AI a RODO: co musi wiedzieć Twoja firma od sierpnia 2026

Coraz więcej firm korzysta na co dzień z narzędzi AI. Wspierają obsługę klienta, analizę dokumentów czy rekrutację. Temat AI a RODO nie jest już jednak abstrakcją prawną. Każde narzędzie AI, które przetwarza dane osobowe klientów, kandydatów czy pracowników, musi działać zgodnie z zasadami ochrony danych.

Dodatkowo od 2 sierpnia 2026 roku zaczyna obowiązywać kolejny etap unijnego AI Act. Wprowadza on obowiązki, które wprost łączą się z RODO. To dobry moment, by uporządkować zasady korzystania z AI w Twojej firmie.

Dlaczego sztuczna inteligencja nie jest strefą bez zasad?

Wiele osób traktuje AI jak neutralny dodatek do pracy. Coś w rodzaju bardziej rozbudowanego kalkulatora. To błąd. Gdy do systemu trafiają dane osobowe: imię, nazwisko, adres e-mail, dane z CV kandydata – zaczyna obowiązywać pełen reżim RODO.

Firma musi mieć podstawę prawną do przetwarzania tych danych przez AI. Musi też wiedzieć, gdzie trafiają wprowadzone informacje. I musi umieć wykazać, że zadbała o bezpieczeństwo całego procesu. Brak kontroli nad tym, co pracownicy wklejają do publicznych narzędzi AI, to dziś jedno z najczęstszych źródeł naruszeń ochrony danych w firmach.

Nowy etap AI Act, który dotyka RODO

Od 2 sierpnia 2026 roku obowiązują przepisy AI Act dotyczące przejrzystości. To obowiązki określone w art. 50 rozporządzenia. W praktyce oznaczają one konieczność informowania odbiorców, gdy mają do czynienia z treścią wygenerowaną przez AI. Ta zasada obejmuje znacznie szersze grono firm niż tylko systemy wysokiego ryzyka.

Pełne wdrożenie obowiązków dla systemów wysokiego ryzyka – na przykład w rekrutacji czy scoringu kredytowym – zostało przesunięte w czasie. Inaczej jest z zakazem praktyk manipulacyjnych. Nie podlega żadnemu odroczeniu. To samo dotyczy obowiązku tzw. AI literacy, czyli zapewnienia pracownikom kompetencji do bezpiecznej obsługi AI.

Dla przedsiębiorcy oznacza to jedno. To dobry moment, by zrobić przegląd narzędzi AI używanych w firmie i sprawdzić, które z nich przetwarzają dane osobowe.

Kiedy trzeba zrobić DPIA przy wdrażaniu AI?

Ocena skutków dla ochrony danych, czyli DPIA, to dokument potwierdzający świadome podejście do ryzyka. Pokazuje, że firma przeanalizowała zagrożenia, zamiast wdrożyć narzędzie bez zastanowienia. Według stanowiska UODO, wdrożenie AI niemal zawsze spełnia przesłanki wymagające takiej oceny. Dotyczy to zwłaszcza profilowania, zautomatyzowanego podejmowania decyzji oraz przetwarzania danych na dużą skalę.

DPIA warto przeprowadzić, zanim narzędzie trafi do codziennego użytku. Nie po fakcie. Taka kolejność znacznie ułatwia rozmowę z klientami i partnerami biznesowymi. Coraz częściej pytają oni dostawców usług o zgodność z RODO.

Obowiązki informacyjne wobec klientów i pracowników

Osoby, których dane przetwarza AI, mają swoje prawa. Mają prawo wiedzieć, kto przetwarza ich dane i w jakim celu. Mają też prawo znać podstawę prawną przetwarzania oraz czas przechowywania danych. Ważna jest również informacja czy dane trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy.

W przypadku narzędzi chmurowych i modeli generatywnych opisanie tych kwestii bywa trudniejsze. Właśnie wtedy przejrzystość ma jednak największe znaczenie. Dobrą praktyką jest aktualizacja polityki prywatności o informację, że firma korzysta z AI. Warto też jasno wskazać, w jakich procesach jest ona wykorzystywana.

AI w rekrutacji i HR – szczególna ostrożność

Prezes UODO zwraca uwagę na dodatkowe ryzyko systemów AI w zatrudnieniu. Mogą one powielać uprzedzenia obecne w danych treningowych. Mogą też analizować więcej informacji o kandydacie, niż pozwala na to Kodeks pracy.

Jeśli Twoja firma korzysta z AI do wstępnej selekcji CV, zadbaj o przejrzystość tego procesu. Kandydat powinien móc go zrozumieć. Ostateczna decyzja rekrutacyjna powinna zawsze należeć do człowieka. AI może wspierać ten proces, ale nie powinna go zastępować.

Jak bezpiecznie wdrożyć AI w firmie?

Zanim wprowadzisz nowe narzędzie AI, sprawdź kilka rzeczy. Po pierwsze, ustal, czy narzędzie przetwarza dane osobowe i jakie dokładnie. Po drugie, zweryfikuj lokalizację serwerów dostawcy. Sprawdź też, czy podpisano z nim umowę powierzenia przetwarzania danych.

Po trzecie, oceń, czy sytuacja wymaga DPIA. Po czwarte, przeszkol pracowników. Zakaz wklejania danych klientów do publicznych chatbotów powinien być jasną zasadą, a nie niepisanym oczekiwaniem. Po piąte, zaktualizuj dokumentację ochrony danych i politykę prywatności tak, by uwzględniały wykorzystanie AI.

Takie podejście pozwala korzystać z możliwości sztucznej inteligencji bez zbędnego ryzyka. Chroni przed karą finansową i utratą zaufania klientów.

Nowe przepisy o mobbingu – rewolucja w ochronie pracowników?

Polski rynek pracy czekają istotne zmiany w zakresie przeciwdziałania mobbingowi. Rząd pracuje nad nowelizacją Kodeksu pracy, która ma na celu wzmocnienie ochrony pracowników oraz nałożenie nowych obowiązków na pracodawców. Nowe przepisy mają zrewolucjonizować sposób, w jaki firmy podchodzą do tego problemu, a także zapewnić realne narzędzia do walki z mobbingiem. Co dokładnie się zmieni i jak wpłynie to na przedsiębiorstwa?

Nowa definicja mobbingu – większa precyzja, większa odpowiedzialność

Projekt zmian w Kodeksie pracy przewiduje doprecyzowanie definicji mobbingu, aby eliminować nieścisłości interpretacyjne. Nowe przepisy podkreślą, że mobbing to uporczywe nękanie pracownika, eliminując tym samym możliwość kwalifikowania pojedynczych incydentów jako mobbingu. Kluczową zmianą będzie także wprowadzenie zasady, że do mobbingu może dojść nawet wtedy, gdy działania mobbera nie doprowadziły jeszcze do negatywnych skutków, ale ich ryzyko było realne.

Nowe obowiązki pracodawców – koniec z biernym podejściem

Zgodnie z projektowanymi zmianami, pracodawcy będą zobowiązani do aktywnego przeciwdziałania mobbingowi w swoich firmach. W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia konkretnych mechanizmów prewencyjnych, takich jak:

Określenie procedur przeciwdziałania mobbingowi w regulaminie pracy lub innych wewnętrznych dokumentach,
Organizowanie szkoleń dla pracowników oraz kadry zarządzającej w zakresie identyfikacji i zapobiegania mobbingowi,
Powołanie specjalnych komisji antymobbingowych oraz wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przyjmowanie skarg.

Co więcej, firmy, które nie wdrożą odpowiednich procedur, będą mogły ponieść odpowiedzialność prawną za brak działań prewencyjnych. To oznacza koniec biernego podejścia do problemu – pracodawcy nie będą mogli ignorować sygnałów o mobbingu.

Zadośćuczynienie – większe kary dla firm tolerujących mobbing

Nowe przepisy przewidują także podwyższenie minimalnego progu zadośćuczynienia dla ofiar mobbingu. Według projektu, osoby, które doświadczyły mobbingu, będą mogły ubiegać się o odszkodowanie w wysokości co najmniej sześciu miesięcznych wynagrodzeń. To znacząca zmiana, która ma na celu nie tylko rekompensowanie strat psychicznych i zawodowych, ale także zniechęcenie pracodawców do tolerowania niewłaściwych praktyk.

Ciężar dowodu po stronie pracodawcy

Jednym z najważniejszych elementów nowelizacji jest przeniesienie ciężaru dowodu w sprawach o mobbing na pracodawcę. Do tej pory to ofiara musiała udowodnić, że była mobbingowana, co często było trudne ze względu na brak jednoznacznych dowodów. Po zmianach to firma będzie musiała udowodnić, że w jej strukturach nie dochodziło do mobbingu. To fundamentalna zmiana, która znacznie zwiększa szanse pracowników na skuteczną obronę swoich praw.

Co to oznacza dla pracodawców?

Wprowadzenie nowych przepisów sprawi, że pracodawcy będą musieli jeszcze dokładniej kontrolować sytuację w swoich firmach. Nie wystarczy już twierdzenie, że mobbing nie występuje – konieczne będą dowody na aktywne przeciwdziałanie To oznacza:

Zwiększenie wydatków na szkolenia i wdrażanie procedur,
Wzmocnienie roli działów HR w monitorowaniu sytuacji pracowników,
Możliwość większej liczby postępowań sądowych w przypadkach nieprzestrzegania zasad przeciwdziałania mobbingowi.

Czy przepisy już obowiązują?

Obecnie, na dzień 20 lutego 2025 roku, projekt nowelizacji Kodeksu pracy dotyczący mobbingu jest w fazie konsultacji publicznych i uzgodnień międzyresortowych. Zmiany te zostały opublikowane na stronach Rządowego Centrum Legislacji 20 stycznia 2025 roku. Planowane jest przyjęcie nowelizacji przez rząd w trzecim kwartale 2025 roku. Oznacza to, że proponowane przepisy nie weszły jeszcze w życie. Więcej informacji możecie przeczytać tutaj.

Współpraca z biurem rachunkowym w zakresie kadr i płac

Aby skutecznie zarządzać nowymi obowiązkami i uniknąć ryzyka związanego z nieprzestrzeganiem przepisów o mobbingu, warto skorzystać ze wsparcia specjalistów. Współpraca z biurem rachunkowym w zakresie kadr i płac może pomóc w skutecznym wdrożeniu procedur antymobbingowych, prawidłowym prowadzeniu dokumentacji oraz rozwiązywaniu potencjalnych problemów w firmie. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwoju biznesu, minimalizując ryzyko prawne i finansowe.

Podsumowanie – nadchodzi nowa era walki z mobbingiem

Nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie mobbingu to krok w stronę realnej ochrony pracowników. Pracodawcy nie będą mogli już ignorować problemu, a ofiary mobbingu dostaną potężne narzędzie do walki o swoje prawa. Zmiany te, choć wymagające dla firm, mogą przyczynić się do tworzenia zdrowszego i bardziej profesjonalnego środowiska pracy.

Nie ulega wątpliwości, że nowe przepisy wywołają duże poruszenie w świecie biznesu. Pytanie brzmi – czy pracodawcy są na nie gotowi?