KSeF 2026 – zmiany w fakturach

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedno z największych przedsięwzięć cyfryzacyjnych ostatnich lat w Polsce. Od 2026 roku całkowicie zmieni sposób wystawiania i odbierania faktur. Każdy dokument sprzedaży będzie przechodził przez państwową platformę teleinformatyczną, co wpłynie nie tylko na rozliczenia podatkowe, ale też na płynność finansową, umowy i codzienną obsługę klientów.

Ma on na celu ustandaryzowanie rozliczeń między firmami, usprawnienie komunikacji z urzędami skarbowymi, a także zredukowanie ryzyka oszustw podatkowych. Czy aby na pewno wszystkie zmiany KSeF są pozytywne?

Eksperci CWP (Chandon Wallers & Partners) podpowiadają, jak krok po kroku przygotować organizację do KSeF i odpowiadają na najczęściej pojawiające się pytania przedsiębiorców.

Od czego zacząć przygotowania do KSeF, żeby nie pogubić się w zmianach?

Proces wdrożenia wymaga czasu, planowania i odpowiedniego przeszkolenia zespołu. Pierwszym etapem powinno być zmapowanie obiegu dokumentów w firmie, a dopiero później dobór właściwego systemu do odczytu danych. Kluczowe jest także zaangażowanie wszystkich działów – od sekretariatu, przez dział sprzedaży i zakupów, logistyki, aż po dział księgowy. Każdy zespół musi znać swoje zadania związane z obsługą e-faktur, np. dział zakupów czy administracji odpowiada za pobieranie i weryfikację poprawności faktur kosztowych dla danego działu.

Jakie programy będą potrzebne do obsługi KSeF?

Obsługa Krajowego Systemu e-Faktur będzie możliwa na kilka sposobów – wybór zależy od wielkości firmy, skali obiegu dokumentów i istniejącej infrastruktury IT:

Zintegrowane programy ERP – większość popularnych systemów, takich jak Comarch Optima, Enova, SAP Business One czy Symfonia, już oferuje integrację z KSeF lub jest w trakcie jej wdrażania. To rozwiązanie rekomendowane dla firm, które wystawiają i otrzymują dużą liczbę faktur, ponieważ pozwala na automatyzację procesów.
Systemy do obiegu dokumentów w firmie – samo pobranie faktury z KSeF to dopiero pierwszy krok. W praktyce potrzebny jest system do jej odczytu, obiegu i akceptacji wewnątrz organizacji, np. SaldeoSMART, DocuWare, czy SharePoint. Dzięki nim można przypisać fakturę do właściwego działu (np. zakupy, księgowość), zatwierdzić ją i przygotować do księgowania. System obiegu dokumentów stanie się obowiązkowy przy organizacjach gdzie więcej osób akceptuje faktury kosztowe. Warto zweryfikować czy system umożliwi również bezpieczne przechowywanie faktur i tworzenie kopii zapasowych. Pamiętaj, że w KSeF faktura ma postać pliku XML, więc przydatne są moduły pozwalające na jej wizualizację w tradycyjnym widoku.
Darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów – Aplikacja Podatnika KSeF (dostępna przez przeglądarkę) oraz Aplikacja Mobilna KSeF umożliwiają wystawianie i odbiór faktur bez dodatkowych kosztów. To dobre rozwiązanie dla mniejszych firm, które wystawiają niewielką liczbę dokumentów miesięcznie.

Nie można też zapominać o zagrożeniach – wraz z KSeF nadal będą pojawiać się próby wyłudzeń, np. fałszywe faktury – zamiast przesyłane na firmowe skrzynki mailowe, będą przesyłane wprost do KSeF. Dlatego weryfikacja dokumentów stanie się nieodłącznym elementem codziennej pracy. Równolegle warto już dziś dostosować umowy z kontrahentami i dostawcami, aby jasno określić zasady przekazywania i odbioru dokumentów sprzedaży w nowych realiach.

Dobrze przygotowany proces wdrożenia KSeF w Twojej firmie to podstawa bezpiecznego i sprawnego wdrożenia

Jeśli masz dodatkowe pytania – śledź nasze kanały social media tam systematycznie pojawiają się nowe materiały edukacyjne o KSeF. Masz pytanie indywidualne dotyczące Twojej firmy – zadaj pytanie do naszych ekspertów tu.

Umowy pod kontrolą PIP – jakie zmiany od 2026 roku?

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie przepisy, które diametralnie zmienią sposób kontrolowania umów cywilnoprawnych w Polsce. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) zyska nowe, szerokie uprawnienia, dzięki którym będzie mogła samodzielnie stwierdzić, że dana umowa cywilnoprawna w rzeczywistości powinna być umową o pracę.

Co to oznacza w praktyce dla pracodawców i pracowników?

Nowe uprawnienia inspektorów

Inspektorzy PIP zyskają realne narzędzia, które pozwolą im ograniczać nadużycia na rynku pracy. Będą mogli:

ocenić samodzielnie, czy zawarta umowa odpowiada faktycznym warunkom zatrudnienia,
wydać decyzję administracyjną o przekształceniu umowy,
nałożyć obowiązek wyrównania wynagrodzenia i składek ZUS,
prowadzić zdalne kontrole dokumentów, rozmów z pracownikami czy systemów firmowych.

Decyzja PIP czy sądu?

Dotychczas kwestię ustalenia, czy dana umowa powinna być umową o pracę, rozstrzygał sąd. Od 2026 roku inspektor PIP będzie mógł wydać decyzję administracyjną, która natychmiast przekształci umowę cywilnoprawną w umowę o pracę. Decyzja ta będzie miała charakter wiążący i od razu wpłynie na sytuację obu stron.

W rzeczywistości: PIP będzie mógł samodzielnie wydawać decyzję administracyjną o przekształceniu, ale nadal zachowane będą drogi odwoławcze, w tym do sądu. Projekt zakłada, że decyzja administracyjna będzie miała skutki administracyjne i podatkowo-składkowe, ale możliwe odwołanie do sądu

Surowsze kary finansowe

Projekt nowelizacji przewiduje znaczące zwiększenie kar dla pracodawców. Dotychczasowe sankcje za wykroczenia zostaną zastąpione grzywną w przedziale od 2 000 do nawet 60 000 zł. To w praktyce nawet dwukrotne podwyższenie dotychczasowych kar finansowych.

Więcej o sankcjach na portalu INFOR

PIP, ZUS i KAS na jednej platformie

Dodatkowo planowane jest stworzenie systemu wymiany danych pomiędzy PIP, ZUS i KAS. Dzięki temu inspektorzy będą mogli łatwiej identyfikować nieprawidłowości i kierować kontrole tam, gdzie ryzyko nadużyć jest największe – np. w przypadku wysokich składek odprowadzanych bez formalnego statusu pracodawcy.

Wskazówki dla pracodawców

Zmiany wymagają od przedsiębiorców odpowiedniego przygotowania. Warto:

przeanalizować zawarte umowy cywilnoprawne i sprawdzić, czy nie mają cech stosunku pracy (podporządkowanie, stałe godziny i miejsce, praca na sprzęcie firmowym),
uporządkować dokumentację, ponieważ inspektor będzie badał faktyczne warunki współpracy, a nie tylko nazwę umowy,
przygotować się na surowsze konsekwencje finansowe w razie stwierdzenia nieprawidłowości

Co powinien zrobić pracodawca już teraz?

Od 2026 roku umowy cywilnoprawne znajdą się pod ścisłą kontrolą PIP. Nowe przepisy mają ograniczyć nadużycia, ale dla wielu firm będą oznaczać konieczność gruntownego przeanalizowania sposobu zatrudniania pracowników. Warto zrobić to już teraz, by uniknąć kosztownych konsekwencji i dostosować działalność do nadchodzących regulacji.

Zabezpiecz firmę przed zmianami, pomożemy Ci dobrać najlepsze rozwiązanie i zadbać o zgodność z przepisami.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

KSeF – pytania i odpowiedzi

Od kiedy wchodzi obowiązek KSeF dla Twojej firmy?

Wobec nadchodzących zmian, możesz zastanawiać się, kiedy Twoja firma będzie musiała wdrożyć KSeF. Tak naprawdę od 1 lutego zmiana dotknie już prawie wszystkich, gdyż obowiązkiem zostaną objęte najwięksi podatnicy, którzy w naturalny sposób będą wysyłać już swoje faktury poprzez KSeF do mniejszych firm, które jeszcze w tym obowiązku nie będą.

Terminy wdrożenia KSeF w 2026:

1 luty 2026 Podatnicy VAT (czynni i zwolnieni), u których sprzedaż brutto przekroczyła w roku 2024 r. kwotę 200 000 000 zł
1 kwietnia 2026 Podatnicy VAT (czynni i zwolnieni), u których sprzedaż brutto nie przekroczyła w roku 2024 r. kwotę 200 000 000 zł
1 stycznia 2027 Podatnicy VAT (czynni i zwolnieni), którzy w danym miesiącu wystawiają faktury o łącznej wartości sprzedaży brutto nie większej niż 10 000 zł

Jak będą wyglądały faktury z KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) służy do wystawiania i przekazywania faktur ustrukturyzowanych. Mają one format XML więc nie ma ich wizualizacji w formacie PDF. Żeby zobaczyć fakturę w dotychczasowej formie potrzebny będzie system do odczytu dokumentów z systemu KSEF.

Warto pamiętać, że sam dostęp do KSeF to nie wszystko. Kluczowe będzie dobranie narzędzi, aby:

umożliwić kontrolę uprawnień (kto może pobierać, zatwierdzać czy księgować faktury), to uporządkuje procesy i odpowiedzialności w firmie, oraz zminimalizuje ręczne działania pracowników (np. pobieranie i przekazywanie plików),
zapewnić automatyczne archiwizowanie dokumentów,
integrować dane z innymi systemami w firmie (ERP czy logistyka).

Dzięki temu obsługa KSeF nie stanie się dodatkowym obciążeniem, ale elementem dobrze zaplanowanego procesu finansowo-księgowego w firmie.

Co robić z fakturami spoza KSeF, które otrzymasz od swoich kontrahentów np. mailem lub w formie papierowej?

Dokładnie przechowuj je w dotychczasowej formie: jako papierowe, PDF lub skan. W ewidencji VAT oraz w rozrachunkach traktuj je normalnie, bez konieczności „przenoszenia” do KSeF – obowiązek rejestracji dotyczy tylko faktur od firm już objętych systemem. Takie faktury nadal mogą stanowić podstawę do odliczenia VAT, zgodnie z przepisami, dopóki nie zostanie wprowadzony pełny obowiązek KSeF. Przesyłaj je do księgowości jak dotychczas, nie pomijaj ich!

Skontaktuj się z nami i zyskaj wsparcie ekspertów!

Jeżeli po przeczytaniu tego artykułu masz wątpliwości jak wdrożyć KSeF w swojej firmie, skontaktuj się z naszymi ekspertami! Pomożemy Ci w przygotowaniach do nadchodzących zmian. Korzystaj z doświadczonej firmy, której już zaufało ponad 1000 przedsiębiorców.

Zabezpiecz firmę przed zmianami, pomożemy Ci dobrać najlepsze rozwiązanie i zadbać o zgodność z przepisami.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

Nowelizacja Kodeksu pracy od 2026 roku

Dłuższy urlop, wyższe dodatki i odprawy

Sejm rozpoczął prace nad ustawą, która może całkowicie zmienić sposób ustalania stażu pracy w Polsce. Od 1 stycznia 2026 r. do stażu pracy mają być zaliczane okresy wykonywania umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie, a także prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej. Nowelizacja Kodeksu pracy ma objąć ponad 6 milionów osób, które dotychczas nie miały możliwości skorzystania z pełnych uprawnień pracowniczych.

Co się zmienia od 2026 roku w Kodeksie pracy?

Zgodnie z rządowym projektem (druk sejmowy nr 1426), do okresu zatrudnienia, od którego zależą m.in. prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego, odprawy, dodatki stażowe czy nagrody jubileuszowe, mają zostać doliczone:

okresy prowadzenia działalności gospodarczej,
okresy zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia,
umowy agencyjne i inne umowy o świadczenie usług,
okresy współpracy z osobami prowadzącymi działalność,
okresy pracy za granicą u zagranicznego pracodawcy,
członkostwo w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych lub kółkach rolniczych,
okresy służby funkcjonariuszy Straży Marszałkowskiej i Służby Celno-Skarbowej.

Warunkiem zaliczenia będzie opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne i rentowe lub wypadkowe).

Jakie uprawnienia zyskają pracownicy?

Osoby, które przed zatrudnieniem na etacie prowadziły firmę lub pracowały na zleceniu, zyskają prawo m.in. do:

dłuższego urlopu wypoczynkowego (26 dni zamiast 20),
wyższej odprawy w razie rozwiązania stosunku pracy,
dodatków stażowych i nagród jubileuszowych,
dłuższego okresu wypowiedzenia (w przypadku wcześniejszej współpracy z obecnym pracodawcą na podstawie umów cywilnoprawnych).

To oznacza zrównanie praw osób, które wcześniej prowadziły aktywność zawodową poza etatem, z tymi zatrudnionymi na umowie o pracę od początku.

Dlaczego to ważna zmiana?

Dotychczas umowy cywilnoprawne i samozatrudnienie nie były wliczane do stażu pracy. Pracownicy tracili na tym nie tylko przy urlopie, ale także przy ustalaniu odpraw czy awansu zawodowego. Nowelizacja ma na celu zlikwidowanie tych nierówności i ułatwienie dostępu do stabilnych warunków zatrudnienia.

Według danych GUS z końca 2024 roku:

ponad 2,4 mln osób pracowało na podstawie umów zlecenia lub pokrewnych,
prawie 3,8 mln osób prowadziło jednoosobową działalność gospodarczą.

Łącznie zmiana może dotyczyć ponad 6 milionów Polaków.

Kiedy zmiana wejdzie w życie?

22 lipca 2025 r. Sejm przeprowadził pierwsze czytanie projektu ustawy i skierował go do dalszych prac w sejmowej Komisji Nadzwyczajnej do spraw zmian w kodyfikacjach. Planowany termin wejścia w życie przepisów to 1 stycznia 2026 roku.

Co możesz zrobić już teraz?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą lub osobą, która przez wiele lat pracowała na umowach cywilnoprawnych i planujesz powrót do etatu – ta zmiana może znacząco wpłynąć na Twoje przyszłe uprawnienia. Warto już teraz:

zebrać dokumentację potwierdzającą okresy działalności lub umów cywilnoprawnych,
sprawdzić, czy w Twoim przypadku opłacane były składki ZUS,
skonsultować się z księgowym, aby odpowiednio przygotować się do zmian.

Projekt ustawy oraz informacje o przebiegu legislacyjnym znajdziesz na stronie Sejmu.

Potrzebujesz wsparcia w ewidencji okresów zatrudnienia i zmianach kadrowych?

Wspieramy średnie i duże firmy w pełnej obsłudze księgowej oraz kadrowo-płacowej. Monitorujemy zmiany w przepisach i pomagamy wdrażać je w praktyce. Skontaktuj się z nami TUTAJ.

Odpowiedzialność członków zarządu za zaległości podatkowe spółki

Odpowiedzialność członków zarządu za zaległości podatkowe spółki – nowe orzecznictwo, nowe możliwości obrony

Prowadzenie spółki kapitałowej wiąże się z wieloma obowiązkami, w tym również z potencjalną odpowiedzialnością osobistą członków zarządu. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeżeli spółka nie ureguluje swoich zobowiązań podatkowych, jej zarząd – także byli członkowie – może odpowiadać za te zaległości całym swoim prywatnym majątkiem. Odpowiedzialność ta budzi wiele kontrowersji, jednak niedawne orzeczenia Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) mogą istotnie wpłynąć na sytuację osób pełniących funkcje zarządcze w spółkach.

Odpowiedzialność członków zarządu – podstawa prawna

Zgodnie z art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej, członkowie zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjnej odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem za zaległości podatkowe spółki, jeżeli spełnione są trzy warunki:

Egzekucja z majątku spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna.
Zobowiązanie podatkowe powstało w czasie pełnienia przez daną osobę funkcji członka zarządu.
Członek zarządu nie wykazał, że:
- we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości, lub
- wszczęto postępowanie układowe bądź restrukturyzacyjne, lub
- niezgłoszenie wniosku o upadłość nastąpiło bez jego winy.

Przepis ten obejmuje nie tylko aktualnych, ale także byłych członków zarządu, jeśli termin płatności zobowiązania przypadał w czasie sprawowania przez nich funkcji. Odpowiedzialność podatkowa zarządu może więc dotyczyć sytuacji sprzed lat – nawet wtedy, gdy dana osoba od dawna nie jest związana z daną spółką.

Ograniczony udział w postępowaniu – dotychczasowa praktyka

W praktyce członkowie zarządu nie mieli dotąd prawa uczestniczyć w postępowaniu wymiarowym jako strona. Oznaczało to, że nie mogli kwestionować wysokości zobowiązań podatkowych ustalanych przez organy skarbowe wobec spółki, choć później to właśnie oni mieli za te zobowiązania odpowiadać.

Ten brak możliwości obrony przed wydaniem decyzji dotyczącej podatku skutkował sytuacjami, w których organy podatkowe ustalały zobowiązania, a następnie przenosiły odpowiedzialność za ich zapłatę na członków zarządu – bez ich realnego udziału w postępowaniu i możliwości przedstawienia własnych argumentów.

Przełomowe wyroki TSUE z 2025 r.

Ten stan rzeczy zakwestionował Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, który w 2025 roku wydał dwa kluczowe orzeczenia w sprawach dotyczących odpowiedzialności członków zarządu spółek za zobowiązania podatkowe:

1. Wyrok TSUE z 27 lutego 2025 r. (C-277/24)

W tym orzeczeniu TSUE wskazał, że członek zarządu, który może zostać pociągnięty do osobistej odpowiedzialności podatkowej, powinien mieć prawo do obrony jeszcze na etapie postępowania wymiarowego. Oznacza to, że musi mieć możliwość zakwestionowania samej zasadności i wysokości zobowiązania podatkowego, zanim zostanie ono przeniesione na jego osobę.

Trybunał uznał, że pozbawienie tych osób statusu strony postępowania i możliwości przedstawienia swoich argumentów narusza podstawowe zasady prawa Unii Europejskiej, w tym zasadę prawa do rzetelnego procesu i efektywnej ochrony sądowej.

2. Wyrok TSUE z 30 kwietnia 2025 r. (C-278/24)

W kolejnym wyroku TSUE jeszcze wyraźniej podkreślił konieczność zapewnienia członkom zarządu możliwości czynnego udziału w postępowaniach, których skutkiem może być przeniesienie na nich odpowiedzialności finansowej. Zdaniem Trybunału, nie można skutecznie obciążać osoby fizycznej obowiązkiem zapłaty podatku bez dania jej szansy na obronę – nawet jeżeli zobowiązanie pierwotnie dotyczyło spółki.

Co te wyroki oznaczają w praktyce?

Dzięki wskazaniom TSUE można spodziewać się, że praktyka organów podatkowych i sądów administracyjnych ulegnie zmianie. Oto najważniejsze konsekwencje dla członków zarządu:

Większa ochrona prawna – osoby zasiadające w zarządach mogą żądać dopuszczenia do udziału w postępowaniu dotyczącym ustalenia zobowiązania podatkowego spółki.
Możliwość kwestionowania decyzji – były członek zarządu zyska prawo do obrony przed ustaleniami fiskusa, zanim zostanie obciążony obowiązkiem zapłaty z własnego majątku.
Potencjalna zmiana linii orzeczniczej – polskie sądy i organy podatkowe będą musiały dostosować swoje działania do wykładni zaprezentowanej przez TSUE.
Większe bezpieczeństwo osób pełniących funkcje w zarządach – nowe orzeczenia mogą skłonić do wprowadzenia bardziej przejrzystych i sprawiedliwych procedur wymierzania odpowiedzialności podatkowej.

Co mogą zrobić członkowie zarządu?

Jeśli pełnisz funkcję w zarządzie spółki kapitałowej – lub pełniłeś ją w przeszłości – warto monitorować sytuację finansową spółki oraz podejmować działania zabezpieczające:

Dokumentuj swoje działania – wykazanie braku winy (np. poprzez złożenie wniosku o upadłość lub próbę restrukturyzacji) może ochronić Cię przed odpowiedzialnością.
Monitoruj toczące się postępowania podatkowe – zwracaj uwagę na możliwość włączenia się do sprawy jeszcze na etapie ustalania zobowiązania spółki.
Korzystaj ze wsparcia profesjonalistów – przy ryzyku odpowiedzialności podatkowej warto zasięgnąć pomocy w interpretacji przepisów oraz obronie swoich praw.

Przeczytaj także: Zasady odpowiedzialności członka zarządu spółki budzą wątpliwości. Odpowiedź Ministerstwa Finansów

Potrzebujesz wsparcia w analizie odpowiedzialności zarządu lub w ocenie sytuacji finansowo-podatkowej spółki?

Sprawdź, jak możemy Ci pomóc w ramach obsługi księgowej i bieżącej kontroli zobowiązań podatkowych. Nasze biuro rachunkowe wspiera przedsiębiorców w zarządzaniu ryzykiem podatkowym –skontaktuj się z nami TUTAJ.

Zatrudnianie cudzoziemców po 1.06.2025 r. – zmiany

Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 roku – co się zmienia od 1 czerwca?

Od 1 czerwca 2025 roku wchodzą w życie przepisy, które w znaczący sposób zmieniają warunki zatrudniania i legalizacji pobytu cudzoziemców w Polsce. Nowelizacja obejmuje m.in. elektronizację procedur, zniesienie testu rynku pracy, wprowadzenie szybszej ścieżki dla niektórych pracodawców oraz rozszerzenie obowiązków informacyjnych. Pracodawcy zatrudniający cudzoziemców muszą dostosować się do nowych wymagań administracyjnych i organizacyjnych.

Elektronizacja procesu zatrudniania cudzoziemców

Od czerwca 2025 wszystkie sprawy dotyczące legalizacji pracy cudzoziemców będą załatwiane wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl (sekcja: zatrudnianie cudzoziemców). Dotyczy to m.in. składania wniosków o:

zezwolenie na pracę,
oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi,
dołączania dokumentów i załączników.

Dzięki temu uproszczeniu skraca się czas oczekiwania na decyzję, ale jednocześnie rośnie znaczenie poprawności formalnej wniosków i bieżącego monitorowania korespondencji elektronicznej z urzędami.

Zniesienie testu rynku pracy

Od 1 czerwca nie trzeba już uzyskiwać informacji starosty (tzw. testu rynku pracy) przy składaniu wniosku o:

zezwolenie na pracę,
zezwolenie na pobyt czasowy i pracę,
Niebieską Kartę UE.

Podstawę prawną stanowi nowelizacja ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Nowe przepisy umożliwiają wprowadzenie ograniczeń lokalnych – np. list zawodów niedostępnych dla cudzoziemców lub limitów zatrudnienia – decyzją starosty.

Fast track – szybsza ścieżka dla wybranych pracodawców

Nowe przepisy wprowadzają priorytetową obsługę wniosków dla wybranych kategorii pracodawców i zawodów. Dotyczy to m.in.:

firm o znaczeniu strategicznym (zgodnie z wykazem Ministra Rozwoju i Technologii),
kontynuacji zatrudnienia u tego samego pracodawcy,
zawodów deficytowych wskazanych w rozporządzeniu ministra ds. pracy (monitorpolski.gov.pl).

Fast track obejmuje wnioski o:

zezwolenie na pracę,
zezwolenie na pobyt czasowy i pracę,
wizy krajowe wydawane w celach pracy.

Nowe powody odmowy legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców

Od czerwca 2025 roku urzędy mogą odmówić wydania dokumentów legalizujących zatrudnienie, jeżeli:

cudzoziemiec nie podjął wcześniej pracy mimo wydania dokumentów,
pracodawca nie wywiązywał się z obowiązków wobec ZUS i urzędu skarbowego,
praca ma być wykonywana na rzecz osoby trzeciej bez pośrednictwa agencji,
przewidziany jest bardzo niski wymiar czasu pracy (poniżej 1/4 etatu),
zatrudnienie ma się rozpocząć z dużym opóźnieniem.

Pełna treść zmian znajduje się w projekcie ustawy z uzasadnieniem.

Nowe obowiązki informacyjne dla pracodawców

Od 1 lipca i 1 sierpnia 2025 (w zależności od formy legalizacji) wchodzą w życie nowe obowiązki pracodawców zatrudniających cudzoziemców. Informacje należy przekazywać wyłącznie przez portal Praca.gov.pl:

przesłanie kopii umowy,
zgłoszenie podjęcia lub niepodjęcia pracy (w terminie do 7 dni),
poinformowanie o wcześniejszym zakończeniu zatrudnienia.

Za brak zgłoszenia grozi grzywna do 5 000 zł (na podstawie art. 120 ustawy o promocji zatrudnienia).

Ograniczenia w możliwości zatrudniania cudzoziemców z niektórymi wizami

Zgodnie z nowym katalogiem celów wydawania wiz krajowych, cudzoziemcy przebywający w Polsce na podstawie wiz:

turystycznych,
religijnych,
edukacyjnych (poza studiami),
sportowych,
na leczenie lub odwiedziny

nie mogą ubiegać się o pobyt czasowy i pracę. Dotyczy to również posiadaczy wiz wydanych przez inne kraje Schengen. Szczegóły znajdziesz na stronie Urzędu do Spraw Cudzoziemców.

Zasady delegowania cudzoziemców do Polski

Delegowanie cudzoziemców przez zagraniczne firmy zostało ograniczone:

delegowany musi być pracownikiem (umowa o pracę),
zatrudnienie musi być faktyczne i rozpoczęte przed delegowaniem,
w przypadku grupy kapitałowej – musi istnieć powiązanie właścicielskie.

Obowiązki pracodawcy delegującego są opisane na stronie Państwowej Inspekcji Pracy.

Agencje zatrudnienia – nowe wymogi

Od czerwca 2025 agencje kierujące cudzoziemców do pracy muszą spełniać dodatkowe warunki:

prowadzenie działalności minimum 2 lata (z wyjątkiem podmiotów już działających),
obowiązkowa aktualizacja wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencję zatrudnienia do 31 sierpnia 2025,
opłata 1000 zł za złożenie wniosku.

Rejestr agencji i szczegóły procedury dostępne są na stronie Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia.

Niebieska Karta UE – zmiany

Zmiany obejmują również zasady wydawania i wykorzystywania Niebieskiej Karty UE:

brak powiązania z jednym pracodawcą,
większa mobilność i możliwość prowadzenia działalności gospodarczej,
możliwość dłuższego pozostania na rynku pracy po utracie zatrudnienia.

Informacje o procedurze uzyskania Niebieskiej Karty UE dostępne są na stronie Urzędu do Spraw Cudzoziemców.

Podsumowując..

Nowe przepisy mają na celu uszczelnienie systemu zatrudniania cudzoziemców i eliminację nadużyć, ale jednocześnie zwiększają obciążenia administracyjne po stronie pracodawców. Kluczowe jest dostosowanie procedur wewnętrznych, przestrzeganie terminów informacyjnych oraz korzystanie z systemu Praca.gov.pl.

Jeśli zatrudniasz cudzoziemców i chcesz mieć pewność, że Twoja firma działa zgodnie z aktualnymi przepisami, warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia księgowego.

Potrzebujesz pomocy przy dokumentach i rozliczeniach cudzoziemców?

W naszym biurze rachunkowym wspieramy firmy w zakresie zatrudniania cudzoziemców – od dokumentów po bieżące rozliczenia i komunikację z urzędami.

Zapraszamy do współpracy, skontaktuj się z nami TUTAJ.

Sezon ogórkowy w firmie? To dobry moment na audyt księgowy!

Wielu przedsiębiorców kojarzy lato i wakacje z tzw. sezonem ogórkowym – część klientów i kontrahentów odpoczywa, a obroty w niektórych branżach spadają. To właśnie ten spokojniejszy czas może być idealny, aby spojrzeć na finanse firmy z szerszej perspektywy i przeprowadzić audyt księgowy.

Dlaczego warto to zrobić latem?

Zespół ma więcej czasu na weryfikację dokumentów.
Łatwiej wyłapać błędy i nieprawidłowości zanim pojawią się problemy.
Można przygotować się do intensywniejszego sezonu jesiennego.

1. Czym jest audyt księgowy?

Audyt księgowy to nie tylko kontrola – to szczegółowa analiza poprawności prowadzenia ksiąg rachunkowych, rejestrów VAT, rozliczeń podatkowych i raportów finansowych. W praktyce to także szansa na ocenę, czy stosowane procedury są zgodne z aktualnymi przepisami.

Dzięki audytowi można:

Zidentyfikować ryzyka podatkowe,
Sprawdzić prawidłowość naliczeń podatków i składek,
Zweryfikować, czy dokumenty źródłowe są kompletne,
Przygotować rekomendacje usprawnień.

Podstawa prawna: art. 64 ustawy o rachunkowości określa obowiązki w zakresie badań sprawozdań finansowych.

2. Kiedy warto pomyśleć o audycie księgowym?

Najlepszy moment na audyt to czas, w którym nie jesteś przytłoczony bieżącą obsługą dużej liczby transakcji. Właśnie dlatego okres wakacyjny sprawdza się idealnie – szczególnie w branżach, które latem mają mniej pracy.

Warto przeprowadzić audyt m.in. gdy:

W Twojej firmie występuje duża rotacja faktur kosztowych i sprzedażowych.
Chcesz sprawdzić prawidłowość rejestrów VAT, zwłaszcza w kontekście nadchodzących zmian KSeF.
Chcesz przygotować się do kontroli skarbowej lub ZUS.
Rozważasz optymalizację kosztów prowadzenia księgowości.

3. Jak wygląda proces audytu w praktyce?

Audyt księgowy można przeprowadzić wewnętrznie (przez zespół kontrolingu) lub zlecić zewnętrznie biuru rachunkowemu.

Najczęściej obejmuje:

Przegląd ksiąg rachunkowych i KPiR.
Weryfikację sald i rozrachunków z kontrahentami.
Kontrolę poprawności ewidencji VAT, w tym odliczeń i deklaracji.
Sprawdzenie dokumentacji ZFŚS, kosztów reprezentacji, podróży służbowych.
Raport z rekomendacjami usprawnień lub korekt.

Warto pamiętać, że audyt to nie kontrola skarbowa – celem jest wykrycie potencjalnych problemów zanim zrobi to urząd.

4. Korzyści z audytu w sezonie letnim

Przeprowadzenie audytu księgowego w spokojniejszym okresie niesie szereg korzyści:

Poprawa bezpieczeństwa podatkowego.
Wdrożenie rekomendacji przed nowym sezonem rozliczeń.
Większy spokój w razie ewentualnej kontroli.
Szansa na odzyskanie VAT z błędnie rozliczonych faktur lub korekt.

Dodatkowo to dobry moment na uporządkowanie dokumentacji i poprawę obiegu informacji między działami.

5. Jak się przygotować do audytu?

Praktyczne wskazówki:

Wyznacz osoby odpowiedzialne za przygotowanie dokumentów.
Upewnij się, że masz aktualne rejestry VAT, ewidencję środków trwałych, ZFŚS.
Zadbaj o kompletność umów z kontrahentami.
Jeśli korzystasz z programów księgowych (np. Optima, Saldeo), sprawdź, czy dane są spójne i zarchiwizowane.

Dodatkowe materiały: Zasady rachunkowości – poradnik MF

Sezon urlopowy nie musi oznaczać straconego czasu. Wręcz przeciwnie – to świetny moment, by sprawdzić, czy finanse Twojej firmy są w pełni uporządkowane. Wcześnie wykryte błędy pozwalają uniknąć kosztownych korekt, sankcji i stresu związanego z kontrolą.

Potrzebujesz wsparcia?

W Chandon Waller & Partners przeprowadzamy audyty księgowe dla średnich i dużych firm – szczególnie wtedy, gdy nie chcesz tracić płynności i pewności w rozliczeniach. Nasze rekomendacje pomagają usprawnić procesy księgowe na długo przed końcem roku. Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz wykorzystać sezon wakacyjny na porządki w dokumentach.

Nowe objaśnienia MF: klauzula rzeczywistego właściciela w 2025 r.

3 lipca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało nowe objaśnienia podatkowe dotyczące stosowania klauzuli rzeczywistego właściciela (beneficial owner, BO) dla celów podatku u źródła (WHT). To istotna zmiana dla firm, które wypłacają dywidendy, odsetki czy należności licencyjne za granicę. Nowe zasady oznaczają więcej obowiązków dla płatników i konieczność jeszcze staranniejszej dokumentacji. Sprawdź, co się zmieniło i jak przygotować procedury zgodnie z wytycznymi.

Co to jest klauzula rzeczywistego właściciela?

Klauzula rzeczywistego właściciela (BO) to warunek, który trzeba spełnić, aby móc skorzystać z preferencyjnej stawki podatku u źródła lub zwolnienia na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) lub dyrektyw unijnych (PS/IR).

Zgodnie z objaśnieniami z 2025 r. status BO wymaga spełnienia trzech przesłanek:
• odbiorca otrzymuje należność dla własnej korzyści i samodzielnie decyduje o jej przeznaczeniu,
• nie ma obowiązku przekazania całości lub części należności innemu podmiotowi,
• prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą w kraju siedziby.

Co się zmieniło w 2025 roku?

1. Uściślenie definicji rzeczywistego właściciela

Objaśnienia potwierdzają, że niespełnienie jednej z przesłanek oznacza utratę prawa do preferencji podatkowej. Szczególną uwagę zwrócono na spółki holdingowe i podmioty pośredniczące – bez realnej substancji ekonomicznej nie będą uznane za rzeczywistego właściciela.

2. Nowe podejście do dzielonego substratu

Firmy działające w ramach grup kapitałowych mogą korzystać z tzw. dzielonego substratu majątkowo-osobowego. Oznacza to, że zasoby takie jak biuro czy personel mogą być współdzielone w grupie, jeśli faktycznie służą prowadzeniu działalności gospodarczej i zarządzaniu należnością dla własnej korzyści.

3. Dokładniejsza weryfikacja przez płatników

Nowe objaśnienia nakładają większe obowiązki w zakresie należytej staranności. Płatnik musi weryfikować m.in.:
• strukturę właścicielską kontrahenta,
• przepływy finansowe i marże,
• faktyczne zasoby i decyzje zarządcze,
• ponoszone ryzyko gospodarcze.

4. Usługi niematerialne bez obowiązku badania BO

Objaśnienia potwierdzają, że klauzuli BO nie stosuje się do usług niematerialnych (np. doradczych, marketingowych), które są opodatkowane jako zysk przedsiębiorstwa zgodnie z przepisami UPO.

Jak wdrożyć nowe zasady w firmie?

Ministerstwo Finansów rekomenduje wdrożenie procedury należytej staranności, która:
• określi jasne obowiązki weryfikacyjne dla działu księgowości i compliance,
• zapewni archiwizację dokumentacji: oświadczeń BO, certyfikatów rezydencji, dowodów faktycznej działalności,
• ograniczy ryzyko sporów z organami podatkowymi.

Praktyczne wskazówki

Dla bezpieczeństwa warto:
• przygotować checklistę badania statusu BO przy każdej wypłacie dywidendy, odsetek lub należności licencyjnych,
• zaktualizować wewnętrzne procedury i umowy zgodnie z objaśnieniami z 3 lipca 2025 r.,
• regularnie przeglądać dokumentację i potwierdzenia od kontrahentów.

A więc.. kontrole i prodecury

Zmiany w podejściu do klauzuli rzeczywistego właściciela to kolejny krok w uszczelnianiu systemu podatku u źródła. Firmy muszą być przygotowane na dokładniejsze kontrole i konieczność posiadania solidnej dokumentacji. Warto zadbać o procedury i stosować należyte standardy już teraz, aby uniknąć problemów w razie kontroli.

Link do zmian na stronie MF.

Skorzystaj z naszego wsparcia

Chcesz mieć pewność, że Twoja firma działa zgodnie z najnowszymi objaśnieniami? Pomożemy Ci w przygotowaniu procedury należytej staranności i weryfikacji statusu BO. Skontaktuj się z nami TUTAJ.

Ulga na złe długi w okresie wakacyjnym – przypominamy, jak nie stracić VAT

Dla wielu firm sezon urlopowy to czas, kiedy kluczowe osoby odpowiedzialne za rozliczenia są na wakacjach, a bieżący monitoring należności schodzi na dalszy plan. Niestety to właśnie w wakacje najłatwiej przeoczyć terminy, które pozwalają skorzystać z ulgi na złe długi w VAT.

W artykule przypominamy:

Czym jest ulga na złe długi i kto może z niej korzystać.
Jakie warunki trzeba spełnić.
O jakich terminach nie wolno zapomnieć.
Jak zadbać o dokumentację, żeby nie stracić prawa do odzyskania podatku.

1. Na czym polega ulga na złe długi?

Ulga na złe długi to mechanizm, który pozwala przedsiębiorcy odzyskać VAT od faktur, które nie zostały opłacone przez kontrahenta. Jeśli Twój klient nie zapłacił w terminie, możesz skorygować podatek należny i odzyskać VAT od urzędu skarbowego.

Podstawowe zasady określa art. 89a ustawy o VAT.
Zobacz ustawę o VAT na ISAP

2. Warunki skorzystania z ulgi

Aby skorzystać z ulgi na złe długi, musisz spełnić kilka warunków:

Od daty wystawienia faktury i terminu płatności muszą minąć co najmniej 90 dni.
Na dzień poprzedzający złożenie deklaracji korygującej dłużnik musi być podatnikiem VAT czynnym i nie może być w trakcie restrukturyzacji, upadłości ani likwidacji.
Wierzytelność musi być uprzednio wykazana w rozliczeniu VAT.
Konieczne jest posiadanie dokumentacji, że należność faktycznie nie została uregulowana.

3. Terminy, których nie możesz przeoczyć

To kluczowe – jeśli chcesz odzyskać VAT, nie możesz zgłosić korekty później niż w terminie 3 lat od końca roku, w którym wystawiono fakturę.

W praktyce oznacza to, że jeśli faktura została wystawiona w lipcu 2022 r., a nieopłacona do dziś, możesz zastosować ulgę na złe długi najpóźniej do końca 2025 r.

Warto wprowadzić stały monitoring należności – w wielu firmach w wakacje brakuje regularnej weryfikacji płatności, co skutkuje utratą prawa do ulgi.

Podstawa prawna: Art. 89a ustawy o VAT – ulga na złe długi

4. Co powinien zrobić nabywca?

Nie zapominaj, że od 2020 roku obowiązują przepisy, które zobowiązują także nabywcę do korekty odliczonego VAT, jeśli nie zapłacił w terminie 90 dni. W praktyce oznacza to, że Twój kontrahent również powinien zmniejszyć VAT naliczony.

Więcej na ten temat znajdziesz na podatki.gov.pl – ulga na złe długi.

5. Jak zabezpieczyć się w sezonie urlopowym?

Oto kilka praktycznych wskazówek:

Zadbaj o harmonogram monitorowania należności, zwłaszcza w okresie wakacyjnym.
Pamiętaj, że dla każdej faktury musisz mieć potwierdzenie, że nie została zapłacona.
Stosuj automatyczne przypomnienia dla działu księgowości.
Aktualizuj status kontrahentów w rejestrze VAT – czy nie są w likwidacji lub upadłości.
Udokumentuj korekty deklaracji VAT i przechowuj potwierdzenia.

Ulga na złe długi to realne wsparcie płynności finansowej – ale tylko dla firm, które na bieżąco monitorują swoje należności i pilnują terminów. W okresie wakacyjnym, gdy kadra jest na urlopach, ryzyko przeoczenia terminów rośnie. Warto zawczasu przygotować checklistę i procedury, które pozwolą uniknąć strat.

Potrzebujesz wsparcia?

W Chandon Waller & Partners pomagamy firmom odzyskiwać VAT z niezapłaconych faktur i prowadzimy monitoring należności w sposób, który nie koliduje z sezonem urlopowym. Jeśli chcesz mieć pewność, że nie stracisz prawa do ulgi na złe długi – skontaktuj się z nami.