Firmy wdrażające KSeF pytają, jak działa w praktyce, także przy współpracy międzynarodowej. Odpowiadamy na kluczowe pytania i realne przypadki.
Odpowiedzi zostały przygotowane przez naszych ekspertów, w przypadku pojawiających się kolejnych pytań, prosimy o kontakt z naszymi księgowymi.
Ksef od kiedy?
1 lutego 2026 r.
Obowiązek korzystania z KSeF dla dużych podatników, tj. tych, których obrót brutto w 2024 r. przekroczył 200 mln zł (łącznie z VAT) — muszą oni wystawiać e‑faktury w KSeF od tej daty.
1 kwietnia 2026 r.
Obowiązek KSeF dla wszystkich pozostałych podatników VAT (z wyjątkiem najmniejszych),
1 stycznia 2027 r.
Obowiązek KSeF dla najmniejszych podatników — tzw. mikrofirm, które przez 2026 r. mają sprzedaż udokumentowaną fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie.
Odbieranie faktur przez KSeF (czyli możliwość pobierania ich z systemu) jest obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. dla wszystkich podatników VAT, niezależnie od wielkości firmy — nawet jeśli wystawianie e‑faktur jeszcze nie jest obowiązkowe dla danej grupy.
Jaki ma być wiodący numer faktury po starcie KSeF?
W dalszym ciągu wiodącym numerem jest numer własny nadany przez firmę. Numer KSeF to tylko identyfikator w systemie MF. Możesz kontynuować dotychczasową numerację (np. 1.01.2026).
Moja firma ma siedzibę zagraniczną, ale polski NIP (bez siedziby/FE w PL), co w takim przypadku?
- Jeśli firma ma polski NIP (np. do rozliczeń VAT w Polsce), ale działa wyłącznie za granicą (np. w Szwecji) i nie posiada FE w Polsce – może dobrowolnie przystąpić do KSeF, ale nie jest do tego zobligowana.
- Może więc nadal wystawiać faktury np. PDF/papierowo poza KSeF — nawet po 1 kwietnia 2026 r.
- Kontrahent polski (odbiorca) nie może żądać faktury w KSeF, jeśli wystawca nie ma obowiązku tam działać.
Jak będą traktowane faktury za usługi zagraniczne (np. OpenAI/ChatGPT, Google Ads, Meta/Facebook Ads) po wejściu w życie KSeF?
Jeśli to dostawcy zagraniczni, ich faktury nie trafiają do KSeF. Pobierasz je jak dotąd (PDF/e-mail) i przekazujesz do księgowości/Saldeo. Ujmujesz w rejestrach VAT/JPK.
Eksport towarów i usług – czy „będą w KSeF”? Co z dokumentami celnymi (IE-599/potwierdzenie wywozu)?
Jeżeli polski podatnik wystawia fakturę (także na kontrahenta z UE/poza UE), zasadniczo powinna ona iść do KSeF (z wyjątkami, np. B2C/OSS). Dokumenty celne nie stanowią załączników do KSeF – przechowujesz je poza systemem i łączysz w swoim obiegu dokumentów.
Czy FV od zagranicznych kontrahentów nadal wysyłamy księgowości standardowo?
Tak, nic się tu nie zmienia. Zbierasz od kontrahenta i przekazujesz do księgowości (np. przez Saldeo).
Czy może być język angielski na fakturze?
Możesz wystawiać i/lub wizualizować fakturę w języku obcym (np. ENG). Ważne, by treść odpowiadała danym z XML w KSeF; PDF wysyłany kontrahentowi może być dwujęzyczny.
Czy wystawianie faktury w Saldeo wystarczy pod KSeF?
Tak, wystawianie faktur w Saldeo jest możliwe również w ramach KSeF. SaldeoSMART deklaruje pełną gotowość do integracji z KSeF 2.0 i udostępnia harmonogram dostosowań na rok 2026, obejmujących zarówno wysyłkę, jak i odbiór faktur oraz połączenie przez API.
Faktury nadal wystawiasz w Saldeo, natomiast ich przekazanie do KSeF odbywa się automatycznie w tle, za pomocą integracji i certyfikatu KSeF. Wymaga to jednorazowej konfiguracji, czyli wprowadzenia certyfikatu w systemie. Po tej czynności system sam zadba o wysyłkę faktur do KSeF i pobieranie tych otrzymywanych od kontrahentów
Czy paragon ze stacji paliw / paragony z NIP do kwoty 450 zł muszą przejść przez KSeF?
Obecnie paragony z NIP do 450 zł są traktowane jako faktury uproszczone i mogą stanowić podstawę do ujęcia w kosztach i odliczenia VAT.
Jednak od 1 stycznia 2027 r. faktury uproszczone zostaną wycofane, zastąpią je pełne faktury wystawiane przez KSeF.
Co to oznacza w praktyce praktyce?
Jeśli chcesz ująć zakup (np. paliwa) w kosztach i odliczyć VAT musisz poprosić o pełną fakturę wystawioną przez KSeF. Sam paragon z NIP nie będzie wystarczający i nie da prawa do odliczenia VAT
Działam B2C, jak będzie wyglądała faktura dla konsumenta?
Wystawianie B2C w KSeF pozostaje dobrowolne (przed i po 1.02.2026).
Skontaktuj się z nami i zyskaj wsparcie ekspertów!
Jeżeli po przeczytaniu tego artykułu masz wątpliwości jak wdrożyć KSeF w swojej firmie, skontaktuj się z naszymi ekspertami! Pomożemy Ci w przygotowaniach do nadchodzących zmian. Skorzystaj z wiedzy firmy, której zaufało już ponad 1200 przedsiębiorców.
Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!
