Jak dział kadr chroni Twoją firmę każdego dnia?

20 czerwca obchodzimy Dzień Kadrowego (HR Day). Za każdą sprawnie działającą firmą stoi ktoś, kto pilnuje terminów ZUS, weryfikuje umowy i śledzi zmiany przepisów zanim staną się problemem. Dziś pokazujemy, dlaczego profesjonalna obsługa kadrowa to jeden z najważniejszych filarów bezpieczeństwa Twojej firmy.

Kim jest kadrowy i co tak naprawdę robi?

Wielu przedsiębiorców, szczególnie tych prowadzących małe i średnie firmy – postrzega kadrowego jako osobę, która wystawia zaświadczenia, przyjmuje wnioski urlopowe i trzyma teczki z dokumentami. To obraz niepełny i niesprawiedliwy wobec ludzi, których praca chroni firmy przed konsekwencjami, o których właściciele często nie maja pojęcia.

W CWP eksperci kadrowi traktują swoją prace jako realną pomoc dla przedsiębiorców, a nie jak administracyjny obowiązek. Każdego dnia poruszają się jednocześnie w kilkunastu obszarach prawa i regulacji:

Prawo pracy — Kodeks pracy liczy ponad 300 artykułów. Kadrowy nie tylko je zna, ale na bieżąco śledzi każdą zmianę, nowelizację i interpretację, które wchodzą w życie kilkanaście razy w roku.

Ubezpieczenia społeczne — terminowe zgłoszenia do ZUS, poprawne naliczanie składek, obsługa zwolnień lekarskich. Jeden błąd to realne kary finansowe dla firmy.

Ochrona danych osobowych (RODO) — akta osobowe pracowników to wrażliwe dane. Kadrowy dba o to, by były przechowywane zgodnie z przepisami i chronione przed nieuprawnionym dostępem.

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) — obsługa zapisów, rezygnacji i zmian dla każdego pracownika z osobna.

Bezpieczeństwo i higiena pracy (BHP) — pilnowanie ważności badań lekarskich i szkoleń, które mają konkretne terminy i których przekroczenie naraża pracodawcę na odpowiedzialność.

Naliczanie wynagrodzeń — lista płac to nie tylko kwota na przelew. To dziesiątki zmiennych: nadgodziny, premie, potrącenia, różne formy zatrudnienia, absencje.

To nie jest jedna specjalizacja. To co najmniej siedem zamkniętych w jednej osobie, z zerową tolerancją na błąd i pełnym zaangażowaniem w bezpieczeństwo Twojego biznesu.

Brak kadrowego? Sprawdź, ile Cię to może kosztować

To pytanie, które rzadko zadają sobie przedsiębiorcy – dopóki nie doświadczą konsekwencji finansowych.

Nieprawidłowa dokumentacja podczas kontroli PIP — Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć kary do 30 tysięcy zł. Brak aktualnych badań lekarskich, nieważne szkolenia BHP, błędy w aktach osobowych — to wszystko inspektorzy sprawdzają rutynowo.

Błędna klasyfikacja umowy — zatrudnienie na umowę zlecenie osoby, której praca ma cechy stosunku pracy, to największe ryzyko kadrowych. Konsekwencje: zaległe składki ZUS, odsetki, potencjalne roszczenia pracownicze.

Naruszenia RODO w dokumentacji — kary za nieprawidłowe przetwarzanie danych osobowych mogą sięgać 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy.

Profesjonalna obsługa kadrowa to nie koszt. To inwestycja, która chroni firmę przed stratami i spokój, który pozwala skupić się na tym, co najważniejsze: ludziach i rozwoju organizacji.

2026 rok — dlaczego rola kadrowego jest ważniejsza niż kiedykolwiek?

Rok 2026 przyniósł polskim działom kadr bezprecedensowa fale zmian legislacyjnych. Nasi eksperci wdrożyli je sprawnie i bez zakłóceń dla firm, którym pomagamy, bo śledzą każda nowelizacje na bieżąco.

Nowe zasady ustalania stażu pracy

Od 1 maja 2026 roku do stażu pracy wliczane są nie tylko okresy zatrudnienia na umowę o prace, ale również praca na umowach cywilnoprawnych i prowadzenie działalności gospodarczej. Pracownik, który przez 5 lat prowadził własną firmę, może z dnia na dzień nabyć prawo do 26 dni urlopu zamiast 20. Nasi eksperci kadrowi zweryfikowali dokumenty i zaktualizowali uprawnienia każdego pracownika – żebyś Ty nie musiał się tym martwic

Elektronizacja dokumentów kadrowych

Od stycznia 2026 roku wnioski urlopowe, dokumenty BHP i komunikacja z pracownikami mogą być realizowane elektronicznie. E-teczka i elektroniczny obieg dokumentów to uproszczenie procesów, ale tez nowe wyzwania w zakresie bezpieczeństwa danych i archiwizacji.

Równość wynagrodzeń

Od 24 grudnia 2025 roku obowiązują przepisy dotyczące transparentności płac. Pracodawcy muszą podawać wysokość wynagrodzenia w trakcie procesu rekrutacji, nie mogą pytać kandydatów o historię zarobków, a pracownicy mają prawo do informacji o wynagrodzeniach na porównywalnych stanowiskach. Pełna implementacja unijnej dyrektywy ma nastąpić do 7 czerwca 2026 roku.

Kadrowy jako partner strategiczny firmy

Przez lata dział kadr był postrzegany jako funkcja administracyjna – konieczna, ale drugorzędna. To myślenie się zmienia. I słusznie. Nasi eksperci kadrowi są dla przedsiębiorców partnerami strategicznymi – ludźmi, którym zależy na tym, żeby Twoja firma rosła bezpiecznie i stabilnie.

To osoba, która:

Chroni firmę przed ryzykiem prawnym.
Zarządza kosztami pracy.
Buduje kulturę organizacyjną.
Dba o wizerunek pracodawcy.
Wdraża zmiany przepisów.

Kadry wspierają to, co w biznesie najważniejsze – ludzi i rozwój Twojej organizacji. I właśnie dlatego zasługują na uznanie nie tylko raz w roku, ale każdego dnia.

Dziękujemy naszym ekspertom. Za wiedze, zaangażowanie i to, że każdego dnia sprawiają, że nasze firmy – i firmy naszych klientów – są bezpieczniejsze.

Chcesz mieć przy sobie ekspertów kadrowych, którzy traktują Twój biznes jak swój własny? Skontaktuj się z nami – chętnie porozmawiamy.

Na co uważać, zatrudniając studentów na wakacje?

Okres letni to czas, w którym wiele firm decyduje się na zatrudnienie studentów lub uczniów do pracy sezonowej. W gastronomii, hotelarstwie, handlu czy turystyce dodatkowe ręce do pracy są wtedy często na wagę złota. Jednak zatrudnianie młodych osób wiąże się z kilkoma ważnymi zasadami podatkowymi i składkowymi. Warto znać je wcześniej, żeby uniknąć kosztownych błędów.

W tym artykule podpowiadamy:

Jakie umowy są najkorzystniejsze przy zatrudnianiu studentów.
Kiedy umowa zlecenie dla studenta jest zwolniona z ZUS.
Jak rozliczać wynagrodzenia studentów.
Na co zwrócić uwagę przy dokumentach i zgłoszeniach.

1. Jaką umowę można zawrzeć ze studentem?

Najczęściej firmy zatrudniają studentów na podstawie:

umowy zlecenia,
umowy o pracę na czas określony (np. na 1-3 miesiące).

Najpopularniejsza jest umowa zlecenia, bo w przypadku studentów do ukończenia 26. roku życia daje firmie korzyść: zwolnienie ze składek ZUS, o ile student posiada status studenta w momencie wykonywania zlecenia.

2. Kiedy umowa zlecenie studenta jest bez składek ZUS?

Zwolnienie dotyczy studentów do ukończenia 26. roku życia, którzy mają ważny status studenta (potwierdzony legitymacją). W takiej sytuacji:

Zleceniodawca nie płaci składek emerytalnych, rentowych ani zdrowotnych.
Od wynagrodzenia potrącany jest tylko podatek dochodowy.

Nie jest natomiast zwolniona z ZUS umowa o pracę – tu składki są naliczane na zasadach ogólnych.

Podstawa prawna: ZUS – ubezpieczenia społeczne zleceniobiorców

3. Uczeń czy student? Nie każdy ma to samo zwolnienie

Warto pamiętać, że status ucznia liceum, technikum czy szkoły zawodowej daje zwolnienie ze składek ZUS w trakcie roku szkolnego. Jednak w wakacje – jeśli uczeń ukończył szkołę średnią, ale nie został jeszcze studentem – nie ma prawa do tego zwolnienia, dopóki nie ma zaświadczenia o przyjęciu na studia.

4. Co z podatkiem dochodowym?

Od umowy zlecenia dla studenta do 26. roku życia nalicza się podatek dochodowy PIT na zasadach ogólnych. Warto przypomnieć, że od 1 sierpnia 2019 roku obowiązuje ulga PIT-0 dla młodych. Oznacza to, że wynagrodzenie studenta (do limitu 85 528 zł rocznie) może być zwolnione z PIT. Pracodawca musi jednak zebrać oświadczenie od pracownika o korzystaniu z tej ulgi.

5. O czym trzeba pamiętać przy dokumentach?

Zawsze żądaj ważnej legitymacji studenckiej lub zaświadczenia z uczelni.
Sprawdzaj datę ukończenia studiów – zwolnienie ZUS przestaje obowiązywać, gdy student traci status studenta.
Upewnij się, że w umowie zleceniu są zapisy o zakresie obowiązków, wynagrodzeniu i czasie trwania zlecenia.
W przypadku umowy o pracę stosuj zasady Kodeksu pracy – m.in. wymiar czasu pracy, wynagrodzenie minimalne, prawo do urlopu proporcjonalnego.

A więc..

Zatrudnianie studentów na wakacje to świetny sposób na uzupełnienie braków kadrowych, ale tylko wtedy, gdy firma dobrze zna zasady rozliczeń.

Umowa zlecenie dla studenta do 26. roku życia jest najkorzystniejsza – bez składek ZUS.
Umowa o pracę zawsze generuje pełne składki.
Trzeba pamiętać o prawidłowej dokumentacji statusu studenta i ulgach podatkowych.

Warto sprawdzić te kwestie wcześniej, żeby nie narażać się na korekty i dopłaty w razie kontroli.

Jak możemy Ci pomóc?

W Chandon Waller & Partners pomagamy firmom sezonowo zatrudniającym studentów – doradzamy, jak bezpiecznie przygotować umowy, rozliczyć wynagrodzenia i skorzystać z dostępnych ulg. Dzięki temu masz pewność, że Twoje rozliczenia są zgodne z przepisami – niezależnie od tego, czy to kilka osób, czy kilkudziesięciu sezonowych pracowników.

Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy wesprzeć Twoją firmę.

Nadużywanie alkoholu a zasiłek chorobowy – co warto wiedzieć?

Nie każde zwolnienie lekarskie gwarantuje od razu wypłatę zasiłku chorobowego. Jeśli lekarz stwierdzi, że przyczyną niezdolności do pracy jest nadużywanie alkoholu, może wystawić e-ZLA z tzw. kodem C. Taka forma zwolnienia ma swoje konsekwencje finansowe – przez pierwsze 5 dni niezdolności do pracy zasiłek nie przysługuje.

Co oznacza kod C na zwolnieniu lekarskim?

Kod literowy C w elektronicznym zwolnieniu lekarskim (e-ZLA) oznacza, że niezdolność do pracy wynika z nadużywania alkoholu. Takie orzeczenie nie tylko trafia do ZUS, ale jest również widoczne dla pracodawcy – choć bez szczegółowej diagnozy.

ZUS oraz pracodawca nie wypłacają zasiłku chorobowego za pierwsze 5 dni takiego zwolnienia. Dopiero od szóstego dnia pracownik może liczyć na świadczenie.

Kto najczęściej korzysta ze zwolnień z kodem C?

Z danych ZUS za 2024 rok wynika, że:

wystawiono 9,5 tys. zwolnień z kodem C (o 45% więcej niż w 2023 r.),
75% tych zwolnień dotyczyło mężczyzn,
największy odsetek stanowiły osoby w wieku 30–49 lat, w tym szczególnie mężczyźni 40–44 lata i kobiety 30–34 lata,
najczęściej zwolnienia wystawiano na okres 1–5 dni.

Jakie choroby są związane z nadużywaniem alkoholu?

Do typowych schorzeń zgłaszanych przy nadużywaniu alkoholu należą:

zaburzenia psychiczne,
marskość wątroby,
choroby wrzodowe,
schorzenia układu krążenia i oddechowego.

Warto wiedzieć, że choć liczba takich zwolnień wzrosła względem poprzedniego roku, to w porównaniu do danych sprzed kilku lat (np. 2019 r.) ich liczba pozostaje niższa.

Więcej o zwolnieniach lekarskich tutaj na stronie biznes.gov.

Zwolnienie lekarskie a prawo do świadczeń – skonsultuj się z księgowym

Niektóre zwolnienia lekarskie mogą mieć wpływ na wypłaty zasiłków, rozliczenia z ZUS czy wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez pracodawcę. Warto monitorować oznaczenia kodowe w e-ZLA i odpowiednio je uwzględniać w dokumentacji kadrowo-płacowej.

Masz pytania o rozliczenia zasiłków, zwolnień lekarskich i składek ZUS?

Sprawdź naszą ofertę i skontaktuj się z naszym zespołem – pomożemy Ci zadbać o zgodność z przepisami i uniknąć błędów przy rozliczeniach.

Sprawdź także: Zasiłki chorobowe i L4 w 2025 roku – co warto wiedzieć?

Zwolnienie dyscyplinarne za tolerowaną praktykę? Sąd Najwyższy mówi: nie

Czy zwolnienie dyscyplinarne może być skuteczne, jeśli dotyczy zachowania, które było powszechnie tolerowane w firmie? Sąd Najwyższy w najnowszym orzeczeniu podkreślił, że pracodawca nie może stosować zwolnienia dyscyplinarnego, jeśli nie reagował na dane praktyki w miejscu pracy i sam je akceptował.

Sprawa: zwolnienie dyscyplinarne za logowanie na cudze konto

Zastępca managera sklepu pozostał po godzinach, by pomóc innym pracownikom i obsłużył klienta, logując się na konto koleżanki. Pracodawca uznał to za ciężkie naruszenie obowiązków i zdecydował się na zwolnienie dyscyplinarne.

Tymczasem sąd ustalił, że praktyka wymiany loginów była powszechna i znana przełożonym. Co więcej, działania pracownika nie naraziły mienia ani interesu firmy – wręcz przeciwnie, służyły jej sprawnemu funkcjonowaniu.

Finalnie Sąd Najwyższy odmówił rozpoznania skargi kasacyjnej pracodawcy, co oznacza, że orzeczenie korzystne dla pracownika utrzymało się w mocy.

Postanowienie SN z 26 lutego 2025 r., sygn. akt III PSK 150/24

Zwolnienie dyscyplinarne a tolerowane praktyki – konsekwencje dla pracodawców

Pracodawca, który oficjalnie czegoś zakazuje, ale w praktyce na to pozwala, nie może później wykorzystać tej sytuacji jako podstawy do zastosowania zwolnienia dyscyplinarnego. Brak konsekwencji w egzekwowaniu wewnętrznych zasad może prowadzić do:

• przegranych procesów sądowych i zasądzonych odszkodowań
• podważenia decyzji kadry kierowniczej
• osłabienia autorytetu przełożonych
• ryzyka naruszenia przepisów (np. RODO przy przekazywaniu loginów)

Jak uniknąć błędów przy zwolnieniu dyscyplinarnym?

Jeśli w firmie występują nieformalne praktyki, które odbiegają od zapisów w regulaminie pracy, warto to uporządkować:

• zaktualizować regulaminy i procedury
• przeprowadzić wewnętrzne szkolenia
• ujednolicić praktyki kadrowe
• wdrożyć kontrolę przestrzegania zasad

Skorzystaj z naszego wsparcia

Nasze biuro rachunkowe oferuje nie tylko prowadzenie księgowości, ale również pełną obsługę kadrowo-płacową. Pomagamy przedsiębiorcom uporządkować dokumentację pracowniczą i uniknąć błędów, które mogą kosztować firmę czas, pieniądze i reputację.

• opracowujemy i aktualizujemy regulaminy pracy
• doradzamy w zakresie dokumentacji kadrowej i zwolnień
• przeprowadzamy audyty kadrowe
• wspieramy przy sporach z pracownikami

Masz wątpliwości, czy Twoje procedury są zgodne z przepisami?
Skontaktuj się z nami – nasi eksperci zadbają o Twoje bezpieczeństwo kadrowe.

Księgowość dla startupów – wszystko, co musisz wiedzieć

Prowadzenie startupu to nie tylko rozwój produktu i zdobywanie klientów, ale również skuteczne zarządzanie finansami. Mimo że dla wielu założycieli kwestia księgowości może wydawać się drugorzędna, błędy w tej dziedzinie mogą prowadzić do poważnych problemów. Oto kluczowe aspekty księgowości dla startupów, które warto znać.

Czym jest startup i jakie ma potrzeby finansowe?

Startup to przedsięwzięcie, które szuka skalowalnego modelu biznesowego i działa w warunkach wysokiej niepewności. W odróżnieniu od tradycyjnych firm, startupy często operują na kapitałach zewnętrznych (fundusze venture capital, dotacje, inwestorzy prywatni) i muszą precyzyjnie zarządzać swoimi finansami, by nie stracić płynności. To właśnie tutaj kluczową rolę odgrywa odpowiednia księgowość i planowanie finansowe, które mogą pomóc uniknąć problemów już na wczesnym etapie działalności.

Wybór formy prawnej a księgowość

Pierwszą decyzją wpływającą na system księgowy startupu jest wybór formy prawnej.

Jednoosobowa działalność gospodarcza – uproszczona księgowość, niższe koszty, ale pełna odpowiedzialność majątkowa za zobowiązania.
Spółka z o.o. – najpopularniejsza forma wśród startupów; większe bezpieczeństwo dla założycieli, ale obowiązek prowadzenia pełnej księgowości.
Spółka akcyjna lub komandytowa – bardziej skomplikowane struktury, często wykorzystywane na zaawansowanym etapie rozwoju.

Jak prowadzić księgowość w startupie?

1. Samodzielnie, z księgowym na etacie czy outsourcing?

Początkujące startupy mogą prowadzić księgowość samodzielnie, ale tylko przy prostej strukturze finansowej. W praktyce najczęstszym wyborem jest:

Outsourcing księgowości – współpraca z biurem rachunkowym to popularne rozwiązanie pozwalające skupić się na działalności operacyjnej. Jako Chandon Waller & Partner, specjalizujemy się w outsourcingu księgowym i kadrowo-płacowym, oferując startupom wsparcie na każdym etapie ich działalności.
Zatrudnienie księgowego – bardziej kosztowne, ale może się opłacać w przypadku skomplikowanych operacji finansowych.

2. Narzędzia księgowe i automatyzacja

Nowoczesne startupy wykorzystują technologie do zarządzania finansami:

Chmurowe systemy księgowe (np. Comarch ERP Optima, QuickBooks, iFirma), które pozwalają na bieżący monitoring finansów.
Automatyczne systemy do fakturowania i zarządzania wydatkami.
CRM i systemy analityczne łączone z księgowością.

Kwestie podatkowe i prawne

1. Podatki w startupach

Forma opodatkowania zależy od wybranej struktury prawnej. Spółki z o.o. podlegają pod podatek CIT, a jednoosobowe działalności mogą wybierać między podatkiem liniowym, skalą podatkową czy ryczałtem.

2. Ulgi dla startupów

Startupy mogą korzystać z ulg podatkowych, np.:

Ulga IP BOX – możliwość opodatkowania zysków z własności intelektualnej preferencyjną stawką 5%.
Ulga B+R – dla firm inwestujących w badania i rozwój, pozwala obniżyć podstawę opodatkowania.
Ulga na prototyp – odliczenie części kosztów związanych z wdrożeniem nowego produktu.

3. Rozliczanie dotacji i grantów

Wielu startupowców korzysta z dotacji unijnych i krajowych. Ważne jest prawidłowe ich zaksięgowanie, bo podlegają one szczególnym zasadom podatkowym. Brak znajomości regulacji może skutkować koniecznością zwrotu środków, dlatego współpraca z doświadczonym biurem rachunkowym może uchronić startup przed niepotrzebnymi komplikacjami. Zobacz artykuł PFR

Najczęstsze błędy księgowe w startupach

1. Brak podziału finansów firmowych i prywatnych

Oddzielenie konta firmowego od prywatnego to absolutna podstawa. Nieprzestrzeganie tej zasady może prowadzić do błędnych rozliczeń i problemów podatkowych.

2. Nieprawidłowe dokumentowanie kosztów

Startupy często księgują wydatki, które nie mają związku z działalnością gospodarczą. Może to prowadzić do problemów podczas kontroli skarbowej.

3. Zaniedbywanie obowiązków podatkowych

Opóźnienia w płatnościach podatkowych mogą skutkować karami i dodatkowymi odsetkami. Warto monitorować terminy i korzystać z automatycznych przypomnień. W ramach usług Chandon Waller & Partner pomagamy startupom dbać o terminowość rozliczeń oraz zgodność z przepisami.

4. Brak regularnych analiz finansowych

Bieżące monitorowanie sytuacji finansowej pozwala uniknąć nagłych problemów z płynnością. Tworzenie raportów finansowych to nie luksus, ale konieczność. Współpraca z profesjonalnym biurem rachunkowym może pomóc startupom lepiej planować swoje wydatki i skutecznie zarządzać kapitałem.

Kluczowe wnioski

Prawidłowo prowadzona księgowość w startupie to nie tylko obowiązek prawny, ale również narzędzie do podejmowania lepszych decyzji biznesowych. Warto zainwestować w dobre narzędzia, skorzystać z profesjonalnej pomocy i dbać o regularne analizy finansowe, by uniknąć problemów i skupić się na rozwijaniu firmy. Chandon Waller & Partner oferuje kompleksowe usługi outsourcingu księgowego oraz kadrowo-płacowego, dostosowane do potrzeb startupów. Skontaktuj się z nami TUTAJ, aby dowiedzieć się, jak możemy wesprzeć rozwój Twojej firmy.

Nowe przepisy o mobbingu – rewolucja w ochronie pracowników?

Polski rynek pracy czekają istotne zmiany w zakresie przeciwdziałania mobbingowi. Rząd pracuje nad nowelizacją Kodeksu pracy, która ma na celu wzmocnienie ochrony pracowników oraz nałożenie nowych obowiązków na pracodawców. Nowe przepisy mają zrewolucjonizować sposób, w jaki firmy podchodzą do tego problemu, a także zapewnić realne narzędzia do walki z mobbingiem. Co dokładnie się zmieni i jak wpłynie to na przedsiębiorstwa?

Nowa definicja mobbingu – większa precyzja, większa odpowiedzialność

Projekt zmian w Kodeksie pracy przewiduje doprecyzowanie definicji mobbingu, aby eliminować nieścisłości interpretacyjne. Nowe przepisy podkreślą, że mobbing to uporczywe nękanie pracownika, eliminując tym samym możliwość kwalifikowania pojedynczych incydentów jako mobbingu. Kluczową zmianą będzie także wprowadzenie zasady, że do mobbingu może dojść nawet wtedy, gdy działania mobbera nie doprowadziły jeszcze do negatywnych skutków, ale ich ryzyko było realne.

Nowe obowiązki pracodawców – koniec z biernym podejściem

Zgodnie z projektowanymi zmianami, pracodawcy będą zobowiązani do aktywnego przeciwdziałania mobbingowi w swoich firmach. W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia konkretnych mechanizmów prewencyjnych, takich jak:

Określenie procedur przeciwdziałania mobbingowi w regulaminie pracy lub innych wewnętrznych dokumentach,
Organizowanie szkoleń dla pracowników oraz kadry zarządzającej w zakresie identyfikacji i zapobiegania mobbingowi,
Powołanie specjalnych komisji antymobbingowych oraz wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przyjmowanie skarg.

Co więcej, firmy, które nie wdrożą odpowiednich procedur, będą mogły ponieść odpowiedzialność prawną za brak działań prewencyjnych. To oznacza koniec biernego podejścia do problemu – pracodawcy nie będą mogli ignorować sygnałów o mobbingu.

Zadośćuczynienie – większe kary dla firm tolerujących mobbing

Nowe przepisy przewidują także podwyższenie minimalnego progu zadośćuczynienia dla ofiar mobbingu. Według projektu, osoby, które doświadczyły mobbingu, będą mogły ubiegać się o odszkodowanie w wysokości co najmniej sześciu miesięcznych wynagrodzeń. To znacząca zmiana, która ma na celu nie tylko rekompensowanie strat psychicznych i zawodowych, ale także zniechęcenie pracodawców do tolerowania niewłaściwych praktyk.

Ciężar dowodu po stronie pracodawcy

Jednym z najważniejszych elementów nowelizacji jest przeniesienie ciężaru dowodu w sprawach o mobbing na pracodawcę. Do tej pory to ofiara musiała udowodnić, że była mobbingowana, co często było trudne ze względu na brak jednoznacznych dowodów. Po zmianach to firma będzie musiała udowodnić, że w jej strukturach nie dochodziło do mobbingu. To fundamentalna zmiana, która znacznie zwiększa szanse pracowników na skuteczną obronę swoich praw.

Co to oznacza dla pracodawców?

Wprowadzenie nowych przepisów sprawi, że pracodawcy będą musieli jeszcze dokładniej kontrolować sytuację w swoich firmach. Nie wystarczy już twierdzenie, że mobbing nie występuje – konieczne będą dowody na aktywne przeciwdziałanie To oznacza:

Zwiększenie wydatków na szkolenia i wdrażanie procedur,
Wzmocnienie roli działów HR w monitorowaniu sytuacji pracowników,
Możliwość większej liczby postępowań sądowych w przypadkach nieprzestrzegania zasad przeciwdziałania mobbingowi.

Czy przepisy już obowiązują?

Obecnie, na dzień 20 lutego 2025 roku, projekt nowelizacji Kodeksu pracy dotyczący mobbingu jest w fazie konsultacji publicznych i uzgodnień międzyresortowych. Zmiany te zostały opublikowane na stronach Rządowego Centrum Legislacji 20 stycznia 2025 roku. Planowane jest przyjęcie nowelizacji przez rząd w trzecim kwartale 2025 roku. Oznacza to, że proponowane przepisy nie weszły jeszcze w życie. Więcej informacji możecie przeczytać tutaj.

Współpraca z biurem rachunkowym w zakresie kadr i płac

Aby skutecznie zarządzać nowymi obowiązkami i uniknąć ryzyka związanego z nieprzestrzeganiem przepisów o mobbingu, warto skorzystać ze wsparcia specjalistów. Współpraca z biurem rachunkowym w zakresie kadr i płac może pomóc w skutecznym wdrożeniu procedur antymobbingowych, prawidłowym prowadzeniu dokumentacji oraz rozwiązywaniu potencjalnych problemów w firmie. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwoju biznesu, minimalizując ryzyko prawne i finansowe.

Podsumowanie – nadchodzi nowa era walki z mobbingiem

Nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie mobbingu to krok w stronę realnej ochrony pracowników. Pracodawcy nie będą mogli już ignorować problemu, a ofiary mobbingu dostaną potężne narzędzie do walki o swoje prawa. Zmiany te, choć wymagające dla firm, mogą przyczynić się do tworzenia zdrowszego i bardziej profesjonalnego środowiska pracy.

Nie ulega wątpliwości, że nowe przepisy wywołają duże poruszenie w świecie biznesu. Pytanie brzmi – czy pracodawcy są na nie gotowi?

Masz pytania? Skontaktuj się z nami tutaj.

Nowy obowiązek pracodawcy – sprawdź dokumentację przed końcem 2024 roku, aby uniknąć kary

Obowiązek pracodawcy wynikający z nowelizacji Kodeksu pracy wprowadzonej w 2023 roku wciąż bywa zaniedbywany. Brak realizacji tego obowiązku może narazić firmę na karę nawet do 30 000 zł. Grudzień 2024 to doskonały moment na weryfikację dokumentacji pracowniczej, aby uniknąć ryzyka i spełnić wymagania prawne.

Na czym polega obowiązek pracodawcy?

Nowelizacja Kodeksu pracy rozszerzyła obowiązki informacyjne pracodawców wobec pracowników. Zgodnie z art. 29 § 3, pracodawcy muszą nie tylko przekazać informacje o warunkach zatrudnienia na początku współpracy, ale także aktualizować je w przypadku jakichkolwiek zmian. Obowiązek ten obejmuje między innymi:

wymiar urlopu wypoczynkowego,
długość okresu wypowiedzenia.

Brak aktualizacji tych informacji w odpowiednim czasie oznacza naruszenie przepisów, co może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych.

Obowiązek dotyczący urlopu – co musisz wiedzieć?

Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy i wynosi:

20 dni – dla pracowników zatrudnionych krócej niż 10 lat,
26 dni – dla pracowników z co najmniej 10-letnim stażem.

Jednak do stażu pracy wliczane są także okresy nauki. Przykładowo:

ukończenie szkoły średniej ogólnokształcącej dodaje 4 lata,
ukończenie studiów wyższych – 8 lat.

Pracodawca ma obowiązek monitorować zmiany w uprawnieniach pracownika i aktualizować jego dokumentację, jeśli zmieni się wymiar urlopu.

Obowiązek związany z okresem wypowiedzenia

Drugim kluczowym elementem jest długość okresu wypowiedzenia, który zmienia się wraz ze stażem pracy u danego pracodawcy:

2 tygodnie – dla zatrudnienia krótszego niż 6 miesięcy,
1 miesiąc – dla zatrudnienia wynoszącego co najmniej 6 miesięcy,
3 miesiące – dla zatrudnienia wynoszącego co najmniej 3 lata.

Pracodawca ma obowiązek aktualizować tę informację na bieżąco, aby była zgodna z aktualnym stażem pracy pracownika

Dlaczego warto zadbać o ten obowiązek przed końcem roku?

Koniec roku to moment podsumowań i przygotowań do nadchodzących wyzwań. To również dobry czas, aby upewnić się, że wszystkie obowiązki związane z dokumentacją pracowniczą zostały spełnione. Zaniedbanie tego obowiązku może skutkować:

karami finansowymi,
pogorszeniem relacji z pracownikami,
problemami podczas kontroli inspekcji pracy.

Aby uniknąć kar i problemów, zaleca się:

Regularne przeglądanie dokumentacji kadrowej.
Sprawdzanie, czy dane dotyczące wymiaru urlopu i okresu wypowiedzenia są aktualne.
Aktualizowanie informacji, jeśli zaszły zmiany w prawach pracownika.

Nie zaniedbuj kluczowego obowiązku pracodawcy przed końcem 2024 roku. Zaktualizowanie informacji o warunkach zatrudnienia to nie tylko wymóg prawny, ale także sposób na uniknięcie wysokich kar i utrzymanie porządku w dokumentacji pracowniczej. Sprawdź swoje działania już teraz i wejdź w 2025 rok z czystym sumieniem! Skontaktuj się z nami już dziś.

Zmiany wynikają z nowelizacji Kodeksu pracy – art. 29, art. 36, art. 154 ustawy z 26 czerwca 1974 roku (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465). – więcej informacji na stronie informacyjnej.

Zmiany dotyczące przedsiębiorców od 1 lipca 2024

Za nami już połowa roku, gratulujemy wszystkim, że dotarli do tego miejsca. W grze zwanej prowadzeniem firmy przygotowano dla nas kolejną serię wyzwań, wdrażając kolejne zmiany w przepisach. Drugi etap 2024 roku już trwa. Jakie są nowe zasady i co się zmieni? (więcej…)

Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego – skutki dla pracodawców

1 lipca 2023 odwołano w Polsce stan zagrożenia epidemicznego. Oznacza to zmiany (lub powrót do wcześniejszych przepisów) zarówno z perspektywy pracodawców, jak i pracowników. Poniżej opisujemy najważniejsze z nich.

Wstępne badania lekarskie

Jeśli w czasie stanu epidemii lub zagrożenia stanu epidemicznego zatrudniałeś/aś pracownika na stanowisku innym niż administracyjno-biurowe, nie podlegał on wstępnym badaniom w dwóch przypadkach:

gdy pracował wcześniej u Ciebie na tym samym stanowisku lub w tych samych warunkach, a następnie był przyjęty ponownie w ciągu 180 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy;
gdy pracował u innego pracodawcy, ale na tym samym stanowisku, a Ty zatrudniłeś/aś go przed upływem 180 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy. Pracownik miał aktualne badania lekarskie, w których lekarz orzekł brak przeciwwskazań do pracy w tych warunkach.

(Nie dotyczyło to pracowników wykonujących prace szczególnie niebezpieczne.)

Od 1 lipca Twoi pracownicy zwolnieni wówczas z obowiązku poddania się badaniom wstępnym nie muszą ich przechodzić.

Pamiętaj jednak, że istnieje konieczność powtórzenia badania, gdy zaszły obie z poniższych okoliczności:

orzeczenie wydał inny lekarz niż lekarz medycyny pracy,
upłynęło 180 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego.

Badania okresowe

W czasie trwania stanu epidemii a następnie stanu zagrożenia epidemicznego, nie miałeś/aś obowiązku kierowania pracowników na badania okresowe.

Od 1 lipca ten obowiązek powraca – Twoi pracownicy przed upływem 180 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego powinni poddać się takim badaniom. Rekomendujemy, żeby jak najszybciej wydać pracownikom skierowania na takie badanie.

Szkolenia wstępne BHP

W związku z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego, nie można już przeprowadzać wstępnych szkoleń BHP za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Szkolenia okresowe BHP

Powraca obowiązek wykonywania okresowych szkoleń BHP. Skieruj swoich pracowników na szkolenia BHP tak, aby odbyli je przed upływem 60 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego (stan na dzień 4.07.2023. Jest jednak nadzieja na przedłużenie terminu przeprowadzenia szkoleń okresowych BHP z 60 dni do 180 dni, w ramach ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o świadczeniu wspierającym z art. 56, ale jeszcze nie została ona uchwalona).

Rozwiązanie umowy o pracę – obniżenie świadczeń

Do 30 czerwca 2023 Twoja firma miała prawo wypłacić pracownikowi niższe świadczenia w związku z rozwiązaniem UoP (dotyczyło to wysokości odprawy, odszkodowania itd.). Stawka mogła zostać obniżona do 10-krotności minimalnego wynagrodzenia o pracę. Od 1 lipca 2023 wysokość tych świadczeń nie ulega już obniżeniu.

Zaległy urlop wypoczynkowy

Ustawa covidowa umożliwiała wysyłanie pracowników na zaległy urlop wypoczynkowy w wymiarze 30 dni. Od 1 lipca 2023 – za wyjątkiem okresu wypowiedzenia – to pracownik decyduje o tym, jak rozdysponować swój urlop.

Dwukrotne nieodebranie pisma

14 lipca 2023 traci ważność szczególne rozwiązanie w sprawie doręczeń, stosowane w prawie pracy. Wprowadzono je w kwietniu 2020 i polegało na tym, że jeśli pracownik dwukrotnie nie odebrał pisma poleconego (np. wypowiedzenia UoP), nie można było uznać pisma za doręczone.

Obecnie dwukrotne nieodebranie pisma przez pracownika nie ma już dla Ciebie jako pracodawcy żadnych skutków w świetle prawa pracy.

O podatkowych skutkach odwołania stanu zagrożenia epidemicznego piszemy TUTAJ.