KSeF od 1 stycznia 2027 – koniec limitu 10 000 zł. Co muszą zrobić małe firmy?

Autor: Zespół księgowy CWP · Stan prawny na: 02.11.2026

Od 1 stycznia 2027 r. każda firma, która wystawia faktury innym firmom, musi to robić w KSeF. Kończy się okres przejściowy dla podatników ze sprzedażą na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie. Rząd chce odroczyć kary za błędy do końca 2027 r., ale póki co to projekt. Obowiązek zostaje bez zmian.

Poniżej wyjaśniamy, kogo dotyczy styczeń (to już za 2 miesiące!), jak liczyć limit i co warto załatwić jeszcze w tym roku.

Kogo dotyczy KSeF od 1 stycznia 2027?

Dotyczy firm, które w 2026 r. mogły jeszcze wystawiać faktury papierowe lub PDF, bo ich miesięczna sprzedaż na fakturach nie przekraczała 10 000 zł brutto. To najczęściej jednoosobowe działalności, małe usługi i firmy, które sprzedają głównie klientom indywidualnym.

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to państwowa platforma, przez którą faktury są wystawiane, wysyłane i odbierane. Faktura trafia do systemu, dostaje numer KSeF i dopiero wtedy jest fakturą w rozumieniu przepisów.

Kto	Od kiedy wystawia faktury w KSeF
Największe firmy (sprzedaż w 2024 r. powyżej 200 mln zł)	1.02.2026
Pozostali podatnicy, także zwolnieni z VAT	1.04.2026
Firmy korzystające z limitu 10 000 zł brutto miesięcznie	1.01.2027

Źródło: Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne, ksef.podatki.gov.pl.

Ważne: odbieranie faktur kosztowych przez KSeF obowiązuje już od 1 lutego 2026 r., niezależnie od limitu. Jeśli prowadzisz firmę, Twoje faktury zakupowe i tak są w systemie. Od stycznia dochodzi tylko wystawianie.

Więcej o wcześniejszych etapach wdrożenia przeczytasz w tekście KSeF od kiedy? Odpowiadamy na kluczowe pytania.

Jak liczyć limit 10 000 zł i co, jeśli go przekroczysz?

Liczysz łączną wartość brutto faktur wystawionych w danym miesiącu, według daty wystawienia. Gdy suma przekroczy 10 000 zł, faktura, która przekroczyła limit, i wszystkie kolejne muszą już iść przez KSeF.

Do limitu nie wliczasz m.in.:

• faktur dla konsumentów (osób prywatnych),
• faktur z kas rejestrujących,
• paragonów z NIP do 450 zł,
• sprzedaży udokumentowanej tylko paragonem.

Przykład. Pani Ania prowadzi pracownię graficzną. W listopadzie 2026 r. wystawia faktury firmom:

Data wystawienia	Faktura brutto	Suma w miesiącu	Gdzie wystawić
5.11	4 000 zł	4 000 zł	może poza KSeF
14.11	3 500 zł	7 500 zł	może poza KSeF
25.11	3 000 zł	10 500 zł	w KSeF (przekracza limit)
28.11	800 zł	11 300 zł	w KSeF

Faktura na 1 200 zł dla klienta prywatnego z 20 listopada nie wlicza się do limitu. Z odpowiedzi Ministerstwa Finansów wynika też, że po przekroczeniu limitu obowiązek nie wraca do zera w kolejnym miesiącu (Poniżej 10 000 zł – pytania i odpowiedzi).

Co ciekawe, w praktyce ten limit i tak przestaje mieć znaczenie za dwa miesiące. W przypadku kiedy nie chcesz pilnować go do grudnia, lepiej od razu przejść na KSeF i mieć grudzień jako miesiąc próbny.

Czy odroczenie kar oznacza, że KSeF może poczekać?

Nie. 22 października 2026 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy, który przesuwa kary pieniężne za błędy w KSeF do 31 grudnia 2027 r. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 1 stycznia 2027 r. się nie zmienia (komunikat podatki.gov.pl).

	Według obecnych przepisów	Według projektu
Obowiązek KSeF dla małych firm	od 1.01.2027	bez zmian, od 1.01.2027
Kary za błędy w KSeF	od 1.01.2027	od 1.01.2028
Status	obowiązuje	projekt w sejmowej Komisji Finansów Publicznych (stan na 30.10.2026)

Z naszej perspektywy to dobra wiadomość, ale nie powód do czekania. Faktura wystawiona poza KSeF, gdy obowiązek już działa, nadal jest błędem. Urząd skarbowy ma na takie faktury reagować (ale nie nadawać kar w okresie odroczenia). Twoi Klienci też będą prosić o numer KSeF, bo tak mają ustawione swoje programy.

Ile mogą kosztować błędy, gdy kary zaczną obowiązywać, wyliczamy w artykule KSeF 2027: ile zapłacisz za błędy w fakturach.

Co się zmienia z paragonami z NIP?

Do końca 2026 r. paragon z NIP nabywcy do 450 zł może być fakturą uproszczoną. Od 1 stycznia 2027 r. taki paragon nadal można wydać, ale nie będzie już fakturą uproszczoną (ksef.podatki.gov.pl).

Jeśli sprzedajesz w sklepie, gabinecie albo punkcie usługowym i klienci firmowi proszą o „paragon na firmę”, ustal z księgową, jak od stycznia wystawiać im faktury. Najczęściej oznacza to fakturę w KSeF zamiast paragonu z NIP.

Jakie narzędzie wybrać do KSeF?

Wystarczy jedno narzędzie np.  bezpłatne aplikacje Ministerstwa Finansów lub program do faktur połączony z KSeF. Wybór zależy od liczby faktur i tego, jak pracujesz z księgowością – Nasi Klienci aplikację do pobierania i wystawiania faktur do KSeF mają w zakresie podstawowych usług.

Narzędzie	Dla kogo	Na co uważać
Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF, e-mikrofirma (MF, bezpłatne)	kilka faktur w miesiącu	faktury kosztowe trzeba samodzielnie przekazywać księgowej
Program do faktur zintegrowany z KSeF	regularna sprzedaż, wiele pozycji	koszt abonamentu, ustawienie uprawnień i integracji,

Klienci CWP w abonamencie dostają od nas program do KSeF, ustawiony i gotowy do pracy. Wystawiają w nim faktury, a faktury kosztowe same spływają z KSeF. Klient tylko je zatwierdza, a program przekazuje je do księgowości i po ustawieniu przygotowuje przelewy do banku. Bez przepisywania danych i szukania faktur w skrzynce mailowej – wszystko w jednym miejscu!

Jak zalogować się do KSeF i nadać uprawnienia?

Do KSeF logujesz się m.in. profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią elektroniczną albo certyfikatem KSeF. Potem nadajesz uprawnienia osobom, które wystawiają lub odbierają faktury w Twojej firmie.

Spółka, która chce wskazać osobę uprawnioną do KSeF, składa formularz ZAW-FA. W jednoosobowej działalności właściciel zwykle loguje się sam i od razu nadaje dostęp.

Z naszego doświadczenia najwięcej nerwów jest nie przy samej fakturze, tylko właśnie tutaj: kto ma dostęp, kto akceptuje koszty i co się dzieje, gdy ta osoba jest na urlopie.

Jeśli jesteś naszym klientem, przeprowadzimy Cię przez to krok po kroku. Zwykle wystarczy jedno spotkanie lub rozmowa z ekranem.

Najczęstsze błędy

• „Kary odroczone, więc mam czas”. Projekt dotyczy kar, nie obowiązku. Faktura poza KSeF od stycznia to błąd.
• Liczenie limitu po dacie sprzedaży. Liczy się data wystawienia faktury.
• Wliczanie faktur dla konsumentów. Nie wchodzą do limitu 10 000 zł.
• Brak uprawnień dla księgowej. Biuro nie pobierze faktur kosztowych, a zamknięcie miesiąca się opóźnia.
• Wysyłanie PDF-a jako „faktury”. Od stycznia klient dostaje fakturę przez KSeF; PDF to tylko wizualizacja.
• Brak planu. Faktura wystawiona offline bez numeru KSeF nie jest jeszcze fakturą. Trzeba ją wysłać do systemu w terminie.
• Paragony z NIP „jak dawniej”. Od 2027 r. nie są już fakturami uproszczonymi.

Szerzej opisujemy je w tekście 5 błędów w KSeF, które mogą Cię słono kosztować.

Co zrobić teraz – checklista

Lista wygląda na długą, ale większość punktów to jednorazowe ustawienia. Klientów CWP przeprowadzamy przez nie razem, więc nie musisz rozgryzać ich sam.

Listopad 2026

☐ Sprawdź, ile faktur firmowych wystawiasz miesięcznie i dla kogo (firmy, konsumenci, zagranica).

☐ Wybierz narzędzie do KSeF i załóż konto.

☐ Ustal sposób logowania: profil zaufany, podpis kwalifikowany albo certyfikat KSeF.

☐ Spółka: złóż ZAW-FA, jeśli trzeba wskazać osobę uprawnioną.

☐ Nadaj uprawnienia biuru rachunkowemu i osobom, które wystawiają faktury.

Grudzień 2026

☐ Wystaw pierwsze prawdziwe faktury w KSeF, zanim zacznie obowiązywać nakaz.

☐ Sprawdź, czy klient i księgowa widzą fakturę z numerem KSeF.

☐ Ustal z księgową, co robisz z paragonami z NIP od stycznia.

☐ Zapisz, co robisz przy awarii KSeF lub braku internetu.

☐ Ustal, kto akceptuje faktury kosztowe pobrane z KSeF.

Styczeń 2027

☐ Wszystkie faktury dla firm wystawiaj wyłącznie w KSeF.

FAQ

Czy JDG musi wystawiać faktury w KSeF od stycznia 2027?

Tak, jeśli wystawia faktury innym firmom. 1 stycznia 2027 r. kończy się okres przejściowy dla podatników ze sprzedażą na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie. Forma prawna firmy nie ma tu znaczenia.

Czy firma zwolniona z VAT też musi korzystać z KSeF?

Tak. Podatnicy zwolnieni z VAT wystawiają faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., a jeśli korzystali z limitu 10 000 zł – od 1 stycznia 2027 r. Odbieranie faktur przez KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r.

Czy faktury dla klientów prywatnych też idą przez KSeF?

Faktury dla konsumentów nie wliczają się do limitu 10 000 zł. Konsument nie odbiera faktur przez KSeF, więc i tak trzeba mu ją przekazać w uzgodniony sposób. Jak wystawiać takie faktury w Twojej firmie, ustal z księgową.

Czy kary za błędy w KSeF zostały już odroczone?

Na 30.10.2026 r. nie. Rząd przyjął projekt, który przesuwa kary do 31 grudnia 2027 r., i projekt trafił do Sejmu. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF i tak zaczyna się 1 stycznia 2027 r.

Co zrobić, gdy KSeF nie działa?

Można wystawić fakturę w trybie offline, ale trzeba ją wysłać do KSeF w wymaganym terminie. Dopóki nie ma numeru KSeF, nie jest fakturą w rozumieniu przepisów. Klientowi można dać potwierdzenie transakcji.

Więcej: KSeF – awarie, problemy techniczne i pytania firm.

Czy biuro rachunkowe może wystawiać i pobierać moje faktury w KSeF?

Tak, jeśli nadasz mu odpowiednie uprawnienia w KSeF. Bez nich biuro nie pobierze Twoich faktur kosztowych, co opóźnia księgowanie.

Jak pomaga CWP?

W Chandon Waller & Partners od 2014 r. prowadzimy księgowość ponad 400 firm z Krakowa, Katowic i zdalnie z całej Polski. Naszym klientom w abonamencie dajemy program do KSeF i pomagamy ustawić logowanie, uprawnienia oraz obieg faktur kosztowych, tak żeby styczeń nie był nerwowy.

Nie musisz radzić sobie z KSeF sam. Nasi specjaliści chętnie pomogą Ci w konfiguracji: ustawią z Tobą logowanie i uprawnienia, przygotują program i pomogą wystawić pierwszą fakturę. Ty zajmujesz się firmą, a my pilnujemy, żeby faktury trafiały tam, gdzie trzeba.

CWP jest jedynym biurem rachunkowym w Małopolsce wyróżnionym Diamentem Forbesa 2025. W 2023 r. zostaliśmy też Krakowskim Pracodawcą Roku.

Nie wiesz, od czego zacząć? Umów bezpłatną konsultację: 12 307 37 57, office@chandonwaller.pl.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej dla konkretnej firmy.

Pożyczka od wspólnika dla spółki z o.o. w 2026 r. – zasady, podatki i pułapki

Twoja spółka potrzebuje pieniędzy szybciej, niż bank wyda decyzję o kredycie? Najprostszym rozwiązaniem może być pożyczka od wspólnika. Trzeba jednak dopilnować kilku formalności. Błąd w podpisach może sprawić, że umowa będzie nieważna. Źle ustalone odsetki mogą z kolei oznaczać dodatkowy podatek. Wyjaśniamy, jak tego uniknąć.

 

Czy pożyczka od wspólnika jest legalna?

Tak. Spółka z o.o. i wspólnik to dwa odrębne podmioty. Mogą więc zawrzeć zwykłą umowę pożyczki z Kodeksu cywilnego. Przepisy nie ograniczają kwoty takiej pożyczki.

Pożyczka nie zmienia udziałów wspólników i nie wymaga wpisu do KRS. Spółka może też oddać pieniądze bez obniżania kapitału zakładowego.

Forma umowy pożyczki od wspólnika

Jeśli pożyczka przekracza 1000 zł, umowa musi mieć co najmniej formę dokumentową. Wystarczy np. e-mail lub skan podpisanej umowy. Bezpieczniej jednak spisać umowę na papierze i ją podpisać.

Nie poprzestawaj na samym przelewie z tytułem „zasilenie konta”. Po czasie trudno będzie udowodnić, że to była pożyczka, a nie dopłata czy darowizna. Urząd skarbowy może wtedy uznać wpłatę za przychód spółki.

Pieniądze przekaż przelewem. W tytule wpisz numer i datę umowy.

Kto podpisuje umowę pożyczki od wspólnika?

To najczęstsze źródło błędów. Wszystko zależy od tego, czy wspólnik jest członkiem zarządu.

Wspólnik nie jest w zarządzie – umowę w imieniu spółki podpisuje zarząd na zwykłych zasadach.

Wspólnik jest w zarządzie – nie może podpisać umowy sam ze sobą. Spółkę reprezentuje wtedy rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą wspólników (art. 210 § 1 KSH). Bez tego umowa jest nieważna. Na pełnomocnika najlepiej wybrać osobę spoza zarządu, np. innego wspólnika.

Jedyny wspólnik jest jedynym członkiem zarządu – umowę trzeba zawrzeć u notariusza, w formie aktu notarialnego (art. 210 § 2 KSH). Ta zasada dotyczy każdej kwoty.

Kiedy potrzebujesz zgody wspólników?

Sprawdź dwie sytuacje:

• pożyczka od członka zarządu. Prawnicy spierają się, czy art. 15 KSH wymaga wtedy zgody wspólników. Dla bezpieczeństwa podejmij taką uchwałę. Możesz to zrobić nawet do dwóch miesięcy po podpisaniu umowy,
• pożyczka wyższa niż dwukrotność kapitału zakładowego. Wtedy art. 230 KSH wymaga uchwały wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Przy kapitale 5000 zł uchwała jest potrzebna już przy pożyczce powyżej 10 000 zł. Dlatego zanim podpiszesz umowę, sprawdź umowę spółki.

Co powinna zawierać umowa pożyczki od wspólnika?

W umowie wpisz:

• Dane stron i informację, kto reprezentuje spółkę.
• Kwotę oraz termin i sposób wypłaty.
• Oprocentowanie i terminy płatności odsetek.
• Harmonogram spłaty lub datę zwrotu.
• Zasady wcześniejszej spłaty.
• Oświadczenie, że pożyczkodawca jest wspólnikiem spółki.

Jeśli nie wpiszesz terminu zwrotu, spółka musi oddać pieniądze w ciągu sześciu tygodni od wypowiedzenia umowy. Lepiej ustalić konkretny harmonogram.

Oprocentowanie pożyczki od wspólnika

Ile może wynosić?

Oprocentowanie nie może przekroczyć odsetek maksymalnych. Od 5 marca 2026 r. wynoszą one 14,5% w skali roku. Ta wysokość zależy od stóp NBP, więc przed podpisaniem umowy sprawdź aktualną stawkę.

Czy pożyczka może być bez odsetek?

Może, ale to się zwykle nie opłaca. Według urzędów skarbowych spółka dostaje wtedy darmową korzyść. Musi więc wykazać przychód w wysokości odsetek rynkowych i zapłacić od niego CIT.

Gdy ustalisz rynkowe odsetki, spółka zaliczy je do kosztów podatkowych. To zwykle korzystniejsze rozwiązanie. Wyjątkiem są spółki na estońskim CIT (o tym niżej).

Bezpieczna przystań (safe harbour) w 2026 r.

Wspólnik z co najmniej 25% udziałów jest podmiotem powiązanym ze spółką. Odsetki między takimi podmiotami muszą być rynkowe. Najprościej to zapewnić, korzystając z tzw. bezpiecznej przystani.

Bezpieczna przystań to oprocentowanie ustalone według wzoru Ministerstwa Finansów. Jeśli z niej skorzystasz, urząd nie zakwestionuje odsetek. W 2026 r. warunki są takie:

• Odsetki to stopa bazowa (dla złotych: WIBOR 3M, WIRON 3M lub nowy wskaźnik POLSTR 3M) plus marża.
• Marża dla spółki, która pożycza pieniądze, wynosi maksymalnie 2,6 punktu procentowego.
• Umowę zawierasz na maksymalnie 5 lat.
• Umowa nie przewiduje dodatkowych opłat, np. prowizji.
• Suma pożyczek z podmiotami powiązanymi w danym roku nie przekracza 20 mln zł.

Przykład: przy WIBOR 3M na poziomie ok. 3,85% spółka może zapłacić maksymalnie ok. 6,45% w skali roku.

Dokumentację cen transferowych przygotowujesz dopiero przy pożyczkach powyżej 10 mln zł rocznie. Większości małych i średnich firm ten obowiązek nie dotyczy.

Podatki od pożyczki od wspólnika

CIT po stronie spółki

Otrzymana pożyczka nie jest przychodem spółki, a jej spłata nie jest kosztem. Kosztem są tylko odsetki i dopiero wtedy, gdy spółka je zapłaci.

Duże firmy muszą pamiętać o limicie kosztów finansowania. Spółka może zaliczyć do kosztów odsetki do wyższej z dwóch kwot: 3 mln zł albo 30% tzw. podatkowej EBITDA. Limit obejmuje wszystkie koszty finansowania, także kredyty bankowe.

PIT po stronie wspólnika

Wspólnik nie płaci podatku od samej pożyczki ani od jej zwrotu. Płaci tylko od odsetek: 19% zryczałtowanego PIT.

Podatek pobiera spółka przy każdej wypłacie odsetek. Wspólnik dostaje kwotę po potrąceniu podatku. Po zakończeniu roku spółka wykazuje pobrany podatek w deklaracji PIT-8AR.

PCC i VAT

Pożyczka od wspólnika dla spółki z o.o. jest zwolniona z podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC). Spółka nie składa deklaracji PCC-3.

Zwolnienie działa tylko wtedy, gdy pożyczki udziela wspólnik. Jeśli pieniądze pożycza np. jego współmałżonek, który nie jest wspólnikiem, spółka zapłaci 0,5% PCC.

Pożyczka od wspólnika, który jest osobą prywatną, nie podlega VAT. Jeśli wspólnik jest podatnikiem VAT, pożyczka jest zwolniona z VAT.

Pożyczka od wspólnika a estoński CIT

W spółce na estońskim CIT zasady są inne. Odsetki wypłacane wspólnikowi to tzw. ukryty zysk. Spółka płaci od nich podatek. Potwierdził to m.in. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 9 października 2024 r. (sygn. II FSK 797/24).

Sam zwrot pożyczki nie powoduje podatku. Pożyczka bez odsetek też nie powoduje podatku. Tak uznał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 2 września 2026 r.

Co z tego wynika? W estońskim CIT pożyczka bez odsetek może być korzystniejsza niż oprocentowana. Przed podpisaniem umowy przelicz oba warianty.

Uwaga na upadłość spółki

Jeśli sąd ogłosi upadłość spółki w ciągu dwóch lat od zawarcia umowy, pożyczka staje się wkładem do spółki (art. 14 § 3 KSH). Wspólnik nie odzyska wtedy pieniędzy tak jak inni wierzyciele.

Dlatego dobrze się zastanów, zanim pożyczysz pieniądze spółce w poważnych kłopotach finansowych.

Pożyczka, dopłaty czy podwyższenie kapitału?

Pożyczka od wspólnika to szybki i tani sposób na sfinansowanie spółki. Pilnuj trzech rzeczy: prawidłowych podpisów, rynkowych odsetek i zasad estońskiego CIT, jeśli z niego korzystasz.

Jeśli potrzebujesz specjalistów ds. księgowości spółek, jesteśmy tu dla Ciebie. W Chandon Waller & Partners stawiamy na indywidualne rozwiązania i wysoką jakość.

Skontaktuj się z nami: zadzwoń: 12 307 37 57  lub napisz: office@chandonwaller.pl.

Księgowość dla sklepu internetowego – jak wybrać biuro rachunkowe dla e-commerce?

Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę, wybierając biuro rachunkowe dla sklepu internetowego i jakie pytania warto zadać, zanim podpiszesz umowę.

 

Prowadzisz sklep internetowy? Twoja księgowość powinna to widzieć

Sprzedaż w internecie rządzi się swoimi prawami. Inny VAT przy sprzedaży za granicę, inne rozliczenia dla marketplace’ów, inne raporty niż w „zwykłej” firmie usługowej.

Jeśli Twoje biuro rachunkowe nie zna specyfiki e-commerce, prędzej czy później zapłacisz za to Ty: w postaci błędnie naliczonego VAT-u, spóźnionej deklaracji albo braku danych potrzebnych do podjęcia decyzji biznesowej.

 

Dlaczego księgowość e-commerce to inna liga niż księgowość „zwykłej” firmy

Sklep internetowy generuje inny rodzaj danych niż jednoosobowa działalność usługowa czy lokalny sklep stacjonarny. Transakcji jest zwykle dużo więcej, a każda z nich może mieć inną stawkę VAT, inną walutę i inne miejsce dostawy.

Do tego dochodzą platformy sprzedażowe (WooCommerce, PrestaShop, Magento), marketplace’y (Allegro, Amazon, eBay) oraz operatorzy płatności (PayPal, Stripe, PayU). Każde z tych źródeł generuje osobny strumień danych, który trzeba prawidłowo zaksięgować.

Biuro rachunkowe, które na co dzień nie pracuje z takimi danymi, może po prostu nie mieć procedur, żeby zrobić to sprawnie i bez błędów.

 

Czego naprawdę potrzebuje Twój e-sklep?

Zanim zaczniesz porównywać oferty, warto ustalić, jakie funkcje są dla Ciebie niezbędne.

• Integracja z Twoją platformą sprzedażową

Dobre biuro rachunkowe dla e-commerce powinno swobodnie pracować z danymi z WooCommerce, PrestaShop czy Magento. Ręczne przepisywanie zamówień do systemu księgowego to strata czasu i prosta droga do pomyłek.

• Obsługa sprzedaży na marketplace’ach

Sprzedajesz na Allegro, Amazon albo eBay? Rozliczenia z tych platform mają swoją specyfikę – inne dokumenty, inne terminy, inne zasady rozpoznawania przychodu. Księgowa bez doświadczenia w marketplace’ach będzie się tego uczyć na Twoim koncie.

• Znajomość procedury VAT-OSS i sprzedaży zagranicznej

Jeśli wysyłasz towar do klientów w innych krajach UE, prędzej czy później spotkasz się z procedurą VAT-OSS. Błędne ustalenie kraju opodatkowania czy kursu walutowego to jedno z najczęstszych źródeł problemów w księgowości e-commerce.

• Obsługa procedur celnych

Sprzedaż poza UE (np. przez Amazon) albo import towaru spoza Unii wiąże się z formalnościami celnymi. Samą odprawę celną prowadzi zwykle spedytor albo agencja celna — to nie jest zadanie biura rachunkowego. Po stronie księgowości zostaje jednak prawidłowe ujęcie tych transakcji i ich raportowanie do urzędu skarbowego, np. w deklaracjach JPK. Warto sprawdzić, czy biuro rachunkowe ma doświadczenie w takim rozliczaniu transakcji celnych, a nie tylko wiedzę teoretyczną.

• Raporty, które pomagają zarządzać biznesem

Dobra księgowość e-commerce to nie tylko rozliczenia z urzędem skarbowym. To także raporty, które realnie pomagają podejmować decyzje — np. raport marżowości sklepu, pokazujący, które produkty faktycznie zarabiają, a które generują koszty.

 

Ile kosztuje księgowość dla sklepu internetowego?

Cena księgowości e-commerce zależy przede wszystkim od liczby transakcji, liczby kanałów sprzedaży (własny sklep, marketplace, sprzedaż zagraniczna) oraz zakresu dodatkowych usług, takich jak raporty czy kadry i płace.

Dlatego rzetelne biuro rachunkowe nie poda Ci ceny „z sufitu” bez poznania specyfiki Twojego sklepu. Aktualny cennik naszych usług znajdziesz na stronie z cennikiem Chandon Waller & Partners, a dokładną wycenę dopasowaną do Twojego biznesu przygotujemy po krótkiej rozmowie.

Księgowość e-commerce w Chandon Waller & Partners

W Chandon Waller & Partners sprzedażą internetową zajmujemy się od 2014 roku, więc znamy tę branżę od podszewki – również tam, gdzie zaczynają się schody.

Obsługujemy sklepy działające na WooCommerce, PrestaShop i Magento, a także sprzedaż na Allegro, Amazon i eBay. Rozliczamy płatności z PayPal, Stripe i PayU oraz zajmujemy się rozliczeniami transakcji zagranicznych, w tym prawidłowym raportowaniem transakcji objętych procedurami celnymi na podstawie dokumentów od spedytora lub agencji celnej.

Pracujemy zdalnie, a dokumenty przesyłasz do nas przez system OCR – bez papierów i wizyt w biurze. Dajemy Ci też dostęp do systemu księgowego Comarch Optima, więc nie musisz kupować własnego oprogramowania ani szkolić w nim zespołu.

Na życzenie przygotujemy dla Ciebie dodatkowe analizy, takie jak raport marżowości sklepu, żebyś wiedział nie tylko ile sprzedajesz, ale też, ile na tym faktycznie zarabiasz.

 

Najczęstsze pytania o księgowość dla e-commerce

Czy biuro rachunkowe musi znać się na konkretnej platformie sprzedażowej? Nie musi znać wszystkich, ale powinno mieć realne doświadczenie z platformą, na której działa Twój sklep. Inaczej integracja danych będzie działać na zasadzie prób i błędów — na Twój koszt.

Czym jest procedura VAT-OSS i czy dotyczy mojego sklepu? VAT-OSS to procedura uproszczonego rozliczania VAT przy sprzedaży wysyłkowej do klientów indywidualnych w innych krajach UE. Dotyczy Cię, jeśli sprzedajesz towary konsumentom za granicą a łączna wartość takiej sprzedaży do innych krajów UE przekracza 10 000 euro rocznie (ok. 42 000 zł).

Czy muszę mieć własny system księgowy? Nie zawsze. Część biur rachunkowych, w tym Chandon Waller & Partners, udostępnia klientom dostęp do swojego systemu – nie musisz więc inwestować we własne oprogramowanie.

Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe na wyspecjalizowane w e-commerce? Najlepiej zanim pojawią się problemy, czyli już wtedy, gdy sklep zaczyna sprzedawać na kolejnych kanałach lub za granicę. Im dłużej zwlekasz, tym więcej może być do naprawienia.

 

Wybór biura rachunkowego to decyzja, która wpływa na to, jak spokojnie będziesz mógł rozwijać swój sklep. Warto poświęcić chwilę, żeby sprawdzić doświadczenie, znajomość Twojej platformy i realne podejście do rozliczeń zagranicznych, zanim podpiszesz umowę.

Jeśli szukasz biura, które zna e-commerce  i rozumie specyfikę sprzedaży online – sprawdź ofertę dla e-commerce i porozmawiajmy o Twoim sklepie.

Fiskus wie, dokąd jeździ Twój firmowy samochód. Czy Twoje odliczenie VAT jest bezpieczne?

Odliczenie VAT od samochodu firmowego to jedna z najważniejszych korzyści podatkowych dla przedsiębiorców, ale też jeden z najczęściej kontrolowanych obszarów. Krajowa Administracja Skarbowa od lat korzysta z systemu automatycznego rozpoznawania numerów rejestracyjnych (ANPRS). Jak się okazuje, to narzędzie coraz częściej służy też do weryfikacji, czy przedsiębiorcy rzeczywiście używają swoich aut wyłącznie służbowo. Sprawdzamy, co to oznacza dla firm odliczających 100% VAT od samochodu, i jak się na taką kontrolę przygotować.

Czym jest system ANPRS i jak wpływa na odliczenie VAT od samochodu firmowego?

System ANPRS (Automatyczny System Rozpoznawania Numerów Rejestracyjnych) rejestruje przejazdy samochodów na drogach w całej Polsce. Skarbówka korzysta z niego od kilku lat, deklarując, że służy on głównie zwalczaniu przemytu i oszustw podatkowych na dużą skalę.

Coraz więcej wskazuje na to, że dane z systemu są też wykorzystywane do znacznie bardziej „przyziemnych” celów – weryfikacji, czy przedsiębiorca, który zadeklarował pełne (100%) odliczenie VAT od samochodu, faktycznie jeździ nim tylko w sprawach firmowych. W praktyce oznacza to, że trasy Twojego auta mogą być konfrontowane z tym, co wpisujesz do ewidencji przebiegu pojazdu.

Kogo dotyczy pełne odliczenie VAT od samochodu firmowego?

Ten temat powinien zainteresować każdego przedsiębiorcę, który zdecydował się na pełne odliczenie VAT (100%) od zakupu, leasingu lub kosztów eksploatacji samochodu osobowego. Aby z niego korzystać, trzeba spełnić trzy warunki:

• złożyć formularz VAT-26 w urzędzie skarbowym w ustawowym terminie,
• prowadzić rzetelną ewidencję przebiegu pojazdu – na bieżąco, a nie „na koniec miesiąca z pamięci”,
• realnie wykluczyć użytek prywatny, najlepiej potwierdzony wewnętrznym regulaminem użytkowania auta w firmie.

Problem w tym, że wielu przedsiębiorców traktuje te obowiązki jako formalność „do zaliczenia”, a nie jako coś, co musi być zgodne ze stanem faktycznym każdego dnia. I właśnie w tym miejscu robi się ryzykownie, bo urząd ma teraz coraz więcej narzędzi, by to zweryfikować.

Jakie ryzyko niesie błędne rozliczenie VAT od samochodu firmowego?

Jeśli podczas kontroli skarbowej okaże się, że samochód zgłoszony jako „wyłącznie firmowy” pojawił się np. w miejscowości turystycznej w sobotni poranek albo pod adresem niezwiązanym z działalnością – urząd może zakwestionować prawo do pełnego odliczenia VAT za cały okres, nie tylko za jeden przejazd.

Konsekwencje bywają odczuwalne finansowo:

• konieczność korekty VAT – zwrot różnicy między odliczeniem 100% a 50% za cały okres użytkowania pojazdu,
• odsetki za zaległość podatkową,
• w niektórych przypadkach odpowiedzialność na podstawie kodeksu karnego skarbowego, jeśli urząd uzna, że dane w zgłoszeniu były niezgodne ze stanem faktycznym.

To są kwoty liczone nie w złotówkach, a często w tysiącach – zwłaszcza przy droższych autach w leasingu.

Jak bezpiecznie rozliczać VAT od samochodu firmowego? Praktyczna checklista

Ryzyko ograniczysz do minimum, jeśli będziesz prowadzić dokumentację rzetelnie i na bieżąco. Zwróć uwagę na kilka punktów:

• Sprawdź, czy Twoja ewidencja przebiegu jest kompletna – każdy wpis powinien zawierać numer rejestracyjny pojazdu, datę, cel wyjazdu, trasę (skąd – dokąd) oraz stan licznika.
• Zweryfikuj, czy w firmie funkcjonuje regulamin użytkowania pojazdu, który jasno wyklucza użytek prywatny – najlepiej podpisany przez osoby korzystające z auta.
• Zastanów się realistycznie, czy 100% odliczenie ma sens w Twojej sytuacji. Jeśli czasem wykorzystujesz auto prywatnie (choćby okazjonalnie), bezpieczniejszym i prostszym rozwiązaniem może być model mieszany z odliczeniem 50%.
• Nie zostawiaj zgłoszenia VAT-26 na później – trzeba go złożyć do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiesz pierwszy wydatek związany z pojazdem. Formularz możesz złożyć na dwa sposoby: papierowo (osobiście w urzędzie skarbowym lub listownie) albo elektronicznie, np. przez e-Urząd Skarbowy lub ePUAP z podpisem kwalifikowanym.
• Regularnie przeglądaj dokumentację razem z księgowością, zamiast czekać na wezwanie z urzędu.

Podsumowanie: odliczenie VAT od samochodu firmowego wymaga rzetelnej dokumentacji

Rosnąca skuteczność narzędzi analitycznych skarbówki oznacza, że dokumentacja „na pokaz” przestaje być bezpieczną strategią. Coraz łatwiej zweryfikować, czy to, co widnieje w ewidencji przebiegu, odpowiada rzeczywistości. Dla przedsiębiorców to sygnał, żeby już teraz uporządkować odliczenie VAT od samochodu firmowego – zamiast robić to pod presją kontroli.

Nie jesteś pewien, czy Twoja dokumentacja VAT dotycząca samochodu firmowego jest w porządku? Skontaktuj się z nami! Zespół Chandon Waller & Partners przeanalizuje Twoją sytuację, sprawdzi ewidencję i pomoże wybrać model odliczenia, który będzie zarówno korzystny podatkowo, jak i bezpieczny podczas kontroli.

Wielkanoc w firmie a koszty podatkowe – co można rozliczyć bez ryzyka?

Okres Świąt Wielkanocnych to w wielu firmach moment zatrzymania się na chwilę po intensywnym pierwszym kwartale. Pojawia się pytanie czy wydatki na spotkania świąteczne i prezenty można wrzucić w koszty uzyskania przychodu?

Spotkanie wielkanocne dla pracowników – kiedy jest kosztem?

W przypadku spotkań organizowanych dla pracowników, jeśli organizujesz wspólne śniadanie wielkanocne, zamawiasz catering do biura albo robisz symboliczne spotkanie integracyjne na zewnątrz biura, to taki wydatek może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu.

Jeśli cel spotkania nie jest prywatny ani reprezentacyjny, tylko biznesowy i wzmacniający zespół, a co do zasady taką funkcję mają spotkania. Spotkania integracyjne realnie wpływają na funkcjonowanie zespołu – poprawiają atmosferę, wzmacniają relacje i przekładają się na efektywność pracy. I tu właśnie związek z przychodem jest kluczowy przy ocenie kosztu.

O czym warto pamiętać:

• spotkanie powinno być skierowane do pracowników, a nie mieć charakteru zamkniętego wydarzenia dla wybranych osób,
• nie powinno mieć formy wystawnej, luksusowej imprezy 😉

W praktyce oznacza to, że klasyczne firmowe spotkanie świąteczne w biurze lub w umiarkowanej formie na zewnątrz jest bezpieczne podatkowo i jest uzasadnionym kosztem firmy.

Spotkanie wielkanocne z klientami – czy można wrzucić w koszty?

Sytuacja komplikuje się, gdy w grę wchodzą… Klienci. Tutaj bardzo łatwo wejść w obszar tzw. reprezentacji, czyli wydatków budujących wizerunek firmy, które – zgodnie z przepisami – nie stanowią kosztów podatkowych.

Jeśli organizujesz eleganckie spotkanie wielkanocne dla klientów, czy event o podwyższonym standardzie, fiskus najczęściej uzna to właśnie za reprezentację. W takiej sytuacji wydatek nie może zostać zaliczony do kosztów chyba że połączysz to ze szkoleniem:) Jeżeli wydarzenie ma całościowo charakter biznesowy – czyli  w jego trakcie omawiane są projekty, negocjowane warunki współpracy lub podejmowane decyzje handlowe – wtedy istnieje większa szansa na obronę takiego kosztu. Kluczowe znaczenie ma tutaj cel spotkania, a nie sama jego forma – cel uświęca środki;)

Prezenty wielkanocne dla pracowników – czy można je zaliczyć w koszty? Gdzie uważać?

Takie wydatki mogą być kosztem uzyskania przychodu ale pod pewnymi warunkami. Dotyczy to m.in. paczek świątecznych, drobnych upominków czy kart podarunkowych. Z punktu widzenia firmy są one elementem polityki motywacyjnej i budowania zaangażowania zespołu.

Trzeba jednak pamiętać o drugiej stronie tej sytuacji – czyli o pracowniku. Dla niego taki prezent nie jest „neutralny”. W większości przypadków stanowi przychód, który podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Czy oznacza to, że wartość prezentu należy doliczyć do wynagrodzenia pracownika, odprowadzić podatek dochodowy, oraz – co do zasady – składki ZUS.

Prezenty z bieżących środków obrotowych, czyli po prostu z firmowego konta, poza ZFŚS wówczas każdy prezent – niezależnie od formy – stanowi przychód pracownika. Nie ma tutaj znaczenia, czy jest to paczka wielkanocna, karta prezentowa czy drobny gadżet.

ZFŚS a prezenty świąteczne – kiedy można skorzystać ze zwolnienia z PIT?

Jeżeli firma finansuje prezenty ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), pojawia się możliwość skorzystania ze zwolnienia podatkowego. W 2025 roku standardowy limit zwolnienia z podatku dochodowego wynosi 1000 zł w skali roku na pracownika. W praktyce jednak ustawodawca często wprowadza przepisy szczególne, które podnoszą ten limit – nawet do 2000 zł.

Zwolnienie obejmuje różne formy świadczeń, w tym:

• bony i karty podarunkowe,
• paczki świąteczne,
• świadczenia rzeczowe (np. kosze wielkanocne, sprzęt AGD, drobna elektronika).

Kluczowy warunek jest jeden: świadczenie musi być przyznane zgodnie z regulaminem ZFŚS, czyli z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. To oznacza, że nie można rozdać wszystkim prezentów „po równo”, jeśli chcemy korzystać ze zwolnienia.

Przykład praktyczny: jeśli firma przyzna pracownikowi kartę podarunkową o wartości 800 zł finansowaną z ZFŚS i zrobi to zgodnie z regulaminem socjalnym, pracownik nie zapłaci od niej podatku.

Prezenty małej wartości a VAT – kiedy nie trzeba naliczać podatku?

Przy przekazywaniu prezentów pojawia się również temat podatku VAT. W określonych sytuacjach można uniknąć jego naliczania, ale trzeba spełnić konkretne warunki.

Za tzw. prezent o małej wartości uznaje się taki, którego:

• jednostkowa cena netto nie przekracza 100 zł – jeśli prowadzona jest ewidencja obdarowanych osób,
• lub 20 zł – jeśli taka ewidencja nie jest prowadzona.

Spełnienie tych warunków pozwala nie naliczać VAT przy przekazaniu prezentu.

Przykład: firma wręcza pracownikom drobne upominki wielkanocne o wartości 100 zł i prowadzi ewidencję, kto je otrzymał. W takim przypadku nie trzeba naliczać VAT. Gdyby jednak wartość wynosiła 150 zł – VAT należałoby rozliczyć.

Prezenty dla klientów – cienka granica między kosztem a reprezentacją

Podobnie jak w przypadku spotkań  z Klientami, również przy prezentach dla kluczowe jest rozróżnienie między kosztem a reprezentacją.

Można bezpiecznie zaliczyć do kosztów:

• drobne upominki o symbolicznej wartości,
• gadżety reklamowe,
• prezenty, które mają związek z działalnością firmową.

Problem pojawia się wtedy, gdy prezent staje się zbyt ekskluzywny lub ma charakter wizerunkowy. Drogie kosze prezentowe,  luksusowe zestawy, zegarki  czy upominki bez związku z działalnością mogą zostać uznane za reprezentację, a wtedy wydatek wypada z kosztów.

W tym obszarze naprawdę warto kierować się zasadą „rozsądnej wartości”.

Karty podarunkowe – jak zaliczyć w koszty?

Na koniec temat, który budzi najwięcej wątpliwości – czyli karty prezentowe.

Wiele osób traktuje je tak samo jak zakup towaru czy usługi na fakturze, ale to podejście nie jest do końca prawidłowe. Karta podarunkowa nie oznacza zakupu konkretnego produktu. W praktyce jest formą przekazania środków pieniężnych do wykorzystania w przyszłości.

Karta prezentowa nie jest klasycznym kosztem na który dostajemy fakturę zakupu jak np. catering czy paczkę świąteczną, tyko notę księgową/obciążeniową.

Nota księgowa albo nota obciążeniowa za zakup voucherów/ kart podarunkowych jest wystarczająca dla udokumentowania wydatku w kosztach uzyskania przychodów dla celów podatków dochodowych (PIT i CIT). Nie podlega odliczeniu w podatku VAT.

Jeśli chcesz uniknąć błędów, warto każdorazowo spojrzeć na wydatek nie przez pryzmat „czy mam fakturę”, ale „jaki jest jego cel biznesowy”. To właśnie ten element najczęściej decyduje o tym, czy koszt jest uzasadnionym kosztem firmowym.

Ulga na złe długi w okresie wakacyjnym – przypominamy, jak nie stracić VAT

Dla wielu firm sezon urlopowy to czas, kiedy kluczowe osoby odpowiedzialne za rozliczenia są na wakacjach, a bieżący monitoring należności schodzi na dalszy plan. Niestety to właśnie w wakacje najłatwiej przeoczyć terminy, które pozwalają skorzystać z ulgi na złe długi w VAT.

W artykule przypominamy:

• Czym jest ulga na złe długi i kto może z niej korzystać.

• Jakie warunki trzeba spełnić.

• O jakich terminach nie wolno zapomnieć.

• Jak zadbać o dokumentację, żeby nie stracić prawa do odzyskania podatku.

1. Na czym polega ulga na złe długi?

Ulga na złe długi to mechanizm, który pozwala przedsiębiorcy odzyskać VAT od faktur, które nie zostały opłacone przez kontrahenta. Jeśli Twój klient nie zapłacił w terminie, możesz skorygować podatek należny i odzyskać VAT od urzędu skarbowego.

Podstawowe zasady określa art. 89a ustawy o VAT.
Zobacz ustawę o VAT na ISAP

2. Warunki skorzystania z ulgi

Aby skorzystać z ulgi na złe długi, musisz spełnić kilka warunków:

• Od daty wystawienia faktury i terminu płatności muszą minąć co najmniej 90 dni.

• Na dzień poprzedzający złożenie deklaracji korygującej dłużnik musi być podatnikiem VAT czynnym i nie może być w trakcie restrukturyzacji, upadłości ani likwidacji.

• Wierzytelność musi być uprzednio wykazana w rozliczeniu VAT.

• Konieczne jest posiadanie dokumentacji, że należność faktycznie nie została uregulowana.

3. Terminy, których nie możesz przeoczyć

To kluczowe – jeśli chcesz odzyskać VAT, nie możesz zgłosić korekty później niż w terminie 3 lat od końca roku, w którym wystawiono fakturę.

W praktyce oznacza to, że jeśli faktura została wystawiona w lipcu 2022 r., a nieopłacona do dziś, możesz zastosować ulgę na złe długi najpóźniej do końca 2025 r.

Warto wprowadzić stały monitoring należności – w wielu firmach w wakacje brakuje regularnej weryfikacji płatności, co skutkuje utratą prawa do ulgi.

Podstawa prawna: Art. 89a ustawy o VAT – ulga na złe długi

4. Co powinien zrobić nabywca?

Nie zapominaj, że od 2020 roku obowiązują przepisy, które zobowiązują także nabywcę do korekty odliczonego VAT, jeśli nie zapłacił w terminie 90 dni. W praktyce oznacza to, że Twój kontrahent również powinien zmniejszyć VAT naliczony.

Więcej na ten temat znajdziesz na podatki.gov.pl – ulga na złe długi.

5. Jak zabezpieczyć się w sezonie urlopowym?

Oto kilka praktycznych wskazówek:

• Zadbaj o harmonogram monitorowania należności, zwłaszcza w okresie wakacyjnym.

• Pamiętaj, że dla każdej faktury musisz mieć potwierdzenie, że nie została zapłacona.

• Stosuj automatyczne przypomnienia dla działu księgowości.

• Aktualizuj status kontrahentów w rejestrze VAT – czy nie są w likwidacji lub upadłości.

• Udokumentuj korekty deklaracji VAT i przechowuj potwierdzenia.

Ulga na złe długi to realne wsparcie płynności finansowej – ale tylko dla firm, które na bieżąco monitorują swoje należności i pilnują terminów. W okresie wakacyjnym, gdy kadra jest na urlopach, ryzyko przeoczenia terminów rośnie. Warto zawczasu przygotować checklistę i procedury, które pozwolą uniknąć strat.

Potrzebujesz wsparcia?

W Chandon Waller & Partners pomagamy firmom odzyskiwać VAT z niezapłaconych faktur i prowadzimy monitoring należności w sposób, który nie koliduje z sezonem urlopowym. Jeśli chcesz mieć pewność, że nie stracisz prawa do ulgi na złe długi – skontaktuj się z nami.

Fiskus nie ufa jednoosobowym firmom – 100% VAT od auta? Tylko teoretycznie

Czy jednoosobowa działalność gospodarcza może odliczyć 100% VAT od samochodu? W teorii tak – jeśli pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych, a podatnik prowadzi szczegółową ewidencję przebiegu i wprowadza wewnętrzne regulacje. W praktyce? Fiskus mówi: nie, bo… samochód jest „za blisko”.

Takie właśnie wnioski płyną z interpretacji indywidualnej z 26 lipca 2024 r. (nr 0113-KDIPT1-3.4012.396.2024.2.OS), w której odmówiono informatykowi prawa do pełnego odliczenia VAT od auta, mimo że:

• auto miało służyć wyłącznie działalności gospodarczej (również nowej – ślubnej),

• przedsiębiorca prowadził firmę z wydzielonej części mieszkania,

• miał osobne miejsce parkingowe przypisane do firmy,

• posiadał drugi samochód do użytku prywatnego,

• planował prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu i regulamin wykluczający użytek prywatny.

Urzędnik wie lepiej – auto można użyć prywatnie, więc się nie da

Zdaniem KIS – skoro samochód jest dostępny w miejscu zamieszkania, to „realnie nie da się wykluczyć użytku prywatnego”. Procedury i ewidencje „mogą zniechęcać, ale nie eliminują” takiej możliwości.

Efekt? Odliczenie tylko 50% VAT.

Sąd mówi: liczy się rzeczywistość, nie domysły

To nie pierwsza taka sytuacja. Organy skarbowe od lat próbują zniechęcić podatników do stosowania pełnego odliczenia VAT od samochodów. Jednak sądy coraz częściej stoją po stronie przedsiębiorców – bo przepisy nie wymagają absolutnego braku fizycznej możliwości użycia auta prywatnie, a jedynie wdrożenia skutecznych mechanizmów ograniczających to ryzyko.

Przykład? Wyrok WSA w Poznaniu z czerwca 2024 r. (sygn. I SA/Po 189/24) – uchylił niekorzystną interpretację mimo podobnych argumentów fiskusa. Sądy podkreślają: nawet najlepsze zabezpieczenia nie wykluczą „czynnika ludzkiego”, ale nie o to chodzi. Chodzi o to, by wykazać, że firma realnie przestrzega zasad i kontroluje użytkowanie pojazdu.

Co z tego wynika dla Twojej firmy?

Jeśli jesteś jednoosobową działalnością i chcesz odliczyć 100% VAT od samochodu:

• przygotuj regulamin używania pojazdu,
• prowadź rzetelną ewidencję przebiegu,
• zadbaj o oddzielenie użytkowania prywatnego (np. drugi samochód),
• ale bądź gotowy na walkę – interpretacja może być negatywna, mimo braku podstaw.

W razie sporu – masz szansę wygrać przed sądem, ale fiskus będzie próbował zniechęcić Cię już na starcie. Przeczytaj artykuł o wyroku SN: Parkowanie pod domem a odliczenie VAT

Masz wątpliwości, czy Twoja firma może odliczyć 100% VAT od samochodu? Skontaktuj się z nami TUTAJ – pomożemy Ci uporządkować dokumentację i przygotować się na ewentualną kontrolę.

 

Kasa fiskalna obowiązkowa od 1 lipca 2025 – kogo obejmie nowy obowiązek?

Kasa fiskalna będzie od 1 lipca 2025 r. obowiązkowym narzędziem dla kolejnych grup przedsiębiorców. Nowe przepisy wprowadzone rozporządzeniem Ministra Finansów oznaczają, że sprzedaż określonych towarów i usług musi być rejestrowana na kasie fiskalnej od pierwszej złotówki. Przedsiębiorcy mają czas tylko do końca czerwca, aby wdrożyć nowe obowiązki i uniknąć dotkliwych kar.

Kasa fiskalna – kogo obejmą nowe przepisy?

Od 1 lipca 2025 r. obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej będzie dotyczył m.in.:

1. Sprzedaży towarów:

• E-papierosów i podobnych wyrobów – CN 2404 i 8543 40 00,

• Wyrobów zawierających alkohol etylowy powyżej 50% objętości, które nie są przeznaczone do spożycia (np. rozcieńczalniki, odkażacze, płyny techniczne),

• Paliw stałych do celów opałowych – takich jak węgiel, koks, półkoks i brykiety.

2. Usług związanych z oczyszczaniem szamb:

Od 1 lipca 2025 r. firmy świadczące usługi asenizacyjne będą zobowiązane do używania kasy fiskalnej, o ile nie dokumentują wszystkich usług fakturami lub nie korzystają ze zwolnienia podmiotowego.

Kiedy kasa fiskalna nie będzie obowiązkowa?

Z obowiązku ewidencjonowania zwolnione są:

• Kopalnie i przedsiębiorstwa górnicze, jeżeli sprzedaż paliw stałych jest w całości udokumentowana fakturą,

• Gminy sprzedające węgiel w ramach zakupu preferencyjnego, również pod warunkiem fakturowania wszystkich transakcji.

Kary za brak kasy fiskalnej – czego unikać?

Przedsiębiorcy, którzy nie wprowadzą kasy fiskalnej w terminie mimo obowiązku, muszą liczyć się z sankcjami skarbowymi. Najczęstsze konsekwencje to:

• kara w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego przy zakupach (dotyczy podatników VAT),

• dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 100% należnego VAT od sprzedaży niezaewidencjonowanej,

• mandaty karno-skarbowe lub grzywny za naruszenie przepisów ustawy o VAT i kodeksu karnego skarbowego,

• utrata prawa do ulgi na zakup kasy fiskalnej.

Nie warto ryzykować – brak ewidencji na kasie fiskalnej może oznaczać poważne straty finansowe i problemy z organami podatkowymi.

Kasa fiskalna – czas działać!

Masz tylko do końca czerwca, by przygotować firmę do nowych obowiązków. Zakup i rejestracja kasy fiskalnej, przeszkolenie pracowników oraz dostosowanie procesów sprzedaży – to wszystko wymaga czasu.

Więcej szczegółów na stronach rządowych: Dziennik ustaw oraz Biznes.Gov.

Nie wiesz, czy musisz mieć kasę fiskalną?

Skontaktuj się z nami – sprawdzimy, czy kasa fiskalna jest dla Ciebie obowiązkowa od 1 lipca 2025 r., pomożemy ją wdrożyć i uniknąć kar.

Wejdź na naszą stronę kontaktową. Zadzwoń lub napisz – pomożemy Ci bezpiecznie przejść przez zmiany.

Stałe miejsce działalności: kiedy zagraniczna firma musi rozliczyć VAT w Polsce?

Przez lata administracja skarbowa potrafiła uznać za „stałe miejsce prowadzenia działalności” (ang. fixed establishment, FE) zagranicznej firmy niemal wszystko: wynajęty magazyn, umowę z polskim kontrahentem, a czasem nawet obecność przedstawiciela handlowego. Efekt? Obowiązek rejestracji do VAT w Polsce, masa niepewności i wysokie ryzyko dla obu stron transakcji.

Ale wygląda na to, że ten etap dobiega końca.

O co chodzi z tym „stałym miejscem”?

W uproszczeniu – chodzi o to, czy zagraniczna firma, która działa w Polsce (np. zleca tu usługi lub sprzedaje towary), musi się u nas zarejestrować jako podatnik VAT. Kluczowe jest to, czy ma w Polsce coś więcej niż tylko kontrahenta. Czyli – czy działa tu na tyle „na poważnie”, że ma realne zaplecze: ludzi, sprzęt, strukturę, i może samodzielnie zarządzać procesem świadczenia usług lub sprzedaży.

Jeśli tak – mamy do czynienia z FE, a to oznacza VAT w Polsce, obowiązek fakturowania, deklaracje itd.

Co się zmieniło?

Przez długi czas organy podatkowe interpretowały przepisy bardzo szeroko. Nawet jeżeli zagraniczna firma korzystała tylko z polskiego magazynu albo zlecała logistykę lokalnemu operatorowi, fiskus uznawał to za „stałe miejsce” – i wymagał rejestracji.

To podejście było nie tylko niezgodne z orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości UE, ale też groźne dla polskich firm, które musiały rozliczać VAT za zagranicznych partnerów – i ponosić odpowiedzialność solidarną.

Na szczęście w 2024 roku coś drgnęło.

Wyroki, które zmieniły zasady gry

W kilku przełomowych orzeczeniach Naczelny Sąd Administracyjny jasno wskazał, że:

• samo korzystanie z usług polskiego partnera nie wystarcza, by mówić o FE,

• zagraniczna firma musi mieć w Polsce własne zaplecze – ludzkie i techniczne – i realnie nim zarządzać,

• to, że coś dzieje się na terytorium Polski, nie oznacza jeszcze, że firma ma tu „stałe miejsce”.

W jednym z najgłośniejszych wyroków NSA stwierdził, że niemiecka firma, która korzysta z polskiego magazynu, ale nie zatrudnia tu ludzi i nie ma własnego zaplecza technicznego, nie musi rejestrować się do VAT w Polsce

Fiskus zmienia ton

To orzecznictwo zaczęło się przekładać na praktykę. W interpretacjach indywidualnych z końca 2024 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zaczął uznawać, że nie każda obecność zagranicznej firmy w Polsce oznacza od razu FE.

Coraz częściej pojawia się też wątek, że „podwykonawca nie może być jednocześnie strukturą stałego miejsca prowadzenia działalności kontrahenta”. Czyli: to, że polska firma coś robi dla zagranicznej, nie oznacza, że nagle staje się jej przedstawicielstwem.

Co to oznacza dla polskich firm?

Dla wielu polskich przedsiębiorców – zwłaszcza tych świadczących usługi lub magazynujących towary – to świetna wiadomość. Mniej niepewności, mniejsze ryzyko odpowiedzialności, mniej kłopotów z VAT-em.

Jeśli Twoja firma współpracuje z zagranicznymi kontrahentami, warto przyjrzeć się temu, jak wygląda Wasza relacja: kto co kontroluje, kto ponosi odpowiedzialność, czy są stałe zasoby w Polsce. Ale jeśli wszystko opiera się na standardowej umowie B2B – bez realnego zaplecza zagranicznej firmy w kraju – ryzyko FE znacząco spadło.

Czy to koniec problemu?

Nie do końca – ale jesteśmy na dobrej drodze. Linia interpretacyjna się stabilizuje, orzecznictwo coraz częściej idzie w stronę podatników, a niektóre nadgorliwe podejścia fiskusa powoli odchodzą do przeszłości.

Na razie nie ma jednej ogólnej interpretacji ogólnej lub wytycznych MF, które zamknęłyby temat definitywnie. Ale dla praktyki gospodarczej to, co dzieje się teraz, to zdecydowany krok w stronę większej przewidywalności.

Chcesz sprawdzić, czy Twoja firma lub Twój kontrahent ryzykuje status FE? Warto przyjrzeć się strukturze współpracy – zanim zrobi to urząd skarbowy.

Zapraszamy do współpracy, nasz zespół ekspertów czeka na Państwa zlecenia.

Przeczytaj także: Kiedy, jak i dlaczego zarejestrować się do VAT-UE?