KSeF 2027: ile zapłacisz za błędy w fakturach

Od 1 stycznia 2027 roku zaczną obowiązywać administracyjne kary pieniężne za naruszenia związane z Krajowym Systemem e-Faktur. Ich wysokość to na ten moment jeszcze pieśń przyszłości, ale warto wiedzieć za co i jakiej wysokości kary będą obowiązywać, aby móc w przyszłości im zapobiec.  

Ile wyniosą kary za błędy w KSeF? 

Zgodnie z ustawą o VAT kara za naruszenia obowiązków w KSeF może sięgnąć do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze. W przypadku faktur bez wykazanego podatku VAT sankcja może wynieść do 18,7% kwoty należności ogółem. 

To jedne z najwyższych progów kar w Unii Europejskiej. I właśnie dlatego temat wywołał tak dużą reakcję organizacji pracodawców.

 

Skąd biorą się obawy przedsiębiorców? 

Poseł Włodzisław Giziński skierował do Ministerstwa Finansów interpelację w tej sprawie. Wskazał w niej, że polski model kar jest bardziej restrykcyjny niż rozwiązania stosowane w innych krajach Unii Europejskiej. 

Zapytał również o możliwość złagodzenia przepisów przed ich wejściem w życie. Argumentem były obawy o sektor małych i średnich firm, które dopiero uczą się nowego systemu i często nie posiadają zaplecza, aby móc ten obszar odpowiednio zabezpieczyć.  

 

Kara KSeF 2027 nie jest automatem 

Wbrew obawom, kary pieniężne w KSeF nie mają charakteru sztywnego automatu. Do ich nakładania stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego dotyczące miarkowania kar. 

Organ podatkowy, ustalając wysokość sankcji, bierze pod uwagę: 

• wagę i okoliczności naruszenia, 

• to, czy do naruszenia dochodziło wcześniej, 

• działania podjęte przez firmę, by ograniczyć skutki błędu, 

• wysokość ewentualnej korzyści osiągniętej przez podatnika. 

Jeśli naruszenie wynikało z działania siły wyższej — na przykład awarii systemu — organ może odstąpić od nałożenia kary. Dodatkowym zabezpieczeniem jest tryb offline24, z którego firmy mogą skorzystać w razie problemów z połączeniem internetowym. 

 

Dlaczego kary wchodzą dopiero od 2027 roku? 

Ministerstwo Finansów podkreśla, że sankcje mają zapewnić skuteczność i powszechność działania KSeF. Chodzi o terminowe wystawianie faktur i ich wysyłka do KSEF, co ograniczy wg resortu nadużycia w rozliczeniach VAT. 

Jednocześnie Ministerstwo Finansów świadomie odroczyło wejście kar w życie do 1 stycznia 2027 roku. Dzięki temu firmy zyskują czas na spokojne dostosowanie się do nowych obowiązków. W 2026 roku wyłączona jest również odpowiedzialność karno-skarbowa za błędne stosowanie KSeF. 

 

Co dalej z KSeF? Zapowiadane zmiany 

9 czerwca 2026 roku w Ministerstwie Finansów odbyły się otwarte konsultacje podsumowujące dotychczasowe wdrożenie KSeF.  

Nie zabrakło zapowiedzi o rozszerzeniu systemu w przyszłości o nowe funkcjonalności. Docelowo KSeF ma objąć nie tylko wystawianie faktur, ale cały proces obsługi dokumentów w firmie — ich akceptację, księgowanie oraz rozliczanie płatności. Dobrą informacją dla firm korzystających z integracji systemowych jest zapowiedź utrzymania tokenów również po 2027 roku. Ministerstwo planuje też rozbudowę interfejsu API, w tym zwiększenie limitów i poprawę wydajności systemu. 

Nierozwiązaną kwestią pozostaje na razie wizualizacja faktur, którą część interpretacji indywidualnych traktuje jako odrębny dokument. Ministerstwo zapowiada prace nad doprecyzowaniem tej kwestii. 

 

Jak przygotować firmę na  2027 w KSEF i uniknąć kar? 

Rok 2026 warto wykorzystać, a nie odkładać. Konkretnie oznacza to: 

• sprawdzenie, czy proces wystawiania i przesyłania faktur działa bez zakłóceń i na czas,  

• przeszkolenie osób odpowiedzialnych za fakturowanie z obsługi certyfikatów, tokenów i uprawnień w systemie, w razie nieobecności osób odpowiedzialnych lub wypięcia certyfikatu z systemu,  

• ustalenie procedury postępowania na wypadek awarii i skorzystania z trybu offline24, 

• weryfikację zgodności wizualizacji faktur z danymi przesyłanymi do KSeF. 

Więcej o oficjalnych zasadach działania systemu znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów poświęconej KSeF.  

 

Sprawdź, jak wygląda to w Twojej firmie. Wypełnij krótki formularz na chandonwaller.pl — oddzwonimy w ciągu 24 godzin i wspólnie przejdziemy przez proces fakturowania w KSeF, zanim zrobi to urząd skarbowy. 

5 błędów w KSeF, które mogą Cię słono kosztować – sprawdź, czy ich nie popełniasz

Od kwietnia 2026 roku większość polskich przedsiębiorców musi wystawiać faktury przez Krajowy System e-Faktur. Problem w tym, że wielu właścicieli firm wchodzi w nowy system z błędnymi założeniami. Zebraliśmy 5 najczęściej popełnianych błędów, które widzimy w praktyce. Przeczytaj, zanim KSeF zaskoczy Cię w najgorszym momencie. 

 

Błąd 1: „Nie ma kar, więc KSeF jest dobrowolny” 

To najczęściej powtarzany mit i jeden z najbardziej niebezpiecznych. 

Ministerstwo Finansów rzeczywiście zapowiedziało brak sankcji administracyjnych za błędy techniczne w KSeF przez cały 2026 rok. Wiele osób zinterpretowało to jako zielone światło do ignorowania systemu. To błąd. 

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obowiązuje od 1 kwietnia 2026 r. Przepis o karach już istnieje w polskim prawie — wchodzi w życie 1 stycznia 2027 roku. Dziś urząd skarbowy nie nałoży sankcji za błąd techniczny, ale system rejestruje każdą nieprawidłowość. 

Nie zapominaj, że bałagan w fakturach bezpośrednio wpływa na poprawność pliku JPK_VAT. A błędy w JPK są karane już teraz — 500 zł za każdy. 

Wniosek: 2026 rok to czas na naukę i porządkowanie procesów, nie na odkładanie tematu na później. 

 

Błąd 2: „Złą fakturę po prostu anuluję i wystawię nową” 

Tak działało to przez lata. W KSeF już nie działa. 

Gdy faktura trafi do systemu i otrzyma unikalny numer KSeF, nie ma możliwości jej edycji ani usunięcia. Błędny dokument zostaje w systemie na zawsze — widoczny zarówno dla Ciebie, jak i dla organów podatkowych. 

Jedyną drogą naprawy jest faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę. I tu zaczynają się schody: 

• korekta przy błędnej stawce VAT lub kwocie to korekta wartościowa, 

• korekta przy błędnym NIP-ie nabywcy to korekta do zera — anulowanie całego dokumentu i wystawienie nowej faktury na właściwy podmiot, 

• korekta przy literówce w nazwie firmy lub błędnym adresie to osobny dokument korygujący dane formalne. 

Każda z tych sytuacji generuje dodatkową pracę po obu stronach transakcji i może opóźnić płatność. Dlatego weryfikacja danych kontrahenta przed wystawieniem faktury staje się absolutną podstawą. 

 

Błąd 3: „Kupujący sam poprawi notę korygującą” 

Noty korygujące przestały istnieć 1 lutego 2026 roku. 

Wcześniej, gdy nabywca zauważył błąd formalny na fakturze (np. stary adres, literówkę w nazwie), mógł samodzielnie wystawić notę korygującą i przekazać ją sprzedawcy do akceptacji. Szybko, prosto, bez angażowania drugiej strony. 

Dziś tego narzędzia nie ma. Art. 106 ustawy o VAT został uchylony. Każdy błąd, nawet czysto formalny — musi zostać poprawiony przez sprzedawcę, który wystawia fakturę korygującą w KSeF. 

W praktyce oznacza to: 

1. Nabywca zauważa błąd i zgłasza go sprzedawcy. 

1. Sprzedawca wystawia fakturę korygującą w KSeF. 

1. Korekta przechodzi przez system i obie strony ją księgują. 

To dłuższa droga niż wcześniej. Zadbaj o aktualne dane w kartotece kontrahentów, zanim wystawisz pierwszą fakturę. 

 

Błąd 4: „Mnie KSeF nie dotyczy” 

Na forach i w rozmowach z przedsiębiorcami krąży kilka „miejskich legend” o zwolnieniu z KSeF: 

• „Jestem zwolniony z VAT, więc mnie to nie dotyczy.” 

• „Mam kasę fiskalną, więc jestem wyłączony.” 

• „Nie zatrudniam pracowników, więc nie muszę.” 

Żadna z tych przesłanek sama w sobie nie zwalnia z KSeF. 

Podmiot zwolniony z VAT może być objęty obowiązkiem KSeF, jeśli wystawia faktury na rzecz innych przedsiębiorców (B2B). Kasa fiskalna zwalnia jedynie z obowiązku wystawiania paragonów z NIP jako faktur uproszczonych – tylko do końca 2026 roku. 

Rzeczywiste wyjątki to m.in. faktury wystawiane wyłącznie konsumentom (B2C), podatnicy bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, oraz przedsiębiorcy z miesięczną sprzedażą poniżej 10 000 zł brutto — ale tylko do 31 grudnia 2026 r. 

Jeśli masz wątpliwości co do swojego statusu — skonsultuj się ze biurem rachunkowym Chandon Waller & Partners. Błędne założenie może kosztować więcej niż godzina konsultacji. 

 

Błąd 5: „Biuro rachunkowe wszystkim się zajmie” 

Nasze biuro rachunkowe jest Twoim partnerem w KSeF, ale nie może zastąpić Cię jako właściciela firmy. 

Odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie w systemie spoczywa na przedsiębiorcy. To Ty musisz: 

• zapewnić biuru rachunkowemu dostęp do systemu KSeF, 

• nadać odpowiednie uprawnienia właściwym osobom, 

• wybrać narzędzie do fakturowania zgodne z KSeF, 

• ustalić wewnętrzne procedury obiegu dokumentów. 

Sam fakt podpisania umowy z biurem rachunkowym nie przenosi na nie odpowiedzialności za Twoją dokumentację, chyba że zostało to precyzyjnie zapisane w umowie. 

Co warto zrobić już teraz? Porozmawiaj ze swoim księgowym o podziale obowiązków w KSeF i upewnij się, że oboje wiecie, kto za co odpowiada. 

 

Podsumowanie 

KSeF to zmiana, która wymaga dostosowania procesów — nie tylko narzędzi. Najdroższe błędy to nie te techniczne, ale te wynikające z błędnych założeń. 

Błąd	Realne ryzyko
Traktowanie KSeF jako dobrowolnego	Błędy w JPK, kary od 2027 r.
Próba anulowania faktury	Korekta do zera, chaos w rozliczeniach
Liczenie na noty korygujące	Opóźnienia w płatnościach, dodatkowa praca
Błędne przekonanie o zwolnieniu	Faktury poza KSeF = naruszenie prawa
Zrzucenie odpowiedzialności na biuro	Brak kontroli nad własną dokumentacją

 

Masz wątpliwości, czy Twoja firma jest gotowa na KSeF? 

Nasi eksperci w Chandon Waller & Partners przeanalizują Twoją sytuację i pomogą wdrożyć KSeF bez stresu i błędów. 

👉 Skontaktuj się z nami — odpiszemy w ciągu 24 godzin. 

AI w księgowości 2026 – jak sztuczna inteligencja zmienia biura rachunkowe?

Sztuczna inteligencja w biurze rachunkowym to nie przyszłość. To teraźniejszość i ona już zmienia Twoją konkurencję. Dowiedz się, co AI robi dziś w księgowości, jakie korzyści możesz zyskać i na co uważać przy wdrożeniu.

Sztuczna inteligencja w księgowości – stan na 2026 rok

Jeszcze trzy lata temu termin “AI w księgowości” był domeną slajdów konferencyjnych. Dziś to twarda rzeczywistość, w której Twoja konkurencja już się porusza.

Liczby mówią same za siebie:

• Ponad 80% polskich specjalistów z biur rachunkowych i działów finansowych korzysta z narzędzi AI w codziennej pracy (Wolters Kluwer, 2025).
• 59% działów finansowych na świecie używa AI w 2025 roku – wzrost z 37% w roku 2023 (Gartner, 2025).
• 90% działów finansowych wdroży co najmniej jedno rozwiązanie AI do końca 2026 roku (Gartner, prognoza).

Pytanie nie brzmi już czy wdrożyć AI w biurze rachunkowym. Pytanie brzmi – czy Twoje biuro rachunkowe już to robi  i czy robi to dobrze?

Co AI robi dziś w biurze rachunkowym?

Sztuczna inteligencja w biurze rachunkowym obejmuje dziś pięć kluczowych obszarów, które bezpośrednio wpływają na jakość obsługi Twojej firmy:

Obszar	Co robi AI	Korzyść dla klienta
Przetwarzanie faktur	Automatyczny odczyt OCR + klasyfikacja konta	Szybsza obsługa, mniej błędów
Wykrywanie anomalii	Monitoring transakcji w czasie rzeczywistym	Ochrona przed fraudem i błędami
Weryfikacja podatkowa	Sprawdzanie białej listy VAT, NIP, split payment	Zgodność z przepisami
Raportowanie	Generowanie sprawozdań finansowych na żądanie	Dane w czasie rzeczywistym
Prognozowanie	Analiza przepływów pieniężnych i ryzyk podatkowych	Lepsze decyzje biznesowe

AI a automatyzacja faktur – jak to działa w praktyce?

Automatyzacja faktur to jeden z najbardziej mierzalnych efektów wdrożenia AI w księgowości.

Nowoczesny system łączący OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) z uczeniem maszynowym potrafi:

• odczytać fakturę w dowolnym układzie graficznym,
• wyodrębnić NIP kontrahenta, kwotę netto, datę i numer dokumentu,
• zweryfikować dane z bazą GUS,
• zaproponować klasyfikację na właściwe konto księgowe.

Cały proces zajmuje mniej niż 3 sekundy.

Wykrywanie błędów i fraudów finansowych

Ludzki mózg jest podatny na błędy zmęczenia. Algorytm – nie.

AI w kontroli finansowej nieustannie monitoruje dane i wychwytuje:

• zdublowane faktury,
• podejrzane transakcje niezgodne z historycznym wzorcem,
• błędne przypisania kont księgowych,
• rozbieżności między zamówieniami a fakturami.

68% firm po wdrożeniu automatyzacji procesów księgowych odnotowuje zmniejszenie ryzyka nadużyć finansowych (dane branżowe).

 

AI w kontekście KSeF i polskich przepisów podatkowych

Polska specyfika prawna to wyzwanie, z którym muszą mierzyć się wszystkie biura rachunkowe w Polsce. Split payment, KSeF (Krajowy System e-Faktur), biała lista podatników VAT – każdy z tych elementów wymaga stałej czujności.

Nowoczesne systemy AI dostosowane do polskich przepisów podatkowych automatycznie:

• weryfikują numery NIP na białej liście podatników VAT,
• kontrolują zgodność dokumentów z wymogami KSeF,
• flagują transakcje wymagające mechanizmu podzielonej płatności (split payment),
• monitorują zmiany w przepisach i dostosowują klasyfikacje.

Dla przedsiębiorcy korzystającego z outsourcingu księgowego oznacza to jedno: mniejsze ryzyko błędu podatkowego i wynikających z niego sankcji.

 

Czy sztuczna inteligencja zastąpi księgowych?

To pytanie, które słyszymy najczęściej.

Odpowiedź jest prosta. Nie, natomiast z pewnością zmieni charakter tej pracy.

Gartner szacuje, że mniej niż 10% działów finansowych wdrażających AI planuje redukcję zatrudnienia. Eliminuje stanowiska pomocnicze zajmujące się wyłącznie mechanicznym wprowadzaniem danych, ale jednocześnie zwiększa zapotrzebowanie na specjalistów zdolnych do:

• nadzoru nad algorytmami i weryfikacji wyników,
• interpretacji przepisów w niestandardowych sytuacjach,
• doradztwa strategicznego dla klientów,
• budowania relacji opartych na zaufaniu.

Księgowy, który przez 6 godzin ręcznie wprowadzał faktury, ma teraz 6 godzin na analizę marżowości, planowanie podatkowe i rozmowę z Tobą o kierunku rozwoju firmy.

To nie jest degradacja zawodu. To jego awans.

 

Najczęstsze błędy przy wdrożeniu AI w księgowości

– Brak testów pilotażowych przed pełnym wdrożeniem systemu.

– Nieprawidłowa integracja z istniejącym oprogramowaniem ERP.

– Zbyt duże zaufanie do algorytmu bez kontroli eksperta.

– Wdrożenie narzędzia ogólnego, niedostosowanego do polskich przepisów.

 

Podsumowanie: AI w biurze rachunkowym to przewaga, którą widać w wynikach

Sztuczna inteligencja w księgowości zmienia branżę nieodwracalnie. Biura rachunkowe, które wdrożyły AI, obsługują więcej klientów, popełniają mniej błędów i oferują głębsze doradztwo.

Biura, które czekają – patrzą na rosnącą lukę między sobą a konkurencją.

Kluczem jest odpowiednie podejście: wdrażaj AI z konkretnym celem, z właściwym narzędziem i z ludzkim nadzorem nad wynikami.

Liczby nigdy nie zastąpią zaufania – mogą sprawić, że będzie na nie znacznie więcej czasu.

 

Chcesz sprawdzić, jak zoptymalizować obsługę finansową swojej firmy?

Skontaktuj się z CWP – bez zobowiązań, konkretnie i na temat.

KSeF – awarie, problemy techniczne i pytania firm

Odpowiedzi zostały przygotowane przez naszych ekspertów, w przypadku pojawiających się kolejnych pytań, prosimy o kontakt z naszymi księgowymi.

 

Co w przypadku awarii po stronie Krajowego Systemu e-Faktur? – daty i „offline”

W trybie offline datę wystawienia wskazuje podatnik w P_1, a data przyjęcia to moment późniejszego nadania numeru KSeF po wysyłce. Te informacje znajdziesz też w UPO.

 

Co z fakturą „odrzuconą przez KSeF” (technicznie)?

Dokument nie jest uznany za wystawiony i nie ma numeru KSeF – poprawiasz i wysyłasz ponownie.

 

Czy faktury wyświetlają się w czasie rzeczywistym? Jak liczyć termin płatności?

Online – praktycznie natychmiast po nadaniu numeru KSeF. Offline – po późniejszym dosłaniu. Termin płatności liczysz tak, jak wpisano na fakturze (KSeF nie narzuca tu reguły). Datę przyjęcia do KSeF masz w UPO.

 

Czy jest dostępna Infolinia 24/7?

Nie. Dostępna jest infolinia KAS: 22 330 03 30 (komórka/zagranica) i 801 055 055 (stacjonarne), pn–pt 8:00–18:00.

 

Jak rozdzielić w programie faktury B2B (do KSeF) i B2C (poza KSeF)?

Ustaw regułę: jeśli na dokumencie jest NIP nabywcy → wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur; jeśli brak NIP → poza KSeF (chyba że dobrowolnie wyślesz B2C).

 

Czy KSeF może wysyłać faktury jednocześnie do Saldeo i ERP?

Technicznie tak – kilka systemów może łączyć się z KSeF równolegle, jeśli mają nadane uprawnienia. (Krajowy System e-Faktur jest centralnym repozytorium; integracje to wielokrotnie „klient” API).

 

Jak uzyskać dostęp do KSEF, a w szczególności = pieczęci kwalifikowanej / podpisu kwalifikowanego do nadawania dalszych pełnomocnictw?

Kroki uzyskania pieczęci kwalifikowanej

• Złóż wniosek online u kwalifikowanego dostawcy (np. Certum, EuroCert, Asseco, KIR, Enigma) – podaj NIP firmy, dane reprezentanta (KRS/REGON), potwierdź tożsamość podpisem kwalifikowanym lub wizytą.​
• Otrzymaj certyfikat (1-2 lata ważności) na tokenie/HSM/karcie kryptograficznej; koszt ok. 300-1000 zł/rok + instalacja w systemie księgowym.​​
• Przy użyciu pieczęci wyrób certyfikat uwierzytelniający lub nadaj uprawnienia w Krajowym Systemie e-Faktur..

Skontaktuj się z nami i zyskaj wsparcie ekspertów!

Jeżeli po przeczytaniu tego artykułu masz wątpliwości jak wdrożyć Krajowy System e-Faktur w swojej firmie, skontaktuj się z naszymi ekspertami! Pomożemy Ci w przygotowaniach do nadchodzących zmian. Skorzystaj z wiedzy firmy, której zaufało już ponad 1200 przedsiębiorców.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

Ksef od kiedy? Odpowiadamy na kluczowe pytania i realne przypadki.

Odpowiedzi zostały przygotowane przez naszych ekspertów, w przypadku pojawiających się kolejnych pytań, prosimy o kontakt z naszymi księgowymi.

Ksef od kiedy?

1 lutego 2026 r. 

Obowiązek korzystania z KSeF dla dużych podatników, tj. tych, których obrót brutto w 2024 r. przekroczył 200 mln zł (łącznie z VAT) — muszą oni wystawiać e‑faktury w KSeF od tej daty.

1 kwietnia 2026 r.

Obowiązek KSeF dla wszystkich pozostałych podatników VAT (z wyjątkiem najmniejszych),

1 stycznia 2027 r.

Obowiązek KSeF dla najmniejszych podatników — tzw. mikrofirm, które przez 2026 r. mają sprzedaż udokumentowaną fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie.

Odbieranie faktur przez KSeF (czyli możliwość pobierania ich z systemu) jest obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. dla wszystkich podatników VAT, niezależnie od wielkości firmy — nawet jeśli wystawianie e‑faktur jeszcze nie jest obowiązkowe dla danej grupy.

Jaki ma być wiodący numer faktury po starcie KSeF?

W dalszym ciągu wiodącym numerem jest numer własny nadany przez firmę. Numer KSeF to tylko identyfikator w systemie MF. Możesz kontynuować dotychczasową numerację (np. 1.01.2026).

Moja firma ma siedzibę zagraniczną, ale polski NIP (bez siedziby/FE w PL), co w takim przypadku?

• Jeśli firma ma polski NIP (np. do rozliczeń VAT w Polsce), ale działa wyłącznie za granicą (np. w Szwecji) i nie posiada FE w Polsce – może dobrowolnie przystąpić do KSeF, ale nie jest do tego zobligowana.
• Może więc nadal wystawiać faktury np. PDF/papierowo poza KSeF — nawet po 1 kwietnia 2026 r.
• Kontrahent polski (odbiorca) nie może żądać faktury w KSeF, jeśli wystawca nie ma obowiązku tam działać.

Jak będą traktowane faktury za usługi zagraniczne (np. OpenAI/ChatGPT, Google Ads, Meta/Facebook Ads) po wejściu w życie KSeF?

Jeśli to dostawcy zagraniczni, ich faktury nie trafiają do KSeF. Pobierasz je jak dotąd (PDF/e-mail) i przekazujesz do księgowości/Saldeo. Ujmujesz w rejestrach VAT/JPK.

Eksport towarów i usług – czy „będą w KSeF”? Co z dokumentami celnymi (IE-599/potwierdzenie wywozu)?

Jeżeli polski podatnik wystawia fakturę (także na kontrahenta z UE/poza UE), zasadniczo powinna ona iść do KSeF (z wyjątkami, np. B2C/OSS). Dokumenty celne nie stanowią załączników do KSeF – przechowujesz je poza systemem i łączysz w swoim obiegu dokumentów.

Czy FV od zagranicznych kontrahentów nadal wysyłamy księgowości standardowo?

Tak, nic się tu nie zmienia. Zbierasz od kontrahenta i przekazujesz do księgowości (np. przez Saldeo).

Czy może być język angielski na fakturze?

Możesz wystawiać i/lub wizualizować fakturę w języku obcym (np. ENG). Ważne, by treść odpowiadała danym z XML w KSeF; PDF wysyłany kontrahentowi może być dwujęzyczny.

Czy wystawianie faktury w Saldeo wystarczy pod KSeF?

Tak, wystawianie faktur w Saldeo jest możliwe również w ramach KSeF. SaldeoSMART deklaruje pełną gotowość do integracji z KSeF 2.0 i udostępnia harmonogram dostosowań na rok 2026, obejmujących zarówno wysyłkę, jak i odbiór faktur oraz połączenie przez API.

Faktury nadal wystawiasz w Saldeo, natomiast ich przekazanie do KSeF odbywa się automatycznie w tle, za pomocą integracji i certyfikatu KSeF. Wymaga to jednorazowej konfiguracji, czyli wprowadzenia certyfikatu w systemie. Po tej czynności system sam zadba o wysyłkę faktur do KSeF i pobieranie tych otrzymywanych od kontrahentów

Czy paragon ze stacji paliw / paragony z NIP do kwoty 450 zł muszą przejść przez KSeF?

Obecnie paragony z NIP do 450 zł są traktowane jako faktury uproszczone i mogą stanowić podstawę do ujęcia w kosztach i odliczenia VAT.

Jednak od 1 stycznia 2027 r. faktury uproszczone zostaną wycofane, zastąpią je pełne faktury wystawiane przez KSeF.

Co to oznacza w praktyce praktyce?

Jeśli chcesz ująć zakup (np. paliwa) w kosztach i odliczyć VAT musisz poprosić o pełną fakturę wystawioną przez KSeF. Sam paragon z NIP nie będzie wystarczający i nie da prawa do odliczenia VAT

Działam B2C, jak będzie wyglądała faktura dla konsumenta?

Wystawianie B2C w KSeF pozostaje dobrowolne (przed i po 1.02.2026).

 

Skontaktuj się z nami i zyskaj wsparcie ekspertów!

Jeżeli po przeczytaniu tego artykułu masz wątpliwości jak wdrożyć KSeF w swojej firmie, skontaktuj się z naszymi ekspertami! Pomożemy Ci w przygotowaniach do nadchodzących zmian. Skorzystaj z wiedzy firmy, której zaufało już ponad 1200 przedsiębiorców.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

KSeF 2.0 w wersji testowej już działa. Co sprawdzić teraz?

Od 15 listopada przedsiębiorcy mogą testować KSeF 2.0 na własnym NIP. Sprawdź, kto i jak może korzystać z wersji testowej oraz dlaczego to ważne przed startem obowiązkowym.

15 listopada Ministerstwo Finansów udostępniło przedsiębiorcom testowe środowisko Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. To robocza wersja narzędzia, która pozwala zalogować się na własny NIP i sprawdzić, jak w praktyce będą działały procesy wystawiania oraz odbierania faktur w KSeF po uruchomieniu systemu produkcyjnego – zaplanowanym na 1 lutego 2026 r.

Korzystanie z wersji testowej nie wywołuje żadnych skutków prawnych, a wszelkie działania są jedynie próbą działania przyszłego systemu. Ministerstwo Finansów zapewnia też wsparcie techniczne – użytkownicy mogą zgłaszać zauważone błędy przez formularz KSeF.

Po co udostępniono testy KSeF 2.0?

Środowisko testowe ma umożliwić firmom zapoznanie się z funkcjami aplikacji, sprawdzenie procesów krok po kroku oraz przygotowanie się na obowiązkowy KSeF. Od 15 listopada każdy użytkownik może:

• poznać funkcje oprogramowania,

• testować działanie aplikacji bez ograniczeń,

• zgłaszać błędy lub sugestie dotyczące jej działania.

W testach można korzystać z dowolnych, nawet fikcyjnych danych. Wszystkie informacje wprowadzone w wersji testowej są okresowo usuwane i nie mają żadnego przełożenia na rzeczywistość prawną.

Czego można się spodziewać przed uruchomieniem wersji produkcyjnej?

Na podstawie zgłoszeń użytkowników funkcjonalności aplikacji mogą ulec zmianie. Testy mają pomóc dopracować narzędzie tak, by finalna wersja KSeF 2.0 była jak najbardziej stabilna i intuicyjna.

Aplikacja testowa jest także połączona z integracyjnym API KSeF 2.0, co pozwala firmom sprawdzić nie tylko obsługę faktur, lecz również działanie procesów integracyjnych.

Najważniejsze funkcje testowej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0

W testowej wersji można m.in.:

• wystawiać, odbierać i przeglądać faktury oraz korekty zgodnie ze strukturą FA(3),

• wyszukiwać i pobierać przesłane dokumenty w formacie XML, HTML lub PDF,

• obsługiwać jednostki zależne (m.in. jednostki wewnętrzne, JST, grupy VAT),

• korzystać z identyfikatorów złożonych, np. w modelu samofakturowania UE,

• pobierać Urzędowe Poświadczenia Odbioru dla pojedynczych lub wielu faktur,

• przeglądać historię sesji użytkownika,

• korzystać z kodów QR, w tym uzyskiwać dostęp do faktury poprzez skan,

• generować i obsługiwać tokeny (ważne do 31 grudnia 2026 r.),

• korzystać z anonimizowanego dostępu do faktur,

• przeglądać faktury wystawione offline,

• wyświetlać i pobierać faktury PEF,

• zarządzać uprawnieniami,

• składać wnioski o certyfikaty i pobierać je z poziomu aplikacji.

Wersja testowa KSeF 2.0 to najlepszy moment, aby bez ryzyka sprawdzić, jak będzie wyglądała codzienna praca z fakturami po wejściu systemu w życie. Dzięki udostępnionym funkcjom przedsiębiorcy i zespoły finansowe mogą przetestować procesy, przygotować organizację do zmian oraz uniknąć błędów, które w wersji produkcyjnej mogłyby kosztować czas i pieniądze. Im wcześniej poznasz nowe środowisko, tym łatwiej wdrożysz KSeF w firmie i unikniesz chaosu na starcie.

Chcesz wdrożyć KSeF bez stresu i mieć pewność, że Twoja firma będzie gotowa na zmiany?

Zapisz się na szkolenie z KSeF. Organizujemy profesjonalne szkolenia z zakresu Krajowego Systemu e-Fakturowego.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

KSeF – jak wystawiać faktury dla zagranicznych kontrahentów?

Kto jest zobligowany do wystawiania faktur?

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez KSeF dotyczy podatników, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce i zostali objęci harmonogramem wdrożenia systemu. Podmioty zagraniczne, które nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności lub które nie uczestniczą w transakcji z takim miejscem, zazwyczaj nie są objęte obowiązkiem, choć mogą dobrowolnie przystąpić do systemu.

Jeżeli polski podatnik wystawia fakturę (w tym transakcje eksportowe lub WDT), to dokument ten musi być wystawiony w KSeF. Jednocześnie musi zostać także dostarczony kontrahentowi w formie uzgodnionej np. (PDF, papier).

Jakie formy mogą być stosowane przy przekazaniu faktury zagranicznemu kontrahentowi?

Możliwe formy to:

• plik elektroniczny PDF,
• dokument papierowy,
• faktura zawierająca kod QR dający dostęp do wersji w KSeF.

Wszystko za zgodą lub w uzgodnionym trybie z odbiorcą.

Jak to będzie wyglądało w praktyce?

Firmy zagraniczne, które nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, nie są zobowiązane do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Natomiast polscy podatnicy VAT, objęci obowiązkiem KSeF, są zobowiązani do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF również dla kontrahentów zagranicznych – bez względu na to, gdzie nabywca ma siedzibę.

Po wystawieniu faktury w KSeF, należy ją dodatkowo przekazać kontrahentowi w formie uzgodnionej.

Jakie transakcje zagraniczne są wyłączone z tego obowiązku?

Według Art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT:

1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub

2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub

3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub

4) nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Zapisz się na szkolenie z KSeF

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

KSeF 2026 – zmiany w fakturach

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedno z największych przedsięwzięć cyfryzacyjnych ostatnich lat w Polsce. Od 2026 roku całkowicie zmieni sposób wystawiania i odbierania faktur. Każdy dokument sprzedaży będzie przechodził przez państwową platformę teleinformatyczną, co wpłynie nie tylko na rozliczenia podatkowe, ale też na płynność finansową, umowy i codzienną obsługę klientów.

Ma on na celu ustandaryzowanie rozliczeń między firmami, usprawnienie komunikacji z urzędami skarbowymi, a także zredukowanie ryzyka oszustw podatkowych. Czy aby na pewno wszystkie zmiany KSeF są pozytywne?

Eksperci CWP (Chandon Wallers & Partners) podpowiadają, jak krok po kroku przygotować organizację do KSeF i odpowiadają na najczęściej pojawiające się pytania przedsiębiorców.

Od czego zacząć przygotowania do KSeF, żeby nie pogubić się w zmianach?

Proces wdrożenia wymaga czasu, planowania i odpowiedniego przeszkolenia zespołu. Pierwszym etapem powinno być zmapowanie obiegu dokumentów w firmie, a dopiero później dobór właściwego systemu do odczytu danych. Kluczowe jest także zaangażowanie wszystkich działów – od sekretariatu, przez dział sprzedaży i zakupów, logistyki, aż po dział księgowy. Każdy zespół musi znać swoje zadania związane z obsługą e-faktur, np. dział zakupów czy administracji odpowiada za pobieranie i weryfikację poprawności faktur kosztowych dla danego działu.

Jakie programy będą potrzebne do obsługi KSeF?

Obsługa Krajowego Systemu e-Faktur będzie możliwa na kilka sposobów – wybór zależy od wielkości firmy, skali obiegu dokumentów i istniejącej infrastruktury IT:

• Zintegrowane programy ERP  – większość popularnych systemów, takich jak Comarch Optima, Enova, SAP Business One czy Symfonia, już oferuje integrację z KSeF lub jest w trakcie jej wdrażania. To rozwiązanie rekomendowane dla firm, które wystawiają i otrzymują dużą liczbę faktur, ponieważ pozwala na automatyzację procesów.
• Systemy do obiegu dokumentów w firmie – samo pobranie faktury z KSeF to dopiero pierwszy krok. W praktyce potrzebny jest system do jej odczytu, obiegu i akceptacji wewnątrz organizacji, np. SaldeoSMART, DocuWare, czy SharePoint. Dzięki nim można przypisać fakturę do właściwego działu (np. zakupy, księgowość), zatwierdzić ją i przygotować do księgowania. System obiegu dokumentów stanie się obowiązkowy przy organizacjach gdzie więcej osób akceptuje faktury kosztowe. Warto zweryfikować czy system umożliwi również bezpieczne przechowywanie faktur i tworzenie kopii zapasowych. Pamiętaj, że w KSeF faktura ma postać pliku XML, więc przydatne są moduły pozwalające na jej wizualizację w tradycyjnym widoku.
• Darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów – Aplikacja Podatnika KSeF (dostępna przez przeglądarkę) oraz Aplikacja Mobilna KSeF umożliwiają wystawianie i odbiór faktur bez dodatkowych kosztów. To dobre rozwiązanie dla mniejszych firm, które wystawiają niewielką liczbę dokumentów miesięcznie.

Nie można też zapominać o zagrożeniach – wraz z KSeF nadal będą pojawiać się próby wyłudzeń, np. fałszywe faktury – zamiast przesyłane na firmowe skrzynki mailowe, będą przesyłane wprost do KSeF. Dlatego weryfikacja dokumentów stanie się nieodłącznym elementem codziennej pracy. Równolegle warto już dziś dostosować umowy z kontrahentami i dostawcami, aby jasno określić zasady przekazywania i odbioru dokumentów sprzedaży w nowych realiach.

Dobrze przygotowany proces wdrożenia KSeF w Twojej firmie to podstawa bezpiecznego i sprawnego wdrożenia

Jeśli masz dodatkowe pytania – śledź nasze kanały social media tam systematycznie pojawiają się nowe materiały edukacyjne o KSeF. Masz pytanie indywidualne dotyczące Twojej firmy – zadaj pytanie do naszych ekspertów tu.

KSeF – pytania i odpowiedzi

Od kiedy wchodzi obowiązek KSeF dla Twojej firmy?

Wobec nadchodzących zmian, możesz zastanawiać się, kiedy Twoja firma będzie musiała wdrożyć KSeF. Tak naprawdę od 1 lutego zmiana dotknie już prawie wszystkich, gdyż obowiązkiem zostaną objęte najwięksi podatnicy, którzy w naturalny sposób będą wysyłać już swoje faktury poprzez KSeF do mniejszych firm, które jeszcze w tym obowiązku nie będą.

Terminy wdrożenia KSeF w 2026:

• 1 luty 2026 Podatnicy VAT (czynni i zwolnieni), u których sprzedaż brutto przekroczyła w roku 2024 r. kwotę 200 000 000 zł
• 1 kwietnia 2026 Podatnicy VAT (czynni i zwolnieni), u których sprzedaż brutto nie przekroczyła w roku 2024 r. kwotę 200 000 000 zł
• 1 stycznia 2027 Podatnicy VAT (czynni i zwolnieni), którzy w danym miesiącu wystawiają faktury o łącznej wartości sprzedaży brutto nie większej niż 10 000 zł

Jak będą wyglądały faktury z KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) służy do wystawiania i przekazywania faktur ustrukturyzowanych. Mają one format XML więc nie ma ich wizualizacji w formacie PDF. Żeby zobaczyć fakturę w dotychczasowej formie potrzebny będzie system do odczytu dokumentów z systemu KSEF.

Warto pamiętać, że sam dostęp do KSeF to nie wszystko. Kluczowe będzie  dobranie narzędzi, aby:

• umożliwić kontrolę uprawnień (kto może pobierać, zatwierdzać czy księgować faktury), to uporządkuje procesy i odpowiedzialności w firmie, oraz zminimalizuje ręczne działania pracowników (np. pobieranie i przekazywanie plików),
• zapewnić automatyczne archiwizowanie dokumentów,
• integrować dane z innymi systemami w firmie (ERP czy logistyka).

Dzięki temu obsługa KSeF nie stanie się dodatkowym obciążeniem, ale elementem dobrze zaplanowanego procesu finansowo-księgowego w firmie.

Co robić z fakturami spoza KSeF, które otrzymasz od swoich kontrahentów np. mailem lub w formie papierowej?

Dokładnie przechowuj je w dotychczasowej formie: jako papierowe, PDF lub skan. W ewidencji VAT oraz w rozrachunkach traktuj je normalnie, bez konieczności „przenoszenia” do KSeF – obowiązek rejestracji dotyczy tylko faktur od firm już objętych systemem. Takie faktury nadal mogą stanowić podstawę do odliczenia VAT, zgodnie z przepisami, dopóki nie zostanie wprowadzony pełny obowiązek KSeF. Przesyłaj je do księgowości jak dotychczas, nie pomijaj ich!

Skontaktuj się z nami i zyskaj wsparcie ekspertów!

Jeżeli po przeczytaniu tego artykułu masz wątpliwości jak wdrożyć KSeF w swojej firmie, skontaktuj się z naszymi ekspertami! Pomożemy Ci w przygotowaniach do nadchodzących zmian. Korzystaj z doświadczonej firmy, której już zaufało ponad 1000 przedsiębiorców.

Zabezpiecz firmę przed zmianami, pomożemy Ci dobrać najlepsze rozwiązanie i zadbać o zgodność z przepisami.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!