Koszty pracodawcy 2027: 4950 zł to dopiero początek. Co jeszcze podrożeje w Twojej firmie?

Od 1 stycznia 2027 r. płaca minimalna wyniesie 4950 zł brutto. Większość firm liczy tylko tę jedną zmianę. Tymczasem koszty pracodawcy 2027 rosną także tam, gdzie mało kto zagląda: w dodatkach, potrąceniach, odprawach i składkach samego właściciela. Sprawdź, które kwoty zmienią się automatycznie i jak przygotować na to budżet.

Wyliczenie pensji netto i tło decyzji rządu opisaliśmy w artykule Płaca minimalna 2027 – ile wynosi i co oznacza dla firm. Tutaj skupiamy się na skutkach, które nie widać na pierwszy rzut oka.

Ile wyniosą koszty pracodawcy 2027 przy płacy minimalnej?

Podstawą jest rozporządzenie Rady Ministrów z 14 września 2026 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 1213). Od 1 stycznia 2027 r. płaca minimalna wyniesie 4950 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa 32,30 zł brutto. To o 144 zł więcej niż obecnie.

Do pensji brutto pracodawca dolicza własne składki: emerytalną, rentową, wypadkową oraz wpłaty na Fundusz Pracy i FGŚP. Oto jak zmienia się pełny miesięczny koszt jednego etatu:

Założenia: składka wypadkowa 1,67%, koszty uzyskania przychodu 250 zł, złożony PIT-2, bez PPK i bez ulg podatkowych.

Różnica to 173,49 zł miesięcznie, czyli około 2082 zł rocznie na każdy etat. Jeśli pracownik oszczędza w PPK, dochodzi do tego co najmniej 1,5% wpłaty podstawowej pracodawcy.

W skali kraju podwyżka obejmie około 1,58 mln osób. Według szacunków dla sektora MŚP oznacza to niemal 3 mld zł dodatkowych kosztów.

Co wlicza się do płacy minimalnej, a co nie?

To częste źródło błędów na liście płac. Minimalne wynagrodzenie to łączna kwota składników płacy za pełny etat, a nie tylko pensja zasadnicza. Ustawa wyłącza jednak z tej sumy kilka pozycji:

• Nagrodę jubileuszową.
• Odprawę emerytalną lub rentową.
• Wynagrodzenie za nadgodziny.
• Dodatek za pracę w nocy.
• Dodatek za staż pracy.
• Dodatek za szczególne warunki pracy (wyłączony od 2024 r.).

Pracownik na niepełnym etacie powinien dostać co najmniej odpowiednią część płacy minimalnej. Jeśli w danym miesiącu wynagrodzenie wypadnie niżej, pracodawca wypłaca wyrównanie.

Czy zasady liczenia zmienią się w 2027 r.? Rozporządzenie na 2027 r. wydano na podstawie dotychczasowej ustawy z 2002 r.

Rządowy projekt nowej ustawy, która miała zrównać płacę minimalną z wynagrodzeniem zasadniczym, miał wejść w życie od 2026 r. Prace nad nim jednak spowolniono. Na dziś obowiązują więc obecne zasady, a ewentualne zmiany będziemy śledzić na bieżąco.

7 kwot, które wzrosną razem z najniższą krajową

Płaca minimalna działa jak punkt odniesienia dla wielu innych przepisów. Gdy rośnie, te kwoty zmieniają się same, bez osobnej ustawy.

1. Dodatek za pracę w nocy

Dodatek nocny to 20% stawki godzinowej wyliczonej z płacy minimalnej. Stawka zależy od liczby godzin pracy w danym miesiącu. W 2027 r. wyniesie od około 5,63 zł (miesiące po 176 godzin) do około 6,88 zł za godzinę (maj, 144 godziny).

Jeśli Twój zespół pracuje na zmiany, przelicz budżet na dodatki osobno dla każdego miesiąca.

2. Wynagrodzenie za przestój

Gdy pracownik jest gotów do pracy, ale nie może jej wykonywać z przyczyn leżących po stronie firmy, przysługuje mu wynagrodzenie przestojowe. Wynosi ono 60% wynagrodzenia, ale nie mniej niż płaca minimalna. Przy pełnym etacie dolna granica w 2027 r. to 4950 zł brutto.

3. Kwoty wolne od potrąceń

Przy zajęciach komorniczych i innych potrąceniach obowiązkowych pracownik musi zachować część pensji. Ta część jest liczona od płacy minimalnej netto. Dla pełnego etatu, przy standardowych założeniach, w 2027 r. wyniesie:

Przy alimentach kwoty wolnej nie ma, obowiązuje tylko limit potrącenia. U uczestników PPK i osób z ulgą dla młodych kwoty wolne są inne. Warto sprawdzić, czy system płacowy przeliczy je automatycznie od stycznia.

4. Odprawa przy zwolnieniu z przyczyn niedotyczących pracownika

W firmach zatrudniających co najmniej 20 osób odprawa przy takim zwolnieniu nie może przekroczyć 15-krotności płacy minimalnej. W 2027 r. górny limit wzrośnie do 74 250 zł.

5. Preferencyjny ZUS dla nowych firm

To zmiana dla młodych przedsiębiorców. Na preferencyjnym ZUS podstawa składek wynosi 30% płacy minimalnej. W 2027 r. wzrośnie z 1441,80 zł do 1485 zł.

Składki społeczne z chorobowym wyniosą 469,85 zł miesięcznie, czyli o 13,67 zł więcej niż w 2026 r. Rocznie to dodatkowe 164,04 zł.

6. Limit działalności nierejestrowanej

Limit przychodu w działalności nierejestrowanej to 225% płacy minimalnej w kwartale. W 2027 r. wyniesie 11 137,50 zł, czyli o 324 zł więcej niż obecnie. Po przekroczeniu limitu masz 7 dni na rejestrację firmy w CEIDG.

7. Mandaty i grzywny skarbowe

Od płacy minimalnej zależą też sankcje za błędy podatkowe. Maksymalny mandat karny skarbowy to pięciokrotność płacy minimalnej, czyli w 2027 r. 24 750 zł. Grzywna sądowa za wykroczenie skarbowe wyniesie od 495 zł do 99 000 zł.

Umowy zlecenia: stawka 32,30 zł za godzinę

Minimalna stawka godzinowa dotyczy umów zlecenia i umów o świadczenie usług. Obejmuje też osoby prowadzące jednoosobową działalność bez pracowników, które osobiście wykonują zlecenia.

Na co zwrócić uwagę przed styczniem:

• Przy wynagrodzeniu ryczałtowym podziel kwotę przez faktyczną liczbę godzin. Wynik nie może być niższy niż 32,30 zł.
• Dla zleceniobiorcy pracującego 120 godzin w miesiącu minimum to 3876 zł brutto.
• Ustal w umowie sposób potwierdzania liczby przepracowanych godzin.

 

Checklista: jak przygotować koszty pracodawcy 2027

Na przygotowania zostały niecałe trzy miesiące. Oto co warto zrobić w listopadzie i grudniu:

1. Przelicz budżet płacowy na 2027 r. według pełnego kosztu etatu, a nie tylko kwoty brutto.
2. Sprawdź, czy system kadrowo-płacowy zaktualizuje kwoty wolne od potrąceń, dodatek nocny i wynagrodzenie przestojowe.
3. Przejrzyj umowy zlecenia, zwłaszcza te z ryczałtem miesięcznym.
4. Zweryfikuj wynagrodzenia osób na niepełnym etacie oraz pracujących w systemie prowizyjnym lub akordowym.
5. Oceń, czy podwyżka nie spłaszczy różnic między stanowiskami.
6. Ustal z kadrami, jak udokumentować zmianę wynagrodzenia, na przykład porozumieniem zmieniającym.
7. Jeśli prowadzisz firmę na preferencyjnym ZUS, uwzględnij wyższe składki w swoich kosztach.

Podsumowanie

Płaca minimalna 2027 to 4950 zł brutto, ale pełny koszt etatu to prawie 5964 zł. Razem z nią rosną dodatek nocny, wynagrodzenie za przestój, kwoty wolne od potrąceń, limity odpraw i składki na preferencyjnym ZUS. Firmy, które uwzględnią to w budżecie już teraz, unikną korekt i nerwów w styczniu.

Chcesz wiedzieć, ile realnie wzrosną koszty płacowe w Twojej firmie? Skontaktuj się z działem Kadr i Płac Chandon Waller & Partners. Przejrzymy Twoje umowy, ustawienia płacowe i budżet na 2027 rok, zanim zrobi to styczniowa lista płac.

👉 chandonwaller.pl

CIT 22% od 2027 roku. Kogo obejmie nowa, wyższa stawka podatku?

CIT 22% to najważniejsza zapowiedź w podatku dochodowym od osób prawnych na najbliższe lata. Ministerstwo Finansów i Gospodarki opublikowało projekt ustawy, który podnosi podstawową stawkę CIT z 19% do 22%. Zmiana ma objąć wyłącznie największych podatników w Polsce.

 

Kogo obejmie podwyżka CIT do 22%?

Nowa, wyższa stawka ma dotyczyć podatników, w tym podatkowych grup kapitałowych. Warunek jest jeden: Twoje przychody w poprzednim roku podatkowym musiały przekroczyć równowartość 50 mln euro. To próg liczony indywidualnie, dla każdego podmiotu z osobna.

Liczy się przychód osiągnięty w roku bezpośrednio poprzedzającym rok podatkowy, którego dotyczy rozliczenie. Kwotę progu w złotówkach wyliczysz według średniego kursu euro NBP z ostatniego dnia roboczego roku podatkowego. Dlatego dokładna wartość progu w PLN może się nieznacznie różnić z roku na rok.

Grupy kapitałowe objęte globalnym podatkiem minimalnym

Drugą grupą podatników objętą podwyżką są spółki z grup kapitałowych podlegających globalnemu podatkowi wyrównawczemu — czyli tzw. BEPS Filarowi II. Próg kwalifikujący dla tych grup to przychód grupowy na poziomie co najmniej 750 mln euro rocznie.

To istotna różnica względem pierwszej kategorii. W tym przypadku liczy się przychód całej grupy kapitałowej, a nie przychody pojedynczej spółki. Nawet stosunkowo niewielka spółka może zapłacić 22% CIT, jeśli wchodzi w skład dużej, globalnej grupy przekraczającej próg 750 mln euro.

Kto zostaje przy dotychczasowych stawkach?

Podwyżka nie obejmie sektora bankowego. Banki krajowe i zagraniczne pozostają przy stawce 23%, a banki spółdzielcze — przy stawce 21%. Te stawki obowiązują niezależnie od poziomu przychodów danej instytucji.

Wszystkie pozostałe firmy nadal rozliczają CIT według dotychczasowej stawki 19%. Dotyczy to każdego podmiotu, który nie przekracza progu 50 mln euro przychodu i nie należy do grupy objętej Filarem II. W praktyce projekt dotyczy więc bardzo wąskiej grupy największych podatników w Polsce.

Kiedy zmiana wejdzie w życie?

Nowa stawka ma wejść w życie od 1 stycznia 2027 roku. Dla firm, których rok podatkowy pokrywa się z kalendarzowym, oznacza to rozliczenie według wyższej stawki dopiero za rok podatkowy 2027.

Projekt przewiduje też przepis przejściowy dla podmiotów z przesuniętym rokiem podatkowym. Zasada jest prosta. Twój rok podatkowy zaczął się przed 1 stycznia 2027 roku? A kończy się po 31 grudnia 2026 roku? Wtedy cały ten rok rozliczysz jeszcze według dotychczasowej stawki 19%.

Projekt zakłada również podwyższenie uproszczonych zaliczek na CIT dla podmiotów objętych nową stawką. Wzrost ma wynieść 15,8% w 2027 roku. Jeśli korzystasz z tej formy rozliczania zaliczek, uwzględnij to już teraz w planowaniu płynności finansowej na przyszły rok.

Co to oznacza dla małych i średnich firm?

Prowadzisz małą lub średnią firmę? Planowana podwyżka CIT do 22% dziś prawdopodobnie Cię nie dotyczy. Próg 50 mln euro przychodu rocznie odpowiada bardzo dużej skali działania — to poziom, który w Polsce osiąga niewielki odsetek przedsiębiorstw.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której Twoja firma dynamicznie rośnie, planuje fuzję lub przejęcie, albo wchodzi w skład większej grupy kapitałowej. W takich przypadkach warto już teraz sprawdzić Twoje przychody. Zobacz, czy zbliżają się do progu 50 mln euro (własne) lub 750 mln euro (grupowe).

CIT 22% a doradztwo podatkowe w Chandon Waller & Partners

Zmiany w stawkach CIT dla największych podatników rzadko są tak proste, jak wygląda to na pierwszy rzut oka. Bywa to szczególnie skomplikowane, gdy w grę wchodzi przynależność do grupy kapitałowej objętej globalnym podatkiem minimalnym. W Chandon Waller & Partners na bieżąco śledzimy prace nad projektem. Pomagamy też klientom ocenić, czy i kiedy nowa stawka może ich objąć.

Twoja firma zbliża się do progu 50 mln euro przychodu? A może wchodzi w skład większej grupy kapitałowej? Chętnie pomożemy to policzyć i zaplanować rozliczenia na 2027 rok z wyprzedzeniem.

Najczęściej zadawane pytania o podwyżkę CIT do 22%

Czy podwyżka CIT do 22% dotyczy małych i średnich firm? Nie. Nowa stawka ma objąć wyłącznie podatników, których przychody przekroczyły równowartość 50 mln euro w poprzednim roku. Dotyczy też spółek z grup kapitałowych objętych Filarem II, z przychodem grupowym od 750 mln euro.

Od kiedy ma obowiązywać stawka CIT 22%? Zmiana ma wejść w życie od 1 stycznia 2027 roku. Projekt przewiduje przepis przejściowy dla podmiotów z przesuniętym rokiem podatkowym. Dotyczy on sytuacji, gdy rok podatkowy zaczął się przed tą datą, a kończy po 31 grudnia 2026 roku.

Jak dokładnie liczony jest próg 50 mln euro? Liczą się przychody podatnika lub podatkowej grupy kapitałowej osiągnięte w roku bezpośrednio poprzedzającym rok podatkowy. Kwotę wyliczysz po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego roku podatkowego.

Czy banki też zapłacą wyższy CIT? Nie. Banki krajowe i zagraniczne pozostają przy stawce 23%, a banki spółdzielcze — przy stawce 21%. Te stawki nie zależą od poziomu przychodów.

Czy stawka CIT 22% już obowiązuje? Nie. To na razie projekt ustawy, opublikowany 21 sierpnia 2026 roku. Przed publikacją tego artykułu warto sprawdzić aktualny etap procesu legislacyjnego, ponieważ szczegóły mogą się jeszcze zmienić.

Abonament RTV 2027: wyższe stawki i kara do 1035 zł. Sprawdź, czy problem dotyczy też Twojej firmy

Krajowa Rada Radiofonii i Telewizji podniosła stawki na 2027 rok i podwyższyła kary za brak rejestracji odbiornika. Dla firm ta zmiana ma dodatkowy wymiar, o którym łatwo zapomnieć. Obowiązek dotyczy każdego odbiornika w siedzibie, a nie jednej opłaty na cały budynek, jak w przypadku gospodarstwa domowego.

 

Ile wyniesie abonament RTV od 2027 roku?

Dwa rozporządzenia Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji, opublikowane już w Dzienniku Ustaw, ustalają nowe stawki. Od 1 stycznia 2027 r. miesięczna opłata wzrośnie o około 13%.

• Radio: 10,80 zł miesięcznie (obecnie 9,50 zł).
• Telewizor lub telewizor razem z radiem: 34,50 zł miesięcznie (obecnie 30,50 zł).

Podobnie jak dotychczas, opłacenie abonamentu z góry daje zniżkę:

• Radio za cały rok: 116,70 zł (10% taniej).
• Telewizor za cały rok: 372,60 zł (10% taniej).
• Telewizor za pół roku: 196,70 zł (5% taniej).

Jeśli i tak płacisz abonament regularnie, opłacenie go z góry na 2027 rok to prosty sposób, żeby zapłacić mniej.

 

Abonament drożeje, a miał zniknąć

W ostatnich miesiącach głośno było o projekcie nowej ustawy medialnej (oznaczonym jako UC130), przygotowanym przez Ministerstwo Kultury. Zakładał on likwidację abonamentu RTV i finansowanie mediów publicznych bezpośrednio z budżetu państwa – w wysokości około 2,5 mld zł rocznie, czyli około 25 mld zł w ciągu dekady.

Ministerstwo Finansów odrzuciło ten pomysł, uznając zaproponowaną kwotę za niemożliwą do udźwignięcia przez budżet. Projekt utknął na etapie konsultacji publicznych i jak dotąd nie trafił do Sejmu.

W tym samym czasie Krajowa Rada Radiofonii i Telewizji zdecydowała się podnieść stawki w obecnym systemie. Efekt jest odwrotny od zapowiedzi: zamiast likwidacji opłaty, od 2027 roku zapłacisz więcej.

 

Kara za brak rejestracji odbiornika

Kara za posiadanie niezarejestrowanego, sprawnego technicznie odbiornika odpowiada trzydziestokrotności miesięcznej opłaty abonamentowej. Od 2027 roku to:

• 1035 zł za telewizor (obecnie 915 zł)
• 324 zł za radio (obecnie 285 zł)

Obowiązek rejestracji dotyczy każdego sprawnego technicznie odbiornika, również w firmie. Na zgłoszenie masz 14 dni od dnia wejścia w posiadanie urządzenia.

 

Twoja firma płaci inaczej niż gospodarstwo domowe 

To punkt, o którym najłatwiej zapomnieć, prowadząc firmę. Gospodarstwo domowe płaci jeden abonament, niezależnie od liczby odbiorników pod tym samym adresem. Przedsiębiorca płaci osobno za każdy odbiornik zarejestrowany w firmie.

W praktyce oznacza to obowiązek zarejestrowania i opłacenia osobno m.in.:

• telewizora w recepcji lub poczekalni dla klientów,
• radia w biurze lub na hali produkcyjnej,
• odbiornika radiowego w samochodzie służbowym.

Wyjątek dotyczy sprzętu, który nie jest własnością firmy. Jeśli pracownik przynosi do pracy własne radio, to on, a nie pracodawca, odpowiada za jego rejestrację i opłatę.

Osobny, bardziej sporny wątek to komputery, smartfony i tablety. Naczelny Sąd Administracyjny orzekł w 2023 roku, że odbiornikiem w rozumieniu przepisów o abonamencie jest każde urządzenie technicznie zdolne do odbioru programów. Niezależnie od tego, czy ktoś faktycznie z tej funkcji korzysta. Poczta Polska powołuje się na ten wyrok, twierdząc, że dotyczy to również komputerów i smartfonów.

To interpretacja szeroka i budząca kontrowersje. Jej praktyczne egzekwowanie wymaga od kontrolujących wykazania, że dane urządzenie rzeczywiście ma taką funkcję – warto śledzić ten temat, ale nie ma jeszcze podstaw, by traktować go jako rozstrzygnięty w każdej sytuacji.

 

Kto może liczyć na zwolnienie z opłaty?

Zwolnienia z abonamentu RTV dotyczą przede wszystkim konkretnych osób, a nie firm jako takich, ale mają znaczenie również dla jednoosobowych działalności gospodarczych. Z opłaty zwolnione są między innymi osoby:

• powyżej 75. roku życia,
• powyżej 60. roku życia, jeśli ich emerytura nie przekracza 4451,78 zł brutto,
• zaliczone do I grupy inwalidztwa lub ze znacznym stopniem niepełnosprawności, niesłyszące lub niewidome,
• bezrobotne oraz pobierające niektóre świadczenia z pomocy społecznej.

Co istotne dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność: Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach orzekł w styczniu 2025 r., że zwolnienie przysługuje osobie, a nie miejscu użytkowania odbiornika. Jeśli spełniasz warunki zwolnienia, obejmuje ono odbiorniki zarówno w domu, jak i w siedzibie Twojej firmy – wcześniej Poczta Polska odmawiała zwolnień w firmowych lokalizacjach.

Osobną, węższą ulgę mają wybrane instytucje – między innymi publiczne placówki ochrony zdrowia, żłobki, szkoły, uczelnie czy domy pomocy społecznej. Płacą one jedną opłatę za wszystkie odbiorniki w budynku, zamiast osobno za każdy z nich.

 

Co warto zrobić przed 1 stycznia 2027 r.

1. Sprawdź, czy wszystkie odbiorniki w firmie – telewizory, radia, także w samochodach służbowych – są zarejestrowane. Brak rejestracji to ryzyko kary w nowej, wyższej wysokości.
2. Policz, ile realnie zapłacisz w 2027 roku za wszystkie firmowe odbiorniki i rozważ płatność z góry, jeśli zniżka Ci się opłaca.
3. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność i spełniasz warunki zwolnienia jako osoba fizyczna, sprawdź, czy zostało ono uwzględnione również dla odbiorników w Twojej firmie.
4. Zaktualizuj listę kosztów stałych firmy na 2027 rok – to niewielka, ale łatwa do przeoczenia podwyżka, którą warto uwzględnić w planowaniu budżetu.

 

Abonament RTV to tylko jeden z wielu obowiązkowych kosztów administracyjnych firmy

Sam w sobie abonament RTV rzadko decyduje o kondycji budżetu firmy. Problemem bywa co innego: liczba drobnych, obowiązkowych opłat i terminów, które trzeba pilnować równolegle i które łatwo przeoczyć, gdy uwaga skupia się na sprzedaży czy obsłudze klientów.

W Chandon Waller & Partners pomagamy przedsiębiorcom ogarnąć całość obowiązków administracyjnych firmy – od księgowości, przez kadry, po pilnowanie mniej oczywistych opłat i terminów, takich jak właśnie abonament RTV. Dzięki temu Ty możesz skupić się na prowadzeniu biznesu, a nie na śledzeniu kolejnych rozporządzeń.

Chcesz mieć pewność, że Twoja firma spełnia wszystkie obowiązki administracyjne, łącznie z tymi mniej oczywistymi? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci to poukładać, zanim zrobi to za Ciebie kontrola.

AI a RODO: co musi wiedzieć Twoja firma od sierpnia 2026

Coraz więcej firm korzysta na co dzień z narzędzi AI. Wspierają obsługę klienta, analizę dokumentów czy rekrutację. Temat AI a RODO nie jest już jednak abstrakcją prawną. Każde narzędzie AI, które przetwarza dane osobowe klientów, kandydatów czy pracowników, musi działać zgodnie z zasadami ochrony danych. 

Dodatkowo od 2 sierpnia 2026 roku zaczyna obowiązywać kolejny etap unijnego AI Act. Wprowadza on obowiązki, które wprost łączą się z RODO. To dobry moment, by uporządkować zasady korzystania z AI w Twojej firmie. 

 

Dlaczego sztuczna inteligencja nie jest strefą bez zasad? 

Wiele osób traktuje AI jak neutralny dodatek do pracy. Coś w rodzaju bardziej rozbudowanego kalkulatora. To błąd. Gdy do systemu trafiają dane osobowe: imię, nazwisko, adres e-mail, dane z CV kandydata – zaczyna obowiązywać pełen reżim RODO. 

Firma musi mieć podstawę prawną do przetwarzania tych danych przez AI. Musi też wiedzieć, gdzie trafiają wprowadzone informacje. I musi umieć wykazać, że zadbała o bezpieczeństwo całego procesu. Brak kontroli nad tym, co pracownicy wklejają do publicznych narzędzi AI, to dziś jedno z najczęstszych źródeł naruszeń ochrony danych w firmach. 

 

Nowy etap AI Act, który dotyka RODO 

Od 2 sierpnia 2026 roku obowiązują przepisy AI Act dotyczące przejrzystości. To obowiązki określone w art. 50 rozporządzenia. W praktyce oznaczają one konieczność informowania odbiorców, gdy mają do czynienia z treścią wygenerowaną przez AI. Ta zasada obejmuje znacznie szersze grono firm niż tylko systemy wysokiego ryzyka. 

Pełne wdrożenie obowiązków dla systemów wysokiego ryzyka – na przykład w rekrutacji czy scoringu kredytowym – zostało przesunięte w czasie. Inaczej jest z zakazem praktyk manipulacyjnych. Nie podlega żadnemu odroczeniu. To samo dotyczy obowiązku tzw. AI literacy, czyli zapewnienia pracownikom kompetencji do bezpiecznej obsługi AI. 

Dla przedsiębiorcy oznacza to jedno. To dobry moment, by zrobić przegląd narzędzi AI używanych w firmie i sprawdzić, które z nich przetwarzają dane osobowe. 

 

Kiedy trzeba zrobić DPIA przy wdrażaniu AI? 

Ocena skutków dla ochrony danych, czyli DPIA, to dokument potwierdzający świadome podejście do ryzyka. Pokazuje, że firma przeanalizowała zagrożenia, zamiast wdrożyć narzędzie bez zastanowienia. Według stanowiska UODO, wdrożenie AI niemal zawsze spełnia przesłanki wymagające takiej oceny. Dotyczy to zwłaszcza profilowania, zautomatyzowanego podejmowania decyzji oraz przetwarzania danych na dużą skalę. 

DPIA warto przeprowadzić, zanim narzędzie trafi do codziennego użytku. Nie po fakcie. Taka kolejność znacznie ułatwia rozmowę z klientami i partnerami biznesowymi. Coraz częściej pytają oni dostawców usług o zgodność z RODO. 

 

Obowiązki informacyjne wobec klientów i pracowników 

Osoby, których dane przetwarza AI, mają swoje prawa. Mają prawo wiedzieć, kto przetwarza ich dane i w jakim celu. Mają też prawo znać podstawę prawną przetwarzania oraz czas przechowywania danych. Ważna jest również informacja czy dane trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy. 

W przypadku narzędzi chmurowych i modeli generatywnych opisanie tych kwestii bywa trudniejsze. Właśnie wtedy przejrzystość ma jednak największe znaczenie. Dobrą praktyką jest aktualizacja polityki prywatności o informację, że firma korzysta z AI. Warto też jasno wskazać, w jakich procesach jest ona wykorzystywana. 

 

AI w rekrutacji i HR – szczególna ostrożność 

Prezes UODO zwraca uwagę na dodatkowe ryzyko systemów AI w zatrudnieniu. Mogą one powielać uprzedzenia obecne w danych treningowych. Mogą też analizować więcej informacji o kandydacie, niż pozwala na to Kodeks pracy. 

Jeśli Twoja firma korzysta z AI do wstępnej selekcji CV, zadbaj o przejrzystość tego procesu. Kandydat powinien móc go zrozumieć. Ostateczna decyzja rekrutacyjna powinna zawsze należeć do człowieka. AI może wspierać ten proces, ale nie powinna go zastępować. 

 

Jak bezpiecznie wdrożyć AI w firmie? 

Zanim wprowadzisz nowe narzędzie AI, sprawdź kilka rzeczy. Po pierwsze, ustal, czy narzędzie przetwarza dane osobowe i jakie dokładnie. Po drugie, zweryfikuj lokalizację serwerów dostawcy. Sprawdź też, czy podpisano z nim umowę powierzenia przetwarzania danych. 

Po trzecie, oceń, czy sytuacja wymaga DPIA. Po czwarte, przeszkol pracowników. Zakaz wklejania danych klientów do publicznych chatbotów powinien być jasną zasadą, a nie niepisanym oczekiwaniem. Po piąte, zaktualizuj dokumentację ochrony danych i politykę prywatności tak, by uwzględniały wykorzystanie AI. 

Takie podejście pozwala korzystać z możliwości sztucznej inteligencji bez zbędnego ryzyka. Chroni przed karą finansową i utratą zaufania klientów.

Fiskus wie, dokąd jeździ Twój firmowy samochód. Czy Twoje odliczenie VAT jest bezpieczne?

Odliczenie VAT od samochodu firmowego to jedna z najważniejszych korzyści podatkowych dla przedsiębiorców, ale też jeden z najczęściej kontrolowanych obszarów. Krajowa Administracja Skarbowa od lat korzysta z systemu automatycznego rozpoznawania numerów rejestracyjnych (ANPRS). Jak się okazuje, to narzędzie coraz częściej służy też do weryfikacji, czy przedsiębiorcy rzeczywiście używają swoich aut wyłącznie służbowo. Sprawdzamy, co to oznacza dla firm odliczających 100% VAT od samochodu, i jak się na taką kontrolę przygotować.

Czym jest system ANPRS i jak wpływa na odliczenie VAT od samochodu firmowego?

System ANPRS (Automatyczny System Rozpoznawania Numerów Rejestracyjnych) rejestruje przejazdy samochodów na drogach w całej Polsce. Skarbówka korzysta z niego od kilku lat, deklarując, że służy on głównie zwalczaniu przemytu i oszustw podatkowych na dużą skalę.

Coraz więcej wskazuje na to, że dane z systemu są też wykorzystywane do znacznie bardziej „przyziemnych” celów – weryfikacji, czy przedsiębiorca, który zadeklarował pełne (100%) odliczenie VAT od samochodu, faktycznie jeździ nim tylko w sprawach firmowych. W praktyce oznacza to, że trasy Twojego auta mogą być konfrontowane z tym, co wpisujesz do ewidencji przebiegu pojazdu.

Kogo dotyczy pełne odliczenie VAT od samochodu firmowego?

Ten temat powinien zainteresować każdego przedsiębiorcę, który zdecydował się na pełne odliczenie VAT (100%) od zakupu, leasingu lub kosztów eksploatacji samochodu osobowego. Aby z niego korzystać, trzeba spełnić trzy warunki:

• złożyć formularz VAT-26 w urzędzie skarbowym w ustawowym terminie,
• prowadzić rzetelną ewidencję przebiegu pojazdu – na bieżąco, a nie „na koniec miesiąca z pamięci”,
• realnie wykluczyć użytek prywatny, najlepiej potwierdzony wewnętrznym regulaminem użytkowania auta w firmie.

Problem w tym, że wielu przedsiębiorców traktuje te obowiązki jako formalność „do zaliczenia”, a nie jako coś, co musi być zgodne ze stanem faktycznym każdego dnia. I właśnie w tym miejscu robi się ryzykowne, bo urząd ma teraz coraz więcej narzędzi, by to zweryfikować.

Jakie ryzyko niesie błędne rozliczenie VAT od samochodu firmowego?

Jeśli podczas kontroli skarbowej okaże się, że samochód zgłoszony jako „wyłącznie firmowy” pojawił się np. w miejscowości turystycznej w sobotni poranek albo pod adresem niezwiązanym z działalnością – urząd może zakwestionować prawo do pełnego odliczenia VAT za cały okres, nie tylko za jeden przejazd.

Konsekwencje bywają odczuwalne finansowo:

• konieczność korekty VAT – zwrot różnicy między odliczeniem 100% a 50% za cały okres użytkowania pojazdu,
• odsetki za zaległość podatkową,
• w niektórych przypadkach odpowiedzialność na podstawie kodeksu karnego skarbowego, jeśli urząd uzna, że dane w zgłoszeniu były niezgodne ze stanem faktycznym.

To są kwoty liczone nie w złotówkach, a często w tysiącach – zwłaszcza przy droższych autach w leasingu.

Jak bezpiecznie rozliczać VAT od samochodu firmowego? Praktyczna checklista

Ryzyko ograniczysz do minimum, jeśli będziesz prowadzić dokumentację rzetelnie i na bieżąco. Zwróć uwagę na kilka punktów:

• Sprawdź, czy Twoja ewidencja przebiegu jest kompletna – każdy wpis powinien zawierać numer rejestracyjny pojazdu, datę, cel wyjazdu, trasę (skąd – dokąd) oraz stan licznika.
• Zweryfikuj, czy w firmie funkcjonuje regulamin użytkowania pojazdu, który jasno wyklucza użytek prywatny – najlepiej podpisany przez osoby korzystające z auta.
• Zastanów się realistycznie, czy 100% odliczenie ma sens w Twojej sytuacji. Jeśli czasem wykorzystujesz auto prywatnie (choćby okazjonalnie), bezpieczniejszym i prostszym rozwiązaniem może być model mieszany z odliczeniem 50%.
• Nie zostawiaj zgłoszenia VAT-26 na później – termin jest krótki i liczy się od dnia poniesienia pierwszego wydatku związanego z pojazdem. Formularz możesz złożyć na dwa sposoby: papierowo (osobiście w urzędzie skarbowym lub listownie) albo elektronicznie, np. przez e-Urząd Skarbowy lub ePUAP z podpisem kwalifikowanym.
• Regularnie przeglądaj dokumentację razem z księgowością, zamiast czekać na wezwanie z urzędu.

Podsumowanie: odliczenie VAT od samochodu firmowego wymaga rzetelnej dokumentacji

Rosnąca skuteczność narzędzi analitycznych skarbówki oznacza, że dokumentacja „na pokaz” przestaje być bezpieczną strategią. Coraz łatwiej zweryfikować, czy to, co widnieje w ewidencji przebiegu, odpowiada rzeczywistości. Dla przedsiębiorców to sygnał, żeby już teraz uporządkować odliczenie VAT od samochodu firmowego – zamiast robić to pod presją kontroli.

Nie jesteś pewien, czy Twoja dokumentacja VAT dotycząca samochodu firmowego jest w porządku? Skontaktuj się z nami! Zespół Chandon Waller & Partners przeanalizuje Twoją sytuację, sprawdzi ewidencję i pomoże wybrać model odliczenia, który będzie zarówno korzystny podatkowo, jak i bezpieczny podczas kontroli.

e-Doręczenia obowiązkowe od 1 kwietnia 2025 roku – ważne informacje dla przedsiębiorców

Od 1 kwietnia 2025 roku obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń obejmie kolejną grupę przedsiębiorców. Nowe przepisy dotyczą firm wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 roku. Sprawdź, co oznacza ten obowiązek, jak założyć skrzynkę e-Doręczeń i dlaczego nie warto zwlekać z dopełnieniem formalności.

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to usługa umożliwiająca wysyłanie i odbieranie korespondencji drogą elektroniczną, ze skutkiem równoważnym listowi poleconemu za potwierdzeniem odbioru. System zapewnia bezpieczeństwo, integralność danych oraz potwierdzenie nadania i odbioru przesyłki.

Od 2025 roku e-Doręczenia mają zastąpić papierową korespondencję urzędową i komunikację przez ePUAP. Każda firma, która założy skrzynkę e-Doręczeń, będzie miała swój indywidualny adres elektroniczny, wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) – publicznego rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji.

 

Kogo dotyczy obowiązek od 1 kwietnia 2025?

Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku mają:

• wszystkie firmy wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 roku, w tym:

  • spółki z o.o.

  • spółki akcyjne

  • spółki jawne, komandytowe, komandytowo-akcyjne

  • spółdzielnie, fundacje, stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą

• przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, tacy jak adwokaci, radcy prawni, notariusze – ich obowiązek wszedł już 1 stycznia 2025 r.

 

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Aby spełnić obowiązek, przedsiębiorca musi złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń. Można to zrobić:

• na stronie Biznes.gov.pl – dla firm zarejestrowanych w CEIDG i KRS

• poprzez Portal Rejestrów Sądowych (PRS) lub system S24 – dla firm zarejestrowanych w KRS

• w momencie zmiany wpisu do CEIDG lub KRS

• podczas rejestracji nowej działalności od 1 stycznia 2025 r.

Wniosek musi być podpisany elektronicznie (profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub podpisem osobistym).

Gdzie można korzystać ze skrzynki e-Doręczeń?

Po założeniu i aktywacji adresu, firmy korzystają z e-Doręczeń w Konie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl. Tam można:

• odbierać i wysyłać urzędową korespondencję

• przeszukiwać BAE w celu znalezienia adresu e-Doręczeń innej firmy lub urzędu

• zarządzać uprawnieniami administratora i użytkowników skrzynki

 

Uwaga! Czas oczekiwania może się wydłużyć

Ze względu na wzmożone zainteresowanie, czas rozpatrzenia wniosków może się wydłużyć. Przedsiębiorcy powinni złożyć wniosek odpowiednio wcześniej, aby uniknąć problemów związanych z niedopełnieniem obowiązku w terminie.

 

Co grozi za brak adresu do e-Doręczeń?

Brak założonego adresu do e-Doręczeń po obowiązującym terminie może skutkować:

• niemożnością odbioru korespondencji urzędowej

• negatywnymi konsekwencjami prawnymi, np. w przypadku uznania doręczenia za skuteczne, mimo że firma nie odebrała wiadomości

 

Podsumowanie – kluczowe daty

Gdzie znaleźć więcej informacji?

• Biznes.gov.pl – e-Doręczenia dla firm

• Baza Adresów Elektronicznych (BAE)

• Ustawa o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. 2020 poz. 2320)

Masz firmę zarejestrowaną w KRS przed 2025 rokiem? Nie czekaj do ostatniej chwili – złóż wniosek o adres do e-Doręczeń jeszcze dziś!

Ochrona sygnalistów – nowe obowiązki pracodawcy. Sprawdź czy Cię dotyczą!

Ochrona sygnalistów zaczyna obowiązywać w polskim prawie od 25 września 2024 roku. Które firmy muszą wdrożyć nowe obowiązki i na czym dokładnie mają one polegać? Sprawdź, czy jesteś wśród 30 tys. firm w Polsce, których dotyczy system ochrony sygnalistów.

(więcej…)

Kamper w działalności gospodarczej – koszty i korzyści podatkowe

Coraz więcej przedsiębiorców w Polsce rozważa wykorzystanie kampera w działalności gospodarczej. Decyzja o zakupie kampera, choć na pierwszy rzut oka może wydawać się niekonwencjonalna, niesie ze sobą wiele korzyści, zarówno pod względem operacyjnym, jak i podatkowym. W tym artykule przyjrzymy się, jak kamper może być efektywnie wykorzystany w firmie, jakie są zasady odliczeń oraz jakie korzyści można z tego czerpać. (więcej…)

Skutki awarii Microsoftu w Twojej firmie – czego można się spodziewać?

Globalna awaria usług Microsoftu, zwłaszcza takich jak Office 365, Azure czy Dynamics 365, może mieć znaczące skutki dla firm, również w kontekście księgowości. Poniżej przedstawiamy kilka potencjalnych skutków. (więcej…)