Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 roku – co się zmienia od 1 czerwca?
Od 1 czerwca 2025 roku wchodzą w życie przepisy, które w znaczący sposób zmieniają warunki zatrudniania i legalizacji pobytu cudzoziemców w Polsce. Nowelizacja obejmuje m.in. elektronizację procedur, zniesienie testu rynku pracy, wprowadzenie szybszej ścieżki dla niektórych pracodawców oraz rozszerzenie obowiązków informacyjnych. Pracodawcy zatrudniający cudzoziemców muszą dostosować się do nowych wymagań administracyjnych i organizacyjnych.
Elektronizacja procesu zatrudniania cudzoziemców
Od czerwca 2025 wszystkie sprawy dotyczące legalizacji pracy cudzoziemców będą załatwiane wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl (sekcja: zatrudnianie cudzoziemców). Dotyczy to m.in. składania wniosków o:
- zezwolenie na pracę,
- oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi,
- dołączania dokumentów i załączników.
Dzięki temu uproszczeniu skraca się czas oczekiwania na decyzję, ale jednocześnie rośnie znaczenie poprawności formalnej wniosków i bieżącego monitorowania korespondencji elektronicznej z urzędami.
Zniesienie testu rynku pracy
Od 1 czerwca nie trzeba już uzyskiwać informacji starosty (tzw. testu rynku pracy) przy składaniu wniosku o:
- zezwolenie na pracę,
- zezwolenie na pobyt czasowy i pracę,
- Niebieską Kartę UE.
Podstawę prawną stanowi nowelizacja ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Nowe przepisy umożliwiają wprowadzenie ograniczeń lokalnych – np. list zawodów niedostępnych dla cudzoziemców lub limitów zatrudnienia – decyzją starosty.
Fast track – szybsza ścieżka dla wybranych pracodawców
Nowe przepisy wprowadzają priorytetową obsługę wniosków dla wybranych kategorii pracodawców i zawodów. Dotyczy to m.in.:
- firm o znaczeniu strategicznym (zgodnie z wykazem Ministra Rozwoju i Technologii),
- kontynuacji zatrudnienia u tego samego pracodawcy,
- zawodów deficytowych wskazanych w rozporządzeniu ministra ds. pracy (monitorpolski.gov.pl).
Fast track obejmuje wnioski o:
- zezwolenie na pracę,
- zezwolenie na pobyt czasowy i pracę,
- wizy krajowe wydawane w celach pracy.
Nowe powody odmowy legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców
Od czerwca 2025 roku urzędy mogą odmówić wydania dokumentów legalizujących zatrudnienie, jeżeli:
- cudzoziemiec nie podjął wcześniej pracy mimo wydania dokumentów,
- pracodawca nie wywiązywał się z obowiązków wobec ZUS i urzędu skarbowego,
- praca ma być wykonywana na rzecz osoby trzeciej bez pośrednictwa agencji,
- przewidziany jest bardzo niski wymiar czasu pracy (poniżej 1/4 etatu),
- zatrudnienie ma się rozpocząć z dużym opóźnieniem.
Pełna treść zmian znajduje się w projekcie ustawy z uzasadnieniem.
Nowe obowiązki informacyjne dla pracodawców
Od 1 lipca i 1 sierpnia 2025 (w zależności od formy legalizacji) wchodzą w życie nowe obowiązki pracodawców zatrudniających cudzoziemców. Informacje należy przekazywać wyłącznie przez portal Praca.gov.pl:
- przesłanie kopii umowy,
- zgłoszenie podjęcia lub niepodjęcia pracy (w terminie do 7 dni),
- poinformowanie o wcześniejszym zakończeniu zatrudnienia.
Za brak zgłoszenia grozi grzywna do 5 000 zł (na podstawie art. 120 ustawy o promocji zatrudnienia).
Ograniczenia w możliwości zatrudniania cudzoziemców z niektórymi wizami
Zgodnie z nowym katalogiem celów wydawania wiz krajowych, cudzoziemcy przebywający w Polsce na podstawie wiz:
- turystycznych,
- religijnych,
- edukacyjnych (poza studiami),
- sportowych,
- na leczenie lub odwiedziny
nie mogą ubiegać się o pobyt czasowy i pracę. Dotyczy to również posiadaczy wiz wydanych przez inne kraje Schengen. Szczegóły znajdziesz na stronie Urzędu do Spraw Cudzoziemców.
Zasady delegowania cudzoziemców do Polski
Delegowanie cudzoziemców przez zagraniczne firmy zostało ograniczone:
- delegowany musi być pracownikiem (umowa o pracę),
- zatrudnienie musi być faktyczne i rozpoczęte przed delegowaniem,
- w przypadku grupy kapitałowej – musi istnieć powiązanie właścicielskie.
Obowiązki pracodawcy delegującego są opisane na stronie Państwowej Inspekcji Pracy.
Agencje zatrudnienia – nowe wymogi
Od czerwca 2025 agencje kierujące cudzoziemców do pracy muszą spełniać dodatkowe warunki:
- prowadzenie działalności minimum 2 lata (z wyjątkiem podmiotów już działających),
- obowiązkowa aktualizacja wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencję zatrudnienia do 31 sierpnia 2025,
- opłata 1000 zł za złożenie wniosku.
Rejestr agencji i szczegóły procedury dostępne są na stronie Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia.
Niebieska Karta UE – zmiany
Zmiany obejmują również zasady wydawania i wykorzystywania Niebieskiej Karty UE:
- brak powiązania z jednym pracodawcą,
- większa mobilność i możliwość prowadzenia działalności gospodarczej,
- możliwość dłuższego pozostania na rynku pracy po utracie zatrudnienia.
Informacje o procedurze uzyskania Niebieskiej Karty UE dostępne są na stronie Urzędu do Spraw Cudzoziemców.
Podsumowując..
Nowe przepisy mają na celu uszczelnienie systemu zatrudniania cudzoziemców i eliminację nadużyć, ale jednocześnie zwiększają obciążenia administracyjne po stronie pracodawców. Kluczowe jest dostosowanie procedur wewnętrznych, przestrzeganie terminów informacyjnych oraz korzystanie z systemu Praca.gov.pl.
Jeśli zatrudniasz cudzoziemców i chcesz mieć pewność, że Twoja firma działa zgodnie z aktualnymi przepisami, warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia księgowego.
Potrzebujesz pomocy przy dokumentach i rozliczeniach cudzoziemców?
W naszym biurze rachunkowym wspieramy firmy w zakresie zatrudniania cudzoziemców – od dokumentów po bieżące rozliczenia i komunikację z urzędami.
Zapraszamy do współpracy, skontaktuj się z nami TUTAJ.
