Przechowywanie sprawozdań finansowych

Od 2019 roku, kiedy znowelizowano ordynację podatkową, nie trzeba już przechowywać bilansów ani rachunków zysków i strat do końca istnienia firmy. Czas ich obligatoryjnego przechowywania skrócono do 5 lat.

To oznacza, że w 2024 roku można wrzucić do niszczarki sprawozdania finansowe z 2018 roku (złożone w 2019 roku) oraz wszystkie wcześniejsze sprawozdania.

Przechowywanie pozostałych dokumentów księgowych

Jak wygląda termin „przydatności” innych dokumentów księgowych?

• Księgi rachunkowe – minimum 5 lat (wg ustawy o rachunkowości);
• Dowody księgowe wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia złożenia podsumowania sprawozdania finansowego w roku finansowym (pod warunkiem, że klienci – powiernicy aktywów objętych sprzedażą detaliczną są już rozliczeni);
• Karty wynagrodzeń pracowników – minimum 5 lat (o czym stanowią przepisy podatkowe, emerytalne, rentowe);
• Dokumentacja księgowa środków trwałych w budowie (w tym umowy kredytowe, pożyczkowe) – 5 lat;
• Dokumenty dotyczące przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości, inwentaryzacji i pozostałe dokumenty księgowe – minimum 5 lat;
• Dokumentacja reklamacji i rękojmi – minimum rok po utracie terminu rękojmi lub uwzględnieniu reklamacji.

Okres przechowywania

Należy pamiętać, że czas przechowywania dokumentów liczy się od roku kalendarzowego w którym zostały złożone– nie od roku, którego dotyczą. To oznacza, że (przykładowo) sprawozdanie finansowe za 2019 rok złożone w 2020 roku może być zniszczone dopiero w 2025 roku.

Artykuł Archiwum firmowe – tych dokumentów księgowych nie usuwaj w 2024 pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Czym są MSR/MSSF

Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSR) i Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) to zbiór zasad i wytycznych dotyczących sporządzania i prezentacji sprawozdań finansowych przez jednostki gospodarcze. Stosowanie MSR/MSSF ma na celu zapewnienie porównywalności, przejrzystości i wiarygodności informacji finansowych na rynkach międzynarodowych.

MSR/MSSF są opracowywane i aktualizowane przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (RMSR), która jest niezależną organizacją nadzorowaną przez Fundację IFRS. RMSR regularnie wprowadza zmiany i ulepszenia do istniejących standardów, aby dostosować je do zmieniających się warunków gospodarczych, regulacyjnych i technologicznych.

W Unii Europejskiej MSR/MSSF są obowiązkowe dla spółek notowanych na giełdzie oraz dla niektórych innych jednostek, które mogą dobrowolnie z nich korzystać. Aby MSR/MSSF mogły być stosowane w UE, muszą być najpierw zaakceptowane przez Komisję Europejską, która wydaje odpowiednie rozporządzenia.

Najważniejsze zmiany 16.10.2023

1. Rozszerzono listę podmiotów których dotyczy MSR – w jej skład wchodzą wszystkie spółki notowane w obrocie publicznym w UE (m.in. banki i zakłady ubezpieczeń). Innymi słowy, do stosowania MSSF zobowiązano wszystkie duże jednostki i grupy kapitałowe, niezależnie od tego, gdzie znajduje się siedziba.
2. Małe jednostki stosujące MSSF od 16 października 2023 korzystają z uproszczonych standardów – w okrojonej wersji, która wymaga mniej danych.
3. Sprawozdanie finansowe wymaga:

• stosowania jednolitego formatu
• prezentacji informacji o ryzyku i niepewności
• informowania o niefinansowych aspektach działalności.

4. Umożliwiono przedsiębiorstwom z UE stosowanie MSSF 17 opublikowane przez Komitet Międzynarodowych Standardów Rachunkowości, by ułatwić dopuszczenie ich papierów wartościowych do obrotu w krajach trzecich.

Wdrażanie rozporządzenia MSR/MSSF w jednostkach gospodarczych w kilku krokach

1. Analiza kryteriów do stosowania MSR.
2. (Jeśli są spełnione) dostosowywanie swoich sprawozdań finansowych do nowego rozporządzenia.
3. Wdrożenie stosownych systemów i procedur.

Artykuł Zmiany w Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR/MSSF) – co należy wiedzieć? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

1.     Kto decyduje o wyborze biegłego rewidenta?

Decydentem w sprawie wyboru biegłego rewidenta jest organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe. W zależności od podmiotu mogą to być:

• wspólnicy;
• właściciele;
• organ wskazany w statucie jednostki (np. Rada Nadzorcza).

2.     Jak wybrać biegłego rewidenta?

• Sprawdź kwalifikacje – biegły rewident posiada wykształcenie związane z rachunkowością, ekonomią lub finansami. Należy do Krajowej Izby Biegłych Rewidentów (KIBR) i z łatwością można sprawdzić w rejestrze jego status i reputację. Jeśli chodzi o referencje, tutaj kwestia jest dość złożona – czasami biegły musi orzec na niekorzyść klienta, dlatego pomimo wysokiej jakości pracy, referencje od poprzedników mogą być niemiarodajne.
• Porównaj doświadczenie rewidenta z potrzebami własnej organizacji – dotyczy zwłaszcza, gdy Twoją firmę obejmują specyficzne regulacje i wymogi księgowe.
• Zadbaj, by była to osoba w żaden sposób niepowiązana z Twoją organizacją – biegły rewident w swojej pracy musi zachować niezależność i obiektywność. Jest to ważne, aby bez wystąpienia konfliktu interesów mógł zapewnić rzetelne i niezależne oceny, kontrole i badania.

3.     Kiedy badanie biegłego rewidenta jest wymagane ustawowo?

Badanie biegłego rewidenta według art. 64 Ustawy o rachunkowości wymagane jest w przypadku sprawozdania finansowego:

• spółki akcyjnej;
• spółek przejmujących i nowo zawiązanych sporządzone za rok obrotowy, w którym nastąpiło połączenie;
• podmiotu, który spełnił dwa z poniższych kryteriów:
  • osiągnął przychody powyżej 5.000.000 EUR;
  • zatrudnił w skali roku 50 osób (w przeliczeniu na etaty);
  • osiągnął sumę bilansową powyżej 2.500.000 EUR;
• banku krajowego lub oddziału banku zagranicznego;
• instytucji kredytowej;
• zakładu ubezpieczeniowego lub oddziału zakładu ubezpieczeń;
• zakładu reasekuracji lub oddziału zakładu reasekuracji;
• krajowej instytucji finansowej związanej z płatnościami lub pieniędzmi elektronicznymi);
• podmiotu prowadzącego księgi według Międzynarodowych Standardów Rachunkowości;
• jednostki działającej w oparciu o przepisy o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych;
• SKOK.

4.     Na jaki okres jest zawierana umowa z biegłym rewidentem?

Wszystko zależy od tego, czy badanie jest obligatoryjne czy nie. W tym pierwszym przypadku umowę zawiera się na minimum 2 lata (choć nic nie stoi na przeszkodzie, by zawrzeć ją na dłużej – takie rozwiązanie jest zazwyczaj gwarantem stałych stawek).

Umowa o wykonanie badań dobrowolnych może być zawarta na rok.

Jeśli jednostka podlega badaniu za dany rok, warto pamiętać, aby tę umowę zawrzeć w terminie umożliwiającym biegłemu wzięcie udziału w inwentaryzacji. W przeciwnym razie biegły może wystawić opinię z zastrzeżeniem.

5.     Jakie jest zadanie biegłego rewidenta badającego sprawozdanie finansowe?

Celem biegłego jest sprawdzenie, czy sprawozdanie finansowe (w tym księgi rachunkowe) są wolne od uchybień i zniekształceń istotnych dla użytkowników. Istotnych tzn. takich, które mogą sprawić, że na ich podstawie w przyszłości będą np. nieprawidłowo wycenione aktywa, a w dalszej perspektywie – podjęte zostaną niewłaściwie decyzje (w tym inwestycyjne). Aby wykryć takie zniekształcenia (błędy lub celowe manipulacje), biegły rewident stosuje odpowiednie procedury audytowe.

Ostatecznie biegły rewident może postąpić na 4 sposoby:

• wydać opinię bez zastrzeżeń,
• wydać opinię z zastrzeżeniami (która nie podważa ogólnej pozytywnej oceny),
• wydać opinię negatywną,
• odmówić wydania opinii.

Biegły rewident ma prawo do odmowy wydania opinii jeśli nie będzie mógł uzyskać wystarczających materiałów do przeprowadzenia badania.

6.     Co jeśli nie zgadzam się z biegłym?

W przypadku uwag do opinii biegłego, warto umówić się na spotkanie by omówić wszystkie kwestie, w których są różnice zdań. Biegły rewident bazując na przekazanej mu dokumentacji może rzeczywiście odnieść mylne wrażenie co do stanu faktycznego. Aby tego dowieść , należy wskazać te konkretne miejsca w sprawozdaniu, powołując się na obowiązujące przepisy prawa oraz przedstawiając konkretne dowody – faktury lub umowy.

7.     Jakie są skutki niepoddania sprawozdania finansowego obligatoryjnemu badaniu? 

Według art. 79 pkt 1 ustawy o rachunkowości, kto nie poddał sprawozdania finansowego obligatoryjnemu badaniu, podlega grzywnie lub karze ograniczenia wolności. Odpowiedzialność wykonywania obowiązków w zakresie rachunkowości spoczywa zasadniczo na kierowniku jednostki. To jemu grożą sankcje karne.

Inne konsekwencje takiego zaniedbania to:

• niemożność zatwierdzenia sprawozdania;
• brak możliwości podziału lub pokrycia wyniku finansowego;
• niemożność udostępnienia wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom podmiotu opinii i raportu biegłego rewidenta w wymaganym terminie,
• brak możliwości złożenia opinii biegłego rewidenta (oraz odpisu uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o jego zatwierdzeniu i podziale zysku lub pokryciu straty) do ogłoszenia sprawozdania finansowego.

Jeśli masz pytania, zachęcamy do kontaktu. Nasi specjaliści wyjaśnią wszelkie wątpliwości.

Artykuł Biegły rewident – 7 najczęściej zadawanych pytań o badanie biegłego rewidenta pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Dlaczego dobrze prowadzona księgowość jest koniecznością?

Zdarza się, że błędnie poprowadzona księgowość nie jest wynikiem złej woli, a braku wiedzy i nieznajomości ciągle zmieniających się przepisów. To z kolei może skutkować wieloma konsekwencjami, w tym naliczeniem przez organy podatkowe kary finansowej, która będzie musiała być zapłacona przez firmę. W przypadku poważnych naruszeń, kary te mogą sięgać nawet kilku czy kilkunastu tysięcy złotych. Nieprawidłowa dokumentacja i rozliczenia mogą prowadzić także do problemów z prawem, włącznie z pozwami i innymi procedurami sądowymi.

A problemy wcale kończą się na zewnętrznych karach i sankcjach. Niepoprawne rejestrowanie wpływów i wydatków tworzy fałszywy obraz sytuacji finansowej firmy. Tym samym może wprowadzić w błąd zarząd w procesie decyzyjnym, takim jak podejmowanie nowych zobowiązań lub inwestycji. Nie bez powodu uważa się, że rachunkowość jest integralną częścią firmy.

Dlaczego warto wybrać profesjonalną obsługę księgowości?

Pod hasłem „profesjonalna obsługa księgowości” kryje się nie tyle odpowiednie klasyfikowanie poszczególnych pozycji i terminowe rozliczenia (oczywiście zawsze zgodnie z obowiązującą literą prawa podatkowego). To także znajomość specyfiki konkretnej branży. Zwłaszcza wtedy, gdy firma ma skomplikowaną strukturę organizacyjną lub prowadzi międzynarodową działalność. Inną specyfikę prowadzenia księgowości ma przedsiębiorstwo produkcyjne, inną firma działająca w obszarze e-commerce. Wszystko to wymaga odpowiedniej wiedzy, umiejętności i przede wszystkim czasu – aby zapoznawać się z odpowiednimi regulacjami. W efekcie jednak firma zyskuje spokój i bezpieczeństwo oraz przejrzystość finansową i jasny obraz sytuacji.

Ile kosztuje wysokiej jakości obsługa księgowa i dlaczego tak drogo?

Koszt obsługi księgowej jest uzależniony od kilku czynników, m.in. formy prawnej firmy, obrotów rocznych i ilości dokumentów księgowych miesięcznie. W Chandon Waller dla każdego Klienta przygotowujemy spersonalizowaną ofertę, by móc zapewnić mu takie wsparcie, jakiego potrzebuje. Wychodzimy z założenia, że uzgodnione opłaty powinny być rozsądne i warte każdego grosza.

Cena uwzględnia odpowiedzialność naszych ekspertów za prowadzoną księgowość, ich wiedzę, doświadczenie, czas, szkolenia, a także całą infrastrukturę – zaawansowane systemy księgowe, wyposażenie biura i koszty związane z jego prowadzeniem. Warto dodać, że prowadzimy biuro otwarte – jesteśmy do dyspozycji naszych Klientów każdego dnia. Rozmawiamy, objaśniamy, podpowiadamy, znajdujemy optymalne rozwiązania. To Klient wybiera odpowiadającą mu formę kontaktu – my wychodzimy naprzeciw: mailowo, telefonicznie lub osobiście.

A opinie o naszej firmie można poczytać tu: https://tiny.pl/w8vw5

Artykuł Ile kosztuje obsługa księgowości i dlaczego tak dużo? pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Gdy Twoja firma traci płynność finansową, ten artykuł jest właśnie dla Ciebie. Zamknięcie działalności gospodarczej i rozpoczęcie postępowania upadłościowego to krok ostateczny. Tymczasem w przypadku Twojego biznesu być może wystarczy restrukturyzacja. Jakie są z niej korzyści i jaką daje gwarancję skuteczności?

Co to jest restrukturyzacja firmy?

Restrukturyzacja to szereg takich działań – prawnych, organizacyjnych, zarządczych, kapitałowych – których celem jest zoptymalizowanie firmy pod każdym kątem, a w efekcie – uniknięcie kryzysu finansowego i podniesienie jej wartości. Często jest jedynym sposobem, aby uniknąć ogłoszenia upadłości. Po zakończeniu procedury restrukturyzacji biznes ma stać się bardziej rentowny, a firma powinna odzyskać finansową płynność.

Na czym polega postępowanie restrukturyzacyjne?

W ogromnym uproszczeniu, postępowanie restrukturyzacyjne przekształca struktury firmy w zakresie organizacji i/lub aktywów i pasywów. W teorii istnieją 4 rodzaje postępowania restrukturyzacyjnego – jeden bazuje na zmianach wewnątrz firmy, pozostałe zaś na jej oddłużaniu. W praktyce podejmujesz kilka (lub wszystkie) z poniższych działań:

• analizujesz sytuację, ustalasz priorytety,
• zmieniasz sposób funkcjonowania biznesu lub jego skalę w zależności od koniunktury rynku,
• modyfikujesz strukturę firmy by poprawić jej efektywność,
• redukujesz bieżące koszty, poprawiasz relacje z wierzycielami, renegocjujesz warunki umów, ustalasz nowy, korzystny harmonogram spłat należności, szukasz inwestora i innych dodatkowych źródeł finansowania,
• sprzedajesz aktywa i pasywa na rzecz priorytetowych podmiotów,
• wdrażasz stosowne działania marketingowe i zarządcze,
• wprowadzasz zmiany w kwestiach własnościowych (zmiany personalne, podział, fuzja),
• zawieszasz możliwość awansu, redukujesz wynagrodzenia, ograniczasz ilość miejsc pracy,
• modernizujesz procesy produkcji.

Na restrukturyzację decydują się przedsiębiorstwa niewypłacalne lub zagrożone utratą wypłacalności, które jednocześnie mają na tyle duży potencjał rozwojowy, by po podjęciu środków naprawczych odzyskać stabilność.

Korzyści z postępowania restrukturyzacyjnego

Poddając firmę restrukturyzacji, musisz się przygotować na radykalne środki. Zyski jednak powinny przewyższyć straty. Najważniejsze z korzyści skutecznego postępowania restrukturyzacyjnego to:

• uniknięcie postępowania upadłościowego,
• zaspokojenie wierzycieli, oddłużenie firmy,
• korzystniejsze rozwiązania dla wierzycieli niż w przypadku postępowania upadłościowego,
• przywrócenie płynności finansowej,
• uniknięcie odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania firmy.

Oczywiście przez postępowanie restrukturyzacyjne Ty i Twoja firma nie musicie przechodzić sami. Zapewniamy doradztwo i pełne wsparcie na każdym z jego etapów.

Artykuł Restrukturyzacja firmy – czym jest i jakie są z niej korzyści pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.