Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę, wybierając biuro rachunkowe dla sklepu internetowego i jakie pytania warto zadać, zanim podpiszesz umowę.
Prowadzisz sklep internetowy? Twoja księgowość powinna to widzieć
Sprzedaż w internecie rządzi się swoimi prawami. Inny VAT przy sprzedaży za granicę, inne rozliczenia dla marketplace’ów, inne raporty niż w „zwykłej” firmie usługowej.
Jeśli Twoje biuro rachunkowe nie zna specyfiki e-commerce, prędzej czy później zapłacisz za to Ty: w postaci błędnie naliczonego VAT-u, spóźnionej deklaracji albo braku danych potrzebnych do podjęcia decyzji biznesowej.
Dlaczego księgowość e-commerce to inna liga niż księgowość „zwykłej” firmy
Sklep internetowy generuje inny rodzaj danych niż jednoosobowa działalność usługowa czy lokalny sklep stacjonarny. Transakcji jest zwykle dużo więcej, a każda z nich może mieć inną stawkę VAT, inną walutę i inne miejsce dostawy.
Do tego dochodzą platformy sprzedażowe (WooCommerce, PrestaShop, Magento), marketplace’y (Allegro, Amazon, eBay) oraz operatorzy płatności (PayPal, Stripe, PayU). Każde z tych źródeł generuje osobny strumień danych, który trzeba prawidłowo zaksięgować.
Biuro rachunkowe, które na co dzień nie pracuje z takimi danymi, może po prostu nie mieć procedur, żeby zrobić to sprawnie i bez błędów.
Czego naprawdę potrzebuje Twój e-sklep?
Zanim zaczniesz porównywać oferty, warto ustalić, jakie funkcje są dla Ciebie niezbędne.
- Integracja z Twoją platformą sprzedażową
Dobre biuro rachunkowe dla e-commerce powinno swobodnie pracować z danymi z WooCommerce, PrestaShop czy Magento. Ręczne przepisywanie zamówień do systemu księgowego to strata czasu i prosta droga do pomyłek.
- Obsługa sprzedaży na marketplace’ach
Sprzedajesz na Allegro, Amazon albo eBay? Rozliczenia z tych platform mają swoją specyfikę – inne dokumenty, inne terminy, inne zasady rozpoznawania przychodu. Księgowa bez doświadczenia w marketplace’ach będzie się tego uczyć na Twoim koncie.
- Znajomość procedury VAT-OSS i sprzedaży zagranicznej
Jeśli wysyłasz towar do klientów w innych krajach UE, prędzej czy później spotkasz się z procedurą VAT-OSS. Błędne ustalenie kraju opodatkowania czy kursu walutowego to jedno z najczęstszych źródeł problemów w księgowości e-commerce.
- Obsługa procedur celnych
Sprzedaż poza UE (np. przez Amazon) albo import towaru spoza Unii wiąże się z formalnościami celnymi. Samą odprawę celną prowadzi zwykle spedytor albo agencja celna — to nie jest zadanie biura rachunkowego. Po stronie księgowości zostaje jednak prawidłowe ujęcie tych transakcji i ich raportowanie do urzędu skarbowego, np. w deklaracjach JPK. Warto sprawdzić, czy biuro rachunkowe ma doświadczenie w takim rozliczaniu transakcji celnych, a nie tylko wiedzę teoretyczną.
- Raporty, które pomagają zarządzać biznesem
Dobra księgowość e-commerce to nie tylko rozliczenia z urzędem skarbowym. To także raporty, które realnie pomagają podejmować decyzje — np. raport marżowości sklepu, pokazujący, które produkty faktycznie zarabiają, a które generują koszty.
Ile kosztuje księgowość dla sklepu internetowego?
Cena księgowości e-commerce zależy przede wszystkim od liczby transakcji, liczby kanałów sprzedaży (własny sklep, marketplace, sprzedaż zagraniczna) oraz zakresu dodatkowych usług, takich jak raporty czy kadry i płace.
Dlatego rzetelne biuro rachunkowe nie poda Ci ceny „z sufitu” bez poznania specyfiki Twojego sklepu. Aktualny cennik naszych usług znajdziesz na stronie z cennikiem Chandon Waller & Partners, a dokładną wycenę dopasowaną do Twojego biznesu przygotujemy po krótkiej rozmowie.
Księgowość e-commerce w Chandon Waller & Partners
W Chandon Waller & Partners sprzedażą internetową zajmujemy się od 2014 roku, więc znamy tę branżę od podszewki – również tam, gdzie zaczynają się schody.
Obsługujemy sklepy działające na WooCommerce, PrestaShop i Magento, a także sprzedaż na Allegro, Amazon i eBay. Rozliczamy płatności z PayPal, Stripe i PayU oraz zajmujemy się rozliczeniami transakcji zagranicznych, w tym prawidłowym raportowaniem transakcji objętych procedurami celnymi na podstawie dokumentów od spedytora lub agencji celnej.
Pracujemy zdalnie, a dokumenty przesyłasz do nas przez system OCR – bez papierów i wizyt w biurze. Dajemy Ci też dostęp do systemu księgowego Comarch Optima, więc nie musisz kupować własnego oprogramowania ani szkolić w nim zespołu.
Na życzenie przygotujemy dla Ciebie dodatkowe analizy, takie jak raport marżowości sklepu, żebyś wiedział nie tylko ile sprzedajesz, ale też, ile na tym faktycznie zarabiasz.
Najczęstsze pytania o księgowość dla e-commerce
Czy biuro rachunkowe musi znać się na konkretnej platformie sprzedażowej? Nie musi znać wszystkich, ale powinno mieć realne doświadczenie z platformą, na której działa Twój sklep. Inaczej integracja danych będzie działać na zasadzie prób i błędów — na Twój koszt.
Czym jest procedura VAT-OSS i czy dotyczy mojego sklepu? VAT-OSS to procedura uproszczonego rozliczania VAT przy sprzedaży wysyłkowej do klientów indywidualnych w innych krajach UE. Dotyczy Cię, jeśli sprzedajesz towary konsumentom za granicą i przekraczasz określony próg sprzedaży.
Czy muszę mieć własny system księgowy? Nie zawsze. Część biur rachunkowych, w tym Chandon Waller & Partners, udostępnia klientom dostęp do swojego systemu – nie musisz więc inwestować we własne oprogramowanie.
Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe na wyspecjalizowane w e-commerce? Najlepiej zanim pojawią się problemy, czyli już wtedy, gdy sklep zaczyna sprzedawać na kolejnych kanałach lub za granicę. Im dłużej zwlekasz, tym więcej może być do naprawienia.
Wybór biura rachunkowego to decyzja, która wpływa na to, jak spokojnie będziesz mógł rozwijać swój sklep. Warto poświęcić chwilę, żeby sprawdzić doświadczenie, znajomość Twojej platformy i realne podejście do rozliczeń zagranicznych, zanim podpiszesz umowę.
Jeśli szukasz biura, które zna e-commerce i rozumie specyfikę sprzedaży online – sprawdź ofertę dla e-commerce i porozmawiajmy o Twoim sklepie.
