Na co uważać, zatrudniając studentów na wakacje?

Okres letni to czas, w którym wiele firm decyduje się na zatrudnienie studentów lub uczniów do pracy sezonowej. W gastronomii, hotelarstwie, handlu czy turystyce dodatkowe ręce do pracy są wtedy często na wagę złota. Jednak zatrudnianie młodych osób wiąże się z kilkoma ważnymi zasadami podatkowymi i składkowymi. Warto znać je wcześniej, żeby uniknąć kosztownych błędów.

W tym artykule podpowiadamy:

Jakie umowy są najkorzystniejsze przy zatrudnianiu studentów.
Kiedy umowa zlecenie dla studenta jest zwolniona z ZUS.
Jak rozliczać wynagrodzenia studentów.
Na co zwrócić uwagę przy dokumentach i zgłoszeniach.

1. Jaką umowę można zawrzeć ze studentem?

Najczęściej firmy zatrudniają studentów na podstawie:

umowy zlecenia,
umowy o pracę na czas określony (np. na 1-3 miesiące).

Najpopularniejsza jest umowa zlecenia, bo w przypadku studentów do ukończenia 26. roku życia daje firmie korzyść: zwolnienie ze składek ZUS, o ile student posiada status studenta w momencie wykonywania zlecenia.

2. Kiedy umowa zlecenie studenta jest bez składek ZUS?

Zwolnienie dotyczy studentów do ukończenia 26. roku życia, którzy mają ważny status studenta (potwierdzony legitymacją). W takiej sytuacji:

Zleceniodawca nie płaci składek emerytalnych, rentowych ani zdrowotnych.
Od wynagrodzenia potrącany jest tylko podatek dochodowy.

Nie jest natomiast zwolniona z ZUS umowa o pracę – tu składki są naliczane na zasadach ogólnych.

Podstawa prawna: ZUS – ubezpieczenia społeczne zleceniobiorców

3. Uczeń czy student? Nie każdy ma to samo zwolnienie

Warto pamiętać, że status ucznia liceum, technikum czy szkoły zawodowej daje zwolnienie ze składek ZUS w trakcie roku szkolnego. Jednak w wakacje – jeśli uczeń ukończył szkołę średnią, ale nie został jeszcze studentem – nie ma prawa do tego zwolnienia, dopóki nie ma zaświadczenia o przyjęciu na studia.

4. Co z podatkiem dochodowym?

Od umowy zlecenia dla studenta do 26. roku życia nalicza się podatek dochodowy PIT na zasadach ogólnych. Warto przypomnieć, że od 1 sierpnia 2019 roku obowiązuje ulga PIT-0 dla młodych. Oznacza to, że wynagrodzenie studenta (do limitu 85 528 zł rocznie) może być zwolnione z PIT. Pracodawca musi jednak zebrać oświadczenie od pracownika o korzystaniu z tej ulgi.

5. O czym trzeba pamiętać przy dokumentach?

Zawsze żądaj ważnej legitymacji studenckiej lub zaświadczenia z uczelni.
Sprawdzaj datę ukończenia studiów – zwolnienie ZUS przestaje obowiązywać, gdy student traci status studenta.
Upewnij się, że w umowie zleceniu są zapisy o zakresie obowiązków, wynagrodzeniu i czasie trwania zlecenia.
W przypadku umowy o pracę stosuj zasady Kodeksu pracy – m.in. wymiar czasu pracy, wynagrodzenie minimalne, prawo do urlopu proporcjonalnego.

A więc..

Zatrudnianie studentów na wakacje to świetny sposób na uzupełnienie braków kadrowych, ale tylko wtedy, gdy firma dobrze zna zasady rozliczeń.

Umowa zlecenie dla studenta do 26. roku życia jest najkorzystniejsza – bez składek ZUS.
Umowa o pracę zawsze generuje pełne składki.
Trzeba pamiętać o prawidłowej dokumentacji statusu studenta i ulgach podatkowych.

Warto sprawdzić te kwestie wcześniej, żeby nie narażać się na korekty i dopłaty w razie kontroli.

Jak możemy Ci pomóc?

W Chandon Waller & Partners pomagamy firmom sezonowo zatrudniającym studentów – doradzamy, jak bezpiecznie przygotować umowy, rozliczyć wynagrodzenia i skorzystać z dostępnych ulg. Dzięki temu masz pewność, że Twoje rozliczenia są zgodne z przepisami – niezależnie od tego, czy to kilka osób, czy kilkudziesięciu sezonowych pracowników.

Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy wesprzeć Twoją firmę.

Wakacyjne premie i bonusy – o czym pamiętać, żeby nie przepłacić?

Sezon urlopowy to dla wielu firm czas dodatkowego motywowania pracowników. Premie, bony wakacyjne czy dofinansowanie wypoczynku dzieci to popularne formy wsparcia. Jednak każda taka wypłata ma konsekwencje podatkowe i składkowe. Źle rozliczone świadczenia mogą skutkować dopłatami i odsetkami, jeśli zostaną zakwestionowane przez ZUS lub urząd skarbowy.

W tym artykule wyjaśniamy:

Jak rozliczać premie wakacyjne?
Jakie świadczenia można finansować z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)?
Kiedy bony i vouchery są opodatkowane?
Jak uniknąć błędów dokumentacyjnych?

1. Premia wakacyjna – co trzeba wiedzieć

Premia wypłacona pracownikowi z okazji sezonu urlopowego jest traktowana tak samo jak zwykłe wynagrodzenie. Oznacza to, że podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT) oraz pełnym składkom ZUS.

Nie ma tu żadnych zwolnień ani wyjątków. Nie można próbować „ukryć” premii wakacyjnej w innej umowie cywilnoprawnej czy wypłacić jej w formie darowizny. Takie praktyki są niezgodne z przepisami i łatwe do zakwestionowania podczas kontroli.

Podstawa prawna: art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – wynagrodzenie ze stosunku pracy obejmuje wszelkie wypłaty pieniężne, w tym nagrody i premie.
Zobacz ustawę na ISAP

2. Świadczenia z ZFŚS – limity i zwolnienia

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) umożliwia finansowanie różnych form pomocy dla pracowników i ich rodzin. Najczęściej firmy korzystają z ZFŚS, aby dofinansować wypoczynek letni. Trzeba jednak pamiętać o limitach i formalnościach.

Świadczenia pieniężne i rzeczowe – są zwolnione z podatku dochodowego do wysokości 1000 zł rocznie na pracownika (limit obowiązuje od 2024 r.). Powyżej tej kwoty nadwyżka jest opodatkowana.
Dofinansowanie wypoczynku dzieci – jeśli firma finansuje zorganizowany wypoczynek dzieci pracowników (np. kolonie, obozy), to świadczenie jest zwolnione z PIT bez limitu.
Świadczenia z ZFŚS, które spełniają warunki ustawowe, są także zwolnione z obowiązku opłacania składek ZUS.

Podstawa prawna: Art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT oraz informacje na gov.pl o ZFŚS

3. Bony wakacyjne i vouchery – uwaga na pułapki

Wielu pracodawców decyduje się na przekazanie pracownikom bonów wakacyjnych lub voucherów. Warto wiedzieć, że nie każdy bon jest zwolniony z podatku.

Co do zasady, bony i talony wymienialne na towary i usługi nie korzystają ze zwolnienia PIT, nawet jeśli są finansowane z ZFŚS. Pracodawca musi odprowadzić podatek i składki od pełnej wartości bonu. Wyjątek stanowią sytuacje, gdy bon spełnia kryteria świadczenia rzeczowego i jest imienny, a regulamin ZFŚS przewiduje jego przyznanie według kryterium socjalnego.

Przykład: Interpretacja indywidualna KIS 0114-KDIP3-2.4011.150.2023.2.MT

4. Dokumentacja i regulamin – podstawa bezpieczeństwa

Aby korzystać ze zwolnień podatkowych i składkowych, konieczne jest prawidłowe udokumentowanie świadczeń. Kluczowe elementy to:

aktualny regulamin ZFŚS,
wniosek pracownika o przyznanie świadczenia,
potwierdzenie poniesionych wydatków (np. faktura za kolonie).

Najczęstszy błąd to brak regulaminu lub nieprzestrzeganie zapisów o kryterium socjalnym. W razie kontroli ZUS lub KAS może to skutkować naliczeniem zaległego podatku i składek.

Więcej informacji: Jak poprawnie prowadzić ZFŚS – gov.pl

Dobrze zaplanowane premie i bonusy wakacyjne to nie tylko korzyść wizerunkowa, ale i sposób na budowanie relacji z zespołem. Jednak każdy dodatkowy benefit musi być rozliczony zgodnie z przepisami. Warto pamiętać, że:

premia wakacyjna jest w pełni opodatkowana i oskładkowana,
świadczenia z ZFŚS do 1000 zł mogą być zwolnione z PIT i ZUS,
dofinansowanie wypoczynku dzieci jest zwolnione z PIT bez limitu,
bony i vouchery mogą wymagać pełnego opodatkowania,
rzetelna dokumentacja to podstawa bezpieczeństwa.

Masz pytania? Skorzystaj z naszej pomocy

W Chandon Waller & Partners pomagamy średnim i dużym firmom przygotować regulaminy ZFŚS, rozliczać świadczenia socjalne i uniknąć niepotrzebnych kosztów. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje premie i bonusy wakacyjne są zgodne z prawem – zapraszamy do kontaktu.

Skontaktuj się z Nami i sprawdź, jak możemy Ci pomóc.

Rewolucja w zwolnieniach lekarskich: Jakie zmiany wprowadza ZUS od 2025 roku?

Od 1 stycznia 2025 roku wchodzą w życie nowe przepisy dotyczące zwolnień lekarskich, które całkowicie zmienią sposób ich wykorzystywania. ZUS zaostrza kontrolę i wprowadza dodatkowe regulacje, aby ograniczyć nadużycia. Jeśli korzystasz ze zwolnienia lekarskiego, musisz być świadomy nowych zasad, które mogą Cię dotknąć.

Praca na zwolnieniu lekarskim? ZUS mówi „stop”!

Zgodnie z nowymi przepisami, każda forma pracy zarobkowej podczas zwolnienia lekarskiego może pozbawić Cię prawa do zasiłku. Wyjątkiem są jedynie pilne sytuacje, takie jak podpisanie ważnych dokumentów, których brak mógłby spowodować poważne straty finansowe. Jednak i tutaj ZUS będzie bacznie przyglądał się takim przypadkom.

Kontrola ZUS – nawet spacer może być podejrzany!

Nowe przepisy precyzyjnie regulują, jakie aktywności na zwolnieniu są dozwolone. Spacer w ramach rekonwalescencji? Tak. Wyjazd za granicę? Tylko jeśli ZUS będzie mógł Cię tam skontrolować. Wszelkie działania, które nie służą leczeniu lub wydłużają proces powrotu do zdrowia, mogą skutkować utratą świadczeń.

Dwa etaty, jedno zwolnienie – co się zmienia?

Jeśli pracujesz na więcej niż jednym etacie, nowe przepisy dają lekarzowi możliwość wskazania, że możesz wykonywać określone obowiązki zawodowe mimo choroby. Oznacza to, że możesz jednocześnie otrzymywać zasiłek chorobowy z jednego tytułu i wynagrodzenie z drugiego.

Kontrola zwolnień lekarskich przez ZUS i pracodawcę

Firmy zatrudniające powyżej 20 pracowników zyskają prawo do samodzielnych kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich. Dodatkowo ZUS może w każdej chwili przeprowadzić kontrolę, zarówno na wniosek pracodawcy, jak i z własnej inicjatywy.

Dlaczego ZUS zmienia przepisy dotyczące zwolnień lekarskich?

Celem nowych regulacji jest ograniczenie nadużyć i zwiększenie uczciwości w systemie ubezpieczeń społecznych. Jednak krytycy twierdzą, że zmiany mogą prowadzić do nadmiernych kontroli i stresu dla pracowników, którzy obawiają się nieuzasadnionych oskarżeń o niewłaściwe wykorzystywanie zwolnień

Czy Twoje zwolnienie lekarskie przetrwa nową kontrolę ZUS? Dowiedz się więcej o nadchodzących zmianach i sprawdź, jak uniknąć problemów. Więcej szczegółów znajdziesz na oficjalnej stronie ZUS: kliknij tutaj.