24 grudnia 2025 r. wchodzi zmiana, której nie da się odłożyć

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń od kiedy wchodzi w życie?

Co realnie się zmienia?

• w ogłoszeniu o pracę,
• przed rozmową kwalifikacyjną, jeśli nie było ogłoszenia,
• najpóźniej przed zawarciem umowy o pracę.

Prawa pracowników i nowe obowiązki informacyjne

• taką samą pracę lub
• pracę o tej samej wartości z uwzględnieniem podziału na płeć.

Widełki, raporty i luka płacowa – kogo dotyczy?

• Firmy zatrudniające powyżej 250 pracowników będą raportować co roku.
• Firmy zatrudniające 100–249 pracowników – co trzy lata.

Jakie będą konsekwencje braku przygotowania?

• kary finansowe nakładane przez Państwową Inspekcję Pracy,
• roszczenia i pozwy pracownicze z tytułu dyskryminacji płacowej,
• szkody wizerunkowe,
• utratę zaufania pracowników i kandydatów,
• osłabienie pozycji konkurencyjnej na rynku pracy.

Dlaczego teraz jest właściwy moment?

• unikną sankcji,
• uporządkują politykę wynagrodzeń i benefitów,
• wzmocnią zaufanie pracowników,
• zbudują wizerunek nowoczesnego i odpowiedzialnego pracodawcy.

Nowe L4: jak zmienią się prawa pracownika i kontrola ZUS?

Co wprowadza nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych?

Jaki jest cel nowych regulacji?

Co obecnie mówi ustawa?

• zaniesienia obiadu mężowi do miejsca oddalonego zaledwie o 200 metrów od domu,
• podpisania pojedynczej umowy,
• podpisania jednej faktury za paliwo,
• podpisania dokumentów pracowniczych dostarczonych choremu do domu przez żonę,
• złożenia wniosku online i potwierdzenia go podpisem elektronicznym,
• jednorazowego zalogowania się do firmowego systemu teleinformatycznego na kilka minut.

L4 – mniej niejasności, większa kontrola. Co zmienia nowa ustawa?

• faktyczną pracę zarobkową (poza drobnymi czynnościami incydentalnymi),
• działania mogące przedłużyć chorobę.

Jakie działania podczas L4 nie będą uznawane za pracę zarobkową?

• otrzymywanie przychodów, które nie wymagają osobistego wykonywania pracy, np. podpisywanie dokumentów finansowych przygotowanych przez inne osoby,
• formalnoprawne prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, gdy przedsiębiorca pełni wyłącznie funkcję nadzorczą,
• aktywność wynikającą z potrzeb środowiskowych, społecznych lub publicznych

Co natomiast będzie uznawane za pracę zarobkową podczas zwolnienia?

• nadzorowanie pracowników,
• obsługa klientów,
• przyjmowanie i wydawanie towarów lub materiałów,

Masz wątpliwości, czy Twoje działania są zgodne z przepisami? 

Skontaktuj się z nami – pomożemy zadbać o bezpieczeństwo kadrowe Twojej firmy.

Minimalne wynagrodzenie w 2026 roku: Co musisz wiedzieć? Jak przygotować się do zmian prawnych dotyczących jawności wynagrodzeń?

Nowelizacja Kodeksu pracy wchodząca w życie 24 grudnia 2025 r. wymaga informowania kandydatów o oferowanym wynagrodzeniu lub jego widełkach – już przed rozmową kwalifikacyjną lub przed zawarciem umowy. Dodatkowo, pracownicy zyskają prawo do złożenia wniosku o ujawnienie średniego wynagrodzenia osób zatrudnionych na podobnych stanowiskach w firmie.

W tym artykule znajdziesz jasne i konkretne odpowiedzi na najczęściej zadawane przez naszych klientów pytania. Zobacz jak wdrożyć nadchodzące przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń oraz co będą oznaczać, zanim zaskoczą Cię zmiany.

Czy każda oferta pracy musi zawierać konkretne wynagrodzenie lub widełki?

Tak, od przyszłego roku pracodawca jest zobowiązany informować kandydatów:

• w ogłoszeniu o naborze na stanowisko,
• przed rozmową kwalifikacyjną, jeśli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko lub nie przekazał tej informacji w ogłoszeniu,
• przed nawiązaniem stosunku pracy, jeśli pracodawca nie przekazał informacji przed rozmową kwalifikacyjną.

Czy mogę jeszcze pytać kandydatów o ich dotychczasowe lub oczekiwane zarobki?

Możesz zapytać kandydatów o ich oczekiwane zarobki, jednakże pytania o dotychczasowe zarobki zostaną zakazane.

Czy musisz ujawniać zarobki konkretnych osób?

Nie, przepisy nie nakazują ujawniania wynagrodzeń indywidualnych pracowników. Jedynie średnie poziomy wynagrodzenia, w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.

Czy pracownik może zapytać o średnie wynagrodzenie na swoim stanowisku i jak powinienem odpowiedzieć?

Tak, pracownik ma prawo wystąpić z takim zapytaniem. Pracodawca ma w rozsądny terminie, nie dłuższym niż 2 miesiące, udzielić odpowiedzi, podając informacje o średnich zarobkach na danym stanowisku w firmie.

Jakie kryteria określania wynagrodzeń muszę ujawniać – tylko kwotowe, czy także sposoby oceny?

Obowiązek obejmuje ujawnianie kwot wynagrodzeń lub widełek oraz kryteriów ich ustalania, takich jak wymagania dotyczące stanowiska, doświadczenie czy kompetencje.

Czy muszę ujawniać zarobki konkretnych osób?

Nie, przepisy nie nakazują ujawniania wynagrodzeń indywidualnych pracowników, a jedynie średnie wynagrodzenia stanowisk.

Co grozi za nieprzestrzeganie nowych przepisów?

Za naruszenie nowych wymogów pracodawca może zostać ukarany karą finansową nałożoną przez Państwową Inspekcję Pracy oraz naraża się na ryzyko sporów pracowniczych.

Jak często muszę raportować dane o różnicach w wynagrodzeniach i czy każda firma podlega temu obowiązkowi?

Obowiązek raportowania dotyczy głównie dużych przedsiębiorstw. Firmy powyżej 250 pracowników raportują co roku, firmy zatrudniające 100–249 osób co trzy lata. Mniejsze podmioty nie podlegają temu obowiązkowi.

Jak usunąć klauzule o poufności wynagrodzeń z dokumentów firmowych?

Należy zaktualizować regulaminy i umowy, usuwając wszelkie zapisy ograniczające pracownikom możliwość dzielenia się informacjami o swoich zarobkach.

Czy nowe zasady obejmują również premie i dodatki do wynagrodzenia?

Tak, obowiązek transparentności dotyczy całego wynagrodzenia, łącznie z premiami, dodatkami i innymi składnikami płacowymi

Zabezpiecz firmę przed zmianami, pomożemy Ci dobrać najlepsze rozwiązanie i zadbać o zgodność z przepisami.

Jeśli masz jeszcze jakieś pytania skontaktuj się z nami! Z chęcią wytłumaczymy wszelkie wątpliwości.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

Umowy pod kontrolą PIP – jakie zmiany od 2026 roku?

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie przepisy, które diametralnie zmienią sposób kontrolowania umów cywilnoprawnych w Polsce. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) zyska nowe, szerokie uprawnienia, dzięki którym będzie mogła samodzielnie stwierdzić, że dana umowa cywilnoprawna w rzeczywistości powinna być umową o pracę.

Co to oznacza w praktyce dla pracodawców i pracowników?

Nowe uprawnienia inspektorów

Inspektorzy PIP zyskają realne narzędzia, które pozwolą im ograniczać nadużycia na rynku pracy. Będą mogli:

• ocenić samodzielnie, czy zawarta umowa odpowiada faktycznym warunkom zatrudnienia,
• wydać decyzję administracyjną o przekształceniu umowy,
• nałożyć obowiązek wyrównania wynagrodzenia i składek ZUS,
• prowadzić zdalne kontrole dokumentów, rozmów z pracownikami czy systemów firmowych.

Decyzja PIP czy sądu?

Dotychczas kwestię ustalenia, czy dana umowa powinna być umową o pracę, rozstrzygał sąd. Od 2026 roku inspektor PIP będzie mógł wydać decyzję administracyjną, która natychmiast przekształci umowę cywilnoprawną w umowę o pracę. Decyzja ta będzie miała charakter wiążący i od razu wpłynie na sytuację obu stron.

W rzeczywistości: PIP będzie mógł samodzielnie wydawać decyzję administracyjną o przekształceniu, ale nadal zachowane będą drogi odwoławcze, w tym do sądu. Projekt zakłada, że decyzja administracyjna będzie miała skutki administracyjne i podatkowo-składkowe, ale możliwe odwołanie do sądu

Surowsze kary finansowe

Projekt nowelizacji przewiduje znaczące zwiększenie kar dla pracodawców. Dotychczasowe sankcje za wykroczenia zostaną zastąpione grzywną w przedziale od 2 000 do nawet 60 000 zł. To w praktyce nawet dwukrotne podwyższenie dotychczasowych kar finansowych.

Więcej o sankcjach na portalu INFOR

PIP, ZUS i KAS na jednej platformie

Dodatkowo planowane jest stworzenie systemu wymiany danych pomiędzy PIP, ZUS i KAS. Dzięki temu inspektorzy będą mogli łatwiej identyfikować nieprawidłowości i kierować kontrole tam, gdzie ryzyko nadużyć jest największe – np. w przypadku wysokich składek odprowadzanych bez formalnego statusu pracodawcy.

Wskazówki dla pracodawców

Zmiany wymagają od przedsiębiorców odpowiedniego przygotowania. Warto:

• przeanalizować zawarte umowy cywilnoprawne i sprawdzić, czy nie mają cech stosunku pracy (podporządkowanie, stałe godziny i miejsce, praca na sprzęcie firmowym),
• uporządkować dokumentację, ponieważ inspektor będzie badał faktyczne warunki współpracy, a nie tylko nazwę umowy,
• przygotować się na surowsze konsekwencje finansowe w razie stwierdzenia nieprawidłowości

Co powinien zrobić pracodawca już teraz?

Od 2026 roku umowy cywilnoprawne znajdą się pod ścisłą kontrolą PIP. Nowe przepisy mają ograniczyć nadużycia, ale dla wielu firm będą oznaczać konieczność gruntownego przeanalizowania sposobu zatrudniania pracowników. Warto zrobić to już teraz, by uniknąć kosztownych konsekwencji i dostosować działalność do nadchodzących regulacji.

Zabezpiecz firmę przed zmianami, pomożemy Ci dobrać najlepsze rozwiązanie i zadbać o zgodność z przepisami.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

 

Benefit żywieniowy w firmie – co warto wiedzieć

Benefity pozapłacowe to jeden z najskuteczniejszych sposobów na budowanie zaangażowania pracowników. Wśród nich benefit żywieniowy zyskuje coraz większą popularność, bo odpowiada na realne potrzeby zespołu i jednocześnie daje firmie możliwość optymalizacji kosztów. W 2025 roku, dzięki zmianom w przepisach, przedsiębiorcy mogą korzystać z nowego limitu zwolnienia ze składek ZUS do 450 zł miesięcznie. Sprawdź, jak poprawnie rozliczać tego rodzaju benefity.

Czym są benefity żywieniowe?

Najczęściej spotykane benefity żywieniowe to:

• posiłki wydawane w biurze (catering, stołówka, owoce, napoje),

• karty przedpłacone na posiłki (karty lunchowe),

• bony żywieniowe do restauracji lub sklepów spożywczych,

• posiłki profilaktyczne, które pracodawca ma obowiązek zapewnić w określonych warunkach.

Nowe zasady: limit 450 zł bez ZUS

Od września 2023 roku pracodawcy mogą finansować posiłki dla pracowników do kwoty 450 zł miesięcznie na osobę bez konieczności odprowadzania składek ZUS.
Warunki skorzystania z tej ulgi:

• środki muszą być przeznaczone wyłącznie na posiłki lub artykuły spożywcze,

• bon lub karta powinny być honorowane wyłącznie w punktach gastronomicznych lub sklepach spożywczych,

• najlepiej wprowadzić regulamin i uzyskać oświadczenie od pracownika o prawidłowym wykorzystaniu świadczenia,

• nie ma obowiązku przechowywania paragonów, jeśli karta lub bon technicznie ograniczają możliwość innego zakupu.

Czytaj więcej o limicie na portalu Money.

Opodatkowanie PIT – o czym pamiętać

Zwolnienie z oskładkowania nie oznacza, że benefity żywieniowe są zwolnione z podatku dochodowego.

• Posiłki zapewniane i spożywane w miejscu pracy mogą korzystać ze zwolnienia z PIT, jeśli są dostępne dla wszystkich pracowników.

• Bony i karty przedpłacone, mimo zwolnienia ze składek ZUS do 450 zł, są co do zasady przychodem pracownika i podlegają opodatkowaniu PIT.

Posiłki profilaktyczne – wyjątek

W przypadku posiłków profilaktycznych, które wynikają z przepisów BHP, nie ma limitu kwotowego. Takie świadczenie jest całkowicie zwolnione z podatku PIT i składek ZUS, o ile spełnia wymogi rozporządzenia w sprawie posiłków i napojów profilaktycznych.

Więcej o Posiłkach w zasadach BHP, tutaj. 

Jak księgować benefity żywieniowe?

Dla biura rachunkowego najważniejsze jest prawidłowe ujęcie kosztów i rozliczenie świadczenia:

• Koszty posiłków mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeśli mają związek z działalnością firmy.

• Wydatki należy dokumentować fakturami wystawionymi na firmę.

• W przypadku bonów i kart przedpłaconych należy uwzględnić opodatkowanie PIT i limit zwolnienia ZUS.

Korzyści dla przedsiębiorcy

Benefity żywieniowe to realne wsparcie dla pracowników, ale także sposób na zwiększenie lojalności i komfortu pracy. Odpowiednio zaplanowane pozwalają ograniczyć koszty składek ZUS dzięki nowemu limitowi 450 zł, a jednocześnie wpisują się w oczekiwania pracowników.

Dobrze zaprojektowany benefit żywieniowy może być realną zachętą dla pracowników i jednocześnie optymalny kosztowo dla firmy. Kluczowe jest prawidłowe rozliczenie: limit 450 zł miesięcznie zwalnia ze składek ZUS, a forma świadczenia decyduje o podatku PIT.

Jeśli chcesz wdrożyć benefit żywieniowy w Twojej firmie, pomożemy Ci dobrać najlepsze rozwiązanie i zadbać o zgodność z przepisami.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

 

Nowelizacja Kodeksu pracy od 2026 roku

Dłuższy urlop, wyższe dodatki i odprawy

Sejm rozpoczął prace nad ustawą, która może całkowicie zmienić sposób ustalania stażu pracy w Polsce. Od 1 stycznia 2026 r. do stażu pracy mają być zaliczane okresy wykonywania umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie, a także prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej. Nowelizacja Kodeksu pracy ma objąć ponad 6 milionów osób, które dotychczas nie miały możliwości skorzystania z pełnych uprawnień pracowniczych.

Co się zmienia od 2026 roku w Kodeksie pracy?

Zgodnie z rządowym projektem (druk sejmowy nr 1426), do okresu zatrudnienia, od którego zależą m.in. prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego, odprawy, dodatki stażowe czy nagrody jubileuszowe, mają zostać doliczone:

• okresy prowadzenia działalności gospodarczej,

• okresy zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia,

• umowy agencyjne i inne umowy o świadczenie usług,

• okresy współpracy z osobami prowadzącymi działalność,

• okresy pracy za granicą u zagranicznego pracodawcy,

• członkostwo w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych lub kółkach rolniczych,

• okresy służby funkcjonariuszy Straży Marszałkowskiej i Służby Celno-Skarbowej.

Warunkiem zaliczenia będzie opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne i rentowe lub wypadkowe).

Jakie uprawnienia zyskają pracownicy?

Osoby, które przed zatrudnieniem na etacie prowadziły firmę lub pracowały na zleceniu, zyskają prawo m.in. do:

• dłuższego urlopu wypoczynkowego (26 dni zamiast 20),

• wyższej odprawy w razie rozwiązania stosunku pracy,

• dodatków stażowych i nagród jubileuszowych,

• dłuższego okresu wypowiedzenia (w przypadku wcześniejszej współpracy z obecnym pracodawcą na podstawie umów cywilnoprawnych).

To oznacza zrównanie praw osób, które wcześniej prowadziły aktywność zawodową poza etatem, z tymi zatrudnionymi na umowie o pracę od początku.

Dlaczego to ważna zmiana?

Dotychczas umowy cywilnoprawne i samozatrudnienie nie były wliczane do stażu pracy. Pracownicy tracili na tym nie tylko przy urlopie, ale także przy ustalaniu odpraw czy awansu zawodowego. Nowelizacja ma na celu zlikwidowanie tych nierówności i ułatwienie dostępu do stabilnych warunków zatrudnienia.

Według danych GUS z końca 2024 roku:

• ponad 2,4 mln osób pracowało na podstawie umów zlecenia lub pokrewnych,

• prawie 3,8 mln osób prowadziło jednoosobową działalność gospodarczą.

Łącznie zmiana może dotyczyć ponad 6 milionów Polaków.

Kiedy zmiana wejdzie w życie?

22 lipca 2025 r. Sejm przeprowadził pierwsze czytanie projektu ustawy i skierował go do dalszych prac w sejmowej Komisji Nadzwyczajnej do spraw zmian w kodyfikacjach. Planowany termin wejścia w życie przepisów to 1 stycznia 2026 roku.

Co możesz zrobić już teraz?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą lub osobą, która przez wiele lat pracowała na umowach cywilnoprawnych i planujesz powrót do etatu – ta zmiana może znacząco wpłynąć na Twoje przyszłe uprawnienia. Warto już teraz:

• zebrać dokumentację potwierdzającą okresy działalności lub umów cywilnoprawnych,

• sprawdzić, czy w Twoim przypadku opłacane były składki ZUS,

• skonsultować się z księgowym, aby odpowiednio przygotować się do zmian.

Projekt ustawy oraz informacje o przebiegu legislacyjnym znajdziesz na stronie Sejmu.

 

Potrzebujesz wsparcia w ewidencji okresów zatrudnienia i zmianach kadrowych?

Wspieramy średnie i duże firmy w pełnej obsłudze księgowej oraz kadrowo-płacowej. Monitorujemy zmiany w przepisach i pomagamy wdrażać je w praktyce. Skontaktuj się z nami TUTAJ. 

Nowa era komunikacji w relacjach pracowniczych

W 2025 roku czekają nas ważne zmiany w zakresie komunikacji między pracodawcami, a związkami zawodowymi oraz radami pracowników. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pracuje nad projektem nowelizacji ustaw, które umożliwią udzielanie informacji nie tylko w formie pisemnej, ale także dokumentowej i elektronicznej. To krok w stronę uproszczenia i digitalizacji wymiany informacji w zakładach pracy.

Co się zmieni?

Dotychczas pracodawca miał obowiązek przekazywania informacji wyłącznie na piśmie, co w dobie pracy zdalnej i elektronicznych narzędzi komunikacyjnych było coraz bardziej niepraktyczne. Projekt zmian przewiduje możliwość korzystania z różnych form komunikacji, co zwiększy jej efektywność i dostępność.

Zmiany obejmą m.in.:

• Informacje o przejściu zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę (art. 26¹ ustawy o związkach zawodowych),

• Udzielanie informacji na wniosek związków zawodowych niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej (art. 28 ustawy o związkach zawodowych),

• Przekazywanie danych o liczbie osób kadry kierowniczej (art. 32 ust. 9¹ ustawy o związkach zawodowych),

• Informowanie rady pracowników o przewidywanych zmianach lub zamierzonych działaniach (art. 13 ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji).

Dlaczego zmiany są ważne?

Nowe regulacje mają na celu uelastycznienie komunikacji i dostosowanie jej do obecnych realiów pracy, gdzie dominują narzędzia cyfrowe takie jak e-mail, platformy HR czy systemy zarządzania dokumentami elektronicznymi. Dzięki temu komunikacja będzie szybsza, prostsza i bardziej efektywna. Strona MRPiPS.

Zajrzyj także na stronę: Centralny Instytut Ochrony Pracy.

Termin wprowadzenia zmian

Projekt nowelizacji jest na etapie prac legislacyjnych, a rząd planuje jego przyjęcie w IV kwartale 2025 roku.

Skorzystaj z naszych usług kadrowo-płacowych. Jesteśmy tu dla Ciebie.

Zatrudnianie cudzoziemców po 1.06.2025 r. – zmiany

Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 roku – co się zmienia od 1 czerwca?

Od 1 czerwca 2025 roku wchodzą w życie przepisy, które w znaczący sposób zmieniają warunki zatrudniania i legalizacji pobytu cudzoziemców w Polsce. Nowelizacja obejmuje m.in. elektronizację procedur, zniesienie testu rynku pracy, wprowadzenie szybszej ścieżki dla niektórych pracodawców oraz rozszerzenie obowiązków informacyjnych. Pracodawcy zatrudniający cudzoziemców muszą dostosować się do nowych wymagań administracyjnych i organizacyjnych.

Elektronizacja procesu zatrudniania cudzoziemców

Od czerwca 2025 wszystkie sprawy dotyczące legalizacji pracy cudzoziemców będą załatwiane wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl (sekcja: zatrudnianie cudzoziemców). Dotyczy to m.in. składania wniosków o:

• zezwolenie na pracę,
• oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi,
• dołączania dokumentów i załączników.

Dzięki temu uproszczeniu skraca się czas oczekiwania na decyzję, ale jednocześnie rośnie znaczenie poprawności formalnej wniosków i bieżącego monitorowania korespondencji elektronicznej z urzędami.

Zniesienie testu rynku pracy

Od 1 czerwca nie trzeba już uzyskiwać informacji starosty (tzw. testu rynku pracy) przy składaniu wniosku o:

• zezwolenie na pracę,
• zezwolenie na pobyt czasowy i pracę,
• Niebieską Kartę UE.

Podstawę prawną stanowi nowelizacja ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Nowe przepisy umożliwiają wprowadzenie ograniczeń lokalnych – np. list zawodów niedostępnych dla cudzoziemców lub limitów zatrudnienia – decyzją starosty.

Fast track – szybsza ścieżka dla wybranych pracodawców

Nowe przepisy wprowadzają priorytetową obsługę wniosków dla wybranych kategorii pracodawców i zawodów. Dotyczy to m.in.:

• firm o znaczeniu strategicznym (zgodnie z wykazem Ministra Rozwoju i Technologii),
• kontynuacji zatrudnienia u tego samego pracodawcy,
• zawodów deficytowych wskazanych w rozporządzeniu ministra ds. pracy (monitorpolski.gov.pl).

Fast track obejmuje wnioski o:

• zezwolenie na pracę,
• zezwolenie na pobyt czasowy i pracę,
• wizy krajowe wydawane w celach pracy.

Nowe powody odmowy legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców

Od czerwca 2025 roku urzędy mogą odmówić wydania dokumentów legalizujących zatrudnienie, jeżeli:

• cudzoziemiec nie podjął wcześniej pracy mimo wydania dokumentów,
• pracodawca nie wywiązywał się z obowiązków wobec ZUS i urzędu skarbowego,
• praca ma być wykonywana na rzecz osoby trzeciej bez pośrednictwa agencji,
• przewidziany jest bardzo niski wymiar czasu pracy (poniżej 1/4 etatu),
• zatrudnienie ma się rozpocząć z dużym opóźnieniem.

Pełna treść zmian znajduje się w projekcie ustawy z uzasadnieniem.

Nowe obowiązki informacyjne dla pracodawców

Od 1 lipca i 1 sierpnia 2025 (w zależności od formy legalizacji) wchodzą w życie nowe obowiązki pracodawców zatrudniających cudzoziemców. Informacje należy przekazywać wyłącznie przez portal Praca.gov.pl:

• przesłanie kopii umowy,
• zgłoszenie podjęcia lub niepodjęcia pracy (w terminie do 7 dni),
• poinformowanie o wcześniejszym zakończeniu zatrudnienia.

Za brak zgłoszenia grozi grzywna do 5 000 zł (na podstawie art. 120 ustawy o promocji zatrudnienia).

Ograniczenia w możliwości zatrudniania cudzoziemców z niektórymi wizami

Zgodnie z nowym katalogiem celów wydawania wiz krajowych, cudzoziemcy przebywający w Polsce na podstawie wiz:

• turystycznych,
• religijnych,
• edukacyjnych (poza studiami),
• sportowych,
• na leczenie lub odwiedziny

nie mogą ubiegać się o pobyt czasowy i pracę. Dotyczy to również posiadaczy wiz wydanych przez inne kraje Schengen. Szczegóły znajdziesz na stronie Urzędu do Spraw Cudzoziemców.

Zasady delegowania cudzoziemców do Polski

Delegowanie cudzoziemców przez zagraniczne firmy zostało ograniczone:

• delegowany musi być pracownikiem (umowa o pracę),
• zatrudnienie musi być faktyczne i rozpoczęte przed delegowaniem,
• w przypadku grupy kapitałowej – musi istnieć powiązanie właścicielskie.

Obowiązki pracodawcy delegującego są opisane na stronie Państwowej Inspekcji Pracy.

Agencje zatrudnienia – nowe wymogi

Od czerwca 2025 agencje kierujące cudzoziemców do pracy muszą spełniać dodatkowe warunki:

• prowadzenie działalności minimum 2 lata (z wyjątkiem podmiotów już działających),
• obowiązkowa aktualizacja wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencję zatrudnienia do 31 sierpnia 2025,
• opłata 1000 zł za złożenie wniosku.

Rejestr agencji i szczegóły procedury dostępne są na stronie Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia.

Niebieska Karta UE – zmiany

Zmiany obejmują również zasady wydawania i wykorzystywania Niebieskiej Karty UE:

• brak powiązania z jednym pracodawcą,
• większa mobilność i możliwość prowadzenia działalności gospodarczej,
• możliwość dłuższego pozostania na rynku pracy po utracie zatrudnienia.

Informacje o procedurze uzyskania Niebieskiej Karty UE dostępne są na stronie Urzędu do Spraw Cudzoziemców.

Podsumowując..

Nowe przepisy mają na celu uszczelnienie systemu zatrudniania cudzoziemców i eliminację nadużyć, ale jednocześnie zwiększają obciążenia administracyjne po stronie pracodawców. Kluczowe jest dostosowanie procedur wewnętrznych, przestrzeganie terminów informacyjnych oraz korzystanie z systemu Praca.gov.pl.

Jeśli zatrudniasz cudzoziemców i chcesz mieć pewność, że Twoja firma działa zgodnie z aktualnymi przepisami, warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia księgowego.

Potrzebujesz pomocy przy dokumentach i rozliczeniach cudzoziemców?

W naszym biurze rachunkowym wspieramy firmy w zakresie zatrudniania cudzoziemców – od dokumentów po bieżące rozliczenia i komunikację z urzędami.

Zapraszamy do współpracy, skontaktuj się z nami TUTAJ.