Pożyczka od wspólnika dla spółki z o.o. w 2026 r. – zasady, podatki i pułapki

Twoja spółka potrzebuje pieniędzy szybciej, niż bank wyda decyzję o kredycie? Najprostszym rozwiązaniem może być pożyczka od wspólnika. Trzeba jednak dopilnować kilku formalności. Błąd w podpisach może sprawić, że umowa będzie nieważna. Źle ustalone odsetki mogą z kolei oznaczać dodatkowy podatek. Wyjaśniamy, jak tego uniknąć.

 

Czy pożyczka od wspólnika jest legalna?

Tak. Spółka z o.o. i wspólnik to dwa odrębne podmioty. Mogą więc zawrzeć zwykłą umowę pożyczki z Kodeksu cywilnego. Przepisy nie ograniczają kwoty takiej pożyczki.

Pożyczka nie zmienia udziałów wspólników i nie wymaga wpisu do KRS. Spółka może też oddać pieniądze bez obniżania kapitału zakładowego.

Forma umowy pożyczki od wspólnika

Jeśli pożyczka przekracza 1000 zł, umowa musi mieć co najmniej formę dokumentową. Wystarczy np. e-mail lub skan podpisanej umowy. Bezpieczniej jednak spisać umowę na papierze i ją podpisać.

Nie poprzestawaj na samym przelewie z tytułem „zasilenie konta”. Po czasie trudno będzie udowodnić, że to była pożyczka, a nie dopłata czy darowizna. Urząd skarbowy może wtedy uznać wpłatę za przychód spółki.

Pieniądze przekaż przelewem. W tytule wpisz numer i datę umowy.

Kto podpisuje umowę pożyczki od wspólnika?

To najczęstsze źródło błędów. Wszystko zależy od tego, czy wspólnik jest członkiem zarządu.

Wspólnik nie jest w zarządzie – umowę w imieniu spółki podpisuje zarząd na zwykłych zasadach.

Wspólnik jest w zarządzie – nie może podpisać umowy sam ze sobą. Spółkę reprezentuje wtedy rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą wspólników (art. 210 § 1 KSH). Bez tego umowa jest nieważna. Na pełnomocnika najlepiej wybrać osobę spoza zarządu, np. innego wspólnika.

Jedyny wspólnik jest jedynym członkiem zarządu – umowę trzeba zawrzeć u notariusza, w formie aktu notarialnego (art. 210 § 2 KSH). Ta zasada dotyczy każdej kwoty.

Kiedy potrzebujesz zgody wspólników?

Sprawdź dwie sytuacje:

• pożyczka od członka zarządu. Prawnicy spierają się, czy art. 15 KSH wymaga wtedy zgody wspólników. Dla bezpieczeństwa podejmij taką uchwałę. Możesz to zrobić nawet do dwóch miesięcy po podpisaniu umowy,
• pożyczka wyższa niż dwukrotność kapitału zakładowego. Wtedy art. 230 KSH wymaga uchwały wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Przy kapitale 5000 zł uchwała jest potrzebna już przy pożyczce powyżej 10 000 zł. Dlatego zanim podpiszesz umowę, sprawdź umowę spółki.

Co powinna zawierać umowa pożyczki od wspólnika?

W umowie wpisz:

• Dane stron i informację, kto reprezentuje spółkę.
• Kwotę oraz termin i sposób wypłaty.
• Oprocentowanie i terminy płatności odsetek.
• Harmonogram spłaty lub datę zwrotu.
• Zasady wcześniejszej spłaty.
• Oświadczenie, że pożyczkodawca jest wspólnikiem spółki.

Jeśli nie wpiszesz terminu zwrotu, spółka musi oddać pieniądze w ciągu sześciu tygodni od wypowiedzenia umowy. Lepiej ustalić konkretny harmonogram.

Oprocentowanie pożyczki od wspólnika

Ile może wynosić?

Oprocentowanie nie może przekroczyć odsetek maksymalnych. Od 5 marca 2026 r. wynoszą one 14,5% w skali roku. Ta wysokość zależy od stóp NBP, więc przed podpisaniem umowy sprawdź aktualną stawkę.

Czy pożyczka może być bez odsetek?

Może, ale to się zwykle nie opłaca. Według urzędów skarbowych spółka dostaje wtedy darmową korzyść. Musi więc wykazać przychód w wysokości odsetek rynkowych i zapłacić od niego CIT.

Gdy ustalisz rynkowe odsetki, spółka zaliczy je do kosztów podatkowych. To zwykle korzystniejsze rozwiązanie. Wyjątkiem są spółki na estońskim CIT (o tym niżej).

Bezpieczna przystań (safe harbour) w 2026 r.

Wspólnik z co najmniej 25% udziałów jest podmiotem powiązanym ze spółką. Odsetki między takimi podmiotami muszą być rynkowe. Najprościej to zapewnić, korzystając z tzw. bezpiecznej przystani.

Bezpieczna przystań to oprocentowanie ustalone według wzoru Ministerstwa Finansów. Jeśli z niej skorzystasz, urząd nie zakwestionuje odsetek. W 2026 r. warunki są takie:

• Odsetki to stopa bazowa (dla złotych: WIBOR 3M, WIRON 3M lub nowy wskaźnik POLSTR 3M) plus marża.
• Marża dla spółki, która pożycza pieniądze, wynosi maksymalnie 2,6 punktu procentowego.
• Umowę zawierasz na maksymalnie 5 lat.
• Umowa nie przewiduje dodatkowych opłat, np. prowizji.
• Suma pożyczek z podmiotami powiązanymi w danym roku nie przekracza 20 mln zł.

Przykład: przy WIBOR 3M na poziomie ok. 3,85% spółka może zapłacić maksymalnie ok. 6,45% w skali roku.

Dokumentację cen transferowych przygotowujesz dopiero przy pożyczkach powyżej 10 mln zł rocznie. Większości małych i średnich firm ten obowiązek nie dotyczy.

Podatki od pożyczki od wspólnika

CIT po stronie spółki

Otrzymana pożyczka nie jest przychodem spółki, a jej spłata nie jest kosztem. Kosztem są tylko odsetki i dopiero wtedy, gdy spółka je zapłaci.

Duże firmy muszą pamiętać o limicie kosztów finansowania. Spółka może zaliczyć do kosztów odsetki do wyższej z dwóch kwot: 3 mln zł albo 30% tzw. podatkowej EBITDA. Limit obejmuje wszystkie koszty finansowania, także kredyty bankowe.

PIT po stronie wspólnika

Wspólnik nie płaci podatku od samej pożyczki ani od jej zwrotu. Płaci tylko od odsetek: 19% zryczałtowanego PIT.

Podatek pobiera spółka przy każdej wypłacie odsetek. Wspólnik dostaje kwotę po potrąceniu podatku. Po zakończeniu roku spółka wykazuje pobrany podatek w deklaracji PIT-8AR.

PCC i VAT

Pożyczka od wspólnika dla spółki z o.o. jest zwolniona z podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC). Spółka nie składa deklaracji PCC-3.

Zwolnienie działa tylko wtedy, gdy pożyczki udziela wspólnik. Jeśli pieniądze pożycza np. jego współmałżonek, który nie jest wspólnikiem, spółka zapłaci 0,5% PCC.

Pożyczka od wspólnika, który jest osobą prywatną, nie podlega VAT. Jeśli wspólnik jest podatnikiem VAT, pożyczka jest zwolniona z VAT.

Pożyczka od wspólnika a estoński CIT

W spółce na estońskim CIT zasady są inne. Odsetki wypłacane wspólnikowi to tzw. ukryty zysk. Spółka płaci od nich podatek. Potwierdził to m.in. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 9 października 2024 r. (sygn. II FSK 797/24).

Sam zwrot pożyczki nie powoduje podatku. Pożyczka bez odsetek też nie powoduje podatku. Tak uznał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 2 września 2026 r.

Co z tego wynika? W estońskim CIT pożyczka bez odsetek może być korzystniejsza niż oprocentowana. Przed podpisaniem umowy przelicz oba warianty.

Uwaga na upadłość spółki

Jeśli sąd ogłosi upadłość spółki w ciągu dwóch lat od zawarcia umowy, pożyczka staje się wkładem do spółki (art. 14 § 3 KSH). Wspólnik nie odzyska wtedy pieniędzy tak jak inni wierzyciele.

Dlatego dobrze się zastanów, zanim pożyczysz pieniądze spółce w poważnych kłopotach finansowych.

Pożyczka, dopłaty czy podwyższenie kapitału?

Pożyczka od wspólnika to szybki i tani sposób na sfinansowanie spółki. Pilnuj trzech rzeczy: prawidłowych podpisów, rynkowych odsetek i zasad estońskiego CIT, jeśli z niego korzystasz.

Jeśli potrzebujesz specjalistów ds. księgowości spółek, jesteśmy tu dla Ciebie. W Chandon Waller & Partners stawiamy na indywidualne rozwiązania i wysoką jakość.

Skontaktuj się z nami: zadzwoń: 12 307 37 57  lub napisz: office@chandonwaller.pl.

Wirtualne biuro Kraków – jak działa, ile kosztuje i jak wybrać dobre?

Wirtualne biuro to sposób na profesjonalny adres firmy bez wynajmowania lokalu. Zyskujesz adres do rejestracji, ktoś odbiera za Ciebie korespondencję, a Twój domowy adres nie trafia do publicznych rejestrów. W tym poradniku wyjaśniamy, jak to działa w praktyce, na co uważać przy VAT i jak wybrać usługę, która nie przysporzy Ci kłopotów w urzędzie.

 

Czym jest wirtualne biuro w Krakowie?

Wirtualne biuro to usługa, w której wynajmujesz adres firmy oraz obsługę biurową, a nie fizyczne biurko. Firma pracuje tam, gdzie Ty; w domu, w podróży albo u klienta. Pod wskazanym adresem działa natomiast realne biuro, które przyjmuje Twoje listy i przesyłki.

Nazwa bywa myląca, bo „wirtualny” jest tylko sposób korzystania z usługi. Sam adres, recepcja i ludzie, którzy obsługują Twoją korespondencję, są jak najbardziej prawdziwi.
To ma znaczenie dla urzędów oraz kontrahentów.

 

Dla kogo jest wirtualne biuro?

Z wirtualnego biura korzystają zarówno osoby startujące z biznesem, jak i doświadczone firmy. Najczęściej są to:

• Freelancerzy i jednoosobowe działalności, które pracują z domu.
• Osoby wynajmujące mieszkanie, gdy właściciel nie zgadza się na rejestrację firmy pod jego adresem.
• Startupy i spółki, które wolą inwestować w rozwój niż w czynsz.
• Przedsiębiorcy mieszkający za granicą, którzy potrzebują polskiego adresu firmy.
• Firmy spoza Krakowa, które chcą być obecne na krakowskim rynku.

 

Co zyskujesz, wybierając wirtualne biuro w Krakowie?

Prywatność. Adres firmy z CEIDG lub KRS jest publicznie dostępny. Gdy rejestrujesz działalność w domu, Twój adres zamieszkania może znaleźć każdy klient, konkurent czy przypadkowa osoba.

Wizerunek. Adres w biurowcu w dużym mieście buduje zaufanie na fakturze, w stopce maila i na stronie internetowej. To szczegół, który kontrahenci naprawdę zauważają.

Niższe koszty. Nie płacisz czynszu, mediów, sprzątania ani wyposażenia biura. Zaoszczędzone pieniądze możesz przeznaczyć na marketing, sprzęt albo zespół.

Spokój z korespondencją. Nie musisz czekać na kuriera ani biegać na pocztę z awizo. Dostajesz powiadomienie, a w wybranych pakietach także skan dokumentu.

Elastyczność. Możesz się przeprowadzić, wyjechać na kilka miesięcy albo pracować zdalnie z innego miasta. Adres firmy się nie zmienia, więc nie aktualizujesz umów, faktur ani wpisów w rejestrach.

 

Wirtualne biuro a rejestracja firmy i VAT – o czym pamiętać?

Przepisy nie zabraniają rejestrowania firmy pod adresem wirtualnego biura. Ministerstwo Finansów podkreślało, że samo wskazanie takiego adresu nie jest podstawą do odmowy rejestracji jako podatnik VAT. Urząd skarbowy ma jednak obowiązek zweryfikować dane firmy przed rejestracją.

W praktyce urzędy przyglądają się adresom uważniej, gdy pod jednym miejscem zarejestrowane są setki podmiotów bez realnej obsługi. Dlatego liczy się nie tylko adres, ale też to, kto za nim stoi. Wybieraj usługodawcę z prawdziwym biurem, personelem i jasną umową.

Kilka zasad, które warto znać przed rejestracją:

• JDG: adres wirtualnego biura możesz wskazać w CEIDG jako adres wykonywania działalności i do korespondencji. Właściwy urząd skarbowy dla PIT i VAT ustala się jednak według miejsca zamieszkania.
• Spółki: adres wirtualnego biura może być adresem siedziby w KRS. Wówczas właściwość urzędu skarbowego zależy od siedziby spółki.
• Umowa: zachowaj umowę o świadczenie usługi wirtualnego biura. Urząd może poprosić o nią przy rejestracji VAT lub podczas kontroli.
• Dostępność: zadbaj, by pod adresem ktoś faktycznie odbierał pisma. Nieodebrana korespondencja urzędowa może oznaczać przegapione terminy.

Jeśli zakładasz nową firmę, warto połączyć wybór adresu z wyborem księgowości. Spójne dane w rejestrach, zgłoszeniu VAT-R i umowach ułatwiają całą procedurę.

 

Wirtualne biuro a e-Doręczenia w 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia są podstawowym kanałem, którym urzędy wysyłają pisma do firm. Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 2025 r. musieli założyć adres do e-Doręczeń do 30 września 2026 r.

Czy to znaczy, że wirtualne biuro przestało być potrzebne? Nie. Papierowe listy nadal wysyłają kontrahenci, banki, firmy windykacyjne czy kancelarie, a adres firmy wciąż musi być wpisany w rejestrach.

Pamiętaj tylko, że skrzynkę do e-Doręczeń obsługujesz sam lub osoba, którą do tego upoważnisz. Pismo nieodebrane w ciągu 14 dni uznaje się za doręczone, więc ustal w firmie, kto i jak często ją sprawdza.

 

Ile kosztuje wirtualne biuro w Krakowie?

Cena zależy od zakresu usług. Najtańsze pakiety obejmują sam adres korespondencyjny, droższe – także adres do rejestracji, skanowanie i przechowywanie dokumentów. Tak wyglądają pakiety w Chandon Waller & Partners:

Pakiet	Cena netto / mies.	Dla kogo	Co zawiera
Korespondencja	79 zł	Masz już adres rejestrowy, potrzebujesz adresu do listów	Adres korespondencyjny, nielimitowany odbiór przesyłek, powiadomienie e-mail tego samego dnia
Wirtualny Adres (najczęściej wybierany)	119 zł	Rejestrujesz JDG, spółkę, fundację lub stowarzyszenie	Wszystko z pakietu Korespondencja + adres do rejestracji firmy + skanowanie 20 stron miesięcznie
Wirtualny Adres +	219 zł	Dostajesz dużo dokumentów lub często wyjeżdżasz	Wszystko z pakietu Wirtualny Adres + skanowanie do 100 dokumentów, przesyłanie poczty pod wskazany adres (5 zł + opłata pocztowa), przechowywanie dokumentów do roku

Wydatki na wirtualne biuro co do zasady mogą być kosztem uzyskania przychodu, jeśli służą prowadzonej działalności. Jak zawsze w podatkach, liczy się jednak Twoja konkretna sytuacja – w razie wątpliwości zapytaj księgową.

Aktualne ceny i szczegóły znajdziesz na stronie: oferta wirtualnego biura w Krakowie.

 

Wirtualne biuro Kraków w Chandon Waller & Partners

Nasze wirtualne biuro mieści się w biurowcu przy ul. Wadowickiej 6 w Krakowie. To nie tylko adres – pracuje tu na co dzień zespół biura rachunkowego, który odbiera Twoją korespondencję i informuje Cię o niej jeszcze tego samego dnia.

Co nas wyróżnia:

• Realne biuro i ludzie na miejscu, a nie anonimowa skrytka.
• Wsparcie przy rejestracji do VAT.
• Możliwość wynajęcia sali spotkań dla 4 osób lub sali szkoleniowej do 50 osób.
• Usługi dodatkowe, m.in. dedykowany numer telefonu, prowadzenie kalendarza spotkań i organizacja wyjazdów służbowych.
• Księgowość, kadry i płace oraz doradztwo podatkowe pod tym samym adresem.

Zakładasz firmę od zera? Pomożemy Ci także w zakładaniu spółki i poprowadzimy księgowość dla JDG.

 

Chcesz mieć adres firmy w Krakowie już w tym miesiącu? Sprawdź ofertę wirtualnego biura w Krakowie, zadzwoń pod numer 12 307 37 57  lub napisz na office@chandonwaller.pl. Pomożemy Ci dobrać pakiet i przeprowadzimy Cię przez formalności.

Koszty pracodawcy 2027: 4950 zł to dopiero początek. Co jeszcze podrożeje w Twojej firmie?

Od 1 stycznia 2027 r. płaca minimalna wyniesie 4950 zł brutto. Większość firm liczy tylko tę jedną zmianę. Tymczasem koszty pracodawcy 2027 rosną także tam, gdzie mało kto zagląda: w dodatkach, potrąceniach, odprawach i składkach samego właściciela. Sprawdź, które kwoty zmienią się automatycznie i jak przygotować na to budżet.

Wyliczenie pensji netto i tło decyzji rządu opisaliśmy w artykule Płaca minimalna 2027 – ile wynosi i co oznacza dla firm. Tutaj skupiamy się na skutkach, które nie widać na pierwszy rzut oka.

Ile wyniosą koszty pracodawcy 2027 przy płacy minimalnej?

Podstawą jest rozporządzenie Rady Ministrów z 14 września 2026 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 1213). Od 1 stycznia 2027 r. płaca minimalna wyniesie 4950 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa 32,30 zł brutto. To o 144 zł więcej niż obecnie.

Do pensji brutto pracodawca dolicza własne składki: emerytalną, rentową, wypadkową oraz wpłaty na Fundusz Pracy i FGŚP. Oto jak zmienia się pełny miesięczny koszt jednego etatu:

Założenia: składka wypadkowa 1,67%, koszty uzyskania przychodu 250 zł, złożony PIT-2, bez PPK i bez ulg podatkowych.

Różnica to 173,49 zł miesięcznie, czyli około 2082 zł rocznie na każdy etat. Jeśli pracownik oszczędza w PPK, dochodzi do tego co najmniej 1,5% wpłaty podstawowej pracodawcy.

W skali kraju podwyżka obejmie około 1,58 mln osób. Według szacunków dla sektora MŚP oznacza to niemal 3 mld zł dodatkowych kosztów.

Co wlicza się do płacy minimalnej, a co nie?

To częste źródło błędów na liście płac. Minimalne wynagrodzenie to łączna kwota składników płacy za pełny etat, a nie tylko pensja zasadnicza. Ustawa wyłącza jednak z tej sumy kilka pozycji:

• Nagrodę jubileuszową.
• Odprawę emerytalną lub rentową.
• Wynagrodzenie za nadgodziny.
• Dodatek za pracę w nocy.
• Dodatek za staż pracy.
• Dodatek za szczególne warunki pracy (wyłączony od 2024 r.).

Pracownik na niepełnym etacie powinien dostać co najmniej odpowiednią część płacy minimalnej. Jeśli w danym miesiącu wynagrodzenie wypadnie niżej, pracodawca wypłaca wyrównanie.

Czy zasady liczenia zmienią się w 2027 r.? Rozporządzenie na 2027 r. wydano na podstawie dotychczasowej ustawy z 2002 r.

Rządowy projekt nowej ustawy, która miała zrównać płacę minimalną z wynagrodzeniem zasadniczym, miał wejść w życie od 2026 r. Prace nad nim jednak spowolniono. Na dziś obowiązują więc obecne zasady, a ewentualne zmiany będziemy śledzić na bieżąco.

7 kwot, które wzrosną razem z najniższą krajową

Płaca minimalna działa jak punkt odniesienia dla wielu innych przepisów. Gdy rośnie, te kwoty zmieniają się same, bez osobnej ustawy.

1. Dodatek za pracę w nocy

Dodatek nocny to 20% stawki godzinowej wyliczonej z płacy minimalnej. Stawka zależy od liczby godzin pracy w danym miesiącu. W 2027 r. wyniesie od około 5,63 zł (miesiące po 176 godzin) do około 6,88 zł za godzinę (maj, 144 godziny).

Jeśli Twój zespół pracuje na zmiany, przelicz budżet na dodatki osobno dla każdego miesiąca.

2. Wynagrodzenie za przestój

Gdy pracownik jest gotów do pracy, ale nie może jej wykonywać z przyczyn leżących po stronie firmy, przysługuje mu wynagrodzenie przestojowe. Wynosi ono 60% wynagrodzenia, ale nie mniej niż płaca minimalna. Przy pełnym etacie dolna granica w 2027 r. to 4950 zł brutto.

3. Kwoty wolne od potrąceń

Przy zajęciach komorniczych i innych potrąceniach obowiązkowych pracownik musi zachować część pensji. Ta część jest liczona od płacy minimalnej netto. Dla pełnego etatu, przy standardowych założeniach, w 2027 r. wyniesie:

Przy alimentach kwoty wolnej nie ma, obowiązuje tylko limit potrącenia. U uczestników PPK i osób z ulgą dla młodych kwoty wolne są inne. Warto sprawdzić, czy system płacowy przeliczy je automatycznie od stycznia.

4. Odprawa przy zwolnieniu z przyczyn niedotyczących pracownika

W firmach zatrudniających co najmniej 20 osób odprawa przy takim zwolnieniu nie może przekroczyć 15-krotności płacy minimalnej. W 2027 r. górny limit wzrośnie do 74 250 zł.

5. Preferencyjny ZUS dla nowych firm

To zmiana dla młodych przedsiębiorców. Na preferencyjnym ZUS podstawa składek wynosi 30% płacy minimalnej. W 2027 r. wzrośnie z 1441,80 zł do 1485 zł.

Składki społeczne z chorobowym wyniosą 469,85 zł miesięcznie, czyli o 13,67 zł więcej niż w 2026 r. Rocznie to dodatkowe 164,04 zł.

6. Limit działalności nierejestrowanej

Limit przychodu w działalności nierejestrowanej to 225% płacy minimalnej w kwartale. W 2027 r. wyniesie 11 137,50 zł, czyli o 324 zł więcej niż obecnie. Po przekroczeniu limitu masz 7 dni na rejestrację firmy w CEIDG.

7. Mandaty i grzywny skarbowe

Od płacy minimalnej zależą też sankcje za błędy podatkowe. Maksymalny mandat karny skarbowy to pięciokrotność płacy minimalnej, czyli w 2027 r. 24 750 zł. Grzywna sądowa za wykroczenie skarbowe wyniesie od 495 zł do 99 000 zł.

Umowy zlecenia: stawka 32,30 zł za godzinę

Minimalna stawka godzinowa dotyczy umów zlecenia i umów o świadczenie usług. Obejmuje też osoby prowadzące jednoosobową działalność bez pracowników, które osobiście wykonują zlecenia.

Na co zwrócić uwagę przed styczniem:

• Przy wynagrodzeniu ryczałtowym podziel kwotę przez faktyczną liczbę godzin. Wynik nie może być niższy niż 32,30 zł.
• Dla zleceniobiorcy pracującego 120 godzin w miesiącu minimum to 3876 zł brutto.
• Ustal w umowie sposób potwierdzania liczby przepracowanych godzin.

 

Checklista: jak przygotować koszty pracodawcy 2027

Na przygotowania zostały niecałe trzy miesiące. Oto co warto zrobić w listopadzie i grudniu:

1. Przelicz budżet płacowy na 2027 r. według pełnego kosztu etatu, a nie tylko kwoty brutto.
2. Sprawdź, czy system kadrowo-płacowy zaktualizuje kwoty wolne od potrąceń, dodatek nocny i wynagrodzenie przestojowe.
3. Przejrzyj umowy zlecenia, zwłaszcza te z ryczałtem miesięcznym.
4. Zweryfikuj wynagrodzenia osób na niepełnym etacie oraz pracujących w systemie prowizyjnym lub akordowym.
5. Oceń, czy podwyżka nie spłaszczy różnic między stanowiskami.
6. Ustal z kadrami, jak udokumentować zmianę wynagrodzenia, na przykład porozumieniem zmieniającym.
7. Jeśli prowadzisz firmę na preferencyjnym ZUS, uwzględnij wyższe składki w swoich kosztach.

Podsumowanie

Płaca minimalna 2027 to 4950 zł brutto, ale pełny koszt etatu to prawie 5964 zł. Razem z nią rosną dodatek nocny, wynagrodzenie za przestój, kwoty wolne od potrąceń, limity odpraw i składki na preferencyjnym ZUS. Firmy, które uwzględnią to w budżecie już teraz, unikną korekt i nerwów w styczniu.

Chcesz wiedzieć, ile realnie wzrosną koszty płacowe w Twojej firmie? Skontaktuj się z działem Kadr i Płac Chandon Waller & Partners. Przejrzymy Twoje umowy, ustawienia płacowe i budżet na 2027 rok, zanim zrobi to styczniowa lista płac.

👉 chandonwaller.pl

CIT 22% od 2027 roku. Kogo obejmie nowa, wyższa stawka podatku?

CIT 22% to najważniejsza zapowiedź w podatku dochodowym od osób prawnych na najbliższe lata. Ministerstwo Finansów i Gospodarki opublikowało projekt ustawy, który podnosi podstawową stawkę CIT z 19% do 22%. Zmiana ma objąć wyłącznie największych podatników w Polsce.

 

Kogo obejmie podwyżka CIT do 22%?

Nowa, wyższa stawka ma dotyczyć podatników, w tym podatkowych grup kapitałowych. Warunek jest jeden: Twoje przychody w poprzednim roku podatkowym musiały przekroczyć równowartość 50 mln euro. To próg liczony indywidualnie, dla każdego podmiotu z osobna.

Liczy się przychód osiągnięty w roku bezpośrednio poprzedzającym rok podatkowy, którego dotyczy rozliczenie. Kwotę progu w złotówkach wyliczysz według średniego kursu euro NBP z ostatniego dnia roboczego roku podatkowego. Dlatego dokładna wartość progu w PLN może się nieznacznie różnić z roku na rok.

Grupy kapitałowe objęte globalnym podatkiem minimalnym

Drugą grupą podatników objętą podwyżką są spółki z grup kapitałowych podlegających globalnemu podatkowi wyrównawczemu — czyli tzw. BEPS Filarowi II. Próg kwalifikujący dla tych grup to przychód grupowy na poziomie co najmniej 750 mln euro rocznie.

To istotna różnica względem pierwszej kategorii. W tym przypadku liczy się przychód całej grupy kapitałowej, a nie przychody pojedynczej spółki. Nawet stosunkowo niewielka spółka może zapłacić 22% CIT, jeśli wchodzi w skład dużej, globalnej grupy przekraczającej próg 750 mln euro.

Kto zostaje przy dotychczasowych stawkach?

Podwyżka nie obejmie sektora bankowego. Banki krajowe i zagraniczne pozostają przy stawce 23%, a banki spółdzielcze — przy stawce 21%. Te stawki obowiązują niezależnie od poziomu przychodów danej instytucji.

Wszystkie pozostałe firmy nadal rozliczają CIT według dotychczasowej stawki 19%. Dotyczy to każdego podmiotu, który nie przekracza progu 50 mln euro przychodu i nie należy do grupy objętej Filarem II. W praktyce projekt dotyczy więc bardzo wąskiej grupy największych podatników w Polsce.

Kiedy zmiana wejdzie w życie?

Nowa stawka ma wejść w życie od 1 stycznia 2027 roku. Dla firm, których rok podatkowy pokrywa się z kalendarzowym, oznacza to rozliczenie według wyższej stawki dopiero za rok podatkowy 2027.

Projekt przewiduje też przepis przejściowy dla podmiotów z przesuniętym rokiem podatkowym. Zasada jest prosta. Twój rok podatkowy zaczął się przed 1 stycznia 2027 roku? A kończy się po 31 grudnia 2026 roku? Wtedy cały ten rok rozliczysz jeszcze według dotychczasowej stawki 19%.

Projekt zakłada również podwyższenie uproszczonych zaliczek na CIT dla podmiotów objętych nową stawką. Wzrost ma wynieść 15,8% w 2027 roku. Jeśli korzystasz z tej formy rozliczania zaliczek, uwzględnij to już teraz w planowaniu płynności finansowej na przyszły rok.

Co to oznacza dla małych i średnich firm?

Prowadzisz małą lub średnią firmę? Planowana podwyżka CIT do 22% dziś prawdopodobnie Cię nie dotyczy. Próg 50 mln euro przychodu rocznie odpowiada bardzo dużej skali działania — to poziom, który w Polsce osiąga niewielki odsetek przedsiębiorstw.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której Twoja firma dynamicznie rośnie, planuje fuzję lub przejęcie, albo wchodzi w skład większej grupy kapitałowej. W takich przypadkach warto już teraz sprawdzić Twoje przychody. Zobacz, czy zbliżają się do progu 50 mln euro (własne) lub 750 mln euro (grupowe).

CIT 22% a doradztwo podatkowe w Chandon Waller & Partners

Zmiany w stawkach CIT dla największych podatników rzadko są tak proste, jak wygląda to na pierwszy rzut oka. Bywa to szczególnie skomplikowane, gdy w grę wchodzi przynależność do grupy kapitałowej objętej globalnym podatkiem minimalnym. W Chandon Waller & Partners na bieżąco śledzimy prace nad projektem. Pomagamy też klientom ocenić, czy i kiedy nowa stawka może ich objąć.

Twoja firma zbliża się do progu 50 mln euro przychodu? A może wchodzi w skład większej grupy kapitałowej? Chętnie pomożemy to policzyć i zaplanować rozliczenia na 2027 rok z wyprzedzeniem.

Najczęściej zadawane pytania o podwyżkę CIT do 22%

Czy podwyżka CIT do 22% dotyczy małych i średnich firm? Nie. Nowa stawka ma objąć wyłącznie podatników, których przychody przekroczyły równowartość 50 mln euro w poprzednim roku. Dotyczy też spółek z grup kapitałowych objętych Filarem II, z przychodem grupowym od 750 mln euro.

Od kiedy ma obowiązywać stawka CIT 22%? Zmiana ma wejść w życie od 1 stycznia 2027 roku. Projekt przewiduje przepis przejściowy dla podmiotów z przesuniętym rokiem podatkowym. Dotyczy on sytuacji, gdy rok podatkowy zaczął się przed tą datą, a kończy po 31 grudnia 2026 roku.

Jak dokładnie liczony jest próg 50 mln euro? Liczą się przychody podatnika lub podatkowej grupy kapitałowej osiągnięte w roku bezpośrednio poprzedzającym rok podatkowy. Kwotę wyliczysz po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego roku podatkowego.

Czy banki też zapłacą wyższy CIT? Nie. Banki krajowe i zagraniczne pozostają przy stawce 23%, a banki spółdzielcze — przy stawce 21%. Te stawki nie zależą od poziomu przychodów.

Czy stawka CIT 22% już obowiązuje? Nie. To na razie projekt ustawy, opublikowany 21 sierpnia 2026 roku.

Abonament RTV 2027: wyższe stawki i kara do 1035 zł. Sprawdź, czy problem dotyczy też Twojej firmy

Krajowa Rada Radiofonii i Telewizji podniosła stawki na 2027 rok i podwyższyła kary za brak rejestracji odbiornika. Dla firm ta zmiana ma dodatkowy wymiar, o którym łatwo zapomnieć. Obowiązek dotyczy każdego odbiornika w siedzibie, a nie jednej opłaty na cały budynek, jak w przypadku gospodarstwa domowego.

 

Ile wyniesie abonament RTV od 2027 roku?

Dwa rozporządzenia Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji, opublikowane już w Dzienniku Ustaw, ustalają nowe stawki. Od 1 stycznia 2027 r. miesięczna opłata wzrośnie o około 13%.

• Radio: 10,80 zł miesięcznie (obecnie 9,50 zł).
• Telewizor lub telewizor razem z radiem: 34,50 zł miesięcznie (obecnie 30,50 zł).

Podobnie jak dotychczas, opłacenie abonamentu z góry daje zniżkę:

• Radio za cały rok: 116,70 zł (10% taniej).
• Telewizor za cały rok: 372,60 zł (10% taniej).
• Telewizor za pół roku: 196,70 zł (5% taniej).

Jeśli i tak płacisz abonament regularnie, opłacenie go z góry na 2027 rok to prosty sposób, żeby zapłacić mniej.

 

Abonament drożeje, a miał zniknąć

W ostatnich miesiącach głośno było o projekcie nowej ustawy medialnej (oznaczonym jako UC130), przygotowanym przez Ministerstwo Kultury. Zakładał on likwidację abonamentu RTV i finansowanie mediów publicznych bezpośrednio z budżetu państwa – w wysokości około 2,5 mld zł rocznie, czyli około 25 mld zł w ciągu dekady.

Ministerstwo Finansów odrzuciło ten pomysł, uznając zaproponowaną kwotę za niemożliwą do udźwignięcia przez budżet. Projekt utknął na etapie konsultacji publicznych i jak dotąd nie trafił do Sejmu.

W tym samym czasie Krajowa Rada Radiofonii i Telewizji zdecydowała się podnieść stawki w obecnym systemie. Efekt jest odwrotny od zapowiedzi: zamiast likwidacji opłaty, od 2027 roku zapłacisz więcej.

 

Kara za brak rejestracji odbiornika

Kara za posiadanie niezarejestrowanego, sprawnego technicznie odbiornika odpowiada trzydziestokrotności miesięcznej opłaty abonamentowej. Od 2027 roku to:

• 1035 zł za telewizor (obecnie 915 zł)
• 324 zł za radio (obecnie 285 zł)

Obowiązek rejestracji dotyczy każdego sprawnego technicznie odbiornika, również w firmie. Na zgłoszenie masz 14 dni od dnia wejścia w posiadanie urządzenia.

 

Twoja firma płaci inaczej niż gospodarstwo domowe 

To punkt, o którym najłatwiej zapomnieć, prowadząc firmę. Gospodarstwo domowe płaci jeden abonament, niezależnie od liczby odbiorników pod tym samym adresem. Przedsiębiorca płaci osobno za każdy odbiornik zarejestrowany w firmie.

W praktyce oznacza to obowiązek zarejestrowania i opłacenia osobno m.in.:

• telewizora w recepcji lub poczekalni dla klientów,
• radia w biurze lub na hali produkcyjnej,
• odbiornika radiowego w samochodzie służbowym.

Wyjątek dotyczy sprzętu, który nie jest własnością firmy. Jeśli pracownik przynosi do pracy własne radio, to on, a nie pracodawca, odpowiada za jego rejestrację i opłatę.

Osobny, bardziej sporny wątek to komputery, smartfony i tablety. Naczelny Sąd Administracyjny orzekł w 2023 roku, że odbiornikiem w rozumieniu przepisów o abonamencie jest każde urządzenie technicznie zdolne do odbioru programów. Niezależnie od tego, czy ktoś faktycznie z tej funkcji korzysta. Poczta Polska powołuje się na ten wyrok, twierdząc, że dotyczy to również komputerów i smartfonów.

To interpretacja szeroka i budząca kontrowersje. Jej praktyczne egzekwowanie wymaga od kontrolujących wykazania, że dane urządzenie rzeczywiście ma taką funkcję – warto śledzić ten temat, ale nie ma jeszcze podstaw, by traktować go jako rozstrzygnięty w każdej sytuacji.

 

Kto może liczyć na zwolnienie z opłaty?

Zwolnienia z abonamentu RTV dotyczą przede wszystkim konkretnych osób, a nie firm jako takich, ale mają znaczenie również dla jednoosobowych działalności gospodarczych. Z opłaty zwolnione są między innymi osoby:

• powyżej 75. roku życia,
• powyżej 60. roku życia, jeśli ich emerytura nie przekracza 4451,78 zł brutto,
• zaliczone do I grupy inwalidztwa lub ze znacznym stopniem niepełnosprawności, niesłyszące lub niewidome,
• bezrobotne oraz pobierające niektóre świadczenia z pomocy społecznej.

Co istotne dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność: Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach orzekł w styczniu 2025 r., że zwolnienie przysługuje osobie, a nie miejscu użytkowania odbiornika. Jeśli spełniasz warunki zwolnienia, obejmuje ono odbiorniki zarówno w domu, jak i w siedzibie Twojej firmy – wcześniej Poczta Polska odmawiała zwolnień w firmowych lokalizacjach.

Osobną, węższą ulgę mają wybrane instytucje – między innymi publiczne placówki ochrony zdrowia, żłobki, szkoły, uczelnie czy domy pomocy społecznej. Płacą one jedną opłatę za wszystkie odbiorniki w budynku, zamiast osobno za każdy z nich.

 

Co warto zrobić przed 1 stycznia 2027 r.

1. Sprawdź, czy wszystkie odbiorniki w firmie – telewizory, radia, także w samochodach służbowych – są zarejestrowane. Brak rejestracji to ryzyko kary w nowej, wyższej wysokości.
2. Policz, ile realnie zapłacisz w 2027 roku za wszystkie firmowe odbiorniki i rozważ płatność z góry, jeśli zniżka Ci się opłaca.
3. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność i spełniasz warunki zwolnienia jako osoba fizyczna, sprawdź, czy zostało ono uwzględnione również dla odbiorników w Twojej firmie.
4. Zaktualizuj listę kosztów stałych firmy na 2027 rok – to niewielka, ale łatwa do przeoczenia podwyżka, którą warto uwzględnić w planowaniu budżetu.

 

Abonament RTV to tylko jeden z wielu obowiązkowych kosztów administracyjnych firmy

Sam w sobie abonament RTV rzadko decyduje o kondycji budżetu firmy. Problemem bywa co innego: liczba drobnych, obowiązkowych opłat i terminów, które trzeba pilnować równolegle i które łatwo przeoczyć, gdy uwaga skupia się na sprzedaży czy obsłudze klientów.

W Chandon Waller & Partners pomagamy przedsiębiorcom ogarnąć całość obowiązków administracyjnych firmy – od księgowości, przez kadry, po pilnowanie mniej oczywistych opłat i terminów, takich jak właśnie abonament RTV. Dzięki temu Ty możesz skupić się na prowadzeniu biznesu, a nie na śledzeniu kolejnych rozporządzeń.

Chcesz mieć pewność, że Twoja firma spełnia wszystkie obowiązki administracyjne, łącznie z tymi mniej oczywistymi? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci to poukładać, zanim zrobi to za Ciebie kontrola.

Księgowość dla sklepu internetowego – jak wybrać biuro rachunkowe dla e-commerce?

Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę, wybierając biuro rachunkowe dla sklepu internetowego i jakie pytania warto zadać, zanim podpiszesz umowę.

 

Prowadzisz sklep internetowy? Twoja księgowość powinna to widzieć

Sprzedaż w internecie rządzi się swoimi prawami. Inny VAT przy sprzedaży za granicę, inne rozliczenia dla marketplace’ów, inne raporty niż w „zwykłej” firmie usługowej.

Jeśli Twoje biuro rachunkowe nie zna specyfiki e-commerce, prędzej czy później zapłacisz za to Ty: w postaci błędnie naliczonego VAT-u, spóźnionej deklaracji albo braku danych potrzebnych do podjęcia decyzji biznesowej.

 

Dlaczego księgowość e-commerce to inna liga niż księgowość „zwykłej” firmy

Sklep internetowy generuje inny rodzaj danych niż jednoosobowa działalność usługowa czy lokalny sklep stacjonarny. Transakcji jest zwykle dużo więcej, a każda z nich może mieć inną stawkę VAT, inną walutę i inne miejsce dostawy.

Do tego dochodzą platformy sprzedażowe (WooCommerce, PrestaShop, Magento), marketplace’y (Allegro, Amazon, eBay) oraz operatorzy płatności (PayPal, Stripe, PayU). Każde z tych źródeł generuje osobny strumień danych, który trzeba prawidłowo zaksięgować.

Biuro rachunkowe, które na co dzień nie pracuje z takimi danymi, może po prostu nie mieć procedur, żeby zrobić to sprawnie i bez błędów.

 

Czego naprawdę potrzebuje Twój e-sklep?

Zanim zaczniesz porównywać oferty, warto ustalić, jakie funkcje są dla Ciebie niezbędne.

• Integracja z Twoją platformą sprzedażową

Dobre biuro rachunkowe dla e-commerce powinno swobodnie pracować z danymi z WooCommerce, PrestaShop czy Magento. Ręczne przepisywanie zamówień do systemu księgowego to strata czasu i prosta droga do pomyłek.

• Obsługa sprzedaży na marketplace’ach

Sprzedajesz na Allegro, Amazon albo eBay? Rozliczenia z tych platform mają swoją specyfikę – inne dokumenty, inne terminy, inne zasady rozpoznawania przychodu. Księgowa bez doświadczenia w marketplace’ach będzie się tego uczyć na Twoim koncie.

• Znajomość procedury VAT-OSS i sprzedaży zagranicznej

Jeśli wysyłasz towar do klientów w innych krajach UE, prędzej czy później spotkasz się z procedurą VAT-OSS. Błędne ustalenie kraju opodatkowania czy kursu walutowego to jedno z najczęstszych źródeł problemów w księgowości e-commerce.

• Obsługa procedur celnych

Sprzedaż poza UE (np. przez Amazon) albo import towaru spoza Unii wiąże się z formalnościami celnymi. Samą odprawę celną prowadzi zwykle spedytor albo agencja celna — to nie jest zadanie biura rachunkowego. Po stronie księgowości zostaje jednak prawidłowe ujęcie tych transakcji i ich raportowanie do urzędu skarbowego, np. w deklaracjach JPK. Warto sprawdzić, czy biuro rachunkowe ma doświadczenie w takim rozliczaniu transakcji celnych, a nie tylko wiedzę teoretyczną.

• Raporty, które pomagają zarządzać biznesem

Dobra księgowość e-commerce to nie tylko rozliczenia z urzędem skarbowym. To także raporty, które realnie pomagają podejmować decyzje — np. raport marżowości sklepu, pokazujący, które produkty faktycznie zarabiają, a które generują koszty.

 

Ile kosztuje księgowość dla sklepu internetowego?

Cena księgowości e-commerce zależy przede wszystkim od liczby transakcji, liczby kanałów sprzedaży (własny sklep, marketplace, sprzedaż zagraniczna) oraz zakresu dodatkowych usług, takich jak raporty czy kadry i płace.

Dlatego rzetelne biuro rachunkowe nie poda Ci ceny „z sufitu” bez poznania specyfiki Twojego sklepu. Aktualny cennik naszych usług znajdziesz na stronie z cennikiem Chandon Waller & Partners, a dokładną wycenę dopasowaną do Twojego biznesu przygotujemy po krótkiej rozmowie.

Księgowość e-commerce w Chandon Waller & Partners

W Chandon Waller & Partners sprzedażą internetową zajmujemy się od 2014 roku, więc znamy tę branżę od podszewki – również tam, gdzie zaczynają się schody.

Obsługujemy sklepy działające na WooCommerce, PrestaShop i Magento, a także sprzedaż na Allegro, Amazon i eBay. Rozliczamy płatności z PayPal, Stripe i PayU oraz zajmujemy się rozliczeniami transakcji zagranicznych, w tym prawidłowym raportowaniem transakcji objętych procedurami celnymi na podstawie dokumentów od spedytora lub agencji celnej.

Pracujemy zdalnie, a dokumenty przesyłasz do nas przez system OCR – bez papierów i wizyt w biurze. Dajemy Ci też dostęp do systemu księgowego Comarch Optima, więc nie musisz kupować własnego oprogramowania ani szkolić w nim zespołu.

Na życzenie przygotujemy dla Ciebie dodatkowe analizy, takie jak raport marżowości sklepu, żebyś wiedział nie tylko ile sprzedajesz, ale też, ile na tym faktycznie zarabiasz.

 

Najczęstsze pytania o księgowość dla e-commerce

Czy biuro rachunkowe musi znać się na konkretnej platformie sprzedażowej? Nie musi znać wszystkich, ale powinno mieć realne doświadczenie z platformą, na której działa Twój sklep. Inaczej integracja danych będzie działać na zasadzie prób i błędów — na Twój koszt.

Czym jest procedura VAT-OSS i czy dotyczy mojego sklepu? VAT-OSS to procedura uproszczonego rozliczania VAT przy sprzedaży wysyłkowej do klientów indywidualnych w innych krajach UE. Dotyczy Cię, jeśli sprzedajesz towary konsumentom za granicą a łączna wartość takiej sprzedaży do innych krajów UE przekracza 10 000 euro rocznie (ok. 42 000 zł).

Czy muszę mieć własny system księgowy? Nie zawsze. Część biur rachunkowych, w tym Chandon Waller & Partners, udostępnia klientom dostęp do swojego systemu – nie musisz więc inwestować we własne oprogramowanie.

Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe na wyspecjalizowane w e-commerce? Najlepiej zanim pojawią się problemy, czyli już wtedy, gdy sklep zaczyna sprzedawać na kolejnych kanałach lub za granicę. Im dłużej zwlekasz, tym więcej może być do naprawienia.

 

Wybór biura rachunkowego to decyzja, która wpływa na to, jak spokojnie będziesz mógł rozwijać swój sklep. Warto poświęcić chwilę, żeby sprawdzić doświadczenie, znajomość Twojej platformy i realne podejście do rozliczeń zagranicznych, zanim podpiszesz umowę.

Jeśli szukasz biura, które zna e-commerce  i rozumie specyfikę sprzedaży online – sprawdź ofertę dla e-commerce i porozmawiajmy o Twoim sklepie.

Zaległy urlop pracownika 2026: obowiązki pracodawcy

Wielu przedsiębiorców traktuje zaległy urlop jako problem pracownika. To założenie kosztuje firmy realne pieniądze. W artykule wyjaśniamy, jakie masz prawa jako pracodawca, czego możesz wymagać od pracowników i jakie konsekwencje grożą, jeśli zaległości urlopowe w firmie pozostaną nierozwiązane. 

 

Czym jest zaległy urlop wypoczynkowy? 

Zaległy urlop powstaje wtedy, gdy pracownik nie wykorzysta całego przysługującego mu urlopu w danym roku kalendarzowym. Niewykorzystane dni automatycznie przechodzą na rok kolejny jako urlop zaległy. 

To nie jest sytuacja wyjątkowa. Sezon urlopowy, natłok obowiązków czy odkładanie decyzji na później sprawiają, że zaległości pojawiają się w niemal każdej firmie. Kluczowe jest to, co dzieje się z nimi dalej – a tu odpowiedzialność spoczywa na pracodawcy, nie na pracowniku. 

 

Termin 30 września – obowiązek pracodawcy, nie prawo pracownika 

Przepisy Kodeksu pracy są w tej kwestii jednoznaczne. Pracodawca musi udzielić zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Za urlop zaległy za 2025 rok graniczną datą był 30 września 2026 roku. Jeśli w Twojej firmie zostały zaległości, zaplanuj ich wykorzystanie jak najszybciej. 

To ważne rozróżnienie: prawo do zaległego urlopu nie oznacza, że pracownik sam decyduje, kiedy z niego skorzysta. Obowiązek udzielenia urlopu w tym terminie leży po stronie firmy. Jeśli pracownik nie zgłasza chęci wykorzystania zaległych dni, to pracodawca powinien wyznaczyć mu termin. 

Po 30 września urlop nie przepada. Rozpoczyna się jednak bieg trzyletniego terminu przedawnienia, liczony od 1 października roku następnego, czyli od dnia, w którym minął termin na wykorzystanie urlopu. Po tym okresie pracownik traci możliwość skutecznego dochodzenia prawa do jego wykorzystania. To jednak żadne uspokojenie dla pracodawcy – zaległości sprzed kilku lat są dużo trudniejsze do rozliczenia niż te sprzed kilku miesięcy. 

Jakie masz prawa jako pracodawca? 

Wielu właścicieli firm nie zdaje sobie sprawy, jak dużą kontrolę nad urlopami daje im prawo pracy. Do najważniejszych uprawnień należą: 

• Jednostronne wyznaczenie terminu urlopu. Jeśli pracownik zwleka z wykorzystaniem zaległych dni, możesz zobowiązać go do wzięcia urlopu w konkretnym terminie, bez konieczności uzgadniania tego z nim indywidualnie. 

• Planowanie urlopów z wyprzedzeniem. Roczny plan urlopów w firmie pozwala uniknąć sytuacji, w której kilku pracowników zgłasza chęć wypoczynku w tym samym momencie albo zaległości kumulują się do jesieni. 

• Odmowa udzielenia urlopu w dowolnym terminie wskazanym przez pracownika. Możesz odmówić, jeśli nieobecność zagraża normalnemu funkcjonowaniu firmy – pod warunkiem, że sam zaproponujesz inny, realny termin. 

Te uprawnienia działają na korzyść pracodawcy tylko wtedy, gdy są stosowane świadomie i udokumentowane. Brak polityki urlopowej w firmie oznacza, że w praktyce to zaległości rządzą kalendarzem, a nie odwrotnie. 

 

Konsekwencje niedopełnienia obowiązku 

Nieudzielenie pracownikowi urlopu w ustawowym terminie to wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Państwowa Inspekcja Pracy traktuje je poważnie i ma realne narzędzia egzekwowania przepisów. 

Konsekwencje dla pracodawcy obejmują: 

• Mandat lub skierowanie sprawy do sądu przez PIP – grzywna wynosi od 2 000 do 60 000 zł (od 8 lipca 2026 r.), a przy powtórnym naruszeniu nawet do 90 000 zł. 

• Roszczenia pracownika przed sądem pracy – dotyczące zarówno samego udzielenia zaległego urlopu, jak i wypłaty ekwiwalentu w określonych sytuacjach. 

• Ryzyko przy kontroli kadrowej – nieuporządkowana ewidencja urlopowa wychodzi na jaw najczęściej właśnie podczas kontroli, kiedy naprawienie sytuacji jest już trudniejsze. 

Dodatkowym utrudnieniem bywają sytuacje, w których pracownik dostarcza dokumenty uprawniające go do wyższego wymiaru urlopu – na przykład świadectwo pracy z poprzedniego zatrudnienia albo dyplom ukończenia szkoły. Może to oznaczać konieczność wyrównania urlopu nawet do trzech lat wstecz. 

 

Ekwiwalent pieniężny – kiedy można go wypłacić 

Wielu pracodawców zakłada, że łatwiej jest wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop niż organizować mu wolne. Przepisy tego jednak nie przewidują. 

Urlop co do zasady musi zostać wykorzystany w naturze, czyli jako realny czas wolny od pracy. Wypłata ekwiwalentu pieniężnego jest możliwa wyłącznie w przypadku rozwiązania stosunku pracy. Jeśli pracownik zmienia stanowisko w tej samej firmie albo przechodzi do następcy prawnego pracodawcy, niewykorzystany urlop można przenieść na kolejny okres zatrudnienia – pod warunkiem zawarcia odpowiedniego porozumienia między stronami. 

 

Jak zabezpieczyć firmę przed karą? 

Najskuteczniejszym rozwiązaniem jest bieżące monitorowanie stanu urlopów w firmie, a nie reagowanie dopiero we wrześniu. W praktyce sprawdza się kilka działań: 

1. Regularny przegląd ewidencji urlopowej – najlepiej raz na kwartał, a nie raz w roku.
2. Wyznaczanie terminów zaległych urlopów z odpowiednim wyprzedzeniem, zamiast czekać na inicjatywę pracownika. 
3. Prowadzenie dokumentacji kadrowej w sposób, który pozwala szybko odpowiedzieć na pytania kontroli PIP. 

To właśnie w tym obszarze prowadzenie kadr i płac we własnym zakresie najczęściej zawodzi – zaległości urlopowe rosną niepostrzeżenie, a odpowiedzialność za nie i tak spada na pracodawcę. W Chandon Waller & Partners na bieżąco monitorujemy stan urlopów naszych klientów w ramach obsługi kadrowo-płacowej, dzięki czemu zaległości nie zaskakują ich pod koniec września ani podczas kontroli. 

Jeśli nie masz pewności, ile dni zaległego urlopu mają Twoi pracownicy, to dobry moment, żeby to sprawdzić – zanim zrobi to za Ciebie inspektor pracy. 

 

Chcesz mieć pewność, że urlopy w Twojej firmie są rozliczane zgodnie z przepisami? Skontaktuj się z nami – przeanalizujemy stan zaległości i pomożemy uporządkować dokumentację kadrową, zanim minie termin. 

 

Podstawa prawna: Kodeks pracy; stan prawny na lipiec 2026 r.

5 błędów w KSeF, które mogą Cię słono kosztować – sprawdź, czy ich nie popełniasz

Od 1 lutego 2026 roku faktury przez Krajowy System e-Faktur muszą wystawiać największe firmy (sprzedaż powyżej 200 mln zł rocznie), a od 1 kwietnia 2026 roku – większość pozostałych przedsiębiorców. Problem w tym, że wielu właścicieli firm wchodzi w nowy system z błędnymi założeniami. Zebraliśmy 5 najczęściej popełnianych błędów, które widzimy w praktyce. Przeczytaj, zanim KSeF zaskoczy Cię w najgorszym momencie. 

 

Błąd 1: „Nie ma kar, więc KSeF jest dobrowolny” 

To najczęściej powtarzany mit i jeden z najbardziej niebezpiecznych. 

Ministerstwo Finansów rzeczywiście zapowiedziało brak sankcji administracyjnych za błędy techniczne w KSeF przez cały 2026 rok. Wiele osób zinterpretowało to jako zielone światło do ignorowania systemu. To błąd. 

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obowiązuje od 1 kwietnia 2026 r. Przepis o karach już istnieje w polskim prawie — wchodzi w życie 1 stycznia 2027 roku. Dziś urząd skarbowy nie nałoży sankcji za błąd techniczny, ale system rejestruje każdą nieprawidłowość. 

Nie zapominaj, że bałagan w fakturach bezpośrednio wpływa na poprawność pliku JPK_VAT. A za błąd w JPK już dziś grozi 500 zł kary – jeśli nie poprawisz go w ciągu 14 dni od wezwania urzędu. 

Wniosek: 2026 rok to czas na naukę i porządkowanie procesów, nie na odkładanie tematu na później. 

 

Błąd 2: „Złą fakturę po prostu anuluję i wystawię nową” 

Tak działało to przez lata. W KSeF już nie działa. 

Gdy faktura trafi do systemu i otrzyma unikalny numer KSeF, nie ma możliwości jej edycji ani usunięcia. Błędny dokument zostaje w systemie na zawsze — widoczny zarówno dla Ciebie, jak i dla organów podatkowych. 

Jedyną drogą naprawy jest faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę. I tu zaczynają się schody: 

• korekta przy błędnej stawce VAT lub kwocie to korekta wartościowa, 

• korekta przy błędnym NIP-ie nabywcy to korekta do zera — anulowanie całego dokumentu i wystawienie nowej faktury na właściwy podmiot, 

• korekta przy literówce w nazwie firmy lub błędnym adresie to osobny dokument korygujący dane formalne. 

Każda z tych sytuacji generuje dodatkową pracę po obu stronach transakcji i może opóźnić płatność. Dlatego weryfikacja danych kontrahenta przed wystawieniem faktury staje się absolutną podstawą. 

 

Błąd 3: „Kupujący sam poprawi notę korygującą” 

Noty korygujące przestały istnieć 1 lutego 2026 roku. 

Wcześniej, gdy nabywca zauważył błąd formalny na fakturze (np. stary adres, literówkę w nazwie), mógł samodzielnie wystawić notę korygującą i przekazać ją sprzedawcy do akceptacji. Szybko, prosto, bez angażowania drugiej strony. 

Dziś tego narzędzia nie ma. Przepis, który na to pozwalał, został uchylony. Każdy błąd, nawet czysto formalny — musi zostać poprawiony przez sprzedawcę, który wystawia fakturę korygującą w KSeF. 

W praktyce oznacza to: 

1. Nabywca zauważa błąd i zgłasza go sprzedawcy. 
2. Sprzedawca wystawia fakturę korygującą w KSeF. 
3. Korekta przechodzi przez system i obie strony ją księgują. 

To dłuższa droga niż wcześniej. Zadbaj o aktualne dane w kartotece kontrahentów, zanim wystawisz pierwszą fakturę. 

 

Błąd 4: „Mnie KSeF nie dotyczy” 

Na forach i w rozmowach z przedsiębiorcami krąży kilka „miejskich legend” o zwolnieniu z KSeF: 

• „Jestem zwolniony z VAT, więc mnie to nie dotyczy.” 

• „Mam kasę fiskalną, więc jestem wyłączony.” 

• „Nie zatrudniam pracowników, więc nie muszę.” 

Żadna z tych przesłanek sama w sobie nie zwalnia z KSeF. 

Podmiot zwolniony z VAT może być objęty obowiązkiem KSeF, jeśli wystawia faktury na rzecz innych przedsiębiorców (B2B). Kasa fiskalna daje tylko przejściową ulgę: do 31 grudnia 2026 r. faktury wystawiane z kasy i paragony z NIP mogą być poza KSeF. 

Rzeczywiste wyjątki to m.in. faktury wystawiane wyłącznie konsumentom (B2C), podatnicy bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, oraz przedsiębiorcy z miesięczną sprzedażą poniżej 10 000 zł brutto — ale tylko do 31 grudnia 2026 r. 

Jeśli masz wątpliwości co do swojego statusu — skonsultuj się z biurem rachunkowym Chandon Waller & Partners. Błędne założenie może kosztować więcej niż godzina konsultacji. 

 

Błąd 5: „Biuro rachunkowe wszystkim się zajmie” 

Nasze biuro rachunkowe jest Twoim partnerem w KSeF, ale nie może zastąpić Cię jako właściciela firmy. 

Odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie w systemie spoczywa na przedsiębiorcy. To Ty musisz: 

• zapewnić biuru rachunkowemu dostęp do systemu KSeF, 

• nadać odpowiednie uprawnienia właściwym osobom, 

• wybrać narzędzie do fakturowania zgodne z KSeF, 

• ustalić wewnętrzne procedury obiegu dokumentów. 

Sam fakt podpisania umowy z biurem rachunkowym nie przenosi na nie odpowiedzialności za Twoją dokumentację, chyba że zostało to precyzyjnie zapisane w umowie. 

Co warto zrobić już teraz? Porozmawiaj ze swoim księgowym o podziale obowiązków w KSeF i upewnij się, że oboje wiecie, kto za co odpowiada. 

 

Podsumowanie 

KSeF to zmiana, która wymaga dostosowania procesów — nie tylko narzędzi. Najdroższe błędy to nie te techniczne, ale te wynikające z błędnych założeń. 

Błąd	Realne ryzyko
Traktowanie KSeF jako dobrowolnego	Błędy w JPK, kary od 2027 r.
Próba anulowania faktury	Korekta do zera, chaos w rozliczeniach
Liczenie na noty korygujące	Opóźnienia w płatnościach, dodatkowa praca
Błędne przekonanie o zwolnieniu	Faktury poza KSeF = naruszenie prawa
Zrzucenie odpowiedzialności na biuro	Brak kontroli nad własną dokumentacją

 

Masz wątpliwości, czy Twoja firma jest gotowa na KSeF? 

Nasi eksperci w Chandon Waller & Partners przeanalizują Twoją sytuację i pomogą wdrożyć KSeF bez stresu i błędów. 

👉 Skontaktuj się z nami — odpiszemy w ciągu 24 godzin. 

Masz pytania? Porozmawiajmy. Umów bezpłatną konsultację albo zadzwoń: 12 307 37 57.

Leasing samochodu firmowego w 2026 roku: co się zmieniło i ile realnie możesz odliczyć?

Nowe limity KUP od 2026 roku objęły również umowy leasingu operacyjnego zawarte w 2024 i 2025 roku. Wyjaśniamy cztery najczęściej zadawane pytania. 

 

Czy leasing z 2024 roku będzie ograniczony? 

Tak, bez żadnego okresu przejściowego. Ministerstwo Finansów potwierdziło to w odpowiedzi na interpelację nr 12100 z września 2025 r.: nowe, niższe limity obowiązują dla wszystkich trwających umów leasingu operacyjnego od 1 stycznia 2026 roku. 

Powód? W leasingu operacyjnym samochód pozostaje własnością firmy leasingowej. Ty go nie amortyzujesz — nie figurujesz w ewidencji środków trwałych. Przepisy przejściowe chronią tylko pojazdy wpisane do EŚT przed 1.01.2026 r. 

Wyjątek: leasing finansowy i kredyt 

Jeśli wpisałeś pojazd do ewidencji środków trwałych przed 1.01.2026 r. (leasing finansowy, pożyczka leasingowa, kredyt) — zachowujesz dotychczasowe limity do końca amortyzacji. 

Przykład: auto spalinowe, wartość 170 000 zł, rata kapitałowa 2 800 zł netto. Nowy limit: 100 000 zł. W KUP wchodzi tylko 1 647 zł zamiast 2 800 zł. Różnica roczna: ponad 13 800 zł mniej w kosztach. 

 

Jak liczyć proporcję kosztów przy aucie na 200 000 zł? 

Wzór: Proporcja KUP = Limit ÷ Wartość auta z umowy  Proporcję stosuj wyłącznie do części kapitałowej raty. Odsetki wchodzą w KUP w 100 %.
	Pozostałe samochody spalinowe	Hybrydowe poniżej 50g/km	Auta elektryczne   i wodorowe
Limit KUP	100 000 zł	150 000 zł	225 000 zł
Proporcja	50%	75%	100%
Oszczędność CIT 19%	19 000 zł	28 500 zł	38 000 zł

Przy CIT 19 %, różnica w podatku między samochodem spalinowym a elektrykiem: 19 000 zł na jednym aucie w całym okresie leasingu (nie co roku). Na flocie 5 pojazdów — 95 000 zł. 

 

Czy opłaca się wziąć elektryka? 

Podatkowo zdecydowanie tak. Po zmianach w 2026 r. elektryk ma najwyższy limit – 225 000 zł – więc przy większości aut w tej cenie rozliczysz w kosztach całą jego wartość. 

Typ pojazdu	Emisja CO₂	Limit KUP 2026
Elektryczne / wodorowe	0 g/km	225 000 zł
Hybrydy PHEV	< 50 g/km	150 000 zł
Spalinowe / HEV	≥ 50 g/km	100 000 zł ↓

 

75% kosztów eksploatacji – jak dokumentować użytek mieszany?  

Przy użytku mieszanym nie musisz prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu — kilometrówka dla celów PIT/CIT nie jest tu wymagana. Obowiązek, który pozostaje, to zachowanie każdej faktury za wydatki eksploatacyjne i możliwość powiązania ich z prowadzoną działalnością. To właśnie ta dokumentacja decyduje o tym, czy koszty obronią się przy kontroli. 

Jak to działa w praktyce: przy użytku mieszanym paliwo, serwis, części, myjnię i parkingi rozliczasz w kosztach w 75%. Ubezpieczenie AC – proporcjonalnie, jeśli auto jest droższe niż limit. OC – w całości, bez limitu. 

Minimalna dokumentacja przy użytku mieszanym 

• Faktury za każdy wydatek eksploatacyjny (paliwo, serwis, ubezpieczenie). 

• Umowa leasingowa z parametrami CO₂ — podstawa do obliczenia proporcji. 

• Polisa AC z wartością pojazdu — do proporcjonalnego rozliczenia ubezpieczenia. 

• Zestawienie miesięczne dla księgowości — szczególnie ważne przy flocie. 

Uwaga: ewidencja przebiegu wymagana jest wyłącznie przy pełnym odliczeniu VAT (100 %), dla samochodów osobowych zgłoszonych do urzędu na VAT-26. Do tego potrzebujesz również regulaminu użytkowania auta, wykluczającego użytek prywatny. 

Nie wiesz, ile realnie stracisz — a ile możesz odzyskać? 

W Chandon Waller & Partners analizujemy każdą sytuację indywidualnie. Dobierzemy formę finansowania, która realnie obniży Twój podatek — zanim podpiszesz umowę. 

Zadzwoń lub napisz | Pierwsza konsultacja bezpłatna! 

Masz pytania? Porozmawiajmy. Umów bezpłatną konsultację albo zadzwoń: 12 307 37 57.