Wakacje od ZUS-u – procedura

Wniosek o wakacje od ZUS-u będzie można złożyć za pomocą platformy PUE ZUS. Wnioski składa się z miesięcznym wyprzedzeniem. Przykładowo, chcąc skorzystać z wakacji składkowych, np. w styczniu 2025, należy o nie wnioskować w grudniu 2024. Jakie dane należy przygotować przed wypełnieniem formularza?

• Dane wnioskującego (w tym NIP, PESEL).
• Oświadczenie o spełnianiu warunków korzystania z wakacji od ZUS-u (w tym o nieprzekraczaniu progu przychodowego 2 000 000 euro rocznie).
• Zaświadczenia o ewentualnym korzystaniu z pomocy de minimis i innych form pomocy publicznej.
• Określenie miesiąca, w którym wnioskujący chciałby skorzystać z wakacji składkowych.

Wakacje od ZUS  – kto nie skorzysta?

Ulgę przewidziano dla mikroprzedsiębiorców, z wyłączeniem:

• osób, które dopiero założyły firmę i są beneficjentami ulgi na start;
• osób, które prowadzą swoją działalność i jednocześnie są zatrudnione na etacie za minimalną krajową;
• przedsiębiorców, którzy zatrudniają powyżej 9 pracowników;
• osób, które rezygnują z umowy o pracę na rzecz B2B.

Wakacje od ZUS – komu się należy, ale mu się nie opłaca?

Wakacje od ZUS są dobrowolną propozycją, z której mogą korzystać mikroprzedsiębiorcy widoczni w rejestrze CEIDG (w tym osoby samozatrudnione) oraz strony w umowie spółki cywilnej. Nie ma tutaj znaczenia forma opodatkowania. To, o czym warto pamiętać, to to, że składki są pokrywane przez budżet państwa w minimalnej kwocie, co nie zawsze się opłaca. Powodem jest brak możliwości dopłacenia różnicy, by utrzymać wyższą podstawę do świadczenia emerytalnego. Przedsiębiorcy płacący wyższe stawki mogą albo obniżyć wysokość składek do minimalnej wysokości, albo pozostać przy wyższych składkach i nie korzystać z wakacji od ZUS.

Wakacje od ZUS – co ze składką zdrowotną?

Składka zdrowotna pozostaje obligatoryjna i należy ją opłacać, niezależnie od wakacji od ZUS. Jej wysokość nie ulega zmianie. Wakacje od ZUS nadal uprawniają do korzystania z zasiłku chorobowego (oczywiście, gdy spełnione zostają odpowiednie warunki).

O ostatniej podwyżce składki ZUS pisaliśmy tutaj: https://chandonwaller.pl/zmiany-od-lipca/

Artykuł Wakacje od ZUS-u – 4 rzeczy, które warto wiedzieć pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Obowiązek zarejestrowania się do VAT-UE spoczywa na Tobie, gdy:

• jesteś czynnym podatnikiem VAT i planujesz dokonać wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) lub wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT);
• nie jesteś czynnym podatnikiem VAT, korzystasz z podmiotowego zwolnienia (bo wartość Twojej sprzedaży nie przekroczyła 200 tys. zł), ale wartość Twoich WNT przekroczyła kwotę 50 000 zł w roku;
• importujesz zza granicy usługi, których miejscem opodatkowania jest Polska;
• świadczysz usługi, których miejscem opodatkowania nie jest Polska lecz inne państwo członkowskie UE, a obowiązek zapłaty podatku spoczywa na ich nabywcy.

Procedura rejestracji do VAT-UE

Koniecznie zarejestruj się, zanim dokonasz pierwszej transakcji wewnątrzwspólnotowej. Do rejestracji służy formularz VAT-R – ten sam, na którym dokonuje się rejestracji do VAT. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, wystarczy zaktualizować zgłoszenie VAT-R.

Jak możesz się zarejestrować:

• poprzez e-Deklaracje: https://www.podatki.gov.pl/e-deklaracje/
• dodając załącznik w CEIDG: https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/736
• pocztą tradycyjną
• osobiście.

Zgłoszenie o rejestracji trzeba przedłożyć właściwemu naczelnikowi US. Uprzedzając pytania o to, czy rejestracja do VAT-UE anuluje zwolnienie z VAT – nie anuluje. Zwolnienie podatkowe dalej działa.

Numer nadania VAT-UE znajduje się formularzu VAT-5UE. Jako aktywny podatnik VAT-UE uzyskujesz europejski identyfikator podatkowy i będziesz widoczny w VIES. VIES jest systemem weryfikacji podatników, prowadzonym przez Komisję Europejską. Dzięki niemu Ty możesz sprawdzić zagranicznego kontrahenta, a on może sprawdzić Ciebie. System ten ułatwia i usprawnia wymianę informacji dotyczących podatku VAT pomiędzy krajami  Unii Europejskiej oraz ma na celu zwalczanie oszustw podatkowych.

Termin składania deklaracji VAT-UE

Deklaracje VAT-UE składa się drogą elektroniczną w trybie miesięcznym. Po miesiącu rozliczeniowym, w którym nastąpiła transakcja wewnątrzwspólnotowa, składasz informację podsumowującą VAT-UE do 25-ego dnia kolejnego miesiąca.

Artykuł Kiedy, jak i dlaczego zarejestrować się do VAT-UE? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Formalności związane z przejściem JDG na pełną księgowość:

1. Przygotuj wykaz składników aktywów i pasywów tzw. Inwentarza (art. 19 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Powinny się tam znajdować pozycje, które zostaną przetworzone na bilans otwarcia.
   a. Aktywa:
   I. Wartości niematerialne i prawne – spis z natury;
   II. Środki trwałe – spis z natury;
   III. Środki pieniężne – spis z natury;
   IV. Zapasy – towary, materiały, zaliczki na dostawy – pomocny będzie spis z natury na koniec roku (stan magazynowy);
   V. Należności – weryfikacja rozliczeń, potwierdzenia salda.
   b. Pasywa:
   I. Kapitały własne;
   II. Zobowiązania – weryfikacja rozliczeń, potwierdzenia salda, uzgodnienie stanów rozrachunków z ZUS i US z tytułu wynagrodzeń pracowników.
2. Po ustaleniu stanu składników majątku, we współpracy z księgową dokonaj ich wyceny bilansowej zgodnie z art. 28 ustawy o rachunkowości:
   a. Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne – co do zasady powinny odpowiadać wartościom wskazanym na spisie z natury. Może zmienić się ich klasyfikacja.
   b. Stan magazynów – w większości przypadków zgodny ze spisem z natury na koniec roku.
   c. Należności, zobowiązania – wycenione w kwocie wymagalnej zapłaty, wraz z potencjalnymi odpisami i odsetkami.
3. Różnica, którą otrzymasz po wycenie pomiędzy aktywami a pasywami, stanowi Twój kapitał w JDG (i może on być zarówno ujemny jak i dodatni).
4. Wspólnie z księgową opracuj politykę rachunkowości.
5. Złóż w CEIDG w Urzędzie Skarbowym aktualizację dotyczącą sposobu ewidencji zdarzeń gospodarczych.
6. Otwarcia księgi głównej należy dokonać w terminie do 15 dni od początku roku obrotowego (najczęściej jest to 15 stycznia danego roku). Zapisy dotyczące tzw. bilansu otwarcia wprowadza się pod datą 1 stycznia danego roku.

Odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące przejścia na pełną księgowość

1. Po jakim kursie euro obliczać wysokość przychodu w danym roku?

Przelicznikiem na PLN jest średni kurs euro ogłoszony przez NBP na pierwszy roboczy dzień października poprzedniego roku podatkowego. Limit na rok 2023 został ustalony 1 października 2022 roku i wynosi 9 654 400 złotych (2 000 000 euro × 4,8272).

2. Czy mając jednoosobową działalność gospodarczą o niższym rocznym przychodzie niż 2 000 000 euro, mogę prowadzić pełną księgowość?

Tak. Każda firma, jeżeli chce, to może zdecydować się na pełną księgowość. To jednak dość rozbudowany system, który składa się z dziennika, księgi głównej, księgi pomocniczej, zestawienia obrotów i sald oraz wykazu składników aktywów i pasywów. Prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga zaawansowanej wiedzy rachunkowej i ogromnej skrupulatności.

3. Czy gdy w kolejnym roku nie przekroczę limitu 2 000 000 euro, czy muszę pozostać na pełnej księgowości?

Nie. To działa w obie strony. Jeśli Twoja jednoosobowa działalność gospodarcza w kolejnym roku nie przekroczy limitu przychodu 2 000 000 euro, możesz przejść z powrotem na księgowość uproszczoną.

Artykuł Przejście JDG na pełną księgowość – formalności w pigułce pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

1. Jednoosobowa Działalność Gospodarcza (JDG)

Jednoosobowa działalność gospodarcza jest najprostszą formą prawną prowadzenia biznesu. W przypadku zmiany adresu firmy, procedura jest stosunkowo łatwa.

O zmianie informujesz odpowiednie instytucje, takie jak urząd skarbowy i ZUS. Możesz to zrobić poprzez złożenie formularza CEIDG-1 (punkt 10) w ciągu 7 dni od powstania zmiany:

• osobiście (w urzędzie miasta/gminy),
• korespondencyjnie,
• elektronicznie, korzystając ze strony biznes.gov.pl (potrzebny jest profil zaufany lub podpis kwalifikowany) lub z poziomu aplikacji mObywatel.

Aktualizacja danych w CEIDG nie podlega opłatom. Co więcej, zmieniając dane adresowe w CEIDG-1 nie trzeba już składać dodatkowych powiadomień w urzędzie skarbowym czy ZUS-ie.

2. Spółka Cywilna

Spółka cywilna jest formą prawną, w której dwie lub więcej osób fizycznych lub prawnych wspólnie prowadzi działalność gospodarczą. Zmiana adresu firmy w spółce cywilnej może dotyczyć adresu do doręczeń, miejsca prowadzenia działalności (lub dodanie dodatkowego) oraz miejsca prowadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej. W każdym przypadku wymaga działań ze strony wszystkich wspólników.

a. Zmiana adresu – uchwała

Pierwszym krokiem jest uchwała o zmianie adresu spółki. Jest to początek szeregu działań wymagających zaangażowania od wszystkich wspólników.

b. Informowanie organów rejestracyjnych

Po uchwaleniu nowego adresu spółki:

• każdy wspólnik zgłasza zmianę w CEIDG (wniosek CEIDG-1, punkt 10) w ciągu 7 dni od wystąpienia zmiany,
• jeden ze wspólników dokonuje zmiany dla urzędu skarbowego za pomocą formularza NIP-8,
• jeśli zmienia się właściwość urzędu skarbowego, należy wypełnić także formularz VAT-R,
• zgłasza się aktualizację danych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Zmian w KRS dokonuje się internetowo:
• przez system S24 – jeśli umowa spółki została zawarta na wzorcu umowy z S24,
• ramach Portalu Rejestrów Sądowych – jeśli umowę spółki lub akt założycielski zawarto u notariusza.

Opłata sądowa wynosi łącznie 350 zł (wniosek 250 + 100 zł za publikację z Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Teoretycznie wystarczy zaktualizować dane w KRS, żeby automatycznie pojawiły się w innych instytucjach. Gdyby zmiany długo nie były widoczne w ZUS, można uzupełnić ZUS ZPA w trybie zmiany.

3. Spółka Kapitałowa (Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością, Spółka Akcyjna)

Spółki kapitałowe, takie jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o.o.) i spółka akcyjna (S.A.), mają bardziej skomplikowane procedury zmian.

a. Zgromadzenie Wspólników lub Walne Zgromadzenie

W przypadku spółek kapitałowych, zmiana adresu firmy wymaga podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników (Sp. z o.o.) lub walne zgromadzenie (S.A.). Jest to zazwyczaj konieczne, nawet jeśli jesteś jedynym wspólnikiem lub akcjonariuszem.

b. Aktualizacja aktu założycielskiego

Po podjęciu uchwały o zmianie adresu, konieczne jest zaktualizowanie aktu założycielskiego spółki i dostarczenie go do Krajowego Rejestru Sądowego:

• przy pomocy formularza KRS-Z3, jeśli jest to sp. z o.o.,
• przy pomocy formularza KRS-Z1, jeśli jest to spółka jawna, partnerska lub komandytowa,
• przy pomocy formularza KRS-Z2, jeśli jest to spółka komandytowo-akcyjna.

Należy pamiętać o opłacie sądowej (zasady identyczne jak w przypadku spółki cywilnej).

c. Informowanie innych instytucji

Do urzędu skarbowego składa się informację aktualizującą za pomocą formularza NIP-8. Inne instytucje o zmianie adresu firmy zostaną automatycznie poinformowane poprzez dzięki wprowadzeniu zmian w KRS.

Zmiana danych – informacje ogólne

Należy mieć świadomość, że czym innym jest zmiana adresu spółki, a czym innym zmiana siedziby spółki (czyli miejscowości, w której obraduje zarząd). Zmiana siedziby wymaga zmiany umowy spółki i udziału notariusza. W przypadku zmiany adresu nie jest to konieczne.

O zmianie adresu należy poinformować wszystkich kontrahentów skorygować także dane firmy na rachunkach i fakturach. W sytuacji gdy prowadzisz sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej, konieczna jest zmiana adresu w kasie i wpis w jej książce serwisowej. Nowy adres powinien być uwzględniony w Google Maps, na stronie www, materiałach reklamowych i informacyjnych i wszelkich kanałach komunikacji.

Przed zmianą adresu/siedziby warto zawsze konsultować się z prawnikiem, doradcą biznesowym lub podatkowym, aby upewnić się, że wszystkie formalności zostały spełnione zgodnie z przepisami prawa. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnych kłopotów i zapewnisz legalność swojej działalności.

Artykuł Zmiana adresu firmy w zależności od formy prawnej: praktyczny przewodnik pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Regulacje dotyczące zwrotów w sklepie internetowym

Zgodnie z polskim prawem, klient ma prawo do zwrotu towaru kupionego w sklepie internetowym w ciągu 14 dni od otrzymania przesyłki (pisaliśmy już o dyrektywie Omnibus). Jest to tzw. odstąpienie od umowy zawartej na odległość. Należy przy tym pamiętać, że zwrot dotyczy jedynie produktów nieuszkodzonych oraz nieużywanych, z kompletnym opakowaniem oraz wszelkimi akcesoriami. Sklep internetowy jest zobowiązany do przyjęcia zwrotu oraz zwrotu pieniędzy klientowi w ciągu 14 dni od daty otrzymania przesyłki zwrotnej.

Transakcje międzynarodowe a zwroty

Jeśli sklep internetowy prowadzi sprzedaż na rynkach zagranicznych, warto zapoznać się z regulacjami dotyczącymi zwrotów w danym kraju. Przykładowo, w niektórych krajach zwrot towaru nie jest prawnie zagwarantowany lub procedura jest inna niż w Polsce. Konieczne może być także dostosowanie procedur zwrotów do wymogów tamtejszych przepisów.

Księgowanie zwrotów w sklepie internetowym

Księgowanie zwrotów jest szczególnie ważnym aspektem funkcjonowania sklepu internetowego. Warto zapewnić księgowym odpowiednie narzędzia, które umożliwią łatwe rozliczanie zwrotów. Księgowanie zwrotów polega na zaksięgowaniu kosztów związanych z odbiorem zwrotu, odzyskaniem towaru, przetworzeniem go, a także zwróceniem pieniędzy klientowi. Dokładne rozliczenie zwrotów jest istotne nie tylko z punktu widzenia sprawozdawczości finansowej, ale także dla ścisłej kontroli kosztów i zapewnienia wysokiej jakości obsługi klienta.

Jakie korzyści przynosi odpowiednio przeprowadzony proces zwrotów?

Odpowiednio przeprowadzony proces zwrotów to korzyść zarówno dla klienta, jak i dla sprzedawcy. Klient ma pewność, że w przypadku niezadowolenia z produktu może go zwrócić, a sklep internetowy może zyskać zaufanie klienta i budować pozytywny wizerunek marki. Dbałość o płynny proces zwrotów warto rozciągnąć na wszystkie płaszczyzny funkcjonowania sklepu (regulamin, magazynowanie, transport, księgowość). Więcej – kwestię zwrotów dobrze jest mieć na uwadze już na etapie tworzenia interfejsu i badań UX (User Experience) sklepu internetowego. Po co? By każdy z kupujących miał jasność, kiedy, jak, w jakiej sytuacji i na jakich warunkach może skorzystać z opcji zwrotu.

Artykuł Zwroty w sklepie internetowym – co warto wiedzieć? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Zatrudnianie obywateli Ukrainy może pomóc rozwiązać problem braków kadrowych w polskich firmach. Dodatkowo specustawa z 2022 (która jest odpowiedzią na nadzwyczajną sytuację międzynarodową) usprawnia cały proces. Jesteś pracodawcą i zastanawiasz się nad zatrudnieniem u siebie osób z Ukrainy? Poniżej zebraliśmy niezbędne informacje w pigułce. Dowiesz się, jak wygląda cała procedura krok po kroku i jakie warunki muszą być spełnione, żeby ich praca w Polsce była legalna.

Procedura zatrudnienia obywatela Ukrainy

1. Poproś obywatela/obywatelkę Ukrainy o dokument, który potwierdza legalność jego/jej pobytu w Polsce. Może to być:

• pieczątka Straży Granicznej w paszporcie– jeśli wjazd na teren Polski nastąpił po 24 lutego 2022 roku (włącznie), pobyt staje się legalny na czas 18 miesięcy;
• zezwolenie na pobyt stały;
• zezwolenie na pobyt czasowy;
• zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE;
• PESEL;
• karta pobytu/ elektroniczny dokument Diia.pl / Karta Polaka.

2. Zalegalizuj jego/jej pracę, bezpłatnie składając elektroniczne powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy. Takie powiadomienie złożysz w powiatowym urzędzie pracy (właściwym dla siedziby firmy lub miejsca wykonywania pracy).

Należy to zrobić w ciągu 14 dni od dnia podjęcia pracy przez pracownika z Ukrainy. W powiadomieniu musisz zawrzeć takie informacje jak:

• wymiar czasu pracy lub liczba godzin tygodniowo/miesięcznie;
• miesięczna lub godzinowa stawka wynagrodzenia;
• dane o tym, ile osób zatrudniała Twoja firma (zarówno na umowę o pracę, jak i umowę cywilnoprawną) 23 lutego 2022 r oraz ile zatrudnia teraz.

Powiadomienie złożysz wyłącznie drogą internetową, przez rządową stronę praca.gov.pl. Potrzebny będzie kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Przygotuj wcześniej skany takich dokumentów jak:

• ważny dokument tożsamości/podróży zatrudnionej osoby;
• wszystkie strony ważnego dokumentu tożsamości lub podróży;

W przypadku obywateli innych krajów obowiązuje opłata za wpis do ewidencji. Jeśli zatrudniasz obywatela/obywatelkę Ukrainy, złożenie powiadomienia jest bezpłatne.

3. Sporządź umowę (o pracę lub umowę zlecenie), która będzie zrozumiała dla obu stron (najlepiej w dwóch językach, w języku polskim i ukraińskim). Weź pod uwagę, że w umowie nie powinny znajdować się rozbieżności z powiadomieniem składanym do urzędu pracy. Jeśli zechcesz zmienić treść umowy, np. stanowisko zatrudnionego lub wymiar jego czasu pracy, to powinieneś złożyć nowe powiadomienie.

4. Pamiętaj o tym, że specustawa nie wyłącza Cię z takich obowiązków pracodawcy jak:

• zgłoszenie pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od podjęcia przez niego pracy;
• skierowanie na badanie lekarskie;
• zapewnienie szkolenia BHP;
• spełnieniu wymogów płacy minimalnej.

Jak zatrudnić obywatela Ukrainy – nowe zmiany

Od marca 2022 roku rząd wprowadził kilka modyfikacji w art. 22 ust. Specustawy. Dzięki nim ułatwiono proces zatrudniania obywateli Ukrainy o niektórych kwalifikacjach:

• nauczycieli akademickich (polski pracodawca może odstąpić od wymagań dotyczących tytułów i stopni naukowych);
• psychologów i osób posiadających wykształcenie psychologiczne (mogą one świadczyć usługi psychologiczne innym obywatelom Ukrainy);
• lekarzy, dentystów, położnych, pielęgniarek (dotyczy to również z innych krajów spoza UE, które chcą – zgodnie z wykształceniem – świadczyć usługi medyczne osobom z Ukrainy na terenie Polski);
• będących wsparciem administracyjnym w urzędach i jednostkach samorządowych (jednak wyłącznie na stanowiskach pomocniczych).

Jaki PIT dla zatrudnionego Ukraińca?

Obywatele Ukrainy nie muszą składać zeznania podatkowego w Polsce. Jako pracodawca, możesz dostarczyć mu jeden z dwóch dokumentów:

• IFT-1/IFT-1R – gdy obywatel Ukrainy nie ma w Polsce adresu zamieszkania;
• PT-11 – gdy obywatel Ukrainy jest w Polsce rezydentem.

Najczęstsze błędy pracodawcy związane z zatrudnianiem osób z Ukrainy

Pracodawcy zatrudniający obywateli z Ukrainy mogą napotkać trudności techniczne przy składaniu powiadomienia online. Okazuje się, że system jest niedoskonały i po upływie 14 dni nowozatrudniona osoba ciągle nie widnieje w rejestrze. Problemem są też niekompletne dokumenty. W takich sytuacjach sprawa nie jest rozpatrywana.

Jeśli minął już termin składania powiadomień (14 dni od zawarcia umowy), niestety trzeba nawiązać nową umowę i na tej podstawie złożyć nowe powiadomienie.

Niestety za rozbieżności między informacjami zawartymi w powiadomieniu a umową przewidziano karę dla pracodawcy. Częstym błędem jest też wcześniejsza data zawarcia umowy niż ta podana w powiadomieniu.

Zespół Chandon Waller posiada doświadczenie w wypełnianiu formalności dotyczących zatrudniania obywateli Ukrainy. Jeśli potrzebujesz pełnomocnika lub chcesz powierzyć sprawy kadrowe w ręce profesjonalistów, skontaktuj się z nami:

• Telefonicznie: 12 307 37 57;
• E-mailowo: biuro@chandonwaller.pl.

Artykuł Jak zatrudnić obywatela Ukrainy – krok po kroku pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.