby uniknąć kar i problemów, zaleca się:
- Regularne przeglądanie dokumentacji kadrowej.
- Sprawdzanie, czy dane dotyczące wymiaru urlopu i okresu wypowiedzenia są aktualne.
- Aktualizowanie informacji, jeśli zaszły zmiany w prawach pracownika.
Nie zaniedbuj kluczowego obowiązku pracodawcy przed końcem 2024 roku. Zaktualizowanie informacji o warunkach zatrudnienia to nie tylko wymóg prawny, ale także sposób na uniknięcie wysokich kar i utrzymanie porządku w dokumentacji pracowniczej. Sprawdź swoje działania już teraz i wejdź w 2025 rok z czystym sumieniem! Skontaktuj się z nami już dziś.
Zmiany wynikają z nowelizacji Kodeksu pracy – art. 29, art. 36, art. 154 ustawy z 26 czerwca 1974 roku (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465). – więcej informacji na stronie informacyjnej.
