Księgowość dla startupów – wszystko, co musisz wiedzieć
Prowadzenie startupu to nie tylko rozwój produktu i zdobywanie klientów, ale również skuteczne zarządzanie finansami. Mimo że dla wielu założycieli kwestia księgowości może wydawać się drugorzędna, błędy w tej dziedzinie mogą prowadzić do poważnych problemów. Oto kluczowe aspekty księgowości dla startupów, które warto znać.
Czym jest startup i jakie ma potrzeby finansowe?
Startup to przedsięwzięcie, które szuka skalowalnego modelu biznesowego i działa w warunkach wysokiej niepewności. W odróżnieniu od tradycyjnych firm, startupy często operują na kapitałach zewnętrznych (fundusze venture capital, dotacje, inwestorzy prywatni) i muszą precyzyjnie zarządzać swoimi finansami, by nie stracić płynności. To właśnie tutaj kluczową rolę odgrywa odpowiednia księgowość i planowanie finansowe, które mogą pomóc uniknąć problemów już na wczesnym etapie działalności.
Wybór formy prawnej a księgowość
Pierwszą decyzją wpływającą na system księgowy startupu jest wybór formy prawnej.
- Jednoosobowa działalność gospodarcza – uproszczona księgowość, niższe koszty, ale pełna odpowiedzialność majątkowa za zobowiązania.
- Spółka z o.o. – najpopularniejsza forma wśród startupów; większe bezpieczeństwo dla założycieli, ale obowiązek prowadzenia pełnej księgowości.
- Spółka akcyjna lub komandytowa – bardziej skomplikowane struktury, często wykorzystywane na zaawansowanym etapie rozwoju.
Jak prowadzić księgowość w startupie?
1. Samodzielnie, z księgowym na etacie czy outsourcing?
Początkujące startupy mogą prowadzić księgowość samodzielnie, ale tylko przy prostej strukturze finansowej. W praktyce najczęstszym wyborem jest:
- Outsourcing księgowości – współpraca z biurem rachunkowym to popularne rozwiązanie pozwalające skupić się na działalności operacyjnej. Jako Chandon Waller & Partner, specjalizujemy się w outsourcingu księgowym i kadrowo-płacowym, oferując startupom wsparcie na każdym etapie ich działalności.
- Zatrudnienie księgowego – bardziej kosztowne, ale może się opłacać w przypadku skomplikowanych operacji finansowych.
2. Narzędzia księgowe i automatyzacja
Nowoczesne startupy wykorzystują technologie do zarządzania finansami:
- Chmurowe systemy księgowe (np. Comarch ERP Optima, QuickBooks, iFirma), które pozwalają na bieżący monitoring finansów.
- Automatyczne systemy do fakturowania i zarządzania wydatkami.
- CRM i systemy analityczne łączone z księgowością.
Kwestie podatkowe i prawne
1. Podatki w startupach
Forma opodatkowania zależy od wybranej struktury prawnej. Spółki z o.o. podlegają pod podatek CIT, a jednoosobowe działalności mogą wybierać między podatkiem liniowym, skalą podatkową czy ryczałtem.
2. Ulgi dla startupów
Startupy mogą korzystać z ulg podatkowych, np.:
- Ulga IP BOX – możliwość opodatkowania zysków z własności intelektualnej preferencyjną stawką 5%.
- Ulga B+R – dla firm inwestujących w badania i rozwój, pozwala obniżyć podstawę opodatkowania.
- Ulga na prototyp – odliczenie części kosztów związanych z wdrożeniem nowego produktu.
3. Rozliczanie dotacji i grantów
Wielu startupowców korzysta z dotacji unijnych i krajowych. Ważne jest prawidłowe ich zaksięgowanie, bo podlegają one szczególnym zasadom podatkowym. Brak znajomości regulacji może skutkować koniecznością zwrotu środków, dlatego współpraca z doświadczonym biurem rachunkowym może uchronić startup przed niepotrzebnymi komplikacjami. Zobacz artykuł PFR
Najczęstsze błędy księgowe w startupach
1. Brak podziału finansów firmowych i prywatnych
Oddzielenie konta firmowego od prywatnego to absolutna podstawa. Nieprzestrzeganie tej zasady może prowadzić do błędnych rozliczeń i problemów podatkowych.
2. Nieprawidłowe dokumentowanie kosztów
Startupy często księgują wydatki, które nie mają związku z działalnością gospodarczą. Może to prowadzić do problemów podczas kontroli skarbowej.
3. Zaniedbywanie obowiązków podatkowych
Opóźnienia w płatnościach podatkowych mogą skutkować karami i dodatkowymi odsetkami. Warto monitorować terminy i korzystać z automatycznych przypomnień. W ramach usług Chandon Waller & Partner pomagamy startupom dbać o terminowość rozliczeń oraz zgodność z przepisami.
4. Brak regularnych analiz finansowych
Bieżące monitorowanie sytuacji finansowej pozwala uniknąć nagłych problemów z płynnością. Tworzenie raportów finansowych to nie luksus, ale konieczność. Współpraca z profesjonalnym biurem rachunkowym może pomóc startupom lepiej planować swoje wydatki i skutecznie zarządzać kapitałem.
Kluczowe wnioski
Prawidłowo prowadzona księgowość w startupie to nie tylko obowiązek prawny, ale również narzędzie do podejmowania lepszych decyzji biznesowych. Warto zainwestować w dobre narzędzia, skorzystać z profesjonalnej pomocy i dbać o regularne analizy finansowe, by uniknąć problemów i skupić się na rozwijaniu firmy. Chandon Waller & Partner oferuje kompleksowe usługi outsourcingu księgowego oraz kadrowo-płacowego, dostosowane do potrzeb startupów. Skontaktuj się z nami TUTAJ, aby dowiedzieć się, jak możemy wesprzeć rozwój Twojej firmy.
E-commerce w tarapatach finansowych – jak uniknąć problemów i zabezpieczyć przyszłość biznesu
Branża e-commerce w Polsce rozwija się dynamicznie, ale wraz z jej wzrostem rośnie także skala problemów finansowych. Jak wynika z raportu Krajowego Rejestru Długów (KRD), już niemal 5 tysięcy sklepów internetowych boryka się z poważnymi zaległościami, których łączna wartość sięga prawie 154 mln zł.
Rosnące zadłużenie e-sklepów – dlaczego firmy wpadają w kłopoty?
Głównym problemem wielu e-przedsiębiorców są zatory płatnicze i niewłaściwe zarządzanie finansami. Koszty prowadzenia działalności online – inwestycje w marketing, magazynowanie towarów, logistyka i obsługa zamówień – stale rosną. W efekcie niektóre firmy nie są w stanie regulować swoich zobowiązań na czas, co prowadzi do spirali zadłużenia.
Według KRD, średnie zadłużenie jednego e-sprzedawcy wynosi już ponad 30 tys. zł, a rekordowy przypadek dotyczy firmy z województwa lubuskiego, która ma do oddania aż 2,4 mln zł. Co gorsza, zadłużenie branży rośnie w zastraszającym tempie – w ciągu roku wzrosło o 25%, a w dwa lata niemal o 50%
Kluczowe zagrożenia dla przedsiębiorców e-commerce
- Zatory płatnicze – wiele e-sklepów opiera się na sprzedaży w modelu przedpłaty, ale opóźnienia w płatnościach od klientów czy partnerów biznesowych mogą powodować utratę płynności finansowej.
- Nieprzemyślana ekspansja – dynamiczny rozwój bez odpowiedniego zaplecza finansowego prowadzi do problemów z cash flow.
- Brak kontroli nad kosztami operacyjnymi – niewłaściwe zarządzanie wydatkami może powodować narastające zaległości wobec dostawców, firm logistycznych czy operatorów płatności.
- Problemy podatkowe i kadrowe – błędy w rozliczeniach podatkowych, składkach ZUS czy wynagrodzeniach pracowników mogą skutkować nie tylko karami finansowymi, ale także poważnymi konsekwencjami prawnymi.
Jak zabezpieczyć swój biznes przed zadłużeniem?
Jako eksperci w zakresie księgowości i kadr, specjalizujący się w branży e-commerce, w Chandon Waller & Partners oferujemy kompleksowe wsparcie dla firm prowadzących działalność online. W jaki sposób możemy pomóc?
1. Kontrola finansowa i płynność gotówkowa
Zarządzanie finansami to klucz do sukcesu w e-commerce. Nasze usługi obejmują:
- Monitorowanie cash flow – pomagamy analizować przepływy pieniężne i planować budżet w sposób, który pozwoli uniknąć nagłych problemów z płynnością.
- Analizę rentowności – sprawdzamy, które produkty i usługi generują największy zysk i jakie działania można wdrożyć, aby poprawić sytuację finansową firmy.
2. Sprawna obsługa księgowa i podatkowa
Błędy w księgowości mogą prowadzić do problemów z urzędem skarbowym i ZUS-em. W ramach obsługi oferujemy:
- Bieżące prowadzenie księgowości – zapewniamy pełną obsługę rachunkową, dostosowaną do specyfiki e-commerce.
- Zarządzanie fakturami i zobowiązaniami – dbamy o terminowe rozliczenia i eliminowanie ryzyka zaległości podatkowych.
- Obsługę międzynarodowej sprzedaży – jeśli sprzedajesz za granicę, pomożemy w rozliczaniu VAT OSS oraz innych aspektach podatkowych związanych z e-handlem transgranicznym.
3. Kadry i płace – jak uniknąć błędów?
Prawidłowa obsługa kadrowo-płacowa to podstawa sprawnego działania firmy. Oferujemy:
- Obsługę umów i wynagrodzeń – niezależnie od tego, czy zatrudniasz pracowników na etat, czy korzystasz z freelancerów.
- Rozliczanie składek ZUS – unikniesz zaległości i problemów wynikających z nieprawidłowych zgłoszeń.
- Doradztwo w zakresie form zatrudnienia – pomożemy dobrać optymalne rozwiązania kadrowe dostosowane do specyfiki Twojej firmy.
Nie czekaj, działaj już teraz!
Sytuacja finansowa branży e-commerce staje się coraz bardziej wymagająca. Nie pozwól, by brak kontroli nad finansami doprowadził do zadłużenia Twojej firmy. W Chandon Waller & Partners pomagamy przedsiębiorcom e-commerce prowadzić biznes w sposób stabilny i bezpieczny.
Jeśli chcesz skonsultować swoje finanse, odwiedź naszą stronę: www.chandonwaller.pl/kontakt
Prowadzenie sklepu internetowego nie musi wiązać się z ryzykiem – zadbaj o solidne fundamenty finansowe i prawne już dziś!
Kto może skorzystać z Kasowego PIT? Część 4
Kasowy PIT to rozwiązanie skierowane do określonej grupy przedsiębiorców, spełniających konkretne kryteria. Wprowadzenie nowych przepisów w 2025 roku daje możliwość wyboru tej formy rozliczania przychodów i kosztów, jednak nie jest ona dostępna dla wszystkich. W tym artykule wyjaśniamy, kto i na jakich warunkach może skorzystać z kasowego PIT.
Warunki korzystania z metody kasowej
Zgodnie z art. 14c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (u.p.d.o.f.), aby przedsiębiorca mógł skorzystać z kasowego PIT, musi spełnić następujące warunki:
- Roczny limit przychodów
Przychody z prowadzonej działalności gospodarczej w roku poprzedzającym nie mogą przekroczyć 1 000 000 zł.- Limit dotyczy wyłącznie działalności indywidualnej, więc jeśli przedsiębiorca dodatkowo jest wspólnikiem w spółce cywilnej, to przychody z tej spółki nie są uwzględniane przy obliczaniu limitu.
- Forma prowadzenia księgowości
Przedsiębiorca musi prowadzić Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (PKPiR) lub Ewidencję Przychodów. Kasowy PIT nie jest dostępny dla podmiotów prowadzących pełne księgi rachunkowe. - Rodzaj transakcji
Kasowy PIT dotyczy wyłącznie transakcji między przedsiębiorcami (B2B). Oznacza to, że przychody ze sprzedaży dla konsumentów (B2C) wciąż będą rozliczane na zasadach memoriałowych. - Złożenie oświadczenia
- Przedsiębiorca kontynuujący działalność musi złożyć oświadczenie o wyborze kasowego PIT do naczelnika urzędu skarbowego do 20 lutego roku podatkowego.
- Nowi przedsiębiorcy mają na to 20 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej, a jeśli rozpoczęcie nastąpiło w grudniu, do końca roku podatkowego.
- Wykluczenia
Z kasowego PIT nie mogą korzystać spółki cywilne, jawne, ani przedsiębiorcy mający powiązania kapitałowe z innymi podmiotami na poziomie co najmniej 5% udziałów.
Ważne ograniczenia
- Konieczność utrzymania limitu przychodów:
Jeśli w trakcie roku podatkowego przedsiębiorca przekroczy limit 1 000 000 zł, utraci prawo do kasowego PIT dopiero od kolejnego roku podatkowego. - Fakultatywność:
Kasowy PIT nie jest obowiązkowy. Przedsiębiorca, który zdecyduje się na tę formę, może z niej zrezygnować w kolejnych latach, składając stosowne oświadczenie.
Przykłady praktyczne
- Przedsiębiorca z limitem poniżej 1 000 000 zł
Pan Adam prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i w 2024 roku osiągnął przychody w wysokości 800 000 zł. Spełnia kryteria limitu przychodów, więc od 2025 roku może skorzystać z kasowego PIT
- Przedsiębiorca z przychodami powyżej limitu
Pani Monika osiągnęła w 2024 roku przychody w wysokości 1 200 000 zł. W związku z tym nie kwalifikuje się do kasowego PIT w 2025 roku. - Zmiana w trakcie roku
Pan Piotr w 2025 roku wybrał kasowy PIT, jednak we wrześniu przekroczył limit przychodów. Utraci prawo do tej formy rozliczania dopiero od 2026 roku.
Podsumowanie
Kasowy PIT to rozwiązanie szczególnie korzystne dla małych przedsiębiorców, którzy mają problem z nieterminowymi płatnościami. Wymaga jednak spełnienia konkretnych kryteriów i wiąże się z koniecznością prowadzenia dokładnej ewidencji. Przed podjęciem decyzji o wyborze tej formy warto dokładnie przeanalizować swoją sytuację biznesową oraz skonsultować się z doradcą podatkowym. Więcej informacji na temat kasowego PIT oraz szczegółowe przepisy można znaleźć na oficjalnej stronie rządowej: Kasowy PIT – przewodnik na GOV.pl.
Potrzebujesz godnego zaufania biura rachunkowego? Skontaktuj się z nami już dziś i zyskaj sprawdzonego partnera w biznesie!
Ryczałt dla informatyków i programistów: Co się zmieniło i na co uważać?Przedsiębiorcy z branży IT, w tym informatycy i programiści, często wybierają opodatkowanie ryczałtem – to prostszy sposób rozliczeń, szczególnie przy niskich kosztach działalności. Dotychczas dostępne stawki ryczałtu (8,5% i 12%) były korzystne, ale od przełomu 2022 i 2023 roku podejście organów podatkowych uległo zmianie, co może wpłynąć na wysokość podatku dla osób działających w branży IT.
8,5% czy 12%? Nowe zasady, które trzeba znać
Wcześniej wielu informatyków mogło korzystać z niższej stawki 8,5%, jeśli nie zajmowali się doradztwem w zakresie oprogramowania lub sprzętu komputerowego. Niestety, od końca 2022 roku stanowisko fiskusa zmieniło się. Zgodnie z nową interpretacją wszystkie usługi IT świadczone przez osoby prowadzące jednoosobową działalność muszą być opodatkowane stawką 12%, niezależnie od rodzaju wykonywanych zadań. Korzystanie z niższej stawki może wiązać się z ryzykiem i skutkować koniecznością dopłaty zaległych podatków.
Kiedy musisz płacić 12%?
Stawka 12% dotyczy osób, które zajmują się:
- Doradztwem w zakresie oprogramowania,
- Doradztwem w zakresie sprzętu komputerowego,
- Usługami związanymi z oprogramowaniem, w tym tworzeniem, modyfikacją i aktualizacją programów.
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą w tej branży, pamiętaj, że stawka 12% może dotyczyć także Ciebie.
Co robić, aby uniknąć problemów?
Zmiany w przepisach mogą być kłopotliwe, ale możesz zminimalizować ryzyko. Warto regularnie śledzić interpretacje przepisów wydawane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej oraz wyroki sądów administracyjnych. Jeżeli masz wątpliwości, jaka stawka ryczałtu obowiązuje w Twoim przypadku, Chandon Waller & Partners może pomóc – nasi eksperci z przyjemnością udzielą Ci odpowiednich wskazówek, abyś mógł bezpiecznie rozliczać się z fiskusem. 
Skontaktuj się z nami, aby uzyskać więcej informacji i wsparcie! Przejdź do formularza kontaktowego na naszej stronie: chandonwaller.pl/kontakt.
Pamiętaj, że właściwe rozliczenie to klucz do spokojnego prowadzenia działalności!
Czego nie zrobi za Ciebie Twoja księgowa – błędne przekonania przedsiębiorcówWybór odpowiednich usług księgowych dla branży e-commerce jest kluczowy. Wielu naszych obecnych klientów przechodzi z innych biur lub od innych księgowych. Łączy ich to, że zbyt późno zorientowali się, że specyfika księgowości e-commerce wymaga doświadczenia, wiedzy i odpowiednich narzędzi. Ten artykuł jest dla Was, abyście mogli od początku dobrać księgowość do Waszych potrzeb. Co stanowi czerwoną flagę na etapie poszukiwań księgowej do sklepu internetowego, platformy sprzedażowej czy marketplace?
Czerwone flagi księgowości w e-commerce
E-commerce to branża wymagająca od księgowych nie tylko odpowiednich kompetencji i doświadczenia, ale też specjalistycznych narzędzi. Co może zwiastować późniejsze problemy z księgowaniem Twojej działalności?
- Brak specjalistycznego oprogramowania, które pozwala sprawnie rozliczać transakcje zbiorcze, realizowane przez bramki płatnicze i portale sprzedaży typu PayU, Amazon, Klarna.
- Nieznajomość zasad sprzedaży na rzecz osób fizycznych w UE i poza UE.
- Nieznajomość zasad korzystania z procedury OSS.
- Nieznajomość zasad w kwestii ustalenia właściwego kursu do sprzedaży.
- Otrzymywanie dokumentów dopiero na koniec miesiąca sprawia, że jest zbyt mało czasu na księgowanie ich tradycyjnymi metodami.
- Brak procedur i usprawnień we wprowadzeniu dużej ilości dokumentów – takich jak pomoc księgowa, praktykanci, zaplecze techniczne, tj. konwertery czy programy typu Saldeo.
Jak wybrać księgowość dla biznesu e-commerce?
Szukając księgowej do obsługi sprzedaży w sieci, nie bój się zadawać pytań. Stawką jest dobrze prowadzona księgowość, a w konsekwencji – spokój i bezpieczeństwo Twojej firmy. Pamiętaj też, żeby współpracę z księgowością traktować długofalowo. Nawet, jeśli dziś nie sprzedajesz produktów za granicę, zabezpiecz się na wypadek, gdybyś chciał/a w przyszłości rozwinąć sprzedaż poza terytorium Polski. Wybrana przez Ciebie księgowość powinna być gotowa na skalowanie Twojego biznesu. Zapewni profesjonalną obsługę firmy, gdy rozwiniesz ją zarówno pod względem liczby transakcji, jak ekspansji na inne kraje UE i poza terytorium UE. Jak znaleźć biuro lub specjalistę, który stanie na wysokości zadania?
- Zapytaj o doświadczenie w rozliczaniu VAT-OSS oraz w obsłudze sklepów internetowych, platform e-sprzedażowych i marketplace.
- Szukaj specjalistów którzy stosują nowoczesne rozwiązania (automatyzacje, dokumentacja online). Tradycyjnie rozumiana księgowość spowolni Waszą współpracę.
- Sprawdź opinie w Google i referencje na stronie www.
- Upewnij się, czy Twoja potencjalna księgowa dysponuje odpowiednimi narzędziami do obsługi Twojego biznesu.
- Zapewnij sobie kompleks usług w tym samym miejscu (doradztwo, kadry i płace, dyrektor finansowy).
Planując zmianę adresu przedsiębiorstwa (a czasem i jego siedziby), warto zawczasu sprawdzić, jakich formalności należy dopełnić. Tym bardziej, że procedury różnią się w zależności od formy prawnej prowadzenia firmy. Wiedza o terminach informowania organów o zmianach pozwoli uniknąć późniejszych zawirowań. W niniejszym artykule omówimy, jak dokonać zmiany adresu jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) oraz spółki. (więcej…)
Transformacje spółek – co się zmienia od 15 września 2023?15 września wchodzą w życie nowe przepisy Kodeksu spółek handlowych. Dotyczą transformacji spółek – połączeń, podziałów czy przekształceń. Do tej pory przepisy regulowały wyłącznie transformacje na poziomie krajowym. Nowelizacja nie tylko modyfikuje krajowe procedury, ale przede wszystkim umożliwia dokonywanie reorganizacji spółek pomiędzy krajami Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Poniżej wypunktowaliśmy najważniejsze zmiany dotyczące transformacji spółek. (więcej…)
Jak założyć fundację – od A do ZTen artykuł jest dla wszystkich zainteresowanych działaniami pożytku publicznego oraz ekonomią społeczną. Dowiesz się z niego, jak działa fundacja pod względem księgowym, jakie są wady i zalety tej formy prawnej i wreszcie – jak założyć fundację krok po kroku.
