księgowości - Chandon Waller & Partners

Zmiana księgowości – kiedy jest najlepszy moment?

Expert Chandon Waller — Tue, 25 Jun 2024 08:35:30 +0000

Prowadzenie biznesu to ciągły rozwój, śledzenie sytuacji rynkowej i reagowanie nie tylko na czynniki zewnętrzne, ale też na wewnętrzne wyzwania. Czasem okazuje się, że wraz z procesem wzrostu i ekspansją przedsiębiorstwa, konieczne są modyfikacje w kluczowych sprawach. Jedną z nich jest właśnie zmiana księgowości. Ale rozwój to nie jedyny powód, dla którego nasi klienci przenoszą swoją księgowość do nas. Czasem są to problemy z obecną księgową, takie jak błędy w dokumentacji, brak komunikacji czy opóźnienia w rozliczeniach. Wtedy warto rozważyć zmianę, aby uniknąć dalszych problemów. Kiedy jest dobry moment na takie operacje?

Zmiana księgowości od nowego roku podatkowego

Zmiana księgowej na początku nowego roku podatkowego może być idealna, ponieważ pozwala to na łatwiejsze przekazanie obowiązków i dokumentacji bez konieczności przenoszenia częściowo zakończonych rozliczeń. Kolejny specjalista/specjalistka będzie mógł/mogła rozpocząć księgowanie od nowego roku podatkowego.

Po zakończeniu ważnych projektów

Jeśli Twoja firma realizuje duże projekty, warto poczekać z zmianą księgowej do ich zakończenia, aby uniknąć komplikacji związanych z przejęciem dokumentacji w trakcie realizacji.

Przed dużymi zmianami w firmie

Jeśli planujesz duże zmiany w strukturze firmy, takie jak ekspansja na nowe rynki, wprowadzenie nowych produktów lub restrukturyzacja, dobrze jest mieć stabilną księgowość. Rozważ zmianę księgowej przed rozpoczęciem tych procesów.

Zmiana księgowości po ważnych terminach podatkowych

Unikaj zmiany księgowej tuż przed ważnymi terminami podatkowymi, aby zapewnić, że wszystkie rozliczenia i deklaracje zostaną złożone na czas. Przenosząc księgowość już po ważnych terminach podatkowych, zyskujesz komfort psychiczny, że nic nie umknęło czyjejś uwadze w ferworze przenosin.

Ocena jakości usług

Regularnie oceniając jakość usług świadczonych przez księgową, można wybrać odpowiedni moment na zmianę, gdy pojawią się sygnały, że obecna księgowa nie spełnia Twoich oczekiwań. I odpowiednio zareagować.

Aby upewnić się, że interesy firmy zostały dobrze zabezpieczone, a zmiana dostawcy usług księgowych przebiegnie płynnie i bez strat, warto skonsultować się z doradcą finansowym. Jeśli chodzi o tego typu działania, pomocne mogą się okazać poniższe artykuły:

Jak wygląda proces przekazania księgowości do innego biura rachunkowego

Księgowość dla e-commerce – sprawdź zanim wybierzesz

Artykuł Zmiana księgowości – kiedy jest najlepszy moment? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Czego nie zrobi za Ciebie Twoja księgowa – błędne przekonania przedsiębiorców

Expert Chandon Waller — Wed, 22 May 2024 10:06:50 +0000

Błędne przekonania na temat pracy biura księgowego wpływają niestety na jakość współpracy. Sytuacje, w których nieświadomy przedsiębiorca przerzuca odpowiedzialność za swoje obowiązki na księgową, nie należą do rzadkości. Spotykaliśmy się z przeróżnymi przekonaniami naszych klientów o tym, co może zrobić dla ich firmy księgowa. Poniżej najczęstsze z nich:

Księgowa zorganizuje wszystkie dokumenty – według niektórych, księgowa będzie zajmować się zbieraniem wszystkich paragonów, faktur i innych dokumentów bez potrzeby współpracy z ich strony.
Księgowa doradzi w każdej kwestii biznesowej – przekonanie, że księgowa może doradzać w każdej dziedzinie biznesu jest standardem. Tymczasem ta specjalizacja dotyczy głównie finansów, rachunkowości i podatków.
Księgowa zna się na wszystkich aspektach prawa – osoby prowadzące swój biznes mogą mylnie zakładać, że księgowa ma pełną wiedzę prawną, w tym w zakresie prawa pracy, prawa handlowego czy prawa cywilnego.
Księgowa odpowiada za sukces finansowy firmy – przedsiębiorcy mogą błędnie uważać, że to księgowa ponosi pełną odpowiedzialność za wyniki finansowe firmy, podczas gdy jej rola polega na prowadzeniu ewidencji finansowej.
Księgowa sama załatwi wszystkie sprawy urzędowe – nierzadko oczekuje się, że księgowa samodzielnie będzie reprezentować firmę przed wszystkimi urzędami, podczas gdy często potrzebna jest osobista obecność przedsiębiorcy.
Księgowa prowadzi wszystkie aspekty płac i kadr – choć rzeczywiście księgowa może zajmować się listą płac, to pełne zarządzanie kadrami, w tym rekrutacja czy szkolenia, zazwyczaj nie leży w jej obowiązkach.
Księgowa będzie proaktywnie zarządzać finansami – spotykamy się z oczekiwaniami, że księgowa będzie proaktywnie zajmować się budżetowaniem, planowaniem finansowym i zarządzaniem ryzykiem, podczas gdy te działania często wymagają inicjatywy ze strony przedsiębiorcy.
Księgowa zautomatyzuje i zmodernizuje wszystkie procesy finansowe – przy okazji tematu KSeF wyszło na jaw, jak wiele osób jest zdania, że księgowa wprowadzi wszystkie nowoczesne technologie i narzędzia finansowe bez potrzeby inwestycji lub zaangażowania ze strony firmy.
Księgowa zna odpowiedź na każde pytanie podatkowe – przedsiębiorcy mogą myśleć, że księgowa ma natychmiastową odpowiedź na każde pytanie dotyczące skomplikowanych kwestii podatkowych, podczas gdy czasem wymaga to dodatkowej analizy lub konsultacji.
Księgowa załatwi wszystkie sprawy związane z kontrolami i audytami – zdarza się też opinia, że księgowa samodzielnie zajmie się wszystkimi kontrolami i audytami bez potrzeby zaangażowania ze strony przedsiębiorcy lub innych pracowników.
Księgowa zarządza wszystkimi transakcjami bankowymi – zdarza się myślenie, że księgowa odpowiada za wszystkie operacje bankowe, w tym podpisywanie umów kredytowych czy zarządzanie codziennymi przelewami bankowymi.
Księgowa zna wszystkie dotacje i programy wsparcia – wiedza o wszystkich dostępnych dotacjach i programach wsparcia dla biznesu ani ich pozyskiwanie nie należy do kompetencji księgowej.
Księgowa jest dostępna 24/7 – dostępność o każdej porze dnia i nocy, aby rozwiązać nagłe problemy finansowe lub księgowe firmy nie powinno mieć miejsca. Księgowi mają czas na odpoczynek, by ze świeżym spojrzeniem i wypoczętą głową zasiąść rano do pracy.

Aby nasi Klienci mieli wgląd w wiele aspektów działania swojej firmy, rozszerzyliśmy usługi Chandon Waller & Partners na kadry i płace, analizy, budżetowanie i raporty zarządcze dla firm. Dzięki temu w CWP rzeczywiście jesteśmy w stanie odciążyć przedsiębiorców w kilku wyżej wymienionych obszarach.

Artykuł Czego nie zrobi za Ciebie Twoja księgowa – błędne przekonania przedsiębiorców pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Jak wygląda proces przekazania księgowości do innego biura rachunkowego

Expert Chandon Waller — Fri, 01 Sep 2023 09:43:56 +0000

Zakładając firmę, nigdy do końca nie ma się pewności, jak potoczą się jej losy. Dopiero czas pokazuje, z jakimi wyzwaniami trzeba się mierzyć lub jaki będzie kierunek jej rozwoju. Jedno jest pewne – zmiana księgowości dla istniejącego już podmiotu gospodarczego jest poważnym tąpnięciem. Warto się na nie dobrze przygotować. Przyczyn zmiany księgowości może być bardzo wiele – od niedyspozycji poprzedniej księgowej czy niewystarczającej wiedzy po rozwój firmy czy brak satysfakcji z dotychczasowych usług.

Kroki przekazania księgowości

1. Ocena potrzeb i wyboru partnera

Pierwszym krokiem jest dokładna analiza powodów, dla których Twoja firma decyduje się na zmianę księgowości. Mogą to być różne czynniki, takie jak redukcja kosztów, dostęp do specjalistycznej wiedzy czy odciążenie wewnętrznego zespołu. Następnie należy dokładnie przeanalizować ofertę biur rachunkowych i wybrać partnera, który najlepiej odpowiada potrzebom firmy. Warto zwrócić uwagę na to, jak długo biuro jest obecne na rynku, na liczbę pracujących tam specjalistów, kompleksowość usług (czy oprócz księgowości są tam usługi kadrowo-płacowe, raportowanie, analizy?). Bardzo ważne jest też zadanie sobie pytania, czy biuro spełni Twoje wymagania, gdy już doprowadzisz swoją firmę do momentu o którym marzysz (np. za 2 lata) – tak, aby móc spokojnie kontynuować współpracę?

2. Przygotowanie dokumentacji

Przekazanie księgowości wymaga dokładnego przygotowania dokumentacji dotyczącej finansów firmy. To obejmuje dokumentację (zarówno papierową, jak i tę na plikach elektronicznych), ale też historię księgową Twojej firmy w ramach bazy księgowej z systemu księgowego. Dokumentacja ta będzie podstawą dla nowego biura rachunkowego do poprawnego kontynuowania obsługi księgowej lub weryfikacji dotychczasowych zapisów.

3. Umowa i poufność

Przed przystąpieniem do współpracy z nowym biurem rachunkowym konieczne jest podpisanie umowy regulującej zakres usług, warunki finansowe oraz kwestie poufności. W umowie powinny zostać jasno określone obowiązki obu stron m.in. terminy i sposób dostarczania dokumentów, okres wypowiedzenia, odpowiedzialność w razie kontroli.

4. Przekazanie danych

Kiedy umowa zostanie podpisana, musisz dostarczyć nowemu biuru rachunkowemu dostęp do swoich danych finansowych. To może obejmować przekazanie dostępu do systemów księgowych, wyciągów bankowych, raportów kasowych i innych istotnych źródeł informacji (m.in. umowy kredytowe, leasingowe).

5. Okres przejściowy

Wprowadzenie nowego biura rachunkowego do specyfiki finansów firmy może wymagać trochę czasu. W tym okresie warto zapewnić stały kontakt i współpracę, aby uniknąć błędów i zminimalizować zakłócenia w funkcjonowaniu księgowości. W zależności od skomplikowania i ilości zapisów księgowych w firmie, okres ten może trwać od 3 do nawet 7 miesięcy.

6. Monitorowanie działań

Po przekazaniu księgowości ważne jest regularne monitorowanie jakości usług świadczonych przez zewnętrzne biuro rachunkowe. Takie działania kontrolne pomagają upewnić się, że wszystko przebiega zgodnie z oczekiwaniami i ewentualnie wprowadzić korekty w procesie.

7. Dostęp do danych

Chociaż przekazano księgowość firmie zewnętrznej, nadal pozostajesz odpowiedzialny/-a za swoje dane finansowe. Ważne jest, aby mieć dostęp do tych danych w razie potrzeby, na przykład podczas audytu lub kontroli podatkowej.

Aspekty do uwzględnienia:

1. Bezpieczeństwo danych

Zabezpieczenie danych finansowych firmy jest kluczowym aspektem. Przekazując dane innemu biuru rachunkowemu, należy upewnić się, że firma ma odpowiednie procedury i zabezpieczenia, aby chronić te dane przed nieautoryzowanym dostępem.

2. Komunikacja

Skuteczna komunikacja pomiędzy firmą a biurem rachunkowym jest niezbędna dla prawidłowego przepływu informacji. Otwarta linia komunikacji pomaga rozwiązywać wszelkie wątpliwości i problemy w czasie rzeczywistym.

3. Przekazanie wszystkich istotnych aspektów dot. firmy

Nowe biuro rachunkowe może potrzebować pewnego przeszkolenia dotyczącego specyfiki firmy, jej branży oraz oczekiwań w zakresie obsługi księgowej.

4. Przygotowanie na zmiany

Przekazanie księgowości to duże zmiany wewnątrz firmy. Należy być przygotowanym na dostosowanie się do nowych procedur i sposobów pracy. Można ten czas również wykorzystać na ułożenie procesów wewnętrznych w organizacji, jeśli coś wymaga ulepszenia.

5. Ocena efektywności

Po pewnym czasie od zawiązania współpracy, ważna jest ocena efektywności outsourcingu. Pomocne może okazać się pytanie, czy firma rzeczywiście osiągnęła zamierzony cel, czy też może potrzebne są korekty w zakresie usług lub ich poszerzenie.

Outsourcing księgowości może przynieść wiele korzyści firmom, jednak kluczem do sukcesu jest dokładne planowanie, przemyślane wybory i stała współpraca z nowym biurem rachunkowym. Dbałość o płynny przepływ informacji i monitorowanie jakości usług są kluczowymi elementami tego procesu.

Artykuł Jak wygląda proces przekazania księgowości do innego biura rachunkowego pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.