Support for Polish Branches of Foreign Companies
A branch of a foreign company in Poland must keep Polish accounting, pay Polish taxes and comply with Polish employment law once it is entered in the National Court Register (KRS). Chandon Waller & Partners takes over these tasks – accounting, HR and payroll, controlling and contact with the authorities – and reports to your management in English.
We work best with international groups that want one partner for the whole back office of their Polish branch: accounting, HR and payroll, business trips, payments and reporting – instead of several separate providers.
What we do for your branch
- Accounting kept in line with Polish law, with reporting for your head office in English
- HR and payroll, including contracts and ZUS settlements
- Business trip (delegation) settlements
- Payment batches (bank transfers) prepared for your approval
- Reporting and controlling in your group’s format
- Tax settlements and filings
- Contact with the tax office, ZUS and the Central Statistical Office (GUS) on your behalf, within a power of attorney
How to register a branch in the KRS
Registering the branch in the KRS is the first step. The documents usually include an extract from the foreign company’s commercial register, its translation into Polish, the founding act of the branch, a statement appointing the branch manager and documents confirming the manager’s authority. The exact set depends on the country and legal form of the parent company.
Branch in Poland – Outsourcing of Accounting and HR
You choose the scope of cooperation, and you decide how often we meet and in which form – online or in person. We serve clients from all over Poland, with offices in Kraków and Katowice, and we serve our clients comfortably in English. Our goal is to make sure your branch meets its employer obligations on time, including tax, legal and administrative requirements, and that employees can be confident their salaries are settled correctly. We help from day one: from the formalities after registration to a stable, regular finance routine.
How to Run a Foreign Branch in Poland – FAQ
How much does it cost to register a branch in Poland?
The court fee for registering the branch in the register of entrepreneurs is several hundred zlotys. Other costs depend on your case, e.g. sworn translations of the parent company’s documents and any notarial or legalisation costs in your country.
How do I register a branch of a foreign company in Poland?
A branch is entered in the register of entrepreneurs of the KRS and may start operating after the entry. The application is supported by documents of the parent company (e.g. an extract from its home register and the decision to set up the branch, with sworn Polish translations) and the appointment of a person authorised to represent the branch. The exact set depends on the country and legal form of the parent.
Which regulations apply to a Polish branch of a foreign company?
Polish law applies to the branch’s activity in Poland, including the Accounting Act, corporate income tax on income earned in Poland and labour law.
Do you work in English?
Yes. We serve our clients comfortably in English.
Book a free consultation
Wpis do KRS to dopiero początek nowego rozdziału rozszerzenia działalności firmy na Polskę. Tutejsze realia mogą pod wieloma względami zaskoczyć zagranicznych przedsiębiorców. Co więcej, polskie oddziały zagranicznych firm zostały obwarowane szeregiem wymogów podatkowych, prawnych i administracyjnych. Ale bez obaw – tu wkraczają do akcji nasi specjaliści. Powierzając obsługę polskiego oddziału swojej firmy zespołowi Chandon Waller & Partners, zyskujesz:
- pomoc w wyborze najkorzystniejszej formy prawnej działalności,
- rzetelnie prowadzone księgi rachunkowe,
- doradztwo podatkowe,
- pomoc w sprawach formalnych związanych z Urzędem Skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Głównym Urzędem Statystycznym,
- reprezentację przed urzędami,
- outsourcing kadr i płac,
- pełne wsparcie na każdym etapie współpracy.
Nie musisz brnąć przez gąszcz przepisów, aby mieć pewność, że wszystko jest w porządku. Nie musisz też śledzić wszelkich zmian w prawie. W Chandon Waller & Partners stale trzymamy rękę na pulsie, informujemy Cię o bieżącej sytuacji oraz dbamy o rzetelne, terminowe działania (rozliczenia, sprawozdania, deklaracje podatkowe, dokumenty administracyjne). W razie jakichkolwiek pytań i wątpliwości – eksperci z wiedzą i wieloletnim doświadczeniem pozostają do Twojej dyspozycji.
Obsługa księgowa i kadrowa oddziału – po polsku i po angielsku
Dla centrali za granicą przygotowujemy raporty i korespondencję po angielsku, a na bieżąco kontaktujemy się z Waszym zespołem w wygodnym dla Was trybie. Oddział nie musi zatrudniać własnej księgowej ani znać polskich procedur – zajmujemy się nimi za Was: od księgowości i kadr po kontakty z urzędami.
Księgi, sprawozdania i KSeF w oddziale
Oddział zagranicznego przedsiębiorcy prowadzi w Polsce księgi rachunkowe zgodnie z polskimi przepisami o rachunkowości i sporządza sprawozdanie finansowe oddziału. Przejmujemy te obowiązki: od bieżącej księgowości po sprawozdanie.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zależy od tego, czy oddział czynnie uczestniczy w sprzedaży. Sam polski numer VAT go nie rozstrzyga. Sprawdzamy to indywidualnie dla każdego oddziału. Więcej w naszym artykule (po angielsku): KSeF for Foreign Companies in Poland.
Filia w Polsce – outsourcing księgowości i kadr
Lokując outsourcing księgowości i kadr w Chandon Waller & Partners, możesz wybrać wygodny dla Ciebie zakres współpracy. Jesteśmy doświadczeni w pracy zdalnej i posiadamy do tego niezbędne zaplecze IT. Nasze biuro znajduje się w Krakowie, jednak nie ma konieczności regularnych spotkań. To Ty decydujesz o formie i częstotliwości kontaktu z nami. Naszą domeną jest czuwać nad tym, aby Twoja firma w terminie wywiązała się z nałożonych na nią obowiązków pracodawcy: podatkowych, prawnych i administracyjnych, a pracownicy nie mieli wątpliwości czy ich wynagrodzenie jest dobrze rozliczone.
Jak prowadzić zagraniczny oddział firmy w Polsce – najczęstsze pytania
1. Przepisom którego kraju podlega polska filia zagranicznej firmy?
Polska filia zagranicznej firmy podlega władzom w Polsce oraz polskim przepisom podatkowym, rachunkowym, prawu pracy, ochronie danych osobowych i szeregowi innych regulacji. Oddział składa zeznania podatkowe i raporty finansowe w Polsce.
2. Jak zarejestrować oddział firmy w Polsce?
Filię zagranicznej firmy należy zarejestrować w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wymagane dokumenty zależą od kraju, z którego pochodzi macierzysta firma. Najczęściej są to:
- odpis z rejestru handlowego firmy zagranicznej,
- akt założycielski filii,
- oświadczenie o powołaniu kierownika filii,
- dokumenty potwierdzające reprezentowanie firmy w Polsce przez kierownika filii,
- tłumaczenie dokumentów na język polski.
3. Ile kosztuje rejestracja firmy w Polsce?
Koszt rejestracji zależy głównie od:
- kosztów tłumaczeń dokumentów,
- kraju firmy macierzystej,
- kosztów usług notarialnych,
- formy prawnej.
Usługa wpisu oddziału do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) zaczyna się od kilkuset złotych.
4. Czy oddział musi prowadzić księgi w Polsce?
Tak. Oddział zagranicznego przedsiębiorcy prowadzi w Polsce księgi rachunkowe zgodnie z polskimi przepisami o rachunkowości i sporządza sprawozdanie finansowe oddziału.
5. Czy oddział musi wystawiać faktury w KSeF?
To zależy od tego, czy oddział czynnie uczestniczy w sprzedaży. Sam polski numer VAT go nie rozstrzyga. Sprawdzamy to indywidualnie dla każdego oddziału. Szczegóły w artykule o KSeF dla firm zagranicznych (po angielsku).
Umów bezpłatną konsultację