Pączki w kosztach firmy – podstawa prawna

“Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (…).” Dz.U.2022.2647 Art. 22.

Pączki dla pracowników – TAK

Zakup pączków dla pracowników jest wydatkiem o charakterze motywacyjno-integracyjnym. Jego celem jest poprawa atmosfery, zwiększenie efektywności pracy i integracja zespołu.

W tym przypadku warunek zachowania lub zabezpieczenia przychodu zostaje spełniony.

Pączki dla klientów  – to zależy

Jeśli pączkami zamierzasz częstować klientów,  sprawa się komplikuje.

Urząd Skarbowy może (lecz nie musi) uznać wydatek za koszty tzw. reprezentacji, jeśli nosi znamiona wystawności lub okazałości.

A wydatki o charakterze reprezentacyjnym nie mogą być kosztem uzyskania przychodów.

Co należy zrobić, by wrzucić pączki w koszty?

1. Udokumentuj ich zakup;
2. Uzasadnij poniesione wydatki jako służące uzyskaniu lub zabezpieczeniu przychodu.

Życzymy smacznego!

Artykuł Czy pączki można wrzucić w koszty firmy? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

1. Zawiązanie spółki poprzez:

• sformułowanie dokumentu założycielskiego – statutu, aktu notarialnego lub innego dokumentu pisemnego z udziałem notariusza (wymóg ten dotyczy spółek z o.o., jawnych, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, akcyjnych i partnerskich).
• Wykorzystanie gotowego wzorca umowy.

2. Wybór członków organów spółki (zarządu, zgromadzenia wspólników, opcjonalnie rady nadzorczej i komisji rewizyjnej):

• Spółki z dokumentem założycielskim powinny zwołać zgromadzenie wspólników i podjąć uchwałę w sprawie wyłonienia członków każdego z organów spółki.
• Pozostałe spółki wskazują członków organów dopiero w systemie teleinformatycznym.

3. Określenie adresu spółki:

• Adres spółki nie jest jednoznaczny z jej siedzibą. Musi to być konkretny lokal, którego spółka jest najemcą lub właścicielem.
• Popularnym i dużo tańszym rozwiązaniem jest korzystanie z wirtualnego biura (w Chandon Waller posiadamy taką usługę).

4. Pokrycie kapitału zakładowego:

• Każdy ze wspólników wnosi wkład na pokrycie kapitału zakładowego (w sumie min. 5 tys. złotych).

5. Rejestracja spółki:

• W przypadku spółek z dokumentem założycielskim – wniosek o rejestrację spółki składany jest przez Portal Rejestrów Sądowych w ciągu 7 dni od złożenia ostatniego podpisu.
• W przypadku pozostałych spółek – wniosek składany jest przez system S24.

6. Opłacenie podatku PPC:

W przypadku spółki z dokumentem założycielskim, podatek pobiera notariusz.

W pozostałych przypadkach w ciągu 14 dni od zawiązania spółki należy wpłacić podatek w wysokości 0,5% kapitału zakładowego.

7. Zgłoszenie (w ciągu 7 dni roboczych od wpisu w KRS) do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Beneficjentami Rzeczywistymi są osoby sprawujące kontrolę nad spółką poprzez:

• ponad 25% akcji lub udziałów,
• ponad 25% ogólnej liczby głosów,
• sprawowanie kontroli nad osobą/osobami łącznie mającymi ponad 25% udziałów/akcji/ogólnej liczby głosów.
• uprawnienia jednostki dominującej,
• wyższe stanowisko kierownicze.

8. Aktualizacja danych uzupełniających w NIP-8 (nr konta bankowego spółki, dane podmiotu prowadzącego księgowość):

• Jeśli spółka zamierza odprowadzać ZUS – zgłoszenie w ciągu 7 dni od wpisu w KRS.
• W pozostałych przypadkach w ciągu 21 dni od wpisu w KRS.

W razie jakichkolwiek pytań, jesteśmy do dyspozycji. Oferujemy profesjonalne wsparcie na każdym etapie zakładania spółki.

Artykuł O czym należy pamiętać przy zakładaniu spółki pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Gdy Twoja firma traci płynność finansową, ten artykuł jest właśnie dla Ciebie. Zamknięcie działalności gospodarczej i rozpoczęcie postępowania upadłościowego to krok ostateczny. Tymczasem w przypadku Twojego biznesu być może wystarczy restrukturyzacja. Jakie są z niej korzyści i jaką daje gwarancję skuteczności?

Co to jest restrukturyzacja firmy?

Restrukturyzacja to szereg takich działań – prawnych, organizacyjnych, zarządczych, kapitałowych – których celem jest zoptymalizowanie firmy pod każdym kątem, a w efekcie – uniknięcie kryzysu finansowego i podniesienie jej wartości. Często jest jedynym sposobem, aby uniknąć ogłoszenia upadłości. Po zakończeniu procedury restrukturyzacji biznes ma stać się bardziej rentowny, a firma powinna odzyskać finansową płynność.

Na czym polega postępowanie restrukturyzacyjne?

W ogromnym uproszczeniu, postępowanie restrukturyzacyjne przekształca struktury firmy w zakresie organizacji i/lub aktywów i pasywów. W teorii istnieją 4 rodzaje postępowania restrukturyzacyjnego – jeden bazuje na zmianach wewnątrz firmy, pozostałe zaś na jej oddłużaniu. W praktyce podejmujesz kilka (lub wszystkie) z poniższych działań:

• analizujesz sytuację, ustalasz priorytety,
• zmieniasz sposób funkcjonowania biznesu lub jego skalę w zależności od koniunktury rynku,
• modyfikujesz strukturę firmy by poprawić jej efektywność,
• redukujesz bieżące koszty, poprawiasz relacje z wierzycielami, renegocjujesz warunki umów, ustalasz nowy, korzystny harmonogram spłat należności, szukasz inwestora i innych dodatkowych źródeł finansowania,
• sprzedajesz aktywa i pasywa na rzecz priorytetowych podmiotów,
• wdrażasz stosowne działania marketingowe i zarządcze,
• wprowadzasz zmiany w kwestiach własnościowych (zmiany personalne, podział, fuzja),
• zawieszasz możliwość awansu, redukujesz wynagrodzenia, ograniczasz ilość miejsc pracy,
• modernizujesz procesy produkcji.

Na restrukturyzację decydują się przedsiębiorstwa niewypłacalne lub zagrożone utratą wypłacalności, które jednocześnie mają na tyle duży potencjał rozwojowy, by po podjęciu środków naprawczych odzyskać stabilność.

Korzyści z postępowania restrukturyzacyjnego

Poddając firmę restrukturyzacji, musisz się przygotować na radykalne środki. Zyski jednak powinny przewyższyć straty. Najważniejsze z korzyści skutecznego postępowania restrukturyzacyjnego to:

• uniknięcie postępowania upadłościowego,
• zaspokojenie wierzycieli, oddłużenie firmy,
• korzystniejsze rozwiązania dla wierzycieli niż w przypadku postępowania upadłościowego,
• przywrócenie płynności finansowej,
• uniknięcie odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania firmy.

Oczywiście przez postępowanie restrukturyzacyjne Ty i Twoja firma nie musicie przechodzić sami. Zapewniamy doradztwo i pełne wsparcie na każdym z jego etapów.

Artykuł Restrukturyzacja firmy – czym jest i jakie są z niej korzyści pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Poniżej prezentujemy zmiany, o których warto wiedzieć i które jako pracodawca powinieneś wdrożyć u siebie. Wypunktowaliśmy tu tematy z różnych dziedzin. W razie pytań jesteśmy do Waszej dyspozycji.

1. Prognozowane przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto w gospodarce narodowej ma wynosić 935 zł. Kwota tego wynagrodzenia wyznacza podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Dotyczy to przedsiębiorców opłacających je na ogólnych zasadach albo w ramach tzw. małego ZUS (zależnego od dochodu). W 2023r. najniższa podstawa wymiaru składek społecznych dla przedsiębiorcy wyniesie 4.161 zł, czyli 6.935 zł × 60% (w 2022 r. wynosi ona 3.553,20 zł).

2. Zmiana współczynnika do ekwiwalentu urlopowego – w 2023 r. współczynnik do obliczania ekwiwalentu urlopowego będzie wynosi 20,83 (w 2022 r. jego wartość to 20,92).
3.  Wydłużenie urlopu rodzicielskiego z 32/34 tygodni na 41/43 tygodni (zależnie od liczby urodzonych dzieci). Każdy z rodziców będzie miał zagwarantowane do 9 tygodni urlopu, który nie podlega przepisaniu na drugiego rodzica.
4. Nowe urlopy – urlop opiekuńczy (5 dni niepłatnego zwolnienia od pracy na dziecko, rodziców lub współmałżonka z ważnych przyczyn medycznych) i urlop z tytułu siły wyższej (2 dni lub 16h na ważne sprawy rodzinne – za każdy dzień połowa stawki wynagrodzenia).
5. Nowy wzór PIT-2.
6. Obowiązek rejestracji każdego płatnika ZUS na platformie PUE ZUS od 1 stycznia 2023 roku.
7. Zmiany w wysokości diet na delegacje krajowe i zagraniczne:

Delegacja krajowa: dieta dzienna – 45 zł, ryczałt za nocleg 67,50 zł, dojazdy – 9 zł.

Delegacja zagraniczna: zmienione diety dla 31 państw i kwoty za nocleg dla 42 państw (do listy 112 państw dodano też Watykan).

8. Praca zdalna:

W przypadku, gdy to pracownik składa wniosek o powierzenie pracy zdalnej, pracodawca musi go uwzględnić w przypadku, gdy wnioskujący:

• jest rodzicem dziecka z nieuleczalną chorobą zagrażającą życiu lub z ciężkim, nieodwracalnym upośledzeniem,
• jest rodzicem dziecka z orzeczoną niepełnosprawnością w stopniu umiarkowanym lub znacznym,
• jest rodzicem dziecka z zaopiniowanymi specjalnymi potrzebami w zakresie wspomagania rozwoju, kształcenia lub zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
• wychowuje dziecko do lat 4,
• jest w ciąży,
• sprawuje opiekę nad członkiem rodziny (lub inną osobą z tego samego gospodarstwa domowego) z orzeczeniem o niepełnosprawności.

Ponadto, pracodawca zapewnia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:

• narzędzia do pracy i materiały,
• pomoc techniczną i szkolenia,
• instalację, serwis i konserwację narzędzi do pracy (lub pokrycie ich kosztów),
• pokrycie kosztów eksploatacyjnych.

9. Pracodawca będzie miał prawo przeprowadzić kontrolę trzeźwości pracownika, gdy będzie chodziło o ochronę mienia, zdrowia i życia pracowników, a także gdy zaistnieje uzasadnione podejrzenie zażywania przez niego alkoholu w czasie pracy.
10. W wypowiedzeniu umowy o pracę pracodawca powinien zawrzeć przyczynę rozwiązania umowy oraz poinformować o niej na piśmie organizację związkową, która reprezentuje pracownika. Obecnie dotyczy to tylko umów zawartych na czas nieokreślony. Po zmianie przepisów będzie dotyczyć również umów na czas określony. Taka zmiana będzie istotna dla ewentualnych działań sądu pracy.

Artykuł Zmiany kadrowo-płacowe w 2023 pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Kasy fiskalne online

Jak dotąd, Ministerstwo Finansów objęło obowiązkiem wprowadzenia kasy fiskalnej online wszystkie usługi „narażone na nadużycia”. Znalazły się wśród nich m.in. branża fryzjerska, budowlana, prawnicza, stomatologiczna czy związana z naprawą pojazdów silnikowych. W pozostałych branżach, pomimo planowanych zmian, jednak sytuacja pozostaje taka sama – po prostu od 2023 roku w sprzedaży będą tylko kasy fiskalne online.

Użytkownicy kas fiskalnych online nie muszą drukować dokumentów fiskalnych. Możesz więc przechowywać je wyłącznie w wersji elektronicznej. Kasa online wysyła dane o sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas – systemu prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową. Tam będą one analizowane m.in. pod kątem poprawności transakcji.

Kasy z elektronicznym zapisem kopii

W przypadku gdy jesteś producentem, sprzedawcą lub dystrybutorem kas z elektronicznym zapisem kopii, masz możliwość je sprzedawać wyłącznie do końca grudnia 2022 r. Kasy „starego typu” mają być wycofywane z obiegu jako „nie spełniające wymogów nowego systemu kas”. Od 1 stycznia 2023 roku w sprzedaży będą dostępne wyłącznie kasy „nowego typu”.

Obowiązkowa fiskalizacja

Od 1 lutego 2023 roku obowiązkowo muszą być sfiskalizowane myjnie samoobsługowe oraz inne usługi mycia, czyszczenia pojazdów silnikowych. Dobra wiadomość jest taka, że jeśli zapomniałeś o poprzednim terminie fiskalizacji (1 października 2022 r.), to masz jeszcze czas.

Jakie kary i sankcje za niestosowanie zmian w kasach fiskalnych

Musisz liczyć się z tym, że nie stosując się do bieżących wymogów, zapłacisz kary:

• za brak kasy fiskalnej:
  • Kodeks Skarbowy przewiduje grzywnę od 10 do 240 stawek dziennych (stawki dzienne w 2022 sytuowały się między 100,33 zł a 40 132 zł);
  • ustawa o VAT nakłada dodatkowy podatek VAT naliczony w kwocie 30% od należnego podatku.
• za brak obowiązkowego przeglądu dokonanego w terminie – płacisz karę 300 zł, a jeśli w ciągu 3 ostatnich lat korzystałeś z dotacji na jej zakup, dodatkowo dokonujesz zwrotu należnych kwot.
• za niewydanie paragonu – pracownik może otrzymać mandat w wysokości do 180 stawek dziennych.

Artykuł Kogo czekają obowiązkowe zmiany kas fiskalnych w 2023 roku? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

• Podatnicy ryczałtowi płacą składkę zdrowotną wynoszącą 9% przeciętnego wynagrodzenia z IV kwartału, czyli 335,94 zł, 559,89 zł lub 1007,81 zł. Podstawę tych wyliczeń (9%) stanowi 60% wynagrodzenia (w przypadku przychodów rocznych do 60 000 zł), 100% (w przypadku przychodów z przedziału pomiędzy 60 000-300 000 zł) lub 180% (w przypadku przychodów rocznych przekraczających 300 000 zł). Prognozuje się, że w 2023 roku podwyżka wyniesie, w zależności od progu przychodowego – 38,55 zł, 64,26 zł lub 115,66 zł.

• Podatnicy liniowi płacą na składkę zdrowotną 4,9% od dochodu, przy czym ustawodawca zastrzegł, że wysokość składki nie może być niższa niż 9% od wynagrodzenia minimalnego. W 2022 roku jest to więc kwota 270,90 zł miesięcznie, zaś w 2023 roku (jeśli przyjąć za pensję minimalną 3490 zł) będzie to 43,20 zł więcej, czyli 314,10 zł miesięcznie.

• Podatnicy rozliczający się na skali podatkowej płacą na składkę zdrowotną stanowiącą 9% dochodu.

• Podatnicy, którzy wybrali kartę podatkową mają najmniej skomplikowaną sytuację – płacą po prostu 9% od wartości minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2023 – 314,10 zł miesięcznie).

Składka zdrowotna w przypadku kilku form działalności gospodarczej

• Podatnicy, którzy prowadzą kilka rodzajów działalności, muszą opłacić składkę zdrowotną dla każdej z nich. Wyjątkiem są osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz kilka spółek – wówczas oprócz składki zdrowotnej na JDG opłacają składkę z poziomu tylko jednej ze spółek (niezależnie od ich ilości).

Jak obliczyć składkę zdrowotną przedsiębiorcy w 2023 – infografika

Artykuł Składki zdrowotne przedsiębiorcy – 2023 pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Zatrudnianie obywateli Ukrainy może pomóc rozwiązać problem braków kadrowych w polskich firmach. Dodatkowo specustawa z 2022 (która jest odpowiedzią na nadzwyczajną sytuację międzynarodową) usprawnia cały proces. Jesteś pracodawcą i zastanawiasz się nad zatrudnieniem u siebie osób z Ukrainy? Poniżej zebraliśmy niezbędne informacje w pigułce. Dowiesz się, jak wygląda cała procedura krok po kroku i jakie warunki muszą być spełnione, żeby ich praca w Polsce była legalna.

Procedura zatrudnienia obywatela Ukrainy

1. Poproś obywatela/obywatelkę Ukrainy o dokument, który potwierdza legalność jego/jej pobytu w Polsce. Może to być:

• pieczątka Straży Granicznej w paszporcie– jeśli wjazd na teren Polski nastąpił po 24 lutego 2022 roku (włącznie), pobyt staje się legalny na czas 18 miesięcy;
• zezwolenie na pobyt stały;
• zezwolenie na pobyt czasowy;
• zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE;
• PESEL;
• karta pobytu/ elektroniczny dokument Diia.pl / Karta Polaka.

2. Zalegalizuj jego/jej pracę, bezpłatnie składając elektroniczne powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy. Takie powiadomienie złożysz w powiatowym urzędzie pracy (właściwym dla siedziby firmy lub miejsca wykonywania pracy).

Należy to zrobić w ciągu 14 dni od dnia podjęcia pracy przez pracownika z Ukrainy. W powiadomieniu musisz zawrzeć takie informacje jak:

• wymiar czasu pracy lub liczba godzin tygodniowo/miesięcznie;
• miesięczna lub godzinowa stawka wynagrodzenia;
• dane o tym, ile osób zatrudniała Twoja firma (zarówno na umowę o pracę, jak i umowę cywilnoprawną) 23 lutego 2022 r oraz ile zatrudnia teraz.

Powiadomienie złożysz wyłącznie drogą internetową, przez rządową stronę praca.gov.pl. Potrzebny będzie kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Przygotuj wcześniej skany takich dokumentów jak:

• ważny dokument tożsamości/podróży zatrudnionej osoby;
• wszystkie strony ważnego dokumentu tożsamości lub podróży;

W przypadku obywateli innych krajów obowiązuje opłata za wpis do ewidencji. Jeśli zatrudniasz obywatela/obywatelkę Ukrainy, złożenie powiadomienia jest bezpłatne.

3. Sporządź umowę (o pracę lub umowę zlecenie), która będzie zrozumiała dla obu stron (najlepiej w dwóch językach, w języku polskim i ukraińskim). Weź pod uwagę, że w umowie nie powinny znajdować się rozbieżności z powiadomieniem składanym do urzędu pracy. Jeśli zechcesz zmienić treść umowy, np. stanowisko zatrudnionego lub wymiar jego czasu pracy, to powinieneś złożyć nowe powiadomienie.

4. Pamiętaj o tym, że specustawa nie wyłącza Cię z takich obowiązków pracodawcy jak:

• zgłoszenie pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od podjęcia przez niego pracy;
• skierowanie na badanie lekarskie;
• zapewnienie szkolenia BHP;
• spełnieniu wymogów płacy minimalnej.

Jak zatrudnić obywatela Ukrainy – nowe zmiany

Od marca 2022 roku rząd wprowadził kilka modyfikacji w art. 22 ust. Specustawy. Dzięki nim ułatwiono proces zatrudniania obywateli Ukrainy o niektórych kwalifikacjach:

• nauczycieli akademickich (polski pracodawca może odstąpić od wymagań dotyczących tytułów i stopni naukowych);
• psychologów i osób posiadających wykształcenie psychologiczne (mogą one świadczyć usługi psychologiczne innym obywatelom Ukrainy);
• lekarzy, dentystów, położnych, pielęgniarek (dotyczy to również z innych krajów spoza UE, które chcą – zgodnie z wykształceniem – świadczyć usługi medyczne osobom z Ukrainy na terenie Polski);
• będących wsparciem administracyjnym w urzędach i jednostkach samorządowych (jednak wyłącznie na stanowiskach pomocniczych).

Jaki PIT dla zatrudnionego Ukraińca?

Obywatele Ukrainy nie muszą składać zeznania podatkowego w Polsce. Jako pracodawca, możesz dostarczyć mu jeden z dwóch dokumentów:

• IFT-1/IFT-1R – gdy obywatel Ukrainy nie ma w Polsce adresu zamieszkania;
• PT-11 – gdy obywatel Ukrainy jest w Polsce rezydentem.

Najczęstsze błędy pracodawcy związane z zatrudnianiem osób z Ukrainy

Pracodawcy zatrudniający obywateli z Ukrainy mogą napotkać trudności techniczne przy składaniu powiadomienia online. Okazuje się, że system jest niedoskonały i po upływie 14 dni nowozatrudniona osoba ciągle nie widnieje w rejestrze. Problemem są też niekompletne dokumenty. W takich sytuacjach sprawa nie jest rozpatrywana.

Jeśli minął już termin składania powiadomień (14 dni od zawarcia umowy), niestety trzeba nawiązać nową umowę i na tej podstawie złożyć nowe powiadomienie.

Niestety za rozbieżności między informacjami zawartymi w powiadomieniu a umową przewidziano karę dla pracodawcy. Częstym błędem jest też wcześniejsza data zawarcia umowy niż ta podana w powiadomieniu.

Zespół Chandon Waller posiada doświadczenie w wypełnianiu formalności dotyczących zatrudniania obywateli Ukrainy. Jeśli potrzebujesz pełnomocnika lub chcesz powierzyć sprawy kadrowe w ręce profesjonalistów, skontaktuj się z nami:

• Telefonicznie: 12 307 37 57;
• E-mailowo: biuro@chandonwaller.pl.

Artykuł Jak zatrudnić obywatela Ukrainy – krok po kroku pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.