1. Jednoosobowa Działalność Gospodarcza (JDG)

Jednoosobowa działalność gospodarcza jest najprostszą formą prawną prowadzenia biznesu. W przypadku zmiany adresu firmy, procedura jest stosunkowo łatwa.

O zmianie informujesz odpowiednie instytucje, takie jak urząd skarbowy i ZUS. Możesz to zrobić poprzez złożenie formularza CEIDG-1 (punkt 10) w ciągu 7 dni od powstania zmiany:

• osobiście (w urzędzie miasta/gminy),
• korespondencyjnie,
• elektronicznie, korzystając ze strony biznes.gov.pl (potrzebny jest profil zaufany lub podpis kwalifikowany) lub z poziomu aplikacji mObywatel.

Aktualizacja danych w CEIDG nie podlega opłatom. Co więcej, zmieniając dane adresowe w CEIDG-1 nie trzeba już składać dodatkowych powiadomień w urzędzie skarbowym czy ZUS-ie.

2. Spółka Cywilna

Spółka cywilna jest formą prawną, w której dwie lub więcej osób fizycznych lub prawnych wspólnie prowadzi działalność gospodarczą. Zmiana adresu firmy w spółce cywilnej może dotyczyć adresu do doręczeń, miejsca prowadzenia działalności (lub dodanie dodatkowego) oraz miejsca prowadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej. W każdym przypadku wymaga działań ze strony wszystkich wspólników.

a. Zmiana adresu – uchwała

Pierwszym krokiem jest uchwała o zmianie adresu spółki. Jest to początek szeregu działań wymagających zaangażowania od wszystkich wspólników.

b. Informowanie organów rejestracyjnych

Po uchwaleniu nowego adresu spółki:

• każdy wspólnik zgłasza zmianę w CEIDG (wniosek CEIDG-1, punkt 10) w ciągu 7 dni od wystąpienia zmiany,
• jeden ze wspólników dokonuje zmiany dla urzędu skarbowego za pomocą formularza NIP-8,
• jeśli zmienia się właściwość urzędu skarbowego, należy wypełnić także formularz VAT-R,
• zgłasza się aktualizację danych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Zmian w KRS dokonuje się internetowo:
• przez system S24 – jeśli umowa spółki została zawarta na wzorcu umowy z S24,
• ramach Portalu Rejestrów Sądowych – jeśli umowę spółki lub akt założycielski zawarto u notariusza.

Opłata sądowa wynosi łącznie 350 zł (wniosek 250 + 100 zł za publikację z Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Teoretycznie wystarczy zaktualizować dane w KRS, żeby automatycznie pojawiły się w innych instytucjach. Gdyby zmiany długo nie były widoczne w ZUS, można uzupełnić ZUS ZPA w trybie zmiany.

3. Spółka Kapitałowa (Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością, Spółka Akcyjna)

Spółki kapitałowe, takie jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o.o.) i spółka akcyjna (S.A.), mają bardziej skomplikowane procedury zmian.

a. Zgromadzenie Wspólników lub Walne Zgromadzenie

W przypadku spółek kapitałowych, zmiana adresu firmy wymaga podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników (Sp. z o.o.) lub walne zgromadzenie (S.A.). Jest to zazwyczaj konieczne, nawet jeśli jesteś jedynym wspólnikiem lub akcjonariuszem.

b. Aktualizacja aktu założycielskiego

Po podjęciu uchwały o zmianie adresu, konieczne jest zaktualizowanie aktu założycielskiego spółki i dostarczenie go do Krajowego Rejestru Sądowego:

• przy pomocy formularza KRS-Z3, jeśli jest to sp. z o.o.,
• przy pomocy formularza KRS-Z1, jeśli jest to spółka jawna, partnerska lub komandytowa,
• przy pomocy formularza KRS-Z2, jeśli jest to spółka komandytowo-akcyjna.

Należy pamiętać o opłacie sądowej (zasady identyczne jak w przypadku spółki cywilnej).

c. Informowanie innych instytucji

Do urzędu skarbowego składa się informację aktualizującą za pomocą formularza NIP-8. Inne instytucje o zmianie adresu firmy zostaną automatycznie poinformowane poprzez dzięki wprowadzeniu zmian w KRS.

Zmiana danych – informacje ogólne

Należy mieć świadomość, że czym innym jest zmiana adresu spółki, a czym innym zmiana siedziby spółki (czyli miejscowości, w której obraduje zarząd). Zmiana siedziby wymaga zmiany umowy spółki i udziału notariusza. W przypadku zmiany adresu nie jest to konieczne.

O zmianie adresu należy poinformować wszystkich kontrahentów skorygować także dane firmy na rachunkach i fakturach. W sytuacji gdy prowadzisz sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej, konieczna jest zmiana adresu w kasie i wpis w jej książce serwisowej. Nowy adres powinien być uwzględniony w Google Maps, na stronie www, materiałach reklamowych i informacyjnych i wszelkich kanałach komunikacji.

Przed zmianą adresu/siedziby warto zawsze konsultować się z prawnikiem, doradcą biznesowym lub podatkowym, aby upewnić się, że wszystkie formalności zostały spełnione zgodnie z przepisami prawa. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnych kłopotów i zapewnisz legalność swojej działalności.

Artykuł Zmiana adresu firmy w zależności od formy prawnej: praktyczny przewodnik pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Czym jest fundacja

Fundacja jest jedną z najpopularniejszych form prawnych wśród organizacji pozarządowych (NGO). Powołuje się ją dla celów społecznych lub użytecznych gospodarczo (np. rozwój nauki, kultury, sztuki, ochrony zdrowia, środowiska, pomocy społecznej). Spośród innych NGO’sów fundację wyróżnia osoba fundatora, który poprzez akt założycielski określa cele organizacji oraz wysokość funduszu założycielskiego.

Działalność gospodarcza fundacji

Co istotne, fundacja może prowadzić zarówno wyłącznie działalność statutową jak i mieszaną, tj. statutową i gospodarczą – dzięki której może realizować swoje cele statutowe. Prowadząc działalność gospodarczą z ramienia fundacji możesz liczyć na:

• brak minimalnego wkładu funduszu założycielskiego (jedyny warunek jest taki, że kapitał fundacyjny musi być równy funduszowi przeznaczonemu na działalność gospodarczą);
• finansowanie działań z grantów, dotacji, zbiórek publicznych, darowizn;
• odpisy 1,5% podatku od osób fizycznych – ale dopiero po uzyskaniu statusu organizacji pożytku publicznego (OPP);
• zwolnienia podatkowe (żeby fundacja mogła korzystać z ulg podatkowych związanych ze zwolnieniem z podatku dochodowego to działania statutowe fundacji muszą być zgodne z punktem ustawy o CIT o możliwości zwolnienia).

Ograniczenia dotyczące prowadzenia działalności w formie fundacji

• brak możliwości prowadzenia jej tylko w celu działań na rzecz fundatora i realizacji jego osobistych interesów (wyjątkiem od reguły jest fundacja rodzinna);
• konieczność rachunkowego wyodrębnienia działalności pożytku publicznego (odpłatnej i nieodpłatnej) od działalności gospodarczej;
• coroczny obowiązek sprawozdawczy (sprawozdanie merytoryczne do ministerstwa oraz finansowe do urzędu skarbowego).

Jak założyć fundację krok po kroku?

1. Zdefiniuj cel fundacji (wsparcie edukacji, działań kulturalnych, sportowych, naukowych, ochrona zdrowia bądź/i środowiska, pomoc społeczna czy jakikolwiek inny obszar)
2. Jako fundator stwórz akt założycielski (fundatorem może zostać zarówno osoba fizyczna, jak i osoba prawna. Może też być ich kilku – w tym zarówno osoby fizyczne, jak i prawne, np. spółka).
3. Określ wysokość funduszu założycielskiego (nie ma tutaj kwoty minimalnej. Wśród składników majątku fundacji oprócz pieniędzy mogą znaleźć się papiery wartościowe, nieruchomości i rzeczy ruchome).
4. Opracuj statut fundacji czyli dokument określający cele, strukturę organizacyjną (zarząd, radę nadzorczą, zgromadzenie beneficjentów) oraz zasady działania i zarządzania fundacją. Przygotuj go, uwzględniając obowiązujące w prawie polskim przepisy. Skonsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w organizacjach pozarządowych, aby upewnić się, że statut spełnia wszystkie wymogi prawne.
5. Zarejestruj fundację w Krajowym Rejestrze Sądowym, w terminie 7 dni od złożenia aktu fundacyjnego. Należy wypełnić wniosek o rejestrację i złożyć w ogólnopolskim rejestrze KRS.
6. Określ budżet i strategię finansowania – działania mogą być finansowane z darowizn od firm i osób fizycznych, dochodów ze zbiórek, środków publicznych (dotacje, granty) czy współpracy z partnerami biznesowymi.
7. Utwórz zespół i przydziel zadania – możesz przeszkolić i utworzyć sztab wolontariuszy, zatrudnić pracowników i angażować zarząd w poszczególne działania i projekty.
8. Mierz efekty i komunikuj sukcesy – transparentnością i komunikowaniem działań budujesz zaufanie wśród lokalnej społeczności, sponsorów i administracji publicznej.

W Chandon Waller & Partners obsługujemy fundacje z działalnością gospodarczą i bez, fundacje lokalne, korporacyjne i rodzinne. Pomagamy w procesie rejestrowania podmiotu prawnego i oferujemy pełne wsparcie finansowo-księgowe. W razie jakichkolwiek pytań – jesteśmy do Waszej dyspozycji.

Artykuł Jak założyć fundację – od A do Z pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.