Warunki które muszą być spełnione, żeby wrzucić podróż w koszty

To, czy da się wrzucić podróż zagraniczną w koszty firmy uzależnione jest m.in. od wybranej przez Ciebie formy rozliczania się. Możesz tak zrobić, jeśli rozliczasz się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym. Aby móc wrzucić faktury w koszty firmy, koszt musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, zachowania albo zabezpieczenia jego źródła. W związku z powyższym przedsiębiorca powinien być w stanie udowodnić, że wyjazd był związany z działalnością gospodarczą – tylko wówczas będzie stanowić koszt firmy. Przykłady powiązań podróży z działalnością gospodarczą:

• spotkanie z kontrahentem;
• targi branżowe;
• sprowadzenie nowych produktów do oferty;
• poznawanie nowych rozwiązań technologicznych;
• testowanie produktów w określonych warunkach pogodowych;
• rozpoznanie trendów występujących w branży.

Wrzucenie podróży zagranicznej w koszty firmy jest z kolei niemożliwe w przypadku rozliczania się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej.

Wyżywienie a koszty firmy

Koszty wyżywienia przedsiębiorcy wyjeżdżającego w zagraniczną podróż służbową nie mogą być rozliczone na podstawie faktur. W tym przypadku stosuje się mechanizm diet. Co do zasady, diety stanowią koszt uzyskania przychodu, ale tylko do wysokości limitów (określonych w załączniku do rozporządzenia do Rozporządzenia  Ministra Rodziny i Polityki społecznej z dnia 25.10.2022 r., opublikowanego w dniu 14.11.2022 (Dz.U. poz. 2302), w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej). Wysokość diety jest uzależniona od państwa do którego jedziesz, a także od czasu trwania wyjazdu.

Czas podróży a koszty firmy

Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

1) lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;

2) lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;

3) morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Należność z tytułu diet – sposób wyliczania

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1. za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2. za niepełną dobę podróży zagranicznej:

• do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
• ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Należy mieć przy tym na uwadze, że jeśli masz zapewnione bezpłatne wyżywienie (lub np. w ramach usługi hotelowej jest zapewnione śniadanie), wysokość diety pomniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Przyjmuje się, że koszt poszczególnych posiłków stanowi odpowiednio:

• śniadanie – 15% diety,
• obiad – 30% diety,
• kolacja – 30% diety.

Środki komunikacji a koszty firmy

Pozostałe wydatki związane z podróżą służbową przedsiębiorcy, aby mogły stanowić koszt firmy muszą być odpowiednio udokumentowane np. fakturami lub potwierdzeniami opłat za autostradę/ parkingi.

Jeśli podróż służbową odbywasz samochodem, który jest środkiem trwałym firmy lub samochodem w leasingu wydatki na jego użytkowanie ujmiesz w 75% w kosztach. Jeśli pojazd ten służy tylko do działalności gospodarczej i dodatkowo prowadzona jest kilometrówka, wówczas w kosztach znajdzie się 100% poniesionego wydatku.

W sytuacji, gdy podróż służbową odbywasz samochodem prywatnym w kosztach znajdzie się 20% wydatków na jego użytkowanie. Nie musisz prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu.

Rozliczanie obcej waluty

Podstawą do rozliczeń wydatków w walucie obcej (np. opłata za nocleg, przejazd autostradą) jest średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktur (innych dowodów). Diety przelicza się według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień sporządzenia dokumentu wyjazdu/rozliczenia.

Podróż zagraniczna – odliczenie VAT

Za podróż zagraniczną od faktur zawierających polski podatek VAT można odliczyć VAT na zasadach ogólnych – oczywiście jeśli towary lub usługi są nabywane w celu wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Należy gromadzić w tym celu faktury i dokumenty uznawane za faktury (np. bilety).

Wyjątkiem są tutaj usługi gastronomiczne i noclegi (przy czym niepodlegający odliczeniu VAT za nocleg można zakwalifikować do kosztów uzyskać przychodu).

Inne pomocne informacje

W celu rozliczenia wyjazdu służbowego przedsiębiorcy najbardziej pomocne będzie uzupełnienie druku „polecenie wyjazdu służbowego”, w którym zostaną zawarte dane: cel podróży, data, godzina i miejscowość wyjazdu/ przyjazdu, środek lokomocji, dojazdy udokumentowane, diety, noclegi potwierdzone fakturami, inne wydatki wg. załączników np. faktury/paragony za paliwo. Pod sporządzone polecenie wyjazdu służbowego należy podpiąć wszystkie dokumenty potwierdzające ujęte w nim koszty.

Artykuł Podróż zagraniczna – jak wrzucić ją w koszty firmy pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.

Czy pożyczka dla spółki z o.o. od wspólnika jest legalna?

Ponieważ spółka i wspólnik to dwa odrębne podmioty, nie ma przeciwskazań, aby obie strony mogły udzielać sobie nawzajem pożyczek. Jest to w pełni legalne (Kodeks cywilny, art. 720 ust. 1), choć podlega kilku regulacjom.

Czy potrzebny jest dokument?

Umowa pożyczki, której wartość przekracza tysiąc złotych powinna mieć formę dokumentu (Kodeks cywilny, art. 720 ust. 2). Zasada ta obowiązuje także pożyczania na gruncie prywatnym. Zeznanie ustne niestety nie jest dla pożyczającego wystarczającym zabezpieczeniem.

Co powinna zawierać umowa pożyczki dla spółki z o.o.?

W umowie pożyczki należy uwzględnić:

• dane obu stron umowy pożyczki (oraz ich oznaczenie),
• datę i miejsce zawarcia umowy,
• wysokość oprocentowania,
• w jaki sposób pożyczka została udzielona (gotówka, przelew, wypłata zysku etc.),
• termin i formę zwrotu pożyczki.

Kto musi wyrazić zgodę na zaciągnięcie pożyczki dla spółki z o.o.?

W niektórych sytuacjach potrzebna jest zgoda zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia. Zgody wymagają pożyczki:

• których wartość dwukrotnie przewyższa wartość kapitału zakładowego (chyba, że umowa spółki nie wymaga takiej zgody lub określa inny próg kwotowy, powyżej którego zgoda będzie wymagana);
• od członka zarządu (jeśli takiej zgody nie wydano, czynność prawna jest nieważna).

Czy udziałowiec może udzielać pożyczek jednoosobowej spółce z o.o.?

Może. Jedyny wspólnik spółki, który jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu z punktu widzenia prawa ma możliwość udzielenia pożyczki spółce z o.o. Należy wówczas – niezależnie od kwoty – sporządzić akt notarialny (KSH art. 210 ust. 2).

Czy pożyczka udzielana przez wspólnika może być bez odsetek?

Teoretycznie pożyczka udziałowca może mieć oprocentowanie 0%. Ma to jednak konsekwencje dla spółki – wtedy taka pożyczka wygeneruje przychód z tytułu nieopłatnych świadczeń. Przychód opodatkowany podatkiem CIT zazwyczaj jest mniej korzystny dla spółki niż oprocentowanie pożyczki na poziomie rynkowym.

Jak ustalać oprocentowanie pożyczki dla spółki z o.o.?

Rekomendujemy, żeby ustalać koszty odsetkowe na warunkach rynkowych, np. poprzez uzyskanie ofert dla spółki z kilku banków.

Od 2019 roku ustawodawca wprowadził możliwość zastosowania zasady „safe harbour – bezpiecznej przystani”. Safe harbour określa minimalną wysokość oprocentowania dla udzielającego pożyczkę i maksymalną wysokość oprocentowania dla podmiotu biorącego pożyczkę. Wybór tej zasady daje gwarancję, że organy podatkowe nie zakwestionują przyjętego oprocentowania. Co roku w obwieszczeniu Minister Finansów ogłasza wysokość takiego oprocentowania.

Odsetki będą kosztem dla spółki (co oznacza zmniejszenie ogólnego zysku przedsiębiorstwa).

Warto również wiedzieć, iż według ustawy o CIT, jeśli kwota kosztów finansowania dłużnego (m. in. kosztów odsetek) w ciągu roku podatkowego przekroczy kwotę 3 mln zł albo 30 proc. tzw. podatkowej EBITDA (w zależności od tego, która kwota będzie wyższa), spółka będzie obowiązana wyłączyć z kosztów podatkowych nadwyżkę kwoty kosztów finansowania dłużnego przekraczającą wyższą ze wskazanych kwot.

Czy dla wspólnika udzielona spółce pożyczka stanowi przychód  i w związku z tym, czy podlega obowiązkowi podatkowemu?

Pożyczka sama w sobie ani nie jest przychodem, ani nie tworzy kosztu uzyskania przychodu dla wspólnika. Co innego odsetki. Przychód odsetkowy dla wspólnika jest opodatkowany stawką 19 proc. Obowiązek podatkowy powstaje dopiero w momencie, gdy odsetki zostaną (lub powinny zostać) opłacone. Co więcej, gdy spłata pożyczki z odsetkami odbywa się w systemie ratalnym, każda kolejna kwota generuje nowy obowiązek podatkowy. W przypadku udziałowca, który jest osobą fizyczną, spółka jako płatnik podatku obowiązana jest do obliczenia i pobrania zryczałtowanego podatku. Oznacza to, że wypłacona wspólnikowi kwota odsetek będzie pomniejszona o naliczony podatek.

Co z podatkiem od czynności cywilnoprawnych w przypadku pożyczki od wspólnika dla spółki z o.o.?

Zgodnie z art. 9 pkt 10 lit. i ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych, pożyczki udzielane przez wspólnika spółce kapitałowej są zwolnione z opodatkowania PCC.

Podatek VAT – czy obowiązuje w przypadku pożyczki od wspólnika dla spółki z o.o.?

Zależność jest taka – jeśli pożyczki udziela osoba fizyczna nie będąca podatnikiem VAT, nie podlega ona opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Jeżeli z kolei pożyczki udziela podatnik VAT, wówczas powstaje obowiązek podatkowy w VAT. Zgodnie art. 43 ust. 1 pkt 38, usługi udzielania pożyczek podlegają zwolnieniu przedmiotowemu. Oznacza to, że podstawą opodatkowania będzie kwota otrzymanych odsetek, którą należy uwzględnić w deklaracji VAT ze stawką „zw”.

Jeśli potrzebujesz specjalistów ds. księgowości spółek, jesteśmy tu dla Ciebie. W Chandon Waller & Partners stawiamy na indywidualne rozwiązania i wysoką jakość.

O spółkach pisaliśmy także tutaj.

Artykuł Czy wspólnik może udzielać pożyczek spółce z o.o.? Rozwiewamy wątpliwości pochodzi z serwisu Chandon Waller & Partners.