Od 1 stycznia 2027 roku zaczną obowiązywać administracyjne kary pieniężne za naruszenia związane z Krajowym Systemem e-Faktur. Ich wysokość to na ten moment jeszcze pieśń przyszłości, ale warto wiedzieć za co i jakiej wysokości kary będą obowiązywać, aby móc w przyszłości im zapobiec.
Ile wyniosą kary za błędy w KSeF?
Zgodnie z ustawą o VAT kara za naruszenia obowiązków w KSeF może sięgnąć do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze. W przypadku faktur bez wykazanego podatku VAT sankcja może wynieść do 18,7% kwoty należności ogółem.
To jedne z najwyższych progów kar w Unii Europejskiej. I właśnie dlatego temat wywołał tak dużą reakcję organizacji pracodawców.
Skąd biorą się obawy przedsiębiorców?
Poseł Włodzisław Giziński skierował do Ministerstwa Finansów interpelację w tej sprawie. Wskazał w niej, że polski model kar jest bardziej restrykcyjny niż rozwiązania stosowane w innych krajach Unii Europejskiej.
Zapytał również o możliwość złagodzenia przepisów przed ich wejściem w życie. Argumentem były obawy o sektor małych i średnich firm, które dopiero uczą się nowego systemu i często nie posiadają zaplecza, aby móc ten obszar odpowiednio zabezpieczyć.
Kara KSeF 2027 nie jest automatem
Wbrew obawom, kary pieniężne w KSeF nie mają charakteru sztywnego automatu. Do ich nakładania stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego dotyczące miarkowania kar.
Organ podatkowy, ustalając wysokość sankcji, bierze pod uwagę:
- wagę i okoliczności naruszenia,
- to, czy do naruszenia dochodziło wcześniej,
- działania podjęte przez firmę, by ograniczyć skutki błędu,
- wysokość ewentualnej korzyści osiągniętej przez podatnika.
Jeśli naruszenie wynikało z działania siły wyższej — na przykład awarii systemu — organ może odstąpić od nałożenia kary. Dodatkowym zabezpieczeniem jest tryb offline24, z którego firmy mogą skorzystać w razie problemów z połączeniem internetowym.
Dlaczego kary wchodzą dopiero od 2027 roku?
Ministerstwo Finansów podkreśla, że sankcje mają zapewnić skuteczność i powszechność działania KSeF. Chodzi o terminowe wystawianie faktur i ich wysyłka do KSEF, co ograniczy wg resortu nadużycia w rozliczeniach VAT.
Jednocześnie Ministerstwo Finansów świadomie odroczyło wejście kar w życie do 1 stycznia 2027 roku. Dzięki temu firmy zyskują czas na spokojne dostosowanie się do nowych obowiązków. W 2026 roku wyłączona jest również odpowiedzialność karno-skarbowa za błędne stosowanie KSeF.
Co dalej z KSeF? Zapowiadane zmiany
9 czerwca 2026 roku w Ministerstwie Finansów odbyły się otwarte konsultacje podsumowujące dotychczasowe wdrożenie KSeF.
Nie zabrakło zapowiedzi o rozszerzeniu systemu w przyszłości o nowe funkcjonalności. Docelowo KSeF ma objąć nie tylko wystawianie faktur, ale cały proces obsługi dokumentów w firmie — ich akceptację, księgowanie oraz rozliczanie płatności. Dobrą informacją dla firm korzystających z integracji systemowych jest zapowiedź utrzymania tokenów również po 2027 roku. Ministerstwo planuje też rozbudowę interfejsu API, w tym zwiększenie limitów i poprawę wydajności systemu.
Nierozwiązaną kwestią pozostaje na razie wizualizacja faktur, którą część interpretacji indywidualnych traktuje jako odrębny dokument. Ministerstwo zapowiada prace nad doprecyzowaniem tej kwestii.
Jak przygotować firmę na 2027 w KSEF i uniknąć kar?
Rok 2026 warto wykorzystać, a nie odkładać. Konkretnie oznacza to:
- sprawdzenie, czy proces wystawiania i przesyłania faktur działa bez zakłóceń i na czas,
- przeszkolenie osób odpowiedzialnych za fakturowanie z obsługi certyfikatów, tokenów i uprawnień w systemie, w razie nieobecności osób odpowiedzialnych lub wypięcia certyfikatu z systemu,
- ustalenie procedury postępowania na wypadek awarii i skorzystania z trybu offline24,
- weryfikację zgodności wizualizacji faktur z danymi przesyłanymi do KSeF.
Więcej o oficjalnych zasadach działania systemu znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów poświęconej KSeF.
Sprawdź, jak wygląda to w Twojej firmie. Wypełnij krótki formularz na chandonwaller.pl — oddzwonimy w ciągu 24 godzin i wspólnie przejdziemy przez proces fakturowania w KSeF, zanim zrobi to urząd skarbowy.
