KSeF 2.0 w wersji testowej już działa. Co sprawdzić teraz?

KSeF 2.0 w wersji testowej już działa. Co sprawdzić teraz?

Od 15 listopada przedsiębiorcy mogą testować KSeF 2.0 na własnym NIP. Sprawdź, kto i jak może korzystać z wersji testowej oraz dlaczego to ważne przed startem obowiązkowym.

15 listopada Ministerstwo Finansów udostępniło przedsiębiorcom testowe środowisko Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. To robocza wersja narzędzia, która pozwala zalogować się na własny NIP i sprawdzić, jak w praktyce będą działały procesy wystawiania oraz odbierania faktur w KSeF po uruchomieniu systemu produkcyjnego – zaplanowanym na 1 lutego 2026 r.

Korzystanie z wersji testowej nie wywołuje żadnych skutków prawnych, a wszelkie działania są jedynie próbą działania przyszłego systemu. Ministerstwo Finansów zapewnia też wsparcie techniczne – użytkownicy mogą zgłaszać zauważone błędy przez formularz KSeF.

Po co udostępniono testy KSeF 2.0?

Środowisko testowe ma umożliwić firmom zapoznanie się z funkcjami aplikacji, sprawdzenie procesów krok po kroku oraz przygotowanie się na obowiązkowy KSeF. Od 15 listopada każdy użytkownik może:

• poznać funkcje oprogramowania,

• testować działanie aplikacji bez ograniczeń,

• zgłaszać błędy lub sugestie dotyczące jej działania.

W testach można korzystać z dowolnych, nawet fikcyjnych danych. Wszystkie informacje wprowadzone w wersji testowej są okresowo usuwane i nie mają żadnego przełożenia na rzeczywistość prawną.

Czego można się spodziewać przed uruchomieniem wersji produkcyjnej?

Na podstawie zgłoszeń użytkowników funkcjonalności aplikacji mogą ulec zmianie. Testy mają pomóc dopracować narzędzie tak, by finalna wersja KSeF 2.0 była jak najbardziej stabilna i intuicyjna.

Aplikacja testowa jest także połączona z integracyjnym API KSeF 2.0, co pozwala firmom sprawdzić nie tylko obsługę faktur, lecz również działanie procesów integracyjnych.

Najważniejsze funkcje testowej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0

W testowej wersji można m.in.:

• wystawiać, odbierać i przeglądać faktury oraz korekty zgodnie ze strukturą FA(3),

• wyszukiwać i pobierać przesłane dokumenty w formacie XML, HTML lub PDF,

• obsługiwać jednostki zależne (m.in. jednostki wewnętrzne, JST, grupy VAT),

• korzystać z identyfikatorów złożonych, np. w modelu samofakturowania UE,

• pobierać Urzędowe Poświadczenia Odbioru dla pojedynczych lub wielu faktur,

• przeglądać historię sesji użytkownika,

• korzystać z kodów QR, w tym uzyskiwać dostęp do faktury poprzez skan,

• generować i obsługiwać tokeny (ważne do 31 grudnia 2026 r.),

• korzystać z anonimizowanego dostępu do faktur,

• przeglądać faktury wystawione offline,

• wyświetlać i pobierać faktury PEF,

• zarządzać uprawnieniami,

• składać wnioski o certyfikaty i pobierać je z poziomu aplikacji.

Wersja testowa KSeF 2.0 to najlepszy moment, aby bez ryzyka sprawdzić, jak będzie wyglądała codzienna praca z fakturami po wejściu systemu w życie. Dzięki udostępnionym funkcjom przedsiębiorcy i zespoły finansowe mogą przetestować procesy, przygotować organizację do zmian oraz uniknąć błędów, które w wersji produkcyjnej mogłyby kosztować czas i pieniądze. Im wcześniej poznasz nowe środowisko, tym łatwiej wdrożysz KSeF w firmie i unikniesz chaosu na starcie.

Chcesz wdrożyć KSeF bez stresu i mieć pewność, że Twoja firma będzie gotowa na zmiany?

Zapisz się na szkolenie z KSeF. Organizujemy profesjonalne szkolenia z zakresu Krajowego Systemu e-Fakturowego.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

KSeF – jak wystawiać faktury dla zagranicznych kontrahentów?

Kto jest zobligowany do wystawiania faktur?

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez KSeF dotyczy podatników, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce i zostali objęci harmonogramem wdrożenia systemu. Podmioty zagraniczne, które nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności lub które nie uczestniczą w transakcji z takim miejscem, zazwyczaj nie są objęte obowiązkiem, choć mogą dobrowolnie przystąpić do systemu.

Jeżeli polski podatnik wystawia fakturę (w tym transakcje eksportowe lub WDT), to dokument ten musi być wystawiony w KSeF. Jednocześnie musi zostać także dostarczony kontrahentowi w formie uzgodnionej np. (PDF, papier).

Jakie formy mogą być stosowane przy przekazaniu faktury zagranicznemu kontrahentowi?

Możliwe formy to:

• plik elektroniczny PDF,
• dokument papierowy,
• faktura zawierająca kod QR dający dostęp do wersji w KSeF.

Wszystko za zgodą lub w uzgodnionym trybie z odbiorcą.

Jak to będzie wyglądało w praktyce?

Firmy zagraniczne, które nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, nie są zobowiązane do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Natomiast polscy podatnicy VAT, objęci obowiązkiem KSeF, są zobowiązani do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF również dla kontrahentów zagranicznych – bez względu na to, gdzie nabywca ma siedzibę.

Po wystawieniu faktury w KSeF, należy ją dodatkowo przekazać kontrahentowi w formie uzgodnionej.

Jakie transakcje zagraniczne są wyłączone z tego obowiązku?

Według Art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT:

1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub

2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub

3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub

4) nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Zapisz się na szkolenie z KSeF

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

KSeF 2026 – zmiany w fakturach

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedno z największych przedsięwzięć cyfryzacyjnych ostatnich lat w Polsce. Od 2026 roku całkowicie zmieni sposób wystawiania i odbierania faktur. Każdy dokument sprzedaży będzie przechodził przez państwową platformę teleinformatyczną, co wpłynie nie tylko na rozliczenia podatkowe, ale też na płynność finansową, umowy i codzienną obsługę klientów.

Ma on na celu ustandaryzowanie rozliczeń między firmami, usprawnienie komunikacji z urzędami skarbowymi, a także zredukowanie ryzyka oszustw podatkowych. Czy aby na pewno wszystkie zmiany KSeF są pozytywne?

Eksperci CWP (Chandon Wallers & Partners) podpowiadają, jak krok po kroku przygotować organizację do KSeF i odpowiadają na najczęściej pojawiające się pytania przedsiębiorców.

Od czego zacząć przygotowania do KSeF, żeby nie pogubić się w zmianach?

Proces wdrożenia wymaga czasu, planowania i odpowiedniego przeszkolenia zespołu. Pierwszym etapem powinno być zmapowanie obiegu dokumentów w firmie, a dopiero później dobór właściwego systemu do odczytu danych. Kluczowe jest także zaangażowanie wszystkich działów – od sekretariatu, przez dział sprzedaży i zakupów, logistyki, aż po dział księgowy. Każdy zespół musi znać swoje zadania związane z obsługą e-faktur, np. dział zakupów czy administracji odpowiada za pobieranie i weryfikację poprawności faktur kosztowych dla danego działu.

Jakie programy będą potrzebne do obsługi KSeF?

Obsługa Krajowego Systemu e-Faktur będzie możliwa na kilka sposobów – wybór zależy od wielkości firmy, skali obiegu dokumentów i istniejącej infrastruktury IT:

• Zintegrowane programy ERP  – większość popularnych systemów, takich jak Comarch Optima, Enova, SAP Business One czy Symfonia, już oferuje integrację z KSeF lub jest w trakcie jej wdrażania. To rozwiązanie rekomendowane dla firm, które wystawiają i otrzymują dużą liczbę faktur, ponieważ pozwala na automatyzację procesów.
• Systemy do obiegu dokumentów w firmie – samo pobranie faktury z KSeF to dopiero pierwszy krok. W praktyce potrzebny jest system do jej odczytu, obiegu i akceptacji wewnątrz organizacji, np. SaldeoSMART, DocuWare, czy SharePoint. Dzięki nim można przypisać fakturę do właściwego działu (np. zakupy, księgowość), zatwierdzić ją i przygotować do księgowania. System obiegu dokumentów stanie się obowiązkowy przy organizacjach gdzie więcej osób akceptuje faktury kosztowe. Warto zweryfikować czy system umożliwi również bezpieczne przechowywanie faktur i tworzenie kopii zapasowych. Pamiętaj, że w KSeF faktura ma postać pliku XML, więc przydatne są moduły pozwalające na jej wizualizację w tradycyjnym widoku.
• Darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów – Aplikacja Podatnika KSeF (dostępna przez przeglądarkę) oraz Aplikacja Mobilna KSeF umożliwiają wystawianie i odbiór faktur bez dodatkowych kosztów. To dobre rozwiązanie dla mniejszych firm, które wystawiają niewielką liczbę dokumentów miesięcznie.

Nie można też zapominać o zagrożeniach – wraz z KSeF nadal będą pojawiać się próby wyłudzeń, np. fałszywe faktury – zamiast przesyłane na firmowe skrzynki mailowe, będą przesyłane wprost do KSeF. Dlatego weryfikacja dokumentów stanie się nieodłącznym elementem codziennej pracy. Równolegle warto już dziś dostosować umowy z kontrahentami i dostawcami, aby jasno określić zasady przekazywania i odbioru dokumentów sprzedaży w nowych realiach.

Dobrze przygotowany proces wdrożenia KSeF w Twojej firmie to podstawa bezpiecznego i sprawnego wdrożenia

Jeśli masz dodatkowe pytania – śledź nasze kanały social media tam systematycznie pojawiają się nowe materiały edukacyjne o KSeF. Masz pytanie indywidualne dotyczące Twojej firmy – zadaj pytanie do naszych ekspertów tu.

KSeF – pytania i odpowiedzi

Od kiedy wchodzi obowiązek KSeF dla Twojej firmy?

Wobec nadchodzących zmian, możesz zastanawiać się, kiedy Twoja firma będzie musiała wdrożyć KSeF. Tak naprawdę od 1 lutego zmiana dotknie już prawie wszystkich, gdyż obowiązkiem zostaną objęte najwięksi podatnicy, którzy w naturalny sposób będą wysyłać już swoje faktury poprzez KSeF do mniejszych firm, które jeszcze w tym obowiązku nie będą.

Terminy wdrożenia KSeF w 2026:

• 1 luty 2026 Podatnicy VAT (czynni i zwolnieni), u których sprzedaż brutto przekroczyła w roku 2024 r. kwotę 200 000 000 zł
• 1 kwietnia 2026 Podatnicy VAT (czynni i zwolnieni), u których sprzedaż brutto nie przekroczyła w roku 2024 r. kwotę 200 000 000 zł
• 1 stycznia 2027 Podatnicy VAT (czynni i zwolnieni), którzy w danym miesiącu wystawiają faktury o łącznej wartości sprzedaży brutto nie większej niż 10 000 zł

Jak będą wyglądały faktury z KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) służy do wystawiania i przekazywania faktur ustrukturyzowanych. Mają one format XML więc nie ma ich wizualizacji w formacie PDF. Żeby zobaczyć fakturę w dotychczasowej formie potrzebny będzie system do odczytu dokumentów z systemu KSEF.

Warto pamiętać, że sam dostęp do KSeF to nie wszystko. Kluczowe będzie  dobranie narzędzi, aby:

• umożliwić kontrolę uprawnień (kto może pobierać, zatwierdzać czy księgować faktury), to uporządkuje procesy i odpowiedzialności w firmie, oraz zminimalizuje ręczne działania pracowników (np. pobieranie i przekazywanie plików),
• zapewnić automatyczne archiwizowanie dokumentów,
• integrować dane z innymi systemami w firmie (ERP czy logistyka).

Dzięki temu obsługa KSeF nie stanie się dodatkowym obciążeniem, ale elementem dobrze zaplanowanego procesu finansowo-księgowego w firmie.

Co robić z fakturami spoza KSeF, które otrzymasz od swoich kontrahentów np. mailem lub w formie papierowej?

Dokładnie przechowuj je w dotychczasowej formie: jako papierowe, PDF lub skan. W ewidencji VAT oraz w rozrachunkach traktuj je normalnie, bez konieczności „przenoszenia” do KSeF – obowiązek rejestracji dotyczy tylko faktur od firm już objętych systemem. Takie faktury nadal mogą stanowić podstawę do odliczenia VAT, zgodnie z przepisami, dopóki nie zostanie wprowadzony pełny obowiązek KSeF. Przesyłaj je do księgowości jak dotychczas, nie pomijaj ich!

Skontaktuj się z nami i zyskaj wsparcie ekspertów!

Jeżeli po przeczytaniu tego artykułu masz wątpliwości jak wdrożyć KSeF w swojej firmie, skontaktuj się z naszymi ekspertami! Pomożemy Ci w przygotowaniach do nadchodzących zmian. Korzystaj z doświadczonej firmy, której już zaufało ponad 1000 przedsiębiorców.

Zabezpiecz firmę przed zmianami, pomożemy Ci dobrać najlepsze rozwiązanie i zadbać o zgodność z przepisami.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

Rozmowa o KSeF z Jarosławem Włochem – radcą prawnym i doradcą podatkowym

KSEF – czyli „strach się bać” czy „z dużej chmury mały deszcz”. Praktyczne uwagi w związku z wdrożeniem.

 

Wywiad z Jarosławem Włochem – radcą prawnym i doradcą podatkowym z blisko 15-letnim doświadczeniem w zakresie doradztwa podatkowego, specjalizującym się w podatkach bezpośrednich i pośrednich oraz szkoleniowcem, który przeprowadził w swojej karierze ponad 150 szkoleń podatkowych.

 

 

Pyt: Zacznijmy od podstaw – czym właściwie jest KSEF?

 

Najprościej rzecz ujmując, KSEF czyli Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny o zasięgu ogólnopolskim, który ma w swojej konstrukcji służyć przede wszystkim do wystawiania, wysyłania, przechowywania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Można śmiało powiedzieć, że to rewolucja, jeśli chodzi o formę faktur. Do tej pory wszyscy przyzwyczajeni byli do tego, że w obiegu prawnym funkcjonowały dwie podstawowe formy faktur: papierowe i elektroniczne (rozumiane jako faktury np. w formacie PDF wysyłane jako załącznik do wiadomości email). Oczywiście można spotkać jeszcze faktury ustrukturyzowane w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666), ale to znacznie rzadszy przypadek. Natomiast po wprowadzeniu KSEF obligatoryjnego od 1 lipca 2024 z obrotu między przedsiębiorcami (tzw. obrót b2b) znikną faktury papierowe i elektroniczne i zostaną zastąpione nowymi fakturami ustrukturyzowanymi, wystawianymi w ramach nowego systemu teleinformatycznego. To kolejny krok w postępującej już od dłuższego czasu digitalizacji i elektronizacji obowiązków podatkowych.

 

Pyt: No właśnie, jak to jest z datą wejścia w życie KSEF – czy to jest 1 lipca 2024 r. dla wszystkich podatników?

 

Nie. Ustawodawca podzielił podatników na niejako dwie tury. Podatnicy zwolnieni z podatku VAT będą mieli pół roku więcej bo dla nich obligatoryjny KSEF wejdzie w życie dopiero od 1 stycznia 2025 r., przy czym cały czas mówimy tu wyłącznie o obrocie b2b, bo sprzedaż na rzecz konsumentów (b2c) w ogólnie nie będzie objęta systemem KSEF. W tym zakresie pozostaną do tej pory obowiązujące formy faktur. Uprzedzając kolejne pytanie – bo często je słyszę od uczestników szkoleń – na razie nic nie zapowiada, aby te daty miały zostać jeszcze przesunięte w czasie, ale warto śledzić na bieżąco zmiany w zakresie podatku VAT, bo oczywiście nie sposób tego wykluczyć.

 

Pyt.: Jak to w praktyce ma wyglądać – jak będzie wyglądało wystawianie i odbieranie nowych faktur?

 

Nieco upraszczając: podatnicy, aby wystawić fakturę będą mieli dwa wyjścia. Pierwsze – będą mogli skorzystać z bezpłatnych aplikacji uruchomionych w tym celu przez Ministerstwo Finansów dostępnych na jego stronach internetowych, gdzie po zalogowaniu będzie można wystawiać i odbierać faktury. Będzie to rozwiązanie raczej dla mikroprzedsiębiorców z uwagi na niewielką ilość faktur, którymi się posługują. Zdecydowana większość będzie musiała pójść drugą ścieżką i z pomocą dostawców programów informatycznych zaktualizować swoje wewnętrzne oprogramowanie finansowo-księgowe, aby było ono zgodne z nowymi standardami i umożliwiało łączenie się z KSEF w celu wystawiania czy odbierania faktur. To zaś oznacza dodatkowy wydatek na taką aktualizację i jej dostosowanie do naszych konkretnych potrzeb. W tym drugim wariancie po wprowadzeniu danych faktury do naszego wewnętrznego systemu i uzyskaniu ewentualnych odpowiednich akceptacji, faktura będzie mogła zostać wysłana do KSEF. Wysyłka będzie się odbywała z poziomu naszego systemu, ale będzie możliwa tylko, gdy w momencie wysyłki będzie spełniony wymóg autoryzacji. Autoryzacja – czyi niejako podpis – może się odbywać albo przy użyciu podpisu kwalifikowanego lub podpisu profilem zaufanym (ePUAP), albo też przy użyciu specjalnego tokenu lub pieczęci elektronicznej. W momencie skutecznego wysłania do KSEF, faktura będzie uznana za wystawioną i wprowadzoną do obrotu prawnego. Nie będzie trzeba jej drukować czy wysyłać emailem, bo dla odbiorcy będzie ona miała również status doręczenia. Jedyną formą jej poprawiania będzie korekta. Poprawnie wysłana faktura będzie miała nadawany systemowo numer porządkowy (nie będzie on jednak zmieniał naszej numeracji faktur). Można powiedzieć, że w jednym momencie faktura będzie miała skutek zarówno wystawienia i wysłania dla sprzedającego, jak i skutek doręczenia dla odbiorcy. Organy podatkowe będą miały zatem dostęp do naszych faktur w czasie rzeczywistym, bo faktury będą przechowywane (przez 10 lat) w systemie KSEF. Po wysyłce faktur do KSEF nasz system będzie mógł z kolei dokonać ich wizualizacji, gdyż wysyłka będzie się odbywała w formacie xml.

 

Pyt: Czyli – jeśli dobrze rozumiem – to informatycy mają stanąć na wysokości zadania i po prostu zaktualizować na czas nasze systemy tak, aby można było wysyłać i odbierać faktury przez KSEF?

 

Nie do końca. Oczywiście to na nich będzie spoczywał ciężar wykonania pracy informatycznej tak, aby nasz system mógł bez błędów łączyć się z KSEF, wysyłać faktury zgodne z ich nową formą ustrukturyzowaną i je odbierać. Ale to podatnik będzie korzystał ostatecznie z tego systemu. Warto zatem zadbać o to, żeby był on dla niego przyjazny, łatwy w obsłudze i zawierał inne funkcjonalności wprost nie wymagane przez nowe przepisy. Warto wspomnieć o możliwości testowania zgodności faktury z nową formą ustrukturyzowaną jeszcze przed jej wysyłką do KSEF. Pozwoli to zmniejszyć liczbę przypadków odrzucenia faktury przez system bez podawania konkretnych błędów, które spowodowały odrzucenie faktury. Oczywiście każdy przypadek jest nieco inny i mogą pojawić się inne praktyczne potrzeby i funkcjonalności, uzależnione od tego, jakie rodzaje faktur sprzedażowych i zakupowych występują w danym przypadku. Dlatego nie warto odkładać tego na ostatnią chwilę i znacznie wcześniej rozpocząć testy na nowym programie tak, by wyłapać potencjalne problemy i słabe punkty.

 

Pyt.: Czy poza tymi testami nad zaktualizowanym oprogramowaniem należy podjąć jeszcze jakieś przygotowania?

 

Zasadniczo tak, ale wszystko będzie zależeć od konkretnego przypadku. Inaczej będzie wyglądała sytuacja firm, które korzystają z biura rachunkowego, a inaczej firm, które mają w całości własną księgowość (łącznie z osobami które wystawiają faktury). W tym pierwszym przypadku trzeba będzie uzgodnić, kto będzie odpowiedzialny za wystawianie (wysyłanie) faktur do KSEF, kto będzie je odbierał, jak będzie wyglądał ich przepływ pomiędzy biurem a klientem (sposób przekazywania) oraz jak będzie wyglądała ich merytoryczna akceptacja przez klienta. Trzeba będzie zatem uzgodnić i wybrać sposób autoryzacji, wyznaczyć do tego odpowiednie osoby, co oznacza podjęcie kilku strategicznych i personalnych decyzji. W przypadku księgowości wewnętrznej również trzeba będzie wybrać sposób autoryzacji w KSEF, a często również ustalić na nowo schemat obiegu dokumentów w firmie, uregulować na nowo procedury, w których elementem jest dokument faktury. Właściwie każdy proces w firmie, w którym pojawia się faktura, będzie musiał być ponownie przemyślany. KSEF może spowodować także konieczność zmiany w umowach, ogólnych warunkach sprzedaży i zakupów. Dużo będzie też zależeć od tego, kto jest naszym klientem, czy mamy zarówno sprzedaż b2b jak i b2c, czy mamy klientów krajowych i zagranicznych (w tym drugim przypadku również będzie konieczność wystawiania faktur w KSEF, ale wysyłka będzie już papierowa lub elektroniczna po pobraniu wizualizacji), czy mamy faktury walutowe, czy mamy praktykę załączania dodatkowych dokumentów do faktur (w KSEF nie będzie możliwości dodawania załączników). Podobnie z perspektywy zakupów znaczenie będą miały wspomniane czynniki. Z obrotu znikną duplikaty, noty korygujące. Trzeba również przeanalizować treść naszych dotychczasowych faktur i sprawdzić czy dane, które do tej pory zamieszczaliśmy, będziemy również mogli zamieszczać zgodnie z nowym ustrukturyzowanym wzorem, a jeśli tak, to w jaki sposób i w jakich konfiguracjach. Zmieni się choćby sposób rozliczania podróży służbowych i pracowników, bowiem zmieni się też dotychczasowa praktyka, że pracownik wracał z delegacji i przynosił nam faktury, które dostał w czasie jej trwania. KSEF to obecnie cały czas praca na żywym organizmie w formie testów i cały czas jesteśmy zaskakiwani obszarami nawet niezwiązanymi wprost z podatkami, w których także wymusi on zmiany w firmach. Dlatego nie warto odkładać KSEF na ostatnią chwilę, tylko wcześniej rozpocząć jego wdrożenie. Jeśli zostawimy wszystko na miesiąc przed planowaną datą to może okazać się, że to zbyt mało czasu na jego prawidłowe wdrożenie. Posłużę się pewnym przykładem – obecnie, aby zgłosić konkretną osobę do autoryzacji, należy posłużyć się formularzem ZAW-FA składanym wyłącznie papierowo. Dopiero zarejestrowanie takiej osoby powoduje, że ma ona nadane uprawnienia. Bez takich uprawnień nie można podpisywać wysyłki faktur do KSEF czy wygenerować tokenu dla spółek. Obecnie na taką rejestracje czeka się od kilku dni do nawet kilku tygodni, ale jesteśmy przecież jeszcze daleko od daty wejścia w życie.

 

Pyt: Rzeczywiście jest sporo tych obszarów do przemyślenia. Czy poza autoryzacją, zwróceniem uwagi na treść i rodzaj faktur oraz integrację z systemem finansowo księgowym podatnicy powinni jeszcze na coś zwrócić uwagę?

 

Tak, oczywiście – można by tu wymieniać wiele spraw, ale z kilku ważniejszych to na pewno warto poświęcić nieco uwagi wizualizacjom faktur. Szczególnie tych, które będą wysyłane dla zagranicznych kontrahentów. Może być problem z ich tłumaczeniem na języki obce, dodatkowo będą one zawierać specjalny kod QR. Trzeba będzie też przemyśleć, jak zachować się w okresie awarii systemu KSEF. Przepisy przewidują kilka różnych przypadków, gdy system nie będzie działał i będzie można wystawiać faktury w trybie offline. To dość skomplikowane przepisy i może czasami warto byłoby poczekać, aż awaria zostanie usunięta. Trzeba również zastanowić się nad archiwizacją faktur. Przepisy przewidują bowiem, że KSEF będzie zapewniał przechowanie przez 10 lat, ale może się to okazać zbyt krótki okres dla niektórych przypadków (np. amortyzacja środków trwałych).

 

Pyt.: No dobrze, a czy są jakieś plusy KSEF?

 

Z pewnością do plusów można zaliczyć zwiększenie pewności obrotu – zmniejszy się liczba przypadków, kiedy faktura mogłaby ulec zniszczeniu, zaginięciu, dotarciu z opóźnieniem. Skróci się czas kontroli, wszak organ będzie miał dostęp do naszych faktur na bieżąco. Odpadnie nam częściowo problem z przechowywaniem faktur. Cały system ma również umożliwić lepsze typowanie podatników do kontroli i skuteczniejsze eliminowanie z obrotu nieuczciwych podmiotów. Po wprowadzeniu KSEF obligatoryjnego skróci się również czas zwrotu podatku VAT do 40 dni.

 

 

Pyt: Jakie inne zagrożenia mogą się jeszcze pojawić w związku z KSEF?

 

Też jest ich tutaj sporo. Od takich, które przychodzą od razu do głowy jak ataki hakerskie, przedłużające się awarie systemu z przyczyn leżących po stronie KSEF lub samego podatnika, po bardziej poważne – jak choćby świadomość, że organy podatkowe będą „widziały” nasze faktury „gołym okiem” ze wszystkimi szczegółami. Do tej pory przesyłaliśmy JPKi, w których nie było aż tak szczegółowych informacji, dodatkowo są one przesyłane tylko raz w miesiącu. Dzięki KSEF organy teoretycznie będą mogły na bieżąco dostrzec błędy w naszych fakturach, wykryć nieterminowe ich wystawianie, zidentyfikować transakcje wzbudzające wątpliwości itp. Wszystko to ma znamiona kontroli. Dla podatników oznacza to konieczność wręcz skrupulatnego dokumentowania wszystkich transakcji, bez marginesu błędu i bez możliwości jego naprawienia przed przekazaniem dokumentu faktury do KSEF, czyli de facto do organów podatkowych. Przepisy przewidują również wysokie kary za niestosowanie KSEF, ale na szczęście dopiero od 1 stycznia 2025r.

 

Pyt: Jak by zatem można było odpowiedzieć na pytanie postawione w tytule dzisiejszego wywiadu?

 

Odpowiem jak każdy prawnik: to zależy. Z pewnością na początku sporo pracy czeka biura rachunkowe, które będę musiały podjąć strategiczną decyzję o modelu współpracy w nowych warunkach. Największe wyzwanie spoczywa na firmach, które wystawiają dużo różnych rodzajów faktur na rzecz różnych kontrahentów oraz otrzymują dużo różnych rodzajów faktur zakupowych. Myślenie w takim przypadku, że wszystko zrobią za nas dostawcy oprogramowania informatycznego, może się okrutnie zemścić i może zabraknąć czasu na wdrożenie koniecznych zmian. Wielu przedsiębiorców będzie się musiało mentalnie przestawić z faktur papierowych i wysyłanych emailem na nowy rodzaj. Nie będzie zatem już możliwości anulowania faktur, podmieniania faktur, wystawiania faktur po terminie i innych tego typu praktyk, do tej pory nie do końca widocznych dla fiskusa.

 

Panie Jarosławie, dziękujemy za rozmowę i wszystkie cenne uwagi!

 

Co nowego w 2024 roku?

Podatek minimalny od spółek

Wchodzi w życie od 1 stycznia 2024. Podatek minimalny, zwany inaczej „podatkiem od spółek” wynosi 10% podstawy opodatkowania. Przewidziano go dla:

• podatników, którzy mają siedzibę lub zarząd na terenie RP, w związku z czym spoczywa na nich obowiązek opodatkowania dochodów, niezależnie od miejsca ich osiągania;
• podatkowych grup kapitałowych;
• podatników, którzy prowadzą działalność poprzez położony na terytorium RP zagraniczny zakład.

Dotyczy wszystkich wymienionych wyżej, jeżeli:

• ponieśli stratę za dany rok podatkowy z działalności operacyjnej lub
• ich udział dochodu w przychodach nie przekroczył wysokości 2%.

Podatkowi minimalnemu nie podlegają m.in:

• podatnicy rozpoczynający działalność oraz w kolejno następujących po sobie dwóch latach podatkowych, następujących bezpośrednio po tym roku podatkowym
• przedsiębiorstwa finansowe,
• podatnicy jeżeli w roku podatkowym uzyskali przychody niższe o co najmniej 30% w stosunku do przychodów uzyskanych w roku podatkowym bezpośrednio poprzedzającym ten rok podatkowy,
• spółki komunalne,
• przedsiębiorstwa górnicze które otrzymują pomoc publiczną,
• podatnicy świadczący usługi związane z ochroną zdrowia,
• firmy objęte procedurą upadłościową, likwidacyjną lub restrukturyzacyjną,
• mali podatnicy.

 

KSeF

Dla większości firm obowiązkowy od 1 lipca 2024. Z czym wiąże się wdrożenie KSeF?

• Szereg usprawnień technicznych: integrację systemu KSeF z systemem informatycznym i księgowym, modyfikację obiegu dokumentów oraz przesyłu formularzy na linii firma-klient.
• Wystawianie faktur elektronicznych w systemie i odejście od faktur papierowych.
• Brak możliwości dodawania załączników do faktur (można je natomiast wysłać mailem).
• Faktury będą miały jeden uniwersalny format XML.
• Data wystawienia faktury będzie równoznaczna z datą jej przesłania do systemu KSeF.
• Nadanie fakturze numeru w KSeF będzie rozumiane jako jej odebranie.
• Unikalny numer faktury będzie się składał z 32 znaków i będzie widoczny w Jednolitym Pliku Kontrolnym (JPK).
• Nie trzeba będzie wysyłać plików JPK_FA do urzędu skarbowego.
• System będzie archiwizował faktury przez 10 lat.
• Faktura korygująca będzie zawierała numer faktury korygowanej.
• Do wystawienia faktury będą upoważnieni wyłącznie pracownicy oraz osoby upoważnione przez przedsiębiorcę.
• Przystępując do KSeF przedterminowo, można otrzymać zwrot VAT 20 dni szybciej.

 

Opłata za plastik

Opłaty za plastikowe opakowania wchodzą w życie 1 stycznia 2024 i wynikają z unijnej Dyrektywy Plastikowej/SUP. Dotyczą:

• podmiotów prowadzących działalność handlową (również przy użyciu maszyn vendingowych),
• podmiotów prowadzących działalność gastronomiczną.

Przedsiębiorcy będą pobierać opłatę od klientów za jednorazowe kubki i pojemniki wykonane z tworzywa sztucznego. Ustalone stawki opłat:

• 20 gr – kubki, wieczka i pokrywki na napoje
• 25 gr – pojemniki na żywność, która:

1. spożywana jest bezpośrednio z pojemnika,
2. nie wymaga obróbki termicznej,
3. jest przeznaczona do bezpośredniego spożycia na miejscu lub na wynos.

Zmiany w strukturze faktury elektronicznej KSeF – FA(2) od 1 września 2023

Aby ułatwić firmom wdrażanie KSeF, Ministerstwo Finansów wprowadziło zmiany w strukturze faktury elektronicznej. Druga wersja e-Faktury FA(2) zacznie obowiązywać od 1 września 2023 roku. Faktury ustrukturyzowane w nowej, niezmienionej już formie mają stać się obowiązkowe od lipca 2024 roku. Co to za zmiany?

(więcej…)

5 rzeczy które zmienią się po implementacji KSeF

Krajowy System e-Faktur na razie jest dla firm tylko opcją, ale już wkrótce stanie się obowiązkiem (od 1 lipca 2024 dla VATowców, od 2025 dla nieVATowców). Ogólnopolska platforma teleinformatyczna umożliwiająca wystawianie, wysyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych budzi wiele obaw. Projekt KSeF już teraz wywołuje wiele emocji wśród przedsiębiorców. Osoby, które dobrowolnie z niego korzystają, zgłaszają szereg nieprawidłowości i problemów. Jakie zmiany czekają więc przedsiębiorców i księgowych po implementacji Krajowego Systemu e-Faktur?

(więcej…)