×

Dzień wolny za 15 sierpnia 2026 – co musi wiedzieć każdy pracodawca

Dzień wolny za 15 sierpnia 2026 – co musi wiedzieć każdy pracodawca

Sierpień 2026 przynosi konkretne zadanie do zapisania w kalendarzu. Święto 15 sierpnia wypada w tym roku w sobotę, a to oznacza obowiązek, o którym łatwo zapomnieć przy układaniu grafików. Wyjaśniamy, co wynika z Kodeksu pracy, ile godzin obowiązuje w sierpniu oraz jak zaplanować dzień wolny dla zespołu.

 

Dlaczego sobota zmienia sytuację?

Zgodnie z Kodeksem pracy każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin w danym okresie rozliczeniowym. Gdyby 15 sierpnia wypadało w niedzielę, temat by nie istniał.

W tym roku święto trafia na sobotę, czyli dzień, który dla większości pracowników jest wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Dlatego pracodawca musi wyznaczyć inny termin wolnego. Jeden dzień nie może realizować dwóch tytułów do wolnego jednocześnie.

 

Ile godzin pracy obowiązuje w sierpniu 2026?

Sierpień 2026 ma 21 dni roboczych od poniedziałku do piątku, co daje 168 godzin. Po odliczeniu 8 godzin za sobotnie święto wymiar czasu pracy dla pełnego etatu wynosi 160 godzin, czyli 20 dni pracy.

Dla niepełnego wymiaru etatu obniżenie jest proporcjonalne. Pół etatu traci 4 godziny, co daje ostateczny wymiar 80 godzin w sierpniu. Trzy czwarte etatu traci 6 godzin, czyli pracuje w tym miesiącu 120 godzin.

 

Kiedy trzeba oddać dzień wolny?

Dzień wolny za sobotnie święto trzeba wyznaczyć w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym wypada 15 sierpnia. Przy miesięcznym okresie rozliczeniowym termin musi więc zamknąć się w sierpniu.

Wielu pracodawców, podobnie jak administracja rządowa, wybiera najbliższy piątek, czyli 14 sierpnia. To rozwiązanie organizacyjnie proste, ale nie jedyne możliwe.

 

Kto decyduje o wybranym terminie?

Wybór dnia wolnego należy do pracodawcy. Masz prawo wskazać termin jednostronnie albo w porozumieniu z zespołem, a decyzja może być inna dla różnych działów w firmie.

Warto wpisać ten termin do harmonogramu z wyprzedzeniem, a nie ustalać go w ostatniej chwili. Ułatwia to planowanie dyżurów i dostępności zespołu.

 

Czy dzień wolny przysługuje każdemu?

Obniżony wymiar czasu pracy obowiązuje wszystkich pracowników pełnoetatowych, niezależnie od tego, czy sobota jest dla nich standardowo dniem pracy. Różnica dotyczy tylko sposobu rozliczenia, a nie liczby przepracowanych godzin.

Jeśli sobota i tak nie jest dla kogoś dniem pracy, pracodawca po prostu układa grafik tak, by zmieścić się w niższym wymiarze godzin. Wtedy nie trzeba wyznaczać osobnego dnia wolnego, bo obniżka jest już uwzględniona w planie pracy. Dopiero w bardzo specyficznych, rzadkich przypadkach obowiązek wskazania dodatkowego dnia wolnego w ogóle nie powstaje — na przykład, gdy umowa o pracę kończy się przed świętem, powiedzmy 10 sierpnia. Wtedy pracownik po prostu nie jest już zatrudniony w dniu, za który należałoby ustalić dzień wolny.

Podobnie wygląda sytuacja osób np. na urlopie wypoczynkowym, macierzyńskim lub zwolnieniu lekarskim. Jeśli w dniu wyznaczonym jako wolny przebywają na uzasadnionej nieobecności, pracodawca nie musi ustalać dla nich kolejnego terminu.

 

Zaplanuj to bez błędów w firmie!

Najczęstszy błąd w kadrach to przesuwanie dnia wolnego na kolejny miesiąc. Termin musi zamknąć się w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym wypada święto.

Drugi błąd to traktowanie tego tematu jako przywileju uznaniowego. Obniżenie wymiaru czasu pracy wynika bezpośrednio z przepisów, a nie z dobrej woli pracodawcy.

Sprawny outsourcing kadr i płac pomaga uniknąć obu tych pułapek. Dobrze prowadzona ewidencja czasu pracy chroni firmę przed błędami w rozliczeniach.

 

Chcesz mieć pewność, że harmonogramy w Twojej firmie są zgodne z przepisami przez cały rok? Skontaktuj się z naszym zespołem kadrowo-płacowym i przekaż rozliczanie czasu pracy w bezpieczne ręce.

 

Upały w pracy. Jakie obowiązki ma pracodawca?

Meteorolodzy zapowiadają na najbliższe dni kolejną falę upałów. Dla wielu firm to sygnał, żeby włączyć klimatyzację. Dla działów kadr i właścicieli firm to sygnał czegoś ważniejszego. Warto sprawdzić, czy organizacja pracy spełnia obowiązujące już dziś przepisy.

Podstawowy obowiązek: bezpieczne i higieniczne warunki pracy

Kodeks pracy nakłada na każdego pracodawcę ogólny obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. W praktyce oznacza to, że w czasie fali upałów nie wystarczy samo dopuszczenie zespołu do wykonywania obowiązków.

Pracodawca powinien ocenić, czy temperatura, wilgotność powietrza, nasłonecznienie oraz rodzaj i intensywność wykonywanej pracy nie stwarzają nadmiernego ryzyka dla zdrowia. Przepisy nie wskazują jednej granicznej temperatury, po której przekroczeniu pracownik może automatycznie odmówić wykonywania obowiązków. Wskazują jednak konkretne progi, po których przekroczeniu pracodawca musi podjąć określone działania.

Obowiązkowe napoje – kiedy i dla kogo?

Jednym z najważniejszych i najczęściej kontrolowanych obowiązków jest zapewnienie pracownikom bezpłatnych napojów. Obowiązek ten powstaje, gdy temperatura:

  • przekracza 28°C na stanowiskach pracy w pomieszczeniach,
  • przekracza 25°C przy pracy wykonywanej na otwartej przestrzeni.

Napoje powinny być dostępne przez cały czas wykonywania pracy, a ich ilość musi odpowiadać rzeczywistym potrzebom zespołu. To istotny szczegół księgowo-kadrowy: pracodawca nie może zastąpić tego obowiązku ekwiwalentem pieniężnym. Wypłacenie dodatku zamiast zapewnienia wody czy napojów izotonicznych nie spełnia wymogów przepisów.

Warto też pamiętać o jednym. Sama obecność klimatyzacji w biurze nie zwalnia z obowiązku zapewnienia napojów, jeśli temperatura na stanowisku pracy przekroczy wskazane progi.

Czy trzeba skrócić czas pracy podczas upałów?

Przepisy nie przewidują automatycznego skrócenia dnia pracy po przekroczeniu określonej temperatury. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może zignorować trudne warunki atmosferyczne.

Jeżeli upał stwarza realne zagrożenie dla zdrowia zespołu, pracodawca powinien odpowiednio zorganizować pracę. W praktyce sprawdzają się między innymi:

  • dodatkowe przerwy w ciągu dnia,
  • wcześniejsze rozpoczynanie pracy,
  • przesunięcie najcięższych zadań na chłodniejsze godziny poranne,
  • czasowe ograniczenie pracy w pełnym słońcu,
  • rotacja pracowników przy zadaniach wymagających wysiłku,
  • praca zdalna, jeśli charakter obowiązków na to pozwala.

To ważny szczegół dla działu kadr. Jeśli to pracodawca decyduje o skróceniu czasu pracy z powodu upału, pracownik nie może ponieść z tego tytułu negatywnych konsekwencji finansowych. Skrócony czas pracy w takiej sytuacji rozlicza się tak, jakby pracownik przepracował pełny wymiar godzin.

Szczególna ochrona pracowników młodocianych

Firmy zatrudniające pracowników młodocianych powinny zwrócić uwagę na odrębne, bardziej restrykcyjne zasady. Osoby te nie powinny pracować w pomieszczeniach, w których temperatura przekracza 30°C, a wilgotność względna powietrza przekracza 65%. Organizm młodej osoby jest bardziej narażony na negatywne skutki przegrzania. Dlatego pracodawca powinien w tych przypadkach dokładnie monitorować warunki pracy.

Praca na otwartej przestrzeni – dodatkowe środki ostrożności

Największe ryzyko zdrowotne dotyczy osób pracujących na zewnątrz – w budownictwie, logistyce, rolnictwie czy pracach porządkowych i ogrodniczych. W takich przypadkach warto rozważyć dodatkowo:

  • planowanie najbardziej obciążających zadań poza godzinami największego nasłonecznienia,
  • zapewnienie zacienionych miejsc odpoczynku,
  • częstsze przerwy,
  • lekką i przewiewną odzież roboczą oraz nakrycia głowy,
  • bieżące monitorowanie samopoczucia zespołu.

Warto też przeszkolić osoby kierujące zespołem w rozpoznawaniu pierwszych objawów przegrzania. Chodzi m.in. o zawroty głowy, silne pragnienie, osłabienie, przyspieszone tętno czy dezorientację. Wczesna reakcja pozwala uniknąć poważniejszych konsekwencji zdrowotnych.

Jakie kary grożą za brak reakcji na upały?

Nieprzestrzeganie obowiązków związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy może skutkować odpowiedzialnością wykroczeniową. Kontrolę w tym zakresie może przeprowadzić Państwowa Inspekcja Pracy. Sprawdza wtedy między innymi, czy pracodawca zapewnia napoje, czy prawidłowo organizuje pracę w upale oraz czy reaguje na zgłaszane zagrożenia. Brak działania może zakończyć się grzywną – niezależnie od wielkości firmy czy branży.

Co zmieni się od 2027 roku?

Od 11 stycznia 2027 roku zaczną obowiązywać przepisy wprowadzające po raz pierwszy maksymalne temperatury w miejscu pracy. Będzie to 35°C w pomieszczeniach oraz 32°C na otwartej przestrzeni przy pracach wymagających dużego wysiłku fizycznego. Niższe progi pozostaną podobne do dzisiejszych: 28°C w pomieszczeniach (25°C przy dużym wysiłku) oraz 25°C na otwartej przestrzeni. Po ich przekroczeniu pracodawca będzie musiał wdrożyć rozwiązania techniczne lub organizacyjne. Trzeba je będzie ustalić po konsultacjach z pracownikami lub ich przedstawicielami.

To jednak temat na osobny artykuł. Już teraz warto potraktować tegoroczne lato jako okazję do sprawdzenia warunków na poszczególnych stanowiskach pracy. Chodzi zarówno o zasady obecne, jak i te, które wejdą w życie za kilka miesięcy.

Prawidłowa organizacja pracy w okresie upałów to nie tylko wymóg formalny. To też realna ochrona zdrowia zespołu i mniejsze ryzyko absencji chorobowych. Jeśli zmiany w organizacji czasu pracy wpływają na rozliczenia wynagrodzeń lub ewidencję czasu pracy w Twojej firmie, nasz zespół kadrowo-płacowy chętnie pomoże to poukładać zgodnie z przepisami. Wystarczy się z nami skontaktować.

Zaległy urlop pracownika 2026: obowiązki pracodawcy

Wielu przedsiębiorców traktuje zaległy urlop jako problem pracownika. To założenie kosztuje firmy realne pieniądze. W artykule wyjaśniamy, jakie masz prawa jako pracodawca, czego możesz wymagać od pracowników i jakie konsekwencje grożą, jeśli zaległości urlopowe w firmie pozostaną nierozwiązane. 

 

Czym jest zaległy urlop wypoczynkowy? 

Zaległy urlop powstaje wtedy, gdy pracownik nie wykorzysta całego przysługującego mu urlopu w danym roku kalendarzowym. Niewykorzystane dni automatycznie przechodzą na rok kolejny jako urlop zaległy. 

To nie jest sytuacja wyjątkowa. Sezon urlopowy, natłok obowiązków czy odkładanie decyzji na później sprawiają, że zaległości pojawiają się w niemal każdej firmie. Kluczowe jest to, co dzieje się z nimi dalej – a tu odpowiedzialność spoczywa na pracodawcy, nie na pracowniku. 

 

Termin 30 września – obowiązek pracodawcy, nie prawo pracownika 

Przepisy Kodeksu pracy są w tej kwestii jednoznaczne. Pracodawca musi udzielić zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Za urlop zaległy za 2025 rok graniczną datą jest zatem 30 września 2026 roku. 

To ważne rozróżnienie: prawo do zaległego urlopu nie oznacza, że pracownik sam decyduje, kiedy z niego skorzysta. Obowiązek udzielenia urlopu w tym terminie leży po stronie firmy. Jeśli pracownik nie zgłasza chęci wykorzystania zaległych dni, to pracodawca powinien wyznaczyć mu termin. 

Po 30 września urlop nie przepada. Rozpoczyna się jednak bieg trzyletniego terminu przedawnienia, liczony od końca roku, za który urlop przysługiwał. Po tym okresie pracownik traci możliwość skutecznego dochodzenia prawa do jego wykorzystania. To jednak żadne uspokojenie dla pracodawcy – zaległości sprzed kilku lat są dużo trudniejsze do rozliczenia niż te sprzed kilku miesięcy. 

Jakie masz prawa jako pracodawca? 

Wielu właścicieli firm nie zdaje sobie sprawy, jak dużą kontrolę nad urlopami daje im prawo pracy. Do najważniejszych uprawnień należą: 

  • Jednostronne wyznaczenie terminu urlopu. Jeśli pracownik zwleka z wykorzystaniem zaległych dni, możesz zobowiązać go do wzięcia urlopu w konkretnym terminie, bez konieczności uzgadniania tego z nim indywidualnie. 
  • Planowanie urlopów z wyprzedzeniem. Roczny plan urlopów w firmie pozwala uniknąć sytuacji, w której kilku pracowników zgłasza chęć wypoczynku w tym samym momencie albo zaległości kumulują się do jesieni. 
  • Odmowa udzielenia urlopu w dowolnym terminie wskazanym przez pracownika. Możesz odmówić, jeśli nieobecność zagraża normalnemu funkcjonowaniu firmy – pod warunkiem, że sam zaproponujesz inny, realny termin. 

Te uprawnienia działają na korzyść pracodawcy tylko wtedy, gdy są stosowane świadomie i udokumentowane. Brak polityki urlopowej w firmie oznacza, że w praktyce to zaległości rządzą kalendarzem, a nie odwrotnie. 

 

Konsekwencje niedopełnienia obowiązku 

Nieudzielenie pracownikowi urlopu w ustawowym terminie to wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Państwowa Inspekcja Pracy traktuje je poważnie i ma realne narzędzia egzekwowania przepisów. 

Konsekwencje dla pracodawcy obejmują: 

  • Mandat lub skierowanie sprawy do sądu przez PIP – grzywna może wynieść od 1000 do nawet 30 000 zł. 
  • Roszczenia pracownika przed sądem pracy – dotyczące zarówno samego udzielenia zaległego urlopu, jak i wypłaty ekwiwalentu w określonych sytuacjach. 
  • Ryzyko przy kontroli kadrowej – nieuporządkowana ewidencja urlopowa wychodzi na jaw najczęściej właśnie podczas kontroli, kiedy naprawienie sytuacji jest już trudniejsze. 

Dodatkowym utrudnieniem bywają sytuacje, w których pracownik dostarcza dokumenty uprawniające go do wyższego wymiaru urlopu – na przykład świadectwo pracy z poprzedniego zatrudnienia albo dyplom ukończenia szkoły. Może to oznaczać konieczność wyrównania urlopu nawet do trzech lat wstecz. 

 

Ekwiwalent pieniężny – kiedy można go wypłacić 

Wielu pracodawców zakłada, że łatwiej jest wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop niż organizować mu wolne. Przepisy tego jednak nie przewidują. 

Urlop co do zasady musi zostać wykorzystany w naturze, czyli jako realny czas wolny od pracy. Wypłata ekwiwalentu pieniężnego jest możliwa wyłącznie w przypadku rozwiązania stosunku pracy. Jeśli pracownik zmienia stanowisko w tej samej firmie albo przechodzi do następcy prawnego pracodawcy, niewykorzystany urlop można przenieść na kolejny okres zatrudnienia – pod warunkiem zawarcia odpowiedniego porozumienia między stronami. 

 

Jak zabezpieczyć firmę przed karą? 

Najskuteczniejszym rozwiązaniem jest bieżące monitorowanie stanu urlopów w firmie, a nie reagowanie dopiero we wrześniu. W praktyce sprawdza się kilka działań: 

  1. Regularny przegląd ewidencji urlopowej – najlepiej raz na kwartał, a nie raz w roku.
  2. Wyznaczanie terminów zaległych urlopów z odpowiednim wyprzedzeniem, zamiast czekać na inicjatywę pracownika. 
  3. Prowadzenie dokumentacji kadrowej w sposób, który pozwala szybko odpowiedzieć na pytania kontroli PIP. 

To właśnie w tym obszarze prowadzenie kadr i płac we własnym zakresie najczęściej zawodzi – zaległości urlopowe rosną niepostrzeżenie, a odpowiedzialność za nie i tak spada na pracodawcę. W Chandon Waller & Partners na bieżąco monitorujemy stan urlopów naszych klientów w ramach obsługi kadrowo-płacowej, dzięki czemu zaległości nie zaskakują ich pod koniec września ani podczas kontroli. 

Jeśli nie masz pewności, ile dni zaległego urlopu mają Twoi pracownicy, to dobry moment, żeby to sprawdzić – zanim zrobi to za Ciebie inspektor pracy. 

 

Chcesz mieć pewność, że urlopy w Twojej firmie są rozliczane zgodnie z przepisami? Skontaktuj się z nami – przeanalizujemy stan zaległości i pomożemy uporządkować dokumentację kadrową, zanim minie termin. 

 

Podstawa prawna: Kodeks pracy; stan prawny na lipiec 2026 r.

Wczasy pod gruszą a świadczenie urlopowe – czym się różnią i jak je rozliczyć?

Sezon urlopowy to moment, w którym w wielu firmach pojawia się to samo pytanie: czy pracownikom przysługują wczasy pod gruszą, czy raczej świadczenie urlopowe? Wyjaśniamy, co je różni te dwa pojęcia i na co zwrócić uwagę, żeby rozliczyć je poprawnie. 

Czym są wczasy pod gruszą? 

Wczasy pod gruszą to potoczna nazwa dofinansowania wypoczynku wypłacanego z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Fundusz ten działa na podstawie ustawy z 4 marca 1994 r. Co więcej, jest on obowiązkowy dla pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników według stanu na 1 stycznia danego roku. Mniejsze firmy mogą utworzyć ZFŚS dobrowolnie albo na wniosek zakładowej organizacji związkowej. 

O przyznaniu dofinansowania i jego wysokości decyduje kryterium socjalne. Oznacza to, że pracodawca bierze pod uwagę sytuację materialną, rodzinną i życiową pracownika, a nie jego staż pracy, stanowisko czy wynagrodzenie. Konkretne zasady – w tym wymaganą dokumentację i wysokość dofinansowania – określa wewnętrzny regulamin ZFŚS. Ustawa nie narzuca tu żadnego minimum ani maksimum. 

 

Czym jest świadczenie urlopowe? 

Świadczenie urlopowe funkcjonuje u pracodawców zatrudniających mniej niż 50 etatów na dzień 1 stycznia danego rokuktórzy nie są zobowiązani do tworzenia ZFŚS. W przeciwieństwie do wczasów pod gruszą, nie zależy ono od dochodu. Przysługuje każdemu pracownikowi na tych samych zasadach, niezależnie od jego sytuacji materialnej. 

Warunkiem jego wypłaty jest wykorzystanie co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego. To wymóg wynikający wprost z przepisów, a nie z regulaminu firmy. Wysokość świadczenia urlopowego ma swój ustawowy sufit. Nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS, którego kwota jest powiązana z przeciętnym wynagrodzeniem.  

Zakłady pracy mogą zrezygnować z wypłaty tego świadczenia. Warunkiem jest wcześniejsze poinformowanie pracowników o rezygnacji z ZFSŚ i niewypłacaniu świadczenia urlopowego do końca stycznia danego roku w sposób przyjęty w firmie np. pisemnie lub mailowo. 

Kluczowe różnice w jednym zestawieniu 

  Wczasy pod gruszą  Świadczenie urlopowe 
Źródło finansowania  ZFŚS  Bezpośrednio od pracodawcy 
Kryterium przyznania  Sytuacja materialna i rodzinna  Bez znaczenia, ile zarabiasz 
Wymóg urlopowy  Ustala regulamin ZFŚS  Ustawowo min. 14 dni kalendarzowych 
Wysokość  Brak ustawowego min./maks.  Nie wyższa niż odpis podstawowy 
Kto wprowadza  Obowiązkowo od 50 etatów  Firmy poniżej 50 etatów bez ZFŚS 

 

Rozliczenie podatkowe i składki ZUS 

To właśnie na tym etapie najczęściej pojawiają się błędy. Wczasy pod gruszą są zwolnione z podatku PIT do kwoty 1000 zł rocznie – to limit łączny dla wszystkich świadczeń wypłacanych z ZFŚS w danym roku. Dla emerytów i rencistów limit zwolnienia jest wyższy i wynosi 4500 zł. Nadwyżka ponad limit podlega opodatkowaniu, a bony i talony są opodatkowane w całości, niezależnie od kwoty. 

Świadczenie urlopowe rządzi się inną logiką: jest zwolnione ze składek ZUS do wysokości odpisu podstawowego, ale w całości podlega opodatkowaniu PIT jako przychód pracownika. Pomylenie tych dwóch zasad przy naliczaniu wynagrodzeń to jeden z częstszych błędów, jakie widzimy w praktyce, prowadzących do korekt deklaracji podatkowych. 

 

Dlaczego warto to dobrze rozliczyć? 

Błędna kwalifikacja świadczenia to nie tylko kwestia formalności. Nieprawidłowo naliczony PIT lub ZUS oznacza konieczność korekty deklaracji. W skrajnych przypadkach – odsetki i wyjaśnienia przed urzędem skarbowym lub ZUS. Dla działu kadr to dodatkowy czas i ryzyko, którego można uniknąć przy odpowiednim wsparciu. 

“W naszej praktyce to jedna z najczęściej mylonych kwestii w rozliczeniach kadrowych – firmy zakładają, że skoro wypłacają dofinansowanie do wypoczynku, to automatycznie stosują te same zasady podatkowe co przy świadczeniu urlopowym. A te zasady są zupełnie inne.”– zwraca uwagę Hubert –  Młodszy Specjalista ds. Kadr i Płac w Chandon Waller & Partners. 

Nasz zespół kadr i płac na bieżąco monitoruje zmiany w przepisach dotyczących ZFŚS i świadczeń pracowniczych. Firmy, które nam zaufały, mają pewność poprawnego rozliczenia – bez błędów, korekt i niepotrzebnego stresu. 

 

Podsumowanie 

Wczasy pod gruszą i świadczenie urlopowe to dwa odrębne instrumenty wsparcia pracowników, oparte na innych zasadach przyznawania, limitach i rozliczeniach podatkowych. Zanim więc złożysz wniosek albo naliczysz wypłatę w swojej firmie, sprawdź, które świadczenie faktycznie u Was funkcjonuje i czy regulamin jest z nim spójny.

Potrzebujesz wsparcia w prawidłowym rozliczeniu świadczeń pracowniczych w swojej firmie? Skontaktuj się z naszym działem kadr i płac – sprawdzimy to razem i zadbamy o pełną zgodność z przepisami. 

Kontrola PIP 2026: umowa o pracę, zlecenie i B2B na nowych zasadach

Od 8 lipca 2026 roku zasady kontroli PIP wyglądają inaczej. Niezależnie od tego, czy zatrudniasz ludzi na umowę o pracę, zlecenie, czy współpracujesz z nimi w modelu B2B.
W tym artykule dowiesz się, co dokładnie się zmieniło, jak przebiega postępowanie kontrolne i jak przygotować firmę, żeby kontrola Cię nie zaskoczyła.

 

Trzy podstawy zatrudnienia — jeden cel kontroli

Zanim przejdziemy do szczegółów, warto uporządkować, czego dotyczy reforma w odniesieniu do każdej z trzech podstaw zatrudnienia.

  • Umowa o pracę pozostaje tym, do czego PIP zawsze miała pełne uprawnienia kontrolne — przestrzeganie czasu pracy, wynagrodzeń, urlopów i bezpieczeństwa. Reforma nie zmienia tego zakresu, ale wzmacnia narzędzia inspekcji: łatwiejszy dostęp do danych z ZUS i KAS oznacza, że nieprawidłowości u pracodawców zatrudniających na etacie również łatwiej wypłyną na powierzchnię.
  • Zlecenie i kontrakt B2B to miejsce, gdzie reforma wprowadza realną nowość — inspektor może teraz skuteczniej sprawdzić, czy taka umowa w praktyce nie powinna być umową o pracę. To właśnie tej części poświęcimy większość artykułu, bo tu ryzyko dla firm jest największe.

Co się zmieniło od 8 lipca 2026 roku?

Trzy instytucje — Państwowa Inspekcja Pracy, ZUS i Krajowa Administracja Skarbowa — podpisały porozumienie o wymianie danych. Dzięki temu inspektorzy skuteczniej typują do kontroli firmy, w których ryzyko naruszeń jest największe, niezależnie od formy zatrudnienia. Część czynności kontrolnych PIP może teraz prowadzić zdalnie, bez konieczności wizyty w siedzibie firmy.

Ministra pracy Agnieszka Dziemianowicz-Bąk podkreśliła podczas konferencji prasowej w Sejmie, że reforma to sygnał, iż państwo staje po stronie osób, które przez lata były zmuszane do pracy na umowach cywilnoprawnych bez prawa do urlopu czy ochrony przed nagłym zwolnieniem. Warto jednak podkreślić: reforma nie zmienia definicji stosunku pracy zapisanej w Kodeksie pracy. Zmienia narzędzia, jakimi dysponuje inspekcja, żeby tę definicję skuteczniej egzekwować.

Nowością jest też możliwość wystąpienia przez pracodawcę o interpretację indywidualną — można samodzielnie zapytać PIP, czy sposób zatrudniania w firmie jest zgodny z prawem, zanim dojdzie do kontroli.

 

Kiedy zlecenie lub B2B staje się umową o pracę — 3 kryteria z Kodeksu pracy

Niezależnie od tego, czy współpracujesz z kimś na podstawie umowy zlecenie, czy kontraktu B2B, inspektor sprawdza te same trzy przesłanki z art. 22 Kodeksu pracy, obowiązujące od ponad 20 lat:

  1. Osobiste wykonywanie pracy. Czy zadanie musi wykonać wyłącznie ta jedna, konkretna osoba, bez możliwości zastępstwa lub podwykonawstwa?
  2. Podporządkowanie. Czy osoba działa pod kierownictwem i nadzorem zlecającego — czy to on ustala miejsce, czas i sposób wykonania pracy?
  3. Ryzyko gospodarcze. Kto ponosi konsekwencje błędu? Jeśli wykonawca dostaje stałe wynagrodzenie bez względu na efekt, wygląda to jak etat, a nie jak niezależna współpraca.

Jak podkreślił Główny Inspektor Pracy Janusz Krasoń, nie forma i treść zawartej umowy, ale stan faktyczny współpracy przesądza o tym, czy mamy do czynienia ze zleceniem, B2B, czy faktycznie z umową o pracę.

Jak wygląda postępowanie krok po kroku

Sam fakt kontroli nie oznacza automatycznego przekształcenia zlecenia lub B2B w umowę o pracę. Procedura przewiduje kilka etapów:

  1. Polecenie usunięcia nieprawidłowości. Jeśli inspektor stwierdzi naruszenia, najpierw wydaje polecenie ich usunięcia — nie od razu decyzję o zmianie umowy.
  2. Wniosek do Okręgowego Inspektora Pracy. Dopiero gdy polecenie nie zostanie wykonane, inspektor może wystąpić o decyzję przekształcającą umowę w umowę o pracę.
  3. Odwołanie do sądu pracy. Zarówno pracodawca, jak i osoba zatrudniona mają 30 dni na odwołanie się od decyzji.
  4. Wstrzymanie wykonania. Złożenie odwołania wstrzymuje wykonanie decyzji do czasu rozstrzygnięcia przez sąd, który ma orzec w ciągu miesiąca.
  5. Zabezpieczenie roszczenia. Na czas trwania postępowania sądowego umowa między stronami może być zmieniona, wypowiedziana lub rozwiązana wyłącznie na zasadach prawa pracy — to chroni osobę zatrudnioną przed utratą ochrony w trakcie sporu.

Rygor natychmiastowej wykonalności dotyczy wyłącznie osób objętych szczególną ochroną przed zwolnieniem, na przykład kobiet w ciąży.

 

Ile kosztuje błąd — kary i zaległe składki

Konsekwencje finansowe błędnie skonstruowanej umowy zlecenie lub B2B są dwutorowe.

Po pierwsze, kara grzywny — od 2 000 do 60 000 zł, a przy powtórnym naruszeniu nawet do 90 000 zł.

Po drugie, zaległości podatkowo-składkowe. Przekształcenie umowy w umowę o pracę oznacza obowiązek uregulowania zaległych składek ZUS i podatku, liczonych wstecz za cały okres nieprawidłowej kwalifikacji, wraz z odsetkami. Nie ma tu znaczenia, czy błąd wynikał ze świadomego działania, czy z niewiedzy.

Pracodawcy RP zwracają jednak uwagę na praktyczny problem: przepisy nie precyzują jednoznacznie, kto powinien ponieść koszt części składek finansowanych standardowo przez pracownika, jeśli stosunek pracy zostanie potwierdzony po czasie. To jedno z pytań, na które odpowie dopiero praktyka stosowania nowych przepisów.

Czy Twoja firma ma powody do obaw?

Niekoniecznie. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej jasno komunikuje: uczciwi pracodawcy nie mają powodu do niepokoju. Prawidłowo zawarte umowy zlecenie i kontrakty B2B nie są zagrożone. Nie trzeba ich zmieniać na umowę o pracę.

To samo dotyczy pracodawców zatrudniających wyłącznie na umowę o pracę. Jeśli przestrzegają Kodeksu pracy, reforma nie wprowadza dla nich nowych obowiązków. Zmienia się tylko skuteczność egzekwowania przepisów, które już obowiązują.

 

Jak przygotować firmę na kontrolę PIP — praktyczna checklista

Zamiast czekać na kontrolę, warto już teraz przejrzeć swoje umowy pod kątem opisanych wyżej kryteriów:

  • sprawdź, czy dokumentacja współpracy (umowy, zakresy obowiązków, sposób rozliczania) odzwierciedla to, jak wygląda ona naprawdę — dla zlecenia, B2B i umowy o pracę jednocześnie,
  • przeanalizuj, czy osoby na zleceniu lub B2B faktycznie ponoszą ryzyko gospodarcze i mają swobodę w organizacji swojej pracy,
  • zweryfikuj u pracowników na umowie o pracę, czy czas pracy, nadgodziny i urlopy są rozliczane zgodnie z przepisami — to również obszar wzmocnionej kontroli,
  • rozważ wystąpienie do PIP z wnioskiem o interpretację indywidualną, jeśli masz wątpliwości co do zgodności z prawem swojego modelu zatrudnienia.

Więcej o samej reformie i jej celach przeczytasz na stronie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

 

Podsumowanie

Reforma PIP nie oznacza końca umów zlecenie ani kontraktów B2B. Oznacza, że muszą one odzwierciedlać rzeczywisty charakter współpracy, a nie tylko nazwę zapisaną na papierze. Dla pracodawców zatrudniających na umowę o pracę zmienia się przede wszystkim skuteczność egzekwowania już obowiązujących przepisów. Firmy, które już teraz sprawdzą swoje umowy pod kątem trzech kryteriów z Kodeksu pracy, wchodzą w nowe przepisy z dużo większym spokojem niż te, które zrobią to dopiero w trakcie kontroli.

Nie jesteś pewien, czy Twoje umowy przetrwałyby taką analizę? Skontaktuj się z Chandon Waller & Partners — przeanalizujemy Twoje umowy o pracę, zlecenie i kontrakty B2B pod kątem realnego ryzyka kontroli PIP.

 

Jak dział kadr chroni Twoją firmę każdego dnia?

20 czerwca obchodzimy Dzień Kadrowego (HR Day). Za każdą sprawnie działającą firmą stoi ktoś, kto pilnuje terminów ZUS, weryfikuje umowy i śledzi zmiany przepisów zanim staną się problemem. Dziś pokazujemy, dlaczego profesjonalna obsługa kadrowa to jeden z najważniejszych filarów bezpieczeństwa Twojej firmy.

Kim jest kadrowy i co tak naprawdę robi?

Wielu przedsiębiorców, szczególnie tych prowadzących małe i średnie firmy – postrzega kadrowego jako osobę, która wystawia zaświadczenia, przyjmuje wnioski urlopowe i trzyma teczki z dokumentami. To obraz niepełny i niesprawiedliwy wobec ludzi, których praca chroni firmy przed konsekwencjami, o których właściciele często nie maja pojęcia.

W CWP eksperci kadrowi traktują swoją prace jako realną pomoc dla przedsiębiorców, a nie jak administracyjny obowiązek. Każdego dnia poruszają się jednocześnie w kilkunastu obszarach prawa i regulacji:

Prawo pracy — Kodeks pracy liczy ponad 300 artykułów. Kadrowy nie tylko je zna, ale na bieżąco śledzi każdą zmianę, nowelizację i interpretację, które wchodzą w życie kilkanaście razy w roku.

Ubezpieczenia społeczne — terminowe zgłoszenia do ZUS, poprawne naliczanie składek, obsługa zwolnień lekarskich. Jeden błąd to realne kary finansowe dla firmy.

Ochrona danych osobowych (RODO) — akta osobowe pracowników to wrażliwe dane. Kadrowy dba o to, by były przechowywane zgodnie z przepisami i chronione przed nieuprawnionym dostępem.

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) — obsługa zapisów, rezygnacji i zmian dla każdego pracownika z osobna.

Bezpieczeństwo i higiena pracy (BHP) — pilnowanie ważności badań lekarskich i szkoleń, które mają konkretne terminy i których przekroczenie naraża pracodawcę na odpowiedzialność.

Naliczanie wynagrodzeń — lista płac to nie tylko kwota na przelew. To dziesiątki zmiennych: nadgodziny, premie, potrącenia, różne formy zatrudnienia, absencje.

 

To nie jest jedna specjalizacja. To co najmniej siedem zamkniętych w jednej osobie, z zerową tolerancją na błąd i pełnym zaangażowaniem w bezpieczeństwo Twojego biznesu.

 

Brak kadrowego? Sprawdź, ile Cię to może kosztować

To pytanie, które rzadko zadają sobie przedsiębiorcy – dopóki nie doświadczą konsekwencji finansowych.

Nieprawidłowa dokumentacja podczas kontroli PIP — Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć kary do 30 tysięcy zł. Brak aktualnych badań lekarskich, nieważne szkolenia BHP, błędy w aktach osobowych — to wszystko inspektorzy sprawdzają rutynowo.

Błędna klasyfikacja umowy — zatrudnienie na umowę zlecenie osoby, której praca ma cechy stosunku pracy, to największe ryzyko kadrowych. Konsekwencje: zaległe składki ZUS, odsetki, potencjalne roszczenia pracownicze.

Naruszenia RODO w dokumentacji — kary za nieprawidłowe przetwarzanie danych osobowych mogą sięgać 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy.

Profesjonalna obsługa kadrowa to nie koszt. To inwestycja, która chroni firmę przed stratami i spokój, który pozwala skupić się na tym, co najważniejsze: ludziach i rozwoju organizacji.

 

2026 rok — dlaczego rola kadrowego jest ważniejsza niż kiedykolwiek?

Rok 2026 przyniósł polskim działom kadr bezprecedensowa fale zmian legislacyjnych. Nasi eksperci wdrożyli je sprawnie i bez zakłóceń dla firm, którym pomagamy, bo śledzą każda nowelizacje na bieżąco.

Nowe zasady ustalania stażu pracy

Od 1 maja 2026 roku do stażu pracy wliczane są nie tylko okresy zatrudnienia na umowę o prace, ale również praca na umowach cywilnoprawnych i prowadzenie działalności gospodarczej. Pracownik, który przez 5 lat prowadził własną firmę, może z dnia na dzień nabyć prawo do 26 dni urlopu zamiast 20. Nasi eksperci kadrowi zweryfikowali dokumenty i zaktualizowali uprawnienia każdego pracownika – żebyś Ty nie musiał się tym martwic

Elektronizacja dokumentów kadrowych

Od stycznia 2026 roku wnioski urlopowe, dokumenty BHP i komunikacja z pracownikami mogą być realizowane elektronicznie. E-teczka i elektroniczny obieg dokumentów to uproszczenie procesów, ale tez nowe wyzwania w zakresie bezpieczeństwa danych i archiwizacji.

Równość wynagrodzeń

Od 24 grudnia 2025 roku obowiązują przepisy dotyczące transparentności płac. Pracodawcy muszą podawać wysokość wynagrodzenia w trakcie procesu rekrutacji, nie mogą pytać kandydatów o historię zarobków, a pracownicy mają prawo do informacji o wynagrodzeniach na porównywalnych stanowiskach. Pełna implementacja unijnej dyrektywy ma nastąpić do 7 czerwca 2026 roku.

 

Kadrowy jako partner strategiczny firmy

Przez lata dział kadr był postrzegany jako funkcja administracyjna – konieczna, ale drugorzędna. To myślenie się zmienia. I słusznie. Nasi eksperci kadrowi są dla przedsiębiorców partnerami strategicznymi – ludźmi, którym zależy na tym, żeby Twoja firma rosła bezpiecznie i stabilnie.

To osoba, która:

  • Chroni firmę przed ryzykiem prawnym.
  • Zarządza kosztami pracy.
  • Buduje kulturę organizacyjną.
  • Dba o wizerunek pracodawcy.
  • Wdraża zmiany przepisów.

 

Kadry wspierają to, co w biznesie najważniejsze – ludzi i rozwój Twojej organizacji. I właśnie dlatego zasługują na uznanie nie tylko raz w roku, ale każdego dnia.

Dziękujemy naszym ekspertom. Za wiedze, zaangażowanie i to, że każdego dnia sprawiają, że nasze firmy – i firmy naszych klientów – są bezpieczniejsze.

Chcesz mieć przy sobie ekspertów kadrowych, którzy traktują Twój biznes jak swój własny? Skontaktuj się z nami – chętnie porozmawiamy.

Dzieci do 18. roku życia a ubezpieczenie zdrowotne – o czym warto wiedzieć?

Wszystkie dzieci do 18. roku życia z polskim obywatelstwem mają prawo do opieki zdrowotnej – niezależnie od tego, czy rodzic je zgłosił do ubezpieczenia, czy nie. To dobra wiadomość. Jest jednak kilka rzeczy, o których warto wiedzieć, żeby uniknąć zbędnych komplikacji.

Prawo działa niezależnie od zgłoszenia

Ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych wprost stanowi: dziecko poniżej 18. roku życia, posiadające polskie obywatelstwo i zamieszkałe w Polsce, ma prawo do bezpłatnych świadczeń zdrowotnych – nawet jeśli nie zostało nigdzie zgłoszone do ubezpieczenia.

Oznacza to, że żaden lekarz ani szpital nie może odmówić dziecku pomocy z powodu braku ubezpieczenia. Koszty leczenia w takim przypadku ponosi NFZ – tyle że nie ze składek, lecz z dotacji budżetowej.

To nie zwalnia z obowiązku zgłoszenia

Choć dziecko ma prawo do opieki zdrowotnej niezależnie od formalności, obowiązek zgłoszenia go do ubezpieczenia jako członka rodziny nadal istnieje. Zgłoszenia dokonuje rodzic u swojego pracodawcy (formularz ZUS ZCNA), w ciągu 7 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających zgłoszenie (np. urodzenia dziecka lub zawarcia nowej umowy o pracę przez rodzica).

Zgłoszenie dziecka nie zwiększa składki zdrowotnej rodzica – jest całkowicie bezkosztowe.

 

Dlaczego zgłoszenie jednak ma znaczenie?

Różnica między dzieckiem zgłoszonym a niezgłoszonym ujawnia się w codziennym życiu:

  • Dziecko zgłoszone figuruje w systemie eWUŚ jako „zielone” – rejestracja u lekarza przebiega bez pytań.
  • Dziecko niezgłoszone może wyświetlać się jako „czerwone” w eWUŚ, co nie oznacza braku prawa do leczenia, ale może powodować konieczność okazania dodatkowych dokumentów (np. skróconego aktu urodzenia lub dowodu tożsamości dziecka) i utrudnia rozliczenia świadczeniodawcy z NFZ.

Innymi słowy: prawo do leczenia jest zawsze, ale brak zgłoszenia może generować zbędne formalności przy każdej wizycie.

 

Jedno dziecko – jeden rodzic

Dziecko może być zgłoszone do ubezpieczenia jako członek rodziny tylko u jednego rodzica jednocześnie. Zgłoszenie u obojga jest błędem formalnym, który może skutkować niespójnością danych w systemie eWUŚ. Dziecko paradoksalnie może wtedy „świecić na czerwono”, mimo że formalnie jest zgłoszone dwukrotnie. Wystarczy jedno poprawne zgłoszenie u jednego z rodziców.

Po ukończeniu 18 lat – co się zmienia?

Gdy dziecko kończy 18 lat i nie kontynuuje nauki, wygasa jego prawo do ubezpieczenia jako członka rodziny. Rodzic powinien je wyrejestrować (ZUS ZCNA).

Jeśli natomiast dziecko kontynuuje naukę (szkoła ponadpodstawowa, studia), może pozostać zgłoszone do ubezpieczenia przez rodzica – aż do ukończenia 26. roku życia. Więcej o zasadach ubezpieczenia studentów – w naszym poprzednim artykule.

 

Masz pytania dotyczące zgłoszenia dziecka do ubezpieczenia lub chcesz sprawdzić, czy formalności są aktualne? Skontaktuj się z Chandon Waller & Partners.

 

Wakacyjna praca studenta a ubezpieczenie zdrowotne – o czym rodzice zapominają co roku?

Zbliżają się wakacje i tysiące studentów szykuje się do podjęcia pracy sezonowej. To dobry moment, by przypomnieć o obowiązku, który corocznie umyka uwadze wielu rodzin: zatrudnienie dziecka na umowę o pracę automatycznie wyrywa je z ubezpieczenia zdrowotnego rodzica. Wyjaśniamy, jak działają przepisy, gdzie znajdziesz w nich luki i jak zadbasz o ciągłość ochrony zdrowotnej.

Umowa o pracę – tracisz ubezpieczenie u rodzica od pierwszego dnia

Gdy uczeń lub student (do 26. roku życia) podejmuje pracę na podstawie umowy o pracę, od razu nabywa własny tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego – zgłasza go pracodawca. Jednocześnie, z mocy prawa, wygasa jego status ubezpieczonego członka rodziny.

Rodzic ma 7 dni na poinformowanie swojego pracodawcy o konieczności wyrejestrowania dziecka z ZUS (formularz ZUS ZCNA). To nie jest formalność opcjonalna – brak aktualizacji danych może powodować niespójności w systemie eWUŚ i problemy przy rejestracji u lekarza.

Co istotne: dzieje się tak niezależnie od długości umowy. Nawet tygodniowy kontrakt wakacyjny wyrywa dziecko z ubezpieczenia rodzica.

Koniec wakacyjnej pracy? Warto pamiętać o ponownym zgłoszeniu

To etap, o którym większość zapomina. Gdy umowa o pracę wygasa, pracodawca wyrejestrowuje dziecko z ubezpieczenia pracowniczego. Od tej chwili dziecko nie jest objęte żadnym ubezpieczeniem zdrowotnym – chyba że rodzic niezwłocznie ponownie je zgłosi.

Znów obowiązuje termin 7 dni od dnia zakończenia umowy. Rodzic informuje pracodawcę, ten składa ZUS ZCNA z nową datą zgłoszenia.

Przykład: Student pracuje na umowę o pracę od 1 lipca do 31 sierpnia. 1 lipca rodzic zgłasza wyrejestrowanie dziecka. 1 września – zgłasza je ponownie. Jeśli tego nie zrobi, dziecko wróci na uczelnię bez aktywnego ubezpieczenia.

 

Przy umowie zleceniu ubezpieczenie wygląda inaczej

Ważna różnica, która oszczędza rodzicom formalności. Umowa zlecenia zawarta z uczniem lub studentem do 26. roku życia nie rodzi obowiązku ubezpieczeń w ZUS. Zleceniodawca nie odprowadza składek zdrowotnych ani społecznych i nie zgłasza takiej osoby do ZUS. Student pozostaje przy ubezpieczeniu rodzica lub uczelni – rodzic nie musi robić nic.

 

Przerwa między licencjatem a magisterką ma znaczenie

Mało znana pułapka. W momencie obrony pracy licencjackiej absolwent traci status studenta – nawet jeśli planuje podjąć studia magisterskie od października. Według ZUS „zachowanie praw studenta” do 31 października nie jest tożsame z posiadaniem statusu studenta.

W praktyce oznacza to, że między obroną licencjatu a rozpoczęciem studiów magisterskich absolwent traci status studenta. W tym czasie rodzic nie może zgłosić go do ubezpieczenia zdrowotnego jako uczącego się członka rodziny.

Po ukończeniu studiów I stopnia przysługuje 4-miesięczny okres ochronny. W tym czasie można jeszcze korzystać ze świadczeń NFZ. Jeśli studia magisterskie zaczynają się w październiku, przerwa jest krótka i zazwyczaj mieści się w tym oknie. Problem pojawia się, gdy absolwent robi rok przerwy lub dłużej czeka na przyjęcie – wtedy warto rozważyć dobrowolne ubezpieczenie w NFZ lub rejestrację w urzędzie pracy.

Dwóch rodziców nie oznacza dwóch zgłoszeń

Dziecko może być zgłoszone jako członek rodziny tylko u jednego rodzica jednocześnie. Zgłoszenie u obojga rodziców w tym samym czasie jest błędem formalnym i może powodować problemy w systemie eWUŚ. Wystarczy jedno poprawne zgłoszenie.

Status ubezpieczenia możesz sprawdzić w każdej chwili na Internetowym Koncie Pacjenta (ikp.gov.pl).

 

Krótkie przypomnienie – co i kiedy zrobić

Sytuacja Obowiązek rodzica Termin
Dziecko zaczyna pracę na UoP Wyrejestrować dziecko z ZUS ZCNA 7 dni od podjęcia pracy
Dziecko kończy pracę na UoP Ponownie zgłosić dziecko do ubezpieczenia 7 dni od zakończenia umowy
Dziecko broni licencjat, nie idzie od razu na magisterkę Rozważyć dobrowolne ubezpieczenie lub PUP Przed upływem 4 miesięcy od obrony

 

 

Masz wątpliwości co do statusu ubezpieczeniowego swojego dziecka? Skontaktuj się z Chandon Waller & Partners – pomożemy sprawdzić, czy formalności są dopełnione i doradzamy, jak uniknąć niespodzianek.

24 grudnia 2025 r. wchodzi zmiana, której nie da się odłożyć
24 grudnia 2025 roku wchodzą w życie nowe obowiązki pracodawców dotyczące wynagrodzeń za pracę.
Dla wielu firm będzie to moment graniczny. Nie dlatego, że zabraknie przepisów, lecz dlatego, że zabraknie czasu.
W tym artykule znajdziesz jasne i konkretne odpowiedzi na pytania, które najczęściej zadają nam pracodawcy. Wyjaśniamy, jak wdrożyć nadchodzące przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń i co będą one oznaczać w praktyce, zanim zmiany zaczną wymuszać decyzje pod presją.

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń od kiedy wchodzi w życie?

Choć pełne wdrożenie krajowych regulacji wynikających z unijnej dyrektywy o transparentności wynagrodzeń nastąpi do 7 czerwca 2026 roku, już pod koniec 2025 roku pracodawcy będą musieli stosować się do kluczowych zasad. To oznacza, że przygotowania nie są kwestią przyszłości, są koniecznością tu i teraz.
Firmy, które odkładają działania, ryzykują wdrażanie zmian pod presją.
A presja w obszarze wynagrodzeń niemal zawsze oznacza chaos organizacyjny, napięcia wewnętrzne i ryzyko sporów.

Co realnie się zmienia?

Nowelizacja Kodeksu pracy, która wejdzie w życie 24 grudnia 2025 r., nakłada na pracodawców konkretne obowiązki już na etapie rekrutacji.
Pracodawca będzie zobowiązany poinformować kandydata o oferowanym wynagrodzeniu lub jego widełkach:
  • w ogłoszeniu o pracę,
  • przed rozmową kwalifikacyjną, jeśli nie było ogłoszenia,
  • najpóźniej przed zawarciem umowy o pracę.
Jednocześnie wprowadzony zostanie zakaz pytania kandydatów o ich dotychczasowe zarobki. Możliwe będzie natomiast pytanie o oczekiwania finansowe. To istotna zmiana filozofii rynku pracy, ciężar transparentności zostaje jednoznacznie przeniesiony na pracodawcę.

Prawa pracowników i nowe obowiązki informacyjne

Zmiany nie kończą się na rekrutacji. Pracownicy zatrudnieni w firmie zyskają prawo do wystąpienia z wnioskiem o informację dotyczącą średniego wynagrodzenia u swojego pracodawcy osób wykonujących:
  • taką samą pracę lub
  • pracę o tej samej wartości z uwzględnieniem podziału na płeć.
Pracodawca będzie zobowiązany udzielić odpowiedzi w terminie nie dłuższym niż 2 miesiące. Co istotne, przepisy nie nakazują ujawniania wynagrodzeń konkretnych osób, a wyłącznie średnich poziomów wynagrodzeń dla określonych kategorii stanowisk. Jednak aby móc takich informacji udzielać w sposób bezpieczny i zgodny z prawem, organizacja musi mieć uporządkowaną strukturę stanowisk, wynagrodzeń i kryteriów ich ustalania. Nie chodzi o to, żeby wszyscy zarabiali tyle samo, tylko żeby wyznaczyć widełki płacowe i jasne kryteria, dzięki którym dana osoba na tym samym stanowisku zarobi mniej lub więcej, niż inna.

Widełki, raporty i luka płacowa – kogo dotyczy?

Unijna dyrektywa wprowadza również obowiązki raportowe dotyczące luki płacowej kobiet i mężczyzn.
  • Firmy zatrudniające powyżej 250 pracowników będą raportować co roku.
  • Firmy zatrudniające 100–249 pracowników – co trzy lata.
Pierwsze raporty, składane w 2027 roku, będą oparte na danych zebranych za rok 2026. Oznacza to, że każda decyzja płacowa podejmowana od 1 stycznia 2026 r. będzie miała znaczenie dla przyszłych raportów i ich konsekwencji. Różnice płacowe, które nie znajdują obiektywnego uzasadnienia, będą musiały zostać wyrównane pod groźbą sankcji.

Jakie będą konsekwencje braku przygotowania?

Niedostosowanie się do nowych przepisów oznacza realne ryzyka:
  • kary finansowe nakładane przez Państwową Inspekcję Pracy,
  • roszczenia i pozwy pracownicze z tytułu dyskryminacji płacowej,
  • szkody wizerunkowe,
  • utratę zaufania pracowników i kandydatów,
  • osłabienie pozycji konkurencyjnej na rynku pracy.
Firmy, które będą próbowały „przeczekać”, zapłacą za to najwyższą cenę nie tylko finansową, ale organizacyjną i reputacyjną.

Dlaczego teraz jest właściwy moment?

Końcówka roku to ostatni realny moment, aby przejść:
z planowania do działania.
Firmy, które rozpoczną przygotowania odpowiednio wcześnie:
  • unikną sankcji,
  • uporządkują politykę wynagrodzeń i benefitów,
  • wzmocnią zaufanie pracowników,
  • zbudują wizerunek nowoczesnego i odpowiedzialnego pracodawcy.
Nowe obowiązki wynikające z jawności wynagrodzeń zaczną obowiązywać już 24 grudnia 2025 r., mimo że pełne wdrożenie regulacji nastąpi w 2026 roku. Pracodawcy będą zobowiązani informować kandydatów o wynagrodzeniu lub jego widełkach już na etapie rekrutacji oraz zrezygnować z pytania o dotychczasowe zarobki.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o jawności wynagrodzeń sprawdź nasz poprzedni artykuł – Jak przygotować się do zmian prawnych dotyczących jawności wynagrodzeń?

Masz wątpliwości, czy Twoje działania są zgodne z przepisami? 

Skontaktuj się z nami – pomożemy zadbać o bezpieczeństwo kadrowe Twojej firmy.

l4