KSeF rodzi realne pytania przedsiębiorców: co zrobić przy awarii, jak rozwiązać problemy techniczne i wdrożyć system bez ryzyka? Nasi eksperci odpowiadają na praktycznych przykładach.
Czy zwierzęta mogą stanowić koszt uzyskania przychodów?
Czy zwierzęta mogą stanowić koszt uzyskania przychodów?
BDO 2026 – ten obowiązek kosztuje firmy najwięcej
Jaka jest różnica pomiędzy wynikiem bilansowym, a finansowym w sprawozdaniu finansowym?
KSeF – awarie, problemy techniczne i pytania firm
Nowe L4: jak zmienią się prawa pracownika i kontrola ZUS?
Kody chorób na zwolnieniu lekarskim (L4) – co widzi pracodawca i czego może się spodziewać?
Tak – zwierzę może być kosztem uzyskania przychodów, jeśli realnie i bezpośrednio służy działalności gospodarczej (ochrona, marketing, terapia). Warunkiem jest związek z przychodem, właściwa dokumentacja i – w razie użytku prywatnego – proporcjonalne rozliczenie wydatków.
Kiedy zwierzę spełnia warunek kosztu podatkowego?
Aby wydatek został uznany za koszt uzyskania przychodów, musi:
- mieć związek z działalnością gospodarczą,
- służyć osiąganiu lub zabezpieczeniu przychodów,
- być właściwie udokumentowany,
- nie mieć charakteru wyłącznie prywatnego.
Czy pies w firmie może być kosztem uzyskania przychodów?
Tak, jeśli pełni funkcję służbową.
Przykłady zastosowania:
- pies stróżujący chroniący magazyn, biuro lub plac budowy,
- pies wykorzystywany w marketingu (np. w social mediach),
- pies pracujący podczas eventów firmowych.
Jakie wydatki mogą być kosztem?
- zakup psa (jeśli służy działalności),
- profesjonalne szkolenie (np. kurs psa stróżującego),
- opieka weterynaryjna i wyżywienie (w proporcji do „czasu pracy”),
- akcesoria służbowe (smycze, kagańce, budy, ubrania ochronne).
Czy kot w kawiarni może być kosztem firmowym?
Tak, jeśli zwierzę jest elementem modelu biznesowego.
W kociej kawiarni zwierzęta:
- przyciągają klientów,
- budują unikalną ofertę lokalu,
- stanowią główną atrakcję biznesu.
Koszty możliwe do rozliczenia:
- zakup lub adopcja zwierząt,
- opieka weterynaryjna (szczepienia, leczenie),
- wyposażenie (drapaki, klatki, domki),
- karma i środki pielęgnacyjne.
Jeśli bez zwierząt lokal traci sens biznesowy – ich utrzymanie może być uzasadnionym kosztem podatkowym.
Czy zwierzęta terapeutyczne stanowią koszt uzyskania przychodów?
Tak, jeśli są niezbędne do świadczenia usług.
Dotyczy to m.in.:
- dogoterapii,
- felinoterapii,
- hipoterapii.
Możliwe koszty:
- zakup zwierzęcia terapeutycznego,
- specjalistyczne szkolenia,
- weterynarz i wyżywienie,
- utrzymanie infrastruktury (kojce, zagrody).
Kiedy fiskus może zakwestionować koszt zwierzęcia?
Urząd może odmówić uznania kosztu, gdy:
- zwierzę nie pełni funkcji firmowej,
- ma wyłącznie charakter prywatny,
- brak jest dowodów na związek z przychodem,
- nie prowadzono dokumentacji.
Przykład: pies domowy przebywający w biurze bez funkcji ochronnej lub marketingowej.
Jak zwiększyć szansę na uznanie kosztu przez urząd skarbowy?
- dokumentuj wszystkie wydatki (faktury, umowy szkoleniowe),
- określ proporcję wykorzystania firmowego (np. 50%),
- przygotuj uzasadnienie biznesowe (np. wpływ psa na marketing i sprzedaż),
- zachowaj spójność z profilem działalności.
Czy każdy pies w firmie jest kosztem podatkowym?
Nie. Musi istnieć realny związek z działalnością gospodarczą.
Czy można rozliczyć 100% kosztów?
Tylko jeśli zwierzę jest wykorzystywane wyłącznie w działalności. W przypadku użytku mieszanego – stosuje się proporcję.
Czy marketing w social mediach wystarczy jako uzasadnienie?
Tak, jeśli można wykazać wpływ na markę, zasięgi lub sprzedaż.
Przedsiębiorco pamiętaj!
Koszt uzyskania przychodów – wydatek poniesiony w celu osiągnięcia, zabezpieczenia lub zachowania przychodów.
Związek z działalnością gospodarczą – realne i udokumentowane wykorzystanie w firmie.
Proporcja kosztów – podział wydatku między część firmową i prywatną.
Związek z działalnością gospodarczą – realne i udokumentowane wykorzystanie w firmie.
Proporcja kosztów – podział wydatku między część firmową i prywatną.
Zwierzę może stanowić koszt uzyskania przychodów, jeśli pełni funkcję ochronną, marketingową lub terapeutyczną i ma bezpośredni związek z działalnością. Kluczowe są: dokumentacja, uzasadnienie biznesowe i prawidłowe rozliczenie proporcji.
Skontaktuj się z nami i zyskaj wsparcie ekspertów!
Jeżeli po przeczytaniu tego artykułu masz nadal wątpliwości, skontaktuj się z naszymi ekspertami! Skorzystaj z wiedzy firmy, której zaufało już ponad 1200 przedsiębiorców.
Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!
Bez opłaty rocznej i sprawozdania BDO masz ryzyko sankcji w postaci odpowiedzialności finansowej, a nawet kary aresztu.
Co to jest BDO?
BDO to baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami. Ma uszczelnić system gospodarowania odpadami, zwiększyć skuteczność walki z szarą strefą i dzikimi wysypiskami oraz poprawić poziom recyklingu.
Do kiedy powinieneś opłacić BDO?
Do 29.02.2026 – opłata roczna za wpis do Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami (BDO),
Do 15.03.2026 – roczne sprawozdanie za 2025 r. w systemie BDO.
Do 15.03.2026 – roczne sprawozdanie za 2025 r. w systemie BDO.
Kogo m.in. dotyczy BDO?
- e-commerce i sklepów (produkty w opakowaniach),
- producentów,
- firm wprowadzających sprzęt elektroniczny,
- baterii, akumulatorów, opon, pojazdów,
- podmiotów wytwarzających odpady.
Dlaczego to ważne dla przedsiębiorcy?
- chronisz firmę przed karami,
- zabezpieczasz zarząd,
- utrzymujesz zgodność compliance.
Ile wynosi opłata?
Niektórzy przedsiębiorcy muszą zapłacić opłatę rejestrową za wpis do Rejestru BDO i wnosić opłatę roczną.
Opłaty wynoszą:
- 200 zł – opłata rejestrowa/ roczna obowiązująca mikroprzedsiębiorców
- 800 zł – opłata rejestrowa/ roczna dla przedsiębiorców niebędących mikroprzedsiębiorcami.
Jakie są sankcje za brak opłaty BDO?
Kara aresztu lub grzywny może zostać nałożona na firmę, która pomimo obowiązku:
- nie złoży wniosku o wpis do Rejestru BDO,
- nie złoży wniosku o zmianę wpisu,
- nie złoży wniosku o wykreślenie z rejestru,
- złoży wniosek niezgodny ze stanem faktycznym,
- naruszy obowiązki sprawozdawcze i ewidencyjne, w tym, w przypadku awarii Systemu BDO, nie wprowadzi danych z papierowych dokumentów ewidencji odpadów do tego Systemu, w wyznaczonym terminie.
Kara grzywny, jaką może wymierzyć sąd, waha się od 100 zł do ponad 1 mln zł.
Więcej na temat sankcji możesz przeczytać na gov.pl.
Skontaktuj się z nami i zyskaj wsparcie ekspertów!
Jeżeli po przeczytaniu tego artykułu masz wątpliwości jak wdrożyć Krajowy System e-Faktur w swojej firmie, skontaktuj się z naszymi ekspertami! Pomożemy Ci w przygotowaniach do nadchodzących zmian. Skorzystaj z wiedzy firmy, której zaufało już ponad 1200 przedsiębiorców.
Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!
Bez rozróżnienia kosztów bilansowych i podatkowych ryzykujesz, że źle ocenisz realny wynik swojej firmy.
Do kiedy jest sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe za 2025 rok (gdy rok obrotowy = kalendarzowy) należy sporządzić i podpisać do 31 marca 2026 r.. Następnie musi ono zostać zatwierdzone do 30 czerwca 2026 r.. Ostateczny termin złożenia zatwierdzonego sprawozdania do KRS (e-Sprawozdania) to 15 lipca 2026 r..
Kluczowe terminy (dla roku obrotowego zgodnego z kalendarzowym):
- Sporządzenie i podpisanie: do 31 marca 2026 r.
- Zatwierdzenie: do 30 czerwca 2026 r.
- Złożenie w KRS (Krajowy Rejestr Sądowy): w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, najpóźniej do 15 lipca 2026 r. – termin 15 lipca jest terminem maksymalnym na złożenie sprawozdania do KRS, ale tylko w przypadku jeśli sprawozdanie zostanie zatwierdzone przez wspólników 30 czerwca
- Złożenie w KAS: do 15 lipca 2026 r.
Jak rozróżnić wynik bilansowy, a finansowy w sprawozdaniu finansowym?
Rachunek zysków i strat pokazuje wynik bilansowy, czyli efekt wszystkich zdarzeń gospodarczych przypisanych do danego roku obrotowego zgodnie z zasadą memoriału niezależnie od tego, kiedy faktycznie nastąpiła zapłata. I tu zaczyna się miejsce, w którym przedsiębiorcy najczęściej się gubią.
Przykład klasyczny: grudzień–styczeń
- Wynagrodzenia za grudzień są kosztem bilansowym grudnia, nawet jeśli zostały wypłacone w styczniu.
- Składki ZUS od tych wynagrodzeń również obciążają wynik bilansowy roku, którego dotyczą.
W efekcie:
- wynik bilansowy uwzględnia pełne koszty grudnia,
- ale podatkowo sytuacja wygląda inaczej.
A jak wygląda to podatkowo?
Podatkowo:
- wynagrodzenia są kosztem w momencie wypłaty,
- ZUS jest kosztem w momencie zapłaty (lub w terminach ustawowych).
Jeżeli więc:
- wynagrodzenia za grudzień wypłacisz w styczniu,
- a ZUS zapłacisz również w styczniu lub lutym,
podatkowo te koszty trafią już do kolejnego roku, mimo że bilansowo obniżyły wynik roku poprzedniego.
Co możesz zrobić?
- Oddziel wynik bilansowy od podatkowego,
- Koszty ujmujesz w księgach zgodnie z zasadą memoriału, a podatkowo zgodnie z terminami zapłaty,
- Sprawdź koszty „przechodzące przez przełom roku”,
- Wynagrodzenia i ZUS mogą obciążyć wynik bilansowy roku X, ale podatkowo trafić do roku X+1,
- Zajrzyj do informacji dodatkowej – To tam wyjaśnia się różnice między wynikiem finansowym brutto a podstawa opodatkowania.
Co to oznacza?
- możesz widzieć niższy wynik bilansowy,
- a jednocześnie wyższy wynik podatkowy,
- co często zaskakuje przy obliczaniu podatku dochodowego.
Czy to jest błąd księgowy?
To nie jest błąd księgowy!
To efekt różnic między:
- zasadami rachunkowości,
- a zasadami podatkowymi.
Właśnie dlatego te różnice są opisywane w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego, tam „spotykają się” bilans i podatki.
Rachunek zysków i strat pokazuje efekt operacji gospodarczych danego roku, a informacja dodatkowa tłumaczy, dlaczego wynik bilansowy ≠ wynik podatkowy.
To nie błąd. To świadome zastosowanie przepisów rachunkowych i podatkowych.
Skontaktuj się z nami i zyskaj wsparcie ekspertów!
Jeżeli po przeczytaniu tego artykułu masz wątpliwości jak wdrożyć Krajowy System e-Faktur w swojej firmie, skontaktuj się z naszymi ekspertami! Pomożemy Ci w przygotowaniach do nadchodzących zmian. Skorzystaj z wiedzy firmy, której zaufało już ponad 1200 przedsiębiorców.
Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!
Odpowiedzi zostały przygotowane przez naszych ekspertów, w przypadku pojawiających się kolejnych pytań, prosimy o kontakt z naszymi księgowymi.
Co w przypadku awarii po stronie Krajowego Systemu e-Faktur? – daty i „offline”
W trybie offline datę wystawienia wskazuje podatnik w P_1, a data przyjęcia to moment późniejszego nadania numeru KSeF po wysyłce. Te informacje znajdziesz też w UPO.
Co z fakturą „odrzuconą przez KSeF” (technicznie)?
Dokument nie jest uznany za wystawiony i nie ma numeru KSeF – poprawiasz i wysyłasz ponownie.
Czy faktury wyświetlają się w czasie rzeczywistym? Jak liczyć termin płatności?
Online – praktycznie natychmiast po nadaniu numeru KSeF. Offline – po późniejszym dosłaniu. Termin płatności liczysz tak, jak wpisano na fakturze (KSeF nie narzuca tu reguły). Datę przyjęcia do KSeF masz w UPO.
Czy jest dostępna Infolinia 24/7?
Nie. Dostępna jest infolinia KAS: 22 330 03 30 (komórka/zagranica) i 801 055 055 (stacjonarne), pn–pt 8:00–18:00.
Jak rozdzielić w programie faktury B2B (do KSeF) i B2C (poza KSeF)?
Ustaw regułę: jeśli na dokumencie jest NIP nabywcy → wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur; jeśli brak NIP → poza KSeF (chyba że dobrowolnie wyślesz B2C).
Czy KSeF może wysyłać faktury jednocześnie do Saldeo i ERP?
Technicznie tak – kilka systemów może łączyć się z KSeF równolegle, jeśli mają nadane uprawnienia. (Krajowy System e-Faktur jest centralnym repozytorium; integracje to wielokrotnie „klient” API).
Jak uzyskać dostęp do KSEF, a w szczególności = pieczęci kwalifikowanej / podpisu kwalifikowanego do nadawania dalszych pełnomocnictw?
Kroki uzyskania pieczęci kwalifikowanej
- Złóż wniosek online u kwalifikowanego dostawcy (np. Certum, EuroCert, Asseco, KIR, Enigma) – podaj NIP firmy, dane reprezentanta (KRS/REGON), potwierdź tożsamość podpisem kwalifikowanym lub wizytą.
- Otrzymaj certyfikat (1-2 lata ważności) na tokenie/HSM/karcie kryptograficznej; koszt ok. 300-1000 zł/rok + instalacja w systemie księgowym.
- Przy użyciu pieczęci wyrób certyfikat uwierzytelniający lub nadaj uprawnienia w Krajowym Systemie e-Faktur..
Skontaktuj się z nami i zyskaj wsparcie ekspertów!
Jeżeli po przeczytaniu tego artykułu masz wątpliwości jak wdrożyć Krajowy System e-Faktur w swojej firmie, skontaktuj się z naszymi ekspertami! Pomożemy Ci w przygotowaniach do nadchodzących zmian. Skorzystaj z wiedzy firmy, której zaufało już ponad 1200 przedsiębiorców.
Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!
24 grudnia 2025 roku wchodzą w życie nowe obowiązki pracodawców dotyczące wynagrodzeń za pracę.
Dla wielu firm będzie to moment graniczny. Nie dlatego, że zabraknie przepisów, lecz dlatego, że zabraknie czasu.
Dla wielu firm będzie to moment graniczny. Nie dlatego, że zabraknie przepisów, lecz dlatego, że zabraknie czasu.
W tym artykule znajdziesz jasne i konkretne odpowiedzi na pytania, które najczęściej zadają nam pracodawcy. Wyjaśniamy, jak wdrożyć nadchodzące przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń i co będą one oznaczać w praktyce, zanim zmiany zaczną wymuszać decyzje pod presją.
Dyrektywa o jawności wynagrodzeń od kiedy wchodzi w życie?
Choć pełne wdrożenie krajowych regulacji wynikających z unijnej dyrektywy o transparentności wynagrodzeń nastąpi do 7 czerwca 2026 roku, już pod koniec 2025 roku pracodawcy będą musieli stosować się do kluczowych zasad. To oznacza, że przygotowania nie są kwestią przyszłości, są koniecznością tu i teraz.
Firmy, które odkładają działania, ryzykują wdrażanie zmian pod presją.
A presja w obszarze wynagrodzeń niemal zawsze oznacza chaos organizacyjny, napięcia wewnętrzne i ryzyko sporów.
Co realnie się zmienia?
Nowelizacja Kodeksu pracy, która wejdzie w życie 24 grudnia 2025 r., nakłada na pracodawców konkretne obowiązki już na etapie rekrutacji.
Pracodawca będzie zobowiązany poinformować kandydata o oferowanym wynagrodzeniu lub jego widełkach:
- w ogłoszeniu o pracę,
- przed rozmową kwalifikacyjną, jeśli nie było ogłoszenia,
- najpóźniej przed zawarciem umowy o pracę.
Jednocześnie wprowadzony zostanie zakaz pytania kandydatów o ich dotychczasowe zarobki. Możliwe będzie natomiast pytanie o oczekiwania finansowe. To istotna zmiana filozofii rynku pracy, ciężar transparentności zostaje jednoznacznie przeniesiony na pracodawcę.
Prawa pracowników i nowe obowiązki informacyjne
Zmiany nie kończą się na rekrutacji. Pracownicy zatrudnieni w firmie zyskają prawo do wystąpienia z wnioskiem o informację dotyczącą średniego wynagrodzenia u swojego pracodawcy osób wykonujących:
- taką samą pracę lub
- pracę o tej samej wartości z uwzględnieniem podziału na płeć.
Pracodawca będzie zobowiązany udzielić odpowiedzi w terminie nie dłuższym niż 2 miesiące. Co istotne, przepisy nie nakazują ujawniania wynagrodzeń konkretnych osób, a wyłącznie średnich poziomów wynagrodzeń dla określonych kategorii stanowisk. Jednak aby móc takich informacji udzielać w sposób bezpieczny i zgodny z prawem, organizacja musi mieć uporządkowaną strukturę stanowisk, wynagrodzeń i kryteriów ich ustalania. Nie chodzi o to, żeby wszyscy zarabiali tyle samo, tylko żeby wyznaczyć widełki płacowe i jasne kryteria, dzięki którym dana osoba na tym samym stanowisku zarobi mniej lub więcej, niż inna.
Widełki, raporty i luka płacowa – kogo dotyczy?
Unijna dyrektywa wprowadza również obowiązki raportowe dotyczące luki płacowej kobiet i mężczyzn.
- Firmy zatrudniające powyżej 250 pracowników będą raportować co roku.
- Firmy zatrudniające 100–249 pracowników – co trzy lata.
Pierwsze raporty, składane w 2027 roku, będą oparte na danych zebranych za rok 2026. Oznacza to, że każda decyzja płacowa podejmowana od 1 stycznia 2026 r. będzie miała znaczenie dla przyszłych raportów i ich konsekwencji. Różnice płacowe, które nie znajdują obiektywnego uzasadnienia, będą musiały zostać wyrównane pod groźbą sankcji.
Jakie będą konsekwencje braku przygotowania?
Niedostosowanie się do nowych przepisów oznacza realne ryzyka:
- kary finansowe nakładane przez Państwową Inspekcję Pracy,
- roszczenia i pozwy pracownicze z tytułu dyskryminacji płacowej,
- szkody wizerunkowe,
- utratę zaufania pracowników i kandydatów,
- osłabienie pozycji konkurencyjnej na rynku pracy.
Firmy, które będą próbowały „przeczekać”, zapłacą za to najwyższą cenę nie tylko finansową, ale organizacyjną i reputacyjną.
Dlaczego teraz jest właściwy moment?
Końcówka roku to ostatni realny moment, aby przejść:
z planowania do działania.
z planowania do działania.
Firmy, które rozpoczną przygotowania odpowiednio wcześnie:
- unikną sankcji,
- uporządkują politykę wynagrodzeń i benefitów,
- wzmocnią zaufanie pracowników,
- zbudują wizerunek nowoczesnego i odpowiedzialnego pracodawcy.
Nowe obowiązki wynikające z jawności wynagrodzeń zaczną obowiązywać już 24 grudnia 2025 r., mimo że pełne wdrożenie regulacji nastąpi w 2026 roku. Pracodawcy będą zobowiązani informować kandydatów o wynagrodzeniu lub jego widełkach już na etapie rekrutacji oraz zrezygnować z pytania o dotychczasowe zarobki.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o jawności wynagrodzeń sprawdź nasz poprzedni artykuł – Jak przygotować się do zmian prawnych dotyczących jawności wynagrodzeń?
Masz wątpliwości, czy Twoje działania są zgodne z przepisami?
Skontaktuj się z nami – pomożemy zadbać o bezpieczeństwo kadrowe Twojej firmy.
Tylko od stycznia do września ZUS zakwestionował ponad 20 tys. zwolnień lekarskich, wstrzymując wypłaty na 34 mln zł. Już wkrótce wejdą przepisy, które mają jasno określić, co pracownik może robić na L4, a kiedy grozi mu utrata zasiłku.
Co wprowadza nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych?
21 listopada 2025 r. Sejm przyjął ustawę zmieniającą przepisy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz szereg powiązanych ustaw. Nowelizacja wprowadza istotne regulacje dotyczące tego, co pracownik może, a czego nie może robić podczas przebywania na zwolnieniu lekarskim (L4).
Projekt doprecyzowuje kwestie związane zarówno ze sporadycznymi, incydentalnymi czynnościami o charakterze zawodowym, jak i z wykonywaniem pracy na rzecz innego pracodawcy w czasie korzystania ze zwolnienia.
Po uchwaleniu ustawy, ustawa została przekazana Marszałkowi Sejmu oraz trafiła na biurko Prezydenta, rozpoczynając dalszy etap procesu legislacyjnego.
Jaki jest cel nowych regulacji?
Celem projektowanych zmian jest uzupełnienie i uszczegółowienie obecnych przepisów, które z uwagi na brak precyzyjnych definicji takich pojęć jak „praca zarobkowa” czy „aktywność niezgodna z celem zwolnienia” od lat budzą wątpliwości interpretacyjne. Niedookreślone przesłanki prowadzą do rozbieżności w orzecznictwie i utrudniają jednolite stosowanie prawa, co nowa regulacja ma wyeliminować.
Co obecnie mówi ustawa?
Obowiązujące obecnie przepisy wskazują, że osoba przebywająca na zwolnieniu lekarskim nie może wykonywać pracy zarobkowej ani podejmować aktywności sprzecznej z celem L4. Choć na pierwszy rzut oka zasada ta wydaje się klarowna, brak ustawowych definicji pojęć „pracy zarobkowej” oraz „aktywności niezgodnej z celem zwolnienia” prowadzi do licznych wątpliwości w praktyce i wyklucza możliwość stosowania jakichkolwiek wyjątków.
W rezultacie w orzecznictwie pojawiały się sytuacje, w których pracownik tracił prawo do zasiłku chorobowego z powodu incydentalnych, krótkotrwałych czynności nawet takich, które trudno uznać za realne wykonywanie pracy. Jak wskazywał wiceminister Gajewski, zdarzały się przypadki utraty świadczenia z powodu:
- zaniesienia obiadu mężowi do miejsca oddalonego zaledwie o 200 metrów od domu,
- podpisania pojedynczej umowy,
- podpisania jednej faktury za paliwo,
- podpisania dokumentów pracowniczych dostarczonych choremu do domu przez żonę,
- złożenia wniosku online i potwierdzenia go podpisem elektronicznym,
- jednorazowego zalogowania się do firmowego systemu teleinformatycznego na kilka minut.
L4 – mniej niejasności, większa kontrola. Co zmienia nowa ustawa?
Nowe przepisy mają uporządkować zasady dotyczące zachowania pracownika podczas zwolnienia lekarskiego. Ustawa precyzuje, że ZUS zyska szersze możliwości kontrolne, ale jednocześnie trudniej będzie stracić prawo do zasiłku za drobne i incydentalne działania.
Najważniejsza zmiana dotyczy definicji „pracy zarobkowej”, którą określono jako każdą czynność przynoszącą dochód. Wyjątek stanowią działania incydentalne, czyli sporadyczne i krótkotrwałe czynności wynikające z istotnych okoliczności z wyłączeniem polecenia pracodawcy.
Nowe regulacje dopuszczają także częściową aktywność zawodową podczas L4, w tym pracę u innego pracodawcy, o ile nie jest sprzeczna z procesem leczenia. Zwykłe czynności, takie jak zakupy, wizyty lekarskie czy spacery, nie będą już podstawą do utraty świadczenia.
Ustawa doprecyzowuje, że zasiłek będzie można stracić jedynie za:
- faktyczną pracę zarobkową (poza drobnymi czynnościami incydentalnymi),
- działania mogące przedłużyć chorobę.
Nowelizacja pozostawia ogólną zasadę zakazu pracy podczas zwolnienia, ale wprowadza jasne wyjątki, które mają ograniczyć dotychczasowe nadużycia i niejednolitą interpretację.
Jakie działania podczas L4 nie będą uznawane za pracę zarobkową?
Nowe przepisy dopuszczają pewne aktywności, które wyjątkowo mogą nie zostać potraktowane jako praca, mimo że w okresie zwolnienia lekarskiego mogą wiązać się z uzyskaniem dochodu. Chodzi przede wszystkim o:
- otrzymywanie przychodów, które nie wymagają osobistego wykonywania pracy, np. podpisywanie dokumentów finansowych przygotowanych przez inne osoby,
- formalnoprawne prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, gdy przedsiębiorca pełni wyłącznie funkcję nadzorczą,
- aktywność wynikającą z potrzeb środowiskowych, społecznych lub publicznych
Co natomiast będzie uznawane za pracę zarobkową podczas zwolnienia?
Za naruszenie przepisów i wykonywanie pracy zarobkowej w czasie L4 uznane zostaną konkretne działania związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, takie jak:
- nadzorowanie pracowników,
- obsługa klientów,
- przyjmowanie i wydawanie towarów lub materiałów,
a także praca wykonywana w gospodarstwie rolnym.
Nowe przepisy dotyczące L4 mają uporządkować zasady korzystania ze zwolnień lekarskich i zmniejszyć liczbę nadużyć. Jednocześnie pracownicy zyskają większą pewność, które działania są dozwolone podczas choroby, a ZUS otrzyma jaśniejsze narzędzia kontroli. To jedna z najważniejszych zmian, które wejdą w życie w 2026 roku po zatwierdzeniu przez prezydenta.
Masz wątpliwości, czy Twoje działania są zgodne z przepisami?
Skontaktuj się z nami – pomożemy zadbać o bezpieczeństwo kadrowe Twojej firmy.
Od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie w Polsce wzrośnie do 4806zł brutto. Ta zmiana wpłynie na szereg innych świadczeń, wynagrodzeń i obowiązków zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jakie będą tego konsekwencje.
Jak wygląda do końca 2025 roku minimalne wynagrodzenie za pracę?
Od 1 stycznia 2025 roku minimalne wynagrodzenie w Polsce wynosi 4666 zł brutto, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 września 2024 roku.
Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2026 roku
Podwyższenie minimalnego wynagrodzenia do 4806 zł brutto oznacza, że osoby zatrudnione na pełen etat nie mogą otrzymywać wynagrodzenia niższego niż ta kwota. Dotyczy to także wynagrodzenia, które składa się z różnych elementów, takich jak premie, dodatki i inne świadczenia (z wyłączeniem określonych składników, np. dodatku za pracę w godzinach nocnych).
Ile netto zarobi pracownik?
Po uwzględnieniu wszystkich obowiązkowych składek oraz podatków pracownik zatrudniony na pełen etat otrzyma wynagrodzenie na poziomie około 3605 zł netto. – Stawka 3605,8 zł, przy następujących założeniach :
- praca w miejscu zamieszkania
- pełna ulga podatkowa
- pracownik powyżej 26 roku życia
- brak uczestnictwa w PPK
Minimalna stawka godzinowa w 2026 roku
Dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie, minimalna stawka godzinowa wyniesie 31,40 zł brutto. Z kolei minimalna stawka godzinowa netto będzie wynosiła około 22,36 zł przy założeniu, iż osoba podlega obowiązkowym składką emerytalno-rentowym oraz nie korzysta z ulgii podatkowej.
Składki ZUS finansowane przez pracodawcę – co rzeczywiście składa się na koszt zatrudnienia?
Całkowity koszt zatrudnienia pracownika to nie tylko wynagrodzenie brutto i składki potrącane z jego pensji. Istotną część obciążeń stanowią również składki, które przedsiębiorca musi pokryć z własnych środków. To one w dużej mierze wpływają na to, ile w rzeczywistości kosztuje pracodawcę utrzymanie jednego etatu.
| Rodzaj ubezpieczenia | Składki pokrywane przez pracodawcę |
|---|---|
| Emerytalne | 9,76 % |
| Rentowe | 6,5 % |
| Wypadkowe* | 1,67%** |
| FP | 2,45 % |
| FGŚP | 0,1 % |
*Stopa procentowa dla ub. wypadkowego jest różna w zależności od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej.
**Standardowa stopa procentowa składki na ub. wypadkowe obowiązująca od 1 kwietnia 2018 roku.
Składki płacone przez pracodawcę
| rodzaj ubezpieczenia | składki | Pracodawca |
|---|---|---|
| Emerytalne | 9,76 % | 469,07 |
| Rentowe | 6,5 % | 312,39 |
| Wypadkowe* | 1,67%** | 80,26 |
| FP | 2,45 % | 117,75 |
| FGŚP | 0,1 % | 4,81 |
| Wpłata podstawowa do PPK | 1,5 % | 72,09 |
| Łącznie | 21,98 % | |
| minimalna brutto | 4 806,00 zł | |
| Łączny koszt | 5 862,37 zł |
*Stopa procentowa dla ub. wypadkowego jest różna w zależności od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej.
**Standardowa stopa procentowa składki na ub. wypadkowe obowiązująca od 1 kwietnia 2018 roku.
Składki płacone przez pracownika
| Emerytalne | 9,76 % | 469,07 |
|---|---|---|
| Rentowe | 1,5 % | 72,09 |
| Chorobowe | 2,45 % | 117,75 |
| Zdrowotne* | 9 % | 373,24 |
| Łącznie | 22,71 % | 1032,15 |
| Dodatkowo PPK | 2 % | 96,12 |
|
Dodatkowo podatek
|
176.00 | |
| brutto | 4.806 | |
| netto |
3501,73
|
*Podstawa do składki zdrowotnej to 4147,09 zł (po odjęciu składki emerytalno-rentowej oraz chorobowej – 658,91)
Przy założeniach:
- praca w miejscu zamieszkania,
- pełna ulga podatkowa,
- powyżej 26 lat,
- udział w PPK
Ile osób w poprzednim roku zarabiało najniższą krajową?
Według danych udostępnionych przez GUS ponad 3 mln osób pobierało w Polsce najniższe wynagrodzenie.
Jakie pozostałe zmiany czekają na pracodawców w kolejnym roku?
- zmiany w stażu pracy, staż pracy będzie liczony także z działalności gospodarczej, umów zlecenia, a nawet pracy za granicą
- PIP nabędzie zdolność do zmiany umów cywilnoprawnych oraz umów B2B w umowy o pracę
- Zwiększona transparentność wynagrodzeń
Co oznacza wzrost minimalnego wynagrodzenia dla pracodawców i pracowników?
Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w 2026 roku wpłynie na wzrost kosztów zatrudnienia, ale jednocześnie poprawi sytuację finansową pracowników, szczególnie tych najmniej zarabiających. Pracodawcy powinni dokładnie przeanalizować nowe przepisy i przygotować się na ich wdrożenie, aby uniknąć problemów z prawem pracy i finansami
Zaufaj profesjonalistom z Chandon Waller & Partners – wspieramy przedsiębiorców w efektywnym zarządzaniu finansami, abyś mógł skupić się na rozwoju swojego biznesu. Skontaktuj się z nami tutaj!
Kody chorób na zwolnieniu lekarskim (L4) – co widzi pracodawca i czego może się spodziewać?
Zwolnienia lekarskie to codzienność w prowadzeniu firmy. Dla przedsiębiorcy kluczowe jest nie tylko usprawiedliwienie nieobecności pracownika, ale także prawidłowe rozliczenie wynagrodzenia chorobowego i zasiłku. W praktyce często pojawia się pytanie: jakie informacje o chorobie pracownika widzi pracodawca na L4 i czy może je zweryfikować?
Czym jest kod choroby na zwolnieniu lekarskim?
Zwolnienie lekarskie (dawniej ZUS ZLA, dziś e-ZLA) wystawiane jest elektronicznie przez lekarza i trafia bezpośrednio do ZUS oraz do pracodawcy (płatnika składek). Na e-ZLA lekarz wpisuje kod choroby, czyli literę przypisaną do określonej grupy niezdolności do pracy. Kod ten nie wskazuje konkretnej jednostki chorobowej, a jedynie jej kategorię istotną z punktu widzenia prawa pracy i ubezpieczeń.
Wyróżniamy pięć kodów chorobowych:
- Kod A – niezdolność do pracy po przerwie nieprzekraczającej 60 dni, spowodowana tą samą chorobą
- Kod B – niezdolność do pracy w czasie ciąży
- Kod C – niezdolność do pracy spowodowana nadużyciem alkoholu
- Kod D – niezdolność do pracy spowodowana gruźlicą
- Kod E – niezdolność do pracy spowodowana chorobą zakaźną o długim okresie wylęgania (powyżej 14 dni) lub chorobą ujawniającą się po dłuższym czasie
Czy pracodawca widzi kod choroby na L4?
Tak, pracodawca widzi na e-ZLA kod literowy (A, B, C, D lub E). Informacja ta jest niezbędna do:
- prawidłowego ustalenia wysokości świadczenia (80% lub 100%),
- określenia zasad wypłaty wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku,
- rozliczeń z ZUS.
Czego pracodawca nie widzi?
Pracodawca nie ma dostępu do kodu statystycznego choroby, czyli konkretnego kodu ICD-10 (np. J06, M54, F41). Ta informacja jest widoczna wyłącznie dla ZUS, pacjenta i lekarza, a jej brak po stronie pracodawcy chroni prywatność pracownika i jego dane medyczne.
Czy pracodawca widzi ciążowe L4 (kod B)?
Tak ,pracodawca widzi kod B. Kod B jednoznacznie oznacza niezdolność do pracy w czasie ciąży i ta informacja jest jawna dla pracodawcy.
Dlaczego pracodawca widzi ciążowe L4, kod B?
Ponieważ ma ona bezpośredni wpływ na wysokość świadczenia, pamiętaj, że w przypadku ciąży pracownicy przysługuje 100% podstawy wymiaru zasiłku, a nie standardowe 80%. Pracodawca nie zna przyczyny medycznej zwolnienia, a jedynie fakt, że niezdolność do pracy pozostaje w związku z ciążą.
Co pracodawca może (a czego nie może) zrobić?
Pracodawca może:
- sprawdzić kod choroby (A–E) na e-ZLA,
- na tej podstawie prawidłowo ustalić wysokość świadczenia,
- pracodawca w razie konieczności przekazuje dokumenty do ZUS w celu wypłaty zasiłku,
- zaplanować zastępstwa lub reorganizację pracy.
Pracodawca nie może:
- żądać od pracownika informacji o konkretnej chorobie,
- domagać się dokumentacji medycznej,
- kwestionować zwolnienia wyłącznie na podstawie „podejrzeń” (bez procedury ZUS),
- różnicować sytuacji pracownika ze względu na stan zdrowia lub ciążę.
Co to oznacza w praktyce dla przedsiębiorcy?
Dla firm kluczowe jest jedno: kod choroby służy wyłącznie celom rozliczeniowym, a nie kontroli zdrowia pracownika.
Dlatego warto:
Dlatego warto:
- przeszkolić osoby odpowiedzialne za kadry i płace,
- mieć jasne procedury dotyczące absencji chorobowych,
- oddzielać kwestie organizacyjne od informacji wrażliwych,
- pamiętać, że ochrona danych medycznych pracownika to obowiązek pracodawcy.
Zastanawiasz się jak zmienią się najnowsze prawa pracowników i kontrola ZUS na L4?
Sprawdź nasz artykuł – Nowe L4: jak zmienią się prawa pracownika i kontrola ZUS?
Masz wątpliwości, czy Twoje działania są zgodne z przepisami?
Skontaktuj się z nami – pomożemy zadbać o bezpieczeństwo kadrowe Twojej firmy.
Od 15 listopada przedsiębiorcy mogą testować KSeF 2.0 na własnym NIP. Sprawdź, kto i jak może korzystać z wersji testowej oraz dlaczego to ważne przed startem obowiązkowym.
15 listopada Ministerstwo Finansów udostępniło przedsiębiorcom testowe środowisko Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. To robocza wersja narzędzia, która pozwala zalogować się na własny NIP i sprawdzić, jak w praktyce będą działały procesy wystawiania oraz odbierania faktur w KSeF po uruchomieniu systemu produkcyjnego – zaplanowanym na 1 lutego 2026 r.
Korzystanie z wersji testowej nie wywołuje żadnych skutków prawnych, a wszelkie działania są jedynie próbą działania przyszłego systemu. Ministerstwo Finansów zapewnia też wsparcie techniczne – użytkownicy mogą zgłaszać zauważone błędy przez formularz KSeF.
Po co udostępniono testy KSeF 2.0?
Środowisko testowe ma umożliwić firmom zapoznanie się z funkcjami aplikacji, sprawdzenie procesów krok po kroku oraz przygotowanie się na obowiązkowy KSeF. Od 15 listopada każdy użytkownik może:
-
poznać funkcje oprogramowania,
-
testować działanie aplikacji bez ograniczeń,
-
zgłaszać błędy lub sugestie dotyczące jej działania.
W testach można korzystać z dowolnych, nawet fikcyjnych danych. Wszystkie informacje wprowadzone w wersji testowej są okresowo usuwane i nie mają żadnego przełożenia na rzeczywistość prawną.
Czego można się spodziewać przed uruchomieniem wersji produkcyjnej?
Na podstawie zgłoszeń użytkowników funkcjonalności aplikacji mogą ulec zmianie. Testy mają pomóc dopracować narzędzie tak, by finalna wersja KSeF 2.0 była jak najbardziej stabilna i intuicyjna.
Aplikacja testowa jest także połączona z integracyjnym API KSeF 2.0, co pozwala firmom sprawdzić nie tylko obsługę faktur, lecz również działanie procesów integracyjnych.
Najważniejsze funkcje testowej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0
W testowej wersji można m.in.:
-
wystawiać, odbierać i przeglądać faktury oraz korekty zgodnie ze strukturą FA(3),
-
wyszukiwać i pobierać przesłane dokumenty w formacie XML, HTML lub PDF,
-
obsługiwać jednostki zależne (m.in. jednostki wewnętrzne, JST, grupy VAT),
-
korzystać z identyfikatorów złożonych, np. w modelu samofakturowania UE,
-
pobierać Urzędowe Poświadczenia Odbioru dla pojedynczych lub wielu faktur,
-
przeglądać historię sesji użytkownika,
-
korzystać z kodów QR, w tym uzyskiwać dostęp do faktury poprzez skan,
-
generować i obsługiwać tokeny (ważne do 31 grudnia 2026 r.),
-
korzystać z anonimizowanego dostępu do faktur,
-
przeglądać faktury wystawione offline,
-
wyświetlać i pobierać faktury PEF,
-
zarządzać uprawnieniami,
-
składać wnioski o certyfikaty i pobierać je z poziomu aplikacji.
Wersja testowa KSeF 2.0 to najlepszy moment, aby bez ryzyka sprawdzić, jak będzie wyglądała codzienna praca z fakturami po wejściu systemu w życie. Dzięki udostępnionym funkcjom przedsiębiorcy i zespoły finansowe mogą przetestować procesy, przygotować organizację do zmian oraz uniknąć błędów, które w wersji produkcyjnej mogłyby kosztować czas i pieniądze. Im wcześniej poznasz nowe środowisko, tym łatwiej wdrożysz KSeF w firmie i unikniesz chaosu na starcie.
Chcesz wdrożyć KSeF bez stresu i mieć pewność, że Twoja firma będzie gotowa na zmiany?
Zapisz się na szkolenie z KSeF. Organizujemy profesjonalne szkolenia z zakresu Krajowego Systemu e-Fakturowego.
Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci bezpiecznie przygotować firmę na nadchodzące zmiany.
Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – doradzimy, jak zrobić to dobrze!
