Wielkanoc w firmie a koszty podatkowe – co można rozliczyć bez ryzyka?

Okres Świąt Wielkanocnych to w wielu firmach moment zatrzymania się na chwilę po intensywnym pierwszym kwartale. Pojawia się pytanie czy wydatki na spotkania świąteczne i prezenty można wrzucić w koszty uzyskania przychodu?

Spotkanie wielkanocne dla pracowników – kiedy jest kosztem?

W przypadku spotkań organizowanych dla pracowników, jeśli organizujesz wspólne śniadanie wielkanocne, zamawiasz catering do biura albo robisz symboliczne spotkanie integracyjne na zewnątrz biura, to taki wydatek może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu.

Jeśli cel spotkania nie jest prywatny ani reprezentacyjny, tylko biznesowy i wzmacniający zespół, a co do zasady taką funkcję mają spotkania. Spotkania integracyjne realnie wpływają na funkcjonowanie zespołu – poprawiają atmosferę, wzmacniają relacje i przekładają się na efektywność pracy. I tu właśnie związek z przychodem jest kluczowy przy ocenie kosztu.

O czym warto pamiętać:

• spotkanie powinno być skierowane do pracowników, a nie mieć charakteru zamkniętego wydarzenia dla wybranych osób,
• nie powinno mieć formy wystawnej, luksusowej imprezy 😉

W praktyce oznacza to, że klasyczne firmowe spotkanie świąteczne w biurze lub w umiarkowanej formie na zewnątrz jest bezpieczne podatkowo i jest uzasadnionym kosztem firmy.

Spotkanie wielkanocne z klientami – czy można wrzucić w koszty?

Sytuacja komplikuje się, gdy w grę wchodzą… Klienci. Tutaj bardzo łatwo wejść w obszar tzw. reprezentacji, czyli wydatków budujących wizerunek firmy, które – zgodnie z przepisami – nie stanowią kosztów podatkowych.

Jeśli organizujesz eleganckie spotkanie wielkanocne dla klientów, czy event o podwyższonym standardzie, fiskus najczęściej uzna to właśnie za reprezentację. W takiej sytuacji wydatek nie może zostać zaliczony do kosztów chyba że połączysz to ze szkoleniem:) Jeżeli wydarzenie ma całościowo charakter biznesowy – czyli  w jego trakcie omawiane są projekty, negocjowane warunki współpracy lub podejmowane decyzje handlowe – wtedy istnieje większa szansa na obronę takiego kosztu. Kluczowe znaczenie ma tutaj cel spotkania, a nie sama jego forma – cel uświęca środki;)

Prezenty wielkanocne dla pracowników – czy można je zaliczyć w koszty? Gdzie uważać?

Takie wydatki mogą być kosztem uzyskania przychodu ale pod pewnymi warunkami. Dotyczy to m.in. paczek świątecznych, drobnych upominków czy kart podarunkowych. Z punktu widzenia firmy są one elementem polityki motywacyjnej i budowania zaangażowania zespołu.

Trzeba jednak pamiętać o drugiej stronie tej sytuacji – czyli o pracowniku. Dla niego taki prezent nie jest „neutralny”. W większości przypadków stanowi przychód, który podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Czy oznacza to, że wartość prezentu należy doliczyć do wynagrodzenia pracownika, odprowadzić podatek dochodowy, oraz – co do zasady – składki ZUS.

Prezenty z bieżących środków obrotowych, czyli po prostu z firmowego konta, poza ZFŚS wówczas każdy prezent – niezależnie od formy – stanowi przychód pracownika. Nie ma tutaj znaczenia, czy jest to paczka wielkanocna, karta prezentowa czy drobny gadżet.

ZFŚS a prezenty świąteczne – kiedy można skorzystać ze zwolnienia z PIT?

Jeżeli firma finansuje prezenty ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), pojawia się możliwość skorzystania ze zwolnienia podatkowego. W 2025 roku standardowy limit zwolnienia z podatku dochodowego wynosi 1000 zł w skali roku na pracownika. W praktyce jednak ustawodawca często wprowadza przepisy szczególne, które podnoszą ten limit – nawet do 2000 zł.

Zwolnienie obejmuje różne formy świadczeń, w tym:

• bony i karty podarunkowe,
• paczki świąteczne,
• świadczenia rzeczowe (np. kosze wielkanocne, sprzęt AGD, drobna elektronika).

Kluczowy warunek jest jeden: świadczenie musi być przyznane zgodnie z regulaminem ZFŚS, czyli z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. To oznacza, że nie można rozdać wszystkim prezentów „po równo”, jeśli chcemy korzystać ze zwolnienia.

Przykład praktyczny: jeśli firma przyzna pracownikowi kartę podarunkową o wartości 800 zł finansowaną z ZFŚS i zrobi to zgodnie z regulaminem socjalnym, pracownik nie zapłaci od niej podatku.

Prezenty małej wartości a VAT – kiedy nie trzeba naliczać podatku?

Przy przekazywaniu prezentów pojawia się również temat podatku VAT. W określonych sytuacjach można uniknąć jego naliczania, ale trzeba spełnić konkretne warunki.

Za tzw. prezent o małej wartości uznaje się taki, którego:

• jednostkowa cena netto nie przekracza 100 zł – jeśli prowadzona jest ewidencja obdarowanych osób,
• lub 20 zł – jeśli taka ewidencja nie jest prowadzona.

Spełnienie tych warunków pozwala nie naliczać VAT przy przekazaniu prezentu.

Przykład: firma wręcza pracownikom drobne upominki wielkanocne o wartości 100 zł i prowadzi ewidencję, kto je otrzymał. W takim przypadku nie trzeba naliczać VAT. Gdyby jednak wartość wynosiła 150 zł – VAT należałoby rozliczyć.

Prezenty dla klientów – cienka granica między kosztem a reprezentacją

Podobnie jak w przypadku spotkań  z Klientami, również przy prezentach dla kluczowe jest rozróżnienie między kosztem a reprezentacją.

Można bezpiecznie zaliczyć do kosztów:

• drobne upominki o symbolicznej wartości,
• gadżety reklamowe,
• prezenty, które mają związek z działalnością firmową.

Problem pojawia się wtedy, gdy prezent staje się zbyt ekskluzywny lub ma charakter wizerunkowy. Drogie kosze prezentowe,  luksusowe zestawy, zegarki  czy upominki bez związku z działalnością mogą zostać uznane za reprezentację, a wtedy wydatek wypada z kosztów.

W tym obszarze naprawdę warto kierować się zasadą „rozsądnej wartości”.

Karty podarunkowe – jak zaliczyć w koszty?

Na koniec temat, który budzi najwięcej wątpliwości – czyli karty prezentowe.

Wiele osób traktuje je tak samo jak zakup towaru czy usługi na fakturze, ale to podejście nie jest do końca prawidłowe. Karta podarunkowa nie oznacza zakupu konkretnego produktu. W praktyce jest formą przekazania środków pieniężnych do wykorzystania w przyszłości.

Karta prezentowa nie jest klasycznym kosztem na który dostajemy fakturę zakupu jak np. catering czy paczkę świąteczną, tyko notę księgową/obciążeniową.

Nota księgowa albo nota obciążeniowa za zakup voucherów/ kart podarunkowych jest wystarczająca dla udokumentowania wydatku w kosztach uzyskania przychodów dla celów podatków dochodowych (PIT i CIT). Nie podlega odliczeniu w podatku VAT.

Jeśli chcesz uniknąć błędów, warto każdorazowo spojrzeć na wydatek nie przez pryzmat „czy mam fakturę”, ale „jaki jest jego cel biznesowy”. To właśnie ten element najczęściej decyduje o tym, czy koszt jest uzasadnionym kosztem firmowym.

Czy zwierzęta mogą stanowić koszt uzyskania przychodów?

Kiedy zwierzę spełnia warunek kosztu podatkowego?

• mieć związek z działalnością gospodarczą,
• służyć osiąganiu lub zabezpieczeniu przychodów,
• być właściwie udokumentowany,
• nie mieć charakteru wyłącznie prywatnego.

Czy pies w firmie może być kosztem uzyskania przychodów?

Przykłady zastosowania:

• pies stróżujący chroniący magazyn, biuro lub plac budowy,
• pies wykorzystywany w marketingu (np. w social mediach),
• pies pracujący podczas eventów firmowych.

Jakie wydatki mogą być kosztem?

• zakup psa (jeśli służy działalności),
• profesjonalne szkolenie (np. kurs psa stróżującego),
• opieka weterynaryjna i wyżywienie (w proporcji do „czasu pracy”),
• akcesoria służbowe (smycze, kagańce, budy, ubrania ochronne).

Czy kot w kawiarni może być kosztem firmowym?

• przyciągają klientów,
• budują unikalną ofertę lokalu,
• stanowią główną atrakcję biznesu.

Koszty możliwe do rozliczenia:

• zakup lub adopcja zwierząt,
• opieka weterynaryjna (szczepienia, leczenie),
• wyposażenie (drapaki, klatki, domki),
• karma i środki pielęgnacyjne.

Czy zwierzęta terapeutyczne stanowią koszt uzyskania przychodów?

• dogoterapii,
• felinoterapii,
• hipoterapii.

Możliwe koszty:

• zakup zwierzęcia terapeutycznego,
• specjalistyczne szkolenia,
• weterynarz i wyżywienie,
• utrzymanie infrastruktury (kojce, zagrody).

Kiedy fiskus może zakwestionować koszt zwierzęcia?

• zwierzę nie pełni funkcji firmowej,
• ma wyłącznie charakter prywatny,
• brak jest dowodów na związek z przychodem,
• nie prowadzono dokumentacji.

Jak zwiększyć szansę na uznanie kosztu przez urząd skarbowy?

• dokumentuj wszystkie wydatki (faktury, umowy szkoleniowe),
• określ proporcję wykorzystania firmowego (np. 50%),
• przygotuj uzasadnienie biznesowe (np. wpływ psa na marketing i sprzedaż),
• zachowaj spójność z profilem działalności.

Czy każdy pies w firmie jest kosztem podatkowym?

Czy można rozliczyć 100% kosztów?

Czy marketing w social mediach wystarczy jako uzasadnienie?

Przedsiębiorco pamiętaj!

BDO 2026 – ten obowiązek kosztuje firmy najwięcej

Co to jest BDO?

Do kiedy powinieneś opłacić BDO?

Kogo m.in. dotyczy BDO?

• e-commerce i sklepów (produkty w opakowaniach),
• producentów,
• firm wprowadzających sprzęt elektroniczny,
• baterii, akumulatorów, opon, pojazdów,
• podmiotów wytwarzających odpady.

Dlaczego to ważne dla przedsiębiorcy?

• chronisz firmę przed karami,
• zabezpieczasz zarząd,
• utrzymujesz zgodność compliance.

Ile wynosi opłata?

• 200 zł – opłata rejestrowa/ roczna obowiązująca mikroprzedsiębiorców
• 800 zł – opłata rejestrowa/ roczna dla przedsiębiorców niebędących mikroprzedsiębiorcami.

Jakie są sankcje za brak opłaty BDO?

• nie złoży wniosku o wpis do Rejestru BDO,
• nie złoży wniosku o zmianę wpisu,
• nie złoży wniosku o wykreślenie z rejestru,
• złoży wniosek niezgodny ze stanem faktycznym,
• naruszy obowiązki sprawozdawcze i ewidencyjne, w tym, w przypadku awarii Systemu BDO, nie wprowadzi danych z papierowych dokumentów ewidencji odpadów do tego Systemu, w wyznaczonym terminie.

Jaka jest różnica pomiędzy wynikiem bilansowym, a finansowym w sprawozdaniu finansowym?

Bez rozróżnienia kosztów bilansowych i podatkowych ryzykujesz, że źle ocenisz realny wynik swojej firmy.

 

Do kiedy jest sprawozdanie finansowe?

• Sporządzenie i podpisanie: do 31 marca 2026 r.
• Zatwierdzenie: do 30 czerwca 2026 r.
• Złożenie w KRS (Krajowy Rejestr Sądowy): w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, najpóźniej do 15 lipca 2026 r. – termin 15 lipca jest terminem maksymalnym na złożenie sprawozdania do KRS, ale tylko w przypadku jeśli sprawozdanie zostanie zatwierdzone przez wspólników 30 czerwca
• Złożenie w KAS: do 15 lipca 2026 r. 

Jak rozróżnić wynik bilansowy, a finansowy w sprawozdaniu finansowym?

 

Co to oznacza?

Czy to jest błąd księgowy?

 

KSeF – awarie, problemy techniczne i pytania firm

Odpowiedzi zostały przygotowane przez naszych ekspertów, w przypadku pojawiających się kolejnych pytań, prosimy o kontakt z naszymi księgowymi.

 

Co w przypadku awarii po stronie Krajowego Systemu e-Faktur? – daty i „offline”

W trybie offline datę wystawienia wskazuje podatnik w P_1, a data przyjęcia to moment późniejszego nadania numeru KSeF po wysyłce. Te informacje znajdziesz też w UPO.

 

Co z fakturą „odrzuconą przez KSeF” (technicznie)?

Dokument nie jest uznany za wystawiony i nie ma numeru KSeF – poprawiasz i wysyłasz ponownie.

 

Czy faktury wyświetlają się w czasie rzeczywistym? Jak liczyć termin płatności?

Online – praktycznie natychmiast po nadaniu numeru KSeF. Offline – po późniejszym dosłaniu. Termin płatności liczysz tak, jak wpisano na fakturze (KSeF nie narzuca tu reguły). Datę przyjęcia do KSeF masz w UPO.

 

Czy jest dostępna Infolinia 24/7?

Nie. Dostępna jest infolinia KAS: 22 330 03 30 (komórka/zagranica) i 801 055 055 (stacjonarne), pn–pt 8:00–18:00.

 

Jak rozdzielić w programie faktury B2B (do KSeF) i B2C (poza KSeF)?

Ustaw regułę: jeśli na dokumencie jest NIP nabywcy → wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur; jeśli brak NIP → poza KSeF (chyba że dobrowolnie wyślesz B2C).

 

Czy KSeF może wysyłać faktury jednocześnie do Saldeo i ERP?

Technicznie tak – kilka systemów może łączyć się z KSeF równolegle, jeśli mają nadane uprawnienia. (Krajowy System e-Faktur jest centralnym repozytorium; integracje to wielokrotnie „klient” API).

 

Jak uzyskać dostęp do KSEF, a w szczególności = pieczęci kwalifikowanej / podpisu kwalifikowanego do nadawania dalszych pełnomocnictw?

Kroki uzyskania pieczęci kwalifikowanej

• Złóż wniosek online u kwalifikowanego dostawcy (np. Certum, EuroCert, Asseco, KIR, Enigma) – podaj NIP firmy, dane reprezentanta (KRS/REGON), potwierdź tożsamość podpisem kwalifikowanym lub wizytą.​
• Otrzymaj certyfikat (1-2 lata ważności) na tokenie/HSM/karcie kryptograficznej; koszt ok. 300-1000 zł/rok + instalacja w systemie księgowym.​​
• Przy użyciu pieczęci wyrób certyfikat uwierzytelniający lub nadaj uprawnienia w Krajowym Systemie e-Faktur..

Skontaktuj się z nami i zyskaj wsparcie ekspertów!

Jeżeli po przeczytaniu tego artykułu masz wątpliwości jak wdrożyć Krajowy System e-Faktur w swojej firmie, skontaktuj się z naszymi ekspertami! Pomożemy Ci w przygotowaniach do nadchodzących zmian. Skorzystaj z wiedzy firmy, której zaufało już ponad 1200 przedsiębiorców.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!

24 grudnia 2025 r. wchodzi zmiana, której nie da się odłożyć

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń od kiedy wchodzi w życie?

Co realnie się zmienia?

• w ogłoszeniu o pracę,
• przed rozmową kwalifikacyjną, jeśli nie było ogłoszenia,
• najpóźniej przed zawarciem umowy o pracę.

Prawa pracowników i nowe obowiązki informacyjne

• taką samą pracę lub
• pracę o tej samej wartości z uwzględnieniem podziału na płeć.

Widełki, raporty i luka płacowa – kogo dotyczy?

• Firmy zatrudniające powyżej 250 pracowników będą raportować co roku.
• Firmy zatrudniające 100–249 pracowników – co trzy lata.

Jakie będą konsekwencje braku przygotowania?

• kary finansowe nakładane przez Państwową Inspekcję Pracy,
• roszczenia i pozwy pracownicze z tytułu dyskryminacji płacowej,
• szkody wizerunkowe,
• utratę zaufania pracowników i kandydatów,
• osłabienie pozycji konkurencyjnej na rynku pracy.

Dlaczego teraz jest właściwy moment?

• unikną sankcji,
• uporządkują politykę wynagrodzeń i benefitów,
• wzmocnią zaufanie pracowników,
• zbudują wizerunek nowoczesnego i odpowiedzialnego pracodawcy.

Nowe L4: jak zmienią się prawa pracownika i kontrola ZUS?

Co wprowadza nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych?

Jaki jest cel nowych regulacji?

Co obecnie mówi ustawa?

• zaniesienia obiadu mężowi do miejsca oddalonego zaledwie o 200 metrów od domu,
• podpisania pojedynczej umowy,
• podpisania jednej faktury za paliwo,
• podpisania dokumentów pracowniczych dostarczonych choremu do domu przez żonę,
• złożenia wniosku online i potwierdzenia go podpisem elektronicznym,
• jednorazowego zalogowania się do firmowego systemu teleinformatycznego na kilka minut.

L4 – mniej niejasności, większa kontrola. Co zmienia nowa ustawa?

• faktyczną pracę zarobkową (poza drobnymi czynnościami incydentalnymi),
• działania mogące przedłużyć chorobę.

Jakie działania podczas L4 nie będą uznawane za pracę zarobkową?

• otrzymywanie przychodów, które nie wymagają osobistego wykonywania pracy, np. podpisywanie dokumentów finansowych przygotowanych przez inne osoby,
• formalnoprawne prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, gdy przedsiębiorca pełni wyłącznie funkcję nadzorczą,
• aktywność wynikającą z potrzeb środowiskowych, społecznych lub publicznych

Co natomiast będzie uznawane za pracę zarobkową podczas zwolnienia?

• nadzorowanie pracowników,
• obsługa klientów,
• przyjmowanie i wydawanie towarów lub materiałów,

Masz wątpliwości, czy Twoje działania są zgodne z przepisami? 

Skontaktuj się z nami – pomożemy zadbać o bezpieczeństwo kadrowe Twojej firmy.

Minimalne wynagrodzenie w 2026 roku: Co musisz wiedzieć? Kody chorób na zwolnieniu lekarskim (L4) – co widzi pracodawca i czego może się spodziewać?

Kody chorób na zwolnieniu lekarskim (L4) – co widzi pracodawca i czego może się spodziewać?

Czym jest kod choroby na zwolnieniu lekarskim?

• Kod A – niezdolność do pracy po przerwie nieprzekraczającej 60 dni, spowodowana tą samą chorobą
• Kod B – niezdolność do pracy w czasie ciąży
• Kod C – niezdolność do pracy spowodowana nadużyciem alkoholu
• Kod D – niezdolność do pracy spowodowana gruźlicą
• Kod E – niezdolność do pracy spowodowana chorobą zakaźną o długim okresie wylęgania (powyżej 14 dni) lub chorobą ujawniającą się po dłuższym czasie

Czy pracodawca widzi kod choroby na L4?

• prawidłowego ustalenia wysokości świadczenia (80% lub 100%),
• określenia zasad wypłaty wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku,
• rozliczeń z ZUS.

Czego pracodawca nie widzi?

Czy pracodawca widzi ciążowe L4 (kod B)?

Dlaczego pracodawca widzi ciążowe L4, kod B?

Ponieważ ma ona bezpośredni wpływ na wysokość świadczenia, pamiętaj, że w przypadku ciąży pracownicy przysługuje 100% podstawy wymiaru zasiłku, a nie standardowe 80%. Pracodawca nie zna przyczyny medycznej zwolnienia, a jedynie fakt, że niezdolność do pracy pozostaje w związku z ciążą.

Co pracodawca może (a czego nie może) zrobić?

Pracodawca może:

• sprawdzić kod choroby (A–E) na e-ZLA,
• na tej podstawie prawidłowo ustalić wysokość świadczenia,
• pracodawca w razie konieczności przekazuje dokumenty do ZUS w celu wypłaty zasiłku,
• zaplanować zastępstwa lub reorganizację pracy.

Pracodawca nie może:

• żądać od pracownika informacji o konkretnej chorobie,
• domagać się dokumentacji medycznej,
• kwestionować zwolnienia wyłącznie na podstawie „podejrzeń” (bez procedury ZUS),
• różnicować sytuacji pracownika ze względu na stan zdrowia lub ciążę.

Co to oznacza w praktyce dla przedsiębiorcy?

• przeszkolić osoby odpowiedzialne za kadry i płace,
• mieć jasne procedury dotyczące absencji chorobowych,
• oddzielać kwestie organizacyjne od informacji wrażliwych,
• pamiętać, że ochrona danych medycznych pracownika to obowiązek pracodawcy.

Zastanawiasz się jak zmienią się najnowsze prawa pracowników i kontrola ZUS na L4?

Sprawdź nasz artykuł – Nowe L4: jak zmienią się prawa pracownika i kontrola ZUS?

Masz wątpliwości, czy Twoje działania są zgodne z przepisami? 

Skontaktuj się z nami – pomożemy zadbać o bezpieczeństwo kadrowe Twojej firmy.