Autor: Zespół księgowy CWP · Stan prawny na: 02.11.2026
Od 1 stycznia 2027 r. każda firma, która wystawia faktury innym firmom, musi to robić w KSeF. Kończy się okres przejściowy dla podatników ze sprzedażą na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie. Rząd chce odroczyć kary za błędy do końca 2027 r., ale póki co to projekt. Obowiązek zostaje bez zmian.
Poniżej wyjaśniamy, kogo dotyczy styczeń (to już za 2 miesiące!), jak liczyć limit i co warto załatwić jeszcze w tym roku.
Kogo dotyczy KSeF od 1 stycznia 2027?
Dotyczy firm, które w 2026 r. mogły jeszcze wystawiać faktury papierowe lub PDF, bo ich miesięczna sprzedaż na fakturach nie przekraczała 10 000 zł brutto. To najczęściej jednoosobowe działalności, małe usługi i firmy, które sprzedają głównie klientom indywidualnym.
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to państwowa platforma, przez którą faktury są wystawiane, wysyłane i odbierane. Faktura trafia do systemu, dostaje numer KSeF i dopiero wtedy jest fakturą w rozumieniu przepisów.
| Kto | Od kiedy wystawia faktury w KSeF |
|---|---|
| Największe firmy (sprzedaż w 2024 r. powyżej 200 mln zł) | 1.02.2026 |
| Pozostali podatnicy, także zwolnieni z VAT | 1.04.2026 |
| Firmy korzystające z limitu 10 000 zł brutto miesięcznie | 1.01.2027 |
Źródło: Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne, ksef.podatki.gov.pl.
Ważne: odbieranie faktur kosztowych przez KSeF obowiązuje już od 1 lutego 2026 r., niezależnie od limitu. Jeśli prowadzisz firmę, Twoje faktury zakupowe i tak są w systemie. Od stycznia dochodzi tylko wystawianie.
Więcej o wcześniejszych etapach wdrożenia przeczytasz w tekście KSeF od kiedy? Odpowiadamy na kluczowe pytania.
Jak liczyć limit 10 000 zł i co, jeśli go przekroczysz?
Liczysz łączną wartość brutto faktur wystawionych w danym miesiącu, według daty wystawienia. Gdy suma przekroczy 10 000 zł, faktura, która przekroczyła limit, i wszystkie kolejne muszą już iść przez KSeF.
Do limitu nie wliczasz m.in.:
- faktur dla konsumentów (osób prywatnych),
- faktur z kas rejestrujących,
- paragonów z NIP do 450 zł,
- sprzedaży udokumentowanej tylko paragonem.
Przykład. Pani Ania prowadzi pracownię graficzną. W listopadzie 2026 r. wystawia faktury firmom:
| Data wystawienia | Faktura brutto | Suma w miesiącu | Gdzie wystawić |
|---|---|---|---|
| 5.11 | 4 000 zł | 4 000 zł | może poza KSeF |
| 14.11 | 3 500 zł | 7 500 zł | może poza KSeF |
| 25.11 | 3 000 zł | 10 500 zł | w KSeF (przekracza limit) |
| 28.11 | 800 zł | 11 300 zł | w KSeF |
Faktura na 1 200 zł dla klienta prywatnego z 20 listopada nie wlicza się do limitu. Z odpowiedzi Ministerstwa Finansów wynika też, że po przekroczeniu limitu obowiązek nie wraca do zera w kolejnym miesiącu (Poniżej 10 000 zł – pytania i odpowiedzi).
Co ciekawe, w praktyce ten limit i tak przestaje mieć znaczenie za dwa miesiące. W przypadku kiedy nie chcesz pilnować go do grudnia, lepiej od razu przejść na KSeF i mieć grudzień jako miesiąc próbny.
Czy odroczenie kar oznacza, że KSeF może poczekać?
Nie. 22 października 2026 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy, który przesuwa kary pieniężne za błędy w KSeF do 31 grudnia 2027 r. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 1 stycznia 2027 r. się nie zmienia (komunikat podatki.gov.pl).
| Według obecnych przepisów | Według projektu | |
|---|---|---|
| Obowiązek KSeF dla małych firm | od 1.01.2027 | bez zmian, od 1.01.2027 |
| Kary za błędy w KSeF | od 1.01.2027 | od 1.01.2028 |
| Status | obowiązuje | projekt w sejmowej Komisji Finansów Publicznych (stan na 30.10.2026) |
Z naszej perspektywy to dobra wiadomość, ale nie powód do czekania. Faktura wystawiona poza KSeF, gdy obowiązek już działa, nadal jest błędem. Urząd skarbowy ma na takie faktury reagować (ale nie nadawać kar w okresie odroczenia). Twoi Klienci też będą prosić o numer KSeF, bo tak mają ustawione swoje programy.
Ile mogą kosztować błędy, gdy kary zaczną obowiązywać, wyliczamy w artykule KSeF 2027: ile zapłacisz za błędy w fakturach.
Co się zmienia z paragonami z NIP?
Do końca 2026 r. paragon z NIP nabywcy do 450 zł może być fakturą uproszczoną. Od 1 stycznia 2027 r. taki paragon nadal można wydać, ale nie będzie już fakturą uproszczoną (ksef.podatki.gov.pl).
Jeśli sprzedajesz w sklepie, gabinecie albo punkcie usługowym i klienci firmowi proszą o „paragon na firmę”, ustal z księgową, jak od stycznia wystawiać im faktury. Najczęściej oznacza to fakturę w KSeF zamiast paragonu z NIP.
Jakie narzędzie wybrać do KSeF?
Wystarczy jedno narzędzie np. bezpłatne aplikacje Ministerstwa Finansów lub program do faktur połączony z KSeF. Wybór zależy od liczby faktur i tego, jak pracujesz z księgowością – Nasi Klienci aplikację do pobierania i wystawiania faktur do KSeF mają w zakresie podstawowych usług.
| Narzędzie | Dla kogo | Na co uważać |
|---|---|---|
| Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF, e-mikrofirma (MF, bezpłatne) | kilka faktur w miesiącu | faktury kosztowe trzeba samodzielnie przekazywać księgowej |
| Program do faktur zintegrowany z KSeF | regularna sprzedaż, wiele pozycji | koszt abonamentu, ustawienie uprawnień i integracji, |
Klienci CWP w abonamencie dostają od nas program do KSeF, ustawiony i gotowy do pracy. Wystawiają w nim faktury, a faktury kosztowe same spływają z KSeF. Klient tylko je zatwierdza, a program przekazuje je do księgowości i po ustawieniu przygotowuje przelewy do banku. Bez przepisywania danych i szukania faktur w skrzynce mailowej – wszystko w jednym miejscu!
Jak zalogować się do KSeF i nadać uprawnienia?
Do KSeF logujesz się m.in. profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią elektroniczną albo certyfikatem KSeF. Potem nadajesz uprawnienia osobom, które wystawiają lub odbierają faktury w Twojej firmie.
Spółka, która chce wskazać osobę uprawnioną do KSeF, składa formularz ZAW-FA. W jednoosobowej działalności właściciel zwykle loguje się sam i od razu nadaje dostęp.
Z naszego doświadczenia najwięcej nerwów jest nie przy samej fakturze, tylko właśnie tutaj: kto ma dostęp, kto akceptuje koszty i co się dzieje, gdy ta osoba jest na urlopie.
Jeśli jesteś naszym klientem, przeprowadzimy Cię przez to krok po kroku. Zwykle wystarczy jedno spotkanie lub rozmowa z ekranem.
Najczęstsze błędy
- „Kary odroczone, więc mam czas”. Projekt dotyczy kar, nie obowiązku. Faktura poza KSeF od stycznia to błąd.
- Liczenie limitu po dacie sprzedaży. Liczy się data wystawienia faktury.
- Wliczanie faktur dla konsumentów. Nie wchodzą do limitu 10 000 zł.
- Brak uprawnień dla księgowej. Biuro nie pobierze faktur kosztowych, a zamknięcie miesiąca się opóźnia.
- Wysyłanie PDF-a jako „faktury”. Od stycznia klient dostaje fakturę przez KSeF; PDF to tylko wizualizacja.
- Brak planu. Faktura wystawiona offline bez numeru KSeF nie jest jeszcze fakturą. Trzeba ją wysłać do systemu w terminie.
- Paragony z NIP „jak dawniej”. Od 2027 r. nie są już fakturami uproszczonymi.
Szerzej opisujemy je w tekście 5 błędów w KSeF, które mogą Cię słono kosztować.
Co zrobić teraz – checklista
Lista wygląda na długą, ale większość punktów to jednorazowe ustawienia. Klientów CWP przeprowadzamy przez nie razem, więc nie musisz rozgryzać ich sam.
Listopad 2026
☐ Sprawdź, ile faktur firmowych wystawiasz miesięcznie i dla kogo (firmy, konsumenci, zagranica).
☐ Wybierz narzędzie do KSeF i załóż konto.
☐ Ustal sposób logowania: profil zaufany, podpis kwalifikowany albo certyfikat KSeF.
☐ Spółka: złóż ZAW-FA, jeśli trzeba wskazać osobę uprawnioną.
☐ Nadaj uprawnienia biuru rachunkowemu i osobom, które wystawiają faktury.
Grudzień 2026
☐ Wystaw pierwsze prawdziwe faktury w KSeF, zanim zacznie obowiązywać nakaz.
☐ Sprawdź, czy klient i księgowa widzą fakturę z numerem KSeF.
☐ Ustal z księgową, co robisz z paragonami z NIP od stycznia.
☐ Zapisz, co robisz przy awarii KSeF lub braku internetu.
☐ Ustal, kto akceptuje faktury kosztowe pobrane z KSeF.
Styczeń 2027
☐ Wszystkie faktury dla firm wystawiaj wyłącznie w KSeF.
FAQ
Czy JDG musi wystawiać faktury w KSeF od stycznia 2027?
Tak, jeśli wystawia faktury innym firmom. 1 stycznia 2027 r. kończy się okres przejściowy dla podatników ze sprzedażą na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie. Forma prawna firmy nie ma tu znaczenia.
Czy firma zwolniona z VAT też musi korzystać z KSeF?
Tak. Podatnicy zwolnieni z VAT wystawiają faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., a jeśli korzystali z limitu 10 000 zł – od 1 stycznia 2027 r. Odbieranie faktur przez KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r.
Czy faktury dla klientów prywatnych też idą przez KSeF?
Faktury dla konsumentów nie wliczają się do limitu 10 000 zł. Konsument nie odbiera faktur przez KSeF, więc i tak trzeba mu ją przekazać w uzgodniony sposób. Jak wystawiać takie faktury w Twojej firmie, ustal z księgową.
Czy kary za błędy w KSeF zostały już odroczone?
Na 30.10.2026 r. nie. Rząd przyjął projekt, który przesuwa kary do 31 grudnia 2027 r., i projekt trafił do Sejmu. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF i tak zaczyna się 1 stycznia 2027 r.
Co zrobić, gdy KSeF nie działa?
Można wystawić fakturę w trybie offline, ale trzeba ją wysłać do KSeF w wymaganym terminie. Dopóki nie ma numeru KSeF, nie jest fakturą w rozumieniu przepisów. Klientowi można dać potwierdzenie transakcji.
Więcej: KSeF – awarie, problemy techniczne i pytania firm.
Czy biuro rachunkowe może wystawiać i pobierać moje faktury w KSeF?
Tak, jeśli nadasz mu odpowiednie uprawnienia w KSeF. Bez nich biuro nie pobierze Twoich faktur kosztowych, co opóźnia księgowanie.
Jak pomaga CWP?
W Chandon Waller & Partners od 2014 r. prowadzimy księgowość ponad 400 firm z Krakowa, Katowic i zdalnie z całej Polski. Naszym klientom w abonamencie dajemy program do KSeF i pomagamy ustawić logowanie, uprawnienia oraz obieg faktur kosztowych, tak żeby styczeń nie był nerwowy.
Nie musisz radzić sobie z KSeF sam. Nasi specjaliści chętnie pomogą Ci w konfiguracji: ustawią z Tobą logowanie i uprawnienia, przygotują program i pomogą wystawić pierwszą fakturę. Ty zajmujesz się firmą, a my pilnujemy, żeby faktury trafiały tam, gdzie trzeba.
CWP jest jedynym biurem rachunkowym w Małopolsce wyróżnionym Diamentem Forbesa 2025. W 2023 r. zostaliśmy też Krakowskim Pracodawcą Roku.
Nie wiesz, od czego zacząć? Umów bezpłatną konsultację: 12 307 37 57, office@chandonwaller.pl.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej dla konkretnej firmy.