Od kiedy wchodzi obowiązek KSeF dla Twojej firmy?
Wobec nadchodzących zmian, możesz zastanawiać się, kiedy Twoja firma będzie musiała wdrożyć KSeF. Tak naprawdę od 1 lutego zmiana dotknie już prawie wszystkich, gdyż obowiązkiem zostaną objęte najwięksi podatnicy, którzy w naturalny sposób będą wysyłać już swoje faktury poprzez KSeF do mniejszych firm, które jeszcze w tym obowiązku nie będą.
Terminy wdrożenia KSeF w 2026:
- 1 luty 2026 Podatnicy VAT (czynni i zwolnieni), u których sprzedaż brutto przekroczyła w roku 2024 r. kwotę 200 000 000 zł
- 1 kwietnia 2026 Podatnicy VAT (czynni i zwolnieni), u których sprzedaż brutto nie przekroczyła w roku 2024 r. kwotę 200 000 000 zł
- 1 stycznia 2027 Podatnicy VAT (czynni i zwolnieni), którzy w danym miesiącu wystawiają faktury o łącznej wartości sprzedaży brutto nie większej niż 10 000 zł
Jak będą wyglądały faktury z KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) służy do wystawiania i przekazywania faktur ustrukturyzowanych. Mają one format XML więc nie ma ich wizualizacji w formacie PDF. Żeby zobaczyć fakturę w dotychczasowej formie potrzebny będzie system do odczytu dokumentów z systemu KSEF.
Warto pamiętać, że sam dostęp do KSeF to nie wszystko. Kluczowe będzie dobranie narzędzi, aby:
- umożliwić kontrolę uprawnień (kto może pobierać, zatwierdzać czy księgować faktury), to uporządkuje procesy i odpowiedzialności w firmie, oraz zminimalizuje ręczne działania pracowników (np. pobieranie i przekazywanie plików),
- zapewnić automatyczne archiwizowanie dokumentów,
- integrować dane z innymi systemami w firmie (ERP czy logistyka).
Dzięki temu obsługa KSeF nie stanie się dodatkowym obciążeniem, ale elementem dobrze zaplanowanego procesu finansowo-księgowego w firmie.
Co robić z fakturami spoza KSeF, które otrzymasz od swoich kontrahentów np. mailem lub w formie papierowej?
Dokładnie przechowuj je w dotychczasowej formie: jako papierowe, PDF lub skan. W ewidencji VAT oraz w rozrachunkach traktuj je normalnie, bez konieczności „przenoszenia” do KSeF – obowiązek rejestracji dotyczy tylko faktur od firm już objętych systemem. Takie faktury nadal mogą stanowić podstawę do odliczenia VAT, zgodnie z przepisami, dopóki nie zostanie wprowadzony pełny obowiązek KSeF. Przesyłaj je do księgowości jak dotychczas, nie pomijaj ich!
Skontaktuj się z nami i zyskaj wsparcie ekspertów!
Jeżeli po przeczytaniu tego artykułu masz wątpliwości jak wdrożyć KSeF w swojej firmie, skontaktuj się z naszymi ekspertami! Pomożemy Ci w przygotowaniach do nadchodzących zmian. Korzystaj z doświadczonej firmy, której już zaufało ponad 1000 przedsiębiorców.
Zabezpiecz firmę przed zmianami, pomożemy Ci dobrać najlepsze rozwiązanie i zadbać o zgodność z przepisami.
Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!
