Zaległy urlop pracownika 2026: obowiązki pracodawcy

Wielu przedsiębiorców traktuje zaległy urlop jako problem pracownika. To założenie kosztuje firmy realne pieniądze. W artykule wyjaśniamy, jakie masz prawa jako pracodawca, czego możesz wymagać od pracowników i jakie konsekwencje grożą, jeśli zaległości urlopowe w firmie pozostaną nierozwiązane.

Czym jest zaległy urlop wypoczynkowy?

Zaległy urlop powstaje wtedy, gdy pracownik nie wykorzysta całego przysługującego mu urlopu w danym roku kalendarzowym. Niewykorzystane dni automatycznie przechodzą na rok kolejny jako urlop zaległy.

To nie jest sytuacja wyjątkowa. Sezon urlopowy, natłok obowiązków czy odkładanie decyzji na później sprawiają, że zaległości pojawiają się w niemal każdej firmie. Kluczowe jest to, co dzieje się z nimi dalej – a tu odpowiedzialność spoczywa na pracodawcy, nie na pracowniku.

Termin 30 września – obowiązek pracodawcy, nie prawo pracownika

Przepisy Kodeksu pracy są w tej kwestii jednoznaczne. Pracodawca musi udzielić zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Za urlop zaległy za 2025 rok graniczną datą jest zatem 30 września 2026 roku.

To ważne rozróżnienie: prawo do zaległego urlopu nie oznacza, że pracownik sam decyduje, kiedy z niego skorzysta. Obowiązek udzielenia urlopu w tym terminie leży po stronie firmy. Jeśli pracownik nie zgłasza chęci wykorzystania zaległych dni, to pracodawca powinien wyznaczyć mu termin.

Po 30 września urlop nie przepada. Rozpoczyna się jednak bieg trzyletniego terminu przedawnienia, liczony od końca roku, za który urlop przysługiwał. Po tym okresie pracownik traci możliwość skutecznego dochodzenia prawa do jego wykorzystania. To jednak żadne uspokojenie dla pracodawcy – zaległości sprzed kilku lat są dużo trudniejsze do rozliczenia niż te sprzed kilku miesięcy.

Jakie masz prawa jako pracodawca?

Wielu właścicieli firm nie zdaje sobie sprawy, jak dużą kontrolę nad urlopami daje im prawo pracy. Do najważniejszych uprawnień należą:

Jednostronne wyznaczenie terminu urlopu. Jeśli pracownik zwleka z wykorzystaniem zaległych dni, możesz zobowiązać go do wzięcia urlopu w konkretnym terminie, bez konieczności uzgadniania tego z nim indywidualnie.

Planowanie urlopów z wyprzedzeniem. Roczny plan urlopów w firmie pozwala uniknąć sytuacji, w której kilku pracowników zgłasza chęć wypoczynku w tym samym momencie albo zaległości kumulują się do jesieni.

Odmowa udzielenia urlopu w dowolnym terminie wskazanym przez pracownika. Możesz odmówić, jeśli nieobecność zagraża normalnemu funkcjonowaniu firmy – pod warunkiem, że sam zaproponujesz inny, realny termin.

Te uprawnienia działają na korzyść pracodawcy tylko wtedy, gdy są stosowane świadomie i udokumentowane. Brak polityki urlopowej w firmie oznacza, że w praktyce to zaległości rządzą kalendarzem, a nie odwrotnie.

Konsekwencje niedopełnienia obowiązku

Nieudzielenie pracownikowi urlopu w ustawowym terminie to wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Państwowa Inspekcja Pracy traktuje je poważnie i ma realne narzędzia egzekwowania przepisów.

Konsekwencje dla pracodawcy obejmują:

Mandat lub skierowanie sprawy do sądu przez PIP – grzywna może wynieść od 1000 do nawet 30 000 zł.

Roszczenia pracownika przed sądem pracy – dotyczące zarówno samego udzielenia zaległego urlopu, jak i wypłaty ekwiwalentu w określonych sytuacjach.

Ryzyko przy kontroli kadrowej – nieuporządkowana ewidencja urlopowa wychodzi na jaw najczęściej właśnie podczas kontroli, kiedy naprawienie sytuacji jest już trudniejsze.

Dodatkowym utrudnieniem bywają sytuacje, w których pracownik dostarcza dokumenty uprawniające go do wyższego wymiaru urlopu – na przykład świadectwo pracy z poprzedniego zatrudnienia albo dyplom ukończenia szkoły. Może to oznaczać konieczność wyrównania urlopu nawet do trzech lat wstecz.

Ekwiwalent pieniężny – kiedy można go wypłacić

Wielu pracodawców zakłada, że łatwiej jest wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop niż organizować mu wolne. Przepisy tego jednak nie przewidują.

Urlop co do zasady musi zostać wykorzystany w naturze, czyli jako realny czas wolny od pracy. Wypłata ekwiwalentu pieniężnego jest możliwa wyłącznie w przypadku rozwiązania stosunku pracy. Jeśli pracownik zmienia stanowisko w tej samej firmie albo przechodzi do następcy prawnego pracodawcy, niewykorzystany urlop można przenieść na kolejny okres zatrudnienia – pod warunkiem zawarcia odpowiedniego porozumienia między stronami.

Jak zabezpieczyć firmę przed karą?

Najskuteczniejszym rozwiązaniem jest bieżące monitorowanie stanu urlopów w firmie, a nie reagowanie dopiero we wrześniu. W praktyce sprawdza się kilka działań:

Regularny przegląd ewidencji urlopowej – najlepiej raz na kwartał, a nie raz w roku.
Wyznaczanie terminów zaległych urlopów z odpowiednim wyprzedzeniem, zamiast czekać na inicjatywę pracownika.
Prowadzenie dokumentacji kadrowej w sposób, który pozwala szybko odpowiedzieć na pytania kontroli PIP.

To właśnie w tym obszarze prowadzenie kadr i płac we własnym zakresie najczęściej zawodzi – zaległości urlopowe rosną niepostrzeżenie, a odpowiedzialność za nie i tak spada na pracodawcę. W Chandon Waller & Partners na bieżąco monitorujemy stan urlopów naszych klientów w ramach obsługi kadrowo-płacowej, dzięki czemu zaległości nie zaskakują ich pod koniec września ani podczas kontroli.

Jeśli nie masz pewności, ile dni zaległego urlopu mają Twoi pracownicy, to dobry moment, żeby to sprawdzić – zanim zrobi to za Ciebie inspektor pracy.

Chcesz mieć pewność, że urlopy w Twojej firmie są rozliczane zgodnie z przepisami? Skontaktuj się z nami – przeanalizujemy stan zaległości i pomożemy uporządkować dokumentację kadrową, zanim minie termin.

Podstawa prawna: Kodeks pracy; stan prawny na lipiec 2026 r.

Fiskus wie, dokąd jeździ Twój firmowy samochód. Czy Twoje odliczenie VAT jest bezpieczne?

Odliczenie VAT od samochodu firmowego to jedna z najważniejszych korzyści podatkowych dla przedsiębiorców, ale też jeden z najczęściej kontrolowanych obszarów. Krajowa Administracja Skarbowa od lat korzysta z systemu automatycznego rozpoznawania numerów rejestracyjnych (ANPRS). Jak się okazuje, to narzędzie coraz częściej służy też do weryfikacji, czy przedsiębiorcy rzeczywiście używają swoich aut wyłącznie służbowo. Sprawdzamy, co to oznacza dla firm odliczających 100% VAT od samochodu, i jak się na taką kontrolę przygotować.

Czym jest system ANPRS i jak wpływa na odliczenie VAT od samochodu firmowego?

System ANPRS (Automatyczny System Rozpoznawania Numerów Rejestracyjnych) rejestruje przejazdy samochodów na drogach w całej Polsce. Skarbówka korzysta z niego od kilku lat, deklarując, że służy on głównie zwalczaniu przemytu i oszustw podatkowych na dużą skalę.

Coraz więcej wskazuje na to, że dane z systemu są też wykorzystywane do znacznie bardziej „przyziemnych” celów – weryfikacji, czy przedsiębiorca, który zadeklarował pełne (100%) odliczenie VAT od samochodu, faktycznie jeździ nim tylko w sprawach firmowych. W praktyce oznacza to, że trasy Twojego auta mogą być konfrontowane z tym, co wpisujesz do ewidencji przebiegu pojazdu.

Kogo dotyczy pełne odliczenie VAT od samochodu firmowego?

Ten temat powinien zainteresować każdego przedsiębiorcę, który zdecydował się na pełne odliczenie VAT (100%) od zakupu, leasingu lub kosztów eksploatacji samochodu osobowego. Aby z niego korzystać, trzeba spełnić trzy warunki:

złożyć formularz VAT-26 w urzędzie skarbowym w ustawowym terminie,
prowadzić rzetelną ewidencję przebiegu pojazdu – na bieżąco, a nie „na koniec miesiąca z pamięci”,
realnie wykluczyć użytek prywatny, najlepiej potwierdzony wewnętrznym regulaminem użytkowania auta w firmie.

Problem w tym, że wielu przedsiębiorców traktuje te obowiązki jako formalność „do zaliczenia”, a nie jako coś, co musi być zgodne ze stanem faktycznym każdego dnia. I właśnie w tym miejscu robi się ryzykowne, bo urząd ma teraz coraz więcej narzędzi, by to zweryfikować.

Jakie ryzyko niesie błędne rozliczenie VAT od samochodu firmowego?

Jeśli podczas kontroli skarbowej okaże się, że samochód zgłoszony jako „wyłącznie firmowy” pojawił się np. w miejscowości turystycznej w sobotni poranek albo pod adresem niezwiązanym z działalnością – urząd może zakwestionować prawo do pełnego odliczenia VAT za cały okres, nie tylko za jeden przejazd.

Konsekwencje bywają odczuwalne finansowo:

konieczność korekty VAT – zwrot różnicy między odliczeniem 100% a 50% za cały okres użytkowania pojazdu,
odsetki za zaległość podatkową,
w niektórych przypadkach odpowiedzialność na podstawie kodeksu karnego skarbowego, jeśli urząd uzna, że dane w zgłoszeniu były niezgodne ze stanem faktycznym.

To są kwoty liczone nie w złotówkach, a często w tysiącach – zwłaszcza przy droższych autach w leasingu.

Jak bezpiecznie rozliczać VAT od samochodu firmowego? Praktyczna checklista

Ryzyko ograniczysz do minimum, jeśli będziesz prowadzić dokumentację rzetelnie i na bieżąco. Zwróć uwagę na kilka punktów:

Sprawdź, czy Twoja ewidencja przebiegu jest kompletna – każdy wpis powinien zawierać numer rejestracyjny pojazdu, datę, cel wyjazdu, trasę (skąd – dokąd) oraz stan licznika.
Zweryfikuj, czy w firmie funkcjonuje regulamin użytkowania pojazdu, który jasno wyklucza użytek prywatny – najlepiej podpisany przez osoby korzystające z auta.
Zastanów się realistycznie, czy 100% odliczenie ma sens w Twojej sytuacji. Jeśli czasem wykorzystujesz auto prywatnie (choćby okazjonalnie), bezpieczniejszym i prostszym rozwiązaniem może być model mieszany z odliczeniem 50%.
Nie zostawiaj zgłoszenia VAT-26 na później – termin jest krótki i liczy się od dnia poniesienia pierwszego wydatku związanego z pojazdem. Formularz możesz złożyć na dwa sposoby: papierowo (osobiście w urzędzie skarbowym lub listownie) albo elektronicznie, np. przez e-Urząd Skarbowy lub ePUAP z podpisem kwalifikowanym.
Regularnie przeglądaj dokumentację razem z księgowością, zamiast czekać na wezwanie z urzędu.

Podsumowanie: odliczenie VAT od samochodu firmowego wymaga rzetelnej dokumentacji

Rosnąca skuteczność narzędzi analitycznych skarbówki oznacza, że dokumentacja „na pokaz” przestaje być bezpieczną strategią. Coraz łatwiej zweryfikować, czy to, co widnieje w ewidencji przebiegu, odpowiada rzeczywistości. Dla przedsiębiorców to sygnał, żeby już teraz uporządkować odliczenie VAT od samochodu firmowego – zamiast robić to pod presją kontroli.

Nie jesteś pewien, czy Twoja dokumentacja VAT dotycząca samochodu firmowego jest w porządku? Skontaktuj się z nami! Zespół Chandon Waller & Partners przeanalizuje Twoją sytuację, sprawdzi ewidencję i pomoże wybrać model odliczenia, który będzie zarówno korzystny podatkowo, jak i bezpieczny podczas kontroli.

Leasing samochodu firmowego w 2026 roku: co się zmieniło i ile realnie możesz odliczyć?

Nowe limity KUP od 2026 roku objęły również umowy leasingu operacyjnego zawarte w 2024 i 2025 roku. Wyjaśniamy cztery najczęściej zadawane pytania.

Czy leasing z 2024 roku będzie ograniczony?

Tak, bez żadnego okresu przejściowego. Ministerstwo Finansów potwierdziło to w odpowiedzi na interpelację nr 12100 z września 2025 r.: nowe, niższe limity obowiązują dla wszystkich trwających umów leasingu operacyjnego od 1 stycznia 2026 roku.

Powód? W leasingu operacyjnym samochód pozostaje własnością firmy leasingowej. Ty go nie amortyzujesz — nie figurujesz w ewidencji środków trwałych. Przepisy przejściowe chronią tylko pojazdy wpisane do EŚT przed 1.01.2026 r.

Wyjątek: leasing finansowy i kredyt

Jeśli wpisałeś pojazd do ewidencji środków trwałych przed 1.01.2026 r. (leasing finansowy, pożyczka leasingowa, kredyt) — zachowujesz dotychczasowe limity do końca amortyzacji.

Przykład: auto spalinowe, wartość 170 000 zł, rata kapitałowa 2 800 zł netto. Nowy limit: 100 000 zł. W KUP wchodzi tylko 1 647 zł zamiast 2 800 zł. Różnica roczna: ponad 13 800 zł mniej w kosztach.

Jak liczyć proporcję kosztów przy aucie na 200 000 zł?

*Wzór: Proporcja KUP = Limit ÷ Wartość auta z umowy* Proporcję stosuj wyłącznie do części kapitałowej raty. Odsetki wchodzą w KUP w 100 %.
	Pozostałe samochody spalinowe	Hybrydowe poniżej 50g/km	Auta elektyczne i wodorowe
Limit KUP	100 000 zł	150 000 zł	225 000 zł
Proporcja	50%	75%	100%
Oszczędność CIT 19%	19 000 zł	28 500 zł	38 000 zł

Przy CIT 19 %, różnica w podatku między samochodem spalinowym a elektrykiem: 19 000 zł rocznie na jednym aucie. Na flocie 5 pojazdów — 95 000 zł.

Czy opłaca się wziąć elektryka?

Podatkowo zdecydowanie tak. To jedyna forma pojazdu, która po zmianach 2026 r. daje pełne odliczenie wartości auta.

Typ pojazdu	Emisja CO₂	Limit KUP 2026
Elektryczne / wodorowe	0 g/km	225 000 zł
Hybrydy PHEV	< 50 g/km	150 000 zł
Spalinowe / HEV	≥ 50 g/km	100 000 zł ↓

75% kosztów eksploatacji – jak dokumentować użytek mieszany?

Przy użytku mieszanym nie musisz prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu — kilometrówka dla celów PIT/CIT nie jest tu wymagana. Obowiązek, który pozostaje, to zachowanie każdej faktury za wydatki eksploatacyjne i możliwość powiązania ich z prowadzoną działalnością. To właśnie ta dokumentacja decyduje o tym, czy koszty obronią się przy kontroli.

Co obejmuje limit: paliwo, serwis, części, myjnia, AC proporcjonalnie do limitu amortyzacyjnego, opłaty parkingowe. OC — bez limitu, w 100 % do KUP.

Minimalna dokumentacja przy użytku mieszanym

Faktury za każdy wydatek eksploatacyjny (paliwo, serwis, ubezpieczenie).

Umowa leasingowa z parametrami CO₂ — podstawa do obliczenia proporcji.

Polisa AC z wartością pojazdu — do proporcjonalnego rozliczenia ubezpieczenia.

Zestawienie miesięczne dla księgowości — szczególnie ważne przy flocie.

Uwaga: ewidencja przebiegu wymagana jest wyłącznie przy pełnym odliczeniu VAT (100 %), dla samochodów osobowych zgłoszonych do urzędu na VAT-26. Do tego potrzebujesz również regulaminu użytkowania auta, wykluczającego użytek prywatny.

Nie wiesz, ile realnie stracisz — a ile możesz odzyskać?

W Chandon Waller & Partners analizujemy każdą sytuację indywidualnie. Dobierzemy formę finansowania, która realnie obniży Twój podatek — zanim podpiszesz umowę.

Zadzwoń lub napisz | Pierwsza konsultacja bezpłatna!

Zbiórka Łatwoganga a podatki – co możesz odliczyć jako firma?

Akcja Łatwoganga na rzecz Fundacji Cancer Fighters poruszyła miliony Polaków. Wiele firm – w tym my – dołączyło do zbiórki. Czy wiesz, że wpłata na ten cel może zmniejszyć Twój podatek? Sprawdź, jak to działa i jak prawidłowo rozliczyć darowiznę w zależności od formy prowadzonej działalności.

Łatwogang i Cancer Fighters – skąd ta poruszająca zbiórka?

W połowie kwietnia Łatwogang uruchomił transmisję na żywo, trwającą dziewięć dób. Wszystkie zebrane środki trafiły do organizacji wspierającej pacjentów onkologicznych i ich rodziny. Do akcji przyłączyły się tysiące firm, celebrytów i zwykłych ludzi. Zebrana kwota przebiła wszelkie rekordy polskiej dobroczynności cyfrowej.

Pierwsza sprawa: czy fundacja Cancer Fighters spełnia warunki do ulgi?

Zanim przejdziemy do liczb, warto wyjaśnić jedną kwestię, która decyduje o wszystkim. Darowizna daje prawo do ulgi tylko wtedy, gdy obdarowanym jest organizacja prowadząca działalność pożytku publicznego. Fundacja Cancer Fighters figuruje w oficjalnej bazie Narodowego Instytutu Wolności jako organizacja posiadająca właśnie taki status. Warunek jest więc spełniony.

Gdyby wpłata trafiła na prywatne konto osoby fizycznej – nawet w szczytnym celu – odliczenie nie byłoby możliwe. Tu tego problemu nie ma.

Firma płaci CIT? Odliczysz do 10% dochodu

To najkorzystniejszy wariant. Spółki z o.o., spółki akcyjne i komandytowe rozliczające się podatkiem CIT mogą odliczyć darowiznę od dochodu do wysokości 10% dochodu osiągniętego w danym roku.

Odliczenie darowizny wykazuje się w zeznaniu rocznym CIT-8 – w załączniku CIT-8/O oraz w informacji CIT-D dołączanych do zeznania rocznego CIT-8.

Przykład praktyczny:

Spółka z o.o. osiągnęła w 2026 roku dochód 500 000 zł i wpłaciła na zbiórkę 40 000 zł. Limit odliczenia wynosi 50 000 zł (10% z 500 000 zł), więc cała darowizna może zostać odliczona. Przy stawce CIT 19% oznacza to realne oszczędności podatkowe na poziomie 7 600 zł.

Jeśli Twoja spółka korzysta z obniżonej stawki 9% (mały podatnik), oszczędność przy tej samej darowiźnie wyniesie 3 600 zł.

Jednoosobowa działalność gospodarcza i podatek liniowy – limit 6% dochodu

Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub stosujący podatek liniowy mogą odliczyć darowiznę na działalność pożytku publicznego do 6% dochodu. Odliczenie pojawi się w zeznaniu PIT-36 lub PIT-36L za 2026 rok – po wykazaniu kwoty darowizny, celu oraz danych obdarowanego w PIT/O stanowiącego załącznik do w/w zeznań rocznych

Przykład:

Przedsiębiorca osiągnął dochód 120 000 zł i wpłacił 8 000 zł na Cancer Fighters. Limit to 7 200 zł (6% z 120 000 zł). Odliczy więc 7 200 zł, a nie całe 8 000 zł. Nadwyżka przepada – nie przechodzi na kolejny rok.

Przy podatku liniowym 19% oznacza to zwrot rzędu 1 368 zł.

Podatnik rozliczający się na ryczałcie może odliczyć darowizne od przychodu. Składa się wtedy zeznanie roczne PIT28 wraz z załącznikiem PIT/O, w którym uzupełnia się dane dot. darowizny (tak samo jak przy PIT36 i PIT36L).

Jak udokumentować darowiznę, żeby urząd skarbowy nie miał wątpliwości?

Sama chęć odliczenia to za mało – darowizna musi być właściwie udokumentowana. Przepisy wymagają posiadania dowodu wpłaty na rachunek bankowy obdarowanej organizacji, z którego jednoznacznie wynika cel wpłaty.

W przypadku zbiórek internetowych, takich jak ta Łatwoganga, w tytule przelewu często pojawia się jedynie kod operacji. Warto zadbać o to, żeby mieć też potwierdzenie od fundacji – wystarczy e-mail lub dokument potwierdzający przekazanie środków. Dobrą praktyką jest zachowanie wszystkich potwierdzeń przelewów.

Czego jeszcze potrzebuje firma przy odliczeniu w CIT?

potwierdzenie przelewu z wyraźnym tytułem lub oświadczenie fundacji,
dane identyfikacyjne obdarowanego (nazwa, NIP, adres),
informacja o statusie OPP (dostępna w bazie NIW).

Darowizna a koszt podatkowy – czym się różnią te dwa pojęcia?

To pytanie, które bardzo często słyszymy od naszych klientów. Wyjaśniamy raz na zawsze:

Darowizna nie jest kosztem uzyskania przychodu. Nie można jej wpisać do KPiR ani ksiąg rachunkowych jako zwykłego wydatku firmowego. Jest natomiast odliczana od dochodu – co daje ten sam efekt finansowy, ale mechanizm jest inny.

Próba ujęcia darowizny w kosztach (zamiast w odliczeniu) to błąd, który może skutkować korektą deklaracji i odsetkami. Przy rozliczaniu wpłaty na Cancer Fighters trzeba więc postępować zgodnie z przepisami i korzystać z odliczenia właściwej ulgi.

My też wpłaciliśmy – i nie żałujemy

W Chandon Waller & Partners wierzymy, że odpowiedzialne prowadzenie biznesu to nie tylko dbałość o wyniki finansowe. To też obecność tam, gdzie dzieje się coś ważnego. Akcja Łatwoganga była jednym z tych momentów – spontanicznych, autentycznych i niezwykłych.

Angażujemy się w podobne inicjatywy regularnie, bo jako firma obsługująca setki przedsiębiorców widzimy, jak wiele wartości – nie tylko finansowych – tworzy się w polskim biznesie. Cieszą nas klienci, którzy pytają nas o rozliczenie darowizny. To znaczy, że działali nie tylko sercem, ale i głową.

Podsumowanie: co możesz odliczyć?

Forma opodatkowania	Limit odliczenia	Zeznanie	Wymagany załącznik do zeznania
CIT (spółki)	do 10% dochodu	CIT-8	CIT-8/O + CIT-D
PIT – zasady ogólne	do 6% dochodu	PIT-36	PIT/O
PIT – podatek liniowy	do 6% dochodu	PIT-36L	PIT/O
Ryczałt od przychodów ewidencjonalnych	do 6% przychodu	PIT-28	PIT/O

Masz pytania o rozliczenie darowizny?

Jeśli wziąłeś/wzięłaś udział w akcji charytatywnej i chcesz wiedzieć, jak prawidłowo ująć to w zeznaniu rocznym – skontaktuj się z nami. W Chandon Waller & Partners zajmujemy się kompleksową obsługą księgową firm każdej wielkości: od jednoosobowych działalności po spółki z kapitałem zagranicznym. Chętnie pomożemy Ci nie tylko rozliczyć darowiznę, ale i zadbać o to, żebyś każdego roku płacił dokładnie tyle podatku, ile powinieneś – ani grosza więcej.

Chandon Waller & Partners – Rozwój. Spokój. Bezpieczeństwo.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. W celu uzyskania indywidualnej opinii zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami.

Franczyza sklepu osiedlowego – jak uniknąć problemów i prowadzić zyskowny biznes?

Franczyza w popularnej sieci sklepów osiedlowych uchodzi za wygodny sposób wejścia w handel detaliczny. Niewielki wkład własny, gotowy lokal i wsparcie operacyjne to atuty często podkreślane w materiałach promocyjnych. Rzeczywistość bywa jednak bardziej złożona, a wielu franczyzobiorców doświadcza trudności, które wynikają z braku informacji, ograniczonej samodzielności i nieczytelnych zasad współpracy.

Dlaczego prowadzenie sklepu osiedlowego w modelu franczyzowym bywa trudne

Franczyza to nie tylko korzyści – to również zobowiązania. W praktyce trudności mogą wynikać z:

braku szczegółowej informacji o kosztach i obowiązkach przed podpisaniem umowy,
ograniczeń decyzyjnych w zakresie asortymentu, cen czy strategii sprzedaży,
zapisów umownych, które są niejasne lub asymetryczne,
niskiego poziomu indywidualnego wsparcia w sytuacjach kryzysowych,
przeciążenia obowiązkami administracyjnymi, mimo braku pełnej kontroli nad działalnością.

To wszystko może prowadzić do problemów finansowych, trudności w zarządzaniu personelem, a nawet do ryzyka zadłużenia.

Jak pomagamy franczyzobiorcom sklepów osiedlowych

Nasze biuro rachunkowe specjalizuje się w pracy z mikro- i małymi przedsiębiorcami, również tymi działającymi w modelach franczyzowych. Oferujemy realne, konkretne wsparcie tam, gdzie zaczyna brakować przejrzystości lub kontroli.

Zakres wsparcia:

Analiza umowy franczyzowej i wskazanie ryzyk oraz obowiązków,
Porządkowanie spraw księgowych i podatkowych w trakcie współpracy lub przy jej zakończeniu,
Pomoc w przekształceniu działalności, np. otwarcie niezależnego sklepu lub zmiana branży,
Rejestracja nowej działalności gospodarczej i wybór korzystnej formy opodatkowania,
Stałe wsparcie księgowe i doradcze – dla firm, które chcą prowadzić działalność zgodnie z przepisami i w pełni świadomie.

Franczyza to nie wyrok – kluczowe jest przygotowanie

Model franczyzowy może być skutecznym narzędziem rozwoju, ale tylko wtedy, gdy przedsiębiorca dokładnie rozumie mechanizmy, na jakich się opiera. Wiedza, analiza i planowanie to podstawa. Jeżeli prowadzisz sklep i masz poczucie, że sytuacja wymaga uporządkowania lub zmiany kierunku – skontaktuj się z nami.

Skontaktuj się z nami

Prowadzimy analizy, pomagamy podejmować świadome decyzje i wspieramy przedsiębiorców na każdym etapie działalności.

Wejdź na www.chandonwaller.pl/kontakt
Zadzwoń: 12 307 37 57
Napisz: office@chandonwaller.pl

Bezpieczny biznes zaczyna się od dobrej analizy.

Ochrona praw przedsiębiorców i konsumentów – UOKiK

Masz problem? Na straży czuwa także Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK), nadzoruje on przestrzeganie zasad konkurencji oraz chroni prawa konsumentów. Na stronie UOKiK znajdziesz informacje o:

prawach i obowiązkach przedsiębiorców,
postępowaniach dotyczących praktyk naruszających konkurencję,
możliwościach zgłaszania nieuczciwych praktyk rynkowych

Dostęp do UOKiK: https://uokik.gov.pl

Ulga na złe długi w podatkach dochodowych – co warto wiedzieć?

Złe długi to problem, który dotyka wielu przedsiębiorców – niezapłacone faktury to nie tylko brak wpływów, ale też konsekwencje podatkowe. Na szczęście od 1 stycznia 2020 r. funkcjonuje w podatkach dochodowych (PIT, CIT i ryczałt) ulga na złe długi, która pozwala lepiej zarządzać skutkami opóźnień w płatnościach.

W tym artykule wyjaśniamy, czym są złe długi, jak działa ulga na złe długi w podatkach dochodowych oraz jakie warunki trzeba spełnić, by z niej skorzystać – zarówno jako wierzyciel, jak i dłużnik.

Czym są złe długi?

Złe długi to należności, które nie zostały opłacone w terminie – mimo że wynikają z zawartej umowy lub wystawionej faktury. W świetle przepisów podatkowych za zły dług uznaje się wierzytelność lub zobowiązanie, które nie zostało uregulowane w ciągu 90 dni od terminu płatności.

Ulga na złe długi – jak działa?

Mechanizm ulgi na złe długi polega na korekcie podstawy opodatkowania:

Wierzyciel może zmniejszyć podstawę opodatkowania o wartość niezapłaconej faktury.
Dłużnik ma obowiązek zwiększyć podstawę opodatkowania o wartość zobowiązania, którego nie uregulował w terminie.

Co ważne – korekty dokonuje się w zeznaniu podatkowym za ten rok, w którym upłynęło 90 dni od daty płatności określonej w umowie lub na fakturze.

Kto może skorzystać z ulgi?

Ulga na złe długi dotyczy:

podatników PIT (skala, liniowy, ryczałt),
podatników CIT (spółki kapitałowe i inne osoby prawne).

Może być stosowana zarówno przez osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, jak i przez spółki.

Warunki skorzystania z ulgi

Aby skorzystać z ulgi na złe długi, muszą być spełnione łącznie następujące warunki:

Transakcja miała charakter handlowy (dostawa towaru lub świadczenie usługi).
Obie strony transakcji prowadzą działalność gospodarczą, opodatkowaną w Polsce.
Nie minęły 2 lata od końca roku, w którym wystawiono fakturę lub podpisano umowę.
Dłużnik nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego lub likwidacji.
Wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta do dnia złożenia zeznania podatkowego.

Co w przypadku późniejszej zapłaty?

Jeżeli po dokonaniu korekty:

wierzyciel otrzyma zapłatę lub zbyje wierzytelność – musi zwiększyć podstawę opodatkowania lub zmniejszyć stratę w zeznaniu za rok, w którym to nastąpiło
dłużnik ureguluje zobowiązanie – może zmniejszyć podstawę opodatkowania lub zwiększyć stratę, również w zeznaniu za rok, w którym dokonano zapłaty.

Uwaga: różne stawki opodatkowania

Od 1 stycznia 2023 r. przy dochodach opodatkowanych różnymi stawkami, korekty należy rozliczać proporcjonalnie – czyli według udziału danego rodzaju dochodu w całkowitym przychodzie.

Przykład zastosowania ulgi na złe długi

Firma X wystawiła fakturę z terminem płatności 1 lutego 2024 r. Kontrahent nie zapłacił. 90 dni od terminu płatności minęły 1 maja 2024 r. Firma X może pomniejszyć swój dochód w zeznaniu za rok 2024 o wartość tej wierzytelności. Jeśli kontrahent zapłaci np. w marcu 2025 r., Firma X ma obowiązek doliczyć tę kwotę w zeznaniu za 2025 r.

Ulga a COVID-19

W czasie epidemii COVID-19 istniała możliwość niestosowania ulgi na złe długi, jeśli firma:

poniosła straty z powodu pandemii,
miała spadek przychodów o co najmniej 50%,
działała w warunkach ogłoszonego stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego.

Obecnie to zwolnienie nie obowiązuje – ulga jest znów obowiązkowa dla dłużników i dobrowolna dla wierzycieli.

Złe długi – podsumowanie

Ulga na złe długi w podatkach dochodowych to ważne narzędzie wspierające płynność finansową firm. Pozwala wierzycielom ograniczyć skutki nieopłaconych faktur, a dłużników obliguje do odpowiedniego ujęcia zaległości w rozliczeniach podatkowych.

Warto monitorować terminy płatności i reagować odpowiednio po 90 dniach od ich upływu, by nie narazić się na błędy podatkowe. W przypadku wątpliwości, zalecana jest konsultacja z księgowym lub doradcą podatkowym.

Więcej możesz przeczytać na stronie rządowej biznes.gov.

Jeśli potrzebujesz merytorycznego wsparcia w księgowości skontaktuj się z nami TUTAJ. Nasi eksperci czekają na Ciebie!

Podatek od nieruchomości w 2025 roku – czas zmian i niepewności

Od 1 stycznia 2025 roku weszły w życie nowe przepisy dotyczące podatku od nieruchomości, które wprowadziły zmodyfikowane definicje kluczowych pojęć: budynku, budowli oraz urządzenia budowlanego. Nowelizacja ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (Dz.U. 2024 poz. 1757) wywołała poruszenie wśród przedsiębiorców, zwłaszcza tych, którzy dysponują rozbudowanym majątkiem.

Nowe przepisy wymusiły konieczność złożenia po raz pierwszy deklaracji DN-1 w oparciu o zmienione zasady. Dla wielu firm było to ogromne wyzwanie – zarówno formalne, jak i organizacyjne.

Dodatkowy czas na złożenie deklaracji – ale nie dla wszystkich

Ministerstwo Finansów wyjątkowo umożliwiło przedłużenie terminu składania deklaracji DN-1 do 31 marca 2025 roku. Warunkiem było:

Złożenie pisemnego zawiadomienia do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta do 31 stycznia,
Opłacenie rat podatku za styczeń, luty i marzec w odpowiednich terminach – na podstawie średniej miesięcznej wysokości podatku za 2024 r.

Z tej możliwości najczęściej korzystali duzi podatnicy – przedsiębiorstwa, dla których podatek od nieruchomości stanowi istotne obciążenie finansowe. Niestety, część firm nie spełniła wszystkich warunków formalnych i ostatecznie z przedłużenia nie skorzystała.

Podatek od nieruchomości a nowe definicje – wątpliwości i ryzyko sporów

Najwięcej kontrowersji budzą nowe definicje, zwłaszcza:

Urządzenie budowlane

Zgodnie z nowymi przepisami do opodatkowania mogą podlegać również „inne urządzenia techniczne” niezbędne do korzystania z budynku lub budowli. To nieprecyzyjne pojęcie rodzi pytania o to, czy do podstawy opodatkowania należy wliczyć m.in.:

wentylatory przemysłowe,
chłodnie,
urządzenia elektroenergetyczne,
windy

Instalacja przemysłowa związana z gruntem

Nowelizacja wprowadziła również pojęcie „wolnostojącej, trwale związanej z gruntem instalacji przemysłowej”. Ze względu na brak precyzyjnej definicji, firmy muszą samodzielnie ocenić, czy dana instalacja podlega opodatkowaniu. To może prowadzić do:

błędnej kwalifikacji obiektów,
ryzyka kontroli,
sporów z organami podatkowymi.

Kluczowe przesłanki: trwały związek z gruntem i wzniesienie w wyniku robót

Podatek od nieruchomości w 2025 r. wymaga analizy dwóch istotnych przesłanek:

Trwały związek z gruntem – konieczne jest fizyczne połączenie obiektu z gruntem. W przypadku kontenerów, namiotów czy hal – nie zawsze jest to oczywiste.
Wzniesienie w wyniku robót budowlanych – tylko obiekty, które powstały w ramach procesu budowlanego, mogą podlegać opodatkowaniu.

Dla wielu przedsiębiorców oznacza to konieczność dokładnej inwentaryzacji majątku, przeprowadzenia oględzin w terenie i sporządzenia dokumentacji. Więcej informacji dostępne na stronie Biznes.gov.

Co powinni zrobić przedsiębiorcy?

Nowe przepisy w zakresie podatku od nieruchomości wymagają od firm:

Wnikliwej analizy posiadanego majątku,
Oceny, które elementy spełniają przesłanki opodatkowania,
Konsultacji z doradcami podatkowymi i prawnymi,
Zachowania ostrożności przy deklarowaniu nowych obiektów,
Śledzenia interpretacji podatkowych i orzecznictwa sądowego.

Podatek od nieruchomości – wyzwania na 2025 rok i dalej

Zmiany w przepisach dotyczących podatku od nieruchomości to nie tylko kwestia formalności. To realne ryzyko wzrostu zobowiązań podatkowych, potencjalnych sporów z organami i konieczność przebudowy dotychczasowej polityki podatkowej w firmie.

Eksperci z Biura rachunkowego Chandon Waller & Partners wspierają klientów w prawidłowym zakwalifikowaniu obiektów, sporządzaniu deklaracji DN-1 oraz prowadzeniu postępowań przed organami podatkowymi.

Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz upewnić się, że Twoja firma prawidłowo rozliczy podatek od nieruchomości w świetle nowych przepisów.

Ulga badawczo-rozwojowa – jak skorzystać i zmniejszyć podatek?

Prowadzisz działalność badawczo-rozwojową i chcesz obniżyć swoje zobowiązania podatkowe? Ulga badawczo-rozwojowa to rozwiązanie stworzone z myślą o przedsiębiorcach inwestujących w innowacje. Sprawdź, komu przysługuje, jakie są limity dochodu i jak ją rozliczyć.

Kto może skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą opodatkowaną skalą podatkową lub podatkiem liniowym i realizujesz projekty B+R, masz prawo skorzystać z ulgi. Polega ona na odliczeniu od podstawy opodatkowania części kosztów kwalifikowanych, czyli wydatków poniesionych w związku z działalnością badawczo-rozwojową.

Jakie koszty podlegają odliczeniu?

Do kosztów kwalifikowanych zaliczamy:

wynagrodzenia pracowników i związane z nimi składki ZUS w części dotyczącej B+R,
wynagrodzenia z umów cywilnoprawnych (umowa zlecenie, umowa o dzieło) oraz składki ZUS,
zakup materiałów, surowców i sprzętu specjalistycznego (niebędącego środkiem trwałym),
usługi doradcze, ekspertyzy i opinie świadczone przez jednostki naukowe,
koszty korzystania z aparatury naukowo-badawczej (jeśli nie wynika to z umowy z podmiotem powiązanym),
wydatki związane z uzyskaniem i ochroną patentów, wzorów użytkowych i przemysłowych,
odpisy amortyzacyjne od środków trwałych wykorzystywanych w B+R (z wyjątkiem samochodów osobowych oraz budynków i lokali, jeśli firma nie jest centrum badawczo-rozwojowym).

Jeśli posiadasz status centrum badawczo-rozwojowego, możesz dodatkowo odliczyć:

amortyzację budynków wykorzystywanych w działalności B+R,
koszty doradcze związane z innymi podmiotami

Limity dochodu i odliczeń

Odliczenia można dokonać do wysokości dochodu z działalności gospodarczej. Jeśli w danym roku poniosłeś stratę lub Twój dochód był niższy od kwoty ulgi, masz prawo do jej odliczenia przez kolejnych 6 lat podatkowych.

Dodatkowo, przedsiębiorcy rozpoczynający działalność oraz mikro, mali i średni przedsiębiorcy mogą skorzystać z zwrotu gotówkowego dla kosztów kwalifikowanych.

Ulga badawczo-rozwojowa – jak obliczyć?

Wysokość ulgi zależy od rodzaju kosztów i statusu przedsiębiorcy:

Centra badawczo-rozwojowe (MŚP): 200% kosztów kwalifikowanych,
Pozostałe centra badawczo-rozwojowe:
- 100% kosztów ochrony własności intelektualnej,
- 200% pozostałych kosztów kwalifikowanych,
Pozostali podatnicy:
- 200% kosztów wynagrodzeń i składek,
- 100% pozostałych kosztów kwalifikowanych.

Jak dokumentować prawo do ulgi?

Jeśli prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów, powinieneś wyszczególnić koszty działalności B+R w kolumnie 16. W przypadku ksiąg rachunkowych konieczne jest ich wyodrębnienie zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Jakie zeznanie podatkowe złożyć?

Koszty związane z ulgą B+R wykazuje się w:

PIT-36,
PIT-36L,
PIT-36S,
PIT-36LS,
oraz załączniku PIT/BR.

Podsumowanie

Ulga badawczo-rozwojowa to skuteczny sposób na zmniejszenie podatku dochodowego i wsparcie innowacyjnych działań przedsiębiorstwa. Kluczowe jest prawidłowe dokumentowanie kosztów kwalifikowanych i uwzględnienie ich w odpowiednim zeznaniu podatkowym. Jeśli spełniasz warunki, nie zwlekaj z rozliczeniem ulgi w bieżącym roku podatkowym! Więcej informacji na stronie podatki.gov.pl

Skorzystaj z profesjonalnego wsparcia!

Nie wiesz, jak prawidłowo rozliczyć ulgę badawczo-rozwojową? Skontaktuj się z nami! W Chandon Waller & Partners pomagamy przedsiębiorcom skutecznie wykorzystać dostępne ulgi. Skorzystaj z naszej wiedzy i doświadczenia – skontaktuj się TUTAJ!

Składka zdrowotna: Co zmiany w 2025 roku oznaczają dla przedsiębiorców?

Składka zdrowotna – rząd zapowiedział zmiany, które wejdą w życie w 2025 roku, a większa reforma zaplanowana jest na 2026 rok. To kluczowe informacje dla przedsiębiorców, którzy będą musieli ponownie przeanalizować swoje strategie podatkowe. W tym artykule wyjaśniamy, jakie korzyści i wyzwania przyniosą te zmiany.

Pierwsze zmiany – składka zdrowotna w 2025 roku

Od stycznia 2025 roku przedsiębiorcy rozliczający się według skali podatkowej (stawki 12 i 32 proc.) oraz podatku liniowego (19 proc.) skorzystają na obniżeniu podstawy wymiaru składki zdrowotnej. Aktualnie składka wynosi 9 proc. od 100 proc. minimalnego wynagrodzenia, czyli 419,94 zł miesięcznie. Po zmianach podstawa spadnie do 75 proc. minimalnego wynagrodzenia, co obniży składkę do 314,96 zł miesięcznie. To oznacza oszczędność 105 zł każdego miesiąca.

Przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem w 2025 roku nie odczują zmian. Ich składka zdrowotna wciąż będzie uzależniona od wysokości przychodów i wyniesie od 419,46 zł do 1258,39 zł miesięcznie.

2026: Przełomowe zmiany w składce zdrowotnej

Od 2026 roku system naliczania składki zdrowotnej zmieni się bardziej radykalnie. Reforma ma na celu uczynienie składki progresywną, jednocześnie obniżając obciążenia dla większości przedsiębiorców.

Dla przedsiębiorców na skali podatkowej i podatku liniowym:

Do 1,5-krotności przeciętnego wynagrodzenia – składka zdrowotna wyniesie 9 proc. od 75 proc. minimalnego wynagrodzenia.
Powyżej tego progu – dodatkowa składka w wysokości 4,9 proc. od dochodów.

Przykład: przedsiębiorca zarabiający 20 tys. zł miesięcznie zapłaci 678 zł zamiast obecnych 1799,94 zł. To aż 1121 zł oszczędności. Dla osób z wyższymi dochodami zmiany te będą szczególnie korzystne w porównaniu z kosztami ponoszonymi przez pracowników etatowych, których składki nie ulegną zmianie.

Dla przedsiębiorców na ryczałcie:

Do 3-krotności przeciętnego wynagrodzenia – składka wyniesie 9 proc. od 75 proc. minimalnego wynagrodzenia.
Powyżej tego progu – dodatkowa składka w wysokości 3,5 proc. od nadwyżki przychodów.

Ryczałtowcy o przychodach przekraczających 3-krotność przeciętnego wynagrodzenia (ok. 24 485 zł miesięcznie według obecnych danych) będą musieli płacić wyższą składkę. To może zniechęcić do wyboru ryczałtu osoby z wysokimi przychodami.

Składka zdrowotna a wybór formy opodatkowania

Eksperci wskazują, że zmiany mogą skłonić wielu przedsiębiorców do rezygnacji z ryczałtu na rzecz skali podatkowej lub podatku liniowego. Obniżenie składki zdrowotnej dla tych form rozliczenia zwiększa ich atrakcyjność:

Dla osób z niższymi dochodami (poniżej 1,5-krotności przeciętnego wynagrodzenia) skala podatkowa może być korzystniejsza dzięki dodatkowym ulgom, takim jak wspólne rozliczenie z małżonkiem.
Z kolei przedsiębiorcy z wysokimi przychodami na ryczałcie stracą na nowych zasadach, płacąc znacznie więcej niż dotychczas.

Kto zyska, a kto straci na zmianach?

Według Ministerstwa Finansów na zmianach w składce zdrowotnej skorzysta około 2,4 mln przedsiębiorców, podczas gdy około 130,5 tys. poniesie wyższe koszty. Najwięcej zyskają osoby o niskich i średnich dochodach, które zapłacą składkę na preferencyjnych zasadach.

Przykładowo przedsiębiorca zarabiający 50 tys. zł miesięcznie na skali podatkowej zaoszczędzi około 2352 zł miesięcznie w porównaniu do obecnych zasad. Natomiast osoby na ryczałcie z wysokimi przychodami odczują znaczący wzrost kosztów.

Podsumowanie: Składka zdrowotna w centrum uwagi

Zmiany w składce zdrowotnej na 2025 i 2026 rok wymagają od przedsiębiorców dokładnego przeanalizowania swoich dochodów i wyboru najkorzystniejszej formy opodatkowania. Dla osób o niskich dochodach korzystne mogą być skala podatkowa lub podatek liniowy, natomiast ryczałt traci swoją dotychczasową atrakcyjność dla przedsiębiorców o wysokich przychodach

Pełne informacje o zmianach w składce zdrowotnej można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów.

Składka zdrowotna stanie się jednym z najważniejszych kryteriów przy wyborze strategii podatkowej na najbliższe lata.

Skontaktuj się z nami i upewnij się, że Twoja księgowość oraz rozliczenia podatkowe są prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami i w sposób optymalny dla Twojego biznesu. Jesteśmy tutaj, aby rozwiać Twoje wątpliwości i zaproponować najlepsze rozwiązania.