Benefity pozapłacowe to jeden z najskuteczniejszych sposobów na budowanie zaangażowania pracowników. Wśród nich benefit żywieniowy zyskuje coraz większą popularność, bo odpowiada na realne potrzeby zespołu i jednocześnie daje firmie możliwość optymalizacji kosztów. W 2025 roku, dzięki zmianom w przepisach, przedsiębiorcy mogą korzystać z nowego limitu zwolnienia ze składek ZUS do 450 zł miesięcznie. Sprawdź, jak poprawnie rozliczać tego rodzaju benefity.

Czym są benefity żywieniowe?

Najczęściej spotykane benefity żywieniowe to:

• posiłki wydawane w biurze (catering, stołówka, owoce, napoje),

• karty przedpłacone na posiłki (karty lunchowe),

• bony żywieniowe do restauracji lub sklepów spożywczych,

• posiłki profilaktyczne, które pracodawca ma obowiązek zapewnić w określonych warunkach.

Nowe zasady: limit 450 zł bez ZUS

Od września 2023 roku pracodawcy mogą finansować posiłki dla pracowników do kwoty 450 zł miesięcznie na osobę bez konieczności odprowadzania składek ZUS.
Warunki skorzystania z tej ulgi:

• środki muszą być przeznaczone wyłącznie na posiłki lub artykuły spożywcze,

• bon lub karta powinny być honorowane wyłącznie w punktach gastronomicznych lub sklepach spożywczych,

• najlepiej wprowadzić regulamin i uzyskać oświadczenie od pracownika o prawidłowym wykorzystaniu świadczenia,

• nie ma obowiązku przechowywania paragonów, jeśli karta lub bon technicznie ograniczają możliwość innego zakupu.

Czytaj więcej o limicie na portalu Money.

Opodatkowanie PIT – o czym pamiętać

Zwolnienie z oskładkowania nie oznacza, że benefity żywieniowe są zwolnione z podatku dochodowego.

• Posiłki zapewniane i spożywane w miejscu pracy mogą korzystać ze zwolnienia z PIT, jeśli są dostępne dla wszystkich pracowników.

• Bony i karty przedpłacone, mimo zwolnienia ze składek ZUS do 450 zł, są co do zasady przychodem pracownika i podlegają opodatkowaniu PIT.

Posiłki profilaktyczne – wyjątek

W przypadku posiłków profilaktycznych, które wynikają z przepisów BHP, nie ma limitu kwotowego. Takie świadczenie jest całkowicie zwolnione z podatku PIT i składek ZUS, o ile spełnia wymogi rozporządzenia w sprawie posiłków i napojów profilaktycznych.

Więcej o Posiłkach w zasadach BHP, tutaj. 

Jak księgować benefity żywieniowe?

Dla biura rachunkowego najważniejsze jest prawidłowe ujęcie kosztów i rozliczenie świadczenia:

• Koszty posiłków mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeśli mają związek z działalnością firmy.

• Wydatki należy dokumentować fakturami wystawionymi na firmę.

• W przypadku bonów i kart przedpłaconych należy uwzględnić opodatkowanie PIT i limit zwolnienia ZUS.

Korzyści dla przedsiębiorcy

Benefity żywieniowe to realne wsparcie dla pracowników, ale także sposób na zwiększenie lojalności i komfortu pracy. Odpowiednio zaplanowane pozwalają ograniczyć koszty składek ZUS dzięki nowemu limitowi 450 zł, a jednocześnie wpisują się w oczekiwania pracowników.

Dobrze zaprojektowany benefit żywieniowy może być realną zachętą dla pracowników i jednocześnie optymalny kosztowo dla firmy. Kluczowe jest prawidłowe rozliczenie: limit 450 zł miesięcznie zwalnia ze składek ZUS, a forma świadczenia decyduje o podatku PIT.

Jeśli chcesz wdrożyć benefit żywieniowy w Twojej firmie, pomożemy Ci dobrać najlepsze rozwiązanie i zadbać o zgodność z przepisami.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!