Kto musi posiadać NIP w Polsce?

Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) jest kluczowym elementem w polskim systemie podatkowym, służącym do identyfikacji podatników i płatników. Warto zrozumieć, kto jest zobowiązany do posiadania NIP, a kto może posługiwać się numerem PESEL.

Identyfikatory podatkowe: NIP i PESEL

W Polsce funkcjonują dwa główne identyfikatory podatkowe:

Numer PESEL: Przeznaczony dla osób fizycznych, które:
- Nie prowadzą działalności gospodarczej.
- Nie są zarejestrowane jako podatnicy VAT.
- Nie pełnią roli płatników podatków lub składek ZUS.
Osoby spełniające powyższe kryteria nie muszą ubiegać się o NIP i mogą posługiwać się numerem PESEL w kontaktach z administracją skarbową.
Numer NIP: Wymagany dla:
- Osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.
- Osób fizycznych zarejestrowanych jako podatnicy VAT.
- Płatników podatków lub składek ZUS.
- Osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, które są podatnikami lub płatnikami.
NIP nadawany jest na podstawie zgłoszenia identyfikacyjnego. Osoby fizyczne rozpoczynające działalność gospodarczą składają wniosek o wpis do CEIDG za pomocą formularza CEIDG-1, który jednocześnie pełni funkcję zgłoszenia identyfikacyjnego. Pozostałe osoby fizyczne korzystają z formularza NIP-7, składanego w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca zamieszkania. Podmioty rejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) uzyskują NIP za jego pośrednictwem, natomiast np. spółki cywilne składają formularz NIP-2 w urzędzie skarbowym.

Wyjątki od obowiązku posiadania NIP

Nie wszyscy podatnicy są zobligowani do posiadania NIP. Wyjątki obejmują:

Podatników korzystających ze szczególnych procedur rozliczania VAT, takich jak procedura nieunijna, dotycząca międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób czy importu, którzy posiadają numer identyfikacyjny nadany na podstawie odpowiednich przepisów ustawy o VAT.
Podatników z siedzibą działalności gospodarczej w innym państwie członkowskim UE niż Polska, korzystających ze zwolnienia VAT na podstawie art. 113a ustawy o VAT, wyłącznie w zakresie tego zwolnienia. Przed rozpoczęciem korzystania ze zwolnienia są oni zobowiązani uzyskać w swoim państwie członkowskim indywidualny numer identyfikacyjny zawierający kod “EX” na potrzeby działalności w Polsce.

NIP dla oddziału przedsiębiorcy zagranicznego

Zgodnie z polskim prawem, jeden podmiot może posiadać tylko jeden NIP, niezależnie od liczby prowadzonych działalności czy opłacanych podatków. Jednak w przypadku oddziałów przedsiębiorstw zagranicznych pojawiają się pewne kontrowersje.

Stanowisko administracji skarbowej sugeruje, że oddział przedsiębiorcy zagranicznego zatrudniający pracowników w Polsce powinien posiadać odrębny NIP na potrzeby rozliczania podatku PIT oraz składek ZUS. W zakresie VAT i CIT oddział posługuje się NIP jednostki macierzystej.

Orzecznictwo sądów administracyjnych natomiast wskazuje, że oddział nie jest odrębnym podmiotem prawnym i nie ma obowiązku posiadania odrębnego NIP. Zatrudnianie pracowników i związane z tym obowiązki płatnika podatku PIT oraz składek ZUS realizowane są w ramach podmiotowości przedsiębiorcy zagranicznego.

Sukcesja NIP

NIP jest przypisany do konkretnego podmiotu i wygasa w przypadku jego likwidacji lub śmierci osoby fizycznej. Istnieją jednak sytuacje, w których NIP przechodzi na następcę prawnego, takie jak:

Przekształcenie przedsiębiorstwa państwowego w jednoosobową spółkę Skarbu Państwa.
Przekształcenie przedsiębiorstwa komunalnego w jednoosobową spółkę gminy.
Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę handlową.
Przekształcenie spółki handlowej w inną spółkę handlową.
Przekształcenie stowarzyszenia zwykłego w stowarzyszenie rejestrowe.

Ponadto, NIP nadany przedsiębiorcy przechodzi na przedsiębiorstwo w spadku i wygasa wraz z zakończeniem zarządu sukcesyjnego lub upływem terminu do jego ustanowienia.

Planowane zmiany dotyczące NIP dla działalności nierejestrowej

Osoby prowadzące działalność nierejestrową, zgodnie z art. 5 ust. 1 Prawa przedsiębiorców, mogą mieć wątpliwości dotyczące obowiązku posiadania NIP. Obecnie administracja skarbowa stoi na stanowisku, że takie osoby nie muszą ubiegać się o NIP, jeśli korzystają ze zwolnienia podmiotowego VAT i nie są zobligowane do prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kas rejestrujących. W przeciwnym razie konieczne jest uzyskanie NIP.

Planowane zmiany legislacyjne przewidują, że identyfikatorem podatkowym dla osób prowadzących działalność nierejestrową będzie numer PESEL. Jednak w przypadku rejestracji jako podatnik VAT lub obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kas rejestrujących, konieczne będzie posiadanie NIP.

Więcej informacji o NIP przeczytasz na stronie biznes.gov.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 2024 r. poz. 375 ze zm.)
Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług ([Dz.U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.